“一切都要从创新开始。应对当今的各种挑战,我们必须超越反应式解决问题的模式。我们所需要的创新的规模和深度都是前所未有的。”这是彼得.圣吉在其著名的倡导建立学习型组织的著作《第五项修炼》中所指出的。这是一个能熟练地创造、获取和传递知识的组织,同时也要善于修正自身的行为,以适应新的知识和见解。企业基层档案室唯有建成学习型组织,才能在当前不断变革的信息化社会中保持持续的竞争力,使档案工作充满活力。
随着我国企业制度改革的不断深化,企业内部组织结构与管理发生变化,原有档案管理方式的不适应性日益明显。同时,在信息技术的支持下,企业管理理念、管理方法、业务流程的变化下,庞大的信息资源如果失去档案管理的技术配合与支持,极易引发企业文件失控,档案管理创新势在必行。然而,我们传统的档案管理似乎是与企业其他信息资源的管理相割裂的,档案管理长期置于管理链条的末端,既不利于信息资源的后继管理,也不利于档案管理质量的把控,因此,对档案管理新型人才的需求凸显出来。档案人员不仅需要熟练档案管理技术,更需要掌握企业和项目管理知识,以便在恰当的时机对信息实施档案化控制。
当前,由于电子文件在科研生产、经营开发、项目管理等的广泛应用,企业的档案管理已经逐步进入了一个与“知识管理”相伴和高密度运用信息技术的时代,档案管理的价值必须通过“知识管理”实现。因此,企业档案管理需要制定新的规范以适应这一变化。档案工作者需要了解新时期档案管理的重心,并将档案管理与企业宏观管理相关联;需要新的人才定位和知识结构,以便为企业提供档案信息化的人才支持和务实可行的解决方案。
以档案管理手段和技术直接服务于企业各项工作的基层档案室,正面临着信息技术带来的档案管理理论与技术方面的难题,破解这一难题,需要建成学习型组织,营造个人、组织共同发展的良好组织环境。档案部门内部必须培养形成一种知识共享、互利互惠的文化氛围,努力创造良好的沟通情境;注重员工的培训和继续教育,鼓励他们认真学习现代化的管理技术、积极思考、勇于创新,并在工作实践中汲取知识、增长才干。
在过去的几年中,作为企业中从事知识管理和技术保障服务的档案室,我们始终以提升档案人员专业理论水平和业务技能素质为目标,以员工培训为基本手段,认真制定年度培训计划并努力付诸实施。培训内容是根据企业对档案工作的需求,从文件与档案管理的实际情况出发,突出实际操作能力,提高档案人员解决工作实际问题的能力,进而提升他们的创新能力和综合素质。按照岗位技能标准要求进行文件管理与归档工作技能训练、档案管理规章制度的学习培训、安全保密工作培训、应急问题能力培训、创新能力培训等,都收到了较好的效果,为后续的学习型组织的发展,员工实现自我超越奠定了基础。
通过对未来几年综合档案室面临的形势任务的分析,我们首先确定了“建立一支具备人员培养意识、方法与能力的队伍;建立与人员培养配套的人员配置、激励、考核措施”的工作目标,强调基于团队学习的档案业务课题的共同研究,建立新老结合的工作组、课题组、学习小组,在小组内部和小组之间实现知识和经验的共享。老同志负责传授档案工作经验和工作技能,新同志负责传授档案管理的新观念及信息化技术在档案工作中的实际应用等等。我们通过这种方式,为档案管理人员搭建知识共享平台,实现成员的优势互补,相互促进,共同提高,进而实现学习对团队文化的影响。
为了给档案人员改善心智模式创造条件,我们建立并完善档案文件管理的工作例会制度。例会的议题涉及档案管理专业知识的学习、文件管理工作质量的管控、档案工作服务性与服务内容的研讨、档案工作面临的变革与创新发展、档案业务工作技巧的实操等等。为了使每次档案工作例会达到预期的目标,我们在全体专兼职档案人员中征集议题并提前告知,要求档案人员反思自己的工作过程。同时制定议事规则,一方面要求发言者抓住事物的本质,有效地表达自己的想法,另一方面要求倾听者学会开放心灵,容纳别人的想法,从而达到有效沟通的目的。
在企业档案室,我们组织档案管理者进行学习,学习的主题内容不仅仅涵盖档案管理理论,而且涉及自己在企业中的发展方向、质量管理理论与方法、产品研制流程与项目管理知识、档案文化研讨、知识管理与信息化的发展等等。通过学习,开阔档案人员的视野,鼓励他们选择自己的专业发展方向,从而逐步看清自己的个人职业愿景。例如:“我想成为档案管理工作的质量管控专家”“我想更加深入地研究产品档案”“我希望成为档案编研的专业人才”等等。根据这些个人愿景,我们努力在日常业务工作中为档案人员创造条件,让每一个人在自己的愿景中充分实践,发挥管理才能,引导档案人员从工具型的工作转变为创造型的工作,进而挑战自己的能力极限。
学习型组织在基层档案室的发展必须依靠不断地学习实践来获得。因此,我们需要在已经做出的有益实践的基础上进行系统的思考和整合。
近些年,随着信息技术的不断应用,企业基层档案室的传统业务工作被严重的边缘化,档案工作面临转型的机遇与挑战。档案室是技术保障与服务型的组织,要避免员工因感到岗位工作的边缘化而放弃提升能力的想法。由于身处保障性岗位,档案人员往往对单位发展的目标感到茫然无所依,很有可能产生“打酱油”的情绪和心理,对自己的学习目的和意义也不甚明了。因此,在下一步的工作中,需要引导档案人员树立“有为有位”的思想。就像人体的健康一样,企业的健康发展,离不开任何一个组织的健康发展。档案人员应该通过学习,树立起正确的职业观念,既通过档案人员的努力,使档案管理成为企业基础的信息管理环节和危机控制手段,档案工作所提供的强有力的技术支持,会成为助推企业中心工作起飞的动力之一,这是我们工作存在的价值和必要性,也应该是我们档案人员的共同愿景和长期目标。
系统思考可以帮助档案人员深刻理解从传统的档案管理工作到档案信息化的过程中,我们必须熟练把握的各种影响力。档案人员必须形成看待自己业务工作与企业中心工作的新方法,从把档案工作看成与企业工作的相互分离,转变为与企业工作的相互联系;从把档案工作中的问题看成是由外部因素造成的,转变为认清我们自己的行为如何导致了我们所面临的各种问题。通过系统思考,档案人员会不断发现自己如何创造现实,以及自己如何改变现实。
档案室可以根据企业的目标及对档案工作的要求,制定自己的哲学理念,把对历史的责任和对现实的服务作为档案工作的核心价值观,创建一种共同的、对创新的信念和行动能力。只有这样,企业档案室才能逐步进入档案与知识管理的自由王国。
当今社会已全面进入信息化时期,企业需要档案工作提供信息与知识的服务,档案人员必须建立新的观察角度,重新理解自己的职业使命,通过采用学习型组织的行动对策,不断开创自己真心向往的成就,使档案工作的组织和档案人员与自己所服务的企业得到共同发展。
摘要：本文通过分析当前档案工作所面临的种种变革,指出只有在企业基层档案室构建学习型组织,才是档案工作不断发展的动力。同时,介绍了企业基层档案室在创建学习型组织方面的一些有益实践,并对学习型组织在企业基层档案室的未来发展进行论述。
关键词：档案室,学习型组织
[1] 覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].北京:世界图书出版公司,2010.
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