行政前台工作内容

第1篇：行政前台工作内容

行政前台工作内容

前台行政工作

一、卫生清洁

会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水(客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置;

4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。

6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。

7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

二 会议

1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.

得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达;会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。 需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作

1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。

传真工作

传真件必须按照公司已有的模板传送。

3、快递工作

收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

四 办公用品采购与管理

1、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批;

2、其他公共物品采购计划

公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其

他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。

3、采购流程

一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批;

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后，填写报销单(含价格)，整理好票据，交由财务审批; E、做好办公用具入库;

五、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后，月初予以集中发放;

2、办公室内物品领取均需登记。

3、每月定时对办公用具进行盘点。

六、办公用品使用管理,

1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间;

2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

七 来客接待

接待流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、倒水

4、通知相关工作人员有人来访;

5、来客告辞时起身道别;

6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来， 则需在《客户来访登记簿》上注明;

8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复;

9、《客户来访登记薄》需做好归档。

八档案管理、公文制定、文件收发等工作

1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。

3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

九 通讯录管理

1、熟悉公司人员的及通讯电话，及时更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。

十 车辆管理

一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存;若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管理员处取车。

十一、网络维护

1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤更改

步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd

B、输入ipconfig(输入法为英语即单击，为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标)，打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

2、如仍无法解决问题，可致电联想公司(鲁先生：15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2011010006.十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

十三、考勤

考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

1、人员外出登记

人员外出登记工作流程：A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出;

B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

C、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登;

D、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月将外出情况汇总，与 考勤统计核对。

2、请假：如有员工请假，需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特殊情况，未能提前提出假期申请，需及时致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要及时补登。

3、考勤统计工作流程：A、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤，交由财务部;

十四、招聘

十五、完成领导交代的其他临时性工作。

附：日常工作所需要的联系方式一份。

制作者：卡卡

第2篇：行政前台工作内容

一、电话接听和来访接待

1、接听电话

①听到铃响，至少在第三声铃响前接听;接电话中，要常使用：您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。

②拿起话筒应注意微笑，先主动问好并自报公司名称(“您好，XX公司!”)。

附：注意倾听对方的话—→确认对方身份，委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答

③礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒;

2、来访者接待

有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意：“您好，请问„„?”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。

①如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读，不要扔在那里不管。

②如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。

③如果来访者是面试，问清所要应聘的职位，请来者填写“应聘登记表”，填写完后找相关经理给其面试

二、办理入职、离职手续及名片申请

1、入职：该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》，无疑义后在上面签字

2、离职

前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整，汇签—→交回前台处

3、名片申请

如需申请名片(已办理入职手续的员工)—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处

三、办公品申请和库管

1、申请

月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买

2、发放

清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放

3、库存

发放完后所剩办公品整理收回库房，以备用

四、保持接待区域和培训室的整洁干净

1、上班前整理一遍：把桌子摆正、椅子摆齐;烟灰缸清洗透亮

2、若有客户来访，客户走后5分钟之内：

收拾纸杯、桌椅归位;烟灰缸清理

附：检查备用的饮用水的数量，不够的话要及时联系送水。

五、考勤

1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号

2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档

六、辅助招聘

1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历

2、通知符合要求的人员参加面试

七、打印机、复印机

多关注打印和复印机的状态，及时联系维修

八、邮件快递及传真的收发

九、其他

上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等

第3篇：行政前台工作内容

工作内容

一、日常接待：接待来访客户、面试人员(要求：倒水、客人离开公司后收拾纸杯);

二、办用用品管理、耐用品、物料管理

1、办公易耗品验收入库、领用登记、定期盘点、提出采购需求;

2、耐用品领用、借用登记;(要求：做每个人员领用/借用电子台帐，便于离职时讯速查阅，归还销帐)

3、物料管理：物料含(但不限于)猪公仔、银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙、锡盘、纸杯、纸袋、DM单，需做好物料领用登记，定期盘点，库存不足，提前申请采购;员工离职需要归还银币、徽章、工作牌、门禁卡、钥匙。

三、固定资产管理

固定资产如电脑、笔记本电脑、打印/复印机、音响设备、云端、机房设备、办公桌椅、咖啡机、微波炉、冰箱等等。要求：

1、每个固定资产需要贴标识卡、落实使用人，做固定资产电子台帐，有新进或减少时及时更新、每年定期盘点;

2、管理每台电脑、云端帐号及密码，离职人员电脑、云端密码登记。

四、设备管理、维修/维护：打印/复印设备、电脑、支端故障联系维修;

五、采购：除易耗品外的其它采购，主要涉及传媒活动礼品、打印/复印耗材、耐用品、固定资产、员工生日卡。

要求：由需求部门提出申请，根据实际需求采购，询价后再采购、报销;

六、档案管理

要求：

1、按、部门、文件类别分类存档、编页码、做电子目录以便迅速查阅;

2、查阅登记;

3、熟悉各类合同内容、期限、金额，到期续签提醒;

七、办理员工入职手续

要求：

1、入职材料收集：毕业证、学位证及相关资历证书、身份证复印件、半寸彩照3张、填写入职登记表，以上材料装入档案袋交给周容;

2、入职介绍、指引、座位安排、电脑分配及帐号、密码告知;

3、把新同事拉入各大微信、QQ群;

4、更新人员名册，每次有更新，每一份电子版给周容;

5、更新人员通讯录，上传QQ群文件;

6、给新员工发工作牌，徽章和门禁卡转正后发;

八、员工离职手续办理：主要是离职人员物品归还登记(固定资产、耐用品、工作服、工作牌、徽章、门禁卡、钥匙等)、座位清理;

九、员工生日管理：要求：

1、生日当天在群里祝福;

2、生日卡发放登记;

十、招聘:

1、简历浏览、面试邀约、时间安排及表格记录;

2、应聘登记、表格发放，安排面试;

3、协助周容进行招聘渠道开发、面试;

十、考勤管理

要求：

1、每月最后一天考勤汇总交周容，每周五将部门考勤给罗梅;

2、外出登记;

3、假条收集、催收; 十

一、办公环境及公司形象维护

要求：

1、值日当天清洗接待区茶具、盆裁植物浇水情况、检查整个办公区域环境卫生，不符合要求的自行动手清理并告知保洁改进;

2、每周五下午卫生检查，主要针对库房和员工位置检查，不符合的提出要求;

3、督促员工佩带工作牌和徽章，出入办公室随手关门;

活动组织及团队建设：公司活动组织、沟通协调;关于团队建设提出自己的建议; 十

二、QQ群、微信群管理：行使群主权力，新人加入、离职退出、严格区分通知群和工作室;

十三、快递收发，费用结算; 十

四、领导交办的其它临时性事务; 备注：前台岗位工作暂按以上内容执行。

2016年4月18日

第4篇：前台行政助理工作内容

一、 每日工作

1、上班例行：每天到店开门，拉地毯、收板纸，开饮水机，做卫生;

2、下班例行：关前台、窗户，关饮水机1楼电脑、空调。

3、前台接听、接转总机电话，处理日常行政接待，

4、维护公司日常办公秩序和办公环境。

5、负责管理、维护办公设备器材，及时补充办公耗材。

4、监督员工考勤，休假与外出的登记。

5、每天签收各类信件、货品等，有些到付需付费，并索要发票，并整理好快递单底单。

二、每周工作

2、监督绿植维护工作，每周维护一次。

4、每周报销一次备用金。

三、每月工作

2、每月统计员工考勤，员工外出登记，

3、搜集与公司行业相关的展会信息，写在白板上。

6、每季度对办公用品进行盘点一次。

四、每半年/年工作

1、每年协助部门完成公司开办展会活动，半年组织一次半年会。

七、不定期的工作

1、办公室装饰，维护及完善美化。办公家具的采购;

3、样本的申请，整理工作

4、协助人事通知面试及面试表格交给应聘人填写，办理入职行政手续，办公用品的领取登记工作。

6、遇到突发情况联系物业。

第5篇：行政前台工作内容细则

一、日常接待

1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2. 接待客户来访会议，若有客户来访，应及时请示安排相关工作人员接待会议。3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询是谁，直接将电话信息留下反馈至相关部门处。4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知人事主管或相关部门领导进行面试。6. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周

六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系，按照物业管理标准计算相关设备费用c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，填写请款单提交走流程，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、 办公用品管理 盘库，购买，领用，结算 1. 盘库：每月对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;2. 购买：每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报部门主管审批。3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

2.

三、日常事务

1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;2. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应及时更新3. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;4. 公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;5. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真;6. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。7. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前准备工作a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;(大会议室:6瓶矿水，一台电话，一盒纸巾一个计算机，一些办公文具;小会议室：3瓶矿水，一个计算机，一包纸巾c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;d) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;e) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系XXX酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

2. 会议中服务工作

a) 为开会人员添加茶水;(约15分钟一次) b) 按照领导要求提供会议支持;

3. 会议后完善工作：会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;

第6篇：行政前台工作内容概述

1.熟悉公式员工分机号，及时接听总机电话并准确转接 2.接待来访人员，耐心解答闻询

3.遇到航空公司等贵宾来访，如已经预约直接引导至总经理或副总经理办公室，如未预约过，

将其引领至1002会议室稍后，马上通知相关领导;并及时为客人送上茶水饮料，不可让

客人空等!

4.寄发公司月结快递，并做电脑记录，以便月底对账

5.每日根据业务员的工作需要安排送票师傅，并填写(外派师傅记录单)，保证每日外派事

宜按时完成，如有困难及时与业务员商议其他时间完成，杜绝延误工作现象 6.协助公司同事认证填写(外出情况说明单) 7.管理(请假单)和(打卡情况说明单) 8.随时接收传真并交给相关同事处理

9.根据每月(值班表)提醒1301办公室的同事到1001 值班 10.随时添加打印机纸张及传真机纸张，以免延误打印 11.定期填充打印机墨粉和传真机墨水，并做记录 12.每月定期清洗公司地毯(徐监督保洁公司完成)

13.保持前台区域地面卫生，1001，1002,1301玻璃门的清洁卫生 14.1002及1301会议室会客使用后及时整理干净，椅子归位 15.检查公司打印纸使用情况，及时上报购买

16.公司桶装水的、饮用完及时订水，办公室茶，咖啡及时补充 17.完成上级交代的其他临时性工作

18.随时观察办公室加湿器中的水，及时填满! 19.定期给办公室的花浇水

20.隔天去一次公司信箱，拿回公司的信件，发放给同事 21.熟悉公司的规章制度及礼仪礼貌规定，并严格执行!