秘书现象分析论文

［摘要］本文就秘书腐败现象的表现形式、危害、成因等内容作了深入的分析,同时提出了防止秘书腐败的对策。下面是小编整理的《秘书现象分析论文 (精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

秘书现象分析论文 篇1：

领导者和秘书在现实工作中角色互错现象分析

领导者和秘书是同一组织系统中有着不同的角色地位和角色人格的一对矛盾，有着领导与被领导、服务与被服务的工作关系。领导处于支配和主导地位，秘书处于从属和被支配的地位。他们有着共同的工作目标，他们在实现组织目标和过程中，责任和权力是不一样的，扮演着不同的角色，由于工作的相互渗透性和联系性常常发生角色互错现象，如领导者要么事无巨细，事必躬亲，越权替代秘书;要么过分依赖秘书，放弃领导权，秘书越权代替领导。秘书要么谨小慎微，责任上交，要么表现为强烈责任感，先斩后奏，替领导者完成任务等，造成领导者与秘书权责混淆，领导没履行其领导权与决策权，秘书不能有效发挥实施辅助管理的职能，更不能有效发挥参谋助手的作用，致使工作中决策不力，甚至出现不应有的失误等。这不仅严重损坏领导者与秘书的角色形象，而且会使党、国家和人民的事业蒙受不应有的损失。只有领导者和秘书摆正了自己位置，各司其职，认清了自己的权力和责任，把握好了二者工作的度，做到不越权、不失职，才能使我们的事业有所成效。

1领导者和秘书正确的角色地位

角色是指社会关系两端位置上的行为类型、行为模式，包括权利和义务。角色是角色地位、角色意识和角色人格的综合体，角色地位是指一个人在社会关系中所处的地位及这种地位相适应的社会身份、社会职责，它由职业特性决定，而不是主观愿望，与之相适应的是一个人的角色意识，它是指一个人在社会关系中所处的地位和他对这种地位所规定的社会职责的情感认识，以及与周围人和种种角色关系的理解协调，它具有主观性。角色人格是指一个人在角色意识的控制下所表现出来的与角色地位相符合的个性特征、道德品质和行为模式。它具有社会性和可塑性特征。任何人的个性、道德品质都是在个人生理素质的基础上，在特定的社会历史条件下，通过参加社会实践活动逐渐形成的，具有一定的稳定性。但在社会心理环境的影响下主观作用会使角色人格得以调节，以适应角色地位。

领导者是根据一定的法律、法规或组织内部规章通过民主选举或上级任命产生的。领导一旦产生，便具有法定的权利和权威，对外代表整个组织的利益，对内运用权利实施管理，其根本职能是决策，并通过计划组织、指挥、协调、控制等手段，将决策付诸实施，完成决策目标，从而推动组织的发展。这些特性和一般职能决定了领导者在组织内扮演的是决策者、群体组织者的角色，这就有了主角的地位。

秘书是伴随领导活动的而产生的，是直接为领导服务的。秘书的服务范围、服务方向随着领导活动的发展而发展，离开了领导活动，秘书的工作就失去了方向和核心，因而也丧失其存在的可能性和必要性。秘书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务，这些职能决定了秘书谋而不政、参而不决，处于为领导服务的从属地位。扮演的角色是配角。

所以领导与秘书的关系是主从关系，也就是主角与配角的关系，这是领导者与秘书一切关系的基本点。对此无论是领导还是秘书必须有一个清醒的认识，才能在工作中把握自己正确的角色地位，形成与之相适应的角色意识，培养自己的角色人格。

2领导者和秘书角色互错分析

领导和秘书是同一组织系统中具有矛盾关系的主配角，有不同的工作职能和职责，但他们的工作又相互交融、相互渗透，导致领导和秘书之间的角色互错现象发生。

2.1领导和秘书错位

领导者的角色地位决定了领导者的主要任务是决策和管理，但有的领导者工作勤恳，事无巨细都亲自过问，包揽无余，像三国时期的宰相诸葛亮事必躬亲，弄得自己积劳成疾，用自己的全面主动造就下属的全面被动，不知道正确用人才，发挥其特长，这样的领导表面看起来尽心尽责，实际上不懂分工，造成角色错位，把自己和秘书混为一谈。领导的事必恭亲说明他不懂管理，不懂用人，既耽误了自己去抓大事作决策，也不利于秘书的锻炼和成长，还弄的自己身心疲惫。这类领导除不懂角色的主次关系和工作的认真负责外，还有一种原因就是他有强烈的权利欲，担心权利旁落，而对秘书加以防范。领导者这样做不仅会大大伤害和挫傷秘书人员的工作自觉性、积极性，也会使领导者的威信大大降低，使领导工作所必须的品格能力等非权利性影响力丧失贻尽，使领导关系恶化，对领导工作和任务目标的完成带来阻力。

2.2秘书与领导错位

首先，在领导与秘书的关系中，领导者是主角，秘书是配角。可是有的秘书伺机夺权，控制领导者，表面上却装得唯唯诺诺，言听计从，骨子里有一种“爬上”心理，在实际工作中超越职权、凌驾于领导之上，配角意识完全丧失。

其次，还有的秘书自视能力差，不敢放手工作，没有当好配角的的思想意识，把该由自己完成的任务推给领导者，遇到疑难问题将矛盾上交，自己怕负责，甩手不管。辅助性工作大量堆积影响领导工作。

三是秘书的官欲过盛。秘书在工作中掌管机要，为领导传递信息、发布命令、贴近领导，成为领导的化身和影子，有时还自称为“二把手”，产生一种优越感，长此以往，这种优越感演化为骄傲自负，盛气凌人，甚至狐假虎威，假借领导名义招摇撞骗，谋取私利，产生权利腐败现象，腐败破坏了领导的形象，影响了领导工作的开展，还损坏了党和国家的利益。

3领导者与秘书之间发生角色互错原因分析

领导和秘书角色互错有些是无意识心理造成的，有些是有意识造成的，领导者与秘书处在同一组织的不同岗位上，具有特定的角色地位和角色人格。社会群体和组织对领导与秘书的角色地位有着严格的角色人格要求，然而领导者和秘书有各自的长期形成的比较稳定的自然状态的人格和其他角色人格，当他们担任领导者和秘书时有一种角色转换过程，如果角色人格转换的好，一般不会发生角色错位，但是如果领导者与秘书没有正确的角色认识，将自然人格带进角色地位，就会不可避免的角色错位。有的领导者和秘书出于对事业的尽心尽责，干脆自己完成，这是由潜层次的无意识心理造成的，若加强领导者和秘书的角色地位意识会于很快矫正。

人的意识是自然发展的产物，是社会发展的产物，随环境的变化而变化。如果使中国封建社会如：“官大、权大、利也大”的特性意识得到强化，并渗透到生活的每一方面，对“有权就有一切”羡慕不止，顶礼膜拜，就会使一些领导者与秘书唯上是从，唯官是求，唯利是图，并且一旦权利使他们满足私欲时，又刺激他们想获得更大的权利。由此形成恶性循环，使一些领导者与秘书从人民的“公仆”变成人民的“老爷”。

4矫正领导者与秘书角色错位的办法和思考

首先，应该从领导者本身出发，加以自我矫正。对于领导者来说，权力和责任是进行管理和决策的有效工具，是达到事业成功的手段，而不是追求的目标，更不是控制和压服别人，谋取金钱和地位的筹码，在工作中保持一定的权力需要又要控制私欲膨胀。在权力运用上要有无私精神，善于授权，敢于授权，在授权中将监督和指导结合起来，形成大权集中，小权分散的局面，有效地发挥权力的作用。在工作中尊重下属，积极激励，要利益相关，真正树立起自己的角色威信。

其次，要树立崇高的职业理想，热爱秘书事业，恪守秘书职业道德，刻苦钻研秘书业务，要有强烈的社会责任感和公仆意识，要有甘当配角的服务精神，顾全大局的忍让精神和不计名利的自我牺牲精神。在工作中一切从实际出发，敢说真话、实话，不弄虚作假、不欺上瞒下。在处理与领导者的关系上坚持以下原则：一是要正位;二是要适人;三是善言。

第三，以科学的、有力的管理办法措施，通过建立领导者与秘书的新型关系，对角色错位进行有效的矫正。

对领导和秘书实行群体优化，建立一套科学完整的管理体系，制定符合我国国情的领导和秘书的培训计划，改善和提高秘书人员的生活待遇，建立领导和秘书的新型关系，这种关系是建立在高度信任基础上的，相互尊重与理解、相互补偿与帮助、相互劝谏与激励的关系。只有充分调动秘书人员的积极性，形成一支坚持真理和决策的领导队伍，形成一支作风正派锐意进取的秘书队伍，克服离心力，增加凝聚力和向心力，使领导和秘书同心协力推动工作向前发展。

参考文献

[1] 秘书之友[J].1996年第7期.

[2] 社会学[M].北京：北京大学出版社.

[3] 向国敏编著.现代秘书学与现代秘书实务[M].广州：广东师范大学出版社.

作者：王玉萍

秘书现象分析论文 篇2：

秘书腐败现象解析

[摘 要]本文就秘书腐败现象的表现形式、危害、成因等内容作了深入的分析,同时提出了防止秘书腐败的对策。

[关键词]秘书;腐败;权力

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腐败是侵害人类社会健康的毒瘤,党的十六大报告中明确指出：坚决反对和防止腐败,是全党的一项重大的政治任务,不坚决惩治腐败,党同人民群众的血肉联系就会受到严重损害,党的执政地位就有丧失的危险,党就有可能走向自我毁灭。秘书作为领导的代言人,直接影响着领导在群众心目中的形象,直接影响着党群关系。最近几年,秘书腐败事件一再发生,因此,必须尽快从源头上预防和解决秘书腐败问题。

1 秘书腐败现象的表现形式

我们且看下面一则报道,内容是部分受到查处的高级领导干部及其秘书犯罪的事实：李真,河北省原省委书记程维高的秘书,因收受贿赂、非法占有公私财物、收受贵重物品共计人民币1051万多元,被处死刑,剥夺政治权利终身;吴庆五,河北省原省委书记程维高的秘书,伙同他人共同侵吞人民币1872万元及企业股份共计人民币2967万多元,被处死刑,缓期2年执行,剥夺政治权利终身,没收个人全部财产;蔡建辉,深圳市人大常委会原副主任王炬的秘书,受贿港币109万元、人民币50万元,被处有期徒刑8年;张焱争,深圳市人大常委会原副主任王炬的秘书,受贿港币5万元、人民币2万元,被处有期徒刑3年、缓刑3年;陈健,北京市原市委书记陈希同的秘书,受贿人民币40.9万元,被处有期徒刑15年;段爱华,北京市人大常委会原副主任铁英的秘书,受贿人民币5.6万元,被处有期徒刑5年;何世平,北京市原副市长黄超的秘书,受贿人民币24.3万元,被处有期徒刑16年。最近几年,秘书腐败案件时有发生,且多为贪污、受贿等经济犯罪,纵览这些案件,带有一定的共性。

秘书腐败也是国家公共权力的腐败,呈现出明显的职业特性：首先表现为公共权力执行过程中的腐败。公共权力可以分为决策权和执行权,决策权是权力的核心,归领导者;执行权是权力的外围,归执行者,秘书是领导的参谋和助手,也是权力的主要执行者之一。权力运作的过程,实质是分配社会利益的过程。权力运作得当,即能安邦定国,造福万民,反之就是以权谋私,祸国殃民。秘书腐败往往是利用手中所掌握的对公共权力的执行权,进行权权互用、权财交换、牟取私利,这是一种相当典型的公共权力执行过程中的腐败。其次表现为盗用领导权。秘书与领导在工作范围上是有着明确分工的,领导是决策者,秘书只能参与和辅助决策,是“只谋而不断”,可是在实际工作中，秘书往往会出于各种目的使用领导的权力。比如秘书背着领导,打着领导的旗号,发号施令,狐假虎威,以“二首长”自居,来满足个人私欲。还有的秘书利用其接近领导、接近权力核心的特殊身份,欺上瞒下,为自己谋取私利。最后表现为决策权与执行权共同致腐。秘书腐败与领导腐败是连体怪胎,一个腐败的领导身后往往隐藏着一个腐败的秘书群体。秘书人员是领导的参谋和助手,当领导人员有腐败行为时,假如秘书人员责任心不强,全局观念不强,立场不坚定,不能坚持原则,不仅不能阻止领导,反而会与领导一起腐败。甚至有的秘书为了自身“规避风险”,拉领导下水,导致领导秘书共同腐败。

2 秘书腐败的职业性成因

秘书腐败呈现出来的职业特性,说明秘书职业机制的不健全是秘书腐败的根本原因。

2.1 秘书的选拔程序不规范

领导者可以随意选拔秘书,致使秘书人员素质差距很大,工作质量不稳定,腐败现象屡屡发生。

目前我国选拔秘书的主要依据是1993年10月国务院颁布的《国家公务员暂行条例》、1997年8月劳动部颁发的《秘书职业技能》和《国家职业教育技能鉴定规范(秘书)》等行政法规,但这些规定对秘书人员的工作性质、任职资格等都没有明确的规定,加之社会对秘书专业认识不足,导致秘书选拔有着极大的随意性,极不规范。由于选拔程序的不规范,一些不具备资格的人被选到秘书岗位后,利用在领导身边的优势,谋取私利,贪污受贿,造成恶劣的社会影响。如王宝森的秘书闫振利,在北京财政局工作时,几乎被开除公职,但后来被王宝森看中,选为秘书,成了王宝森搞犯罪活动的得力助手。

2.2 秘书工作职责界限不清,致使有些秘书以“二领导”自居,欺上瞒下

由于我国目前秘书工作无法可依,导致秘书工作职责界限不清、不规范、定位不清。这种观念不仅社会上存在,甚至一些领导人和秘书人员对自身的职责、应有的地位也不明确,因而导致秘书人员越位、腐败现象时有发生。

2.3 传统的干部人事制度体制缺乏强有力的监督机制,“官本位”思想严重

民主政治与权力私有化是格格不入的,传统的体制仍然是权力监督与制约机制由掌权者自己设计;政务不公开、暗箱操作都为以权谋私者提供了可乘之机。

3 根治秘书腐败现象的对策

中共绵阳市委曾发文规定：县级领导不配秘书。此举一出,引起了人们的极大关注,更多的是叫好的声音。显然,人们在谈论这个问题的时候,自然不自然地把此事与秘书腐败问题联系了起来。但秘书腐败问题,真的能一撤了之吗?笔者以为：防止秘书腐败,最根本的应从健全职业机制入手,不设秘书并非良策,更不可一撤了之。

3.1 实现秘书队伍的专业化是治理秘书腐败的首要条件

党的十五大报告中提出,要完善国家公务员制度,建设一支高素质的专业化的国家行政管理干部队伍。秘书职业是一种特殊的职业,秘书工作的特殊性要求秘书人员首先注重“德”的建设与修养,树立正确的人生观和价值观,同时必须具有专门的业务知识和技能、技巧,因此必须有严格的专业化要求,严格选拔程序,建立一套行之有效的考试录用制度;建立各类培训基地,加强职业培训;建立与秘书职位相关的符合秘书队伍专业化要求的工资福利制度,保证秘书队伍的相对稳定性。

3.2 加强秘书人员的职业道德修养,提高廉洁自律能力

秘书人员应牢固树立公仆意识,切忌借权谋私;牢固树立奉献意识,切忌贪图名利;牢固树立自重、自省、自警、自励的四自意识,切忌仿歪效邪;牢固树立党性意识,切忌盲目服从。秘书人员不但要严于律己,洁身自好,还要明辨是非,敢于同一切歪风邪气和腐败现象作斗争,尤其是在大是大非问题上,一定要旗帜鲜明,立场坚定。

3.3 严格秘书人员的选拔和任用机制,选拔合格的秘书人才

秘书工作是一项机要性很强的工作,主要任务是辅助领导,而各级领导中枢都是机密核心,秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密,特别是重要部门领导人的秘书掌握很多重要情况,机要性更强。秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争,实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现形式;在经济领域中则是经济斗争的一种表现形式。因此,领导者在选拔、任用秘书人员时,要求政治上绝对忠实可靠,有高度的保密观念,严格的保密纪律,严守各种机密。

同时秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心,是联系各方面的桥梁和纽带,其工作特点具有广泛的群众性。在各项政策实施过程中,秘书人员必须密切注意信息反馈,倾听群众呼声,才能纠正可能出现的偏差,防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的,也是为群众服务的。秘书人员处理群众来信,接待群众来访,进行调查研究,协调机关工作，是直接面对群众的工作。秘书部门是机关的“窗口”和“门户”,也是从这个意义上说的。因此,要求秘书人员必须树立群众观念,密切联系群众,关心群众的疾苦,及时向领导反映群众的心声,群众观念的强弱也是选拔秘书必须考虑的标准。

秘书部门不是领导机关的专项业务部门,而是机关的综合部门。因此,秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛,具有突出的综合性,需要对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括,使之由个别上升到一般,由现象深入到本质,总结出带规律的东西,这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。领导者处于管理系统的全局位置,必须总览全局,预测发展,统筹规划,综合协调。它要求秘书人员必须具有全局观念,立足领导工作全局,站在领导者的角度观察、分析和处理问题,提出参谋建议,做到不在其位,当谋其政;必须具有较宽的知识面,成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”,以适应领导者驾驭全局的需要;同时，必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力。

3.4 加强对秘书人员的有效他律,建立完善的秘书人员考评机制

秘书人员要自觉接受各种监督,不能超越于组织和纪律之上。要自觉执行各项规章制度,不要放任自流。邓小平同志指出,克服特权现象,反对腐败,“要解决思想问题,也要解决制度问题”,“制度问题不解决,思想作风问题也解决不了”。要建立健全廉洁从政制度,确保秘书人员反腐不失范。同时建立有效的监督制衡机制,比如建立考查考核制度,对不同类型、不同层次的秘书建立不同的考核标准,实施科学考核;注重秘书的功绩考核,引进“功绩制”增强秘书队伍的活力,克服秘书腐败。

秘书腐败对党和人民的事业带来不可估量的损失,在充分认识这一现象的基础上,通过对秘书人员的培养,提高其道德水平,降低主观犯罪的概率,同时加强考评制度建设和秘书人员的任用、选拔机制,从客观上杜绝秘书腐败现象的发生。

参考文献：

[1] 王玉萍.领导者和秘书在现实工作中角色互错现象分析[J].理论与研究,2008(6)：30-32.

[2] 朱培东.新时期秘书工作之我见[J].科技信息,2008(15)：57.

[收稿日期]2008-09-30

[作者简介]田丽(1968—),女,河北软件职业技术学院图书馆馆长，副教授，研究方向: 图书情报。

作者：田　丽

秘书现象分析论文 篇3：

企业秘书“代劳”的调查研究

摘要:秘书有一个通用的非官方定义:为领导工作服务的办公室人员,是领导的参谋和助手。不过,这个定义已经跟不上时代的发展,从实际情况来讲,当今秘书的职责已经超出了单纯为工作服务的范围,悄悄延伸到生活的各个方面。帮老板安排午饭、泡茶冲咖啡、买烟买饮料……几乎所有白领都默认了“秘书”这个职业的延伸职责,并且大部分人认为理所当然。此次我会就这一现象对部分企业秘书进行问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。

关键词:企业秘书 代劳 调查研究

0 引言

对于秘书代劳的现象,黄越(2000)将其归为三类:代笔、代杯、代办,具体而言即由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见,由秘书代其应付各种各样的公款宴席、由秘书代为处理各种私事。

那么什么原因导致秘书不得不代办领导的私人事务呢?有学者认为一种是由于秘书工作的辅助性造成的。由于秘书人员是直接为领导者服务的工作人员;与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最为明显,依附性也更为明显。秘书工作对于领导工作的从属性和服务性,导致秘书认为应该为上司服务,使得上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘书的职能集中体现的方面是直接协助领导管理,处理其力所能及的具体事务,减轻、解除领导的事务负担,保证其集中主要精力进行决策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有学者认为目前秘书行业的非职业化导致了秘书代办上司私事现象的产生。由于在中国,秘书职业没有完全职业化,秘书工作的职责界定不清、对其工作水平和专业能力的要求不够明确、秘书来源和其行为也不不够规范,因此秘书为上司代劳私事的现象也屡有发生(沈蕾、张虹,1998)。还有学者从秘书的角色谈秘书代劳的事情。领导的许多不为人知的事情秘书可能知道,而且还可能是领导的“知心人”,好多领导不便于出面的私事,就可能由秘书代劳(李秘书,2003)。季伟(1994)认为由于秘书角色的服务性、多面性、创造性造成了秘书角色的差距,这种差距使得秘书无法充当其应该充当的角色,导致秘书做了一些不属于其本职工作的事务。另外,还有学者认为一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内(陈国强,2007)。

此次我会就这一现象对部分企业秘书进行问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。

1 调查概况

主要调查对象为南京、无锡两地在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员。在被调查的40人中,女性有24人,占总人数的60%,男性有16人,占总人数的40%。调查研究采用问卷的方式,分别在现象存在的状况和被调查人员的态度两个方面提出了11个客观或主观的问题,通过表格进行分析比较。

2 调查结果

2.1 对“代笔”的看法及发生情况。

“代笔”是秘书代劳现象中较为常见一项,具体而言就是由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见。调查显示有28位秘书人员认为“帮领导代写稿件属于工作事务范畴”,占总数的70%,7位秘书觉得无法确定,占了17.5%,仅2位秘书认为为领导“代笔”是不属于自己工作范畴的,占全部的5%。

据统计,在现实的秘书工作中代写稿件也是普遍发生的现象。对于“在现实的秘书工作中是否有秘书代领导写过稿件”的调查发现,有22位认为普遍有代领导写稿件的现象,占了总人数的55%,有13人认为经常有,占了总数的32.5%,还有4人认为是一般,占10.0%,1人认为较少有,占2.5%,认为几乎没有的人数为零。可见,不管是次数的多还是少,秘书代替领导写稿件的现象是存在的。

2.2 对“代杯”的看法及发生情况。

“代杯”也是秘书代劳现象的其中一类。主要针对的可能是男性秘书人员,在一些公款宴席上,领导可能会请由秘书代其应付各种各样的交际活动。调查显示,认为“代领导应付交际”属于秘书工作范畴的有11人,占总数的27.5%,认为概念模糊,无法确定的有25人,占总数的37.5%,觉得代劳交际应酬是不正确的有14人,占了35%。

根据调查结果看来,认为现实的秘书工作中有秘书代领导应付交际,如喝酒等现象的还是大多数,共有28人,占了总数的70%,而认为一般和较少的有12人,占了30%,同“代笔”现象一样,所有人都认为这现象是存在的。

2.3 对“代办私事” 的看法及发生情况。

“代办理私人事务”即是“代办”现象。在这一点上,被调查的多数人认为这是不正确的,有22人,占总数的55%,认为无法确定的有13人,占了32.5%,觉得“代办”也包括在秘书工作范畴内的有5人,占了12.5%。看来与“代办”相比,秘书们更接受“代杯”与“代笔”。

虽然多数秘书认为代领导处理私人事务不属于自己的工作范畴,但是仍有多数秘书人员代领导办过私人事务。有21人占了总数的52.5%,一般和较少的有18人占45%,有1人是几乎没有代劳过类似事务。

2.4 对代办非工作事项的看法及发生情况。

对于领导交代下来的工作,倘若不属于自己的工作范围,有12人会全部照办,占总数的30%,6人是有时间就办,占了15%,21人则是根据内容选择性地办,这类是大多数,占了总数的52.5%,1人会婉言拒绝。多数人还是会出于各自的原因代领导完成交办的私事。

调查是否曾经帮领导或上司处理过不属于你工作范围的事务。完全没有做过工作范围以外工作的秘书人员有6人,占了总数的15%,绝大多数是一般或较少发生此类情况,这类人员共有20人,占了总数的一半,还有14人是经常会给领导代劳不在工作范围内的事务。可见现代秘书人员还是会多少遇到有关代劳领导工作的事情,并且听从上司指示完成任务。

2.5 对“秘书为上司代劳工作之外的事情”这一现象的看法。

参与问卷调查的秘书人员就秘书代劳上司工作的现象,结合自己的亲身经历和社会事实发表了一些自己的看法,主要概括为以下几点:

2.5.1 完全能够理解。秘书是领导的下属,应当听从领导的指挥,秘书工作并没有分内与分外之分,为领导分忧解难是秘书应尽的责任。秘书在为领导办一些私事的同时也是建立上下级感情的机会,从责任与情感两方面来说,领导请秘书代劳是完全能够接受的。

2.5.2 秘书为上司代劳工作之外的事情已经是现在社会的普遍现象。秘书渐渐充当了领导私人助理的角色,简单的文秘工作一般人都能胜任,所以必须在别的方面体现出自己的价值,以此来得到领导的赏识,加上愈加严峻的就业形势,多数人只能服从命令,听从领导指挥。

2.5.3 对秘书代劳私事不予支持。秘书有自己的工作,如果工作性质不明确,势必会影响到秘书工作的本质,对本职工作的完成效率也会产生影响。有些秘书人员认为不同的人会因为不同的工作性质去取舍所要做的事情,每个人的定位与价值取向不同,一些违背原则的事情是绝对不能够去做的,也没有必要去代劳。

3 结论与讨论

对40名在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员进行调查分析,得出以下结论:①秘书“代劳”现象较为普遍,多数人予以理解和接受。②只有通过加强秘书自身能力培养和性格的塑造才有希望认清秘书代劳的本质,从而帮助秘书工作走向更加职业化、规范化的道路。

为什么会出现秘书代劳的现象呢?

首先是由秘书工作的性质决定的。秘书作为领导的参谋与助手,最为主要的行业性质就是辅助性和服务性。经常充当了后勤部长与幕后英雄的角色。从大方面来看,秘书是为整个部门与单位服务;从小的方面来看,秘书又是直接服务于领导一个人。作为领导,每天都要处理大大小小的问题,这些问题又涉及到了方方面面,不可能将全部的时间精力都投入到每项具体的工作中,因此,更多的日常琐碎事务都需要交由秘书来处理。秘书工作的特征之一是辅助性。首先,它是主体上的从属性。在各类组织中,秘书人员是直接为领导者服务的工作人员,秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最明显。换句话说,秘书部门和秘书人员从来都是依附于其服务对象而存在的。其次,它包括工作上的被动性。秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。作为一个从事办公室工作的秘书,事务管理做的好,将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用。事务管理最本质的特征是服务性,为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘书理论与实务)。

其次是由秘书与管理者的工作关系决定的。某种意义上说,秘书与管理层的关系往往超乎普通员工与管理层的那种工作关系。由于她(他)所在的特殊位置,秘书比其他员工更加了解管理者的思维方式和做事方法。同时由于一个企业由下而上的反馈信息中有相当一部分是由秘书传递给老板的,因此秘书往往起着承上启下的关键作用,也正是因为如此,秘书就类似于上司的“亲信”一般,而上司也会将大部分工作交由秘书来处理。

由于以上种种秘书工作的特性,使得有些上司常常会对秘书交办一些正常工作以外的私人事务,而秘书的工作涉及上下、左右、内外各个方面,非常繁杂。有人形容秘书工作就是说不完的话,跑不完的路,干不完的活……因此对于秘书工作的范畴并没有非常明确的规定。一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内。秘书工作本身就多而杂,再加上一些额外的工作的话,往往会影响到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。

对待此类问题的方法有几点:

①有主见,适当拒绝一些职能范畴以外的事。作为下属来说,不管上司人品怎样、水平怎样、对待下属的态度怎样,首先要对上司表示尊重。其次,只要是上司在管理职责范围内叫下属做的事,都应该服从。再次,假如上司叫下属做职责范围外的事,比如让下属做工作范围之外的私事、或者虽然是企业范围内但属于违法乱纪的事,比如违章操作等,下属就应该拒绝。最后,假如下属觉得上司指示的做法虽然不属于违法乱纪的事,但对企业不利,有更好的对企业有利的做法,下属要主动将更好的做法向上司建议。上司如果不接受,下属就依然按照上司原来的做法去做,然后再考虑要不要将更好的做法向上司的上司报告。

②注意个人能力的培养,用在工作上的能力来体现自我价值。在工作过程中既不能太过张扬,也不能隐忍退让,无所作为……应该要有适度的自主性和适当的积极性,恰到好处的表现自我,这样才能赢得领导的赏识。

③学会应付在与人交往过程中的尴尬局面,树立自信。秘书在与领导的交际过程中,难免会遇到一些尴尬的局面。首先在思想上要对领导保持尊重,但作为一个好的帮手,却不能够对上司惟命是从;其次,领导发生一些错误时要委婉给出建议,表达出自己想法,努力使工作更加尽善尽美,一切要从工作出发,以事业为重,对于领导提出的不恰当的要求要敢于说“不”,在尊重的氛围内,与领导有礼节有分寸地进行磨合。

附件:(表格)

表1:对“帮领导代写稿件、应付交际、办理其私人事务等属于秘书的工作事务范畴”的看法

参考文献:

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作者：季 吟