农村公路建设中的档案管理初探

农村公路是公路网的重要组成部分, 是发展农业和农村经济的重要基础设施。农村公路建设直接关系到农村经济的发展和农民脱贫致富奔小康的步伐。加快农村公路发展既是农村经济发展的客观要求, 也是全面建设小康社会的有效手段, 我们要把加快农村公路发展提到小康建设的战略高度来认识, 与时俱进、开拓创新、抢抓机遇、超前发展、积极探索农村公路快速发展之路, 为农业和农村经济发展提供良好的交通环境。农村公路是农村经济发展、农业结构调整、农民持续增收的重要基础条件, 是建设社会主义新农村战略任务的重要组成部分, 是直接联系广大人民群众的公路, 是造福广大农村兄弟的致富路、小康路、民心路。从中央到地方对农村公路建设都注入了前所未有的重视和热情, 将其作为解决“三农”问题、统筹城乡发展、构建社会主义和谐社会的突破点。

随着农村公路建设不断的深入推进, 产生了大量相关的资料, 这些资料真实反映了建设过程, 真实记载了工程建设成就, 使其有着重要的利用价值。因此, 资料的收集、整理和管理有着极其重要的意义。这就要求我们在农村公路建设中档案资料的收集、整理、归档必须完整、准确和系统。在今后的工作中, 我们既要加快农村公路的建设, 又要做好农村公路建设的技术和文书档案的收集、整理归档工作。

1 农村公路建设中档案管理存在的主要问题

近几年来, 随着农村公路建设的加快, 交通部门把主要精力放在建设上, 忽视了档案管理, 主要存在以下问题:

1.1 档案管理硬件设施较为滞后

未落实农村公路建设中档案管理必备的设施设备条件, 未配备专用档案室, 有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套, 引起档案材料霉变、虫蛀。

1.2 档案资料材料收集不齐

农村公路建设中涉及的范围广、内容多, 包括项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地拆迁以及项目管理过程中的文件材料;项目的设计施工监理文件材料;项目竣工和验收材料;项目建设中有关会议纪要、领导讲话、专家建议文件;事故的分析和处理等材料。由于工程技术人员把主要精力集中到公路的测设、公路质量的监督, 忽略了对各种资料进行及时的收集、整理和归档。因此, 造成资料收集不齐, 加上部分技术人员变动了工作岗位, 档案没有及时传递、移交, 也造成收集整理归档不及时。

1.3 档案管理人员业务不熟、档案管理制度执行较差

交通部门大多未配备专职档案员, 也没有组织专业知识培训, 档案管理人员业务不熟, 对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 难以适应档案管理工作。档案管理制度执行较差, 管理人员需要查档案时不合格履行手续按规定办事, 造成档案久借不归, 甚至造成档案材料造假、销毁、涂改、丢失等, 严重影响了档案的真实性。

2 农村公路建设中档案存在问题的原因

2.1 认识不到位

档案管理工作自身的特点, 特别是农村公路建设任务繁重, 一些单位和个人对其重要性认识不够, 对专 (兼) 职管理人员配备不到位, 管理制度不健全, 经费投入不足, 缺乏及时归档意识, 档案长期不整理、不装订、管理水平低, 收集渠道不通畅。

2.2 管理人员素质有待提高

由于管理人员多为兼职, 且频繁更换, 造成档案管理人员队伍不稳定, 素质参差不齐, 为规范档案管理工作增添了难度。

3 农村公路建设中档案管理的对策与思考

3.1 提高认识, 加强领导, 落实责任

由于农村公路建设中产生的资料真实记录了整个建设过程, 建设过程中是否严格按照国家有关规定进行公开、公平和阳光操作, 是否存在违纪违规行为, 其资料具有重要价值。为此, 必须提高对农村公路建设中档案管理工作的认识, 切实加强对档案管理工作的领导, 管理工作应由主要领导亲自负责抓总。在项目实施招投标后, 由公路建设科室负责对在建项目的各种资料的收集整理并督促中标单位建立责任体系, 工程技术员负责分管段的技术监督和各种资料的收集, 项目责任单位负责公路项目的建设和提供所建公路的各种资料和数据, 做到任务落实, 分工负责。

3.2 规范管理, 严格要求, 确保档案齐全和质量达标

一是明确收集和整理的范围。公路工程档案、图纸、资料收集涉及面广、难度大、管理工作任务艰巨。在收集整理档案时要严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》来收集和整理, 收集和整理的主要包括:项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地拆迁以及项目管理过程中的文件材料;项目的设计施工监理文件材料;项目竣工和验收材料;项目建设中有关会议纪要、领导讲话, 专家建议文件;事故的分析和处理等材料。二是明确参建单位资料收集、整理职责和内容。在工程开工建设前召开的设计、监理、施工、质监等单位的技术交底会上, 把工程档案资料管理的收集、整编、验收、移交的相关要求, 一并交底布置, 让参建单位明确任务, 落实职责。按照“工程设计、工程招标、合同管理、工程质评、工程结算、财务收支”等六个工作环节要求, 收集和整理资料, 主要内容有:立项文件, 包括项目建议书审批意见和前期工作通知书、可行性研究报告及附件、会议纪要、领导讲话调查资料及项目评估研究材料;建设用地、征地、拆迁文件, 包括申请用地规划意见通知书、县政府用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案、拆迁补偿花名册等;勘察测绘设计文件, 包括地质勘察报告初步设计和技术设计图纸和说明设计方案的审查、有关部门对施工图设计的审批意见;招投标文件, 包括勘察设计、施工招投标文件、承包合同、工程监理招投标文件等;开工审批文件, 主要是建设项目列入年度计划等的文件;建设、施工、监理机构及负责人, 建设、施工、监理投标单位的资质审查和验证;财务文件, 主要为工程结算材料;工程验收文件, 主要为工程竣工验收通知书、报告书、质量检查报告, 竣工检查报告等。三是严格资料移交。在工程质量验收、阶段验收和交工验收前, 由档案专 (兼) 职人员会同相关科室, 按照档案资料收集整理的规范和要求, 对档案资料的完整性、整编的规范性进行检查验收, 合格后才能进行工程验收和工程结算;严格移交鉴定、签证制度。落实档案移交责任制, 完善移交清单, 规范移交程序, 提高归档质量;严格竣工专项验收。在工程竣工验收前, 对项目档案进行全面清理、整编, 按照《重点工程项目档案专项验收管理办法》完成各项验收程序, 聘请档案行政主管部门的业务人员专项验收后, 方能进入局档案室。

3.3 加强档案管理人员队伍的自身建设

要注意加强档案工作队伍建设, 选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作, 关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。努力提高档案人员的从业素质, 积极参加档案主管部门举办的培训学习活动, 适时聘请档案部门的业务老师开展现场指导培训, 帮助做好档案资料的收集、整理、归档管理工作, 切实履行档案管理职责, 为促进档案事业的全面发展, 为发展新农村建设做出积极的贡献。