基于OA系统的任务管理系统
摘 要： 在电力体制改革以后，我国电力企业的工作重点由原来单一的安全生产转变为以经济效益为中心的全方位综合发展。为适应这一变化需要，提高企业的劳动效率和管理水平，加速信息反馈，提高决策的科学性和准确性，提升企业的综合竞争力，电厂为代表的电力企业需要建立一套规范的现代企业管理制度，而有效运用电子信息技术则是实现上述所有目标的快速通道。以锦界电厂办公自动化系统的设计和应用为例，分析在企业中的实际应用价值以及应用中存在的问题，探讨基于OA系统的任务管理系统的发展前景。
关键词： 电厂;办公自动化(OA)系统;管理应用
0 前言
办公自动化系统能够将企业信息网络与现代化办公结合起来，通过授权的方式来实现企业信息的分层管理，让信息更加安全，并使信息共享成为现实。近年来，我国办公自动化系统软件的快速发展，为现代企业管理和办公带来了很多便利，越来越多的被应用于企业的日常办公和管理。随着电力体制改革后，基于OA系统的办公自动化系统也被广泛应用于电厂管理中。
1 OA系统概述
1.1 OA系统的由来。OA系统就是指目前被广泛应用于各领域的办公自动化软件。它的发展大致经历了四个阶段，即从最初的字表编辑等简单的办公事务自动化的初级阶段发展到网络化的办公自动化系统的更高阶段，具体发展历程如下：
第一阶段是纸张信息数字化，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向数字信息化的转变;第二阶段是以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的转变;第三阶段是以B/S应用模式为代表的较为成熟的办公自动化系统;第四阶段伴随着协同办公的概念出现以及工作流、知识管理和门户技术的综合应用，OA办公自动化系统有了更广泛深入地拓展应用。当前，企业中OA办公自动化系统的主要集中在第四阶段的开发和使用。
1.2 OA办公自动化系统的应用效果。OA办公自动化系统的建立，能够让单位办公及业务系统的信息资源做到全方位的交流和共享，实现业务单位间、部门间、工作人员之间的协作，提高企业日常办公安全可靠性，是企业办公更加的高效、规范和科学。目前，OA办公自动化系统被企业作为贯穿于企业管理过程中的应用集合，针对使用对象不同，起到有不同的作用效果。
1.3 OA办公自动化系统在电厂中的应用价值。发电企业办公自动化系统的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流;它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作;使日常办公更加安全可靠， 更加规范化、高效化和科学化。
OA办公自动化系统面向不同层次的对象，会有不同的价值表现：相对于企业高层领导而言，OA系统是决策支持系统;相对于中层管理者而言，OA系统是信息管理系统;相对于普通员工而言，OA系统是事务及业务处理系统。现代企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变，OA系统分为用户提供的正是自我服务的支持。OA系统对传统办公方式的变革，克服了传统的办公方式存在束缚人的创造力和想象力，埋没人的智慧和潜能，耗费人们大量的时间和精力去手工处理大量繁杂、重复的工作等弊端，适应了人们的需求，顺应了技术发展的趋势，成为了现代企业管理追求的目标。
2 OA任务管理系统在锦界电厂中的应用
2.1 锦界电厂OA办公自动化系统应用的必要性。随着电力改革需要，同时有信息技术的快速发展的条件，电力企业逐步提高了对信息技术的需求。数字化电厂概念的出现为锦界电厂提供了OA系统的任务管理的新思路。锦界电厂急需解决两方面的问题：办公系统协同支持，企业工作流程规范，首先要解决的就是办公系统协同支持。OA系统的任务管理中的协同办公系统首先能够使不同的电厂管理层可随时随地掌控项目的进展情况，让电厂各部门的管理变成一个有机的统一体，实现矩阵化管理。其次是要规范电厂企业的工作流程，建立并完善电厂工作流管理系统，实现电厂各类工作流的定义、任务的分配、流程管理、追踪、相关文档的记录与查询。根据锦界电厂的整体需求，锦界电厂基于原有的OA系统，开发了一套能够较好的体现办公的协同性，融入知识管理与工作流的管理思路，囊括了各层级任务基础，为电厂提供快速、可靠的任务管理平台。
2.2 OA系统任务管理的设计与应用。作为目前国内最大的“煤电一体化”项目，国家重点工程，国家西部大开发、西电东送北线电源启动项目，锦界电厂在国华公司统一规划下建立了办公自动化管理系统，实现邮件传输、公文管理和文书、科技档案、任务管理在内的一体化行政办公平台。该系统经过多年的优化改进，已成为该电厂现代化管理不可分割的工具之一。利用OA系统建立的任务管理系统，使该厂办公自动化管理向标准化、规范化、科学化发展，大大提高了工作效率和工作质量。本系统能支持异地办公;采用工作流模式，使用灵活;采用数据库集群系统解决数据备份和快速查阅等特色。
2.3 锦界电厂任务管理系统取得成果。一是提高了企业的工作效率、促进工作效果。加快信息传递，节约办公时间，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总公司与二级单位之间形成紧密有机的统一结合，随时随地都可以办公，实现远程办公和移动办公，快速准确查询文件资料，实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，方便领导同各级职工的交流与沟通;多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业职工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。二是能够使企业管理规范化。能够监控工作进度，掌握工作状态，及时有效监控各部门的工作进度情况，及时发现问题，从而减少差错。明确工作职责，强化责任感，使得员工各自责任明确，杜绝工作中出现职权不明相互推诿的现象。三是能够减少办公开支，降低管理成本。节约纸张、节省时间、减少差错;提高了工作效率。此外，还能节约电话费和传真费用，降低成本。
3 OA系统的在电厂管理应用中的存在的问题
经过多年的发展，基于OA系统的任务管理系统在使用和维护方面日渐成熟，更加适合于企业办公需求。但在电厂的应用维护中，也发现了一些问题。办公自动化软件与其他应用软件的最大不同点在于所采用的数据库不同。这其中IBM的domin有很好的表现。众所周知，任务管理信息系统关系型数据库采用ORACLE数据库对服务器时间要求极其严格，即如果服务器时间变更，会找不到数据库文件，并出现各种库文件的报错，这给维护工作带来了很大的困难。
4 O 系统在电厂企业管理中的发展前景
近年来，基于OA系统的任务管理虽然在企业管理方面有了很大的发展，但与企业信息化发展要求还有很大差距。尤其是电力企业，生产管理中应用的生产管理系统、物料管理系统等生产系统，如何更好的与OA系统结合，使办公自动化软件成为行政办公的信息伙伴，都是办公自动化系统所面临的问题，而且随着信息技术的发展， 各应用软件的整合也势在必行，进行专业的门户平台的建设可以解决这样的问题，但是这样会削弱OA办公自动化软件在门户方面等的应用。所以，基于OA系统的任务管理系统还需要在社会实践中进行不断的自我完善与发展。
5 结语
本文以锦界电厂任务管理系统为例，阐述了基于OA系统任务管理系统在电厂中的设计与应用，可以看出办公自动化软件在电厂的应用实践中发挥了重要作用，为企业信息化建设做巨大贡献，但其自身的发展与完善需要进行下去。
参考文献：
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[2]祁淑霞，企业OA系统的发展趋势[J].科技信息，2006(08).
[3]李巍，电力企业信息化建设司考与实践[J].电力自动化设备，2004年，10期.
作者：韩晓斌
摘 要：随着信息技术的发展，网络信息化在企事业单位行政管理过程中的运用日趋完善，OA系统的使用已成为企事业单位行政高效率办公的必要手段，电子印章正是在此背景下出现的。电子印章因其特有的防伪技术较实体印章使用更加便捷，且《电子签名法》的颁布为电子印章的广泛使用提供了法律依据，使其更加安全并得到了广泛使用。尽管现阶段，电子印章的发展还存在一些问题，且其中一些问题的解决还需要很长一段时间，但是，我们对于其在今后的发展，信心十足。
关键词：OA系统;电子印章;管理;探析
在我国传统的办公模式下，公文中加盖公章，可以表明该公文的出处、权威性、合法性。随着信息技术的不断发展，传统的公文加盖实体印章在现代化的高效率办公模式下，已越来越难适应，使用OA系统已成为企事业单位高效率行政办公的必要手段，电子公文的出现呈现逐步取代传统意义上的“红头文件”的趋势，在这方面，不论商务或政务文件，都有对安全可靠的电子印章使用的需要迫切。为便于研究、探讨，本文通过对两家电子印章系统进行分析，探析企业OA系统中使用的电子印章。
一、什么是电子印章
1、定义。《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名定义：是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息数据。它是现代密码学与东方印鉴文化相结合的产物。
2、合法性。根据规定，对于企业OA系统中所使用的电子印章体系，在法律规定范围内电子印章与实体印章的使用是受国家相关法律认可的。
3、电子印章和电子签名的关系。电子印章是电子签名技术的一项应用。对于电子印章的真伪辨析过程其实是对数字签名的验证过程，只有通过电子签名验证技术证明与电子印章相关联的电子文件是真实的。
4、电子印章与实体印章的关系。电子印章体系是信息技术支持，所基于的数字签名技术，真正实现了系统内的难以假冒，相对实体印章更加安全、便捷。同时，电子印章的使用提高了办公效率，符合当今我国建设节约型社会的需要。
二、电子印章的构成
电子印章由软硬件两部分组成。软件，实现信息交流;硬件，最终成文，标志事件完成，二者皆不可缺。
1、电子印章使用原理。电子印章主要是基于数字签名技术，通常综合使用了支持数字签名、数字水印和生物生理特征识别等关键技术。基于PKI技术和COM组件技术，以数字认证做为存储介质方式，与电子文件一起绑定并整体加密。系统对不同用户设置不同输出形式，并通过采用数字证书等方式实现用户身份认证、确认及电子信息保护。
2、电子印章的关键技术
(1)数字证书协议：X.509(国际标准);
(2)数字签名：RSA公钥体系;
(3)数字加解码：国家认可的加密算法;
(4)数字水印：印章水印通过加密算法进行封装，以防盗取;
(5)指纹识别和数字签名相结合。
3、电子印章管理。一般电子印章管理分为以下几个模块：身份识别模块、印章管理模块、维护管理模块及印章使用模块。
身份识别系统。主要是对用于登录使用电子印章管理的用户和可以制作电子印章的用户进行注册，注册合法的用户可登录系统、制作电子印章。包括注册、挂失、销毁。
印章管理模块。该模块主要为电子印章刻制申请审核，印章管理部门收到申请后，根据业务需求决定是否同意，并制作、使用电子印章。还包括对印章行停用、销毁和查询等管理。
维护模块。可操作软件升级、对电子印章使用数据信息进行统计等工作，以便做到对各单位制作的印章的数量统计、盖章数量计数、违规用章报警等，便于监督和审计。
使用模块。根据不同用户定义其电子印章使用权限。如确认哪些人可以申请刻制电子印章，哪些人对电子公文加盖电子印章。
4、真实性保障。申请人需到公安机关办理相关审批手续，所有管理人员都要有授权，才可进入监控的计算机管理系统。它的使用有利于加强国家对印章的统一管理和监控，有利于推进企业信息化建设。
三、电子印章的运行模式比较
下面以国内两家电子印章技术较为领先的企业电子印章典型产品为例，对电子印章运行模式进行比较。
1、北京书生电子印章系统。该产品支持所有文档格式，通过数字签名、权限控制、服务器集中控管等方式确保印章和文档的高度安全。其运行模式如图1：
2、广州百成电子印章系统。 该印章系统由电子钥匙和软件构成，电子钥匙自带CPU、快速存储器和加密处理机制采用标准的DES，RSA等加密算法，用于存放数字证书、印章信息或签名信息。电子钥匙通过USB接口和计算机连接。它嵌入Word和Excel的工作环境中，完成对Word文档和Excel工作簿签名、盖章、验证、锁定等功能。同时支持数字证书和CA认证。
3、对其进行比较。
(1)以上两款产品技术上同是基于是KPI系统开发的，不同点在于对电子印章加密采用的算法及安全性设置有所不同;北京书生采用 RSA 、3DES 算法对数据进行加密，采用 Http 、Ftp 加密传输;广州百成采用应用最广泛的 X.509证书标准，使用基于PKI的技术产品的PKI公钥体系，应用数字签名技术。
(2)北京书生印章在使用过程中，更切合公章的实用性，骑缝章模式更是模拟实体印章使用流程，嵌入式安装方式可与OA系统进行严密整合，但对于一般其他格式文本加盖电子印章还有所局限;广州百成电子印章的特点则是突出其安全，其加密算法不易破解，在便于在OA系统中使用，还可用于Word和Excel。
通过对以上两个电子印章产品的比较，我们认识到在现有条件下，市场上任何一款电子印章产品均无法完全满足企业印章管理需要。因此在现实使用过程中，我们必须结合企业实际情况，建立与之相适应管理体系，更要不断地加强技术保证、法律保障、制度完善、管理人员业务素质的提高，才能更好地确保电子印章的安全、可靠、实用。
参考文献：
[1]吴怡天，《数字中国印-解读<中华人民共和国电子签名法>》，《信息化建设》(2004年62期);
[2]张汤，李建国，《对<电子签名法>的几点认识》，《档案时代》(2005年178期);
[3]权双袍，《废止印章管理之我见》，《档案时空》，(2006年182期);
[4]《北京书生电子印章电子印章系统说明书》，2006版
[5]《广州百成电子印章系统产品说明书》
注：本文曾在《机电兵船档案》增刊176号发布
作者：徐廉
摘 要：本文在对OA系统与医院档案管理的链接方法进行分析的基础上，对系统同医院档案管理链接的设计进行了具体分析。同时，对系统功能、模块设计及实现进行了深入探讨。通过系统的设计，以期为医院提供更加便捷、高效、优质的档案管理信息服务。
关键词：OA系统;医院档案管理;链接
医院档案是医院开展各项活动的信息的载体，如何高效利用医院档案信息，帮助医院各项工作更好地开展服务，是医院档案管理工作面临的重点问题。我国医院在发展的过程中，越来越重视档案管理。通过建立网络化的医院档案管理系统是医院实现可持续发展的必要要求[1]。在今后的工作中，医院不管是党政工作还是临床、医技工作，都在形成档案，也在利用档案，如此复杂的管理工作如果没有一个档案管理系统，就十分容易导致整个档案管理工作的混乱。本次研究拟将OA系统与医院档案管理实现链接。
1 OA系统
OA(Office Automation，办公自动化)系统，在技术不断进步下，已经从传统的技术结构——C/S结构实现B/S结构，该系统整个负载轻，开放性好，系统维护升级方便。利用OA系统，网络办公不再受到地域的限制，用户端只需要利用Internet的超文本、多媒体传输技术，就能够实现对文本、图像、声音等信息的访问，从而直接完成信息查询、录入等操作，具有良好的使用性能。
2 OA系统与医院档案管理的链接
关于OA系统与医院档案管理的链接，其链接的目标在于OA系统流转完毕之后将需要归档的信息转入到档案管理系统中，在这个过程中需要保证所有数据的准确与完善，在数据交换的過程中以及完毕后，整个数据以及系统都是安全稳定的。OA系统在完成流转之后这中间关联到的数据必定是存在于一个或者多个数据表中，因此医院档案管理系统也是通过一个或者多个数据表实现管理。目前医院常使用的两种链接方式分别为以下两种：
2.1 链接方式一。使用标准接口，很多医院对OA系统与档案系统的后台数据库都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系统互联[2]，具体表现在使用接口程序提取OA数据库中的原数据，建立与档案系统数据库字段的对应关系，完成这一系列操作之后转入档案系统相对应的表中。其中关于电子全文的挂接，都是先建立一个FTP服务器用来存放档案中的各种数据，然后OA系统的数据库中目录与对应电子全文存在关联，接口程序在运行的过程中同时将与之关联的电子全文上传到预先配置好的FTP服务器的存放路径中，从而实现电子目录与电子集全文的一一对应。
2.2 链接方式二。通过使用EXCEL数据交换文件实现两者之间的链接。由于不同的软件公司会开发出不同的OA系统，这就导致OA系统之间会存在差异。因此通过利用EXCEL实现导出与导入，这个过程不需要一个统一的接口标准[3]，只要能够配置导出与导入接口即可完成。能够实现如此简单便捷的链接，是因为在OA系统中已经将原本插入到档案管理系统数据库中的数据导出至EXCEL中，再利用档案管理系统的导入接口实现字段的配置，当两者匹配成功之后就能够实现后期的档案信息整理与归档工作。
上述两种链接方式，第一种需要重点做好链接过程中数据的安全与准确。第二种虽然比第一种要简单，但是工作量会增加，也在一定程度上增加了成本。如何将OA系统与医院档案管理实现最大限度的链接，本次研究进行了设计与实现。
3 OA系统与医院档案管理链接的设计与实现
3.1 PHP网络编程语言与用户需求分析。
(1)本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免费的产品，没有知识产权问题，加上开发利用成本较低，具有良好的应用优势。本次研究使用的PHP语言是一种嵌入式的HTML脚本语言[4]，其作为互联网开发语言中应用最广泛的之一，具有简单易学，实用性强、功能强大、可跨平台运行等多项特点。以PHP语言的安全性能为例，PHP语言的安全性能是受到全世界用户广泛公认的[5]，其程序代码与Apache编译方式使得PHP语言具有灵活的安全设定功能。MySQL是一种快速、多线程、多用户的SQL数据库服务器[6]，能够实现在不同操作系统下的运行。全球知名的公司都使用MySQL数据库，例如谷歌、新浪等。MySQL不仅功能强大、跨平台性强，还支持各种开发语言、数据库存储容量大、运行速度快、安全性能高[7]。以安全性能为例，MySQL数据库服务器灵活，各种安全权限、口令系统需要用户进行身份验证，当用户连接到服务器，所有的传输就会变成加密模式，从而有效保证了数据安全。
(2)作为OA系统与医院档案管理链接的准备工作，以及为了保证系统的实用性，用户需求的调查十分必要。本次研究对某院开展为期4个月的需求调查，以党群、行政、智能部门和重点学科等作为主要调查对象，通过利用专题小组讨论以及个人访谈的方式，对职能部门、医技科室反馈得到的意见和建议进行收集和整理，为用户需求调查提供基础。以医院的文书档案为例，分析其用户需求。整个用户需求的了解采取表1的步骤进行。
另外，针对科技档案(医疗档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版档案)、专门档案(教学档案、财会档案、病案档案)进行用户需求分析。以医疗档案为例，考虑到医务部、护理部、医院感染管理办公室、医疗保险办公室是医疗档案利用的重点部门，而医院人事部、护理部、科教部等是利用科研档案的重点部门[8]，综合发现，医院建立起一个网络化的档案管理系统十分必要，医院内部职工希望能够随时随地实现各种资料的查询、打印等功能。
3.2 从链接角度分析系统设计以及总体架构。
(1)本次研究的重点是实现医院对档案的分布式办公，实现用户能够不受时间、空间的限制进行档案信息的查询，因此本次研究医院档案管理系统的运行一定是采用互联网技术，通过依托于B/S结构的OA系统平台实现整个系统的运行。以用户界面为例，其在设计上就需要保证用户界面良好，语言通俗易懂，有提示的范例或指导语。用户界面的视觉效果也要综合性考虑到档案系统工作的特点，简单大方。
(2)本次研究采用B/S技术结构方式，见图1。比起C/S技术结构，这种结构方式能够在任何时间、任何地点为用户提供查询、打印等服务，其适用人群更加广泛。
本次设计的医院档案管理系统一共分为门户层、应用层和数据层，门户层包括客户端在内的档案查询录入界面、档案应用界面以及管理员界面。应用层包括文书档案管理系统、医疗档案管理系统、档案借阅管理系统等，在门户层与应用层之间使用到的是OA系统以及本次应用的PHP网络编程语言。在数据层，则包括文书档案数据库、医疗档案数据库、论文数据库以及辅助管理数据库等[9]。
3.3 系统的功能设计。
第一，在了解医院用户需求的基础上建立MySQL数据库，并建立起相应的关联，考虑到今后工作的实际需要以及工作便利，根据安全原则建立起不同的档案数据库，确保不同的数据库统一又相互关联。
第二，利用Internet网络和浏览器，系统使用者可以实现远程访问[10]，例如进入到档案查询界面等。该界面采用+PHP语言混合设计而成，实现对所有子模块的查询与录入。系统设计考虑通过POST的方式向Web服务器提交用户录入信息，确保信息安全[11]。另外利用PHP编程，用户根据自己的需要将信息通过Excel或者其他文件格式的方式保存起来。
第三，系统服务器程序根据用户传输的数据，通过内部解析了解查询关键词[12]，再利用MySQL数据库管理系统提供的插入、更新、删除等查询功能，对医疗、基建等档案管理数据库以及辅助管理数据表进行操作，并将结果反馈至用戶端。
3.4 系统模块设计。将OA系统与医院档案管理信息系统结合，考虑设计两个界面，一个为用户界面，一个为管理员界面，管理员界面只向医院档案管理工作人员开放。此举的目的在于保证医院各项数据的安全，避免数据泄露。在模块中，两个界面都包括了一致的系统，具体为文书档案管理系统、医疗档案管理系统、教学档案管理系统、论文管理系统、基建档案管理系统、设备档案管理系统、出版档案管理系统、财会档案管理系统、用户管理系统、查询管理系统、录入管理系统、借阅管理系统。
3.5 系统模块功能。关于查询功能：支持精确查询与模糊查询，用户不需要输入全部信息，只需要输入关键词系统就会自动弹出满足条件的相关条目的列表，用户想要打印，系统也提供打印功能。
关于数据录入功能：主要是在用户界面中，系统向用户提供自主录入界面，而用户只需要根据系统的要求自主录入相关数据，确认提交后用户录入的信息就会被储存起来，之后用户只需要将文件材料原件放置医院的档案室进行存档就完成了整个数据录入过程。系统不仅提供用户界面的数据录入，同样也提供管理员界面的数据录入。
关于数据录入管理：管理员针对用户提交的系统数据以及提交的文件材料原件，再结合用户录入的账号，进行审核两者之间无误差之后可提交，临时数据表中不会有用户上传的临时数据，数据变成永久性。
关于数据批量管理：由于数据在产生的过程中必定会存在垃圾数据，其中也可能存在用户在录入后长期未进行数据材料原件的提交，逐渐产生的垃圾数据必定会影响到整个系统的运行，因此管理员需要定期对系统进行垃圾数据的清理。
3.6 实现。本次研究将OA系统、PHP+MySQL联合在一起，设计出一个符合医院实际需要的档案管理系统，希望能够实现用户在任何时间、任何地点的查询等操作。另外，管理员身份的工作人员也可以通过网络进行操作与管理等工作。
进入到系统的登录，选择常用的浏览器，进入到OA平台，输入密码选择档案服务，并输入用户名和密码，根据用户界面进入到医院档案管理系统，如果是管理员则通过登录专用网址以管理员的身份进入到系统中。随便点击系统菜单中的某一个管理，进行查询。了解系统的录入功能、借阅功能、辅助管理功能等，发现整个系统都能够正常使用。在该套系统试运行的过程中，所有试用人员都觉得该套系统实用性和时效性明显，充分展现出该套系统良好的工作性能，从侧面可以发现OA系统与医院档案管理两者之间链接良好。
4 结语
本次研究将OA系统与医院档案管理系统结合，比起医院原使用的档案管理软件不仅缩短了档案利用者与管理者之间的距离，还实现了医院内部档案资源信息的共享，为用户提供更加便捷、高速、高质量的服务，信息检索的质量也大大提高，初步建立起了一个OA系统与医院档案管理链接的新局面。通过本次研究，基本上实现了档案管理部门从原本的半封闭式管理模式变成开放式管理服务模式，是医院档案工作实现进步的有效方式。本次研究将OA系统与医院档案管理链接，不仅显现出明显的实用性和时效性、操作简单、灵活性明显，还具有准确性高、安全性高等多项优势。本次研究的不足之处在于整个系统在通用性、标准化方面还需要进一步改进。希望在后续的研究中能够实现OA系统与医院档案管理的“无缝链接”。
参考文献：
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[11]Shadrack Katuu. The development of archives and records management education and training in Africa – challenges and opportunities[J]. Archives and Manuscripts，2015，432(71)：322～324.
[12]張海涛.谈医院档案的信息化管理[J].黑龙江档案，2013，23(06)：111.
(作者单位：广西右江民族医学院附属医院 来稿日期：2016-11-22)
作者：刘芸
网吧OA系统
工作总结内部短信会议管理信息管理公告通知规章制度日程安排工作日志客户管理技术管理报修管理远程管理个人考勤投诉处理办公管理奖罚管理人事调动业务管理客户动态OA办公管理系统市场管理客户访问市场营销工资表维护费现金日记帐银行日记账财务管理借款单报销单应收账款应付账款进货价库存管理市场价主要参数库存清单组织机构设置工作流设置行政办公设置系统设置信息交流设置紧急通知设置系统代码设置 一.信息管理
工作总结：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等 内部短信：主要起通知、提醒和交流作用。
会议管理：会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。 公告通知：具有通知公告的发布、管理和查询等功能。 规章制度：
日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒
工作日志：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等
二.技术管理
客户管理：包括客户信息、客户联系人信息、客户活动记录及客户关怀
报修管理：包括电子设备的定期报告，定期检修，对损坏的设备进行系统的管理 远程管理：通过远距离，跨地区操作并进行管理
三.办公管理
个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理
投诉处理：对于员工所反应的意见和投诉收集并处理 奖罚管理：对有贡献的人进行奖励，反之受到相应的惩罚
人事调动：离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析
四.市场管理
业务管理：包括销售机会、报价单、合同、订单、合同收款等
客户动态：包括客户信息、客户联系人信息、客户活动记录及客户关怀 客户访问：包括客服记录、客户投诉和问题的咨询
市场营销：记录市场活动的相关信息，如活动时间、地点、类型等
五.财务管理
工资表：细分薪酬项目设置、薪酬基数设置
现金日记账：财务工资录入、部门工资上报、福利管理到管理系统 银行日记账：财务工资录入、部门工资上报、福利管理到银行 维护费：对设备的维护所需的费用进行统计 借款单：包括公司所有借的账单 报销单：包括公司所有报销的账单 应收账款：记录应收的账款 应付账款：记录应付的账款
六.库存管理
进货价：产品入库的价格 市场价：产品在市场上的价格
主要参数：产品入库的详细资料，参数 库存清单：产品的进出仓库的库存量统计
七.系统设置
组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置 工作流设置：定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类
行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板 信息交流设置：设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核 紧急通知设置：可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式 系统代码设置：对OA中各模块设置不同代码
OA系统全解25：公司员工岗位变动，OA系统权限更改会不会很麻烦?
10oa在设置权限时，是按岗位角色来设置的。也就是说企业发生人员变动时，原本A职员所拥有的权限不会随着他的调离而转去别的部门，相反地，人员A由于 被委任了新的职务而被赋予了新职务所负载的权限。更准确的说权限的载体并不是具体到每个人，而员工要是转部门的话，只需要将自己的职称改变就可以解决这个 问题了。
10oa权限的继承性还体现在员工可以自动继承所在部门公开的权限，假如，你现在身处销售部，那么你就可以看到销售部门的系统信息。一旦离开了销售部将不再有此权限。 权限管理对于高层管理者、中层管理者、普通员工都有着不同含义。
对于公司的高层管理者而言：OA系统就是整个企业的监控室和运营室，高层管理者可以便捷地获取公司在管理运作过程中 的所有分析结果，通过直接观察工作分析结果来对企业大的发展方向做出决策。尤其是年终总结和新年计划时，系统详细记录了一整年所有员工的工作完成指标、完 成情况以及工作过程、工作成果等等，有利于分析一年的利弊得失;而计划也可以依据这些数据来制定，这样的计划更有据可依、更合理。这些都是高层管理者决策 时最大的支撑。
对于公司的中层管理者而言：OA系统就是一套完备的信息管理系统，它能让中层管理者统一管理下属各级员工，并能在日 常的办公中及时了解具体工作的进度和执行情况，同时还可以在OA系统中快速发布通知和其他信息，保证信息的精确传达;通过对办公和业务各个环节的监控与分 析，管理人员可以便捷地对数据和记录进行分析，进而提炼出对管理有用的信息，把握工作进度，监督执行效果，降低可能存在的问题和风险，提高管理的效率，优 化管理效果。
对于一般的公司员工而言：OA系统就是流程清晰、权责明确的工作处理平台，它帮助员工改变繁琐的传统工作模式，建立 起电子化的、自动化的办公环境，让工作效率大为提高。同时，员工不仅能够从OA系统的办公桌面得到即时的工作提醒，还能便捷地了解工作的进展和完成情况， 避免了以往办公模式下可能发生的工作遗漏情况，不仅为个人带来了有益帮助，也为公司避免了损失。最终，员工享受良好的办公手段和环境后，可以减轻压力和负 担，从而使其更加愉快、高效、准确地开展和完成各项工作。
OA使用管理制度
一、总则
公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以金蝶K/3 OA协同办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、移动办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本规定。
1.1 目的
规范公司流程管理，提高公司流程效率。 1.2 适用范围
各中心、各职能部门。
二、职责划分
2.1 公司人力行政中心是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。 主要职责为：
(1)、负责制定OA系统规章制度;
(2)、负责OA系统核心工作流程设计、修改; (3)、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核; (4)、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限; (5)、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转; (6)、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询; (7)、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督; (8)、负责对系统内的保密设置进行定期检查;
2.2 OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。 主要职责为：
(1)、负责OA系统软件的配置升级管理; (2)、负责OA系统的数据备份; (3)、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度; (4)、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作;
(5)、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行; (6)、负责系统用户注册、注销等管理;
(7)、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。
三、基本要求
3.1 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有内勤用户在每个工作日上班后一个小时内必须使用电脑浏览器登陆OA系统，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好长期登陆进OA办公。
3.2 每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责;
3.3每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。
3.4 OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密;人事公告或日常行政公告由人力行政中心负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩(包括通报表扬、重大表扬、严重警告)以及员工录用和辞退等人事信息;各中心和各部门发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。
3.5各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。
四、应用管理
4.1 流程模块的使用
流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。
流程发起要求
a、流程发起要求：经办人在发起流程时，对于需要多部门会签或审核的流程，发起人应先进行线下沟通(线下沟通至少包含直接上级和相关业务部门负责人)，才能发起流程。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。
b、流程资料上传与检查：经办人发起流程时，需要上传相关附件资料，应检查资料的完整性和可用性(保证附件资料在审批过程中能正常打开)。在发起流程后，经办人须及时将纸质附件送到相关审批人处进行审核。
流程审批要求
a、审批意见：各环节审批人必须明确发表意见，客观、清晰的表达自己的意见和态度，避免出现类似“阅”、“知晓”、“好的”等无明确态度的意见。
b、禁止讨论性协商：流程原则上只是完成审批过程，具体事务通常是在各种会议上已经完成讨论，流程审批人在审批时快速明确并签署意见，禁止在流程审批过程中作讨论性协商。
c、流程搁置与打回：在流程审批过程中，如发现经办人上传流程有误或有疑问，须立即与经办人进行沟通后明确意见，禁止未经沟通直接搁置流程或者强行将流程打回，更禁止没有仔细审阅流程就直接通过。
d、流程协商：对于流程中未设置相关人员但确实需要征求意见的，可以发起流程协商，但应避免利用流程协商完成工作正常的沟通和协调。
流程审批时间要求
a、流程审批时间：原则上流程审批人每天至少早、中、晚进行三次登陆公司OA系统进行流程审批，原则上员工当天流程必须当天处理完毕，部门总监以上领导原则上流程处理不能超过2天，特殊岗位与流程除外。
4.2、消息中心的使用
消息中心主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。
五、安全保密
1、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
2、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
3、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。
六、网络维护
为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务;
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人;
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;
3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容;
4、不得对网络运行进行人为设限。
七、考核
为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。
1、OA系统自动对协同审批进行跟踪，对每位同事审批事项的处理周期、延误情况进行记录。并将使用情况纳入月度或考核范围。
2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用;网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理。
3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。
4、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。
八、 应急措施
应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。
1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。
2、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每月进行一次系统清理，每月进行一次数据库备份，对服务器进行安全防护。
九、附则
1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。
l 不同职责的人员，对于系统操作的权限应该是不同的。优秀的业务系统，这是最基本的功能。
l 可以对“组”进行权限分配。对于一个大企业的业务系统来说，如果要求管理员为其下员工逐一分配系统操作权限的话，是件耗时且不够方便的事情。所以，系统中就提出了对“组”进行操作的概念，将权限一致的人员编入同一组，然后对该组进行权限分配。
l 权限管理系统应该是可扩展的。它应该可以加入到任何带有权限管理功能的系统中。就像是组件一样的可以被不断的重用，而不是每开发一套管理系统，就要针对权限管理部分进行重新开发。
l 满足业务系统中的功能权限。传统业务系统中，存在着两种权限管理，其一是功能权限的管理，而另外一种则是资源权限的管理，在不同系统之间，功能权限是可以重用的，而资源权限则不能。
针对OA系统的特点，权限说明：
权限
在系统中，权限通过模块+动作来产生，模块就是整个系统中的一个子模块，可能对应一个菜单，动作也就是整个模块中(在B/S系统中也就是一个页面的所有操作，比如“浏览、添加、修改、删除”等)。将模块与之组合可以产生此模块下的所有权限。
权限组
为了更方便的权限的管理，另将一个模块下的所有权限组合一起，组成一个“权限组”，也就是一个模块管理权限，包括所有基本权限操作。比如一个权限组(用户管理)，包括用户的浏览、添加、删除、修改、审核等操作权限，一个权限组也是一个权限。 角色
权限的集合，角色与角色之间属于平级关系，可以将基本权限或权限组添加到一个角色中，用于方便权限的分配。
用户组
将某一类型的人、具有相同特征人组合一起的集合体。通过对组授予权限(角色)，快速使一类人具有相同的权限，来简化对用户授予权限的繁琐性、耗时性。用户组的划分，可以按职位、项目或其它来实现。用户可以属于某一个组或多个组。
通过给某个人赋予权限，有4种方式(参考飞思办公系统) A. 通过职位
a) 在职位中，职位成员的权限继承当前所在职位的权限，对于下级职位拥有的权限不可继承。
b) 实例中：如前台这个职位，对于考勤查询有权限，则可以通过对前台这个职位设置考勤查询的浏览权，使他们有使用这个对象的权限，然后再设置个，考勤查询权(当然也可以不设置，默认能进此模块的就能查询)，则所有前台人员都拥有考勤查询的权利。
B. 通过项目
a) 在项目中，项目成员的权限来自于所在项目的权限，他们同样不能继承下级项目的权限，而对于项目组长，他对项目有全权，对下级项目也一样。
b) 实例中：在项目中，项目成员可以对项目中上传文档，查看本项目的文档,可以通过对项目设置一个对于本项目的浏览权来实现进口，这样每个成员能访问这个项目了，再加上项目文档的上传权和查看文档权即可。 c) 对于组长，因为可以赋予组长一个组长权(组长权是个特殊的权限，它包含其他各种权限的一个权限包)，所有组长对于本项目有全权，则项目组长可以对于项目文档查看，审批，删除，恢复等，这些权限对于本项目的下级项目依然有效。
C. 通过角色
a) 角色中的成员继承角色的权限，角色与角色没有上下级关系，他们是平行的。通过角色赋予权限，是指没办法按职位或项目的分类来赋予权限的另一种方式，如：系统管理员，资料备份员…
b) 实例中：对于本系统中，全体人员应该默认都有的模块，如我的邮件，我的文档，我的日志，我的考勤……，这些模块系统成员都应该有的，我们建立一个角色为系统默认角色，把所有默认访问的模块的浏览权加入到里面去，则系统成员都能访问这些模块。
D. 直接指定
a) 直接指定是通过对某个人具体指定一项权限，使其有使用这个权限的能力。直接指定是角色指定的一个简化版，为了是在建立像某个项目的组长这种角色时，省略创建角色这一个步骤，使角色不至于过多。
b) 实例中：指定某个项目的组长，把组长权指定给某个人。
针对职位、项目组：
如果用添加新员工，员工调换职位、项目组，满足了员工会自动继承所在职位、项目组的权限，不需要重新分配权限的功能。
用户管理
用户可以属于某一个或多个用户组，可以通过对用户组授权，来对组中的所有用户进行权限的授予。一个用户可以属于多个项目组，或担任多个职位。 授权管理
将一个基本权限或角色授予用户或用户组，使用户或用户组拥有授予权限的字符串，如果角色、职位、项目中存在相同的基本权限，则取其中的一个;如脱离角色、职位、项目组，只是取消用户或用户组的中此角色、职位、项目组所授予的权限。用户所拥有的权限是所有途径授予权限的集合。管理员用户可以查看每个用户的最终权限列表。
权限管理
基本操作权限与权限组(基本操作权限的集合)的管理。
OA权限管理设计的实现 物理数据模型图如下：
物理数据模型图
根据以上设计思想,权限管理总共需要以下基本表：
tb_User：用户信息基本表;
tb_Department：部门表;
tb_Company：公司表;
tb_Module：系统模块表; tb_Action：系统中所有操作的动作表;
tb_Permit：由tb_Module与tb_Action两表结合产生的系统基本权限表;
tb_Permit_Group：权限组表，将一模块的中的所有权限划分一个权限组中，可以通过权限组授予用户权限;
tb_Role：角色表，基本权限的集合。无上级与下级之分;
tb_Position：职位表，有上级与下级之分;
tb_Project：项目组表，
tb_Role_Permit：角色授权表;
tb_Postion_Permit：职位授权表;
tb_Project_Permit：项目授权表;
tb_Project_User：项目成员表，IsLead字段代表此成员为项目组长;
tb_Postion_User：职位成员表;
tb_User_Permit：用户授权表，用户ID与角色、职位、项目及直接授予的权限串表;
权限的产生：
由tb_Module中的ModuleCode与tb_Action中的ActionCode组成
权限代码PermitCode=ModuleCode+ActionCode。
实例：ModuleCode=0101，ActionCode=01,则PermitCode=010101。
权限值则有ModuleValue与ActionCode组合而成，采用下划线来连接。 实例：ModuleValue=Sys_User,ActionValue=AdD，PermitValue= Sys_User_Add 权限组：
包括一组同一模块下的权限的组合，如管理用户包括基本的权限：添加、删除、修改、查看等，将这些组合起来构成一个用户组——“用户管理”权限组。其它类似。只是为了更方便的查看系统权限与权限的分配。
实例：如管理用户的权限代码为010101à查看用户，010102à添加用户,010103à删除用户，010104à修改用户，010105à审核用户等，将这些基本权限组合起来一个集合而构成了“用户管理”权限组。
角色、职位、项目：
也就是按特定的需要划分一种权限的集合。使用角色授权表、职位授权表、项目授权表来实现。授权表中存放的是权限代码PermitCode,而不是权限组的GroupCode代码。
用户授权：
由用户授权表来实现，用户授权表中的RoleCode、PositionCode、ProjectCode分别是角色表中RoleCode组成的串、职位表PositionCode组成的串、ProjectCode组成的串。与角色授权表中的角色代码RoleCode、职位授权表中PositionCode、项目授权表中的ProjectCode不对应(不是主表与从表之间外键关系)。
从而能够实现了一个用户可以拥有多个角色、多个职位、多个项目的情况。
用户授权表中的PermitCode为直接授权的权限代码串，直接给用户分配权限。
实例：
用户ID为UserId=1的用户权限授权表的记录为： RoleCode=001,003 PostionCode = 001,002 ProjectCode=001,005
PermitCode = 010101,020102
表明此用户拥有两个角色，代码为001和003，并继承这两个角色的权限;
担任两个职位，代码为001与002，并继承两个职位的权限;
属于两个项目组中的成员，项目代码为001与005，并继承两个项目中的权限。 直接指定给用户的权限为010101与010102这两个权限代码的权限
用户权限字符串：
根据用户授权表的角色代码、职位代码、项目代码得到权限字符串及表中直接分配的权限字符串组合成一个用户的所有权限字符串集合。
云技工学校系统模块说明书
云技工学校系统共有8个主模块构成：学员管理、师资员工管理、教学管理、办公事务、校产管理、数据分析、管理员管理、个人中心。系统模块结构图表可于附表查看。 1. 学员管理
学员管理下分7个子模块：学员信息、费用管理、入学管理、成绩管理、证书管理、学员查询、在线学习情况查询(对接视频学习平台数据)。
学员信息包含：学员的基本信息、报名管理、学籍状态及毕业去向。
费用管理用于管理学员在学习期间涉及到的费用，包含：学费、学费减免、奖学金、生活补助及购买学习物品。
入学管理包含：入学协议、入学登记、物品领用/退还、住宿安排。 成绩管理有成绩分级功能。 证书管理有证书分发功能。 学员管理模块各页面基本字段： 学员基本信息
字段：学员编码 学员姓名 性别 身份证号 手机号出生年月籍贯 单位 联系地址 学历 注册时间 照片登录密码备注 报名管理
字段：培训科目学员编码 学员姓名 性别 身份证号 手机号出生年月籍贯 工作单位联系地址学历 注册时间 照片 学籍状态
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间状态选择(报名、在籍、毕业) 毕业去向
工作字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间学期班级毕业去向 学费
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间学费备注 学费减免
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间学费减免备注 奖学金
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间奖学金备注 生活补助
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间生活补助备注 购买学校物品
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间物品名称单价数量金额备注 入学协议
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间是否签订(选择)上传附件 入学登记
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间登记状态(未登记、已登记) 物品领用/退还
领用字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间领用物品名称数量备注
退还字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间领用物品名称数量退还状态(未退还、已退还)备注 住宿安排 字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间登记状态宿舍房号、床铺号备注 成绩管理
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间成绩成绩等级成绩状态(通过、缺考、作弊、未通过、替考)备注 成绩等级
字段：等级编码等级名称最低分最高分 证书管理
字段：证书名称 证书编号 发证单位 发证日期 有效性(是、否) 有效期开始日期有效期结束日期备注 证书分发
字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间班级证书名称备注 学员查询、在线学习情况查询(需根据校方需求定义字段)。
2. 师资员工管理
师资管理包含教师管理、班主任管理及员工管理3个子模块。 师资管理模块各页面基本字段：
教师管理
字段：教师编码教师姓名性别任课科目教师等级(初级、中级、高级)手机号码邮箱照片登录密码备注 员工管理
字段：员工编码员工姓名性别手机号码邮箱照片登录密码备注
班主任管理
字段：教师编码教师姓名性别手机号码邮箱班级备注 3. 教学管理
教学管理下分7个子模块：课程管理、课程安排、学期管理、班级管理、知识管理、书籍管理(暂无需求)、课表查询。 课程管理模块包含：专业管理和科目管理。
知识管理模块包含：教学视频课件、教学文档课件及教学演示课件。 教学管理模块各页面基本字段：
专业管理
字段：专业编码专业名称备注是否有效 科目管理
字段：科目编码科目名称所属专业备注是否有效 课程安排
字段：科目名称班级名称任课老师时间(周期、日期、小时、分钟)所需课件课程制表(勾选课程安排) 学期管理
字段：学期编号学期名称年份活动状态(是/否)备注 班级管理
字段：班级编号班级名称班主任学期开班日期结束日期班级人员学习课件备注
教学视频课件
字段：视频课件编号视频课件名称课件上传课件查看课件删除备注 教学文档课件
字段：文档课件编号文档课件名称课件上传课件查看课件删除备注 教学演示课件
字段：演示课件编号演示课件名称课件上传课件查看课件删除备注 课表查询(根据课程制表显示)
4. 办公事务
办公事务模块下分4个子模块：公文管理、制度管理、领用申请审核及会议安排。 办公事务模块各页面基本字段：
公文管理
字段：公文编号公文名称内容发布取消发布查看删除 制度管理
字段：制度编号制度名称内容发布取消发布查看删除 会议安排
字段：会议编号会议主题会议内容会议时间参会人员主讲人备注 领用申请审核
字段：申请人(根据登录用户自动带出)申请物品名称申请数量状态(送审、审核通过、审核未通过)备注审核驳回
5. 校产管理
校产管理用于管理学校财产，此模块可参照固定资产模块。 6. 数据分析
数据分析是该系统为高层领导辅助决策使用。该模块数据需根据校方需求调取数据库所存数据。 7. 管理员管理
管理员管理模块用于设置管理员及系统权限分配，分为管理员管理及权限管理。 管理员管理模块各页面基本字段： 管理员
字段：管理员编码管理员名称密码备注 权限管理 字段：各分级模块使用人员(勾选)
8. 个人中心(教师)
个人中心模块用于系统使用者查看日常计划、消息、学校公告及提交领用申请。该模块分为4个子模块：个人工作计划、消息提醒、公告栏、领用申请。
消息提醒包含：备课提醒(限于教师使用)、开课提醒(限于教师使用)、会议提醒、个人计划提醒。
个人中心模块各页面基本字段： 个人工作计划
字段：计划编号计划名称计划内容建立日期提醒日期查看删除是否提醒 备课提醒(需比课程时间提前XX分钟提醒) 字段：课程名称课程时间所需课件班级 开课提醒(需比课程时间提前XX分钟提醒) 字段：课程名称课程时间所需课件班级 会议提醒(需比会议时间提前XX分钟提醒) 字段：会议主题会议时间会议内容主讲人 个人计划提醒(需根据提醒日期提醒) 字段：计划名称提醒日期计划内容 公告栏
字段：公告名称公告内容公告日期 领用申请
字段：申请人(根据登录用户自动带出)申请物品名称申请数量状态(送审、审核通过、审核未通过)备注送审删除
9、个人中心(学生)
功能：课程表、住宿、教学演示、物品领用、书籍管理、消息提醒、成绩、公告栏 学生查询以上信息专用，只做查询，不可修改删除。 (1)课程表
需求字段：科目名称 班级名称 任课老师 时间(周期、日期、小时、分钟) (2)住宿
需求字段字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间登记状态宿舍房号、床铺号备注 (3)教学演示
需求字段：视频名称 内容简介 (4)物品领用
需求字段：学员编码学员姓名性别出生年月籍贯注册时间领用物品名称数量备注 (5)书籍管理
书籍名称、学员编号、学员姓名、借阅日期、归还日期 (6)消息提醒：书籍借阅提醒、上课提醒 需求字段：书籍借阅提醒：书籍名称、归还时间
课程提醒：课程名称、开课时间 (7)成绩
需求字段：考试科目名称、成绩、是否合格 (8)公告栏
需求字段：公告名称公告内容公告日期 OA系统模块说明书(PC端)
OA系统由工作流程、人力资源、知识资料管理、集团管理中心、项目管理、行政办公、个人中心、系统设置8个模块组成。
1、工作流程分新建工作、我的工作、工作代办、工作监控、工作销毁、工作委托、工作查询组成。 (1)新建工作
功能描述：用于新建工作流程的期初设计工作。 (2)我的工作
功能描述：用于监控用户自己发起的工作流程，支持委托，可以新建工作。 (3)工作代办
功能描述：用于转交代办工作流程。 功能描述： (4)工作监控
功能描述：用于监督工作流程的进展情况，有监控权限的用户可以对流程的工作进行转交、委托、退回、催办、结束和删除操作。 (5)工作销毁
功能描述：删除工作操作并没有完全删除此工作，有工作销毁权限的用户可以还原此删除工作，还原后还可以继续处理。 (6)工作委托
功能描述：可以设置委托规则，也可以查看个人的委托记录和被委托记录 (7)工作查询
功能描述：用于查询办理中工作，支持高级查询，
2、人力资源分人事管理、招聘管理、培训管理、薪酬管理、员工自助查询、员工档案、 考勤管理、合同管理、绩效考核模块。 (1)人事管理
功能描述：用于管理员工的基本工作状态和在公司的工作情况。 (2)招聘管理
功能描述：用于管理企业的招聘需求、招聘计划、招聘计划审批、人才库、招聘录用、人才分析等功能 (3)培训管理
功能描述：用于指定培训计划、审批培训计划，记录培训记录及培训效果等功能。 (4)薪酬管理
功能描述：用于管理员工的保险、工资、福利、绩效工资、津贴等项目 (5)员工自助查询
功能描述：支持员工自助查询自己的员工信息、薪酬、保险、合同等详细信息 (6)员工档案
功能描述：用于记录员工的基本信息，工作状态、保险缴纳状态等信息。 (7)考勤管理
功能描述：用于记录员工的考勤情况，可支持导入EXCELl考勤表。 (8)合同管理
功能描述：用于管理与员工签订合同的详细信息，同时提示合同签订时间与合同到日时间。
(9)绩效考核模块。
功能描述：用于实现对员工的绩效考核，可按季考核、月考核及其他考核，并记录考核情况。
3、知识/资料管理分个人资料、公共资料、资料管理三个模块。 (1)个人资料 功能描述：用于管理个人上传和下载个人资料，可查询、预览、下载、打印个人资料。 (2)公共资料
功能描述：管理工资整体的技术文档及其资料，可设置开放权限，可查询、预览、下载、打印公共资料。 (3)资料管理
功能描述：通过权限设置对资料进行分类、保护，支持模糊查询资料。
4、集团管理中心分集团审批中心、集团技校中心两个模块 (1)集团审批中心、集团技校中心
功能描述：用于集团的预算、费用报销和合同管理。
5、项目管理分我的项目、项目审批、项目查询、项目文档模块 (1)我的项目
功能描述：新建项目，设置项目名称、相关人员、项目审批人、项目流程、进度等信息
(2)项目审批
功能描述：对应权限中相关的项目，进行项目审批，并可以查询待审批和已审批项目。 (3)项目查询
功能描述：用于查询项目执行的情况和状态(状态分为立项中、审批中、进行中、已结束、已超时等) (4)项目文档模块
功能描述：用于管理项目，可新建、删除、修改、查看，并支持编辑剪切、粘贴、批量上传等功能。
6、行政办公包含公文管理、办公用品、快递管理、车辆管理、固定资产、通讯录管理、会议管理、公告管理、公告审批、制度管理等模块 (1)公文管理 功能描述： 用于新建、删除、编辑、发送、盖章行政公文，发文需核对并经过领导批阅层级流转，并支持查询和预览。 (2)办公用品
功能描述：主要记录办公用品的采购入库、消耗、以及查询人员的领用情况和审批情况，可管理库存、领用、审批。 (3)快递管理
功能：用于记录和管理快递的收发情况，可提交快递申请并记录快递费用。 (4)车辆管理
功能描述：管理车辆信息及使用状态，可提交使用申请并支持审批功能，并支持油耗管理及车辆维护管理。 (5)固定资产
功能描述：对固定资产登记、折旧、维护和查询等进行管理。 (6)通讯录管理 功能描述： (7)会议管理
功能描述：用于会议的管理，可提交会议申请，设置会议时间、会议书、人员、需用设备、会议内容等信息。 (8)公告管理
功能描述：实现单位内部公共告示的作用，主要是用户自己发布。 (9)公告审批
功能描述：根据发布公告情况进行审批工作，可批准与不批准，不批准写明原因，并支持查询 (10)制度管理
功能描述：用于管理公司制度，支持上传、下载、打印、查询、删除等功能。 (11)个人计划
功能描述：工作计划分为工作计划查询、工作计划管理、工作计划类型设置三部分，可查询今日计划、本周计划、本月计划及其他条件查询，并根据权限范围查询自己管辖范围内的工作计划，工作计划发布范围可指定多个部门，提交后发布人扔可修改工作计划内容。
7、个人中心分电子邮件、工作日志、通讯录、消息提醒、公告栏、日常安排、领用申请等模块。 (1)电子邮件
功能描述：用于收发公司的内部邮件和外部邮件 (2)工作日志
功能描述：用于记录自己的日常工作情况和内容，根据权限支持看自己的日志和其他人的日志。 (3)通讯录
功能描述：用于查询公司的通讯录的联系方式 (4)消息提醒
功能描述：提示日常会议、个人计划、个人项目、个人考核、工作流执行及其接收邮件情况。 (5)公告栏
功能查看：用于查看公司发布的公告情况。 (6)日程安排
功能：用于记录自己近期与远期的工作安排，并支持提醒功能。 (7)领用申请
功能描述：用于提交办公用品及其他消耗物料的领用申请。
8、系统设置分印章管理、组织机构设置、登陆用户管理、手机签章、权限管理等 (1)印章管理
功能描述：是在工作流参数中设定印章来源为“数据库”的管理模块，用于制作印章、根据印章权限管理使用签章情况，并支持印章日志和印章删除功能，对印章的安全进行管理。 (2)组织机构设置
功能描述：设置集团公司的组织架构信息。 (3)登陆用户管理
功能描述：用于添加及删除登陆用户，并支持编辑、密码重置等功能。 (4)手机签章
功能描述：手机签章管理，用于制作和管理使用手机客户端办理工作时所需的签章。 (5)权限管理
功能描述：用户根据客户角色不同设置登陆能够访问的模块与权限。
一、系统使用规定：
1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。
2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。
3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。
4、如使用本企业以外的公用设备(如网吧)登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。
5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等;员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。
6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。
7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。
8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。
二、系统故障应急规定：
发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。
三、系统用户资料变更规定：
1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。
2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。
4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。
四、系统应用范围
目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。
五、责任与授权
我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督;如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。
规范OA权限分配，OA权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。
所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。
个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。
系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。 系统管理员应做好OA服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。
六、保证数据的有效性
各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用OA中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。
七、其它要求：
1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。
2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。
3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。
4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。
5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。
八、附则
本要求自下发之日起执行。
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