行政前台工作流程

第1篇：行政前台工作流程

行政前台工作流程

(一)环境卫生的保持和检查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所(包括

各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物;

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂;

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》，保障公司后勤配备;

4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。

注意事项：

1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;

2、及时补给卫生用纸等后勤配备;

3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：《消耗品领用登记》——行政主管

《备用金流水帐簿》——行政主管

(二)接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻;

4、准备招待茶水饮料;

5、通知相关工作人员有人来访;

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明;

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复;

10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：

1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;

2、《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;

3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复;

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台

(三)电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语;

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉;

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话;

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的

目的。

7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认

对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：

1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和;

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时

间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员;

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，(通知方法详见“通

知流程”);

相关记录：《来电记录表》——前台

(四)日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸

张;

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、

图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办

公设施维护人员进行检查维修;(详见“固定资产的报修与报废流程”);

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：

1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸;

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源;

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业

人员进行维修;

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管

同意付费再使用;

5、节约资源，爱惜纸张;

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录： 《设备报修单》——前台

(五)收发《工作汇报表》

工作流程：

1、每月1日分发《工作汇报表》;

2、每月30/31日收集《工作汇报表》，检查填写是否正确，并交由行政主管审核;

3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的《工作汇报表》连同

考勤统计一并交财务造工资表;

4、最后《工作汇报表》返行政主管归档。

注意事项：

1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核;

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务;工资

表完成后将《工作汇报表》返行政主管归档。

相关记录：《工作汇报表》——前台

(六)人员外出登记(前台提醒督促)

工作流程：

1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备;

2、外出前在《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、事由等;

3、回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况;

4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登;

5、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与

考勤统计核对。

注意事项：

1、外出前的准备并与对方联系;

2、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况;

3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。

4、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。

相关记录：《外出人员登记表》——前台

(七)考勤统计

工作流程：

1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

2、如有员工请假，需到前台填写《请假登记表》并注明请假原因、时间及时数;

前台交行政主管及总经理签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明

理由再返回申请人;

3、每月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况

统计考勤，签字后交行政主管审核签字;

4、行政主管将考勤统计连同工作汇报表交由财务作为造工资表的根本依据，财

务完成工资表后一起交由总经理查阅;

5、总经理返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。

注意事项：

1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字;

2、考勤统计作为核工资的依据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政

主管归档，另复印一份考勤统计公示。

相关记录：《考勤统计》——前台

《请假登记表》——前台

(八)文件的收发

A、纸质文件的收发

工作流程：

1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的

时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字，发文中还需要求收件

人签字;

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字;

3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理;

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填

写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案

管理员归档。

注意事项：

1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人

签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容;

2、及时转交给相关人员;

3、按项目分类交档案管理员归档。

相关记录：《收文明细》——前台

《发文明细》——前台

《文件外送单》——前台

B、电子文件的收发

工作流程：

1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等;

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个

“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日

_项目名称”的文件夹;

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发

文明细》中记录，收/发方式在备注中注明;

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到;

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

注意事项：

1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找;

2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到;

3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目

文件夹中。

相关记录：收/发电子文件夹——前台

《收文明细》/《发文明细》——前台

第2篇：行政前台工作流程

一. 接待来访者

1.问清来访者来访原因，先进行来访登记。判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若已预约，或者正当访问理由，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候。

2. 接待求职者面试并做好登记。请面试人员填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门领导进行面试。

二.. 接听电话。

接听电话应说“你好”青岛丽城恒信营销策划股份有限公司。记录电话信息并转接电话。

三. 考勤管理

、1. 统计公司员工每天、每月的考勤情况，并交人事部核算工资，考勤资料存档。

2.监督公司员工考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。、

3. 监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。

4. 做好员工请假登记。

四. 收发文件

1. 负责公司各类信件，包裹、报刊杂志的签收和分送工作。

2. 负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。

第3篇：行政前台工作流程

前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。

一、前台人员的穿着及相关仪表要求

1、前台人员须每天着淡妆上班。

2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。

3、上班期间衣着整洁，整齐。

4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。

5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。

二、环境卫生、办公设施的保持和检查

1、每天早上9:00打扫卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;

2、每三天上午10:00 巡视公司公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时通知行政管理部部长;

3、下午下班前对公司办公区的巡视，查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录，冷气于下班前检查关机模式。

三、邮件、信件的收发

1、详细记录每日信件、邮件的收发情况，负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字;如接收人不在公司，要及时电话通知，并记其返回时间，及时送予并签收;如接收人不是大楼内办公人员，要及时电话通知，与其接洽好签收时间来签收邮件或信件;如无法联系接收人，应及时通知行政管理部部长。

四、接待访客

1、访客出门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位?、请问您是哪家公司?、请问贵姓?”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意;

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态(手势指引或起身带位)引领来访者入座，并倒水给客人。如果等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、如果来访者知道找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：让我看看他是否在，要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访，不知道是不是方便接待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意，如果对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面，如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理;

4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明;及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由，并确保及时回复;

5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。

五、带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势

1、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧;

2、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼，应该是接待人员走在前面，客人走在后面，上下楼时，接待人员应该注意客人的安全。

六、客人离开后

客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，将洽谈室或会议室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、对内接待

1、早上上班主动向同事问好，下班时也主动向同事告别。

2、有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如提供茶水等。

3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。

4、每天检查前台桌面清洁，设备的维护和干净整洁。

八、电话的接听和记录

1、接听电话应热情，使用普通话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电着耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗?”“不用谢”等。在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好，内蒙古日新投资集团有限公司”要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”;。

2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问：对方的姓名、单位。如果是做广告的或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到相关部门;

3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话;

4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队，尽可能的避免错误发生;

5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做记录，切忌立即挂断电话;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的;

7、将需要转达的内容及来电人的基本信息及时记录在《电话记录》上;

8、每月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。

九、文件的收发

(一)纸质文件的收发

1、前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字，发文中还需要求收件人签字;

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字;

3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理;

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

8、注意事项

(1)详细填写《收文明细》、《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收、发文件的具体内容; (2)及时转交给相关人员; (3)按项目分类交档案管理员归档。

(二)电子文件的收发

1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等;

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”、“发”的文件夹，然后在“收”、“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》、《发文明细》中记录，收、发方式在备注中注明;

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到;

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

6、注意事项

(1)了解所收、发文件内容，按收、发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找;

(2)及时将收、发文件转给相关负责人，并确认是否收到; (3)按时将每天收、发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

十、办公室临时安排的其他工作

第4篇：行政前台工作流程

(一)环境卫生的保持和检查 工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物;

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂;

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》，保障公司后勤配备;

4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至董事长室报夹，将更换下来的报刊统一放臵，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。

注意事项：

1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;

2、及时补给卫生用纸等后勤配备;

3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：《消耗品领用登记》——行政主管

《备用金流水帐簿》——行政主管

管理办法：若未及时发现并处理以上流程中的各项工作，罚款30—50元;

(二)接待——客户来访 工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻;

4、准备招待茶水饮料;

5、通知相关工作人员有人来访;

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明;

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复;

10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：

1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;

2、《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;

3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复;

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台

管理办法：未按照以上流程完成任一项接待工作，相关岗位负责人将受到10—30元罚款。

(三)电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语;

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉;

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话;

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：

1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和;

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员;

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，(通知方法详见“通知流程”);

相关记录：《来电记录表》——前台

管理办法：

1、来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁，罚款10—30元;

2、未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误，罚款50—100元;

3、《来电记录表》不及时交行政主管归档，罚款30—50元。

(四)日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张;

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办公设施维护人员进行检查维修;(详见“固定资产的报修与报废流程”);

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：

1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸;

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源;

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修;

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用;

5、节约资源，爱惜纸张;

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录：《设备报修单》——前台

管理办法：

1、未按时完成公司日常的打印、复印工作，浪费纸张，罚款30—50元

2、私自利用公司资源用于个人用途和无关于公司的其它商业用途，罚款30—50元

3、对打印、复印机等设备的报修和维修情况不记录，不及时将记录表交由行政主管归档，罚款30—50元;

(五)收发《工作汇报表》

工作流程：

1、每月1日分发《工作汇报表》;

2、每月30/31日收集《工作汇报表》，检查填写是否正确，并交由行政主管审核;

3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的《工作汇报表》连同考勤统计一并交财务造工资表;

4、最后《工作汇报表》返行政主管归档。

注意事项：

1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核;

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务;工资表完成后将《工作汇报表》返行政主管归档。

相关记录：《工作汇报表》——前台

管理办法：

1、填写《工作汇报表》的人员填写不规范、完整，超过三次罚款10—30元;

2、收发《工作汇报表》不及时，或收到的《工作汇报表》填写不完整，超过三次罚款10—30元;

3、其他相关人员未按流程不及时完成或未完成的罚款30—50元。

(六)人员外出登记(前台提醒督促)

工作流程：

1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备;

2、外出前在《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、事由等;

3、回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况;

4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登;

5、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。

注意事项：

1、外出前的准备并与对方联系;

2、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况;

3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。

4、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。

相关记录：《外出人员登记表》——前台

管理办法：

1、任何未登记的外出人员以早退处理;

2、前台人员未提醒外出人员登记，罚款10—30元;

3、外出登记与考勤统计不符的，罚款30—50元;

4、不及时将记录交由行政主管归档，罚款30—50元。

(七)考勤统计

工作流程：

1、熟悉考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

2、如有员工请假，需到前台填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数;前台交行政主管及总经理签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明理由再返回申请人;

3、每月30/31日将考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审核签字;

4、行政主管将考勤统计连同工作汇报表交由财务作为造工资表的根本依据，财务完成工资表后一起交由总经理查阅;

5、总经理返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。

注意事项：

1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字;

2、考勤统计作为核工资的依据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。

相关记录：《考勤统计》——前台

《请假单》——前台

管理办法：

1、不按时统计考勤或统计考勤有误，超过三次罚款10—30元;

2、其他相关人员未按流程不及时完成或未完成的罚款30—50元。

(八)文件的收发 A、纸质文件的收发

工作流程：

1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字，发文中还需要求收件人签字;

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字;

3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理;

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

注意事项：

1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容;

2、及时转交给相关人员;

3、按项目分类交档案管理员归档。

相关记录：《收文明细》——前台

《发文明细》——前台 《文件外送单》——前台

管理办法：相关岗位负责人若未按以上流程完成，罚款10—30元。 B、电子文件的收发

工作流程：

1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等;

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明;

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到;

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

注意事项：

1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找;

2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到;

3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

相关记录：收/发电子文件夹——前台

《收文明细》/《发文明细》——前台

管理办法：相关岗位负责人若未按以上流程完成，罚款10—30元。

(九)对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查 工作流程：

1、了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容;

2、对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录;

3、及时将相关记录交档案管理员归档。

注意事项：

1、对外用单位相关服务进行审核;

2、做好相关记录，并及时上交存档。

相关记录：《植物租摆维养记录》——前台

《植物租摆更换记录》——前台 《保洁情况记录表》——前台

管理办法：相关负责人若未完成罚款10—30元。

(十)对设备遥控板、个人办公区域的管理

工作流程：

1、空调遥控板和液晶电视遥控板的集中管理;

2、上、下班时检查所有的电源开关;

3、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。

4、《人员外出记事栏》的更新

注意事项：

1、遥控板是否在各办公室使用后没有归还;

2、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开;

3、人员下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。 相关记录：《员工违规(纪)记录表》——行政主管。 管理办法：相关人员罚款10—30元。

(十一)办公室临时安排的其他工作

第5篇：行政前台工作流程

接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻;

3、准备招待茶水饮料;

4、通知相关工作人员有人来访;

5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语;

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉;

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话;

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录;

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

日常的打印、复印 饮水机以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机，并及时补充所需的纸

张;

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修;

备注如需要申购A4纸 换墨粉 硒鼓 等 需提前填写申购单 并经理签字后通知供货商。

办公室用品申购 领用 及发放

工作流程：申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准;

采购流程：总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认

领用流程;需到前台登记所需要的物品并签字

如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。 机票及酒店预定

工作流程;1,查机票价格，例如艺龙、携程。

2.需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记

3.给老师打电话确认时间是否合适 并确认身份证号是否有误

4.和供货商联系并出票 同时签写订票单并签字

负责图书 报刊 日常借阅

工作流程;借阅报刊 图书需签书籍领用登记表后才可借出。

邮件登记

公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈， 员工包裹必须由本人签收并签字确认 公司内部文件签邮件登记

考勤

工作流程：

1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

2、如有员工请假，需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数;行政主

管及总经理签字同意后作为考勤依据;

3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审

核签字;

4、考勤统计交由财务作为造工资表的根本依据

负责每个月和供货商结算

工作流程 1.EMS 圆通 邮件对账看是否有误 并填写支票领用单并找行政经理签字

2.负责对账供货商及机票的账目 无误后填写支票领用单并找行政经理签字

3.负责物业房租的结算 填写支票领用单找行政经理签字

第6篇：行政前台工作规范

一、 前言

公司前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，行政的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之则会给行政形象造成严重的不良影响。有鉴于此，特制定前台接待工作规范细则，对接待工作进行具体化、细化。

二、岗位职责

1、负责董事长进出公司的接待与礼貌问候。

2、负责进入公司办公场所的来客接待、登记、引导，对无关人员、上门推销者，阻挡在外或协助有关人员处理。

3、负责公司邮件、报纸的收发与转交。

4、负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。

5、协助办公室工作。

6、保持前台环境清洁。

三、工作具体要求

1、董事长进出公司，应马上起身问好和迎送，并为董事长开启电梯。周末值班时，应协助董事长助理做好一切事物。

2、公司来访客户日常接待流程：客户上门→引导接待(询问来意)→联系相关人员接待→客流详情登记(即来访人姓名、人数、来访事由、出入时间，公司熟客可免除登记)。

3、来客提出个人要求时，前台必须认真聆听，有必要时做好笔记，如若无法处理，则请客人稍等，请示上级解决。

4、公司有来访客人，来客行至前台一米时，前台须起身微笑相迎，说礼貌用语。

5、来客提出找公司员工时，前台应先问有无预约。并请来客做好登记，在打电话至要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前引路;如需稍后才带进，则请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍等。等可以带进时，再引导前往。

6、如来客不听要求，想硬闯办公室，则请示上级处理，并从旁协助。

7、公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨方可进入前台，但不得超过15分钟。需超过15分钟的，则应该在办公室内进行，并找人员临时代替前台工作。

8、除公司宣传单、笔、登记表、台历、个人茶杯、盆花外，不得放置任何物品。

9、前台必须保持整洁、干净，无灰、无污渍。临时须离开前台时，桌面须整洁、办公椅摆放须整齐并关闭电脑显示器。

10、员工外出登记表的管理。

11、上班时间必须时刻有人在岗，即上午9:00至下午18:00间。如因要事需外出，经领导批准方可离岗。

12、客人离开时，前台需上前进行送离，按下电梯，直至客人进入电梯，并说欢送语。

四、仪容仪表

1、总体来说，前台人员上班期间应穿着公司制服，同时保持头发、身体和口腔清洁;披肩长发应扎成马尾，发色不应过于艳丽;双手保持洁净，不留过长指甲，要经常修理指甲，不得涂抹鲜艳指甲油;保持淡妆，但不可化浓妆，禁止在前台补妆;可使用清新、淡雅的香水，但不可过于浓烈。

2、站姿：双腿直立并拢，身体重心放于两脚上，两脚跟相靠，脚尖分开30至45度间，两手相握放于腹部前(一个拳头距离)，双肩保持平衡，身体挺直，做到抬头、挺胸、收腹，双目向前平视，微笑、微收下颌。

3、坐姿：入座时要轻稳，座椅子的2/3，女士在入座时要用手轻轻将裙稍稍拢一下，双膝并拢，双腿正方或侧方，身体坐直，不得东倒西歪。

4、走姿：走路一定要轻，不得影响他人，保持挺胸、收腹、抬头的姿势，走动中肩部不要摇晃，勿呈现外八字和内八字的走姿。

5、蹲姿：下蹲时注意内衣“不可露，不可透”、避免弯腰翘臀的姿势，下蹲时双腿靠拢可右脚在前，左脚在后，脊背保持挺直，臀部一定要蹲下来。

6、鞠躬：身体前倾15度，类似点头致意，正常的前台接待采用一度鞠躬即可;身体前倾30度，适用于对重要客人的迎接问候。

7、体态规范：来访客人时，应始终保持微笑;谈话时目光应轻松的平视对方;手势要落落大方，手指自然并拢，掌心向上，进行指引、指示目标，切不可以食指来指指点点。

五、礼仪规范

1、文明用语：①问候招呼时：早上好、您好;②感谢时：谢谢、十分感谢;③向客人道歉：实在对不起、请原谅;④应答时：没关系、不客气、这是我应该做的;⑤推托时：很遗憾、不能帮你的忙、谢谢好意;⑥送客时：再见、欢迎下次光临、请慢走。⑦迎宾时：欢迎您、欢迎光临;⑧接受吩咐时：是的、明白了、清楚了;⑨不能立即接待时：请稍等一下;⑩对待稍等的客人打招呼：对不起、让您久等了。

2、接待礼仪：客人进门或进入视线时，要起立面朝来访者点头、微笑致意：“您好，请问您有什么事?”、“您好，请问您找哪一位?”“您好，请问有什么可以帮您?”。切记不得让客人直接闯入，自己寻找需访办公室或人员。

如访问高层领导，请客人稍候“请稍等，我马上联系。”，电话联系要找的负责人“您好，我是前台，有位×先生/女士或×单位客人想要拜访×××”，征得负责人同意，可引导客人前往。当负责人不想约见时，电话通话时要注意，尽量不让客人听出不想约见意向;告知客人要访人外出或有重要事项无法接待，请将需要访问事项告知，待客人寻问后代为回复”。

受访人想要接待的客人，但受访人外出不在时，要告诉对方

受访人外出到何处去了，以及何时回本单位。若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志;如果不愿等待，请客人留下电话、地址，并记下事由，预约再次来访时间;或将来访事项进行转达，我方人员事后电话联系。

3、引领礼仪：前台人员引领来访者前往受访者办公室时，应该使用规范的手势指引，到达受访者办公室后，即使是办公室门是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，然后返回岗位。

陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，配合客人的步调，自己并排走在客人的左侧;随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手示意方向，同时礼貌地说：“请这边走”。

乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门口，等客人进入后关闭电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门，让客人先走出电梯。

4、电话礼仪：在电话铃响的第

二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，这里是**。”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。 接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等” 、“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗”，“不用谢”之类的谦词。结束通话时一定要使

用礼貌用语。

当正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

接电话一定要：①左手持听筒、右手拿笔。因为大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是在进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录，这时就很不方便。②复诵来电要点。如果来电需要代为转达相关信息，在电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。③让客人先挂机。