方案的制定能最大程度的减少活动过程中的盲目性，保证各项事宜的有序开展，那么方案改如何进行书写呢？以下是小编收集整理的《办公自动化oa解决方案》，仅供参考，希望能够帮助到大家。
OA办公自动化系统在企业中的应用
摘 要：随着信息技术的飞速发展，办公自动化系统的发展有了很大的提高，企业办公管理系统应用的知识也越来越高。办公自动化系统已广泛应用于企业，可以提高整个企业的效率和可控性，有助于规范和改善现有的企业管理。降低办公成本，改善管理执行，提高管理竞争力。本文介绍了办公自动化系统从设计到应用的全过程，体现了办公自动化系统在企业中的作用。
关键词：OA系统;办公自动化;应用
1引言
20世纪80年代初，随着计算机技术和计算机局域网技术的发展，办公自动化系统逐渐兴起。办公自动化系统在企业中的应用不仅解决了传统办公模式的低效问题，而且实现了快速，全面的信息采集和处理，为内部管理和重大决策提供了科学依据。随着科学技术的不断进步，办公自动化系统的功能和内涵得到了进一步的发展和完善，为未来的信息社会提供了一个高效，快速，智能的办公环境。
2 OA办公自动化系统总体设计方案
2.1方案整体设计思路
办公系统是LotusDomino系统支持平台，提供系统安全服务和协作工作平台数据库服务。系统使用B/S(浏览器/服务器)结构。为了方便公司用户和管理人员使用维护系统，支持公司总部，下属单位和个人用户建立多级定制门户，并及时有效地发布信息还有助于获取您需要的信息。
2.2办公自动化系统建设的特点
2.2.1完全采用浏览器的访问形式
浏览器/服务器架构逐渐成为当前信息化建设的默认标准，这将降低系统使用和维护成本，满足大多数人的使用习惯，并有效支持远程办公和移动办公。
2.2.2根据需求灵活多变的系统部署能力
系统架构使用基于多服务器和多应用程序架构的公平桌面系统框架。在此框架中，每个服务器和应用程序节点是相互关联的，而不是独立的，并且它们可以通过框架的底部进行通信和同步。
2.2.3灵活的多级系统管理
由于集团人员众多，组织复杂，调整相对频繁，系统需要适应企业管理的特点。系统不能限制注册用户的数量。系统支持下级单位经理的管理权限下放，实现企业内部的层级管理。
2.2.4框架加组件的体系架构
办公系统的构建使用硬件和软件(操作系统，数据库等)。系统平台开发了一个开放，易于扩展的应用系统框架。它包括用于特定应用程序的通用功能和统一用户界面，并提供标准接口和灵活的配置功能。用户可以开发自己的模块，并且可以轻松地将模块添加到整个框架中。通过简单的配置和部署，它可以适应您自己的系统，易于扩展，并确保原始系统的可重用性。
3 OA办公自动化在A企业中的应用分析
由于缺乏员工的知识和经验，以及现有知识和经验的共享，公司无法迅速改进;沟通渠道不明确，沟通速度和效率降低，任务分配不明确，导致协作不足。员工之间缺乏反馈和领导。为了加强员工之间的沟通，共享各种资源，简化审批流程，企业通过电子邮件，短信，在线联系等方式建立了知识共享和办公协作平台。
3.1 A公司办公自动化现状
该公司成立于2005年6月，位于中国苏州高新区。主要从事液晶模块信号检测系统的开发和生产，涉及检测，设备，产品，智能和通讯五大领域。目前，公司办公室管理的缺点主要体现在以下几个方面：一是在工作安排和监督方面，主要基于会议沟通，面对面安排，电话员工安排和报告等，严重浪费工作。缩短时间，降低监管效率。二是在审批工作中，手工交付工作报告，沟通，员工报告和文件仍然是主要方法，可能导致不合时宜和不完整的审批，内部沟通不到位。三是在文档管理领域，数据存储在各个职能部门中。当需要来自其他部门的信息时，必须由其他部门阅读，这会浪费时间搜索纸质文档。同时，当人们频繁移动时，也会导致数据丢失或存储不完整。四是远程办公，电子邮件和电话交互的成本仍然很高。公司采用办公自动化系统，主要用于内部公共信息发布，电子邮件发送，部分报告，报告等，对提高办公效率起到一定的作用。但是，从协调的角度来看，办公自动化系统还没有得到充分利用。无法实现办公自动化，符合信息控制和控制系统建设的要求。
3.2 OA办公自动化系统在A公司的应用策略分析
A公司应充分利用办公自动化系统的功能，实现协同办公和移动办公。这些包括：
(1)合作工作。通过办公自动化系统的协同工作功能，建立相应的工作流程，同时启动和管理协同事务。具体项目包括：个人设置，文件起草，代理事宜，提醒等。(2)文件管理。该功能主要包括官方文件的起草，分发和审批，以满足官方文件发布，接收和文件管理的需要。(3)文件管理包括监督和统计。使用此功能，您可以创建新邮件，收件箱，发件箱，草稿，垃圾邮件箱，并快速找到所需的邮件。(4)办公自动化系统可用于建立开放的信息发布和通信平台。通过公司的规章制度，可以发布电子公告，新闻信息，知识档案等信息，有利于及時了解公司情况。实现及时交流，促进公司发展。(5)准备工作计划。办公自动化系统可以填写工作计划，让部门和员工参与工作计划。工作计划的类型包括每周计划，月度计划和年度计划，这些计划可以实现工作计划的整体管理。
3.3 OA办公自动化系统运用效果分析
首先，该系统的广泛使用继续加强各部门雇员之间的联系。该系列办公界面易于使用，可以有效地为员工提供信息。在该系统的支持下，所有员工都可以参与办公流程，了解企业各方面的发展，学习规章制度。它有助于管理者指导员工的日常行为，充分调动他们的积极性，为公司的发展做出贡献，提高公司的自动化水平。有效管理合同和文件，促进人力资源部门的有效整合，促进跨部门沟通。大大节省人力和物力。
总之，办公自动化系统不仅可以实现企业各部门之间的信息交流，还可以进一步提高信息收集和组织的效率，合理化办公，促进企业管理部门的发展，提高水平。科学技术。全面管理，减少工作量，提高工作效率。但是，办公自动化系统的全面实施并非一步到位。它需要一个漫长而复杂的过程，这需要公司总结实践经验，改进相关系统，并最终实现办公自动化。
参考文献：
[1]陈竹云，叶雯.计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用[J].电脑知识与技术.2018(35).
[2]李唯，徐玲利.办公自动化系统的设计与实现[J].电脑编程技巧与维护.2019(01).
[3]刘恋.医院办公自动化系统的设计及应用[J].科学技术创新.2019(11).
作者：吴晖霞
摘要：近些年，基于组件的软件开发已发展成一个新的趋势。基于组件的软件开发给软件开发者带来了全新的设计、开发理念。在现有组建的基础上，通用（OA）办公自动化系统的开发显得更加快捷，也方便维护和更新，当系统中的某一部分或功能不再符合工作需要时，只要对相关的组件进行升级和替换，这样就可以根据工作情况新增或调整该部分的功能，提高整体工作效率。
关键词：办公自动化；组件；应用
1 基于组件的软件开发的特点
1.1 概念
继传统的结构化程序设计技术和面向对象程序设计技术之后，基于组件的软件开发（Component-Based Development，简称CBD）和基于组件的软件工程（Component-based software engineering，简称CBSE）成为近些年软件设计和开发的一个新趋势。基于组件的程序设计给开发者带来的是全新的设计、开发理念。20世纪90年代，面向对象编程（OOP）技术很快发展成为包括组件在内的软件开发技术。基于组件的软件开发已发展为新的开发技术的中心，相比传统的开发方式，组件式开发不太注重继承性和多态性等编程语言的特性。而是注重于整个软件的架构、性能、维护和交互等过程。
基于组件的软件开发在面向对象技术的基础上，进一步实现了更高层次的软件重用性和异质体系结构中的互操作性。为提高软件质量，积累和固化知识财富尽可能地缩短软件开发时间开辟了新的途径。此方法与传统的软件开发方式不同，基于组件的软件开发着重于组件的规划、设计与开发。
在软件领域里，组件定义是存在一些不同的，大概如下：
1）组件可以进行替换。
2）运行的组件相当于一个动态软件包，其通过文档界面访问。
3）软件组件是二进制单元，它们相互通过接口来组成一个系统。
4）组件可进行交付并且能够重复使用。
对于组建的定义，不只以上几种，但都存在很大的相似。基于组件的软件工程的主要任务是把组件集成为系统的开发方式，以实现软件的功能需求，这种开发中，组件作为可重用的实体，将系统作为组件集的成体，系统的维护和更新则是通过定制和替换这些负责各项功能的部件来实现的。软件的组件作为一个综合体的一个部件或单元，这个单元只有约定好的指定接口和对外部环境的依赖关系。一个软件的组件可以被独立地配置，这些组件常由第三方开发并受第三方组合的制约。
组件通过接口集成到应用软件中，具有独立于应用的接口是组件最重要的特征，当应用软件需要更新一个组件时，相关的组件不需要重新编译或者连接加载，只要通过接口代码将该组件集成到软件就可以使用。独立的另一个重要的特点是组件的执行只有通过它的接口才可见，为了保证组件的重用性和通用性，这对于由第三方发布的组件来说显得很重要。[1]
1.2 基于组件的软件开发过程
基于组件之间的协议就是接口。所以组件的接口被发布以后，组件开发者应尽量保持接口不变。对接口语法或语义的修改，都可能造成组件与用户之间的功能联系遭到破坏。
软件中各个组件都是自主的，功能形形色色，并且只能通过接口与外界通信。当系统软件需要一个组件提供新功能时，可以通过增加接口来实现。不会影响原系统软件的其他接口。而新的客户可以选择新的接口来获得服务。
2.2.3软件故障行为
组件故障行为称作组件的可靠性统计估计。组件的可靠性指自身程序功能的正确性，受各种条件的影响，在现实中为了测试开发中的程序可能会产生哪些不合格的数据。通常采用可靠性增长模型来进行评估。但是采集不合格数据非常困难。所以很少有人使用该模型方法。因此又出现了一种从正常执行数据来分析可靠性的模型方法。当统计好数据以后就可以使用该故障注入技术评估软件可靠性。
2.2.4 软件体系结构与失败行为的结合
3 OA系统组件结构
3.1 各组件的功能
Webedit组件：类似于windows界面下的文本编辑器，其功能强大，兼容于大多数主流浏览器和编程环境。比如Java、Php、Asp.Net等主流编程环境。
功能特点：编辑文字有一般文书编辑软件都有的寻找/替换、改变显示字体、体大小、打开多个文件功能，另有分割视窗、双页打印等功能。
日期组件：直观的显示时间日期，用户对时间的处理更加高效方便。
功能特点：1获取当前年月日时间2查询过去及未来日期3查阅阳历和农历4有节假日提示。
Upfile组件：便于用户在应用软件上进行文件上传，管理。支持多种上传格式。
功能特点：1支持上传多个文件。2可以将上传的文件改名保存。3可以同时使用其它的form input，携带附加的信息。4文件说明。5可以判断上传文件的大小、文件类型。6支持将文件内容保存进数据库。7无需IIS将目录设置为Write（如果是NTFS文件系统，其安全性需要设置，可以简单的设置为everyone full control，或者设置为IUSR_SERVER full control）测试版本没有日期限制。
BBS组件：相当于网络论坛，设置有各种登陆管理权限，可以在线讨论问题，文本图片影片的浏览。
功能特点：1可以申请注册会员。2可以统计会员数，访问人数和帖子数。3可以上传各种类型文件。4支持自定义论坛风格。
Jmail组件：是一个smtp组件，利用它可以发送邮件，支持html格式邮件。Jmail 发送邮件速度快，功能丰富，并且是免费的。
为个人收发信息使用的内部邮箱，使用它可以点到点和点到多点的发送邮件给其他用户，包括资源申请是否批准的信息会自动发送到你的邮箱，并有自动提醒功能。
功能特点：1）收发电子邮件。2）自动统计已读邮件和未读邮件。3）提供自动回复。4）支持简单的文本编辑功能。
参考文献：
[1] kingshare.基于组件的软件工程[EB/OL].（2006-05-17）. http：//tech.ccidnet.com/art/297/20060517/555071_1.html.
[2] 张泊平.现代软件工程[M].北京：清华大学出版社，2009.
[3] 凌卫平.基于组件的小型办公自动化系统的研究与开发[D].广州：中山大学，2004.
[4] 宋绍云.基于组件的软件系统可靠性评估的不确定性研究[D]. 玉溪：玉溪师范学院，2009.
[5] PRESSMAN R S.Software Engineering：A Practitioner’s Approach[M].6th ed.McGraw-Hill，2004.
[6] 贾文晋，薛为民.Visual Basic.NET组件开发[M].北京：清华大学出版社， 2004.
作者：代家佳 余茂鹏 胡显聘 孙常华 宋绍云
摘要:结合现今办公自动化系统的需求,完整的分析了工作流各个关键环节,并且选择了具有单一架构的文档数据库和电子邮件系统、自动化及标准的Web服务、应用和开发环境的Lotus Domino/Notes体系结构为平台。以某大学虚拟办公系统为例,做出了系统设计和网络拓扑结构规划,最终实现办公自动化系统设计。
关键词:工作流;办公自动;Lotus Domino/Notes体系结构;系统设计
Workflow-based office Automation OA System Design
Yuan Yong
(Transportation Management Office of Handan,Handan056001,China)
architecture;System design
一、前言
办公自动化(OA)是企业信息化建设的重要组成部分,办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步,即以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化,现在发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃,既有数据处理向信息处理的飞跃,也有信息处理向知识处理的飞跃。
二、工作流基本概念及其定义
1993年,国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition,WfMC)的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品之间的互操作,WMfC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口等方而制定了一系列标准[1]。工作流管理联盟给出工作流定义是:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与工作流相关的基本概念及其联[2]。
二、Louts Domino/Notes群件系统
作为目前最流行的OA系统开发平台,Lotus Domino/Notes综合了OA系统开发过程中的五大核心技术,具有鲜明特点:
(一)非结构化数据库技术。(二)自带开发工具,提供高效开发环境技术(三)完备的电子邮件技术。(四)与htiemet/nIrtnaat无缝集成技术。(五)知识管理技术
Lotus Domino/Notes是一种先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供了工作流自动化及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台[3]。Lotus Notes是一种群组工作软件(群件),能支持一群人(可能位于不同地区)的协同工作,被称为开放式信息共享平台。它包含一整套的基于通信基础设施的文档数据库,同时具有分布式存储和通信的特点。
三、虚拟系统仿真分析
根据学校的特点,本文针对某大学建立了一套虚拟的办公自动化系统。大学办公系统主要任务是在各二级学院、教学管理、人事部门、财务和后勤部门之间进行公文传递,起到上传下达、信息沟通的目的,克服以前主要是通过人工传递文件,造成效率低下、实时性差等问题。
某大学办公系统的组织结构如图2所示
根据前期所做的需求分析以及高可靠性、易扩展性、可管理性、高安全性的设计原则,制定了如下的系统网络拓扑设计,如图3所示。
整个系统建构在NT平台之上,网络操作系统选用的事Windows NT 4.0,网络协议用的是TCP/IP协议族。各结点的IP地址和发送站的IP地址不在同一网段中时,则通过激活网关路由器,将包发送到另一网段中进行地址查找。
四、小结
办公自动化是有效实现现代办公系统信息快速、安全、便捷的共享的前提和保障,Lotus Domino/Notes平台作为整个系统的设计核心,有功能强大的集成通讯、群组协同工作及Web应用服务器的软件平台;此外Lotus Notes提供了先进的单一架构的文档数据库,使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便;Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步。本文给出了基于Notes工作流的办公自动化系统的设计方案,实现了一个基于Notes平台的办公自动化系统。该系统具有办公自动化系统的主要功能模块,初步解决办公自动化平台和企业级信息平台的集成和知识管理。
参考文献:
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47~50
[2]施伯乐.办公自动化.北京:复旦大学出版社
[3]樊建平.应用Lotus Notes开发办公自动化管理系统.计算机与现代化,1999.2:47~50
作者：袁 勇
OA办公自动化
方案书
2008年3月13日
目
录
第 1 章 概述 ............................................................................................................... 2 1.1 什么是企业OA .................................................................... 错误!未定义书签。 1.2 企业OA的典型功能 .......................................................................................... 3-4 1.3 如何实施企业OA ............................................................................................... 4-5 1.4 工作流管理应具备的主要功能 ......................................................................... 5-7 第 2 章 OA软件的模块功能介绍 ............................................................................ 7 2.1 基础办公模块 ........................................................................................................ 7 2.1.1 个人办公功能 ..................................................................................................... 7 2.1.2 综合行政功能 .................................................................................................. 7-8 2.1.3 网上交流功能 ..................................................................................................... 8 2.2 知识管理模块 ........................................................................................................ 8 2.3 流程管理模块 ........................................................................................................ 9 2.3.1 审批流转 ............................................................................................................. 9 2.3.2 表单定义 ............................................................................................................. 9 2.3.3 流程控制 ........................................................................................................ 9-10 2.3.4 代理授权与催办 ............................................................................................... 10 2.3.5 字段级的权限控制 ........................................................................................... 10 2.3.6 统计分析 ........................................................................................................... 10 2.4 公文处理模块 ................................................................................................. 10-11 2.5 企业报价中心模块 .............................................................................................. 11 第 3 章 OA助手 ................................................................................... 11 3.1 OA助手功能 .................................................................................................... 11-12
第1章 概述
1.1 什么是企业OA 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。
企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。
对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。
1.2 企业OA的典型功能
企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。
● 工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。
● 协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。
● 知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。
● 公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。
● 行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。
企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。
对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径
1.3 如何成功实施企业OA 可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务(比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等)没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。
但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：
1.企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题;(需要一个信息交流和沟通平台)
2.在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此;(需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统)。
3.知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智
力资源，这对于企业来说将是至关重要的;(需要建立企业的知识管理体系和系统)
4.企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员(当然包括各级领导)作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求;(需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统)
以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。
另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：
1.有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率;
2.与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。
总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。
1.4 工作流管理应具备的主要功能
几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：
◆ 从使用角度：
* 表单的电子填报;
* 表单和事件在不同节点之间的自动流转;
* 根据不同业务要求，使用不同的流程;
* 流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批;
* 灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等;
◆ 从设计角度：
* 灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容(比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行)。
* 灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式
◆ 从管理角度：
* 对于流程的监控、定时提醒等功能;
* 人员的审批权限控制;
* 代办(授权)功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。
以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：
* 阅读统计：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等;
* 知识贡献统计：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等;
* 知识地图：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南;
* 与其他功能的关联：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。
协同办公OA系统是功能强大、细致入微的协同办公自动化平台，它通过有效整合的基础办公、知识管理、流程管理、公文处理、报表中心等核心办公需求，为企业迅速搭建起一 6
个协同、高效、集成的现代化的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的运作效率，改进对信息的掌握和利用，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力。
第2章OA软件的模块功能介绍
2.1基础办公模块
在办公OA系统里，最基本的功能就是基础办公模块，基础办公模块主要包含三方面的内容。其一：个人办公功能，其二：综合行政功能，其三：网上交流功能。
2.1.1 个人办公功能：
短消息
文件传送
个人文件柜
电子邮件
手机短信
工作日程
工作日记
工作计划
个人考勤
通讯录
时间 & 任务 我的工作日程
他人工作日程
工作任务
工作日记
工作计划
2.1.2 综合行政功能：
考勤管理：
工作时间设定
补签登记
请假登记
外出登记
出差登记
考勤查看
请假查询
外出查询
出差查询
会议管理
车辆管理
办公用品
图书管理
固定资产
2.1.3网上交流功能：
论坛
投票
实时聊天
视频会议
2.2知识管理模块
单位的各种知识和资源的共享中心，相当于一个信息库，可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。知识管理既可以按资料来建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。
知识管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。
2.3流程管理模块
2.3.1审批流转
审批流转是协同办公里最基本也是最重要的功能，通过审批流程管理，可以将一些常务工作固定化流程化，比如请假申请，转正申请，离职申请等简单的行政人事流程都可以通过电子化的审批流转过程进行。而一些比较复杂的财务申请，比如出差借款申请，也同样可以通过ENOA的审批管理轻松实现，通过表单设计，对表单里每个输入字段进行设置，可以分别对金额，部门，人员等字段进行详细统计，控制财政支出。
OA的流程管理主要包括下面几个部分：
● 起草申请 ● 我的申请查询 ● 待我审批
● 经我审批 ● 表单管理 ● 审批管理
在协同办公里，针对不同类别的表单进行分类管理，客户也可以根据自己的需求进行表单管理。
2.3.2表单定义
OA支持用户灵活地定义表单，不仅支持表单格式、内容的自定义，还支持明细表单(比如报销单明细)，从而实现表单中带有明细条目的复杂表单。
2.3.3流程控制
OA提供了强有力的流程控制功能，我们来具体看看基于表单的流程是如何流转，如何进行相关统计的，这样更能一目了然：
申请人提出财务借款申请(比如出差借款)，先经过本部门的经理同意，再转到归属部门总监级领导审批，如果是市场系统，自动流转到市场总监审批，如果是硬件部门就自动到硬件部门总监审批。当然这其中又涉及到审批权限了，如果在一定范围内(比如借款300 9
0元以内)自动流转到上级归属部门审批，但如果超过范围(比如超过3000元)，就要由总经理来把关，统一汇总到财务部门，由财务部门准备费用，最后报请人力部门备案，以便季度结束计算部门的差旅费用。
2.3.4代理授权与催办
如果某个节点的审批人不在，可以把相关工作委托别人代理，此为代理或授权，如果长时间没有审批动作，也可以设置系统强制通过或者催办提醒。
2.3.5字段级的权限控制
在表单里，可以设置修改或浏览权限，比如哪些人在哪个环节只能看到信息，不能修改信息(比如借款金额等)，权限控制可以控制表单上每个字段。
2.3.6统计分析
由于表单里的每个字段都是单独存入数据库中，因此，协同办公可以对表单里的任何字段进行统计分析和查询，同时配合OA自有的报表系统生成各类审批报表，对各种单据进行统计分类分析，比如，某个部门一个季度出差情况及出差费用，和预算进行比较，是否超支，部门领导能随时监控部门的费用情况。
OA对审批管理功能做了系统完整的优化，使得审批上既可以做固定简单的流转功能，也能对复杂的条件流转进行做支持，并且对表单里的字段作详细统计，利用OA内嵌的报表中心自动生成统计报表，从而完整地满足企业对于流程管理的需求。
2.4公文处理模块
公文处理模块包括公文收文，公文发文两大部分。
实际上公文收发都是一个完整的工作流，只不过由于格式固定，流转固定，设置了公司的红头文件，更加正式，同样他也可以附带表单进行流转，但由于结构不同，在公文收发中不能对表单里面的字段进行统计分析，这和流程管理中的表单流转有所区别。但同时，他又比流程管理中复杂，比如增加了会签，核对等步骤，使得公文的发放更加严肃和规范。
文档在线编辑中或者流转过程中，如果审核或审批人对某些内容有意见，可以在权限许可下直接在线编辑文档，修改的文档完全实现痕迹保留，即使多人对文档内容进行删除、添加、改动也可以清晰的识别出来。除了支持痕迹保留，象其他功能：电子印章——可以在文
档上直接加盖个人或单位的电子印章，电子印章采用加密形式确保安全。手写签名也同样支持。
针对所有的收文和发文，都有发文监控和收文监控，拟稿人可以看到公文流转的状态已经进行到哪一步，在公文长期未反应时可以进行催办，敦促流转状态尽快完成。
2.5企业报表中心模块
OA的报表中心模块提供了强有力的商业智能功能，帮助企业全面利用分散的数据，生成各类报表，对大量报表进行分类管理，并提供了有效的权限控制机制。
通过报表中心，企业的高层管理者、部门经理和不同职位上的业务人员都可以方便地通过各类报表，获得企业不同数据库中的数据，进行整理、汇总、分析，有效进行企业绩效管理，透视企业运行情况，从而全面利用企业数据。
OA的报表中心采用了业内最先进的报表引擎来进行报表的设计和展现，其方便易用的类Excel设计方式，强大的新一代报表模型，使用户可以轻松完成各类复杂报表的设计。
OA的报表中心提供了强大的报表展现能力，可以在浏览器中灵活地查询数据，方便查看各种复杂报表，进行精确的预览、打印和文件导出，同时能够展现样式丰富的图表。
OA的报表中心提供了高效的用户、报表与权限管理机制，可以建立多层次的报表分类管理体系，并且可以控制不同用户、用户组的权限，从而保证只有用户才能看到与自己的相关的、被授权的报表，可靠地保证了企业的数据和信息安全。
应用OA的报表中心，将帮助企业在利用数据有效管理企业运行方面跨上新的台阶。
第3章OA助手
3.1 OA助手的功能
OA助手的功能：实现在即时消息的收发。
当然OA助手不仅仅提供这些功能，归纳为：
◆ 采用Web Service接口与服务器连接，实现WEB到桌面
◆ 使用类FTP技术实现大文件无阻上传
◆ 随客户机的启动自动与服务器连接，实时接收消息、文件
◆ 提供百余种界面皮肤，随时更改，展现个性
◆ 点对点及群组离线聊天，方便沟通
◆ 聊天记录直接保存到数据库中，防止因个人计算机故障造成信息丢失，方便日后查阅
◆ 离线查看知识管理、规章制度、电子期刊，信息及时下载
oa 办公自动化系统利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作 质量，提高生产率的目的。作为企业信息化的重要组成部分，oa系统一直都是必须的一项业务。随着企业的发展，开设分公司、新办事处、在家办公、移动办公等都成了一种新的需求。因此，oa系统的应用不仅仅局限于某个公司总部或单位总局小型局域网了，现在总部都需要实现和分支机构的互联，使oa系统中的个人办公、公文系统、综合业务、行政管理、综合信息等资源共享，让公司管理更加统一规范，保证物流、信息流的实时更新，确保公司市场信息的及时传递，营销方案的及时执行，提高工作效率;对于政府机构来讲，需要实现和分局的实时联络，保证公文流转的时效性和安全性等等。
要实现这些目标，过去通过电话，电子邮件，不仅效率低，而且费用也不低;采用ddn专线造价太高，用modem远程拨号的方式速度又太慢。如何达到价格和性能的完美统一呢?有了iceflow vpn，只需要运行一套c/s、或者b/s的oa系统，全球各地的同事就可以协作完成任务了。
iceflow vpn特点
◇ 安全：iceflow vpn基于国际标准ipsec协议构建，采用192位idea、des、3des高强度加密算法，并采用动态密钥交换机制，其具有全面日志分析管理功能，最大程度保证公网传输中数据安全问题。可以将分部pptp用户和特定主机绑定，即使pptp客户用户名密码泄漏也绝无安全隐患。另外，与某类产品相比，iceflow vpn免受网络上病毒的攻击，也避免重启等手续，更有效保证数据传输的安全性
◇ 稳定：iceflow vpn按照工业标准设计，支持30000小时连续无故障运行，自动拨号，断线后可在线路恢复正常后10秒内恢复正常运行，支持单机双线路和双机分流备份，有效保证数据流畅通
◇ 灵活：iceflow vpn可实时查看当前数据流量;支持ddn，adsl，cable等多种方式接入internet;支持网状结构和星型结构等多种组网方式;可通过监控中心即时监测各个节点使用状态等，内建update功能，一般新发布的功能均可以免费得到。性价比高：iceflow vpn与同行业产品相比，价格合理，并且根据性能档次分不同价位，可满足不同用户需求。iceflow充分考虑用户的实际需求，为其良身定放产品
方案概述
oa办公自动化vpn组网原理和远程erp系统组网原理相同，都属于应用系统远程组网。iceflow建议，只需要在客户的总部以及各个分支机构分别放一台iceflow系列路由器，各点通过adsl或其它方式接入公网internet，就可以为客户构建廉价，稳定的vpn网络。因公司或企业领导需要在家或出差在外时仍能方便办公，故可采用pptp拨号方式接入，实现与总部的互联。
网络架构
◇ 总部：总部一般来讲是企业信息存放、处理的中心，网络内部主机数量多，数据流量大，安全性和实时性要求高;因此推荐采用高性能的iceflow r5000h作为接入服务器。对于实时要求很高的企业用户，可以在总部采用两台r5000h 作双机备份，保证稳定数据传输
◇ 分支机构：企业分支机构一般指分布在全国各地规模中等的分公司，公司内部建有中等规模的局域网，同时通过当地isp提供的宽带接入方式接入因特网。安装一台iceflowr5000l或1700h路由器，作为客户端接入总部
◇ 移动办公用户：采用pptp或l2tp协议，接入总部，可支持cdma/gprs及802.11b等无线移动接入，用户即使在乘坐车船甚至飞机的途中，可随时随地实现移动办公
华天OA外企办公自动化方案
一、共性特点
近年来，外国和台湾、香港企业在中国的数量越来越多，本土化程度也越来越高，同时，随着国内企业国际化程度的提高，在各个独资、合资、合作企业内部，各种国度、语言和文化的人工作在一起，形成了独特的企业管理和办公氛围，主要特点有：
文化多元化，人与人之间的沟通和理解有时会产生障碍;
语言多样化，往往需要掌握多种语言，并消除文字歧义;
管理规范化，这种企业的管理比较规范，制度完善，流程清晰;
形象标准化，注重企业形象的标准统一，并体现在文件等各种办公用品上; 理念先进化，管理理念先进，善于接受新生事物，善于学习;
等级制度化，拥有严格的等级划分，层次分明，井然有序;
分工明确化，每个人分工明确，职责清晰，有严格的考核、监督制度;
办公效率化，计划性强，办公效率高，反应速度快，执行到位;
„„
由于外企的先进性，他们在使用办公自动化系统时有着先天的优势，而最大的障碍，便是语言问题。以前的OA系统绝大部分只能支持简体中文，即使能够支持其他语言，也无法实现在同一套系统上，使系统无法在不同语言的人员之间使用。
华天OA在国内率先实现了在一套系统上同时支持中文简体、中文繁体、英、日、韩五种语言，用户可以在登陆界面上自由切换不同的语言版本，每个人都使用自己的母语，使用起来顺畅自如。
另外，华天OA由具有10年软件外包经验的开发人员设计，长期的对外软件开发经历，使华天OA的结构、界面富有国际化色彩，标准、细致、易用，适合国际化人员的口味。 华天OA和外企的办公流程都具有科学、规范、严格的特点，两者可以进行完美的融合，通过华天OA将企业办公流程提取出来，通过网络来进行，不但可以大大提高工作的效率，还可以对管理起到进一步完善、规范的效果。
通过华天OA的文件共享功能，企业将实现各种知识、信息的增值利用，为建立学习型组织打下基础。通过华天OA的文件模板功能，企业还可以设计规范、漂亮的形象识别系统，保证企业形象的统一性。
二、理论基础
总有很多问题存在于一个企业中，它们像紧紧缠绕在身上的一团乱麻，让你无法随心所欲实施自己的想法，进行竞争力的提升。华天OA并采用简便可行的方法解决它。
比如，当你的人抱怨太忙太累时，可能并不是真的缺人或者业务太多;
当他们叹息缺乏沟通机制时，可能并不是因为两个部门之间隔着一道墙;
当他们唠叨不能及时看到统计报表时，可能并不是因为大家不在一个大楼里;
当他们借口没有看到最新的公告通知时，可能并不是秘书偷懒或者打印机坏了;
当他们计较谁占用了太多的打印纸、圆珠笔时，可能并不是没有采购足够的办公用品; 当他们投诉找不到以前的文件资料时，可能并不是文件柜的管理员马马虎虎;
当他们争吵得不到系统培训时，也可能并不是人事部的培训工作搞得太少„„
最后，你发现他们整天从事了太多重复性的、低端的、琐碎的工作，而对本职工作投入的时间和精力却严重不足。
你甚至不知道他们到底在忙些什么、想些什么，不知道那个项目到底进行得如何，不知道自己辛苦做出的规定发放到哪里去了，不知道这个决策是否满足大多数人的意愿，最后你自己也亲自到处忙着查资料、打电话、跑现场、谈心、开会，同样陷入困境„„
我们研究发现，上述问题有一个共性，那就是同属于工作方法(方式)的问题。
根据我们的研究，我们把企业管理概括为两大内容：
一、战略，
二、战术，即方法，战术又包括三个小内容：资源、流程、执行，每一个小内容又包括诸多更小的内容，如资源包括人力资源、财务资源、知识资源、情报资源、硬件资源等。
战略根基稳定，没有方法、技巧、灵活性，它只是一种思想、一个方向、一个目标，战略问题就是战略失误，犯一次轻则伤筋动骨，重则一命呜呼;
而战术轻巧复杂，灵活多变，无论是资源还是流程、执行，每一个内容都博大精深，又结合紧密。它们包含了企业内所有的人、事、物和方法、技巧、经验，也产生了各种各样的矛盾和问题，却常常因为问题小而不被重视，然而积劳成疾，蚁穴毁堤，往往惊觉时已晚。
华天OA作为一个信息化工具，就是提供了一种全新的工作方式，帮助您更快速、更轻松、更彻底、更方便的工作，解决企业在资源、流程和执行三个方面出现的一些问题，实现所以，华天OA是一种战术上的选择，它强化企业的内部管理，促成战略目标的实现。
图1华天OA与企业管理的关系
三、研发理念
华天OA是信息化协同办公平台，将最先进的管理理念和开发技术集于一身，以人为中心，致力于帮助用户实现共享资源、规范流程、推动执行的目的。
华天OA在给用户带来先进办公方式的同时，也将给企业导入先进的管理和办公理念，促成企业升级。
华天OA采用魔方式三层架构开发，是真正的协同办公平台，能轻松实现跨平台、跨数据库、跨架构的使用，拥有魔方般的灵活性、强劲性和整合性，允许用户随意组合不同的业务系统，构建自己的数据处理中心。
无论是自己开发还是采购的各种系统，华天OA都能让用户轻松构建起一个数据共享、流程同步的综合性信息化办公平台，创造企业发展的最优化环境，取得竞争中的最大优势。
图2华天OA的系统结构
四、研发原则
华天OA致力于为用户提供性价比最高的产品，本着结构先进、功能实用、使用简单、满足升级的四大原则开发，采用了当今世界最先进的开发技术和架构，是当前市场绝对领先的新一代办公自动化平台。
实用性：满足企业的核心办公需求，避免功能闲置造成的诸多弊端;
安全性：具有良好的防病毒、防攻击、防破解、防泄密性能;
技术性：采用J2EE技术和三层架构开发，是最先进的技术体系;
易用性：界面简洁友好，流程合理清晰，会使用电脑即可自动上手使用;
升级性：多次开发性，在不影响正常使用的情况下即可随时平滑升级;
平台性：无需改动数据库，即可随意集成不同架构和平台的应用系统;
稳定性：能够长期稳定运行于各种操作系统平台上;
适用性：对硬件、操作系统、数据库、网络环境的要求低，充分利用现有资源; 先进性：坚持整合最先进的办公理念和开发技术，时时保持系统的先进性质。
五、系统特点：
1. 国内唯一同时支持中、英、日、韩、繁五种语言。
2. 国内唯一采用横向功能菜单，更加符合人的视觉流程。
3. 国内唯一无需任何编程即可随意切换数据库，全面支持SQL Server/MYSQL/Oracle
等。
4. JAVA J2EE架构，全面支持WebService，扩展无极限。
5. 多种界面风格，可随时换肤，自定义喜好的风格。
6. 根据不同级别设置权限管理，保证资料安全。
7. 一分钟傻瓜化安装，包括数据库、WEB数据库全程自动安装。
8. 文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、痕迹保留、电子印章。
9. 无限用户，没有后顾之忧。
10. 终身免费服务，永久升级。
11. 购买一个月无条件退款承诺。
六、典型应用
华天OA 的目标是为企业实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公系统。简单地说，该系统就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制，实现电子化协同工作与知识管理。概括来说，就是要实现以下几个方面：
1、共享资源
1) 实现知识管理，使企业内的先进经验、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用;
2) 共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单，实现无纸化办公;
3) 及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯，实现信息的畅通直达;
4) 在资源网络中，任何人都可以直接检索自己需要的各种资源资料;
5) 各种资源可以设置访问权限，实现有级别的公开，保护核心资料安全。
2、规范流程
1) 使办公流程清晰、规范、可控，可以保留流程，有据可查;
2) 消除不必要的流程和环节，避免重复劳动，提高工作效率;
3) 实现办公流程的自动化，代替大量手工操作，解放人的创造性;
4) 杜绝推诿和扯皮现象，使每个人责任清晰，约束其迅速执行;
5) 不同的流程和表单可以同步、共享、交叉、分流、合流，实现协同办公;
3、推动执行
1) 清晰每个人的责任和计划、目标、任务，工作透明化，自我促进完成;
2) 方便的监督、指导和沟通、反馈机制，及时发现问题、解决问题;
3) 随时得到最好的资源、知识、经验，利于协同合作，创造工作的最优化环境;
4) 避免低端和重复性工作，解放束缚，将人的创造性发挥最大价值;
5) 提升自信，释放活力，以先进的办公方式促进人员素质的提升。
图5华天OA 的应用模型
七、系统价值
华天OA是提升企业竞争力的有效工具，它的价值是显著而长期的。
麦肯锡顾问公司认为，企业竞争力是财务业绩、市场地位和无形资产的综合反应(其他类型企业的竞争力也可以参照这三个指标)，往往最被忽略也最为重要的指标正是无形资产，如卓越的品牌优势，高效的企业机制等。
许多企业对于竞争力的追求过多着眼于可见的财务收益和市场份额上，而即便对经营业绩的提高改善也更多注重短期目标的实现，从而忽略了长期的、可持续发展的经营能力的培养和建设。
“企业的竞争优势已不仅仅是出色的业务战略设计，更是在战略执行上比竞争对手更快、更好。”麦肯锡对国内外众多业绩优秀企业的调研分析认为，竞争力强的企业在内部企业设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色。
华天OA所起到的作用在于此，通过华天OA的理念和应用，我们会清晰的发现华天OA通过帮助企业建立清晰的办公流程，扁平的企业架构，透明的反馈和沟通系统，迅速的决策和执行体系，来提高企业内部的管理和办公能力，建立一个协调统
一、反应敏捷的企业机制。
通过这些工作，华天OA将逐渐起培养企业内核的竞争力，这正是一个企业最核心、最独特的竞争力，使整个企业变成一台高速运转的竞争机器，在竞争中占得先机。
规范流程 推动执行 共享资源 人 员
OA
电子信息学院 09电信A班 29010302023 黄哲锐
2011年
12 月 9 日 办公自动化系统 办公自动化系统(OAS)Office Automation System是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，深受众多企业的青睐。
一、简介：
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
OAS软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
二、OA发展的阶段
工具阶段：
纸张信息数字化，纯文字、表格处理、存储、查询，工具阶段 MIS阶段：
数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流。
网络协同工作时代-互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。
虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
三、功能
办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层，为各种类型的文案工作提供支持，通过应用信息技术，支持办公室的各项信息处理工作，协调不同地域之间、各职能间和各信息工作者间的信息联系，提高办公活动的工作效率和质量。
不同组织中的办公业务是不同的，所以，不同办公系统有很大的区别，但一般情况下，办公自动化系统都具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库软件进行数据库管理;通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。
四、分类
目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：
1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
2、已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
3、已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
4、已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第
二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高;对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
五、企业适用范围
那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败的企业
信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
[4]已拥有业务管理系统的企业
办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
对于企业事业单位的领导来说OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良
好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公自动化系统作用为：
1、建立内部的通信平台。
建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。
2、建立信息发布的平台。
在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。
3、实现工作流程的自动化。
变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。
4、实现文档管理的自动化。
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、辅助办公。
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
6、实现分布式办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
7、建立信息集成平台。
现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。
8、节省企业的办公费用支出。
将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。
9、搭建知识管理平台。
系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
10、增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
FUNO办公自动化系统(以下简称OA系统)内容包括协同办公，公文管理、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。OA的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
(一)使用规范
1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时(即半个工作日内)。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。
4、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。
(二)系统办公流程及岗位职责
公文管理(根据单位实际情况调整)
发文(单位管理部门发文、会议纪要和部门发文)
1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。
2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发布，最后自动归档。
3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。
收文(包括单位收文和部门收文)
1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。
2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。
督办通知
由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。
公文的归档及借阅
公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。
日常办公
1.请假等管理
单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。
2. 协同办公管理
单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。
3. 会议管理
召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。
4.公告管理
由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。
(三)安全管理
1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。
2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。
3、数据的备份
每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。
4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。
5、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息中心系统管理员定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查，对造成重大损失者追究责任。
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