档案编研材料的编写
怎样编写《全宗介绍》
全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具。某体例包括以下内容：
立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量;其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容;第三，介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。
全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式，服务手段，利用效果)，有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。
怎样编写《组织沿革》
组织沿革，也称组织机构沿革。是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。
一、组织沿革的作用
(一) 为利用者研究和查考某一机关或系统的机构演变人才培养情况、进行经济体制
改革和政治体制改革提供参考资料。
(二) 为研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。
(三) 为整理、鉴定档案价值、熟悉立档单位情况、编写全宗介绍提供系统的素材。
组织沿革的编写形式有文字叙述式和图表式两种。组织沿革所记载的内容，要根据机关的职责范围，内设机构情况编写在组织机构沿革演变中对日后有一定查考利用价值的有关事项。其内容主要包括：
1、 组织机构建立、合并、撤销、名称更改、办公地点迁移的原因、时间;
2、 组织机构职责范围、性质任务、隶属关系、编制的扩大与缩小;
3、 主要工作;
4、 内设机构设置、职能变化;
5、 领导人任免职务及时间;
6、 文书工作制度及变化情况、文书处理使用的各种印章戳记及其作用。
二、组织沿革的特点及内容
(一) 特点
第一， 它着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，至于该机关做了哪些
工作，开展的哪些活动，取得了哪些成绩等，则不在组织沿革的记述范围之内。
第二， 它以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的，而不能片面、
孤立、静止地只记一时的情况，否则就不能称之为“沿革”了。
(二) 内容
组织沿革的内容包括：地区、专业系统或机关历史概况;行政区划、建制变更情况：
机关成立、合并、撤销和复建的情况;机关名称变更、办公地点的迁移情况;机关性质、职权范围、主要任务及其情况;机关隶属关系、所辖机构和地区范围及其情况;机关主要领导人的任免情况;机关领导体制及其情况;机关人员编制及其变化情况;机关内部组织机构的设置及其变化情况;主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况;其他与所谓“组织”有关的情况。上述内容有的同志把它归结为“五大要素”：①机关性质和主要职能;②隶属关系;③人员编制;④内部机构设置;⑤领导成员的组成。
三、编写组织沿革的意义
1、 为主要领导人和有关工作人员查考本地区、本专业系统或本机关内部组织机构设置
和人员变化等情况提供了资料，有利于借鉴历史的经验，吸取历史的教训，做好今后的工作。
2、 编写组织沿革工作可以与编史修志活动有机地结合起来，它既可以作为编史修志活
动的一个步骤，又为编史修志提供了比较全面、系统、准确的史料，因此深受史志部门的欢迎。
3、 编写组织沿革可以为编写立档单位历史沿革提供系统的材料，对做好档案的收集、
整理、鉴定、编目和提供利用工作，都有积极的作用。
四、组织沿革的体例和形式 比较常用的体例有以下四种：
1、 编年法
这种体例是以为单位，以先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在再分问题或设项来记述或填写有关情况，即采取“——问题(或项)”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。
2、 系列法
这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。
3、 阶段法 阶段法是根据机关历年来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。
采用阶段法，首先要正确划分阶段。阶段划定之后，还有一个重要问题需要进一步解决，这就是如何把每一阶段中的情况记述和反映清楚，不同阶段可以分别采用不同的结构和记述方式。主要有两种情况：一是采用单层结构，即在阶段下直接按时间顺序加以记述;二是采用复式结构，即在阶段之下先分问题或系列，再将每个问题或系列的内容按时间顺序加以记述，形成“问题(或系列)——时间”的结构形式。
4、 问题法
问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主 要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题、一个问题地加以记述。
采用问题法，首先需要明确列出问题。由于所列问题大小不同内容繁简不一，在具体
编写每一个问题时，其结构安排和记述形式也可以灵活处理。比较简单的问题，可以采用单层结构，直述其事。如果该问题内容比较繁杂，则可以采用复式结构，即于该问题之下或者再列若干小问题，或者再分若干历史阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。由于采用问题法编写组织沿革有较强的灵活性和针对性，所以被许多单位编写时采用。
五、编写要求
要使编写出来的组织沿革全面、真实、实用性强、具体做到：
1、 要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关(内
设机构)各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在说明栏里注明。
2、 要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织样的全貌。不得以任何理由和原因
而漏记或不记该记述的内容。
怎样编写《大事记》
大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示
重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以事为纬，简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。
一、大事记的作用
1、 从纵的方面为利用者研究历史提供史实梗概。
2、 补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足，为编史修志提供可靠的资料。
3、 为回顾历史、总结经验提供线索和依据。
二、大事记的种类
1、 大事记的题目性质即大事记所反映的客观对象的性质各不相同，据此，可以把大
事记划分为许多种类。其中较为常见的有国家大事、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记(即人物年谱)。
2、 按照大事记记事范围的不同，可以把它分为综合大事记与专题大事记两种。
3、 按照大事记正文形式的不同，可以把它分为文字叙述式与表格式两种。
4、 大事记印行和使用方式有所不同，主要有两种方式，一种是单行本，另一种是作为
其他作品的一部分或附录。
三、大事记的编写
1、大事时间的编写
编写大事时间，必须注意以下几个问题：
第一， 大事时间必须考证、换算准确，标示清晰，避免错误及含混不清。为了保证大
事时间的准确、明晰。不能使用哪些笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。
第二， 大事记时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、
秒。确实无法考证具体时间时，对应大事条目的具体排列原则：日无考附于月末，标“是月”;月无考，附于年末，标“是年”。
第三， 某些大事持续时间较长，并且在大事记作为一个条目编写，其时间可以概括书
写，也可以表明起止日期，如“X年X月至X年X月”。
第四， 大事时间一般以公元纪年为准。
2、大事条目的编写
大事条目是正文乃至整个大事记的核心部分，因此，在编写时，要注意以下几点：
第一，编写大事条目一定要做到真实、可靠、准确，不仅基本内容确实无疑、确切无误。
第二， 编写大事记条目一定要以马克思列宁主义、毛泽东思想为指导，做到观点正确，
详述得体。具体编写时，要注意两点：一是寓论断于叙述，于叙述中见观点。二是适当直接评论，鲜明地表明自己的观点，即夹叙夹议。
第三， 对于客观史实的叙述，可以详尽一些，也可以简略一些，但无论内容详略，文
字都应力求简明。
第四， 为了使大事记正文眉目清楚，编写大事条目应坚持“一条一事”的原则，即在
一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起。
第五， 对于那些持续时间较长的史实，应该根据其特点，分别采用分条记述的办法，
或按照记事本末的体例，合并记述。 第六， 编写大事记条目要搞清各种客观史实之间的内在联系。在编写时，应言简意赅
地点明此事与其他某事的关系，有其实彼此间的因果关系。
2. 大事条目的编排
大事记以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。编者可
根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。
四、大事记的选事原则及范围
大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，
大事要事必载，小事琐事不取。
1、 机关综合性大事记的选事范围 机关综合性大事记的选事范围包括： (1) 本机关召开的各种重要会议;
(2) 本机关做出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件; (3) 本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况; (4) 本机关隶属关系和职能范围的变化情况;
(5) 本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动;
(6) 本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研
成果;
(7) 本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况;
(8) 上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作
的情况;
(9) 本机关向下级机关或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况;
(10) 本机关所辖范围内发生重大灾情和事故; (11) 本机关开展的重要外事、外贸活动;
(12) 本机关所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况; (13) 报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报导; (14) 其他重大事件和重要情况。
五、大事记的编写要求
1、 内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观
见解，更不准歪曲事实。
2、 文字要简明扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条
一事，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。
3、 时间要准确。按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。如有 的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。
六、大事记的书写格式：以为段落，月日顶格，内容在月日右侧书写。 例如：XXXXX大事记 XXXX年 X月X日
怎样编写《基础数字汇编》
基础数字汇编也称基础数字汇集。是以数字形成反映一个地区、一个单位或某一方面
基本情况的档案参考资料，是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关统计数字汇编而成的。
基础数字汇编具有内容集中、数字确切、简明扼要、利用方便、说服力强等特点。它的作用可为利用者掌握情况、研究问题、制定计划、总结经验提供素材，为进行宣传教育提供依据和参考。
一、基础数字汇编的整体结构
独立成书的单行本基础数字汇集，一般由总题名(即书名)、序言和凡例、正文、注释、 附录等组成。作为其他作品正文组成部分或附录的基础数字汇集，整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。
二、基础数字汇编正文要素与形成
基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人
们通常称之为数列。数列是构成基础数字汇编正文的基本要素，一个数列一般可以包含四个方面的具体内容，即：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值。
基础数字汇编正文主要有三种编写形式，一是文字叙述形式，二是图表形式，三是文
字叙述与图表形式相结合的形式。
三、基础数字汇编表格的制作 基础数字表格除总标题外，通常有三部分组成：一是横标题，列在表的左方;二是纵
标题，列在表的上方;三是基础数值，填写在横行与纵栏的交汇处，任何一个基础数值，都由横、纵标题所限定。有些表格还有附记、制表单位、制表日期等项。横行标题和纵栏标题用于表明基础对象、时间范围或空间范围、基础指标等内容，无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题。
四、基础数字汇编的编写要求
1、 基础数字汇编提供大量的统计数字来为本机关或社会各界服务，因此必须从实际出
发，实事求是，确保统计资料的准确。这就要求在收集、摘录、加工、使用各种统计资料时，一定要认真细致、一个数码、一个小数点都不能发生差错，同时还要特别注意对统计数字进行严格的核实。
2、 编写基础数字汇编一定要广泛收集资料，并对资料进行科学的整理和编辑加工，确
保统计资料的全面性和系统性。
3、 基础数字汇编是国际国内、各行各业都普遍使用的资料形式，因此在具体编写时应
尽量规范，应按标准执行。
四川大学公共管理学院
秘书档案学系
史 江博 士
第一讲城建档案的鉴定工作
一、城建档案鉴定工作的重要性
二、开展城建档案鉴定工作的制约因素
三、城建档案鉴定的原则与标准
四、几种城建档案保管期限的划分
五、城建档案鉴定组织与程序
六、城建档案鉴定工作中的注意事项
七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用
八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题
一、城建档案鉴定工作的重要性
城建档案馆经过二十多年的发展，各项业务工作已步入正轨，馆藏档案门类日渐完善，档案数量急剧增长，利用需求呈现多层次、多元化，使得馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出，档案的鉴定已迫在眉睫，开展馆藏档案鉴定工作已成为许多城建档案馆面临的新课题。
城建档案馆作为城市重要城建档案资料储存、交流和服务中心，是保管具有永久和长期保存价值的城建档案的基地，对所保存的城建档案进行价值鉴定，是进行科学保管的客观需要，是城建档案馆的一项重要工作。
二、开展城建档案鉴定工作的制约因素
保管条件相对优越，得过且过心理。
存档护档意识强。
对丰富馆藏的“矫枉过正”。
缺乏成本与效益意识。
“财富说”与“潜在说”的影响。
鉴定本身的难度与理论、政策指导不够。现有体制的影响。
三、城建档案鉴定的原则与标准
基本原则：凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的城建档案，都应永久保存;在一定时期内具有保
存和利用价值的城建档案，为定期保存;介于两种保管期限内的城建档案，其保管期限一律从长。 鉴定标准：一般来说，应以全面的、历史的、发展的观点，从城建档案的内容、时间、来源和外形等方面来分析其科学的、历史的和现实的价值，从而划分不同的保管期限。
四、几种城建档案保管期限的划分
(一)城市建设竣工档案
具有政治意义、纪念意义的工程以及重点保护工程和古建筑。-------永久保存国家和城市的重要工程。-------长期保存-重要部分
其他工程。-------长期保存
临时性的工程和有限期的工程。-------短期保存
(二)城市建设设计档案
从各个历史阶段观察，具有先进技术的工程设计，或典型性，或具一定代表性的工程设计，以及历年的标准通用设计等。永久保存，并应向城建档案馆移交。
重要工程和大型工程的设计。长期保存-重要部分。
一般工程和小型工程设计。根据现实的需要划为长期保存和短期保存。
(三)城市建设施工档案
在各个历史时期，采用各种新技术、新材料、新工艺施工的技术档案，应选其典型的划为永久保存。
施工的常用技术和一般新技术、新材料和新工艺档案，可以划为长期保存，也可根据其重要程度，分为“重要”、“一般”两种。
根据施工责任，确定一般施工档案的保管期限，合同有效期满，即可进行处理。除特殊工程外，一般划为短期保存。
(四)城市建设管理档案
城市建设规划管理档案：一般应划为永久保存。但城市规划类档案，因具有变化性，也可以划为长期保存。
房地产管理档案：
外籍产档案，一般应划为永久保存;
私产档案，应尽量保存较长的时间，有的可永久保存;
公产和集体产的档案，后者应长于前者，一般来说，需要使用多长时间就保存多长时间。
(五)城市规划档案
城市基础材料档案：
(1)按重要历史阶段划分。在重要历史时期产生的各种状况的材料档案，反映比较全面、系统的，都应永久保存;
(2)根据材料的系统性、全面性划分。接近重要历史阶段的较完整的档案，可以作为重要历史阶段档案的补充，有的也要划为永久保存;
(3)历史较长的档案要特别重视，一般也划为永久保存;
(4)其他零散材料，根据具体情况，划为长期或短期保存。
城市规划和国土规划档案：
(1)各个历史时期的代表方案，包括批准与未批准的，都应划为永久保存;
(2)局部重要地区的方案，也可划为永久保存;
(3)其他一般的和局部的规划方面的档案，可划为长期或短期。 城市规划和国土规划档案，是反映城市方向性、战略性的“蓝图”，其保管期限应尽量从长。
五、城建档案鉴定组织与程序
档案鉴定的组织。档案的鉴定采用集中鉴定，即间隔一定的时间集中鉴定。时间间隔不宜过密，一般5年至10年一次。
每次鉴定都应成立由馆长或副馆长任组长的鉴定小组，抽调相关部门人员组成，做到馆领导、技术人员和城建档案工作人员三结合，具体组织实施本次鉴定工作。
鉴定工作程序：
⑴制定鉴定大纲，包括档案鉴定的目的、范围、具体要求;
⑵根据鉴定大纲，拟定工作计划;
⑶按鉴定大纲的要求实施初步鉴定，提出具体鉴定意见，列出拟保留、移出、销毁档案的清单;
⑷鉴定小组对拟保留、移出、销毁档案的清单，进行审定，并签字;
⑸编造保留、移出、销毁档案清册，报馆长批准，盖单位
公章，并报档案主管部门备案;
⑹按清册，实施档案的保留、移出、销毁。
档案的移出、销毁：
(1)根据批准的档案移出、销毁清册，逐一排序。
(2)对移出、销毁的档案进行第二次清点、校对，并签字核准。
(3)按档案鉴定的结论和销毁要求，实施档案的移出和销毁。其中：对移出的档案要求记录移出的去向，接收方签字。对销毁的档案应暂存半年，以免有误。
(4)销毁时必须有二人监销，送指定单位处理。材料销毁完毕，监销人须在销毁报告或销毁登记表上签字。 (5)要注意保密与安全，在执行销毁过程中，均不得让无关人员参与。
六、城建档案鉴定工作中的注意事项
归档时的鉴定是城建档案价值鉴定工作中的重要环节
灵活运用城建档案保管期限表
现场核对鉴定法是城建档案价值鉴定工作中的一个重要方法
城建档案价值鉴定中，要正确理解其成套性
城建档案价值鉴定须有有关专业的工程技术人员参加
七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用
(一)年龄——档案价值的主要标志
受每个城市的历史长短的影响。
.受档案馆自身情况和条件的影响
城建档案的门类对“高龄”的影响。
档案载体的影响
(二)来源原则不仅是档案分类、整理的依据，也是档案鉴定的标准
不能脱离具体工程去分别评判单份文件的价值。
应重视以前忽略了的项目来源、人物来源和历史来源，把档案鉴定从“实体鉴定转向形成和来源历史背景分析”，客观地确定其价值。
重大工程，特别是城市基础设施、公用设施档案的价值大于一般工程如住宅档案的价值;高层建筑档案的价值大于一般多层建筑档案的价值;知名的设计、施工单位及个人产生的文件高于一般单位或个人形成文件的价值;在短缺竣工档案的情况下，施工档案的价值高于设计档案的价值。
(三)杜会分析与职能鉴定方法扩展了城建档案价值鉴定的视野
鉴定中应留心关注档案形成者在当时历史条件下的职能(务)、社会活动地位以及对后世的影响等因素，并对这些因素进行加权，提高其价值比重。
在对大量相似性档案的进行鉴定和优化时，应灵活运用职能鉴定中典型全宗原则。
(四)在重视档案第一价值的同时，发掘档案的第二价值
美国学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”，认为公共文件具有两种价值:一是对原始机关的原始价值，即第一价值，二是对其他机关与私人利用者的从属价值，即第二价值，包括证据价值和情报价值(研究价值)。这一理论对于城建档案价值鉴定具有积极的指导意义。
第一价值鉴定标准，便于我们从现实考虑和判断，因此，在鉴定城建档案时首先考虑档案的第一价值，同时也应把鉴定的着眼点放在第二价值的发掘上，以便正确评价，特别是从学术研究的角度出发鉴定城建档案的情报(研究)价值、潜在历史价值和地理环境情报价值。
八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题
应用CAD技术形成的图纸和模型是否具有艺术价值
如何处理纸质文件与电子文件共存的局面
第二讲 城建档案的编研工作
一、城建档案编研工作的定义
二、城建档案编研工作的作用
三、城建档案编研成果类型及具体种类
四、城建档案编研工作的步骤
五、城建档案编研工作的组织形式
六、新时期城建档案编研工作的创新
一、城建档案编研工作的定义
城建档案编研工作就是根据一定的需要，通过对城建档案内容的分析研究和一定的调查研究，从而依据调研材料编写出城建档案参考资料的工作。
二、城建档案编研工作的作用
城建档案编研工作的主要作用，是为了解决城市规划、设计、施工、管理及其科学研究的需要与科学的提供利用之间的矛盾，最大限度地发挥城建档案在城市建设、生产技术、科学研究工作中的应有作用。
三、城建档案编研成果类型及具体种类
(一)汇编型编研成果 。可分为综合性汇编和专题性汇编，常见的汇编有：规章制度汇编、城市现状基本数据汇编、定额指标汇编、重要文献汇编等。
(二)文摘型编研成果。文摘型城建档案编研成果形式多样，可以是单一的(文字、图形或数据)，也可以是复合的(文字附图表、或图表加文字说明等)。
(三)编撰型编研成果。包括城建年鉴、大事记、城建志书、史料、手册和专题著述、设想建议、宣传、报道等。
四、城建档案编研工作的步骤
第一步选题
选题应围绕城市建设和经济建设
选题应先易后难，由小到大
选题应具有科学性和系统性
第二步选材
选材范围选材要求
五、城建档案编研工作的组织形式
一是城建档案馆自编;
二是馆内外合作，进行编研;
三是聘请有关人员参与编研。
六、新时期城建档案编研工作的创新
(一)如何实现编研工作的创新
(二)如何提高城建档案编研成果的质量
(三)如何建设城建档案编研工作
(四)如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益
(一)如何实现编研工作的创新
思想观念创新。应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。
“四个意识”即：
①产业意识。
②服务意识。
③精品意识。
④经济意识。
“三个关系”即：
①专业化与社会化的关系。
②城建档案与“大城建”概念的关系。
③后台与前台的关系。
内容的创新
其一，围绕经济发展和城市建设。
其二，体现专业特点和地方特色。
其三，突出服务重点和馆藏优势。
技术的创新
一是编研工作手段的更新。
二是城建档案编研产品形式的多样性。
组织管理创新
一要把编研工作纳入本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。二要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。三要建立横向联系，借助外界力量，实行联动效应。四要精心策划和组织，加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广为宣传。
(二)如何提高城建档案编研成果的质量
影响编研成果质量的原因
其一，编研人员缺乏专业技术知识，没有研究专业技术的能力。
其二，编者的文字表述不当。
措施：
一是选择好编研人员。
二要注意信息加工的技术方法。
三是通过编研人员的创造来提高城建档案信息的含量。
四是可选录一些与城建档案内容相关的城建档案资料一起进行加工。
(三)如何建设城建档案编研工作
第一，机制建设。
第二，资源建设。
第三，系统建设。
第四，人才建设。
(四)如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益
选题要市场化
构思要新颖
档案馆(室)编研工作是以馆(室)藏档案为主要对象，满足社会利用档案为主要目的，在研究档案内容的基础上，汇编和出版档案史料，编制参考资料，并参加编史修志以及撰写文章和著作，为国家建设和科学技术研究服务的一项工作。
档案的编研工作，与专门的学术研究有所区别，后者注重著书立说，向社会上提供学术成果，而前者则是以编研工作为手段，充分发挥档案史料基地的优势。一方面，侧重研究分析，整理汇编和公布史料，配合编史修志等研究活动，协同查选档案材料，主动地提供利用，满足各行各业利用档案的需要;另一方面，对已经出版的历史著作进行史实印证，研究一定的历史问题，撰写历史著作和文章，参加编史修志等活动。
编研工作有两个方面的含义：一是“编”，即编纂;二是“研”，即研究。所谓编研工作，就是按照一定的题目，通过对大量档案材料的研究，从中选出对国家政治、经济建设和科学、历史研究等各个方面具有一定价值的文件材料，进行编纂加工，用各种形式把档案编纂成书，提供给党政领导和科研部门利用。这里对档案编研工作的内容、特点、作用、编研工作中编与研的关
1 系，以及编研工作应遵循的原则和要求等方面进行探讨，以求对编研工作有一个比较完整、全面、正确的认识。
一. 编研工作的内容、性质、特点及作用
(一)编研工作的基本内容大致可分为编纂、编写、研究三个方面，具体说：
1. 编辑出版各种档案史料和汇编档案文件。根据一定的题目，按照一定的体例，把分散的档案文件编辑起来，使之成为具有内在联系的、能够反映该专题历史状况的档案集合体。这种形式除了对档案原件个别文字或形式方面作必要的加工以外，不做任何内容上的改动，是供人研究使用的史料书、资料书。要求按档案文件的原件进行编纂，而不是编写。要忠实于历史文件，而不是阐述编者的观点，编者观点可以在编纂加工中体现，但必须与原文严格区别开来，这是编研工作的基本要求。
2. 编写就是在熟悉和研究档案内容的基础上，取材于馆(室)藏档案资料，经过研究编写的各种专题参考资料。根据对有关档案进行分析、综合，编写出能够比较系统、完整地反映某一时期或某一现象历史过程的参考资料。
3. 研究就是进行档案学研究和历史研究。主要是通过前两个方面和其他工作，进行学术研究活动，把研究成果写成文章，为将来撰写各种
2 专著奠定基础。
(二)从编研工作的三个内容可以看出，编研工作是利用工作的一种形式，是通过一系列工作环节，充分发挥档案的作用，为党和国家各项工作服务、为历史研究服务、为社会各方面的需要服务，所以利用工作的根本性质也就是编研工作的根本性质：服务性。除这一特性外，编研工作还有以下几个特点：
1.主动性。编研工作是一种利用工作，它不是根据读者的具体需要直接查阅档案，而是根据对利用动向的了解，汇编档案史料和编写参考资料，以满足社会利用的需要，它是一种带有预测性的利用工作，其中包括档案工作者的主动因素，这种主动性是由社会利用要求决定的。为避免无效劳动，在编研之前，要进行广泛细致地调查，要熟悉业务，对利用要求具有敏感性，不能随心所欲地编写，从而保证编研的质量。这里的主动性是指编研工作中，包含档案工作者的主动服务，同时又具有一定的预见性，而编研工作的内容最终由利用要求决定，所以编研工作的主动性又是相对的。所以在实际工作中，要注意档案工作者的主动性与利用要求的联系。
2.科学性。编研工作不是按利用者的要求零散地提供一份或几份档案文件的借阅工作，它是按照一定的题目，经过对大量材料的选择，形
3 成一个基本能够反映该专题的比较全面的整体。这个整体的效果远远超过各单份材料利用效果的简单相加，它们作为一个整体，可以互相印证、补充，往往能起到独份档案文件起不到的作用。编研工作的科学性还体现在对所提供档案的内容、形式、文字都进行必要的审慎地考订、印证，保证真实可靠。
3.广泛性。编研的成果是以出版发行的方式提供利用，能够适应社会广大读者的利用要求，可以发生比较广泛的社会影响。
(三)编研工作的这些特点决定了它在档案馆工作中具有巨大的作用：
1.采用出版发行的方式提供利用，可以解决一定时期内对某一专题集中利用的要求，随着社会的不断发展，利用档案的要求也与日俱增，单一的查阅工作已经难以胜任，于是编研工作以其独特的服务方式与查阅工作一起更充分地满足了利用者的要求。这种方式的优越性，为实现档案价值创造了更为广阔的途径，也在更大程度上实现了档案工作的最终目的。
2.编研工作能够促进档案馆的基础工作。基础工作是前提，编研工作又对基础工作起着促进其发展与提高的作用。在编研中可以及时地发现档案馆在收集档案方面的不足，从而促进馆藏档案的收集与丰富，基础工作是编研工作必不可
4 少的重要条件。开展编研工作又能推动和检验基础工作，二者是相互联系、不可分割的关系。从档案保管上说，编研工作的成品出版发行，广泛流传，还可以减少对档案原件的磨损，又将档案副本分藏多处，提供了应付意外事件的能力，这些都促进了档案的基础工作和整个社会的档案工作。
3.编研工作有利于培养人才，提高档案工作者的素质。编研工作需要工作人员具有一定理论水平和专业知识，对档案材料有一定研究等，这些都对档案工作者提出了更高的要求，所以能够提高档案工作人员的工作水平，对做好档案工作起了较好作用。
二. 编研工作中“编”与“研”的关系 在编研工作中，编与研的关系，体现在每项具体工作中，都是各有侧重、紧密结合的。在工作安排上以编为主，实际在所有编的过程中，都离不开研究，研是编的前提，因为每一部史料编纂或参考资料的编写，都必须在进行了程度不同的研究工作的基础上进行。如需要对所编题目有关的历史、人物、问题进行研究和考证，以科学地、真实地反映史实;对材料的加工编排，需要进行认真地研究和考证，正确处理文字、标记、格式等方面的技术问题，等等。离开研究是编不了的，也无法保证编的质量。同时，我们的研究
5 工作，特别是对历史问题的研究，也需要在编的基础上进行。因此，编和研的关系，虽然在各项具体工作中由于档案材料和题目的不同，各有程度上的繁简和深浅之分。但总的来看，二者是相辅相成、紧密联系的。
三. 编研工作中应遵循的原则和要求 在编研工作中，应注意以下几点：
1. 选题，是档案史料编辑工作中具有重要意义的环节，必须根据客观需要和档案材料的具体情况，以为社会各方面建设服务为目标确定题目。
2. 选材，一个专题收集到的档案材料很多，根据汇编质量的要求，要有选择，应按从严的原则，选择真实可靠、重要的能说明问题的档案材料。
3. 档案材料的编纂加工。一方面是外形处理，如格式、标记等，二是正文转达，如开头语、标点等。要注意保持历史原貌，不篡改文件内容。成果不经档案馆同意批准，不能公布出版。
档案的编研工作，适应了当前社会的需要，是档案工作中的一个重要环节，使档案工作由原来的被动转变为主动，解决了档案提供利用与利用者对档案材料需求二者的矛盾，充分发挥了档案材料的作用，更好地为各方面服务，同时，延长了档案的寿命，保护了档案原件。没有档案的
6 编研工作，档案的价值便不能得到充分的实现，所以我们要做好档案的编研工作，并使之为各项工作服务。
【论文摘要】档案馆(室)工作的根本任务是提供档案为社会利用，而编研工作又是较高形势和较高效能的提高利用的手段，也是档案馆(室)开发档案信息资源的有效途径。面临新形势、新体制，档案馆(室)必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，为领导决策。单位发展提供多层次全方位的档案信息，使档案工作者默默无闻的劳动转化为现实的经济效益与社会效益。
档案馆(室)工作的根本任务是提供档案为社会利用，而编研工作又是较高形势和较高效能的提高利用的手段，也是档案馆(室)开发档案信息资源的有效途径。面临新形势、新体制，档案馆(室)必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，为领导决策。单位发展提供多层次全方位的档案信息，使档案工作者默默无闻的劳动转化为现实的经济效益与社会效益。
一、档案文献编研工作的意义和作用
(一)档案文献编研是开发利用档案资源的有效方法。
档案文献的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。
(二)档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。
科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案文献的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。
(三)档案文献编研工作是保存，积累、传播历史典籍的重要措施。
档案文献是党和国家的宝贵财富。加强对档案文献的保护，最大限度地延长档案文献的寿命，是档案部门的重要职责，通过档案文献的编研，可以使许多重要的档案资料复制和流传。所以说，档案文献编研活动又是积累和传播知识的重要手段。
二、做好档案文献编研须重视的几项工作
(一)加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全完整。
在档案工作的起始阶段，人们没有实践经验，难以确定、区分资料的价值，面对众多的档案材料，总觉的“存之无用，弃之可惜”，这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后，面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多，用时嫌少”的局面。我局在文献编研和档案利用过程中发现，过去有些重大事件、重要活动，既未留下文字记载，也未留下照片资料，仅凭一些老同志的回忆。但随着时间的流逝，每个人的说法不一，这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落，为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为我们敲响了警钟，要求我们档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回，并妥善保管，绝不能因现在的疏忽而愧于后人。
(二)编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件。
编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研，也需要摸清库存，了解家底，全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有多种形式档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准，查不全，甚至有的档案找不出来。所以，应该象周恩来同志教导我们档案工作人员时指出的那样：“不仅要整理保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用查找方便”。
(三)充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用。
档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况，要注意发挥这种优势，挖掘档案信息，搞好档案文献编研，为利用着提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管，对利用档案进行研究却不多。实际上，在这方面档案工作人员是近水楼台，得天独厚。他们开展档案文献编研工作，不但是档案工作的一项基本内容，也是科学研究的一支生力军。通过对档案文献的编研工作，还可以摸清档案的保管情况、改进管理，提出理论与实践的依据。
(四)积极采用现代技术，全面提高管理水平。
以电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术，使人们的工作、生活方式发生重大变化。尽管现在预言告别纸和笔还为时过早，但档案工作将是受到影响最为显著的行业之一。现在相当数量的档案部门的工作仍停留在“锥子、剪子、线绳子”阶段，由此产生的存量大，效率低，检索困难等问题会越来越突出。目前，人们对档案的利用需求是多方面的而且一次利用档案数量扩大，时效性、专题性、准确性要求提高，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要。如采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术。以及相应的服务方式，必将大大减轻档案管理人员的劳动，提高效率。只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。
总之，档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今，利于后世的伟业。因此，要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，要从根本上转变观念，相应地重新调整和定位，变被动为主动，开拓创新，努力开发更多适应工作需要的档案编研课题，让档案编研工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
单位：XX供电公司职称：XX手机：XXXX
【摘要】基层供电企业的档案编研工作，如何适应企业发展的新形势，以及科技信息化水平迅猛发展的新环境，笔者结合本单位实际，阐述了一些观点，主要是:一要创新观念，创意思进，敢于推陈出新;二要突出服务，注重实效，力戒为“编”而“编”;三要科技先导，表里求新，避免穿“新鞋”走“老路”。
电力企业档案编研工作是办公室档案管理工作中的一项的重要业务。随着档案管理信息化技术的飞速发展，赋予档案编研工作更为广阔的空间和更为丰富的内涵。编研工作必须走出过去单纯以档案史料编纂为主的狭窄空间，深化和拓展工作内容，变单一管理为主动服务，化技术操作为学术编研，彰显档案科研品位，提升档案管理服务水平，为企业的和谐发展、幸福发展发挥积极有效的指导作用。
一、XX供电分公司档案编研工作现状
近年来，我们XX供电公司(2012年前为XX供电分公司)积极开展档案编研工作，努力为各级领导及各族群众提供了更直接有效的档案信息服务，在促进各项事业的发展中起到了一定作用。编研成果主要有六种：一是宣传和介绍分公司档案馆概况的工具书如《馆藏档案全宗介绍》、《档案室指南》等。二是文件汇编，如《XX供电分公司重要文件汇编》、《XX供电分公司党委重要文件汇编》、《XX供电分公司机构调整、人事任免文件汇编》、《XX“十一五”电网规划与建设文件汇编》;三是专题概要如《XX供电分公司职代会简介》、《XX供电分公司安全生产、经济活动、优质服务三项分析会简介》、;四是《XX供电分公司大事记》、《XX供电分公司年鉴》等。总体上讲，吕梁供电分公司档案编研工作仍停留在文件汇编、会议简介等基础性材料的编写上，尚属于“低层次编辑”，缺乏“深层次加工”，可以说是单脚跛行，有编无研。显然，编研工作没能跟上档案管理信息化的脚步，也与企业日益发展的要求差距甚远。
二、编研工作存在问题的原因分析
(一)思想观念上滞后，造成编研工作单一性较大。思维“惯性”造成了编研工作长期围绕着惯有的题材打转，很少探究社会和企业管理需求，没有系统地去谋划编研题材，没有深刻地去挖掘档案信息，以致形成综合性的题材多，专项题材少;偏重文字记录形式，不重视多媒体介质归集;只讲编研数量完成累积，不在“研”字上深作文章，终使编研工作沿袭陈规、落于俗套。
(二)人员素质偏低，造成编研工作针对性不够。编研作为一种复杂的智力型投入，本身带有较强的研究性质。这就要求档案编研人员不但要有扎实的档案业务知识功底，还必须具备相当的文字撰写能力，同时要具有高度的政治敏锐性，才能及时捕捉企业重大决策部署信息，把握企业发展的方向有针对性地开展编研工作。而我分公司档案室隶属办公室，部门现有编制共9人，其中专职档案员只有2人。可见，人员匮乏是制约档案编研工作的“瓶颈”。
(三)编后工作相对乏力，造成编研成果实用性较差。编研资料完成后，不注重宣传应用，也很少调查利用效果，更谈不上收集反馈意见，以致编研材料“待字闺中”，坐等上门求助 ，使档案编研工作很难得到领导的重视、企业的认可，进而使得这项工作步入越做越难、越走越疲的“怪圈”。
三、改进企业档案编研工作的对策
(一)注重研究，编、研结合。编研工作的主要内容与任务就是：一要对档
案原始信息进行一次文献编研，二要对各种原始文献信息要素进行浓缩提炼，三要对有关文献信息进行综合、分析。因此，必须改变以往只编无研或重编轻研的倾向，加强对档案内容与选题等的研究，使编与研相辅相成、相得益彰。
(二)注重需求，突出服务。针对需求侧开展档案信息咨询服务，使编研工作直接与各部门接触，通过具体的交流来确定课题及编研方向，以更好地为企业生产、经营等各项管理决策进行档案编研信息的专题服务，大大增强编研成果的时效性和针对性。
(三)注重创新，改进做法。随着档案馆馆藏的不断丰富，使编研工作的创作空间愈加广阔。档案编研工作必须突破仅仅对文字档案进行编辑研究的局限，向文字材料编辑结合照片图册出版全方位发展。如果编研成果在文字材料编辑基础上，辅之以照片为主，配上简洁明了、生动形象的文字说明，并通过文字感染力与视觉冲击力的有机融合、相互叠加，势必会给增加查阅者的心灵感受，而从中直接获取更多信息。
(四)注重科技，丰富载体。在信息化高速发展的当今时代，统一的、高度集成的协同办公系统在国家电网公司系统得到广泛应用，为推进档案编研工作向数字化、信息化方向迈进提供了平台。要充分依托信息化网络的辐射功能、覆盖功能和信息量大、传输快等优势，利用多媒体技术，将分散在各基层单位、各全宗、各案卷中的某一专题或内容的档案资料，进行收集、加工、编排、编辑组合和深层次研究，并通过网络进行快速、准确的传递，实现信息共享。这样，档案编研信息与网络传输有机结合，将会使档案编研信息的传播如虎添翼、质效显著提升。同时，纸质材料与磁性材料、感光材料等制成的出版物并存，全类型、立体式为载体的编研成果会更加丰富人们的视野。
四、对进一步做好本企业编研工作的一些设想
(一)提高认识，确立编研工作在档案开发利用中的突出地位。克服“等”“靠”“要”思想，主动出击，变被动工作为主动服务。健全组织机构，实施部门联动，成立编研工作领导小组，确定专、兼职编研人员。明确责任目标，制定编研工作总体的目标和实施方案，开展阶段性检查督导。
(二)加强培训，建立一支高水平的档案编研队伍。邀请专家“引进来”对编研人员进行有针对性的教育培训，加强档案新知识、新理论和新技术的学习、吸收。组织人员“走出去”开展参观、学习、交流，拓宽视野,汲取先进技术、方法、成果,的学习以进一步优化知识结构，提高业务能力。建立编研激励机制，把那些热爱编研、具有一定知识水平和写作能力企业员工吸收到编研队伍中来。
(三)有的放矢，紧紧围绕公司任务确定编研课题。积极了解掌握企业发展动态，系统完整收集到有关重大活动的档案资料，根据目前国家电网公司推进公司和电网发展方式“两个转变”，构建人、财、物集约化管理体系，创新大规划、大建设、大运行、大检修、大营销组织架构的企业发展思路、方向、重大部署，有针对性地确定编研课题，统筹规划，贴近实际，有针对性地确定课题，并沿着课题方向，通过对馆藏信息的挖掘提炼，为企业贯彻落实各项工作部署和进行管理决策提供支撑、发挥导向作用、借鉴作用和指导作用。
(四)整合资源，推动档案编研工作多元化、立体化、系列化发展。根据选题，积极收集征集馆藏和馆外资料，实现档案资源的有效整合。并在此基础上，认真完成编研课题，不仅要出文字形式的编研产品，还要在制作照片、声像等形式的编研产品上下功夫，最大程度保证编研成果更完整、更系统、更权威。采用网络运行的技术手段，实行从选题到搜集资料、编辑加工、审校、出版、宣传推
广等全过程的跟踪控制，既便于检查督促、互通情况、互相学习，也能促进提高工作效率、缩短编研周期，并有效发挥编研成果的影响力、带动力。
福建省泉州市城市建设档案馆林志琼
摘要：城建声像档案电子宣传杂志是借鉴电子杂志的技术以电子媒体形式产生的，在互联网上发布汇编成果，体现了档案编研的时效性和新闻性的特征，实现了城建声像档案编研成果社会化与大众传媒化。加强城建档案编研人才队伍建设，依托新时期档案工作为构建和谐社会服务。
关键词：城建声像档案;电子杂志技术;档案编研;人才建设
城市建设的声像档案是在城市规划，建设和管理过程中，利用声像技术和设备，对城市建设过程进行的录像、拍照、录音等形式的记录，它真实地记录了一个城市的建设和发展的历史。声像档案是城建档案的重要组成部分，它与纸质载体的城建档案紧密联系、相互补充，构成了完整的城市建设档案体系，在城市建设发展过程中发挥着不可替代的重要作用。城建声像档案经过加工汇编组成各种专题，通过举办展览、档案发布、报刊宣传等渠道，让人们跨越历史时空，感受城市经济社会发展过程和历史文化风貌。随着计算机技术的进步，城建声像档案的宣传、发布由表示媒体(如语言、文字)、逐步发展到以声音、图像和视频等各种感觉媒体的集成的多媒体技术。
一、城建声像档案电子宣传杂志呈现的优势
多媒体信息的呈现的优势具有必然性。首先，多媒体能最有效地反映现实信息世界。现实信息世界本来就是图文声像并茂的多媒体的世界，利用视听方式获取、存储、传递和表达信息，当然最简单、直接、生动、高效，效果也最好。其次，多媒体信息对现实社会具有越来越强的影响力。多媒体信息可以借助多媒体技术高效率的处理和渲染，又可借助日益普及的电视和网络技术，在任何时候传递给任何需要者。因此，它对社会生活的各个领域和现代人类的各项活动所产生的影响是及其深刻和深远的。第三，多媒体是人类获取信息的主要方式。人类接受信息可依靠听觉、视觉、嗅觉、味觉、触觉。据科学调查表明，人类90%的信息来自听觉和视觉，也就是声音和图像媒体。多媒体信息是对现实世界的直接映射和复制，自然能比文字更直观、更真切、更准确地反映和还原特定的历史场景和社会生活，并给人留下更加鲜明的情景印象和想像空间，所以它理应具有更强的原始性。城建声像档案电子宣传 1
杂志是借鉴电子杂志的技术以电子多媒体形式产生的。它集合了声音、图像、动画、视频等元素综合而形成的数字杂志，它具有可视性、交互性、多样性、娱乐性、传播速度快等特点。城建声像档案电子宣传杂志的产生，从本质上就是为了追求档案与社会的零距离，与公众的亲和力，追求档案服务与社会的无障碍，与公众的无缝隙，更能满足人民大众日益增长的文化、教育、娱乐、休闲、怀旧等需求，使档案利用更加亲民、便民、利民，从而为民生档案工作开辟新的领域。
二、城建声像档案电子宣传杂志的特点
1.先进性。城建电子声像档案宣传杂志是一种WEB2.0的模式。具有时代的先进性，它给档案利用者增加了一种新的阅读方式。城建声像档案电子杂志是集合了网络和平面设计优势的一个优生品，兼具了两种媒体的长处。另外，它是机读的电子声像档案编研成果，它可以借助计算机惊人的运算速度和海量存储，极大地提高了信息的发布量。
2.实用性。城建声像档案电子杂志具有多媒体动能，在内容的表现形式上声、图、像并茂。人们不仅可以看到文字、图片， 还可以听到各种音效，看到活动的图像，是吸引眼球的多媒体档案资源的一个组成部分，能够极大地提高测览者的兴趣。
3.制作及阅读容易。用户可以快捷方便地在互联网上阅读自己喜欢的城建声像档案电子杂志，并在其中找到自己喜欢的内容以及有用的资料。而且电子杂志制作的声像档案形式多样，可以满足不同用户群的需求。
4.用于档案宣传，信息表现能力强。城建声像档案电子杂志拥有传播简单，传播速度快的优势，再加上它漂亮的画面，准确反映主题的照片和文字，可以让读者在第一时间拥有第一手资讯，掌握第一手的资料和知识。对图形、图像、视频、声音、动画等形式的信息进行编辑，大大增加了信息的表现能力，能够充分发挥城建声像档案的特色作用，紧紧围绕城市建设信息中心工作，不断丰富城建声像信息资源库，为政府决策、城市建设与管理发挥积极的作用。
三、城建声像档案电子宣传杂志软件设计原则
1.实用性原则。实用就是务实不务虚，就是注重解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷制作、方便使用和信息发布。
2.易用性原则。城建声像档案电子杂志界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作充分满足用户的视觉流程和使用习惯。易理解、易学习、易使用、易维护、易升级，实现”傻瓜相机”式的操作，用户只要经过短期的培训，就能掌握城建声像档案电子宣传杂志的制作技巧。
3.先进性原则。采用先进的技术架构和设计方法.融合先进的管理思想，结构化程度高。其灵活性、扩展性、兼容性、升级性好，速度快，符合技术发展趋势，适应用户的需求。
4.稳定性原则。系统从底层数据库到功能层面经过严格测试，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象。
5.拓展性原则。城建声像档案电子杂志的整体规划及框架设计具有可扩充性.网络版其前台页面的设计能保证网站在增加栏目后，不会破坏网站系统的整体结构。后台数据库设计有高度的扩充性，用户能够根据需要对栏目、类别进行增、删、改。它不但像电脑上的一本杂志一样，集众传媒之所长，可用于城市建设档案、城市建设形象宣传等各种文献汇编。
四、城建声像档案电子宣传杂志的编研
(一)在互联网上发布的汇编成果应具有新闻传播的真实性要求。
一是城建声像档案的宣传功能必须符合新闻传播的真实性要求。从事城建声像档案工作的管理者，要真实的反映城市的发展、变迁，既有漫长的历史画卷，也有短短的变化瞬间;既要宣传先进的典型事迹，也要总结经验教训。要求做到实事求是，事实真实。事实可以是丰富多彩、多种多样的，但它们都是客观存在的，都是人们可以感知的人与事。
二是城建声像档案的宣传功能必须符合新闻传播的全面性要求。新闻传播确保全面，是社会与民众对新闻传播的重要要求，新闻传播力争全面，才能保证新闻传播的宏观真实与客观公正;有助于受众了解全局，认识事物整体，知晓事件全过程，从而从根本上实现新闻传播的最终目的。以工程建设为例，特别是重点工程与市政基础设施建设，比如道路、桥梁、景区，标志性建筑等，从它的原貌就开始跟踪拍摄，记录原貌、体现建设速度快的声像记录，让人们感觉到城市发展的日新月异。
(二)实现城建声像档案编研成果社会化与大众传媒化。
城建声像档案编研工作作为城建档案业务建设中的一个重要组成部分，其工作的重要
性、艰巨性和研究性，已为广大档案工作者所认识，并在城建档案服务于社会的工作中发挥了积极的作用。然而随着社会各项事业对档案信息资源的需求日益增大，档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必然的趋势。城建声像档案编研的工作从开拓思路下手，从加强力度着手，不断提高编研工作水准，在为社会各项事业服务的同时也为档案事业自身发展打下扎实的基础。
首先，编研工作从单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展。在改善编研工作的条件基础上，敢于运用计算机等现代化设备和先进手段，及时、有效地实施信息开发，缩短信息加工时间与传递时差,提高利用的时效性。同时运用现代化通讯技术加强馆(室)之间编研信息的交流，建立法规、城市规划、地下管线、重点工程介绍等大容量专题目录的数据库和声像数据库，改变“关门编研”的现状，走出一条档案信息资源共享，开拓编研工作的新局面。如：《城市建设法规》专题，通过图文并茂的形式，汇编了历年来国家、省、市政府发布的法规性文件和本地执法检查的典型案例，《重点工程介绍》通过文字材料与声像档案，形象体现了重点工程从“三通一平”到竣工投产的全过程。其次，编研工作的对象进一步扩展，改变以往“闭馆自守”的工作方式，面向社会各个领域，依靠档案馆(室)网络，丰富编研工作的选题择材,使之编有素材,研有对象。如《泉州建设服务大全》，就是立足开发与利用服务资源的大型工具用书，通过政府服务、社会服务、特色展示，给市民生活提供方便，也给来海峡西岸历史名城泉州投资、旅游观光的人士提供了解泉州的窗口。
作为大众传媒介质的电子杂志为城建声像档案编研的发展提供了广阔的前景，利用大众传媒服务经济建设，成为新时期档案工作的“活信息”，在努力提高档案编研水平的同时，大众传媒为档案编研的发展提供了广阔的前景，随着档案编研大众传媒化程度的不断加强，我们的档案事业也会更加获得社会认同和重视的程度、档案部门的社会地位也必然相应得以提高。
(三)加强城建档案编研人才队伍建设。
现在，不少城建档案馆的编研内容仅限于大事记、工作日记或馆藏指南、效益汇编、资料汇编等等，深入的城建档案编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需求。在编研成果发布形式上，因社会进入信息时代，纸质档案“一统天下”正逐步被纸质档案、声
橡档案、电子档案等多种载体并存的局面所替代。特别是运用多媒体的电子杂志技术对城建声像档案进行编研，对档案编研人员的素质有更高的要求，不仅要有文学功底，而且必须具备在一个编研专题中，把声音、照片、录像、文字等有机地进行完美组合的技能，以丰富的内容和视觉上的美感为阅读提供信息资源服务。编研工作是城建档案工作这一系统中不可或缺的组成部分，为利用者提供的是一种“再创性”知识产品，有着原始档案所不能替代的信息集中、系统、深入等优势。因此，有必要加强对编研工作的组织管理，做到机构到位、人员到位、工作到位。城建档案人员在编研工作中应具备以下能力。
一是档案信息的获取能力。长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集,始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆(室)所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉政务公开以来，网上有利民生的各类信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。
二是档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精练”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案编研
二、三次深加工成果，从而实现档案编研的渗透增值力，达到高效利用的目的。
三是档案信息的交流、传播能力。档案人员必须注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具。档案工作者的编研能力不仅包括传统的文字和口头表达能力，还需具备在互联网上进行交流的各种能力，以及应用各种相关的现代技术信息的能力等，如掌握电子杂志制作环节和档案网站建立、信息交流、网站维护等技术， 为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。
总之，档案编研的社会化和运用多媒体技术还刚刚起步，我们要依托社会化和大众传媒化为实现未来档案事业的的电子化和网络化发展铺平道路。
作者单位：福建省泉州市城市建设档案馆
作者姓名：林志琼
联系电话：0595-22860195
电子邮件：ydtan0566@sina.com
联系地址：福建省泉州市丰泽街泉州建设大厦七楼
泉州市建设局办公室林志琼收
邮政编码：362000
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