高职院校科研档案管理现状与对策

一、 高职院校科研档案现状

随着高职科研项目、专利授权数量的逐年上升, 摆在高职院校档案管理工作人员面前的一个首要问题就是如何建立、健全学校承担的科研档案的科学分类表和规范的组卷方式、制度, 确保科研活动形成的、具有保存价值的文字、图标、数据、声像等各种形式载体的每一项科研活动材料完整、准确、系统地科学分类, 规范地组卷。目前从本地区高职院校了解的实际情况看, 科研工作和建档基本不同步, 档案普遍存在不归档或部分归档, 更没有独立的科研档案分类表及针对学校特色的规范组卷方式、制度。主要问题有:

(一) 科研人员档案意识薄弱。一个科研项目从立项到结题所形成的一套完整、准确、系统的科研档案, 是科学技术的一种形式, 是学校科研的信息资源, 是学校乃至国家的宝贵财富。科研人员对“三纳入”思想和“四同步”管理 (即下达科技任务与提出科技文件材料的归档要求同步进行;检查科技计划任务与检查科技文件材料的形成情况同步进行;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步) 认识不深。不清楚科研项目档案必须归档, 而且归档材料必须齐整、规范等, 造成科研部门收集科研档案归档工作难开展, 科研部门要档案, 他们挤牙膏式地给一点, 以应付为主, 科技档案材料残缺不全和“缺胳膊少腿”的现象突出, 严重影响了档案质量。

(二) 对科研档案的重要性认识不足。科研档案是科学技术研究活动的真实记录, 是科学技术储备的一种形式, 是一项重要的信息资源, 是国家的宝贵财富, 必须实行集中管理, 确保完整、准确、系统、安全, 便于开发利用。科研人员对科研档案的重要性和社会功能不太明确, 对科研档案在经济和社会发展的重要作用缺乏认识, 尤其是在经济和科研领域, 科研档案有不可替代的法律效应, 利用科研档案可获得直接和间接的经济效益。他们仅仅把科研档案工作理解为繁琐的行政事务, 更认识不到建立科研档案是科研人员完成科研工作必不可少的一项工作, 是其分内工作之一。对科研进程的积累形成的原始记录、过程材料、计算数据、不逐一保存, 随处摆放, 造成课题材料流失, 归档不全等现象发生。造成科研人员的劳动成果被窃取, 浪费了科研人员的劳动成果, 且在法律面前有又无材料证据, 只能吃哑巴亏。所以, 加强科研人员的档案意识实在必行。

(三) 缺乏工作与材料收集的同步意识, 组卷不规范。科研人员对标准化、规范化工作的科研材料缺乏了解, 对科研各阶段的材料归档范围不明确, 普遍存在重两头轻中间的现象, 把研究实验阶段的重要原始记录、实验报告、计算材料、设计图文件、图纸、技术文件等关键的过程材料忽视了。尤其是立项周期3-5年较长周期的科研, 期间材料多, 数量大, 结题时, 任务完成了, 档案寥寥无几, 从头做起, 浪费人力物力, 也降低了档案的利用价值。档案移交时不完整, 组卷不规范, 严重影响科研档案利用效果。

二、做好高职院校科研档案的对策

(一) 提高科研档案利用与科研课题知识产权的意识。在市场经济体制下, 学校科研人员课题的数量、水平、经费与教师的切身利益直接挂钩, 科学的分类, 规范科研课题档案, 可以避免科研人员对科研档案归档的盲目性及应付性, 也可避免造成科研档案虚化、简化或核心内容不全, 科研档案留下知识产权的隐患, 给科研人员以及学校造成不必要的损失。所以, 提高科研人员对科研档案的重要性和社会功能的认识以及对科研档案在经济和社会发展的重要作用的认识, 确保完整、准确、系统、安全的科研档案, 不但便于开发利用, 也有利于科研课题知识产权的保护。高职院校应建立科研成果平台信息库, 将学校的优势科研专业信息完整、规范地分类发布在平台上, 企业可以通过科研平台信息库, 针对院校科研优势、服务内容及专利信息结合企业的需求, 主动联系校方, 以便达成合作意向, 科研平台信息信息库也是科研无形的法律依据。

(二) 科学分类, 规范组卷。提高科研档案的信息化利用与保管, 根据学校科研课题特点, 科学、规范地进行科研档案的收集、分类、整理, 有利于实现科研档案的价值, 发挥档案利用作用。科研人员在查找科研项目资料时, 总是习惯于按学科类别去检索, 了解此学科的发展, 取其精华, 去其糟粕。科学的分类原则有利于学科师生档案查找利用, 科学的分类同时可以为后来的科研人员提供重要的信息资源, 也是档案保管进一步规范的重要基础。

所以一些高职院校为了达到查阅科研档案时一目了然的效果, 才开始坚持以学科为基础, 结合课题进行分类, 即应按课题立卷, 依学科分类;学科带课题, 课题体现学科;应通过课题集中反映学科, 而不是把学科埋没在课题之中。目前, 高职院校一般都是在采用学科设置二级类目, 再按课题设置三级类目的方法。只有这样, 科研档案的分类才能显得更加清晰明了, 查阅起来才更加方便。

(三) 对科研档案的组卷原则的认识要到位。其一是编页号。为案卷内每页文件编制顺序号, 以便固定案卷内科研文件的顺序, 便于确切统计案卷内科研文件的数量, 有助于保护和查找使用。其方法是: (1) 凡是有文字的页面, 都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。 (2) 单面的在右下角编号;单反面的, 正面在右下角编号, 背面在左下角编号。 (3) 卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科研文件, 如成套图样、说明书、计算书等, 在编制时已有页号, 不必另行编号。只有在案卷内科研文件没有统一顺序号, 或者编号顺序不连贯, 或者排列次序不连贯, 或者排列次序有了变动及出现差误时, 才需要编页号或重新编页号。

其二是填制卷内科研文件目录。案卷内科研文件目录, 是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料, 一般在编制时就有图样目录或文件目录, 编目时应尽量利用原有目录。如果在科研文件形成时没有编制目录, 或原有目录不适用时, 则要编制或重新编制目录。案卷内科研文件的目录需要填制的信息有序号、题名、编号、责任者、日期、备注以及页次。序号, 指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号;题名, 指该份文字材料或图样的标题 (全称) ;编号, 指该份文字材料的文件号或图样的图号;责任者, 指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名;日期, 指该份文字材料图样的编制日期。总之卷内文件目录应根据文件排列顺序和编号逐份填写。文字材料每份文件或每种记录 (每种表格) 为一件, 图纸每张一件。每件材料应逐项编顺序号、文图号、题名、形成时间及张 (页) 号等, 以便计算机数据录入。

其三是填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科研文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用, 乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分:一部分是对组织案卷时, 卷内科研文件基本情况的有关记载和说明, 如图样、照片、文字材料等数量的记载, 以及归档单位或案卷组织者对卷内科研文件完整、准确情况的说明。另一部分是科研文件被送去组卷后, 在科研档案管理工作过程中, 针对有关该案卷变化情况的记载和说明, 要由科技档案部门的有关人员负责填写。谨记备考表必须要排列在案卷内科研主题内容之后。

其四是填写封面。案卷的封面, 就是指在一定的格式里填写上与卷内相关信息相符的简述。它既起到一目了然的效果, 还对案卷内的科研文件起着保护作用, 封面编制的质量和水平至关重要, 对科研档案著录和检索工具的编制和科研档案的管理和开发利用都有很大的影响。所以, 填制案卷封面在案卷编目中是重中之重。封面的内容设置, 主要由三部分组成: (1) 案卷题名。就是案卷的名字, 是案卷内科研件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征, 是直接指引和帮助利用科研档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成:一是课题名称, 即案卷内科研文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科研文件的内容特征, 如机械产品某组成部分 (结构特征) , 工程设计某设计阶段 (阶段特征) 或某专业 (专业特征) 的科技文件, 等等。三是科研文件名称特征, 如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。对于案卷题名的拟定, 一定要注意概括性, 做到言简意赅, 表达准确, 不可繁杂冗长, 防止卷内科研文件名称和简单罗列;同时要注意完整性, 能够恰当地揭示案卷的内容和成分, 避免不适当的简化。 (2) 案卷的管理性内容项目。这一部分包括:编制学院 (责任者) ——指案卷内科研文件是由何人、何院编制的;编制日期——指案卷内科研文件形成日期或起止日期;保管期限——填写经鉴别划定的保管期限;密级--根据保密规定填写。 (3) 档号项。包括档号, 即本案卷的科研档案号, 由分类号和案卷排列顺序号组成;科研档案号是以科研档案案卷为单位编制的, 是反映科研档案内容特征和管理特征的编号。档案馆 (室) 号, 即填写国家给定的本档案馆 (室) 的编号;缩微号, 即填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是, 在编制档号时, 首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表, 然后进行具体编制。每卷文件材料, 应依排列顺序逐页编制顺序号。文字材料, 凡有书写内容的正反面都应编号;图纸按张编顺序号。编号统一编制在右上角, 用号码机加黑色印油编制, 要求清晰、整洁。譬如某高职院校根据档案特点, 采用了学科-课题分类法, 而且在组卷时采用分类式科研档案号。将每个案卷编制档号, 明确了排列顺序:正件在前, 附件在后;印件在前, 原稿在后;批复在前, 请示在后。

其五是编制案卷脊背标签。脊背标签, 是管理和使用案卷的必备工具, 其项目有案卷题名和档案号。

四、结语

总而言之, 随着生产经营、基本建设和科研规模的不断扩大和社会主义市场经济的建立, 对科研档案信息的需求与日俱增。要想将科研档案发挥它的作用, 就要加强科研档案建设纳入重要议事日程上来, 及营造科研档案建设的良好氛围, 加强科研档案人员队伍建设。除此之外, 还要建立科研档案管理制度, 建立规范的建档程序, 建立多方密切协作关系。一定要注重科研档案的分类方法与组卷原则。对于提高高职院校科研档案整体管理水平, 发挥科研项目档案的利用效益, 更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

摘要：本文针对高职院校科研档案的分类方法和组卷存在的问题进行分析, 并根据我校科研档案的分类和组卷进行抛砖引玉, 希望能对各高校档案整理方面的能力提升带来一些帮助。

关键词：高职院校,科研档案,分类,组卷

参考文献

[1] 田淑华.科技档案与科研工作[J].兰台世界.2006 (03) .

[2] 田园.科研档案在高校管理中的作用[J].合作经济与科技.2010 (11) .