随着高职教育专业化的发展, 高职院校的数量及规模不断扩大, 人才一直是高职院校发展和改革的中心命题。在全国所有高校执行绩效工资后, 打破了人才流动的壁垒, 人才的流失影响学校师资队伍的建设和科研管理工作。师资队伍结构比例失调, 师资力量不均衡导致科研项目停滞或进展受到制约, 给高职院校管理人员提出了挑战。对有科研项目的流动人员, 科研经费管理效率低, 而高职院校又紧缺这方面的专业管理人员。
科研项目的研究人员多为科研人才, 对科研经费最新的财务报销和流程并不了解, 有时凭个人意识按原流程办理, 导致报销不畅, 由此带来工作上的不理解。科研项目管理主要涉及科技部门、财务部门、资产管理部门以及审计部门。科技部门侧重于项目的申报和项目验收, 财务部门侧重于经费的核算, 资产部门侧重于固定资产的入库、调配工作, 审计部门则侧重于项目经费验收等。虽然理论上职权分责明确, 实际工作中却多有交叉。如项目经费变动时, 往往就需要科研项目负责人逐个部门办理变动手续, 手续繁杂、时效性差, 甚至会出现各部门之间难以达成统一意见, 配合过程中出现争端的问题。
目前, 大部分高职院校实现财务信息化建设。但从科研项目管理来看, 均未建立基础的科研项目库, 部门之间使用的是各自独立模块的管理软件, 缺乏统一的科研项目信息化管理平台, 信息共享程度不高, 导致科研经费使用率低下。科研人员从项目申请、立项、预算申报、财务报销、甚至到预算调整、项目验收, 仍采用传统的线下审批和盖章, 浪费了科研人员的时间和精力。
随着国家和社会对高职院校科研工作的重视, 科研经费增幅较大。除了财政拨款外, 有些科研人员还与企业合作, 申请到了横向科研经费。但有时部分财政资金下拨不及时, 待经费下拨到位, 支付时间又受到了限制。加上科研人员又受支付进度考核影响, 就采取凑发票、重复购置科研设备的问题出现, 例如同项目组的科研人员, 在学校配套资金中购置了电脑设备;该项目又获得上级财政立项支持, 于是科研人员重复进行电脑设备的购置申请, 造成了不必要的浪费。
科学水平关乎国家命运, 科研能力关乎高职院校的发展, 在科学研究过程中, 最重要的还是人的因素。科技的竞争, 就是人的竞争, 如果不注重了广大科研人员的智力付出, 忽视人力成本的补偿, 就无法激发科研人员的工作积极性和创造性。对于公平有效的科研绩效考核, 或考虑如何加大绩效奖励力度, 需要高职院校建立一套科学完善的绩效评价机制。
构建服务于“中国特色高水平”建设的高职院校财务与科研管理信息化协同平台, 首先需明确此平台的服务方向是服务于教学科研, 提升服务质量的获得感和满意度;业务内容就是:规范业务流程, 将相关业务系统无缝对接, 优化资源配置, 提高资源设备的使用率;操作手段就是:全方位的监督管理, 提高风险防控水平;建设最终目的就是:提高资金利用率, 为高职院校领导层提供决策的参考数据并为科研人员的持续创新提供保障。
财务与科研管理信息化协同平台明确了科研项目的财务核算口径与科研项目的预算口径之间的对应关系, 做好预算与核算之间的衔接, 同时科研项目根据科技部门和财务部门的相关要求和标准归集数据。科研人员在科研项目申请时, 不需要专业的财务知识, 便可根据申报书中的科研项目口径填报, 信息只需填报一次, 无须多部门填报该项目的相关信息, 从而提高科研人员对项目的管理效率。
财务与科研管理信息化协同平台将把科研项目信息采集、预算额度控制、授权审批以及内部控制都嵌入到整个业务流程中, 科研人员从项目申报到项目结题等过程, 可一站式完成科研项目的管理工作。科研项目职能部门的管理人员全网操作, 实时进行财务处理、数据汇集、科研经费序时查询, 对有异议的业务, 平台提供影像化的会计凭证, 无须再到财务部门调取原始凭证, 避免因某一环节卡克而降低整个事项的效率, 给财务和科研管理人员的管理水平提升提供了技术支持。
财务与科研管理信息化协同平台的数据汇集、全要素全过程核算, 进一步融合科研管理与财务管理的内容, 实现服务于“特色高水平”高职院需求的科研经费管理应用, 科研项目间的横向、纵向对比, 教学部门间的科研项目对比, 可通过多功能的报表, 分析出科研项目优势和薄弱, 为进一步科研成本控制提供数据支撑, 为高职院校战略性决策提供基础数据服务。
项目信息管理是指对项目信息的采集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作, 将项目从申请、立项、使用、结束作为管理对象进行管理。项目信息采集是项目信息管理关键的第一步, 也是各环节得以开展的基础保障。项目信息采集有误或不完整, 就会导致后面环节遇阻。
为了全面、及时、准确地识别、筛选、采集到原始数据, 首先要建立项目内容全面的信息采集库。将各环节所涉及、所需的信息纳入信息采集库中, 基础数据完整, 才可确保信息后续有效性的发挥。其次, 将项目信息库中的, 科研项目预算科目与会计核算科目进行相对应。也就是科研人员发生的, 在经费报销时, 看不懂财务报销时使用的经济分类。最后, 增添其他环节所需的辅助信息。例如一般的数据采集, 只需上附合同附件, 未将合同中的重大事项提炼出来, 而合同的执行情况的风险点, 就会被忽略, 在基础层, 要将科研经费有影响的内容, 以项目内容形式采集, 如合同中的责权比例问题, 为科研经费风险评估提供保障。
这一层的流程是建立在项目信息库与科研管理部门的科研管理系统及财务处科研经费管理系统三方对接的基础之上, 在完成项目信息库的数据采集, 计算机自动完成数据同步, 三大系统数据共享, 科研管理人员对项目申请的内容进行实质性审核, 以及经费下达后项目经费分配进行操作, 财务处管理人员对经费预算合规、合理性进行审核, 两部门可同步完成项目信息的审核手续, 即做到科研人员只需跑一次的目的, 也实现责权明确的功能, 更为下一步信息的传递增添燃速剂。
借助财务信息化系统自动完成科研经费报销的建账、流程审批、结算等过程。科研人员在经费报销申请时, 系统先对项目的预算额度、预算指标和预算分类进行确认, 上传原始凭证、票据, 财务网上报销系统自动完成票据鉴别、业务流程审批、数据汇总、支付方式生成等数据处理工作。全过程将高职院校本单位的业务流程、内部控制流程嵌入到报销流程中, 从而实现财务信息和科研项目自动化、集约化的处理工作。
我国高职院校科研经费逐年稳步提升, 科研经费的管理难度逐渐加大, 如何通过分析手段、方法和技巧对已有的科研经费数据进行探索、分析, 从中发现业务规律和内部联系, 为科研管理的领导层提供决策参考。信息化的数据共享, 可将每一笔科研经费的收支情况统计、汇总, 生成科研经费收支明细表、序时进度表、经济分类占比表。通过图、表的方式来呈现, 借助数据展现手段, 将让数据的使用者, 更直观了解并分析科研经费的信息。
为适应“特色高水平”高职院校财务与科研管理工作的开展, 需要强化财务与科研信息化的协同, 设置专门维护财务与科研管理信息安全的管理人员, 对部门间信息协同平台出现的对接不流畅等问题, 做到及时沟通协商, 对平台设置不合理、繁杂的流程, 共同研究改进方案并落实到位。同时完成部门与部门一对一的数据对接, 要积极推进一对多, 多对多的部门数据对接工作, 从而为高职院校提高办学能力和办学质量提供优质的教学服务。
建设“特色高水平”高职院校财务与科研管理信息化协同平台, 需要建立健全一套适应本单位财务与科研内部控制制度。重点关注财政校内配套、预算拨款外的横向、纵向科研资金的监管。采用内部审计和外部审计相结合, 全方位、多样化检查经费的使用情况;利用大数据获取科研经费实际支付情况, 将内部控制出现的不规范和不合理的现象, 重新梳理并加以规范, 做到内部控制可量化, 为学校领导层提供科研管理的决策参考, 实现高职院校科研项目绩效产出最大化。
中国特色高水平高职院校建设处于信息技术高速发展的时代, 对高职院校管理人员的信息技术能力提出新的要求。如何提高高职院校科研创新水平, 除了重视科研经费管理, 还要加强科研财务管理队伍建设, 特别是对人才的管理, 因此掌握必要的法律、财务、管理等方面的知识十分有必要。加强信息化建设, 让高职院校财务人员从单一、繁杂的业务中解脱出来, 有更多的时间和精力专研科研工作规律, 强化科研管理人员会计法律法规的学习, 复合型的人才培养, 保障了科研经费的安全性和规范性, 也提高了科研资金的使用效率, 提升了高职院校的科研水平。
摘要：随着特色高水平高职院校建设工作的开展, 科研经费管理面临新的挑战, 科研项目管理不科学、财务与科研管理的信息化不融合、业务流程执行不畅等问题, 为了提升科研管理服务水平, 促进“特色高水平”高职院校发展, 探索财务与科研管理信息化协同平台的构建, 提升内部绩效管理为特征的内部管理能力, 促进全校全方位的高质量高水平发展。
关键词：高职院校,财务与科研,信息化协同,平台构建
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