OA办公自动化系统在企业中的应用
摘 要：随着信息技术的飞速发展，办公自动化系统的发展有了很大的提高，企业办公管理系统应用的知识也越来越高。办公自动化系统已广泛应用于企业，可以提高整个企业的效率和可控性，有助于规范和改善现有的企业管理。降低办公成本，改善管理执行，提高管理竞争力。本文介绍了办公自动化系统从设计到应用的全过程，体现了办公自动化系统在企业中的作用。
关键词：OA系统;办公自动化;应用
1引言
20世纪80年代初，随着计算机技术和计算机局域网技术的发展，办公自动化系统逐渐兴起。办公自动化系统在企业中的应用不仅解决了传统办公模式的低效问题，而且实现了快速，全面的信息采集和处理，为内部管理和重大决策提供了科学依据。随着科学技术的不断进步，办公自动化系统的功能和内涵得到了进一步的发展和完善，为未来的信息社会提供了一个高效，快速，智能的办公环境。
2 OA办公自动化系统总体设计方案
2.1方案整体设计思路
办公系统是LotusDomino系统支持平台，提供系统安全服务和协作工作平台数据库服务。系统使用B/S(浏览器/服务器)结构。为了方便公司用户和管理人员使用维护系统，支持公司总部，下属单位和个人用户建立多级定制门户，并及时有效地发布信息还有助于获取您需要的信息。
2.2办公自动化系统建设的特点
2.2.1完全采用浏览器的访问形式
浏览器/服务器架构逐渐成为当前信息化建设的默认标准，这将降低系统使用和维护成本，满足大多数人的使用习惯，并有效支持远程办公和移动办公。
2.2.2根据需求灵活多变的系统部署能力
系统架构使用基于多服务器和多应用程序架构的公平桌面系统框架。在此框架中，每个服务器和应用程序节点是相互关联的，而不是独立的，并且它们可以通过框架的底部进行通信和同步。
2.2.3灵活的多级系统管理
由于集团人员众多，组织复杂，调整相对频繁，系统需要适应企业管理的特点。系统不能限制注册用户的数量。系统支持下级单位经理的管理权限下放，实现企业内部的层级管理。
2.2.4框架加组件的体系架构
办公系统的构建使用硬件和软件(操作系统，数据库等)。系统平台开发了一个开放，易于扩展的应用系统框架。它包括用于特定应用程序的通用功能和统一用户界面，并提供标准接口和灵活的配置功能。用户可以开发自己的模块，并且可以轻松地将模块添加到整个框架中。通过简单的配置和部署，它可以适应您自己的系统，易于扩展，并确保原始系统的可重用性。
3 OA办公自动化在A企业中的应用分析
由于缺乏员工的知识和经验，以及现有知识和经验的共享，公司无法迅速改进;沟通渠道不明确，沟通速度和效率降低，任务分配不明确，导致协作不足。员工之间缺乏反馈和领导。为了加强员工之间的沟通，共享各种资源，简化审批流程，企业通过电子邮件，短信，在线联系等方式建立了知识共享和办公协作平台。
3.1 A公司办公自动化现状
该公司成立于2005年6月，位于中国苏州高新区。主要从事液晶模块信号检测系统的开发和生产，涉及检测，设备，产品，智能和通讯五大领域。目前，公司办公室管理的缺点主要体现在以下几个方面：一是在工作安排和监督方面，主要基于会议沟通，面对面安排，电话员工安排和报告等，严重浪费工作。缩短时间，降低监管效率。二是在审批工作中，手工交付工作报告，沟通，员工报告和文件仍然是主要方法，可能导致不合时宜和不完整的审批，内部沟通不到位。三是在文档管理领域，数据存储在各个职能部门中。当需要来自其他部门的信息时，必须由其他部门阅读，这会浪费时间搜索纸质文档。同时，当人们频繁移动时，也会导致数据丢失或存储不完整。四是远程办公，电子邮件和电话交互的成本仍然很高。公司采用办公自动化系统，主要用于内部公共信息发布，电子邮件发送，部分报告，报告等，对提高办公效率起到一定的作用。但是，从协调的角度来看，办公自动化系统还没有得到充分利用。无法实现办公自动化，符合信息控制和控制系统建设的要求。
3.2 OA办公自动化系统在A公司的应用策略分析
A公司应充分利用办公自动化系统的功能，实现协同办公和移动办公。这些包括：
(1)合作工作。通过办公自动化系统的协同工作功能，建立相应的工作流程，同时启动和管理协同事务。具体项目包括：个人设置，文件起草，代理事宜，提醒等。(2)文件管理。该功能主要包括官方文件的起草，分发和审批，以满足官方文件发布，接收和文件管理的需要。(3)文件管理包括监督和统计。使用此功能，您可以创建新邮件，收件箱，发件箱，草稿，垃圾邮件箱，并快速找到所需的邮件。(4)办公自动化系统可用于建立开放的信息发布和通信平台。通过公司的规章制度，可以发布电子公告，新闻信息，知识档案等信息，有利于及時了解公司情况。实现及时交流，促进公司发展。(5)准备工作计划。办公自动化系统可以填写工作计划，让部门和员工参与工作计划。工作计划的类型包括每周计划，月度计划和年度计划，这些计划可以实现工作计划的整体管理。
3.3 OA办公自动化系统运用效果分析
首先，该系统的广泛使用继续加强各部门雇员之间的联系。该系列办公界面易于使用，可以有效地为员工提供信息。在该系统的支持下，所有员工都可以参与办公流程，了解企业各方面的发展，学习规章制度。它有助于管理者指导员工的日常行为，充分调动他们的积极性，为公司的发展做出贡献，提高公司的自动化水平。有效管理合同和文件，促进人力资源部门的有效整合，促进跨部门沟通。大大节省人力和物力。
总之，办公自动化系统不仅可以实现企业各部门之间的信息交流，还可以进一步提高信息收集和组织的效率，合理化办公，促进企业管理部门的发展，提高水平。科学技术。全面管理，减少工作量，提高工作效率。但是，办公自动化系统的全面实施并非一步到位。它需要一个漫长而复杂的过程，这需要公司总结实践经验，改进相关系统，并最终实现办公自动化。
参考文献：
[1]陈竹云，叶雯.计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用[J].电脑知识与技术.2018(35).
[2]李唯，徐玲利.办公自动化系统的设计与实现[J].电脑编程技巧与维护.2019(01).
[3]刘恋.医院办公自动化系统的设计及应用[J].科学技术创新.2019(11).
作者：吴晖霞
摘要：近些年，基于组件的软件开发已发展成一个新的趋势。基于组件的软件开发给软件开发者带来了全新的设计、开发理念。在现有组建的基础上，通用（OA）办公自动化系统的开发显得更加快捷，也方便维护和更新，当系统中的某一部分或功能不再符合工作需要时，只要对相关的组件进行升级和替换，这样就可以根据工作情况新增或调整该部分的功能，提高整体工作效率。
关键词：办公自动化；组件；应用
1 基于组件的软件开发的特点
1.1 概念
继传统的结构化程序设计技术和面向对象程序设计技术之后，基于组件的软件开发（Component-Based Development，简称CBD）和基于组件的软件工程（Component-based software engineering，简称CBSE）成为近些年软件设计和开发的一个新趋势。基于组件的程序设计给开发者带来的是全新的设计、开发理念。20世纪90年代，面向对象编程（OOP）技术很快发展成为包括组件在内的软件开发技术。基于组件的软件开发已发展为新的开发技术的中心，相比传统的开发方式，组件式开发不太注重继承性和多态性等编程语言的特性。而是注重于整个软件的架构、性能、维护和交互等过程。
基于组件的软件开发在面向对象技术的基础上，进一步实现了更高层次的软件重用性和异质体系结构中的互操作性。为提高软件质量，积累和固化知识财富尽可能地缩短软件开发时间开辟了新的途径。此方法与传统的软件开发方式不同，基于组件的软件开发着重于组件的规划、设计与开发。
在软件领域里，组件定义是存在一些不同的，大概如下：
1）组件可以进行替换。
2）运行的组件相当于一个动态软件包，其通过文档界面访问。
3）软件组件是二进制单元，它们相互通过接口来组成一个系统。
4）组件可进行交付并且能够重复使用。
对于组建的定义，不只以上几种，但都存在很大的相似。基于组件的软件工程的主要任务是把组件集成为系统的开发方式，以实现软件的功能需求，这种开发中，组件作为可重用的实体，将系统作为组件集的成体，系统的维护和更新则是通过定制和替换这些负责各项功能的部件来实现的。软件的组件作为一个综合体的一个部件或单元，这个单元只有约定好的指定接口和对外部环境的依赖关系。一个软件的组件可以被独立地配置，这些组件常由第三方开发并受第三方组合的制约。
组件通过接口集成到应用软件中，具有独立于应用的接口是组件最重要的特征，当应用软件需要更新一个组件时，相关的组件不需要重新编译或者连接加载，只要通过接口代码将该组件集成到软件就可以使用。独立的另一个重要的特点是组件的执行只有通过它的接口才可见，为了保证组件的重用性和通用性，这对于由第三方发布的组件来说显得很重要。[1]
1.2 基于组件的软件开发过程
基于组件之间的协议就是接口。所以组件的接口被发布以后，组件开发者应尽量保持接口不变。对接口语法或语义的修改，都可能造成组件与用户之间的功能联系遭到破坏。
软件中各个组件都是自主的，功能形形色色，并且只能通过接口与外界通信。当系统软件需要一个组件提供新功能时，可以通过增加接口来实现。不会影响原系统软件的其他接口。而新的客户可以选择新的接口来获得服务。
2.2.3软件故障行为
组件故障行为称作组件的可靠性统计估计。组件的可靠性指自身程序功能的正确性，受各种条件的影响，在现实中为了测试开发中的程序可能会产生哪些不合格的数据。通常采用可靠性增长模型来进行评估。但是采集不合格数据非常困难。所以很少有人使用该模型方法。因此又出现了一种从正常执行数据来分析可靠性的模型方法。当统计好数据以后就可以使用该故障注入技术评估软件可靠性。
2.2.4 软件体系结构与失败行为的结合
3 OA系统组件结构
3.1 各组件的功能
Webedit组件：类似于windows界面下的文本编辑器，其功能强大，兼容于大多数主流浏览器和编程环境。比如Java、Php、Asp.Net等主流编程环境。
功能特点：编辑文字有一般文书编辑软件都有的寻找/替换、改变显示字体、体大小、打开多个文件功能，另有分割视窗、双页打印等功能。
日期组件：直观的显示时间日期，用户对时间的处理更加高效方便。
功能特点：1获取当前年月日时间2查询过去及未来日期3查阅阳历和农历4有节假日提示。
Upfile组件：便于用户在应用软件上进行文件上传，管理。支持多种上传格式。
功能特点：1支持上传多个文件。2可以将上传的文件改名保存。3可以同时使用其它的form input，携带附加的信息。4文件说明。5可以判断上传文件的大小、文件类型。6支持将文件内容保存进数据库。7无需IIS将目录设置为Write（如果是NTFS文件系统，其安全性需要设置，可以简单的设置为everyone full control，或者设置为IUSR_SERVER full control）测试版本没有日期限制。
BBS组件：相当于网络论坛，设置有各种登陆管理权限，可以在线讨论问题，文本图片影片的浏览。
功能特点：1可以申请注册会员。2可以统计会员数，访问人数和帖子数。3可以上传各种类型文件。4支持自定义论坛风格。
Jmail组件：是一个smtp组件，利用它可以发送邮件，支持html格式邮件。Jmail 发送邮件速度快，功能丰富，并且是免费的。
为个人收发信息使用的内部邮箱，使用它可以点到点和点到多点的发送邮件给其他用户，包括资源申请是否批准的信息会自动发送到你的邮箱，并有自动提醒功能。
功能特点：1）收发电子邮件。2）自动统计已读邮件和未读邮件。3）提供自动回复。4）支持简单的文本编辑功能。
参考文献：
[1] kingshare.基于组件的软件工程[EB/OL].（2006-05-17）. http：//tech.ccidnet.com/art/297/20060517/555071_1.html.
[2] 张泊平.现代软件工程[M].北京：清华大学出版社，2009.
[3] 凌卫平.基于组件的小型办公自动化系统的研究与开发[D].广州：中山大学，2004.
[4] 宋绍云.基于组件的软件系统可靠性评估的不确定性研究[D]. 玉溪：玉溪师范学院，2009.
[5] PRESSMAN R S.Software Engineering：A Practitioner’s Approach[M].6th ed.McGraw-Hill，2004.
[6] 贾文晋，薛为民.Visual Basic.NET组件开发[M].北京：清华大学出版社， 2004.
作者：代家佳 余茂鹏 胡显聘 孙常华 宋绍云
摘要:结合现今办公自动化系统的需求,完整的分析了工作流各个关键环节,并且选择了具有单一架构的文档数据库和电子邮件系统、自动化及标准的Web服务、应用和开发环境的Lotus Domino/Notes体系结构为平台。以某大学虚拟办公系统为例,做出了系统设计和网络拓扑结构规划,最终实现办公自动化系统设计。
关键词:工作流;办公自动;Lotus Domino/Notes体系结构;系统设计
Workflow-based office Automation OA System Design
Yuan Yong
(Transportation Management Office of Handan,Handan056001,China)
architecture;System design
一、前言
办公自动化(OA)是企业信息化建设的重要组成部分,办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步,即以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化,现在发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃,既有数据处理向信息处理的飞跃,也有信息处理向知识处理的飞跃。
二、工作流基本概念及其定义
1993年,国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition,WfMC)的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品之间的互操作,WMfC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口等方而制定了一系列标准[1]。工作流管理联盟给出工作流定义是:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与工作流相关的基本概念及其联[2]。
二、Louts Domino/Notes群件系统
作为目前最流行的OA系统开发平台,Lotus Domino/Notes综合了OA系统开发过程中的五大核心技术,具有鲜明特点:
(一)非结构化数据库技术。(二)自带开发工具,提供高效开发环境技术(三)完备的电子邮件技术。(四)与htiemet/nIrtnaat无缝集成技术。(五)知识管理技术
Lotus Domino/Notes是一种先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供了工作流自动化及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台[3]。Lotus Notes是一种群组工作软件(群件),能支持一群人(可能位于不同地区)的协同工作,被称为开放式信息共享平台。它包含一整套的基于通信基础设施的文档数据库,同时具有分布式存储和通信的特点。
三、虚拟系统仿真分析
根据学校的特点,本文针对某大学建立了一套虚拟的办公自动化系统。大学办公系统主要任务是在各二级学院、教学管理、人事部门、财务和后勤部门之间进行公文传递,起到上传下达、信息沟通的目的,克服以前主要是通过人工传递文件,造成效率低下、实时性差等问题。
某大学办公系统的组织结构如图2所示
根据前期所做的需求分析以及高可靠性、易扩展性、可管理性、高安全性的设计原则,制定了如下的系统网络拓扑设计,如图3所示。
整个系统建构在NT平台之上,网络操作系统选用的事Windows NT 4.0,网络协议用的是TCP/IP协议族。各结点的IP地址和发送站的IP地址不在同一网段中时,则通过激活网关路由器,将包发送到另一网段中进行地址查找。
四、小结
办公自动化是有效实现现代办公系统信息快速、安全、便捷的共享的前提和保障,Lotus Domino/Notes平台作为整个系统的设计核心,有功能强大的集成通讯、群组协同工作及Web应用服务器的软件平台;此外Lotus Notes提供了先进的单一架构的文档数据库,使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便;Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步。本文给出了基于Notes工作流的办公自动化系统的设计方案,实现了一个基于Notes平台的办公自动化系统。该系统具有办公自动化系统的主要功能模块,初步解决办公自动化平台和企业级信息平台的集成和知识管理。
参考文献:
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47~50
[2]施伯乐.办公自动化.北京:复旦大学出版社
[3]樊建平.应用Lotus Notes开发办公自动化管理系统.计算机与现代化,1999.2:47~50
作者：袁 勇
OA
电子信息学院 09电信A班 29010302023 黄哲锐
2011年
12 月 9 日 办公自动化系统 办公自动化系统(OAS)Office Automation System是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，深受众多企业的青睐。
一、简介：
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
OAS软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
二、OA发展的阶段
工具阶段：
纸张信息数字化，纯文字、表格处理、存储、查询，工具阶段 MIS阶段：
数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流。
网络协同工作时代-互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。
虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
三、功能
办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层，为各种类型的文案工作提供支持，通过应用信息技术，支持办公室的各项信息处理工作，协调不同地域之间、各职能间和各信息工作者间的信息联系，提高办公活动的工作效率和质量。
不同组织中的办公业务是不同的，所以，不同办公系统有很大的区别，但一般情况下，办公自动化系统都具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库软件进行数据库管理;通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。
四、分类
目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：
1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
2、已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
3、已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
4、已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第
二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高;对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
五、企业适用范围
那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败的企业
信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
[4]已拥有业务管理系统的企业
办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
杭州哲程软件有限公司
哲程软件《哲程协同办公系统》 (OA)经过3年的精心打造，是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。
系统以办公管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，以通用、易用、稳定、安全为原则， 融合了当前最流行的管理思想，为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。
☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。
☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。
☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。
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FUNO办公自动化系统(以下简称OA系统)内容包括协同办公，公文管理、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。OA的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
(一)使用规范
1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时(即半个工作日内)。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。
4、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。
(二)系统办公流程及岗位职责
公文管理(根据单位实际情况调整)
发文(单位管理部门发文、会议纪要和部门发文)
1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。
2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发布，最后自动归档。
3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。
收文(包括单位收文和部门收文)
1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。
2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。
督办通知
由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。
公文的归档及借阅
公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。
日常办公
1.请假等管理
单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。
2. 协同办公管理
单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。
3. 会议管理
召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。
4.公告管理
由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。
(三)安全管理
1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。
2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。
3、数据的备份
每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。
4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。
5、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息中心系统管理员定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查，对造成重大损失者追究责任。
第一章总则
第一条公司办公自动化系统(以下简称OA系统)，是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。
第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。
第二章 计算机管理
第三条 计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。
第四条 计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。
第五条 计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。
1 第六条 传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。
第三章OA的使用
第七条 上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。
第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。
第九条 接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。
第十条 流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。
第十一条 下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。
第十二条 外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员
2 办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。
第十三条 OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。
第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型(超过三十人)会议和学习须提前三个工作日，中型(超过十人不到三十人的)会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。
第十五条办公用品申领(仅限国投本部)须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，如果申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。
第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。
第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的，须使用电子邮件功能，严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件
3 须及时回复接收状态，并及时办理。
第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。
第四章OA系统用户的开通和注销
第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。
第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程及时分配其他人员。
第五章系统流程功能管理
第二十一条 各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。
第二十二条 如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。
第二十三条 需要删除流程须流程管理部门领导、分管
4 领导及总经理签字同意后方可删除。
第六章 管理员职责
第二十四条 管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。
第二十五条 管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。
第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。
第六章处罚规定
第二十八条 确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：
(一)WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的;
(二)游戏行为的;
(三)非工作需要访问购物网站的;
(四)P2P周个人下载量超过5GB的;
(四)其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严重的
5 一经发现将上报公安机关处理;
第七章附则
第二十九条 由公司综合办公室负责解释。 第三十条 本办法自发布之日起施行
南宁市工信委办公自动化(OA)管理办法
第一章 总则
第一条 为推进本委办公自动化(OA)以及信息化进程，实现办公标准化管理，加快公文流转速度，提高办文效率，减少文件丢失，同时保护环境，节约办公经费，特制定本办法。
第二条 委办公室负责网上办公系统公文处理的综合管理工作，委办计算机站管理员负责网上办公系统的技术保障和系统维护工作。本委各科室应明确人员和岗位职责，加强协作配合，按照办公自动化工作相关要求，熟练准确地使用办公自动化软件处理公文。
第三条 严格实行在网上办公制度。本委干部职工在工作时间必须登陆OA系统，及时处理公文和待办事项，查阅公告、通知等，不在办公室应在OA上添加个人去向。出差人员应使用手机、笔记本等网络终端处理工作，特殊情况无法上网的应指定代办人员。
必须通过OA处理收文、发文工作。凡不经过OA系统运行处理的文件资科，委办公室有权拒绝编发(涉密文件及不便在OA流转的文件除外)。所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便在OA流转的公文，仍按纸质文件流转。
第四条 各科室及科室人员使用OA系统情况，列入年度工作目标考核范围进行考核，委办将定期对OA运行情况进行督查，各科室应按收文发文工作流程，落实好OA系统运行工作。
第五条 网上办公系统的用户名和密码实行统一管理。各科室需增加或减少用户时，应经办公室审核同意并统一办理。应及时修改个人登陆密码并妥善保管，如发现密码被盗或遗忘，应及时告知委办计算机站。
第六条 通过网上办公系统处理公文的范围：
(一)公文处理：收文、发文等。
(二)公共信息：包括内部通知、会议通知、需相关处室传阅的文件资料、人事政务信息及其他信息。
凡涉密和不便通过网上办公系统处理的公文，仍以纸质文件形式流转。
第七条 严格执行公文处理操作规程，对本岗位公文处理业务要应知应会，熟练应用，避免出现差错。不得擅自删除或更改与网上办公系统有关的软件和设置，发现病毒要及时告知信息中心。
第八条 使用网上办公系统处理公文时应严格遵守有关保密制度，严防泄密，严禁擅自拷贝、打印不便对外公开的文件或转给无关人员阅读，违反规定者视情按保密纪律处理。严格遵守国家和自治区计算机网络管理的有关规定，禁止利用网上办公系统处理与公务活动无关的事情，更不得发布有违国家法律、法规或不文明的信息。
第九条 委办计算机站负责公文处理系统的后台维护管理，做好公文处理系统计算机信息备份工作，实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处理系统的安全运行。办公室负责收集对OA使用情况的反馈，设定或优化OA运行流程，使其使用更方便快捷。
第二章OA收文处理
第十条 OA收文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件收文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。
第十一条 收文。外来的文件(包括纸质文件和网上传送的电子文件)，由办公室收发员统一签收;涉密文件由保密员签收。签收时应及时拆封，仔细核对，发现错误，即予退回。
第十二条 扫描登记。收到的公文(不包括涉密公文)由委办统一扫描并校对后分类按顺序编号登记录入计算机。
第十三条 分送。会议通知、一般性简报、事务性通知、请柬等一般性文档材料由办公室文秘人员通过OA直接分送处理。
第十四条 拟办。需领导批办的文件经扫描登记后，委办提出拟办意见并通过OA分送委领导批办。对急办的公文，在呈送委领导的同时，可以先行抄送承办科室处理。
第十五条 批办。委领导在OA批办后直接转发给承办科室。如需其他委领导阅办的直接抄送其他委领导。如归口其他分管领导批办的退回办公室，由办公室再呈相关领导批办。
第十六条 承办。科室对承办的文件，由科长确定经办人员办理。承办人员根据文件办理要求和领导批示及时办理。委办根据文件时限和承办进度适时催办、督办。
第十七条 归档。承办处室承办或阅办结束后，将文件返回办公室归档。
第三章 OA发文处理
第十八条 OA发文流转程序由委办结合相关规定，结合本委工作实际制定。以纸质文件形式流转的文件发文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。
第十九条 拟稿。拟稿人在拟稿时，必须先正确填写发文稿纸的各个项目，再撰写正文，附件列在正文之后。
第二十条 审核。在文稿送办公室核稿或其他科室会签前，应经所在科室负责人审核同意。
第二十一条 会签。如需其他科室会签的文件，由拟稿科室在OA选择“会办科室意见”，相关科室会签完成后返回主办科室。
第二十二条 签发。凡以委名义制发的文件，需委领导审批后签发，重要文件应由委主要领导签发。
第二十三条 核稿。按程序审签完毕的文件，通过OA送办公室核稿并编写发文字号。
第二十四条 发文。办公室核稿后通过OA发送至文印室。由文印室统一排版印刷。
第二十五条 归档。打印完毕文印室应将文件通过OA归档处理。纸质版文件还应执行封发、立卷、归档、销毁等程序。
第四章 公告通知
第二十六条 发布权限：委领导、委办、人事科、监察室、机关党委具有在全委范围内发布电子公告的权限。其他科室拟发布本委范围的电子公告，可由委办统一发布。
第五章 行程安排
第二十七条 发布权限：委干部职工具有在行程安排上添加本人行程安排的权限。委领导、委办有添加全委干部职工行程的权限。委干部职工有浏览全委人员行程安排的权限。
第五章 档案管理
第二十八条 外单位的来文由收文人员在扫描编号完毕后进行归档;无需编号存档的文件直接送各科室文件箱，委办不予扫描存档。
第二十九条 发文存档按照档案室相关规定执行。
第三十条 文件的查询和借阅。全委人员可以根据权限直接查询在OA存档文件。密级、资金、会议纪要、抄告单类的文件查阅需向办公室提出申请，经办公室分管主任批准方可查阅。
第六章 附 则
第二十九条 本委各科室、委直属单位可根据本办法自行安排内部具体操作流程。
第三十条 本委纸质公文的处理按《南宁市工信委公文办理制度》以及市政府的有关规定执行。
本办法自发文之日起执行。
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