大型医院OA系统的设计与应用
摘要：论文以他们医院的办公自动化（OA）系统为例，介绍了它的开发背景，并进行调研得出了以前使用的系统存在的问题，以此形成需求并进行系统的开发。同时介绍了OA系统的设计原则、功能模块，最后讨论了它的设计与应用，并用具体的案例介绍了它的实际使用过程，使它高效率地为医院服务。
关键词：大型医院；OA系统；移动办公；工作流；设计
Design and Application of OA System for Large-scale Hospital
LIU Guo-yuan， ZHENG Shi-ting
（The first Affiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning 530021， China）
Key words： large-scale hospital； oa system； mobile office； workflow； design
1 背景
近年来，中央政府医疗政策的改革使得医院业务系统（HIS、LIS、PACS 等）朝着信息化方向不断发展，使得医院在业务和管理上日趋完善，并取得显著的成效。而在医院业务系统信息化的同时，医院办公系统的自动化使得部门之间得协调变得更加简便、快捷，因此办公自动化也是医疗信息化发展的一个方向。
办公自动化（OA）系统是在计算机和通讯技术的基础上，专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统[1]。它是医院协同办公并全面实现办公无纸化，打通各系统之间的阻碍，同时提供网络化的管理决策，实现信息的全面流通的综合办公业务系统。同时自动化的流程使得医院的运转与部门之间的协调更加高效，为医院提供了一个科学高效的行政管理体系。由于我院部门业务种类繁多，因此需要一款高效的OA系统为医院办公服务。
综合我院之前使用的OA系统，并经过调研，了解到该系统存在以下问题：稳定性差，访问速度慢，支持在线用户数量少；门户设置少或缺乏，不同角色用户使用针对性差，终端使用单一；界面粗糙且复杂，用户交互性能差，布局没有统一分类原则；易用性不高，维护成本大，人员需要专门培训；不能与其他系统集成整合，服务层面单一。
基于以上问题，我院综合临床、医技、职能、后勤等部门的业务需求，设计开发了大型OA系统，为我院各部门办公服务，提高了各部门的办公效率。
2 大型医院OA系统的设计原则
对于医院 OA 信息系统来讲，在设计时就必须要满足一定的设计原则，这样才能够根据设计原则设计出能够满足医院实际办公工作要求的优秀信息系统[2]。结合我院OA的实际使用情况和存在的问题，经过全方面的考虑，设计时采用了如下原则：
2.1 门户化原则
由于医院涉及的部门较多，包括医院、领导、部门科室三级办公门户，各部门都有统一的登录入口，但由于权限不同又相对独立，只能通过部门的流转实现信息的传递。同时门户的统一，可以实现不同系统的信息整合，如OA和人力资源系统的对接，通过单点登录的方式实现数据的共享，便于管理和使用。
2.2 平台化原则
由于大型医院人员较多，需要一个简洁、开放的使用平台，可以根据不同部门和员工的权限构建相应的功能模块，并且能够轻易地实现系统内信息的传递和整合，而整个过程无需编码，或只需极少量编码，就实现了在统一的平台上对个人、公文、临床、职能等行政办公、公告、文档等进行综合处理。通过个性化信息平台中的协同办公，满足所有员工日常办公、协同管理的需要。
2.3 业务化原则
医院办公自动化系统的主体是面向医院，支持大型综合医院的行政办公和医疗服务系统[3]。因此涉及的业务多而且复杂，如出差审批、科室请示、医院发文等，它不再是一个纯粹用于行政办公的应用软件，而是采用流程管理和表单管理的方式来相结合，避免像人力资源管理系统那样管理具体的业务数据。它的侧重点在于业务协作过程管理，从长远考虑，并提供了相应的接口，为未来采用数据中心统一管理所有的业务系统提供支持。
2.4 安全性原则
由于医院各部门涉及很多保密的信息，因此安全（数据安全、网络安全和系统安全等）是系统设计时首要考虑的问题。它必须符合《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》[4]的规定，提供一套严格的身份鉴别和访问控制机制，保证用户登录和访问的安全，防止非法用户的入侵。由于OA系统是各部门都在用的一套系统，涉及大量的医疗数据、人事数据等，因此要使用加密算法对数据进行加密，保证数据的完整性和防止数据被窃取。系统后台还提供了备份机制，可以定期对数据进行备份，防止数据丢失和当数据遭到破坏时能够及时恢复数据。
2.5 移动化原则
移动办公是信息化高度发展的必然产物，使得用户可以充分利用互联网通信技术和多媒体技术，突破传统办公时间和办公地点的限制，在更宽松的时间和空间中完成工作业务相关的各项任务[5]。随着移动互联网的发展和智能手机的不断更新，加上手机APP的轻量级和易用性，因此手机办公更加受到人们的青睐。移动端时空无界、携带方便的特点是电脑无法超越的，如今人们更喜欢通过手机来处理各种业务，方便快捷，因此必须针对移动端开发相应的APP才能满足员工的要求，简化系统操作和提高办事效率。
3 大型OA系统的功能模块介绍
从图1可以看出，OA系统的模块结构以科室人员门户、医务人员门户、院领导门户为核心，通过协同平台、即时通讯、短信平台、流转引擎、移动办公等模块作为信息流转的结点，实现信息的传递。
系统的每个模块都有各自的功能又相互联系，如即时通讯模块的功能为消息通知、文件传送、工作查阅、审批查询等功能，短信平台模块的功能为消息共享、智能提醒、会议提醒、事务安排等功能，当科室主任通过工作查询功能查询到待办事项时，便可进行审批，审批完成后提交给下一个节点的执行人，此时，通过短信平台模块的智能提醒功能科室主任可以选择发送短信给下一个节点的执行人，通知他有代办事项需要处理。当执行人收到信息时才用登录系统查看待办事项，大大节省了时间和提高了办事效率。智能消息提醒，还包括审批、消息、邮件、值班、会议、催办、生日等。
流程引擎是OA系统集成其他系统的主要模块，随着医院业务的扩展，OA系统已不单纯是业务办公系统，未来需要集成化，通过登录OA便可操作其他系统，简化流程，实现统一管理。
同时，根据系统移动化的原则，在OA系统的模块结构中加入了移动办公模块。为此，我们开发了基于安卓和IOS系统的手机APP，灵活便捷的移动办公，利用智能手机终端的便携，借助运营商移动网络和无线网络的覆盖，使办公变得更加便捷和高效。移动办公平台包括待办、待阅、已办、公告等功能，对于外出工作或出差，手机消息的推送可以轻松提醒用户查看当前需要的代办事项，通过手机便可收发文件和批阅文件，实时查看工作进度
4 大型医院OA系统的设计与应用
4.1 大型医院OA系统的设计
系统采用B/S架构，易用性好，电脑无须安装客户端，易于系统集中维护和管理。系统还具有很强的移植性，与电脑操作系统无关，使用浏览器登录即可。同时分布性特点便于数据集中管理，用户可以在不同的平台共享使用相同的数据。在功能设计上，采用自定义信息栏目，可以为用户定制自己所需要的欄目，并且可以随时扩展栏目。同时它具有多样性，提供对mysql，oracle多数据源的支持，兼容IE8以上常用的浏览器。
系统设计时采用模块化的处理方式，并结合自定义工作流和自定义表单的形式完成所有功能模块的设计。所谓工作流，就是把相同类型的工作文档、信息或任务化解拆分为多个步骤，由多人来一起协同来完成[6]。它无须编码，具有很强的扩展性，同时可以根据表单随时进行修改，完成公文流转流程。自定义表单，自动生成页面，数据库表自动生成，类似于WORD文档的插入表格的功能，所见即所得的设计界面，丰富的表单控件，如选择部门、选择人员、附件上传等控件。各流程步骤权限设置与工作流引擎结合，设置各个流程结点为表单控件的显示、可写状态表单数据提交校验设置。可根据不同的需求设计表单页面及查询页面，同时可以根据不同部门的职责设置权限，用于配合工作流使用，使不同的表单角色只能对自己所在的模块进行审批，完成表单各个角色的流转。
4.2 大型医院OA系统的应用
下面以用印申请的表单为例来展示如何把自定义工作流和自定义表单运用到实际的流程审批中。用印申请是医院各个部门需要盖章时，申请人按照表单的流程提出申请，经过相应的部门审核通过后才可盖章的业务表单。工作流和表单如图2和3所示，具体流程如表1所示：
从图4和5可以看出，流程的每一步系统都会有相应的记录，节点执行人通过填写审核意见和电子签名的方式完成审核工作和执行节点的流转。通过跟踪工作流和表单，申请人可以通过手机APP或者电脑打开OA系统实时查看工作进度。当流程走完时，系统会推送消息到手机提醒申请人表单已完结，可以进行下一步操作。电子化的表单减少了人为的手工审批并提高了各个部门的办事效率，使各科室把更多的时间投入到临床业务中，服务于病人。
5 结束语
通过完成OA系统的设计与开发，为医院发展提供了一个高效的、便捷的、透明的数字化平台， 为提高管理人员的决策能力提供必要的技术支撑，从而提高医院的整体运作效率和竞争能力[7]。同时把它应用到医院的综合业务办公中，提高了医院信息沟通和共享的渠道，每个科室、每位员工各司其职，共同完成所需的业务。规范、高效的OA系统管理平台便于提升医院的数字化管理，为医院的办公业务提供了强有力的保障。
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【通联编辑：谢媛媛】
作者：刘国源 郑诗庭
摘 要：本文在对OA系统与医院档案管理的链接方法进行分析的基础上，对系统同医院档案管理链接的设计进行了具体分析。同时，对系统功能、模块设计及实现进行了深入探讨。通过系统的设计，以期为医院提供更加便捷、高效、优质的档案管理信息服务。
关键词：OA系统;医院档案管理;链接
医院档案是医院开展各项活动的信息的载体，如何高效利用医院档案信息，帮助医院各项工作更好地开展服务，是医院档案管理工作面临的重点问题。我国医院在发展的过程中，越来越重视档案管理。通过建立网络化的医院档案管理系统是医院实现可持续发展的必要要求[1]。在今后的工作中，医院不管是党政工作还是临床、医技工作，都在形成档案，也在利用档案，如此复杂的管理工作如果没有一个档案管理系统，就十分容易导致整个档案管理工作的混乱。本次研究拟将OA系统与医院档案管理实现链接。
1 OA系统
OA(Office Automation，办公自动化)系统，在技术不断进步下，已经从传统的技术结构——C/S结构实现B/S结构，该系统整个负载轻，开放性好，系统维护升级方便。利用OA系统，网络办公不再受到地域的限制，用户端只需要利用Internet的超文本、多媒体传输技术，就能够实现对文本、图像、声音等信息的访问，从而直接完成信息查询、录入等操作，具有良好的使用性能。
2 OA系统与医院档案管理的链接
关于OA系统与医院档案管理的链接，其链接的目标在于OA系统流转完毕之后将需要归档的信息转入到档案管理系统中，在这个过程中需要保证所有数据的准确与完善，在数据交换的過程中以及完毕后，整个数据以及系统都是安全稳定的。OA系统在完成流转之后这中间关联到的数据必定是存在于一个或者多个数据表中，因此医院档案管理系统也是通过一个或者多个数据表实现管理。目前医院常使用的两种链接方式分别为以下两种：
2.1 链接方式一。使用标准接口，很多医院对OA系统与档案系统的后台数据库都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系统互联[2]，具体表现在使用接口程序提取OA数据库中的原数据，建立与档案系统数据库字段的对应关系，完成这一系列操作之后转入档案系统相对应的表中。其中关于电子全文的挂接，都是先建立一个FTP服务器用来存放档案中的各种数据，然后OA系统的数据库中目录与对应电子全文存在关联，接口程序在运行的过程中同时将与之关联的电子全文上传到预先配置好的FTP服务器的存放路径中，从而实现电子目录与电子集全文的一一对应。
2.2 链接方式二。通过使用EXCEL数据交换文件实现两者之间的链接。由于不同的软件公司会开发出不同的OA系统，这就导致OA系统之间会存在差异。因此通过利用EXCEL实现导出与导入，这个过程不需要一个统一的接口标准[3]，只要能够配置导出与导入接口即可完成。能够实现如此简单便捷的链接，是因为在OA系统中已经将原本插入到档案管理系统数据库中的数据导出至EXCEL中，再利用档案管理系统的导入接口实现字段的配置，当两者匹配成功之后就能够实现后期的档案信息整理与归档工作。
上述两种链接方式，第一种需要重点做好链接过程中数据的安全与准确。第二种虽然比第一种要简单，但是工作量会增加，也在一定程度上增加了成本。如何将OA系统与医院档案管理实现最大限度的链接，本次研究进行了设计与实现。
3 OA系统与医院档案管理链接的设计与实现
3.1 PHP网络编程语言与用户需求分析。
(1)本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免费的产品，没有知识产权问题，加上开发利用成本较低，具有良好的应用优势。本次研究使用的PHP语言是一种嵌入式的HTML脚本语言[4]，其作为互联网开发语言中应用最广泛的之一，具有简单易学，实用性强、功能强大、可跨平台运行等多项特点。以PHP语言的安全性能为例，PHP语言的安全性能是受到全世界用户广泛公认的[5]，其程序代码与Apache编译方式使得PHP语言具有灵活的安全设定功能。MySQL是一种快速、多线程、多用户的SQL数据库服务器[6]，能够实现在不同操作系统下的运行。全球知名的公司都使用MySQL数据库，例如谷歌、新浪等。MySQL不仅功能强大、跨平台性强，还支持各种开发语言、数据库存储容量大、运行速度快、安全性能高[7]。以安全性能为例，MySQL数据库服务器灵活，各种安全权限、口令系统需要用户进行身份验证，当用户连接到服务器，所有的传输就会变成加密模式，从而有效保证了数据安全。
(2)作为OA系统与医院档案管理链接的准备工作，以及为了保证系统的实用性，用户需求的调查十分必要。本次研究对某院开展为期4个月的需求调查，以党群、行政、智能部门和重点学科等作为主要调查对象，通过利用专题小组讨论以及个人访谈的方式，对职能部门、医技科室反馈得到的意见和建议进行收集和整理，为用户需求调查提供基础。以医院的文书档案为例，分析其用户需求。整个用户需求的了解采取表1的步骤进行。
另外，针对科技档案(医疗档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版档案)、专门档案(教学档案、财会档案、病案档案)进行用户需求分析。以医疗档案为例，考虑到医务部、护理部、医院感染管理办公室、医疗保险办公室是医疗档案利用的重点部门，而医院人事部、护理部、科教部等是利用科研档案的重点部门[8]，综合发现，医院建立起一个网络化的档案管理系统十分必要，医院内部职工希望能够随时随地实现各种资料的查询、打印等功能。
3.2 从链接角度分析系统设计以及总体架构。
(1)本次研究的重点是实现医院对档案的分布式办公，实现用户能够不受时间、空间的限制进行档案信息的查询，因此本次研究医院档案管理系统的运行一定是采用互联网技术，通过依托于B/S结构的OA系统平台实现整个系统的运行。以用户界面为例，其在设计上就需要保证用户界面良好，语言通俗易懂，有提示的范例或指导语。用户界面的视觉效果也要综合性考虑到档案系统工作的特点，简单大方。
(2)本次研究采用B/S技术结构方式，见图1。比起C/S技术结构，这种结构方式能够在任何时间、任何地点为用户提供查询、打印等服务，其适用人群更加广泛。
本次设计的医院档案管理系统一共分为门户层、应用层和数据层，门户层包括客户端在内的档案查询录入界面、档案应用界面以及管理员界面。应用层包括文书档案管理系统、医疗档案管理系统、档案借阅管理系统等，在门户层与应用层之间使用到的是OA系统以及本次应用的PHP网络编程语言。在数据层，则包括文书档案数据库、医疗档案数据库、论文数据库以及辅助管理数据库等[9]。
3.3 系统的功能设计。
第一，在了解医院用户需求的基础上建立MySQL数据库，并建立起相应的关联，考虑到今后工作的实际需要以及工作便利，根据安全原则建立起不同的档案数据库，确保不同的数据库统一又相互关联。
第二，利用Internet网络和浏览器，系统使用者可以实现远程访问[10]，例如进入到档案查询界面等。该界面采用+PHP语言混合设计而成，实现对所有子模块的查询与录入。系统设计考虑通过POST的方式向Web服务器提交用户录入信息，确保信息安全[11]。另外利用PHP编程，用户根据自己的需要将信息通过Excel或者其他文件格式的方式保存起来。
第三，系统服务器程序根据用户传输的数据，通过内部解析了解查询关键词[12]，再利用MySQL数据库管理系统提供的插入、更新、删除等查询功能，对医疗、基建等档案管理数据库以及辅助管理数据表进行操作，并将结果反馈至用戶端。
3.4 系统模块设计。将OA系统与医院档案管理信息系统结合，考虑设计两个界面，一个为用户界面，一个为管理员界面，管理员界面只向医院档案管理工作人员开放。此举的目的在于保证医院各项数据的安全，避免数据泄露。在模块中，两个界面都包括了一致的系统，具体为文书档案管理系统、医疗档案管理系统、教学档案管理系统、论文管理系统、基建档案管理系统、设备档案管理系统、出版档案管理系统、财会档案管理系统、用户管理系统、查询管理系统、录入管理系统、借阅管理系统。
3.5 系统模块功能。关于查询功能：支持精确查询与模糊查询，用户不需要输入全部信息，只需要输入关键词系统就会自动弹出满足条件的相关条目的列表，用户想要打印，系统也提供打印功能。
关于数据录入功能：主要是在用户界面中，系统向用户提供自主录入界面，而用户只需要根据系统的要求自主录入相关数据，确认提交后用户录入的信息就会被储存起来，之后用户只需要将文件材料原件放置医院的档案室进行存档就完成了整个数据录入过程。系统不仅提供用户界面的数据录入，同样也提供管理员界面的数据录入。
关于数据录入管理：管理员针对用户提交的系统数据以及提交的文件材料原件，再结合用户录入的账号，进行审核两者之间无误差之后可提交，临时数据表中不会有用户上传的临时数据，数据变成永久性。
关于数据批量管理：由于数据在产生的过程中必定会存在垃圾数据，其中也可能存在用户在录入后长期未进行数据材料原件的提交，逐渐产生的垃圾数据必定会影响到整个系统的运行，因此管理员需要定期对系统进行垃圾数据的清理。
3.6 实现。本次研究将OA系统、PHP+MySQL联合在一起，设计出一个符合医院实际需要的档案管理系统，希望能够实现用户在任何时间、任何地点的查询等操作。另外，管理员身份的工作人员也可以通过网络进行操作与管理等工作。
进入到系统的登录，选择常用的浏览器，进入到OA平台，输入密码选择档案服务，并输入用户名和密码，根据用户界面进入到医院档案管理系统，如果是管理员则通过登录专用网址以管理员的身份进入到系统中。随便点击系统菜单中的某一个管理，进行查询。了解系统的录入功能、借阅功能、辅助管理功能等，发现整个系统都能够正常使用。在该套系统试运行的过程中，所有试用人员都觉得该套系统实用性和时效性明显，充分展现出该套系统良好的工作性能，从侧面可以发现OA系统与医院档案管理两者之间链接良好。
4 结语
本次研究将OA系统与医院档案管理系统结合，比起医院原使用的档案管理软件不仅缩短了档案利用者与管理者之间的距离，还实现了医院内部档案资源信息的共享，为用户提供更加便捷、高速、高质量的服务，信息检索的质量也大大提高，初步建立起了一个OA系统与医院档案管理链接的新局面。通过本次研究，基本上实现了档案管理部门从原本的半封闭式管理模式变成开放式管理服务模式，是医院档案工作实现进步的有效方式。本次研究将OA系统与医院档案管理链接，不仅显现出明显的实用性和时效性、操作简单、灵活性明显，还具有准确性高、安全性高等多项优势。本次研究的不足之处在于整个系统在通用性、标准化方面还需要进一步改进。希望在后续的研究中能够实现OA系统与医院档案管理的“无缝链接”。
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(作者单位：广西右江民族医学院附属医院 来稿日期：2016-11-22)
作者：刘芸
摘 要：OA系统是基于网络信息化技术研发的办公自动化系统，从数据处理与存储角度来看，此类系统能够为企业单位提供更稳定的数据处理平台，使数据信息管理质量得以保障，同时借助无纸化办公模式与信息渠道的构建，更可以降低部分资源的损耗，使办公系统运行效率得到极大提升，甚至借助信息平台，更可以增强医院档案管理工作的可控性，以便为后续信息管理工作奠定坚实基础。
关键词：医院建设;档案管理;有效利用;OA系统
1 OA系统特点分析
1.1 系统操作便利
根据传统医院档案管理工作方式可知，纸质档案体系的构建通常需要根据档案用途、地区环境、用户病情等多方面要求进行划分，并分别储备至对应的档案管理室内，才能确保档案管理工作的质量得以保障。从实际状况来看，传统档案管理模式效率较低，并且对管理者的技能与素质要求较高，若出现档案管理偏差，则极难对档案系统进行更改。
OA系统在医院档案管理中的有效利用，能够通过网络信息平台重新构建科学化的管理系统，将纸质档案转型成为数字信息，以便统一存储至计算机系统内，如此通过档案管理系统，便能够在短时间内将档案信息进行存储与调用，自然降低了医院档案管理对素质水准的要求，同时也降低了档案管理偏差的概率。
1.2 运行成本低廉
OA系统的有效落实，有效简化了传统档案管理的审核与校对流程，如此不但极大提升了档案管理的办事效率，而且也节约了极大的人力损耗。其次，OA系统的构建有效将纸质档案转型成为数字资料，既降低了纸质档案材料的损耗，同时基于资料管理模式的转型，更缩减了资料档案存储的空间占用率，如此无疑使OA系统档案管理成本更加低廉，并能够为医院提供更丰厚的经济回报。
1.3 办公效率提升
借助网络信息平台，OA系统有效构建了部门之间的数据传输渠道，比较传统的纸质档案管理模式而言，数字化档案信息的传导避免了人工查询与递送的流程，转而直接通过索引系统将数字信息传递至相关部门，如此极大缩减了档案管理与调用的耗时，同样也为医院档案管理平台提供了数据监控渠道。另外，从OA系统档案信息录入角度来看，该系统简化了传统档案管理流程，并且借助档案文件备份等措施，更能够降低文件丢失的可能性，使档案管理质量得到极大的提升。
1.4 责任系统鲜明
OA办公系统的有效落实，能够借助网络协议判定档案管理权责，以此为工作内容提供更详细的索引，让管理者能够更细致的完成任务。期间，OA系统能够根据工作目标实时监控档案管理流程，以此判定潜在的风险，同时更可以为医院管理人员提供监督渠道，以便提升医院功能体系的可控性。
2 OA系统作用分析
基于医院档案管理工作具有复杂繁琐的特点，OA系统又集多功能于一身，因此OA系统被广泛应用在医院的档案管理之中，有效提高了工作效率与质量，现已成为处理档案管理工作事务的重要方式。它所发挥的作用不仅仅是提升工作效率，重要的是规范化、制度化的档案行政管理的促成，改变了过去查看与传统方式，提升了处理效率，引导管理理念发生转变。
对于该系统在档案管理上的应用，它渗透到各个环节，使每个环节都得到有序衔接，为管理工作节约时间，提供了很大的方便，满足了办公需求，系统各部分与医院各档案管理相关部门之间相互协作，使办公业务更具规范化与自动化，大大降低了管理所需成本，实现了信息共享，运用OA系统进行档案管理精确度高，避免错误的产生，为医院正常事务的开展做出了重要作用。
3 OA系统在医院档案管理中的应用
医院的档案管理工作针对的是病患者的个人健康档案等文书资料，还有医师的日常的临床中，发现了对临床治疗具有參考价值的医疗资料，并且把这些资料记录下来，保存起来，以便在日后可供参考，实行分门别类形式的有效管理。它包括医院事务的方方面面，记录了日常业务管理工作的各种内容，因此所以对于医院来说档案管理工作是不容忽视的一项重要的基本工作内容。其中，OA办公自动化系统联合了计算机网络技术与移动通信技术，将不同有使用借鉴价值的信息数据记录到档案中，工作人员通过简单的操作，档案中的内容就会以数字信息化的方式进行整合，形成一个规范有序的管理平台，再加上网络传输，使档案信息实现共享，提高了医院档案管理的科学化水平。
3.1 信息数据采集应用
A系统还具有自动扫描的功能，它与扫描设备连接在一起，它能够对信息数据进行扫描识别，将数字化的档案文件，并以规范统一的格式输入到计算机设备当中，为接下来的管理工作作出铺垫。
3.2 信息录入应用
之所以OA系统能够在医院档案管理中广泛应用，是由于建立了数字化形式得到输入存储机制与方式，提高了管理的实效性，保证了数据库的更新速度。办公自动化使档案管理具有信息化，即运用现代计算机网络技术实现档案信息数据的共享，并建立可以集中处理的系统，集中进行分类，归档存储保存。
3.3 信息检索应用
OA系统在医院档案管理工作中的有效利用，不但能够为档案管理工作提供更广泛的数据统筹平台，确保档案数据管理、采集、存储、调用效率得到极大提升，使档案管理工作质量得到保障，同时借助网络信息化平台，更能够将索引系统导入档案管理流程内，由此构建具备档案索引功能的数据库，以便为患者及科室提供效率化的档案传输渠道，确保医院诊疗等工作开展具备高效化的数据管理平台。另外，信息检索系统更能够与外界互联网环境连接，将档案以数据化形式展现，以便为用户提供病情档案下载渠道，使用户能够更深入的了解自身健康状况。但在此期间，医院档案管理部门必须做好档案保护措施，以避免用户健康资料被外界非法分子盗取，使用户生命财产安全受到损害。
3.4 管理流程应用
根据OA系统使用状况可知，此类系统的使用能够为大量数据档案处理提供更高效的分类筛选平台，以便整体档案数据处理与分析效率得到有效提升，并增强医院档案管理工作的质量。同时OA系统的有效构建，也能够为档案系统提供保护，由此避免网络环境可能带来的损害，使档案体系的构建具备全方位的保障。
4 结束语
OA系统在医院档案管理工作中的有效落实，不但能够结合网络信息化技术，提升医疗档案管理的效率与质量，以避免数据档案遗失的情况出现，同时传统档案管理形式向OA系统的转型，更可以缩减纸质档案资源消耗与空间占用率，降低医院档案管理工作的耗资。故而，在论述医院档案管理中如何有效应用OA系统期间，必须明确OA系统在档案管理工作中落实必要性与难点，而后选择适宜的操作系统使档案管理质量得到提升，才能为后续医院档案管理体系的构建提供更全面的保障。
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作者：刘晓雪
医院医疗行业现状
随着医疗行业的不断发展，规范化管理导致大量的规章制度的制定、发布、执行、检查的管理循环需要落实; 大量的信息时刻在产生，却分散在各个系统里，医院领导需要集中查询以供决策; 日常事务繁多、当班时间不固定和距离因素造成管理文件的传递、处理效率低下; 职工中知识型员工占相当大比重，顺畅地表达意见、参与医院管理成为重大需要; 医院职工工作繁忙，责任重大，普遍感觉压力大，需要进行排解，也需要被关心; 医疗体制改革和同业竞争的加剧，对提高医院管理质量和管理效率提出更高要求。
系统定位
承元OA解决方案有助于医院实现资源整合、流程优化，降低运行成本，提高服务质量、工作效率和管理水平，集成医院业务软件、数字化医疗设备、计算机网络平台三位一体的综合信息系统，实现全面的数字化医院，提高医院综合实力。
系统架构
承元OA系统架构在承元支撑平台之上，具有完整的开放性、拓展性和兼容性，并可实现跨系统、跨数据库的应用。系统涵盖了包括知识管理、图形化工作流引擎、文档管理、门户网站管理、即时通讯、邮件、协同办公、自定义平台等多个方面，实际上是一个大型的综合信息基础应用平台，在这个平台上可以实现办公自动化、企业信息门户、工作流程自动化、知识管理等各种具体应用。
总体功能
系统功能包括但不限于个人办公、信息中心、收文管理，发文管理，事务申请，档案管理，会议管理，电子邮件，待办事项，日程安排，资产管理，办公用品，公共信息，阳光采购，车辆管理，人事管理，系统管理等，实现了公文档案一体化管理，并具备强大的文档查询功能。
1、对于医院领导来说，系统是一个科学的决策支持平台;
2、对于各科室主管来说，系统是一个规范的工作流审批和管理平台;
3、对于医院普通员工来说， 系统是一个高效的工作平台和沟通交流平台;
4、对于医院新员工来说，系统是一个全面的信息库和知识库;
5、对于医院外部人员来说，系统是一个综合的服务平台
……
【本文由承元软件提供】
近年来，中山医院借助信息化手段，逐步形成了独具特色的管理模式，理顺了各个职能机构衔接，实现全流程管理和优化，提高了医院整体服务能力和水平，提升了患者满意度。
一、项目背景
复旦大学附属中山医院是复旦大学附属的综合性教学医院，也是上海市第一批三级甲等医院。
中山医院信息化建设一直走在全国医疗同行的前列，自建了庞大而又复杂的HIS系统(医院管理信息系统)。
伴随医疗管理体系的升级，医院为了更好的提供综合办公的相关服务，需要构建一套全新的办公系统。
主要需求如下：
1、落实行政条线的管理制度
2、提高办公效率，加强科室间协作
3、实现医院管理与业务的统
一、融合
4、多平台集成，具有开放性、延展性、灵活性
泛微根据中山医院信息化建设需求，实施了覆盖中山医院4000余人的协同OA管理平台。
涵盖具有医院特色的岗位职级和安全级别，替换老OA系统，实现了移动办公，重点开发了合同签审管理、“三重一大”事务管理特色应用。
二、集成应用
1. OA与HIS系统集成
多级门户管理：以中山医院HIS系统为基础，不断优化模块，丰富内容，打造了医院门户、个人门户、院办门户。
(院办门户)
体系化流程管理：覆盖主要科室和部门，实现流程电子化、规范化流转。
知识管理：建立医院知识积累、存储与共享整合平台;通过文档功能实现了知识性内容的管理，实现组织智力资产的积累。
移动办公：构建了移动App应用，解决了各个科室间，各层级人员的通讯问题。
2. OA与合同管理系统集成
合同签批流程与CMS合同系统集成，在OA系统中即可发起合同签审流程，合同类型包括：采购类，科研、临床试验，对外协作、合作项目。
实现按金额自动经不同领导审批，合同签审完毕后自动归档，可统计、查询、打印。
(合同签审流程)
OA系统中不记录合同审批相关的业务数据，只保留相关的审批标识电子签名参数，进行有效管理。合同相关的业务数据，只留存在CMS系统!
(合同数据云端部署)
3. OA与体检报告集成
所有员工的体检报告都可以在OA系统里进行统一管理，查看。
三、个性应用
1.“三重一大”事务管理
“三重一大”，三重即：重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策;一大即：大额资金使用。涉及这四项事务必须经集体讨论做出决定的制度(简称“三重一大”制度) 。
通过典型的流程驱动数据的方式，为院办构建了三重一大院务管理平台，使院方对于三重一大的相关事项，能够有完整的记录和跟踪。
三重一大事务管理将会议的提案决议、提案申报、提案执行反馈情况有效的进行管理，系统里随时可查看提案状态和详情。
(三重一大提案台账及执行状态)
2.回顾性临床研究和生物样本申请
泛微根据中山医院个性化需求，定制了回顾性临床研究和生物样本申请模板。
通过审批流程，院领导可以实时了解回顾性临床研究的进度以及生物样本申请的详情，实现有效管控。
四、项目价值
泛微基于中山医院HIS系统打造的高效，移动，平台化协同OA管理平台，充分结合了医疗行业岗位级别、安全级别特性，通过多系统集成，高效实现各行政科室、业务科室间协作沟通。
为中山医院提供了个性化定制服务，有效提升管理执行力，规避风险为以后搭建医院综合办公服务平台奠定了良好的基础...
一、医院背景(略)
二、医院当前信息化建设情况
随着社会对医疗业务的服务要求不断的提高，管理水平和服务功能的强化及发展将对医院办公力一式产生极大的推动作用。近几年，医疗行业在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的规模。我们医院要想取得更大的发展，就必须最大可能地运用电子信息网络技术，提高医疗管理的技术水平，才能够创造较好的经济与社会效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。
就医院目前情况看，在操作层面采用的信息化技术比较多，比如挂号、核价、发药等环节，而在管理层的应用情况，一般主要是在HIS统计分析方面采用一些IT技术，而在决策层的应用是最少的。对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态，以作出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏联系的通道，给医院内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，从而导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。
我院目前的信息化建设情况虽然有了大踏步前进，但是还存在一定的不足之处，医院先后上了HIS、LIS系统，开展了门诊一卡通系统，病案管理系统、体检中心的健康体检系统，物流中心的物资管理系统，医院的财务收费系统等。这些系统的应用，对于各个部门来说起到了很好的作用，但是对于像省医这样有百年历史的三级医院来说，组织机构庞大，日常业务流程复杂，随着医院医疗业务的不断扩大，科室划分越来越细，各种不同功能的部门也不断增加，现有的信息系统已不能满足有效、快捷地处理医院业务运作产生的大量信息数据的需求，管理层只有及时准确的掌握一手资料，才能做出更加正确的经营管理决策。
同时，在实际工作中也发现，在信息上没有达到共享，同时也不利益于院务公开和阳光操作，这也迫使我们建立一套信息管理系统，才能加强单位内部信息的共享性、信息流动的时效性，改变及深化医院经营的管理模式，建立起业务系统上下游的平滑连接。从而提升医院管理效率，达到单位内外资源的最大化利用和最优化配置。另外，由于统计的多元化，医院的一些数据很不准确，经常会出现数据不一据的现象等。
由于医院大部分职工都存在三班倒的情况，使医院信息传递不及时，医院的很多政策不能或者不能完整地传达给每一位员工，在执行上肯定会大打折扣。由于系统的不完善也存在各种报表不统一，甚至缺失的现象等。
三、系统功能需求
(一)公文管理
公文管理可以自定义公文流转的流程，内嵌功能强大的WORD控件，可以保留修改痕迹，设置红头文件公文模板，支持文档自动上传，手写签名，全文批注，公文套打。
收文管理工作：包括收文登记、收文拟办意见、分送、公文的批示与承办、收文会签、收文归档等工作。
发文管理工作：医院要发一个文，一般经过以下环节：拟稿——审核——核稿——签发，签发的文件就可以交给文印人员进行整理打印，并分发到各有关单位和人员。
(二)时间和任务管理
1、任务管理
待办的任务清单可按重要度和紧急度排序，按颜色标示轻重缓急，可以将任务委派，被委派人可以接受或拒绝任务，任务的处理全程在委派人的任务单上有同步记录监控并可短信督办。任务按时间属性分为任务、限期任务、当天任务、日程等。任务可以作为便笺一类
的备忘录使用，随意记录一些简要信息。关闭任务查询，可以看到已经关闭的归档历史任务，并可导出和统计。
2、日程管理：日程有事先短信提示的功能。日程安排有三种显示模式：日程、周程和月程模式。
3、工作日记：以日记的方式记录每天工作的完成的工作任务和心得体会。经授权同事可以浏览本人日记并作出评语。
4、周计划与总结：工作人员每周填写周计划与总结，列出下周重点工作，在一览本周日记的基础上进行周工作总结。领导可以填写意见。
5、协调日程：经授权可以查看某人或多人的日程安排与工作日历，以便进行工作协调与安排。
(三)会议管理
能够对会议从登记到结束的整个流程进行管理，由会议计划、会议考勤和会议纪要三部分组成。
会议计划：会议计划拟订、计划审批、会议安排查询、会议资源。会议通知由系统的通知功能模块实现。
会议考勤：与会人员档案考勤机发送、会议刷卡签到签退、学分统计。
会议纪要：纪要的拟稿、核稿、审批和纪要文件归档和查询。同时对于会议纪要能做到统一编纂、编号发布。
(四)信息公告发布
撰写的信息公告经相关人员审阅、批准、修订后，可发布在新闻通知栏和内部或外部门户网站的指定栏目上。可使用公告板向医院指定员工发布信息。涵盖信息撰写、审阅、修订、整理、归档、草稿、信息模版设置、信息官设置、网站信息发布栏目设置等功能。
(五)流程管理
流程管理需提供统一的流程管理工具，实现自定义流程功能，是
办公自动化系统的核心。流程管理主要用于医院行政机关日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。
流程待办单：办公台首页列表中正在等待批复的流程清单。 在办流程查询：存放已经批复的流程记录，但整个流程还未完全批复完毕。
已办流程查询：用来存放已经办理的所有流程的记录。
(六)档案管理
1、流程档案管理：主要指在系统的工作流程中产生的文档的归档管理，包括档案结构建立维护、档案立卷、档案分类、档案权限控制、档案归档、查询、借阅申请、批准等功能。
2、综合档案、病案调阅：系统设有数据接口，可与医院综合档案、病案管理系统链接，实现快速检索调阅。
(七)人力资源管理
人力资源管理模块包括组织机构、员工注册、员工卡管理、人事档案、E考勤管理、内部评价模块组成。系统设有数据接口，可与财务、薪资管理、绩效奖金管理系统链接。
1、组织机构：对组织机构进行设置，包括机构名称、部门设置、岗位设置和人员设等，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
2、员工注册：各级、各类员工的注册。
3、员工卡管理：实现企业内部员工智能卡一卡通的发行、挂失、解挂、重办等，可以支持条码卡、磁卡、IC卡、感应卡。
4、人事档案：人事档案包括主信息表、家庭成员关联表、教育培训关联表、职业经历关联表、本企业阶段考核记录关联表、本企业奖惩记录关联表等。
人事档案有范围控制和权限控制两大特点。在人员信息中，可以
按权限查看单个人员完整的相关信息, 以方便针对性地查阅人员信息。在分类信息，将人员的相关信息分类查看(如履历、合同、档案等)。提醒信息为主要包括：生日提醒、合同提醒、转正提醒和退休提醒等。
5、E考勤管理：E考勤需支持WEB页面签到和智能卡网络e考勤机签到两种方式。可以处理复杂的考勤规则。支持固定白班、固定的“三班倒”和复杂的无规律倒班;可以对工作班次时间进行设置，排班、调班、换班、值班、加班，准确统计考勤结果，并提供薪资计算所需要的考勤报表和工作量统计报表。提供在岗实时查询功能;提供医护人员的工作日历查询和考勤个人统计查询;支持传统的纸质请假和流程请假两种请假方式和加班申请方式;排班、调班、日常考勤管理工作权限可以从人事部门下放到具体部门科室负责人员。
6、内部评价：提供网上针对某些部门或某些类型的工作进行网上的不记名民主评议。提供缺陷评价和普通评价两种评价方式。可以自定义参评的部门和人员、自定义评价的条目和二级解释条目、自定义一级被评价单位、二级缺陷指标。提供评分统计和缺陷统计及导出的功能。
(八)知识管理
知识库包括医院的专业技术知识库、规章制度知识库、法律法规知识库等。通过知识管理实现医院离散状态的核心知识的汇总、整理、积淀、传播。从而提高医院的创新能力和整体的知识水平，提高医院的核心竞争力。
包括知识库的建立、分类、授权;知识总监和知识库管理员的建立;知识库文件上传、审批、入库;知识库按全文模糊检索查询;检索结果有检索快照;知识推送;知识的评语和按星级数评价;知识条浏览统计。
(九)内部邮件系统
使用内部电子邮件可与医院内部的人员进行E-mail或QQ通信，包括新邮件、已发邮件、收件箱、草稿箱，在线联络等功能。
(十)电子论坛
为医院管理者提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，所有员工可在此进行自由的谈论和发言，可方便地进行咨询、解答和收集意见等，有利于医院的民主管理。
(十一)支持移动办公
支持移动办公、远程用户、可离线式工作。无论何时何地，在智能手机和家用电脑上就可和本院的OA系统服务器进行数据同步。在家里就可以处理公文、批示意见、进行日常办公事务，也可以查询调阅所需资料，真正实现远程办公，异地办公。具备手机短信通知、办公软件系统通知功能。
(十二)个人事务
包括个人通讯簿、员工通讯簿、公共通讯簿、我的短信、关闭任务查询、我的考勤、在岗实况、我的考勤统计、我的工作日历、我的文件库等。
(十三)手机短信
安装手机短信猫模块或直接通过互联网开通使用移动、联通、网通公司的有线网关通道，实现医护人员与患者的短信对话、内部员工短信通知，通过短信对个人名片簿通讯录查询、日程短信提醒、委派任务、任务监控的短信提示等功能。
(十四)医疗管理
系统可快捷地与HIS建立链接，实时掌握医院动态，及时决策。
(十五)配置平台管理
1、菜单与权限设置： 菜单填加、编辑、删除、排序;菜单类编辑、菜单类菜单操作权限设置、菜单类与岗位匹配。
2、表单自定义工具：通过自定义表单工具，配合工作流，可以配置各种企业实际需求的应用。
3、数据库自定义工具：数据库增加、编辑、属性、排序、模版、显示、权限;关联表维护。
4、工作流工具：工作流编辑、工作流高级设置、工作流关联表设置、工作流权限设置。
5、报表管理工具：报表编辑、报表模版设置。
四、软件性能要求
(一)完善的安全机制
(二)支持移动办公
(三)个性化的设计方法，界面友好
(四)易用性
(五)应用的灵活性和适应性，系统伸缩性好，可扩充性好
(六)完善的工作追踪功能
五、系统实施要求
(一)实施快、实施周期短
(二)维护工作量少
(三)培训简单、易上手
(四)切合医院实际，从医院实际应用角度出发，实现本土化
(五)多重安全机制，保证数据安全可靠
(六)系统构架合理，从全院、部门、个人三个方面进行设计
(七)系统配置灵活、流程自定义能适应多种不同需要
(八)通用化的数据转换平台，保证系统的兼容性
(九)系统扩展性强，给予用户全套解决方案
六、系统选型：(待定)
七、项目实施建议:
(一)实施责任部门：院办、信息中心、物流中心。
(二)实施步骤：
1、招标选型：由物流中心发布招标公告，招标选定OA软件。
2、制订的项目实施计划：项目启动、系统定义、数据准备、系统搭建、系统培训、运行维护。
3、确定项目实施范围和目标:实施范围：医院院内各部门;实施目标：搭建OA机构组织架构、人力资源架构和各种日常办公应用流程，实现医院内部日常办公流程优化，完成OA基础数据的规划设置。
4、需求调研：了解医院内目前信息化状况，和相关部门对办公系统的总体需求，同时对办公业务流程进行分析和整理，确定工作流实施方案、机构、人力资源搭配实施方案。
5、系统安装调试：第一步OA试用和测试系统安装调试;第二步正式系统安装调试
6、系统各模块的实施：OA项目实施人员与医院信息中心人员一道，通过对医院组织结构和业务流程的分析，对各个模块进行统一设置与架构的搭建。
7、人员培训及资料交付：OA实施成人员对办公流程的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了全员培训，并提供系统维护手册、系统使用手册、系统环境配置等资料。
七、省内外医院使用情况
省内：安医大一附院、省立新安医院等;省外：中日友好医院、南京鼓楼医院(用户致远软件)、上海六院、青岛市立医院、江苏省人民医院、广东省中医院、中山大学第一附属医院(红帆OA系统);东方肝胆医院、苏州大学附属第一医院(LOTUS NOTES OA系统);解放军148医院、大连友谊医院(齐网OA系统);解放军30
1、2
51、西南医院、三亚人民医院、武警总院、南京军区总院(启之源OA系统);复旦大学附属肿瘤医院、、北京大学口腔医院(万户网络)。
八、系统实施后达到的效果预测
(一)营造医院电子化协同办公氛围，建立强大的信息共享平台 OA系统是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，OA系统更多地承担了信息通道的责任，它是各个部门信息沟通和共享的渠道。每个员工可以在此根据自己的权限，了解和自己相关的工作，如上级交代的任务、自己需要完成的事情、需要和别人合作的工作、或需交给别人完成的事情等。员工同时可以在此就工作中所遇到的问题，查询专家库或在网上进行提问，寻求帮助，最大化地利用医院资源，提高医院核心竞争力，在医院中建立团队意识，发挥团队精神。
医院实施OA系统后，能够将各部门的有用信息进行统
一、集中管理，医院决策层和部门所需要的资料都可以利用这个这个平台上查询到，真正做到信息的有效共享，实现在医院任何地点可以查询到自己想要的信息。
(二)综合调配医院现有信息资源，实现文档一体化管理 OA系统把文档处理和文档归档自动地联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程，处理过的文档如需要归档，可以自动进行归档过程。OA系统提供了强大的文件检索功能，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地进行数据库检索，获取自己所需的资料。
堆积如山的机要文件、业务合同及技术资料变成了电子文件，并结合纸介质的文档构建电子档案库，提供对文档和案卷的查询和借阅等操作的统一管理。同时节省医院办公运营成本。
(三)规范工作方法及公文处理流程
OA系统以工作流为办公机制，每种办公事项都有相应的工作流程，同时各种文档进行规范化登记和处理，这种基于工作流约束的机制，带来了规范化、制度化的管理理念，可以最大化地减少工作中人
为的错误，无形而有效的提高企业中管理水平。OA系统之所以被许多医院推崇同时被一些医院弃用，正是它给医院所带来的管理理念的更新，然而这种更新并不是以一种非常激烈的方式进行的，它通过规范化的工作方法带来规范化的管理。OA系统这种基于工作流的约束机制并不是一成不变的，它可以根据具体需要灵活地进行配置调整。
实行OA系统后，能够规范上下级单位的发文、收文审批程序，提高处理效率(医院集团建成后作用更大);同时协助领导在审批公文时查看其他领导的审批意见，公文还可以自动归档。
(四)提高工作效率，降低成本
行政办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化，最明显的效果是提高了工作效率，节约办公成本，最大化的利用医院资源。系统针对个人和部门及全院都设计了不同的方便而快捷的信息传递机制。能让员工以最快速度知道自己要干什么，需要什么样的资料及这些资料在何处寻找，从而提高工作效率。
在审批流程上，实行OA系统后，院内各科室部门可在办公信息管理平台提交申请，申请流程自动流转到医院领导审批，提高医院领导的决策速度和各个事项的审批时效，减少各科室拿文件到院办审批劳力、基层人员再也不用拿着各种文件、等在机关各部门跑来跑去，等候审批、签字(章)这些都可在网络上进行，远程办公成为现实，能够极大地提高审批效能。
(五)提高医院的核心竞争力和凝聚力
院领导与工作人员的沟通更加密切，部门间的协调更加方便，工作流、信息流更加畅通。为充分发挥广大员工的智慧和积极性提供了广阔的平台。院领导凭借先进的网络系统，以及时的信息和准确的数据为依据，能够迅速做出科学、正确、的决策，医院的核心竞争力和凝聚力必将得到极大提高。
OA办公系统-承元OA增强版(www.chysoft.net)
承元OA增强版应用范围
1、适合于对OA办公有深入应用需求的用户单位。
2、集OA办公和业务管理于一体的用户单位。
3、适合有功能扩展和定制开发需要的用户单位。
承元OA增强版主要功能
(红色部分是相对于承元OA标准版增加的功能)
一、通知公告
通知公告的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索。
二、文件交换
部门与部门，部门与个人，个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。(类似内部邮件系统功能)
三、信息发布
支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。
四、公文收发文
适用于上下单位之间的公文收发，包括收文管理和发文管理。
五、个人办公
1、工作日记：日记录入、查询、上级的查询与批阅。
2、工作计划：周计划、月计划、年计划、周报、月报、年报，上级的查询与批阅。
3、个人日程安排与提醒。
4、任务管理：任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒。
5、私有通讯录和公有通讯录的管理。
6、短消息发送、接收、回复与提醒。
7、工作沟通单：实现内部工作的协调与沟通管理。
8、个人绩效考核
六、流程管理
流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、发文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括： 待办流程、在办流程、已办流程、流程跟踪与监控。
七、客户关系管理
客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料 企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作。
八、资产管理(包含办公用品管理)
资产类别管理、资产采购管理、资产库存管理、资产领用管理、资产报废管理、库存台账、入库台账、个人领用台账、报废台账等。
办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细、个人领用台账。
九、采购管理
物料管理、采购申请、采购分配、采购预付款、采购入库，采购付款、采购退货、其他费用结算、采购查询统计等。
十、财务审批管理
OA办公系统-承元OA增强版(www.chysoft.net)
员工的各项费用报销申请、费用报销理台账、借款申请、借款台账、还款申请，还款台账、其他款项支付、其他款项支付台账、工资支付、工资支付台账等。 十
一、人力资源管理
包括人事档案管理、转正申请、离职申请、调动申请、辞退申请、人事合同新签、人事合同变更、人事合同终止、人事合同到期报警、人事合同台账、人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总等。 十
二、行政事务管理
证照管理、用章申请、名片申请;
车辆管理：出车申请、出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理;
会议室管理：会议室的使用申请、查询、管理等。 十
三、考勤管理
员工的上班签到、下班签退、请假申请、外出申请、出差申请、实时考勤管理、实时查询统计、考勤时间设置等。 十
四、档案管理
包括卷库管理、案卷管理、档案管理、档案借阅、档案归还、档案统计、档案销毁。 十
五、资料中心
资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。 十
六、考试管理
自定义的考试系统，包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分、试卷的查询和统计。 十
七、网上调查
自定义网上调查内容和范围，网上调查的查询和统计。 十
八、电子邮件
新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。(支持外部邮件的收发) 十
九、网上论坛
可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见。 二
十、系统管理
包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。
承元OA增强版服务方式：
1、根据用户的个性化需求，提供不同程度的定制开发和功能扩展
2、一年免费远程技术支持服务
3、支持向平台版的平滑升级
(承元OA官方网站：www.chysoft.net)
和您一样，内行青睐万户OA
协同OA实质上就是OA办公系统
我们说“协同商务”是一种商业模式，支持这种商业模式的软件是“协同商务软件”。而前面提到的“协同软件”是一类软件，是实现多人异地协同工作的软件工具，“协同软件”不是“协同商务软件”，支持不了协同商务的商业模式。
还有一个与协同相关的很时髦的术语是“协同OA”，关于“协同OA”没有权威专业机构给出的定义，也没有业界达成共识的内涵，但它却是近几年软件市场上热炒的概念和产品。“协同OA”市场炒作的逻辑和给人们的印象是：OA发展到协同了，协同软件是比ERP更先进，协同是信息化的发展趋势。
这个逻辑混淆和借用了协同商务的概念，一方面具有很大的影响力和诱惑力，另一方面也给企业进行信息化建设造成了很大的困惑。“协同OA?还有不协同的OA吗?”，“我们的ERP、CRM系统本身就有协同企业相关资源的功能，上协同软件会不会功能重复?”，“协同和ERP有什么区别?能代替ERP吗?”。
其实所谓的“协同OA”实质上就是OA，即使是增强了工作流管理、内容管理等功能，或是增加了协同软件的通讯工具，也还是升级版本的OA而已。其实叫什么名字、借助什么概念并不重要，重要的是产品的实际内涵。现在国内市场上许多称为“协同OA”或“协同软件”的产品，其内涵都是OA，抛开炒作的因素，我们可以感受到软件厂商对“协同”内涵的认可和追捧，这个努力的方向是无疑是正确的。
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和您一样，内行青睐万户OA
行之有效的OA办公系统培训方法
早在上个世界末，OA(万户OA官网： )办公系统在国外就已经开始引发企业管理方面的改革，减轻企业发展所面临的压力和负担，创造信息化价值。如今，OA办公系统开始在国内普及应用，助力企业不断完善管理模式，拥有更高效的执行力。在这个过程中，OA办公系统的实施是个重要环节，以培训为例。
众所周知，OA办公系统在企业中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施，其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。事实上，OA办公系统能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。
尤其是当OA办公系统经历过一系列的复杂操作，终于成功上线了，如何进行培训则成为需要重点考虑的问题。不少企业采取一刀切的方法，将全体员工集中起来以会议的形式，将整个办公自动化系统的使用过程从头到尾悉数讲解一遍，实际效果却往往不尽如人意。实际上，一方面将OA系统所有的功能讲清楚需要很长时间，讲得累，大家听得也累;另一方面各部门对其它部门业务不熟悉，不愿听也听不懂。
对此，成立于1998年，在协同软件领域内独树一帜的万户根据多年来的成功经验，提出了自己的见解。目前，万户总部位于北京，在上海，广州，南京，合肥，天津等多个城市设有分公司和办事处，目前全国有300多名员工，研发和技术支持人员的比例将近一半。成立10余年以来，万户始终在OA协同管理领域深耕细作，截止目前已经积累3000多家案例客户，6000多个项目经验，是一家在OA领域专业性强，注重技术实力和研发的协同管理厂商。在万户看来，OA办公自动化培训应该分角色、分批次进行，总结如下：
1、管理员的培训
系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。建议由本单位内懂技术的员工担任系统管理员一职，并由OA办公系统供应商直接对系统管理员进行培训。
2、各部门主管的培训
各部门主管的培训也非常重要，他们是各部门的直接领导人，对OA办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督的作用，只有他们会用并且愿意用，才能将OA办公系统的成功应用落到实处。
3、一般用户的培训
一般用户是使用OA办公系统最频繁的人群，对他们的培训应该更细化、更有针对性。 - 1 -
和您一样，内行青睐万户OA
万户建议由各部门主管对其部门员工进行培训，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式，这样有助于用户更快地熟悉系统。对于OA办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触心理，一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式，带动一部分人分享知识的积极性，等到整体员工都有这种意愿时，即可取消奖励机制转而采取惩罚机制，以处罚仍不使用OA办公系统的员工。
4、企业高层领导人
实际实施案例中，我们发现很多企业高层领导人年龄偏大，对计算机不熟悉，学习新东西比较慢;又或者他们一般比较忙，坐下来听讲解的时间非常有限。针对这种情况，建议先对他们常用的查阅、审批功能进行讲解，后期再慢慢的培训其它方面的使用。
一直以来，关于OA办公系统应用成功率的讨论始终未曾停息，即便是在协同管理软件的技术和功能都相对成熟的今天，企业用户应用的失败案例仍然屡见不鲜，培训不到位也是其中的重要原因。连续3年荣获由中国软件行业协会颁发的“协同行业应用成功率第一”奖项的万户则从培训的角度总结出了一套行之有效的方法，不仅帮用户建立起一个动态、规范、高效、易用的信息化管理体系，还通过有效的培训让用户更好地进行操作，获得信息化建设带来的最大价值。
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