高校采购存在的问题与采购流程优化思路
摘 要：随着社会的不断发展，高效采购环节十分重要，将会影响到高校的管理工作。优化采购流程，能够降低成本，并且提高效率，提升透明度以及监管力度。目前在高校采购中还是存在一些问题，影响高校采购环节的发展。针对这种状况，必须要明确高校电子化采购目标，同时提出实施电子化采购的相关步骤以及需要注意的问题，以此来促进高校采购流程的优化。本文主要是对高校采购存在的问题与采购流程优化思路进行了分析，提出了相关的建议。
关键词：高校采购 问题 流程优化 对策 探讨
一、引言
对于高校采购工作来说，属于一项政策性较强，并且专业程度较高，牵涉面较为广泛的系统工程，这样将会在很大程度上影响招投标当事人的合法权益，这也严重关系到高校的党风廉政建设。现今在教育事业不断发展与改革的状况下，高校采购工作也面临了新的挑战，高校政策采购的经济性、实效性以及合理性必须要得到保证。所以必须要采取有效的措施完善高校采购工作，以此来不断优化采购的流程，提升采购的效率。
二、高校政府采购中的突出问题分析
现今来看，在高校采购过程中还是存在很大的问题，影响了高校采购工作的效率以及质量。首先就是采购的周期较长，并且相关手续十分繁琐，导致采购中效率较低，对于采购过程中主要是包含申报采购计划、申请具体项目采购、组织采购环节，合同的有效执行以及验收与付款等多种环节，这些繁琐的环节导致采购的周期较长，影响采购的效率。现今这些采购环节可以运用计算机进行完成，利用数据的形式进行共享交换，以此来避免书面以及纸质的转化，简化手续，以便于提升效率。其次就是在采购过程中，采购的准确性以及相关的质量无法达标，一些设备用户较为对信息技术不够了解，对设备不够了解，无法充分判断出对设备的需求状况，导致在采购中缺乏一个有效的判断，同时实际采购的设备以及一些用户之间的需求无法符合。并且在实际的采购过程中，较为复杂，采购验收无法收到重视，很多验收人员仅仅是走一个表面形式，没有进行彻底细致的验收工作，严重影响采购的质量。再者就是采购的成本还是存在较大的降幅空间，一些高校会采用政府的采购方式，来有效降低采购的成本，然而在实际采购过程中，却发现高校采购与政府采购实际情况不符合，并且高校采购中选择的供应商较差，采购的质量无法得到保证，最终直接影响了采购的效率。最后就是高校在采购中不够透明化，采购工作无法及时有效的开展，并且采购过程中的监管力度不完善，在采购中存在一些随意性，采购的价格无法公开，无法保证采购过程的公平合理，影响了采购的质量。
三、高校应用电子化采购形式的流程
对于高校电子化采购形式的流程来说，必须要确立相关的关键目标，主要目标设置有：首先就是在线集成用户与供应商之间信息资源的供应，要想充分实现物资的冬天需求，那么供应品的新信息与采购后仪器资源的共享，只有实现二者的共享，才能充分保证采购的准确性以及实用性。其次就是网上询价功能，利用网络信息技术来进行询价方案的制定，要发布一些招标信息来让供应商选择，与供应商在网络上进行询价以及招标事宜的制定等。再者就是在网上进行价格的比对，能够在不同的供应商价格之间进行比对，从而来选择经济合理的供应商。另外对于一些选择的仪器资料等，在网上对其功能以及相关信息进行公布，要对仪器的信息进行详细的公布，以便于保证采购的效率以及准确性，满足高校的需求。最后高校在进行采购的过程中，要对供应商进行考核，能够保证供应商的标准符合要求，保证采购的质量。现今来看，在进行电子采购中，主要需要以下几项流程实施。首先在采购之前要进行策划工作，能够对采购工作进行全面的分析，从而来对其进行策划以及分析，要对相关的流程进行研究，从而来制定出合理的采购流程，保证采购的顺利进行，提升采购的质量。其次就是要进行采购网站的建立，完善采购的模式。再者就是要利用计算机网络平台发布一些招投标的信息，能够进行物资的说明，其中主要是包含了数量、时间以及地点等。然后就是要了解采购网站，在网上进行资料的搜索以及观察，进行报价处理，以此来实现低成本高效率的目标。之后就是要选择合适的供应商，对供应商进行选择，与其交谈，商定合作事宜，进行合同的签订。最后要有效设置采购环节，并且合理实施采购环节，中标的单位则是可以利用订单来进行货物的运输，采购单位要坚持货到付款，对相关事物进行合理的实施，处理一些有效的事物，结合供应链的思想，保证供需双方的有效合作，实现资源的共享。
在发展电子化采购的过程中，需要关注以下几个功能的实现：第一，网络在线询价的功能，也就是在网络上随时发布招标公告、询价书或者编制询价方案。第二，网上在线比价功能。在网络上对比相关供应商的标书以及报价，充分结合各个供应商当前的资信状况、交货期、服务质量以及产品质量等。第三，动态的考评供应商，在网上可以全面的考核供应商在每一个交易中的售后服务质量、交货期长短、价格高低以及质量高低等等，这些信息可以为后续的购买提供必要的决策依据。通过应用电子化采购优化采购的流程，可以较大程度上提升工作效率，而上述功能的实现，提升了购买过程的流畅度，可以满足相应的采购需求，是优化采购流程中必須重视的。
四、电子化采购的优点和注意点分析
现今来看，电子采购的实施很大程度上提升了采购的效率以及采购的质量，在电子采购的过程中，高校主要是利用网络平台来寻找一些供应商，并且对供应商记性合理的筛选，从而来保证供应商的合理性。同时在网络上进行所需物品的选择，在网上进行信息的了解，从而来了解市场的变化，最终可以制定出合理的采购流程。同时利用计算机网络电子化可以实现采购自动化统计分析，提升了采购的效率。电子采购有效优化了采购流程，实现了采购透明度，提升了其采购过程的公平性。在网络平台中高校可以和供应商沟通，对其有一个深入了解，以便于保证采购的有效性。另外，电子化采购扩大了高校选择的范围，可以选择一些质量优秀，并且价格合理的供应商。在采购统计中实现了自动化记录，提升了计算的效率以及质量。在电子化采购中，可以更加有效的进行验收工作，并且在验收的过程中，没有较为繁琐的程序，很大程度上降低了工作量，充分为采购人员的验收提供了充足的空间以及时间，保证了采购环节中各个环节的质量达标，避免出现一些问题。高校采购中应用电子采购模式，将会在很大程度上提升采购的效率，节约了选取商品的时间，并且实现了采购信息数字化，以及电子化，提升采购的准确性，满足用户的要求。采购流程自动化将会在很大程度上提升监控的效率，提升管理的质量。
在进行电子采购过程中需要注意的问题有：首先要有效把握电子化采购的概念本质，要坚持以网络技术为载体，能够提升其采购活动的效率，因此对相关采购流程的设置要坚持以为采购业务与互联网的结合为主，能够利用互联网来优化采购业务的流程，保证其实现信息化采购。其次就是要重视物资采购的侧重点，将其定位在供应商的管理上，进行观念的转变，对工作内容进行合理的调整，从而来充分发挥其作用。最后就是要提升电子采购网站的安全性，可以针对网络安全技术设置一些预防对策，可以实施会员制度，对不用的角色进行授权处理，从而来对保证其安全有效。
五、结语
高校采购中必须要有效结合互联网技术，不断优化采购流程，进而充分提升采购的效率以及采购的质量，降低采购的成本，促进采购工作的有序进行。通过应用上述对策，可以深度改造高校以往的采购习惯、方式和观念，规范相应的采购行为。
参考文献：
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作者：谷雨
【摘 要】由于企业招标采购工作专业性较强，并且对企业的经营管理有着重要的影响。因此，有效提高企业招标采购工作效果，并提升企业招标采购工作流程实效性，对完成企业招标采购工作和满足企业发展需要具有重要意义。基于这一认识，我们应对企业招标采购工作的重要性有正确的认识，并认真分析企业招标采购工作流程的特点，制定相应的解决对策，保证企业招标采购工作流程得到有效的优化，提高企业招标采购工作效率。因此，有效地优化招标采购管理流程，对促进企业招标采购工作发展具有重要意义。
【关键词】企业招标采购; 管理流程; 优化措施
一、前言
从目前企业招标采购管理流程来看，现有的招标采购管理流程相对较长，虽然从完善性方面有一定的保证，但是从采购效率来讲却制约了企业招标采购工作的开展。因此，要想提高企业招标采购工作效率，就应当对现有的招标采购管理流程有正确的认识，并制定相应的解决对策，保证企业招标采购管理流程能够得到有效的优化，提高企业招标采购管理工作效率。为此，我们应从多个方面入手，保证企业招标采购管理流程能够得到有效的优化，为企业招标采购工作提供更为有力可和可靠的支持。
二、企业招标采购，应建立招标职能部门，并对管理职能进行详细划分
1.根据招标采购需要，建立招标职能部门
由于企业招标采购工作专心较强，为了做好招标采购工作，应当根据企业的招标采购实际建立相应的招标管理部门，使企业招标采购工作能够有专门的部门负责，做到落实责任清楚职能，使企业招标采购工作能够得到有效的开展。因此，建立相应的招标负责制等部门，并落实招标管理职能职责，对提高企业招标采购工作质量具有重要意义。
2.对职能部门的管理职责进行明确
基于企业招标采购工作的特殊性和专业性，在建立招标采购职能部门的同时，还应当对管理部门的职责细化。使职能部门的管理职责能够得到明确，确保企业招标采购管理工作职责能够得到落实。因此，对职能部门的职责进行明确，对提高企业招标采购管理工作质量具有重要作用。
3.加强职能部门与其他部门的配合
由于企业招标采购工作需要多个部门的配合，建立了招标采购工作职能部门之后，应当加强职能部门与其他部门的合作，使企业招标采购工作能够得到全面的细化和有效地开展，确保企业招标采购工作能够得到其他部门的大力支持。
三、企业招标采购，应规范招标过程中的信息管理
1.加强招标信息的发布管理
从企业招标采购工作实际来看，信息管理关系到企业招标采购工作的开展效果，为了做好信息管理，应当从企业招标采购工作的信息发布入手，强化信息发布的及时性和有效性，并且提高信息的透明度。使招标采购工作的信息发布能够提高时效性。
2.加强招标投标单位的供方资格审查
在企业招标采购工作中，参与投标的供方是重要的管理对象，其中为了提高招标采购工作的有效性，应当加强对合格供方的管理，使投标的供货商资格能够得到有效的审查，确保供货企业能够达到相应的供方资格。
3.提高招标过程中信息的准确性
基于企业招标采购工作的实际需要，应当提高招标采购工作中信息的准确性，使企业所发布的招标采购信息能够保证齐全准确，并且在招标管理工作中确保所有的管理信息能够达到准确性要求。所以，加强招标过程的信息准确性管理，对于提高管理过程实效具有重要作用。
四、企业招标采购，应对招标流程进行优化，提高流程的高效性
1.加强对招标采购流程的了解，缩短业务链
从目前企业招标采购过程来看，现有的管理流程链条较长，虽然对招标工作有一定的帮助，但是却在整体的管理效率上有所欠缺，不能够满足企业招标采购工作的实际需要，因此，应当对现有的招标采购管理流程进行优化，使业务量而能够得到缩短。
2.对招标采购实施流程化管理，提高招标采购流程的实效性
基于企业招标采购工作的实际需要，在管理流程的优化上，应当加强对企业现有招标采购管理流程的了解，并根据企业招标采购工作的需求，对管理流程进行优化。实施全面的流程化管理，使招标采购管理工作能够在流程上得到简化，提高招标采购工作流程的运行质量。
3.加强对招标采购各环节的控制，提高流程的高效性
按照企业招标采购工作的实际需要，应当加强对招标采购过程的控制，使招标采购过程中的每一个细节，都能够得到有效的监督和优化，使招标采购工作的整体效率能够得到有效提升，满足企业招标采购工作的实际需要。
五、结论
通过本文的分析可知，在企业招标采购工作管理中，要想提高管理效果，就应当对管理流程进行全面的优化，使企业招标采购管理工作能够在流程上得到有效的优化，提高管理流程的实效性。具体应从3个方面入手：首先，应建立招标职能部门，并对管理职能进行详细划分;其次，应规范招标过程中的信息管理;再次，应对招标流程进行优化，提高流程的高效性。确保企业招标采购管理流程得到全面有效的优化。
参考文献：
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作者：葛胜仓 计韬
摘要：我国传统制造业企业在国际市场上的竞争优势主要源于廉价的劳动力成本，但在经济发展的推动作用下，人口红利优势消失。因此制造企业的利润空间也逐渐缩小，企业必须要进行业务流程再造和成本管理优化，才能实现可持续发展。文章以制造企业采购环节的流程设计为主要研究内容，以制造企业采购基本流程为切入点，通过对采购流程管控关键点的分析，研究制造企业采购流程设计与再造的有效举措，为相关从业人员提供参考与建议，促进企业可持续发展。
关键词：制造企业;采购流程;设计研究
受全球经济一体化的影响，制造业行业的竞争也越来越激烈，企业的生存与发展处于机遇与风险共存的环境当中。对于制造型企业来说，企业成本支出的主要内容就是采购与生产，而优化企业采购流程能够降低企业的运营成本和制造成本，实现企业精细化管理，进一步提升企业的经济利润和市场核心竞争力，对企业的发展具有重大的意义。
一、制造企业采购流程
对于制造企业来说，采购并不是简单的交易活动，而是企业生产经营活动中的重要环节，也是企业各项业务流程中的组成部分。企业要想拓宽经济效益、更好地应对市场竞争，就必须要优化成本支出各个环节，重视采购流程再造。制造企业采购流程包括：制定采购计划、选择供应商、签署合同、货物验收、结算付款、考核评价。
(一)制定采购计划
依据企业各项目生产计划预测原材料需求量制定采购计划，计划内容应当包含：原材料采购总量、物料参数、需求时间、内部库存体积大小等。
(二)选择供应商
以供应商的运营状况、物料價格、品牌声誉、供货能力、交货及时率等作为供应商筛选的指标体系，依据企业的实际需求选择合适的供应商，并商议约定好供货数量、时间和价格等内容。
(三)签署合同
在采购计划的指导下与物料供应商达成初期采购意向，最终由采购部门和法务部门共同拟定采购合同，在双方协商达成共同意愿的情况下签署采购合同。
(四)货物验收
由采购部门人员负责催货、到货订单核对等，由生产线上的质检人员对货物质量、参数等进行检验，待合格以后才能办理货物入库。
(五)结算付款
依据合同要求要向供应商所要货物凭证和收据，包括足额的增值税发票，最终提交财务部门进行核算、结账，并做好发票保管。
(六)考核评价
交易完成后企业还要对供应商进行考核评价，以客户信誉等级、物资治疗、售后服务作为主要的评价指标，并建立供应商资信管理体系。
二、制造企业采购流程管控存在的问题
对于制造型企业来说，采购流程控制中的关键节点包括采购计划制定、供应商管理以及库存管理三个方面，存在的问题主要有以下方面。
(一)采购计划缺乏前瞻性
制造企业在进行原材料采购前，需要对原材料采购的成本支出、生产计划以及市场前景进行全面分析，把控企业年度生产计划、生产单元报废情况、市场波动趋向、工艺审计改造、供应商能力等各项指标，从而制定合理的采购计划。但据调查表明，有部分制造企业在采购工作开展前缺乏相关信息数据的有效分析，仅是依据成本预算编制内容以及生产计划制定了较为简单的采购计划，缺乏对市场情况的深入调研，或盲目地以市场价格作为计划制定依据，这会使得企业在市场竞争中更为被动，无法全面把控成本与利润之间的平衡点，影响企业的经济效益。
(二)供应商管理机制不够完善
供应商管理工作内容应当包括：基本信息收集、资信等级评估、谈判协商过程、采购合同签订以及供应商评估工作等。一些制造企业在采购环节中缺乏对供应商的管理，使得采购成本控制工作流于形式，甚至给企业带来一定的运营风险。
一方面，企业对供应商的信息收集不够全面。供应商是企业采购环节交易对接的主体，如果企业能够全面掌握供应商的信息，就能够在后期的谈判商议中处于优势地位;反之，企业对供应商缺乏深入了解，就会在谈判中较为被动，往往无法获取价格上的让利，使得企业的产品在后续的销售环节失去竞争优势。目前，很多制造企业对供应商信息的收集与管理仅限于供应商名称、联系方式、厂房地址、技术能力、进货渠道以及银行账户等，而一些大中型制造企业往往会采取集中采购的方式，采购数量多且周期长，如果企业没有针对供应商建立动态的管理机制和数据库，很难把控供应商的经营状态，不仅会造成采购效率低，还会加剧采购环节中的风险隐患。
另一方面，企业对供应商没有有效的考核评价。企业在采购业务完成后，应当对供应商进行有效的考核评价，以供应商规模大小、品牌声誉、交货及时率、材料质量等指标为依据，对供应商进行等级评价，并与一些资质较好的供应商建立长期合作关系。但实际上，很多制造企业缺乏供应商评价机制，并没有对供应商进行等级划分，造成企业供应商选择环节存在决策失误的风险，甚至影响了采购成本的控制。
(三)库存设置不合理
一些制造企业的采购周期消耗时间较长，在采购计划制定不科学、缺乏对供应商供货能力的判断等现实因素的影响下，会使得企业的库存积压较多。再加之企业内外部信息对流不畅通，对市场需求把握不准确，进而无法准确预判库存增量或减少，造成库存周转率低的问题。
三、制造企业采购流程管控设计
(一)加强收支预算，合理安排采购
对于制造企业这一类对市场供求关系依赖度较大的行业，在进行物资采购前，制定采购计划是十分重要的。科学的采购计划能够对企业内部的资金支出进度进行控制，提升资金使用的规范化，也能够确保采购工作有序进行。物资材料的价格与产品的利润收益有着最直接的联系，企业虽然不能全权把控原材料价格波动，但可以通过市场调研工作分析供求关系的变化以及价格波动趋向，稳定供货渠道，避免因采购价格过高而影响了产品的销售利润。同时，企业还要做好采购预算与成本预测工作，以影响采购成本的因素作为切入点，建立采购资金应用标准，以增量预算与零基预算相结合的方式编制采购预算，平衡成本与效益之间的关系，保证采购计划的科学性。
(二)建立完善的供应商管理机制
制造企业要建立健全供应商管理机制。一方面，以质量和价格作为重点评估标准，拓宽供货渠道，选择合适的供应商。企业可以通过网络媒体、展销会以及订货会等方式不断接触新的供应商，考察供应商加工技术、生产能力等指标，并对其产品质量进行抽检。在价格评估方面，不仅要以市场整体行情为判断标准，还要关注供应商的报价单是否公开透明，选择产品质量好、价格有优势，且具备诚信的供应商。另一方面，制造企业还要做好供应商资信等级评价工作。以交货准时率、供货周期、产品质量、订单变化接受率、售后服务态度等作为供应商的评价标准，以“优秀”、“良好”、“较差”这三个等级作为评价等级划分，对供应商的资质进行全面评价，并建立完善的评价系统，及时跟踪供应商经营管理的情况，定期做好系统数据更新工作，以保证供应商选择决策的绝对科学。此外，制造企业的发展离不开与供应链上下游的合作关系，因此，与关键供应商建立战略合作伙伴关系，不仅能够减少彼此的谈判摩擦，還能够给企业的成本控制带来积极影响，使企业更好地适应外部市场环境变化。
(三)选择合适的库存管理方法
对于制造企业来说，产品的周转速度在一定程度上决定了企业的经济效益和资金流动效率，而适当减小企业库存量就是缩小资金占用规模、优化企业采购流程的主要路径。实际上，在现代化管理理念下，库存管理主要分为三种模式，即供应商管理库存(VMI)、客户管理库存(CMI)以及联合库存管理(JMI)、其中，VMI管理模式在当前的市场中逐渐普及，这一管理模式就是无库存管理，在企业与供应商建立长期合作关系的基础上，企业可以将库存交由供应商来进行管理。不仅可以使原材料采购与市场需求结合更为紧密，还能够降低管理的成本，减少企业经济输出，进一步提升企业的现金流动效率。
(四)优化采购结算管理
过于繁琐的采购流程和采购审批环节会消耗大量的时间，甚至可能会耽误生产计划的实施。因此，制造业企业还要优化采购结算流程，消除重复的审批环节，提高付款效率，从而与供应商建立高效科学的合作关系。在这一过程中，企业一方面要建立付款申请单模板，以固定信息和动态信息作为基础分类，固定信息方面可以直接借助用友T6直接生成，例如供应商名称、账户号码、合同类型等信息，而动态信息则包括物料数量、付款总额、付款进度等;另一方面，企业要优化付款申请流程，在结算审批阶段，对于一些核心采购物资的合同以及采购金额大于10万的合同需要企业总经理、物资管理部门以及财务管理部门等相关负责人签字审批，而一些零星采购则只需要财务部门核对物资部门的申请，就可以直接落实付款结算，加快结算与审批的效率，进而提升采购工作的高效性和规范性。
四、结语
综上所述，制造企业的采购流程包括制定采购计划、选择供应商、签署合同、货物验收、结算付款、考核评价。为了优化企业采购流程、降低采购成本，制造企业要分析采购流程中存在的主要问题，如采购计划缺乏前瞻性、供应商管理机制不完善、库存管理不合理等。针对这些问题，企业要深入市场调研，加强采购成本预算，依据企业实际的生产需求制定科学的采购计划，并对供应商进行资质等级划分，选择有诚信的供应商建立长效合作关系，积极应用供应商管理库存模式，更好地适应外部环境，促进企业可持续发展。
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(作者单位：湖南德力电力建设集团有限公司)
作者：李琼英
采购流程 ,采购流程管理,询价采购流程,采购工作流程,采购的流程,采购管理流程
采购流程
一，下单：
1.一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。
2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。
3.采购审核员按照具体情况进行订单审核
4.订单FAX给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。
采购流程
二，跟催：
采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
采购流程
三，入库：
一).实物入库：
收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量;如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。
二).单据入库：
采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库;2.采购入库订单号和数量比较混乱。
采购流程
四，退货：
采购填写退货单，进行订单退货。
五，对帐：
一)，月结表：
每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。
目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。
二)，增值税发票：
校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一种材料的情况。
六，付款：
按照付款周期编制付款计划，安排付款。
询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。采购流程
之 询价采购工作流程
询价采购流程
一、询价准备
1 、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。
2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
3 、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
4 、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
5 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。
询价采购流程
二、询价
1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。询价采购流程
三、确定成交商
1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
2 、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
3 、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。
采购流程
知识
1、尽量收集多一点产品信息：我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。
采购流程
知识
2、做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。
采购流程
知识
3、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。
采购流程
知识
4、学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。
采购流程
知识
5、对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。
采购流程
知识
6、尽量做好工作总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。
采购流程
知识
7、做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。
采购流程
知识
8、要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。
采购流程
知识
9、问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，同时能与供应商做个合适的谈判结论。
采购流程
知识
10、职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购人员。
采购人员，在进行业务联系时，打业务电话的要点。
1、想好打电话的目的是什么?是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。
2、组织好自身谈话内容的概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热情大度。
3、对供应商所销售的这个品种及其它供应商(同种产品)的信息要了解，以此好回应对方的谈话。
4、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格，及你上次所订购价格，或上次你报给对方你购的价格及你虚拟报给对方的价格。
5、在关心业务的同时，不妨多给予客户出了业务关心外，工作身体等也做个善意问侯。
6、对新客户多介绍同时展示一下自己公司的实力和优势等。
常用物料降价如何采购?
如果你是一名采购人员，接到一个客户来电，对方的报价比上次报价更低了。此时的你接下来会做些什么工作?要确保做好这个品种的采购工作，为企业降低采购成本!首先应意识到此物料行情下降，价格下滑。接下会做如下事：
1 、 证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商，给他们以沟通方式的形式告知对方别人给你报价，如何如何的合适，价格降了。看他们的反应。
2、 以订货的形式，强压价谈价，查知真实情况。如果真降了，没有不想有货不做点降价表示出货的商人。
3、 找寻此物料的前生原材料，从网上，从前生原材料的商家去查实是否有降。
4、 证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价，讲价
，了解行情走势，做到需货时能购到最低的价格。
5、 如果你暂时不需要这种物料，你也千万别放松警惕，有很多时侯会出现在降价期间你没购进价格又因某些原因而回升哟!你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购应该有觉察物料降中见涨的征兆。
6、 勤看报表，了解库存量，少购货，缓购货，保持最低库存量。
7、 越是降价时期采购人员应该更有信心购得更低的价格。越是降价，越要讲价还价，压价力度要加大，这时你完全可以这样规劝你的供应商：
今天你这个价格不卖给我，别人先做了，说不定过两三天你的物料还没找到出路，价格比这个降得更低。没有不心动的。
常用物料涨价如何购买?
采购最基本的职责就是保证所购产品的质量，和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提下，能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度，能做好行情降价和涨价的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本，搏得自己的产品多占领市场份额的机会，就是优秀的采购。涨价的征兆：
1、 你打电话给供应商了解情况，供应商表现出惜售的状态。
2、 有经常给你打电话询订单的供应商家(有长期业务的商家具有代表性)。近段时间变得在你的电话铃声中消失了。
3、 你要订单，不是价格没给到位，对方对你的需货量打折的情况下。
4、 你供应商对你大叫前生原材料涨得很多，或有什么意外情况，导致某一种市场走俏的原材料不能生产，或减少。等很多情况下，可能物料要涨价的局势比较大，你作为一名采购人员就是密切关心行情动态了。证明有涨，要做好如下准备工作。
1、 分析现在行情涨，是你公司用量的淡季还是旺季，淡季有用就行，不给生产断货，旺季就得确保此时的低成本购进。
2、 分析出涨价的具体原因：这种涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒作，就是前生原材料紧张，能紧张多久。还波及的范围有多大，受不受国际因素的影响，与石油，人民币的兑付等问题关联有多大等到。
3、 只有从根本找准的涨势的原因，才能对症想策。
4、信息肯定是知道得越早越好，当然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所觉察的情况下，先与信息不好，或对你公司合作很好的客户手中购上一担货。这时你可以称你公司的用量加大，什么的，以能购得多点好，最好是价格不涨，或稍有表示。抓住时机，涨价时有时是需要分秒必争的。
5、 涨价要沉得住气，不要一听供应要调价，马上就不知所措，或者说有的紧跟其上。要灵活运用，多家订购，越俏的货，越不能在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货，或不送，到时急得人是你，卖了高价赚钱的是供应商。
6、涨价时订购一定有必要采取多项选择，不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟不能到库，越是涨价，供应商的前生材料还是紧，说不定供应不可能在你这拿了订单，但是你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者说事后来处理的，为此越是行情不正常，采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多失少。
成功采购人员需具备七大要素
1. 操守廉洁：
面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。
2.掌握市场：
流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式(包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户)，了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。
3.精打细算：
有一商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。
4.积极认真：
现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。
5.创新求进：
商场如战场，不进则退，输家可能成为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人员能有创新(非标新立异)的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。
6.适应性强：
采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负荷 ，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。
7. 团结合作：
表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，同时以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识.
共 1 页 新手采购人员，刚进公司最主要的是要了解三个流程：
一、公司生产经营活动的流程
任何涉及到采购的公司，其部门相对来说都比较完善，如果贵公司有ISO质量体系，那么公司生产经营活动流程基本上可以在ISO的程序体系里进行系统学习和了解，这就比较全面了。随着物流成本及市场竞争的加剧，对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识，更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。
我们按普通的生产经营活动：即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部等几个部门的简单流程，基本上是这样运作的。
首先业务部接单(或公司下单)，生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料，如生产部要确定上线期及交货期，技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗，采购部要确定物料到公司的时间。以上几个部门核对好了后，还要反馈至业务或公司，由相关人员进行审核成本及相关的时间，同时与客户取得联系(或公司相关负责人员)，获得核对后，迅速将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。各部门按原定核对资料进行计划安排同时执行。
二、采购作业流程
在物料采购活动中，采购部门要按部门内采购操作流程，进行合格供应商刷选、采购资料内容传递告知给相关合格供应商同时要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后采购人员进行比价和议价，同时最终确定物料供应商，传递采购订单合同。采购人员按照即定的合同要求对供应商进行跟踪，保证保质保量按时将物料供应到位。供应商按指定仓位将物料运送至物料部后，物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验(小公司由采购人员进行检验)，或由物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。质检部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至采购人员，采购人员按照物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价同时在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。
三、个人岗位作业流程
一般情况下，新人到了新岗位后，要对本部门或公司的运作流程有全面和系统的了解是很困难的，基本上也只是了解个大概的流程，所进行的工作任务主要是一些简单的事务。那么针对这些简单的事务处理，一般情况下一个公司或部门都有其内部日常事务的处理流程，个人一旦清楚自己每天的工作内容后，就可以按照工作内容设计其流程。
那么个人作业流程如何设计呢?
既然是一个正常运作的公司，其事务流程都有一套即定的或默认的程序。这就要求新人到新岗位工作后，必须多问、多看、多想。
多问：每接到一个新的工作任务后，你要问按什么样的流程操作，可以参考哪些案例或即定程序，需要与哪些部门或单位联系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人汇报沟通协调。
多看：工作间隙，可以看一下别的同事，有没有和你工作内容类似的，如果有那么他们是按什么样的流程工作的;自己业务稍熟悉后，也可以看别的同事每天都会有哪些其他工作内容，他们的工作内容是如何进行的。这样就可以通过同事，及一些经验丰富的工作人员身上学习到更多知识。
多想：做任何工作，都要想为什么这样做，有没有更简便的方法，这样才能不断提出创新，现在市场竞争环境下，具有创新能力的人才在竞争中才更具有竞争力。
还有最重要的一点就是：对物料一定要深入地了解，性能、质量、成本等很关键，我仅按一般流程给各位采购新手以指导参考，其他对物料要求、检测事项还是希望能。
(全国官方采购师职业资格培训中心：)
询价采购流程
一、询价准备
1 、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。
2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
3 、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
4 、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
5 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。
询价采购流程
二、询价
1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。
询价采购流程
三、确定成交商
1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
2 、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
3 、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。
在准备阶段，要对招标投标的整个过程做出具体安排，包括制定总体实施方案，项目综合分析、确定招标采购方案、编制招标文件、制定评标办法、组建评标委员会和邀请有关人员等。
(1)制定总体实施方案。对招标工作做出总体安排，包括确定招标项目的实施机构和项目负责人及其相关责任人、具体的时间安排、招标费用预算、采购风险预测以及相应措施等。
(2)项目综合分析。应根据政府采购计划、采购人提出的采购需求(或采购方案)，从资金、技术、生产、市场等几个方面对要招标采购的项目进行全方位综合分析，为确定最终的采购方案及其清单提供依据。
(3)确定招标采购方案。这是根据项目的具体要求确定出最佳的采购方案，主要包括项目所涉及产品和服务的技术规格、标准，主要商务条款，以及项目的采购清单等。对有些较大的项目在确定采购方案和清单时有必要对项目进行分包。
(4)编制招标文件。招标文件是潜在供应商进行准备和参加投标、采购方评标和签订合同的共同依据，以便潜在供应商填写招标书上规定的要求他填写的相关内容，准备投标，并把己填写完整的招标文件在规定的时间、地点送达招标人。包括以下内容：招标通知(含招标人和准备内容)、投标须知、合同条款、技术规格、投标书的填写要求、投标保证金、供货一览表、报价表、工程量清单。
(5)组建评标委员会。评标委员会由招标人负责组建，评标委员会由采购人的代表及其技术、经济、法律等有关方面的专家组成，总人数一般为5人以上单数，其中专家不得少于2/3。与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会，在招标结果确定之前，评标委员会成员名单应相对保密。
(来自全国官方采购师职业资格培训中心：)
摘 要：文章通过对传统采购流程弊端的分析，提出采购流程改进的目标，制定企业采购流程的略，优化采购运作模式，降低成本，提高绩效，满足顾客需求，最终提升企业的核心竞争力。 关键词：采购流程
近年来，受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响，尤其是我国加入WTO后，企业将面临更加残酷的竞争，而中小制造业由一销售、资本规模的限制在直接面对欧、美、日等国先进企业的挑战面前，其竞争将更加残酷。
1.对制造业而言，企业经营活动主要有进、出及转换三个环节，分别以采购、销售及研发、生产为代表。采购是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种“外部制造的管理”，也就是要把组织的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源。
2.在全球制造行业的产品成本构成中，企业花在采购原材料和零配件业务上的资金平均占到60%以上。由此推断，随着竞争压力的不断增加和专业化制造技术的不断提高，制造型企业将会做更多的采购业务，而内部增值活动将更少，因此在企业采购流程中降低成本、提高利润的潜力是非常大的。企业为了获取现实的竞争优势，实现市场响应能力、品质、成本与服务的集成优化，应向传统的职能管理方式挑战，促进企业采购流程再造，由传统的强调职能管理向强调过程管理转变，这已成为企业获取核心竞争力的关键所在。
一、企业采购流程的基本八大步骤
1、发现问题：此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者。这是工业品销售的基层环节。
2、项目可行性研究：这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。
3、项目立项：这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。
4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准。
5、招标：采购标准制定好以后，客户将以标书的形式发布出来，准备投标的厂家那到表述就可以制定方案了。此时，不管销售人员如何推荐本产品的优点，客户一般不会改动采购方案，除非发现了致命的缺陷。因为对他们来说，采购方案的改动是“牵一发而动全身”的，成本很高。
6、项目评标：客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商。
7、合同审核：这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些附加价值。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。
8、签订协议：本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。
二、制造业传统的采购存在的弊端。
制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部站以外，还需要其他部门的介入与配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部门、发货部等，还包括企业外部的供应商。在这个过程中，不同阶段的任务要有一自不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。虽然传统采购过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。因此在制造业传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。
1.传统的采购过程缺乏有效的信息沟通。
在传统采购过程的信息沟通中，采购部门作为一个单独的职能部门，相以独立地开展工作，与公司内其他部门人员较少进行直接沟通，通常采购部门只关心物料的制造及供应，以产品开发、成本降低及品质改善等缺少关心和参与，无人对采购流程动作系统作整体协调。采购员只是在生产和供应商之间起了一个中介人的作用，在两者之间传递信息，一旦某个环节对信息的理解出现失误，将使信息传递过程经历反复的修改，极大的浪费所涉及人员的时间和精力。因此采购员与其他部门及供应商的沟通成本是很高的，正是这样的反复和单向交流，造成了采购过程在设计阶段的高成本。
2.物料采购周期过长。
传统物料采购周期长，尤其是采购提前期长。由于物料采购是跨部门的过程，涉及到的人员较多，县每一小都需要手工记录和发送，任何一个阶段的延迟，都会影响整个流程的效率，特别是流程中还包含了企业自身难以控制的供应商。这就使采购周期被人为地延长。在技术更新迅速，产品生命周期日益缩短，市场需求变幻莫测的时代，任何环节低效都将导致企业整体竞争力下降。如此长的采购周期如何保证企业竞争能力的正常发挥、保证新产品的及时面市及推广?
3.存货积压和待料停产并存，响应顾客需求迟钝。
由于采购周期过长、供应商供货能力的局限以及生产计划制度不能准确反映月度物料需求等现实因素，大多数传统企业的物料库存量很高。加之迅速变化的市场需求使企业自身的销售和生产随之波动，从而造成了生产计划与生产实际之间的偏离，因而也带来了物料采购计划与实际需求之间的差异，这种差异极易造成存货积压和断料待产的两难状态。在这种状态下，企业的存货周转率很低，占用了大量资金，使期承受了较高的仓储成本和资金成本，同时又降低了企业的生产效率，浪费了自身的生产能力。在时间观念日益强烈的今天，交货期的延迟，不仅会使企业响应顾客需求的能力减弱，影响企业在市场的信誉，而且最终会导致客户的流失。
4.职能式管理，供需关系松散，质量控制的难度大，在传统的职能式采购模式中，采购员的主要职责是保证订单的完成和及时到货。
由于与供应商缺乏协调，采购过程中存在很多扯皮及包怨现象，消耗了时间，同时也增加了供应商关系中的不确定性。另外，企业很难参与供应商的生产过程的质量监督控制，只能通过进货检验这一事后把关的方法进行质量控制，增加了采购部门对采购物料进行质量控制的难度。
三、采购方式
就制造企业采购来说，降低成本的方法有很多，归纳起来主要有以下六种：
1.价值分析法与价值工程法。
即通常所说的VA与VE法，适用于新产品：针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透过剔除、简化、变更、替代等方法，来达到降低成本的目的。
2.询价、谈判法。
谈判是买卖双方为了各自的目标，达成彼此认同的协议过程。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些需求，使用谈判方式，通常期望采购价格降低的幅度约为3%～5%。
3.早期选择具有伙伴关系的让供应商参与产品的设计及开发。 通过供应商早期参与的方式，使新产品开发小组依据供应商提出的性能规格要求，及早调整战略，借助供应商的专业知识来达到降低成本的目的。
4.杠杆采购。
避免各自采购，造成组织内不同单位，向同一供应商采购相同的零件，价格却不同，但彼此并不知的情形，无故丧失节省采购成本的机会。应集中扩大采购量，从而增加议价空间的方式。
5.为便利采购而设计，自制与外购策略。
在产品的设计阶段，利用外协厂的标准与技术，以及使用工业标准零件，方便原材料取得的便利性。这可以大大减少自制所需的技术支援，同时也降低生产成本。
6.价格与成本分析。
这是专业采购的基本工具，了解成本结构的基本要素，对采购都是非常重要的。如果采购不了解所买物品的成本结构，就不能算是了解所买的物品是否为公平合理的价格，同时也会失去许多降低采购成本的机会。
四、采购成本管理的目标。
企业在采购过程中所发生的成本包括采购成本、购货成本、仓储成本和待料成本。所以“以尽可能低的库存满足生产需要”作为物料采购目标，以于采购管理而言，是不够全面的。
1.缩短采购周期。 通过对采购流程中各环节手续的简化、人员的适配、沟通的加强，以及对供应商的有效管理来缩短采购周期，从而以及时迅速的采购保证，满足企业生产的实际需要，降低因存货积压和待料停产而造成的损失。
2.保证采购物料的品质。
采购物料的品质好坏与产成品的质量密切相关，只有符合技术标准的物料才能制造出合格的产品，任一零部件的低品质或缺失，都将会导致整个产成品成为废品。为了不断提升企业的市场形象，就必须以优良的品质赢得客户的满意。
3.持续保证采购流程的低成本运行。
市场竞争的加剧，使得产品的售价日趋透明，在产品售价基本持平的情况下，较低的成本就意味着利润的增加，即使面对降价的竞争压力，也可以有更大的降价余地。因此，企业应尽可能地“开源节流”，保证采购流程的持续低成本运行，为企业利润的获得打下良好的基础。
4.增强市场的响应能力。
及时准确地把握顾客需求变化的信息，对于企业立足风云变幻的市场至关重要。企业通过迅速有效的信息传递系统，把顾客需求的变化传递给相关部门和供应商，以便及时准确地调整产品的结构和性能，让顾客满意。根据市场变化所作的调整，应及时反映到采购流程的运作上。从产品增值的起点，就作出针对性的调整。
五、降低采购成本的策略 为了保证采购流程再造目标体系的实现，企业必须制订相应的策略，并加以实施。
1.与供应商建立战略合作伙伴关系，实现从为库存而采购到为顾客需求而采购的转变。经过严格评审的供应商作为企业外部的战略资源，可以有效地参与企业的内部流程动作，并在商务条款、采购提前期、寄售管理(或降低库存)、应急措施、质量保证等方面与企业达成长期的协议，提高企业的柔性，使企业响应市场需求的能力大大提高，同时，供应商和采购人员的积极参与，也使新产品的研发过程进一步缩短。在这种合作模式下，采购流程是以顾客需求订单为驱动进行的。实现顾客需求→制造订单→供应商的准时化(Just In Time)的订单驱动模式，使采购流程得以准时响应顾客的需求，并有效降低采购流程的运作成本，提高物流的速度和库存周转率。
2.从采购管理向外部资源管理转变，这是将事后控制转为事中控制的有效途径。通过这一转变，可以进一步提高采购的柔性和市场响应能力，增加与供应商的信息沟通和相互合作。实施外部管理也是制造型企业推行精细化生产、零库存生产的前提，也是企业从内部集成走向外部集成的重要一步。可以通过建立长期互惠的合作关系，提供信息反馈和培训支持、协调供应商计划、请供应商参与产品设计等措施，实现有效的外部资源管理。
3.MRP、ERP和数据互换(EDI)等信息系统的应用，是改善企业采购流程和物料流程的关键。这可以将供应商、制造型企业自身、批发商、分销商、第三方物流公司、甚至零售商和最终顾客联系在一起，将关键数据在最短的时间里传递给相关人员，从而大大降低同步作业的工作量，遏制供货提前期，降低物料库存，节约传递成本，缩短交易时间，降低交易成本，提高服务水平。因此，信息系统的建立和有效的运用，可以为企业带来效率和绩效上的显著改善。
4.建立基于电子商务的网上采购平台。企业通过电子技术建立基于互联网的报价工具、物料供给、便于供应商处理物料订单的流程、图形交换技术，可以使供应商分享技术设计信息、流程更改及停产通知的管理。其业务可以是简单的开发票或下订单，也可以是复杂的产品推介。通过网上采购平台，改善企业采购流程的运作模式，降低运作成本，缩短订单周期，更好地进行业务控制，提高企业运营效率，进而增加企业的利润。这将极大地降低企业的经营成本，并能帮助企业与供应商建立更为密切的合作关系。
六、结语
制造型企业的采购流程已经不单纯是个成本的问题，它是当今企业打造核心竞争力，取得竞争优势的关键之一。要想在全球一体化的经济环境中求存、制胜，制造型企业必须系统全面地考察自身的采购业务，并围绕企业的整体战略，因地制宜不断再造自已的采购流程，以适应快速变化的市场环境，满足顾客的需求。
日常工作。
采购入库单与送货单的审核：注意送货数量及品种和ERP入库单是否一致，送货单的签收是否规范，无货损的情况下要有库管人员的签名，并要注明实收与送货单相符的字样。有货损的情况要注明货损原因及货损的品种和数量，并将有货损的送货单库房签收联传真或电话通知供应商，以便后期对方开票及对账处理。
2将审核无误后的入库单按包装和主料及不同的供应商分类整理，以便后期做发票时可以迅速的找到。
3采购专用发票的录入：在ERP系统中打开供应链中的采购专用发票，点增加，选择供应商，生单，选择入库单，然后选择与发票品种及数量一致的入库单，核对发票的总金额和税金是否和系统一致，如果不一致，要查找原因，看是否是系统单价错误(与采购部交财务审核的报价单是否一致，如系统正确，那就是发票开错，和供应商联系，协商退回重开)如是系统单价错误，要先将此张发票的单价调整正确并按正确的单价将系统维护进去。要确保系统所做的发票总金额和税金与交财务的完全一致。(专用发票要注意税率，一般有17%和3%) 4，新供应商资料的收集以及新品以及老品价格的维护：新供应商进入时要收集相关的资质并将名称增加到供应商目录，同时在系统中增加供应商及相关信息(电话，传真，地址，账 户资料)，系统价格的维护一 定要有正式审报签字后的调价函，并将调价函按供应商归档。
深圳大富豪家具制造有限公司
采购作业流程图
深圳大富豪家具制造有限公司
采购作业管制程序
1、目的：为有效监控采购过程，降低采购成本。并满足公司生产经营活动，特制订如下操作管理办法。
2、适用范围：
2.
1、适用于本公司A、B类(生产主料)物料采购过程。
3.职责
3.1采购主管
a) 负责供方的审核;
b) 负责组织供货业绩的考核与评估。
3.2 采购部
a) 负责调查、初选，参与评价供方，提交合格供方的报告;
b) 负责确定采购物质的采购要求;制定物质的采购计划/订单，跟催交货;
c) 负责供方供货业绩的考核和评估。
3.3 产品开发部
a) 负责提供所有产品的原材料、主要辅助材料、外协外购件的规格和技术要求;
b) 对供方评价时协助采购部评估其技术能力。
c) 协助采购对特殊材料的鉴定与评估工作。
3.4 物控部
a) 依据生产计划、物料库存状况、安全库存量等资料负责编制原材料、辅助材料的需求计划; b) 负责采购物质数量的验收、入库、储存与发放。
3.5品管部
a) 负责采购物资的检验和试验，参与对供方的评价;
b) 负责向采购部传递供货的质量信息，参与业绩评估。
3.6财务部负责采购资金的预算、结算。
4.工作程序：
4.1供方的选择、评价和合格供方的监控(只限A、B类生产物料的供应商)：
4.1.1 择选的供方应具备的基本条件如下：
a)
b)
c)
d) 供方应合法登记，注册、相关证件齐全。 供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉等。 供方应具备生产、交付和服务能力，有足够的生产提前期，确保按时运送的能力。 供方的质量管理体系运行状况，其质量控制和保证能力。
e) 其他方面，如与履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。
f) 供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。
g) 供方的地理位置，对其他买方的依赖程度，是否存在优先满足其他买方需求的风险。
4.1.2 采购部负责采取相应的措施如现场调查、问卷调查等形式，对供方的能力进行调查，填写《供方能力调查表》，向供方了解上述情况，并经采购主管审批，确定初选合格的候选供方。
4.1.3 根据采购的物资对产品质量的影响程度，针对不同的供方采取不同的评价方法：
a) 样品评价：采购部根据拟采购产品的采购要求，向供方提出样品检测要求(送样和提供产品质量报告)，公司对样品进行检测、评价试用。
b) 对供方质量管理体系的现场评价：采购部会同品管部、开发部、工厂生产部等部门的人员到供方对其产品质量状况、质量管理体系现状、生产设备、检测手段、人员结构、服务和技术能力等进行现场评价。 c) 对历史情况的评价;采购部应对供方已往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货及时率、信誉度、顾客满意度等情况进行评价。
d) 对比其他使用者的使用经验采购部应通过某些渠道，了解供方其他客户使用同类物质的经验，评定是否符合本公司的使用要求。
4.1.4 实施供方评价
a) 对提供A、B类物资(参照本程序4.41规定)的供方，必须采用4.1..3中最少二种方法进行评价;对其他类物资的供方，可选用4.1.3中至少一种评价方法进行评价。
b) 采购部组织相关部门按上述要求实施供方评价，在《供方评价表》上记录评价情况，由相关部门会签意
见后，报总经理审核。
4.1.5 合格供方的确定
a) 合格供方的资格条件：
1) 已取得ISO9001质量管理体系认证的厂商;
2) 按4.1.3的评价方法，经评价合格的厂商;
3) 特殊原因经总经理特批或指定的厂商。
b) 采购部依据经审批后的《供方评价表》，参照资格条件，对供方进行综合分析、比较、选择出合格供方，
填写《合格供方名录》，并同《供方评价表》报采购主管审核，呈总经理批准。经审批后的《合格供方名录》应分发到体系办、会计部、品管部、工艺技术部、产品开发部、物控部等，以便作为日后对合格供方的监控依据。
4.1.6 合格供方的监控和评估：
a) 供货业绩评估
采购部依据品管部提供的材料的检验报告/验退报告和物控科提供的材料入库单据，记录每批供货的质量状况;使用《供方供货业绩评估表》对供方的供货业绩每季度进行评估，质量占60%，交货期占20%,其他(如配合度)占20%，经评估总分低于60分的供方，取消其合格供方资格(留用需采购主管批准，如果第二次再次评估低于60分的供方，如果需留用必须由总经理批准方可执行)。
b) 定期、不定期评价。
每年12月份，由采购部组织体系办、品管部、物控部、依据材料报告、供货业绩评估表、供方提供的有关材料质量状况的资料、《购销合同》等，对在册的合格供方进行评估，参照4.1.1所列条件，由采购部负责填写《供方评价表》(注名考核)，采取适当的评价方法对供应方进行考核(需要时走访供方)。对考核后认为达不到规定要求的供方，采购部将取消其合格供方资格，特殊情况参照4.1.6A项。
4.1.7 合格供方档案管理
由采购部负责建立并保存合格供方档案，应包括如下内容：
a) 供方能力调查表、供方评价调查表及有关的证明材料;
b) 有关的产品质量状况报告、供方供货业绩评估表;
c) 其他相关的协议文件。
4.2. 采购信息：
4.2.1 采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求，适当时可包括：
a)
b)
c)
d) 有关产品工艺技术、质量标准要求; 有关供方质量管理体系的要求; 有关产品提供流程要求，如样品检测、验证方法，验收标准、放行方式、让步申请等; 有关供方人员资格要求。
4.2.2采购信息的表达方式可以是合同、技术协议、采购订单等形式。
4.2.3 采购员使用采购信息时应认真核对其与采购产品和工艺的符合性。
4.3购销合同/协议的审批和签订
4.3.1 对A、B类物资(参照4.41)的供方，经招标或其他方式确定其三家以上供货商资格后，应与其达成合同或协议的意向。
4.3. 2合同/协议内容经供需双方基本达成一致后，其内容条款经公司领导确认。
4.3.3 合同签定前，应对供方排出人员的身份和资格进行验证，以保证签订合同的有效性。
4.3.4 “购销合同”签订后，采购部应将报价单(合同附件)交会计部作为结算依据。
4.4 采购过程控制：
4.4.1 材料分类及申购：
见《原辅材料管理制度》
4.4.2 采购订单发出前，应核对拟采购物资的品名、规格、数量、图纸、标准及有关外协件的加工要求等必备资料是否备齐。
4.4.3 采购部必须与合格供方恰谈与之相关的价格、质量等相关业务，进行采购(4.4.5的情况除外)。
4.4.4 采购部应在《物料跟催统计表》上记录供方交货情况，确保供方按时交货;遇有异常情况，应采取相应措施，以保证生产的顺利进行。
4.4.5 例外采购：
若应A、B类物资的合格供方发生终点质量问题，或因不可抗拒的原因不能供货时，采购部员提出，采购主管审批同意后，可实行例外采购，批次价格在10000元以上的需总经理批准后方可采购。但应按本程序的有关要求对供方进行适时评估和控制。
4.5 采购物资的验证：
采购物资的验证应按采购合同或订单中的规定要求进行。
a) 当本公司需要在供方现场验证所要采购的物资时，验证的具体安排和产品放行的方式在相应合同或订单
中说明;由采购部组织品管部门的人员参加(必要时可请研发部门人员参加)，品管部应出具来料检验合格报告，作为物资进厂的依据。
b) 当顾客要求在供方的现场验证原材料时，采购部应与供方联系，协助顾客完成验证工作。
c) 一般情况下，由供方将订购的物资送到本公司材料仓库，再由品管部来料检验员检验或试验，由物控科
按规定进行点收，详见《产品的监测程序》。
4.6采购资金的准备和结算：
4.6.1 会计部应按《购销合同》或采购订单中与供方约定的规则，按期准备资金，与供方结算货款，应根据《材
料入库单》和发票或收据办理付款手续。
4.6.2 会计部有权对未办理申购单审批手续的采购项目予以拒付。
5支持性文件
5.1PT-09《产品的监测程序》
5.2MM-IT-01《原辅材料的管理制度》
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