对宾馆酒店自主采购问题的研究
摘 要：随着社会的发展，改变以往供应商供货方式，实施自主采购成为宾馆酒店企业的一种新常态，结合工作实际，本文浅议宾馆酒店企业的自主采购问题。
关键词：自主采购;监督控制
一、明确组织机构、工作目标和岗位职责
自主采购需要成立相应的组织机构，为自主采购提供组织保证。笔者认为宾馆酒店企业一般应该成立采购部。采购部要实现5大工作目标，即一是完成采购任务，达到采购质量标准，数量差异应控制在申购的10%以內。二是货物验收。三是征求使用部门、成本控制部门意见，做好采购工作协调，不断提高采购效率。四是充分考察市场，确保采购价格合理，加速资金周转，减少资金占用，节约开支，降低采购成本，实现利润最大化。五是努力减少差错，避免事故、较大问题和食物中毒发生。成立组织机构，明确工作目标后，还应明确相应岗位职责，做好各自工作。
二、明确采购流程，注重流程的科学性和严谨性
询价小组的询价工作质量高低直接影响到自主采购工作水平和质量，这一环节不可忽视。根据工作实际需求，笔者建议在采购过程询价小组采购人员应由经营管理部、成本控制部、采购部、使用部门、仓储部组成五部门组成，询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价小组要根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
采购员每周有计划的对企业采购的所有原料进行市场询价，在一、二级市场范围内，不指定询价地点，不指定供货商，但所询购的原料与实际采购的原材料应具有可比性，遵循原材料的产地、质量、单位、规格统一的原则，便于价格对比分析。询价后，由部门内勤统一将所询价格情况进行网上公布。
价格审核与监督是确保物资采购阳光透明的关键环节。采购监督管理工作同样由成本控制部、财务部、使用部门、仓储部五部门共同完成，按照企业采购管理制度，五部门按程序对其进行申请，检查相关使用部门所报计划手续是否齐全，一同对其采购物资进行市场调查，及时到市场上了解价格行情，以利于采购成本的控制与监督。要按照程序进行签约，原则上1万元以上的物资要签订合同，由采购部与供应商谈判草拟供货合同或工程合同。
为控制采购成本，确保采购采购环节的严谨性，各部门还要做好协作配合工作。建议建立完善的采购申请审批制度，杜绝不合理、不必要的盲目采购;采购数量的确定遵循按单采购的原则，各部门把好关。设立“五位一体”的采购定价小组每周对使用部门所需物品进行市场调查，定期会同供货商制定《报价表》，尽量把价格压到最低。采购部应做到货比三家，保证物品质量，降低采购价格。明确供应商货物验收连续两次不合格，则通知供货商限期改正，如第三次不合格，则通知供货商停止供货。
抓好验收、入库以及结算工作，完成自主采购实现良性循环。采购完成后，要进行统一验收，这个也是自主采购的关键环节，是确保能否降低成本，检查督促采购环节不出差错的必要一环，在整个自主采购过程中同样重要。笔者认为宾馆酒店企业最好设立专门的仓储管理部门，主要对物料进行统一负责验收，合格物资开具进库单，不合格物资退回。日耗材料实行三方验收制度，由仓储部、使用部门、采购部三方共同负责验收。
按照标准验收后，进行最后的入库结算环节，此环节重点是做好库存管理、结算付款等工作。采购员采购的大宗物品的付款要经部门经理、采购经理、财务经理、分管副总、财务副总、总经理签字确认批准后方可付款。
三、宾馆酒店企业采购存在的问题
自主采购过程中容易出现很多管理漏洞，笔者认为主要有以下几点：一是采购人员选择不当。二是采购制度不完善。盲目采购库损高，造成流动资金呆滞;零库存，急需时紧急采购，不能给予采购部充分市场考察时间，造成人力财力的浪费。不能坚持多人采购制。三是采购成本高。大件商品采购暗箱操作，未能实行公开竞标。四是监督控制措施不健全。
四、宾馆酒店企业采购漏洞的解决方法
针对自主采购容易出现的问题，解决方法很多，结合工作实际，笔者认为主要从以下几个方面加以解决。
一是选定好采购人员，对采购人员实行心理监控，防患于未然。采购人员选定要听取各方面意见。采购人员不能选用领导亲属担任;上级部门指派的人最好不用，一旦出了问题左右为难，处理起来棘手;采购员之间曾是同事亲属的，不能选派在一个采购部门工作。有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用，对个别侥幸心理监控就有必要。
二是完善采购制度，做好采购管理的基础工作。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。对供应商要建立档案，每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行，档案应不定期更新，有专人管理。建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购据市场变化定期定出标准采购价，促使采购员货比三家，不断地降低采购价格。
三是降低材料成本的方法和手段。价格会经常随着季节供求而变，因此，注意价格变动规律，把握好采购时机。可采用现金交易或货到付款，这样往往能带来较大折扣。向厂商直接订购可以减少中间环节，降低成本，售后服务更好;几个酒店结成同盟联合订购，可得到更多优惠。通过供应商相互比价，最终得到价格底线。与讲信誉供应商合作能保证供货质量，与其签订长期合同，往往能得到更多的优惠。
四是制定健全有效的监督控制措施，实行战略采购管理。采购进货必须共同采购，不能一人说了算;制定效益考核指标，规定采购物品在保质前提下，批量进货必须低于市场价格。配置物价调查人员，预测价格走势，供采购部门参考，对采购人采购物品的价格实行监督。估算供应商的产品或服务成本。通过参观供应商设施，观察提问获有用数据，尽可能加强沟通，从而寻求成本降低途径，降低采购成本。对竞争对手进行分析。
作者：安娜
摘要：如今是酒店业迅猛发展的时代，也是竞争日益激烈的时代。中国酒店餐饮业在此背景下，既面临着发展的机遇，也遇到了严峻的挑战。酒店餐饮业的利润空间越来越狭小，餐饮成本控制的好坏直接关系到产品的规格质量和售价，关系到餐厅乃至整个酒店的收入和利润。有效的成本控制可以全面提升餐厅的经营效益，而采购成本的控制正是酒店成本控制中最关键的一步。将着重探讨如何控制酒店餐饮业的采购成本。
关键词：酒店餐饮业;原料采购;采购管理;成本控制
如今是酒店业迅猛发展的时代，也是竞争日益激烈的时代。中国酒店餐饮业在此背景下，既面临着发展的机遇，也遇到了严峻的挑战。酒店餐饮业的利润空间越来越狭小，餐饮成本控制的好坏直接关系到产品的规格质量和售价，关系到餐厅乃至整个酒店的收入和利润。有效的成本控制可以全面提升餐厅的经营效益。
面对这种形势，酒店餐饮业必须加强企业经营各个环节的成本控制，通过强化内部管理，控制成本以达到降低成本增加效益的目的。而采购成本的控制正是酒店成本控制中最关键的一步。
餐饮产品形式的多样性以及产、销的短暂性给酒店餐饮成本控制造成很大的困难，餐饮部每日的就餐人数和消费产品不固定，所以其原材料采购的可变性很大;同时餐饮的经营具有很强的季节性，其每年的销售量会随季节的变化而变化，同样销售业务在同一天内，也具有明显的差异性;餐饮生产的特点是先有买主后生产，餐饮部门为满足顾客的需要把食品加工为产成品，它的产品生命周期较短，很少有现成的产品，有的只是现成的菜单给顾客点菜参考，并且难以预测合理的库存量;由于顾客的口味很难估计，设计的菜品并不能满足所有的顾客，经常有临时点菜现象，而且点菜的随机性强，无法预计，这给成本控制带来了一定的难度，因此做好一定的预测和充足的原材料储存是非常必要的。
成本控制主要分为两部分内容，一是制度上的控制，主要体现在企业内部成本控制制度建设，绩效考核机制等方面。二是人为方面的控制，主要体现在员工的成本控制意识，节约意识、自主管理意识等方面。
一、加强企采购制度建设
良好的采购工作程序将为采购有条不紊地运作提供有力的保障。根据餐饮部门的运营特点订餐计划，制定科学的采购标准、采购计划，可以大大降低采购失误。准确确定最佳采购数量和严格控制验收环节，杜绝浪费现象，确保原材料的数量和质量。
1.编制采购计划，实行预先控制。餐饮及厨房采购的特点是：品种繁杂，原材料保质期短，产、销的短暂以及价格变化大，点菜的随机性强，无法预计。因此餐饮部管理人员要根据酒店餐饮的营运特点，制订周期性的以及临时性的原料采购计划。
2.建立采购计划的审批流程。餐饮部管理人员要根据酒店餐饮的营运特点，制订周期性的原料采购计划，并细化审批流程。如每日直接进厨房的原料，要按当天的经营情况和仓库现有储存量，来制定次日的原料采购量，并由行政总厨把关审核。重要的原料如燕、翅、鲍等要实行二级控制，要经总厨申报，餐饮总监审核报总经理审批，不能随意采购。
3.减少无计划采购。采购人员按照总厨审核过的采购计划进行采购。对于计划外及临时性的大件、贵重物品则必须通过上报总经理批准才可进行采购。
4.建立严格的周期性询价报价制度。目前，酒店餐饮的直接入厨原材料大都实行每10天为一个定价周期，对于日常价格相对稳定的品种则实行旬价、月价制。应建立周期性市场询价制度并严格落实，餐饮部应组织人员与财务部共同对市场进行调查，以及时发现市场的价格变动情况，实行多个市场，多家采购，防止原材料价格的垄断。同时也可以发现时令菜肴，丰富餐饮的菜食品种。
5.执行分级定价方案。使用分级定价，可以有效制约投标人、定价人及采购部三方。即投标人每旬投标，定价人和采购部人员共同开箱，投标人输入投标价，餐饮部和采购部从另一方输入市场询价，由定价人根据三个渠道得来的原材料价格信息进行比较、筛选，综合情况进行定价，三方不见面。
6.编制标准市场定单。为了使制定的各种食品原料的规格既符合市场供应，又满足厨房生产需求，厨房管理人员必须严格编制本企业的采购明细单。食品原料的品种与规格繁多，其市场形态各不相同，因此，必须按照自己的经营范围，制定本企业的采购规格，即原料规格，作为供货商和验收人员共同遵守的标准和验收依据。
7.制定严格的验收标准、程序和制度。制定各种原材料的验收标准、程序和制度，确保原材料的数量和质量。
二、全员行动进行成本控制，这不光是财务成本核算组的事情，应该是酒店所有员工都具有的一个意识
1.采购人员必须具备一定的条件：人品诚实、可靠、有敬业精神，具有丰富的商品知识和丰富的工作经验，掌握市场供求状况，生产变化动态。懂得一定的烹调知识，具有鉴别采购商品质量的能力及必要的保管知识，具备数字计算能力，能对采购业务进行科学计划管理。验收人员应有强烈的责任感，应根据酒店制定的食品原材料质量规格，检验购进的原材料，核对其单价、数量与报价和采购计划是否一致，并及时送交厨房或仓库，对于质量差、规格不符、超预定、未经批准的材料坚决予以退回，以保证每日流入厨房的原材料质量合格数量合适。
2.要杜绝浪费。保证每一分付出都能获得合理的回报。各项经营指标要分解到班组和个人，在考核的基础上与经济利益挂钩，做到有奖有罚。科学定编，动态用人。全员参与，提高成本控制意识。采用科学的信息管理工具，可以提高操作效率，提高管理层控制力度和决策层决策的科学性。因此，餐饮从业人员应加强学习，提倡科学管理。
3.要加强企业文化建设。企业文化就像空气一样无处不在，时刻影响着企业员工的思想和行为。企业应该要求员工首先为企业的利益着想，而不是把个人利益放在首位。在这一方面，中高层经理的率先垂范显得尤为重要。营造好企业文化，有利于形成有效的舆论监督体系。
总之，采购成本的控制是酒店餐饮企业成本控制若干环节中不可缺少的重要一环。做好原材料采购工作无疑是对餐饮成本控制有一个根本的保证，使原材料的质量符合企业的要求，有利于食品成本的核算，有利于餐饮企业各项工作的顺利进行和维护消费者的利益。因此，加强原材料采购成本的控制是酒店餐饮企业成本控制的关键一步，对提高企业经济效益有着深远的意义。
参考文献：
[1]张蓉.酒店及餐饮企业财务管理的八堂必修课[M].北京：中国纺织出版社，2009.
[2]屠红卫.高星级酒店餐饮成本控制[J].商业会计，2006，(13).
[3]企业内部控制基本规范[Z]，2008.
[4]企业财务通则[Z]，2006.[责任编辑 陈丽敏]
作者：薛瑜
【摘要】本文结合酒店企业特点及我国内部控制相关规范性文件对HY酒店采购业务的内部控制流程进行分析并提出改进建议，为酒店企业在应用内部控制规范体系，优化企业内部控制方面提供借鉴和参考。
【关键词】内部控制 酒店采购
一、HY酒店采购业务流程现状
HY酒店是一家国有四星级酒店，隶属于XY集团(以下简称“投资集团”)下属的BX酒店集团(以下简称“酒店集团”)。HY酒店设有餐饮部、客房部、财务部等八个部门。
HY酒店的采购业务分别由三个采购主体进行：
一是投资集团内的专业采购公司WX公司，负责投资集团内所有公司的办公用品、办公家具等通用性物资及所有设备的采购;
二是酒店集团采购部，负责酒店生产原材料采购，包括餐饮用的肉类、海鲜、蔬菜、水果、等以及客房用的一次性用品、布草等;
三是HY酒店财务部下设的采购组，负责上述两项以外的物资采购，如维修用的配件材料等。采购组设置采购主管、验货员、仓库管理员岗位。
HY酒店采购业务主要环节具体如下：
(一)采购计划
酒店于每年11月制定下一年度通用性物资及所有设备的采购计划，报酒店董事会审批。
(二)申请采购
1.生鲜类食材由餐饮部的厨师填写纸质《每日市场采购单》，在每天晚上8点30分前提交验货员，由验货员传真给供应商订货。
2.除生鲜类食材以外的物品，由使用部门填写纸质《采购申请单》，经使用部门经理、财务部经理、酒店总经理顺序审批后交采购主管执行采购。
(三)供货商选择、定价与订立合同
1.酒店的食材及客房用品由酒店集团统一以招标的方式选定供应商，并与供应商签订框架协议，确定供应价格，各下属酒店根据实际需求向供应商订货、结算。
2.酒店通用性物资及所有设备的采购由WX公司直接作为供应商，酒店与WX公司签订采购合同。
3.除上述两项以外的其他物资，如维修用的配件材料，由采购主管在市场上直接采购，未签订合同。
(四)验收
1.酒店每天购进的食材由餐饮部厨师与验货员共同验收，验货员将验收后的货物清单录入酒店管理信息系统。
2.除食材以外的其他物资、设备，由仓库管理员验收，仓库管理员将验收后的货物清单录入酒店管理信息系统。
(五)付款
采购人员定期与供应商对账，根据发票、进货单据填写《支票申请单》，经成本会计、财务部经理、总经理顺序审批后交出纳办理付款手续。
二、HY酒店采购业务流程内部控制存在的问题
虽然，HY酒店在采购业务流程中建立了一系列内部控制制度，来规范采购行为，但以《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》(以下简称“《应用指引》”)及相关规范的要求来看，还是存在一些问题，主要有：
第一，采购计划不完整。酒店每年的采购计划仅包括通用性的物资和设备购置，而食材、维修所用的配件材料都没有制定采购计划。根据《应用指引》：“采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费”。采购计划不完整将导致库存安排的不合理，进而影响酒店的产品与服务。
第二，采购申请制度不完善。按照《应用指引》：“企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。”酒店使用的肉类、蔬菜等食材具有采购次数频繁，使用量难以预计的特点，但是HY酒店仅凭餐饮部厨师填写的《每日市场采购单》就进行订货，没有进行职责权限划分，缺乏必要的审批程序，不利于风险管控。
第三，酒店维修所用的配件材料采购流程缺失。配件材料采购是HY酒店自行组织采购的主要内容，但该项采购业务在计划、选择供应商、定价、订立合同等各个环节均存在缺失，存在一定的管理漏洞。
第四，验收与仓库保管职责未分离。在验收的环节中，仓库管理员即负责验收货物又负责仓库保管，验收与仓库保管职责未相互独立。
第五，供应过程管理及采购业务后评估制度的缺失。根据《应用指引》“企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案”，同时《应用指引》强调企业应当建立采购业务后评估制度。但是这两个环节在HY酒店的采购业务流程中都没有建立。
三、HY酒店采购业务流程内部控制改进措施
(一)编制完整的采购计划
酒店应把食材、维修配件材料等纳入每年采购计划，这样才能使采购部门完整掌握需求信息，统筹安排，避免与生产经营不协调。由于酒店业务具有不可预知性，有多少客人入店、客人喜好什么类型的餐食，设施设备发生故障的时间、频率，都是不可预计的，因此，食材、维修配件材料的采购计划还要从年度计划分解为季度计划和月度计划，根据实际业务发生情况、库存量，进行动态调整，制定与实际情况相符的采购计划。
(二)完善请购制度
食材的申请采购环节要进行职责权限的划分，建立相应的申请审批程序，食材的归口管理部门是餐饮部，餐饮部负责人应承担起确认采购需求的责任，因此，应由餐饮部厨师填写采购申请单据，经餐饮部负责人审批后再提交给验货员进行订货。
(三)建立配件材料采购完整的业务流程
1.建立供应商选择机制。酒店首先应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，按照生产厂家→代理商→经销商→批发商→专业供应商的筛选顺序，确定合格的供应商清单;其次，建立供应商管理信息系统和淘汰制度，对所供应的物资或劳务的质量、价格及服务等进行实时管理和考核评价，根据考核结果对供应商进行合理调整。
2.合理确定采购价格。酒店应将常年所需的、品种相对确定、数量消耗有规律的配件材料信息进行汇总，采取每年一次性集中招标采购的方式，确定品种、价格，实际需要时，按实际数量采购。
3.订立采购合同。按照规定权限签署配件材料的采购合同，明确双方权利、义务和违约责任，保证产品的质量。
(四)验收和保管职责分离
验货员及仓库管理员的工作职责应重新界定，验货员不仅要负责食材的验收，而且要负责酒店其他物资的验收，但不接触入账记录;另一方面，仓库管理员应仅仅负责仓库保管的职责，录入货物入库信息。通过重新界定验货员、仓库管理员的岗位职责，对验收、保管职责进行分离。
(五)建立供应过程管理及采购业务后评估制度
采购主管应根据采购合同建立合同台账，跟踪采购合同中主要条款的履行情况，对异常情况采取必要措施，保证需求物资的及时供应。建立采购业务的后评估制度，定期对采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、等采购供应活动进行专项评估和综合分析，以便及时发现采购业务薄弱环节，不断优化采购流程。
参考文献
[1]中华人民共和国财政部等制定.企业内部控制规范.北京.中国财政经济出版社，2010年.
[2]郭惠云，高怀金，张涛.星级酒店内部财务控制.北京.经济科学出版社，2003年.
[3]常青.基于风险管理视角的SLCC酒店内部控制研究.吉林.吉林大学工商管理硕士学位论文.2009年.
作者：洪小斌
1.杠杆采购：杠杆采购指的是长期持续性的随机采购，但却不与供应商维持比较密切的合作关系，这可能是对价格的波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短所导致，使得采购
不得不随时寻找价格最低的供应商，采购人员需花费较多时间进行价格分析。
2.采购成本控制与减低采购成本的方式方法质量成本， 根据质量保证或PPM标准进行单价的调整成本分析，是否有最小订货量，量大，单价也许就越低吗交期成本，警告供应商，不同的交期标准不同的价格服务成本，让SEQ给供应商一个服务周期，最好是最佳时间其他成本，是否有地方保护主义成本、回扣成本、包装损失，意外损失成本技术变更等等。
3.采购方式的选择，在百度输入“酒店采购 成本”这个关键词，就会发现相关内容，基本都是关于如何降低酒店采购成本的，但是内容几乎都是以传统的采购方式为分析对象，提出的一些解决方案，其实不管是建立完善的采购制度和供应商管理制度，还是干脆交给第三方集中采购，都不能从根本上解决成本节省的问题，因为业态(商品如何送达客户手中的方式)没有改变，改变其他的意义都不大。美国的酒店之所以青睐于选择互联网一站式采购，是因为这不仅仅是一种新的业态，更在于这种业态会让一切交易变得更直接更透明，大大的节省成本，并且有效杜绝回扣问题。
其实酒店采购的主体只要涉及到四个方面。
1.是酒店，酒店用品需求方;
2.是供应商，酒店用品供应方;
3.第三方，网络一站式采购平台，整合大量供应方资源，一站式满足酒店所有采购需求;
4.物流，提供配送服务。
当我们跳出传统的采购思维后，一切都简单了，我们来假设一下这个流程。酒店有了采购需求，找到一站式平台，提交自己的采购需求;一站式平台根据需求，在已经整合的供应商里面，为酒店配置最合适的产品和报价，然后将做好的报价通过网络反馈给酒店;酒店相关负责人审核通过后，通知一站式平台的客服采购，并且在线付款，最后商品通过物流的方式直接送达酒店。
酒店用品，用具和办公统一由采购供应部采购供应。物品采购分为：
1， 计划
各营业部门于每末编制跨物资计划用品送财务部，由仓库汇总《采购计划》一式三份，送财务经理审批后，交仓库，采购部各一份，采购部根据计划表要求与供货单位签订合同。 2， 月份计划
各部门在每月25日前，将下月份的计划用品，编制《物资用量计划表》送财务部审批，仓库据审批好的计划表，汇总编制《月份物资采购计划表》一式三份，送财务经理签名后交仓库，采购部门各一份。
3， 月间追加计划
各部门如月间因营业需要临时增加用品使用量，可追加计划报财务经理审批后送仓库领货。如仓库无货，才由仓库下达《采购通知单》报财务经理签名后送采购部采购。
4， 仓库物资计划管理
(1) 属外地供应的购货合同，采用分期分批或一次购进的方法，
做到库存合理，防止积压。
(2) 仓管员在制定采购计划时，应按实际情况控制库存量。
酒店用品，用具和办公统一由采购供应部采购供应。物品采购分为：
1， 年度计划
各营业部门于每年度末编制跨年度物资计划用品送财务部，由仓库汇总《年度采购计划》一式三份，送财务经理审批后，交仓库，采购部各一份，采购部根据计划表要求与供货单位签订合同。 2， 月份计划
各部门在每月25日前，将下月份的计划用品，编制《物资用量计划表》送财务部审批，仓库据审批好的计划表，汇总编制《月份物资采购计划表》一式三份，送财务经理签名后交仓库，采购部门各一份。
3， 月间追加计划
各部门如月间因营业需要临时增加用品使用量，可追加计划报财务经理审批后送仓库领货。如仓库无货，才由仓库下达《采购通知单》报财务经理签名后送采购部采购。
4， 仓库物资计划管理
(1) 属外地供应的购货合同，采用分期分批或一次购进的方法，
做到库存合理，防止积压。
(2) 仓管员在制定采购计划时，应按实际情况控制库存量。
1、采购部在酒店中的作用与任务 (1)采购部在酒店中的作用 ①为酒店的运营提供物质保证
采购部要根据酒店的生产经营主向，按时、按质、按量提供各种物资，确保酒店正常运行。
②为酒店提高服务质量创造重要条件
提高酒店的服务质量，有赖于员工素质和物资的品质以及两者的结合程度。 ③采购部是控制经营成本，提高经济效益的重要环节
搞好采购管理，可以节约物资耗用，提供价格合理、质量优良的原材料，实现尽可能少的资金占用，对降低酒店经营成本有重要意义。 (2)采购部的基本任务
采购部的基本任务是：对全酒店的物品采购工作进行计划、组织和控制，保证全店物资供应，直接对酒店总经理或主管经理负责;贯彻勤俭节约的方针，提高酒店的经济效益。其具体的工作是： ① 负责物资采购计划的编制，在职权范围内，负责制定审批物品采购申请计划。 ② 按质、按量。按时并能以合理、有利的价格采购到酒店所需各项物品。 ③ 负责对本酒店各类物质进行采购、验收、促存和发放。
④ 收集。分析物质在流动中各环节的情况和各方面的信息反馈，提供和改进物质管理和使用的各项措施。 2餐饮原料采购的组织形式
餐饮原料采购，包括订货和购物两个基本环节，根据饭店的管理体系及餐饮规模和人员等情况，餐饮原料采购主要有以下三种组织式： (1)饭店采供部负责采购
这种采购组织形式是由餐饮部门提供采购的申请和要求，由饭店采供部统一采购。
餐饮原料有饭店采供部负责采购的优点是利于专业化管理，便于资金和采购成本的控制。
(2)餐饮部负责采购
这种采购组织形式就是餐饮部负责所有餐饮原料的订货和购物业务，该形式的优点是能根据餐饮业的业务状况，灵活及时地采购，便于控制数量和质量。不足之处是缺乏制约，容易出现财务漏洞。 (3)餐饮不和采供部分工采购 分工采购，即由餐饮部负责鲜活原料的采购，采购部负责可储存原料和物品的采购。
餐饮部和采供部分工采购的优点是比较灵活，及时满足餐饮业务活动的需要，踏实也有利于采购成本的控制 。不足之处是多头采购，管理与协调带来不少麻烦。 3.餐饮原料采购的方式
(1)市场采购 市场采购，就是采购人员通过网上信息宣传资料或直接在市场中获得的信息进行分析取舍，选择其中的若于家作为侯选供货单位，索取报价，并通过洽谈(讨价还价)从中选择最优最佳的供货单位。 (2)招标采购 招标采购，就是饭店把所需采购的原料名称及规格标准，以招标的方式向社会公布或以邀请招标的形式寄给有关供货单位。供货单位接到招标信息或招标邀请后，在投标的有效期内向饭店寄送投标书(单)，饭店根据客观公正、科学的原则，对投标书(单)进行综合评定，选择信誉程度高、原料符合质量规格、供货及时、价格合理的单位作为中标单位。招标采购一般适用批量大、数量多、价格高的餐饮原料。 (3)定点采购
定点采购，就是饭店选定供货单位并与之签订长期供货合同，来保证所需原料的采购方式。定点采购方式，一般适用于缺原料和特殊原料。 (4)代售方式
代售方式，就是由供应商提供原料饭店设置海鲜地，由供应商负责采购养殖，饭店则在营业期间计量取用，根据实际用量按月结算，供应商则需保证饭店所需的品种和数量。
4.餐饮采购的控制
餐饮原料的采购必须抓好以下几个环节： (1)编制采购计划
采购计划以书面(其中多为表格)形式规定原料采购的项目、规格、单位、数量、质量要求等，是采购活动的“工作说明书”。 ①采购计划类别分析
依据不同参数，采购计划可作不同划分。按时间跨度可分为年度采购计划、季度采购计划，每月采购计划和日采购计划;按原料消耗的方式可分为鲜活食品原料采购计划和可储存食品原料采购计划;按采购的方式可分为零买采购计划和批发采购计划。
不同的饭店，可以根据自身的的情况编制不同的采购计划。 (2)采购计划内容
一份完整的采购计划，至少应该包括以下内容： A采购基本要求。 B.采购数量。
C.规定采购频率、采购批量和计划采购时间。 D.确定常用原料采购的最佳供货渠道及供商。
E.根据原料市场的现实状况和未来状况的预测，提出每种理想的采购价格。 F.根据采购的数量和理想价格，核算本期采购的资金占用量，以便与饭店的财务预算相比较。
G.有许多原料因其特殊的物资特性，对运输方法有特殊要求。在编制采购计划有必要说明其储运方法。 (3)采购计划的编制程序 A.主管领班起草
最了解某类具体原料需要用量的是各部门的主管，领班人员，采购计划首先应由最基层的使用单位组织研究，提出计划期内对各类原料的需要品种以及需要数量。部门对班组意见进行审核，提出本部门计划期内对各类物资的需求，上报饭店采购部门。
B.采购部汇总
每个部门编制的采购计划在采购部汇总，由采购部逐项检查每种原料的库存量和实际需要采购的数量，并补充所有诸如采购原则、采购渠道、供货商的选择等，从而编制出完整的采购计划。
C.饭店各业部门对物资的需求及采购部门的物资采购行为部，必然受到饭店资金状况的约束。没有相应的资金的资金支持，物资采购计划就无法实施，因此，编制采购计划时，要由饭店的财务部门审核，审核主要内容是将采购计划与饭店预算相比较，修整其中不合预算的部分，使采购计划更为合理，更具有可行性。 D.总经理审批
采购计划要由饭店总经理或分管副
酒店采购员岗位职责
供应部工作职责和工作标准
一,目的作用:
1.1可作为供应部开展工作的规范依据.
1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据.
1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据.二,管理归口
总经理是供应部的上级直接领导.
供应部的工作直接对总经理负责.
三,工作职责
1,采购计划的编制
负责根据生产,总务,设备及检验等各部室物品需求计划,编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实施,保证经营过程中的物资供应.2,物资供应:
2.1负责原辅材料,中药材,包装材料,备品,备件,办公用品,检验用品及燃料等的采购供应工作.
2.2认真做好市场调查和预测.掌握物资供应情况.
2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资,做到既要价格合理,又要保证质量.
2.4负责各类采购合同的签订与管理,落实工作,并制订相应的管理制度.
2.5严格执行企业制定的物资供应制度,按照采购原则进行采购作业,根据生产安排做好物资供应的进度控制,实现物流的优化管理.
3,采购物资的入库与结算:
3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作.
3.2对不合格产品及时退货.
4,供货单位的质量审核:
4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作.
4.2加强物资供应档案的管理,做好物资信息情报的工作,建立起牢固可靠的物资供应网络,并不断开辟和优化物资供应渠道.
4.3负责制订物资采购工作各项管理制度.
4.4建立可靠的物资供应基地,会同质量管理部等有关部门做好供应商评估,优化选择,关系处理等工作.使之按时,按质,按量进行物资供应.
5,负责企业外委托加工的出入库业务.
6,与企业内各部门加强沟通配合,处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题.
7,完成公司领导交办的其他工作任务.
四,职责权限:
4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应.
4.2有权要求仓库保管员提供报库存表.
4.3采购权:
4.3.1食堂用具的采购权.
4.3.2办公用品,用具及劳动保护用品,工装的采购权.
4.3.3卫生用品,用具的采购权.
4.3.4公司内备品,备件,生产用品用具及维修用料的采购权.
4.3.5检验用品及用具的采购权.
4.3.6企业用燃料的采购权
五,工作标准
5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令,并且圆满地完成.
5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划,按时,按质, 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资,为企业生产经营活动提供了物资保障.
5.3严格执行企业物资供应制度,遵守企业制定的采购原则,采购作业及供应商管理,供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求.
5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合,对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动,均能较好地与有关部门协调处理.
5.5根据各部门需注计划,实行定期订购和定量订购方式,达到最小限度地占用流动资金,提高资金使用效益.
5.6对供应商的管理办法行之有效,所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠,对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求.
5.7对业务员的日常管理严格,外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象,工作效率普遍反映均好.
5.8日常工作管理有条理,办公室整洁,工作秩序好,效率高.
5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合.
文章来源：采购师国家职业资格培训中心
酒店物品采购常用的几种方法
采购部对物品包括一般物品、食品、饮料、工程物品的采购，可以采用以下几种方法：
1、公开市场采购。亦称竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每日进货的食品原料。采购部通过电话联系或商函，或通过与供货单位直接洽商，取得所需食品原料的报价，一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价，分别登记在采购申请单上，经过比质比价，选择其中最好的供货单位。
2、无选择采购。在较特殊的情况下，酒店所需要采购的某种原料在市场上奇缺，或仅有一家供货单位，或酒店必须得到此物品及食品原料。此时，采购部往往采取无选择采购方法，即连同采购申请单开出空白支票，由供货单位填写。
3、成本加价采购。某种物品或食品原料的价格涨落变化较大或很难确定其合适价格时，可以采用成本加价法。此处说的成本指批发商、零售商等供货单位的商品成本。在某种情况下，供货单位和采购部双方都把握不住市场价格动向，于是便采用此法成交。即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分比，作为供货单位的盈利部分。此法对供货单位而言，减少了因价格的骤然下降可能带来的亏损危险;对采购单位而言，加价的百分比一般比较小，也比较合算，采取成本加价方法的主要困难是很难准确掌握供货单位物品的真实成本，因此酒店采购时较少采用此方法。
4、招标采购。它是一种比较正规的采购方法。一般只有大型企业使用。采购单位把所需采购的物品名称及规格标准，以投标邀请的形式寄给各有关供货单位，供货单位接到邀请后即行投标，报出价格，亦以要密封文件的形式寄回采购单位。一般而言，凡其物品能符合规格标准，出价格低者中标。这种方法有利于采购单位选择最低的价格但由于此法要求双方签订采购合同，因而又不利于采购单位在执行合同期间另行采购价格可能更低廉，质量更合适的物品原料。
5、“一次停靠”采购。酒店营业所需的物品原料品质繁多，必须向众多的供货单位采购，这就意味着酒店每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。为了减少采购、验收工作的成本费用，有的酒店使用“一次性停靠”采购法，如果属于同一类的各种原料、物资、酒店都向同一个单位购买，这样只需要向供货单位开出一张订单，接收一次送货，处理一张票据。然而，这种方法对大型酒店而言，仍不理想，于是酒店采购也使用超级市场购物方式。这种超级市场是现在逐渐建立的酒店物资源共享供应公司，它可以使酒店原料物资源共享供应及时无缺，而且每月订货，验收次数大大减少，降低了采购费用。
6、合作采购。合作采购是三家以上的酒店企业组织起来，联合采购某种物品原料。其主要优点是通过大批量采购，各酒店有机会享受优惠价格。尽管各酒店各有特色，但完全可以运用合作采购的方法采购某种相同标准的食品、饮料及各种通用物品。
7、集中采购。酒店管理公司或集团往往建立地区性的采购办公
室，为本公司该地区的酒店企业采购各种物品食品等，具体做法是各酒店将各自所需要的原料、物品及数量定期上报公司采购办公室，办公室汇总后集中采购。订货后，可根据具体情况，由供货单位分别运送到各个酒店企业，也可由采购办公室统一验收，随后再行分送。集中采购的优点是由于批量大，往往可以享受优惠价格集中采购便于与更多的供货单位商洽，原料质量和价格上有更多的选择余地;集中采购可以减少各酒店企业采购员营私舞弊的机会。当然，集中采购也有不足之处，如各酒店只接受采购办公室采购的食品原料，不利于酒店自己的经营特色或特殊需要;由于集中采购，酒店不得不放弃当地可能出现的廉价物品原料，集中采购可能趋使酒店菜单雷同，使酒店自行修改菜单的能力受到局限，不利于酒店创造独特风格。以上采购方法，各酒店应根据自己酒店类型、规模、级别档次、隶属形式、业务特点、市场条件等因素，选择合适的采购方法。链接：
仓管是酒店采购控制成本的重要一环
仓库主管的报告上级是采购部经理，督导下级是收货员、物品仓库保管员。仓库主管的主要职责为：
1服从采购部经理指示，负责酒店多种物品资源共享的申购，验收，保管及发放业务的组织管理工作。
2、根据部门的用量确定食品饮料及物品的库存量，负责审核申请采购单，写清各种物资共享的品名、数量、国内购买还是进口等项目。
3、监督检查执行收货的程序与标准的情况，严格入库前把关，严格审核订单和发票，对所有入库物资源共享的数量、质量、包装、卫生等进行检查，对于低质量物品提出退货或拒收意见。
4、督导库房保管员认真填写帐卡，根据收货日报表及时放账;严格执行物资源共享发放规定，坚持原则办理领取手续，按提货单上数量发放并销账。督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符，出现差错及时处理。
5、加强对食品库，酒水库和物品库的管理，对于保质期快到和使用慢的食品饮料，即时发给使用部门在保持期内用完;对于过期或破损的食品要及时报损;不准把不合格食品、饮料发入给使用部门，严格执行〈食品卫生法〉加强检疫工作确保卫生安全。
6、保证供应的前提下，不断货、不积压，使物资源共享周转快，缩短存放的时间，少占用资金;把库存量及时通告各使用部门，并根据市场情况提出申请采购建议，随时填写采购单;以保证标准库存量，保证营业需要。
7、制定库房安全管理规定并监督检查库房的安全工作，物品要按“五距”码放，制定库房消防安全管理规定。加强钥匙管理执行库房安全管理制度，发现问题及时上报解决。
8、负责库房、收货的日常工作，分配员工工作，检查员工执行工作程序与标准的情况。制订库房员工培训计划并执行，定期考核评估员工，对员工的奖惩提出建议。
9、协助采购部经理控制物品，食品、饮料的进价，分析市场行
情，积极提出改进工作建议协助经理做好库房的管理工作。
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