关于高校OA系统若干问题分析及建议
摘要：近几年来，办公自动化系统(简称OA系统)在我国各高校已进入普及阶段，其应用也已经逐见成效。随着计算机网络技术和OA系统内核技术的发展，高校对加强规范办公、高效办公也提出更高层次的需求，不少高校正抓紧进行更新升级，摸索更适合自身需求和高效办公的OA系统。该文通过分析某高校OA系统中存在的几个问题，提出几点优化的建议。
关键词：OA系统;公文处理;效能管理;知识管理;信息安全
Analysis and Suggestion of Several Problems in OA System of Universities
ZHAN Jun-hong
(Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006， China)
Key words： OA system; document processing; efficiency management; knowledge management; information security
我国高校普遍已建立了OA系统，OA系统的应用推动着高校行政办公朝无纸化、规范化、公开化方向发展，在数字化校园建设中扮演着不可或缺的角色。OA系统的内涵是以计算机技术为核心，利用网络通信技术，将人与计算机融为一体，实现对文件处理、信息管理和日常办公事务处理的自动化，从而达到科学高效管理的目的[1]。
1 我国高校OA系统存在的问题
1.1 公文处理流程缺乏灵活性，办文效率不高
公文处理是目前OA系统在高校应用最广的核心功能，其中包括收文登记、办公室拟办、校领导批示、部门办理及发文起草、公文审核、签阅、签发等步骤。相比于纸质方式报送，OA系统有其优越性：节约办公成本、实现公文即时共享、提高工作效率等。然而由于流程上缺乏灵活性，特别是中间流转环节过多，公文处理在“高效”上大打折扣。目前，不少高校的做法是，建立以党委办公室、校长办公室为中心的一级中转站和以部门办公室或综合科为中心的二级中转站的流程流转模式，由各部门指定相应人员作为部门信息员具体负责公文运转[2]。
以某高校校外来文流转流程为例(如图1)：
图1 某高校校外来文流转流程图
从图1中可以看出，公文必须经过部门信息员这一环节，这样不仅增加了流转的环节以及部门信息员的工作量，而且，在部门信息员没能及时查阅处理的情况下，容易导致公文中途滞留。这种复杂、欠灵活的“工作流”在特急件、加急件公文处理中就显露出巨大的弊端，严重影响办文的效率，凸显不出OA系统的优越性。
1.2 缺乏操作监督与效能管理
针对办文效率和质量，理应有一套完整的绩效管理制度。但目前高校OA系统缺乏效能管理监督模块，对延时办理公文的行为缺乏警示，往往造成公文未能在规定或承诺时限内办结，办文规定形同虚设，存在一定的管理漏洞。因此，应进一步完善OA系统效能管理模块，实时督办催办、制订评分量化标准、落实责任制度，以确实有效的奖惩手段来增强办文意识。
1.3 功能使用单一，未能有效充分地利用
除了能够实现在线处理公文以外，OA系统还能实现在线财务报销、医疗报销、物资领用、车辆管理、人事请假、公章审批等多项综合业务。但目前不少高校OA系统主要还是应用于公文处理，其他功能的应用率甚低，人事请假和财务报销等方面依然沿用纸质办公模式，呈现出半自动化半纸质化的办公状况。
1.4 存在信息安全隐患
OA系统给用户带来方便的同时，亦存在不少安全隐患。网络的开放性、匿名性的特点使其极易遭受病毒入侵，导致公文重要信息的外泄或被恶意篡改。目前，不少高校的OA服务器都曾受到过木马攻击或黑客控制，信息安全得不到保障，形势不容乐观。因此，首先，学校应健全网络安全管理机制和OA数据备份机制;其次，用户应树立信息安全的管理意识，养成定期定时修改个人密码的好习惯;再者，双方需要共同建立健全的监督体系，以确保学校的信息安全。
2 关于高校OA系统建设的几点建议
2.1 引入知识管理概念
随着公文的日益积累，服务器存放着大量零散信息，简单的查询功能已经难以满足深层次的搜索需求。而实际工作中，往往需要实现关键字组合查询或全文检索，目前查询功能较为单一，仅能识别公文标题中完全精确、连续的关键字，搜索功能返回的大量信息，未能真正达到提高工作效率、有效利用资源的目的。
而知识管理就是对一个单位集体的知识与技能的捕获，力图将最恰当的知识呈现给最恰当的人，以便使他们能够做出最优的决策[3]。因此，在高校OA系统中，构建一个对公文进行分类、整理、分享的管理子系统，引入知识管理的概念很有必要。
2.2 灵活处理急件
以某高校校外来文办结时限为例，职能部门传阅时限：特急件随到随办，加急件0.5个工作日，一般件1个工作日，因此，特急件、加急件与一般件的处理流程应有所区别，尽量减少中转节点，缩短流转时间，从而避免文件滞留。在特急件、加急件处理上，公文可以不再经二级部门信息员逐级传递，直接从一级中转站发送到相关处理人，并同时抄送二级部门信息员，部门信息员从中起到提醒办理的作用。此外，还可以应用流转日志，对于耗时超过办结时限的，系统自动提醒、督促其阅处，保证公文处理的时效性。
2.3 实现“掌上”办公
随着智能手机、IPAD等移动客户端的普及以及信息网络的迅速发展，随时随地“掌上”办公已成为可能。高校OA系统APP应用将会是大势所趋，也广受用户欢迎。如某高校在对OA系统更新升级的同时，也应用OA系统移动客户端APP，在移动设备上可实现办文处理、通讯录管理、领导日程、个人日程、会议室管理等功能，大大方便用户和提高办公效率而广受好评。
2.4 推广在线OA，方便使用
由于浏览器种类繁多、内核技术差异大以及杀毒软件、防火墙的拦截，安装OA系统过程中往往会遇到一些困难：如插件加载不上、浏览器崩溃等。繁琐的安装过程一方面直接阻碍OA系统的应用推广，另一方面也大大增加系统管理人员的工作量。而在线OA系统即可解决此类问题，用户无需安装任何客户端，直接访问网站平台，完成线上办公，简单方便。
3 结束语
目前高校OA系统正从普及阶段向发展阶段过渡，但离真正成熟应用这一阶段还有一段比较长的距离，若想让OA系统的应用成为一种长效机制，实现从“有”到“优”，去“繁”从“简”的质的飞跃，使得更加智能化、人性化，还离不开管理制度的建设、领导的重视、政策的支持以及各部门的密切配合，只要不断创新和加以改进，OA系统对高校行政管理的影响和作用将会更加显著。
参考文献：
[1] 张晓蓉.高校OA系统应用的现状与价值[J].价值工程，2012，31(29)：191-192.
[2] 薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务，2013(11)：143.
[3] 张桂平，尹宝生，蔡东风.知识管理综述[J].沈阳航空工业学院学报，2008，25(5)：46-52.
作者：詹俊宏
【摘要】 在科学技术飞速发展的今天，计算机已经广泛应用于生活与工作中的各个层面，尤其OA办公系统以其方便、快捷的操作方式已经普遍应用于文件的传输和管理之中。本篇论文先对OA办公系统进行简单的介绍，再针对目前OA办公系统文件传输存在的安全问题进行分析，最后提出几点相应的管理措施，希望为加强OA办公系统文件传输的管理能够提供参考性的建议。
【关键词】 OA办公系统 文件传输 安全问题 管理措施
引言：当前已经处于信息化管理的时代，信息的传输、储存与管理决定着当今的办公效率与能力，也是决定着企业或单位能否在市场占有一席之地的关键因素。OA办公系统又称作办公自动化系统，几乎所有企事业单位都已经运用了这种系统，它以操作便捷、传输迅速的高效率性能决定着企事业单位的管理模式与管理能力。OA办公系统作为一种先进的办公应用技术，虽然有一定的优越性能，但是在很多企事业单位在应用管理上还存在着很多不足之外，尤其是信息安全管理方面，没有与信息化进程进行同步管理，由于管理机制不完善，使一些技术方面的管理相对比较落后，文件传输方面没有做好防范措施，存在很多传输隐患，当务之急是需要对OA办公系统文件传输加强安全管理。
一、OA办公系统的概述
OA办公系统属于一种网络办公应用系统，可以通过计算机来实现文件的传输、储存与管理，大大提高了日常的工作效率，所需要保存的资料可以通过扫描仪把资料转为电子信息数据，之后存放在相应的网络平台上，可以随时浏览自己需要了解的资料信息，还可以下载保存。企事业单位的各部门之间的信息操作与沟通都可以通过单位内部的局域网来实现，同时各部门之间可以进行文件传输、资料复印或者召开网络会议。如果出差在外，可以使用便携式笔记本电脑继续办公，比如起草公司的会议内容，之后进行排版、储存和传输，充分体现出OA办公系统既安全又方便快捷的使用性能。
由于OA办公系统基本应用于Windows系统之下，其涉及到的办公软件和硬件的应用需要在Windows系统内实现，虽然给应用单位带来方便快捷的操作，但是在文字的编辑与排版，还有在图片和声音的处理上，应用软件是以各种格式来实现的，这就存在着是否兼容的问题。在进行文件转换时不能完全保证文件的安全性与准确性，经常会遇到格式不兼容、很多文件无法显示或者文件的格式不准确的情况。除此之外，我国的电子计算机信息技术与西方发达国家还存在着一定的差距，在OA办公系统的信息管理上还不够完善，对病毒和黑客等的影响文件传输的安全问题采取的防范措施还不到位，并且这些问题随着网络信息的发达，情况也愈发明显，发生的概率也在增加，不能做到及时有效的根除，还需要不断加强OA办公系统文件传输的安全管理[1]。
二、OA办公系统文件传输存在的安全问题
2.1病毒感染数据丢失
计算机信息技术的应用越来越普及与广泛，但是计算机的病毒爆发的频率也越来越高，网络信息的安全性受到严重的影响。据不完全统计，现在计算机的病毒种类已经达到三万种之多，并且每个月的病毒种类在不断的进行更新，对计算机系统具有较强的破坏性，如果计算机的硬盘遭受到病毒的感染，就会使计算机系统无法正常运行，甚至瘫痪，这时候计算机里面储存的各种信息数据就会丢失或者被窃取，导致不同程度的损失发生，影响了单位的经济利益。目前的计算机病毒的再生能力比较强，单位中如果有一台计算机感染上病毒，则会通过互联网、局域网迅速漫延传播，使更多的计算机感染上病毒，病毒在感染其他计算机的同时会入侵到应用程序之内，这时候所造成的损失是无法估量的，并且由于互联网或局域网所感染的计算机病毒，需要大量的时间才能修复，损失之严重性不言而喻。
2.2黑客入侵截取数据
现在以太网的应用很普及，它是为了实现局域网、广域网、互联网通信而设计的一种技术，由于它的简单易用，在现行的OA办公系统网络大有以太网化的趋势。在同一个以太网之内任意两个节点的数据信息传输都可以被其他节点的网卡所接收或截取。现在很多单位的信息网络都有外网或互联网的出入口，如果外网或互联网的黑客入侵到以太网之内的任意一个节点，就可以截取这个以太网之内的所有数据信息，对数据进行甄选后获取有价值的信息。黑客入侵截取数据信息，造成单位内部的信息泄露[2]。
2.3其他因素破坏数据
在OA辦公系统中会遇到各种因素破坏数据。破坏数据主要表现在删除或覆盖原有的数据信息、破坏服务器硬盘中的引导区的数据信息、破坏相关的应用程序数据信息等等。除此之外还有病毒造成的数据破坏，计算机感染病毒后，病毒会感染储存文件的数据区域，造成文件丢失、删除、覆盖或程序代码丢失等，使储存文件的数据区域受到破坏，导致文件不可用。另外，还存在由于一些生活、工作中的意外情况而造成的数据破坏，比如失误操作、突然断电、计算机受到撞击或者自然灾害等都会造成数据破坏。出现数据破坏时需要浪费大量的人力、物力与财力来进行修复，给单位或企业造成不同程度的经济损失。
三、OA办公系统文件传输的管理措施
3.1加强网络道德教育
在网络技术发达的今天，掌握计算机知识与技术的人才也越来越多，加强网络道德教育是增强OA办公系统的安全性的主要管理措施之一，尤其是一些技术水平较高的青少年，要让他们把所掌握的计算机应用到正常的工作与生活之中，解决工作与生活中的难题，而不要成为黑客而窃取单位或企业的商业信息，最后做出违法的事情走上犯罪的道路。在网络世界也存在着正义与理智的道德观念，单位与企业也要加强网络道德的宣传与教育，维护网络信息安全，使每个员工都要清楚的知道，如果不注意网络信息管理，很容易发生机密泄露的情况。在经济、科技与军事飞速发展的同时，机密信息越来越引起国外情报机构的关注，为了保护国家与企业的利益，保持职业操守，加强信息管理，是每个计算机人员的责任与义务。
3.2加强网络安全管理与防范
随着互联网的广泛应用，防范网络病毒、保护OA办公系统安全也面临着严峻的考验，加强网络信息技术管理才能有效的预防网络病毒。提高网络信息技术的管理效率，加大对网络信息的监管力度，才能实现预防网络病毒的目的。在网络信息管理上只有结合监管与预防、双管齐下才能保障OA办公系统文件传输的安全性。加强网络安全管理需要建立完善的操作机制，加强网络安全防范是保障应用程序能够安全、正常使用。网络病毒最主要的特征就是传播速度比较快，传播范围也比较广，只是加强计算机的管理与防范是远远不够的，消除网络病毒效果不是很明显，必须同时也要加强整个网络的管理与防范。为了保证OA办公系统的安全性，消除网络病毒，可以在OA办公系统中安装网络查杀病毒软件，在计算机系统中安装反病毒软件。安装查杀病毒软件可以在日常的网络维护中对所有进出的文件进行扫描，以保障文件的安全性、可靠性。局域网之间、内网与外网之间、互联网之间的数据传输都要经过网络病毒查杀软件的检测与过滤，有效的达到查杀病毒的目的[3]。
3.3控制访问设置
控制访问设置主要是针对人网访问和操作权限进行相应的控制，是能够保证网络安全的重要措施之一。在网络信息管理上，管理人员要对用户的使用时间和方式采取一定的手段进行控制，网络管理人员对各个用户的账户设立用户口令，在用户登陆账户时需要提交口令才能进行登陆访问。如果用户在登录时出现多次口令错误，系统则显示预警提示，同时系统可以按非法用户显示口令验证次数。在用户通过验证登陆账户后，网络管理人员在系统设置检测功能，对用户账户的使用权限进行检测，根据用户的操作级别给予相应的操作权限，网络管理人员还可以对用户和用户组所能够访问的资源进行设置，在网络服务器上的具体操作类型都进行相应的控制，以保障网络信息传输的安全性。
3.4提高数据恢复效率
OA办公系统在遭受病毒感染或者黑客入侵，系统内部文件受到破坏后，为了减少损失需要尽快进行数据恢复，使用数据备方案份可以大大提高数据恢复的效率。进行数据备份可以在数据受到破坏后，快速地全面恢复计算机原始的数据信息以及资料。现在可以选择的OA办公系统备份方案有很多种，比如对系统应用设备的备份、场点外数据的备份、场点内大容量高速度自动的数据备份，在備份后都可以进行相应的存储与恢复。使用数据备份方案可以在出现技术故障或者人为失误操作时快速恢复原有数据，并在受到病毒感染或黑客攻击时能够对网络系统内的信息进行有效的保护[4]。
3.5加强邮件传输管理
在OA办公系统的应用中，很多文件与信息都是通过邮件来进行传输的。现在随着网络信息传递便利的同时，垃圾邮件也越来越多，甚至有很多邮件是病毒邮件，严重影响了网络安全，所以需要加强邮件的传输管理，才能有效的提高OA办公系统文件传输的安全性。首先要对用户普及网络安全常识，提高用户使用邮件传输的安全意识，加强邮件的防御，对于来源不明的邮件或者邮件中的附件不要轻易打开，对于陌生人的邮件账号可以进行屏蔽、过滤处理。另外，还要对邮件的收发进行加密处理，现在很多单位与企业的商业信息和活动都是通过邮件传输来完成的，甚至一些机密文件也都是通过邮件传输，为了保证邮件的信息不被他人窃取或泄露，所以，加强邮件传输的重要管理措施就是要给邮件进行加密，可以提高邮件传输的安全性，是一种非常有效的安全防范措施，可以根据邮件的重要性采取不同的加密算法。针对病毒邮件可以采取反病毒保护。
结语：OA办公系统为单位与企业提供先进的工作管理模式，同时，为了保障文件传输的安全性，要不断加强与完善信息安全管理，提高管理人员的技术水平，使OA系统更高效的发挥其应用性能。
参 考 文 献
[1]于海涛.试论网络智能办公系统的建设与实现[J].华章.2011年13期
[2] 马国彬，蒋朝惠.基于PMI的OA安全模型设计与实现[J].计算机工程与设计.2010年06期
[3] 王淑萍，付金荣.计算机网络信息安全面临的问题和对策[J].信息安全与技术.2011年11期
[4] 李萌.数字化背景下的网络信息安全管理问题研究[J].信息安全与技术.2012年04期
作者：袁元
摘 要： 在电力体制改革以后，我国电力企业的工作重点由原来单一的安全生产转变为以经济效益为中心的全方位综合发展。为适应这一变化需要，提高企业的劳动效率和管理水平，加速信息反馈，提高决策的科学性和准确性，提升企业的综合竞争力，电厂为代表的电力企业需要建立一套规范的现代企业管理制度，而有效运用电子信息技术则是实现上述所有目标的快速通道。以锦界电厂办公自动化系统的设计和应用为例，分析在企业中的实际应用价值以及应用中存在的问题，探讨基于OA系统的任务管理系统的发展前景。
关键词： 电厂;办公自动化(OA)系统;管理应用
0 前言
办公自动化系统能够将企业信息网络与现代化办公结合起来，通过授权的方式来实现企业信息的分层管理，让信息更加安全，并使信息共享成为现实。近年来，我国办公自动化系统软件的快速发展，为现代企业管理和办公带来了很多便利，越来越多的被应用于企业的日常办公和管理。随着电力体制改革后，基于OA系统的办公自动化系统也被广泛应用于电厂管理中。
1 OA系统概述
1.1 OA系统的由来。OA系统就是指目前被广泛应用于各领域的办公自动化软件。它的发展大致经历了四个阶段，即从最初的字表编辑等简单的办公事务自动化的初级阶段发展到网络化的办公自动化系统的更高阶段，具体发展历程如下：
第一阶段是纸张信息数字化，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向数字信息化的转变;第二阶段是以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的转变;第三阶段是以B/S应用模式为代表的较为成熟的办公自动化系统;第四阶段伴随着协同办公的概念出现以及工作流、知识管理和门户技术的综合应用，OA办公自动化系统有了更广泛深入地拓展应用。当前，企业中OA办公自动化系统的主要集中在第四阶段的开发和使用。
1.2 OA办公自动化系统的应用效果。OA办公自动化系统的建立，能够让单位办公及业务系统的信息资源做到全方位的交流和共享，实现业务单位间、部门间、工作人员之间的协作，提高企业日常办公安全可靠性，是企业办公更加的高效、规范和科学。目前，OA办公自动化系统被企业作为贯穿于企业管理过程中的应用集合，针对使用对象不同，起到有不同的作用效果。
1.3 OA办公自动化系统在电厂中的应用价值。发电企业办公自动化系统的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流;它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作;使日常办公更加安全可靠， 更加规范化、高效化和科学化。
OA办公自动化系统面向不同层次的对象，会有不同的价值表现：相对于企业高层领导而言，OA系统是决策支持系统;相对于中层管理者而言，OA系统是信息管理系统;相对于普通员工而言，OA系统是事务及业务处理系统。现代企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变，OA系统分为用户提供的正是自我服务的支持。OA系统对传统办公方式的变革，克服了传统的办公方式存在束缚人的创造力和想象力，埋没人的智慧和潜能，耗费人们大量的时间和精力去手工处理大量繁杂、重复的工作等弊端，适应了人们的需求，顺应了技术发展的趋势，成为了现代企业管理追求的目标。
2 OA任务管理系统在锦界电厂中的应用
2.1 锦界电厂OA办公自动化系统应用的必要性。随着电力改革需要，同时有信息技术的快速发展的条件，电力企业逐步提高了对信息技术的需求。数字化电厂概念的出现为锦界电厂提供了OA系统的任务管理的新思路。锦界电厂急需解决两方面的问题：办公系统协同支持，企业工作流程规范，首先要解决的就是办公系统协同支持。OA系统的任务管理中的协同办公系统首先能够使不同的电厂管理层可随时随地掌控项目的进展情况，让电厂各部门的管理变成一个有机的统一体，实现矩阵化管理。其次是要规范电厂企业的工作流程，建立并完善电厂工作流管理系统，实现电厂各类工作流的定义、任务的分配、流程管理、追踪、相关文档的记录与查询。根据锦界电厂的整体需求，锦界电厂基于原有的OA系统，开发了一套能够较好的体现办公的协同性，融入知识管理与工作流的管理思路，囊括了各层级任务基础，为电厂提供快速、可靠的任务管理平台。
2.2 OA系统任务管理的设计与应用。作为目前国内最大的“煤电一体化”项目，国家重点工程，国家西部大开发、西电东送北线电源启动项目，锦界电厂在国华公司统一规划下建立了办公自动化管理系统，实现邮件传输、公文管理和文书、科技档案、任务管理在内的一体化行政办公平台。该系统经过多年的优化改进，已成为该电厂现代化管理不可分割的工具之一。利用OA系统建立的任务管理系统，使该厂办公自动化管理向标准化、规范化、科学化发展，大大提高了工作效率和工作质量。本系统能支持异地办公;采用工作流模式，使用灵活;采用数据库集群系统解决数据备份和快速查阅等特色。
2.3 锦界电厂任务管理系统取得成果。一是提高了企业的工作效率、促进工作效果。加快信息传递，节约办公时间，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总公司与二级单位之间形成紧密有机的统一结合，随时随地都可以办公，实现远程办公和移动办公，快速准确查询文件资料，实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，方便领导同各级职工的交流与沟通;多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业职工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。二是能够使企业管理规范化。能够监控工作进度，掌握工作状态，及时有效监控各部门的工作进度情况，及时发现问题，从而减少差错。明确工作职责，强化责任感，使得员工各自责任明确，杜绝工作中出现职权不明相互推诿的现象。三是能够减少办公开支，降低管理成本。节约纸张、节省时间、减少差错;提高了工作效率。此外，还能节约电话费和传真费用，降低成本。
3 OA系统的在电厂管理应用中的存在的问题
经过多年的发展，基于OA系统的任务管理系统在使用和维护方面日渐成熟，更加适合于企业办公需求。但在电厂的应用维护中，也发现了一些问题。办公自动化软件与其他应用软件的最大不同点在于所采用的数据库不同。这其中IBM的domin有很好的表现。众所周知，任务管理信息系统关系型数据库采用ORACLE数据库对服务器时间要求极其严格，即如果服务器时间变更，会找不到数据库文件，并出现各种库文件的报错，这给维护工作带来了很大的困难。
4 O 系统在电厂企业管理中的发展前景
近年来，基于OA系统的任务管理虽然在企业管理方面有了很大的发展，但与企业信息化发展要求还有很大差距。尤其是电力企业，生产管理中应用的生产管理系统、物料管理系统等生产系统，如何更好的与OA系统结合，使办公自动化软件成为行政办公的信息伙伴，都是办公自动化系统所面临的问题，而且随着信息技术的发展， 各应用软件的整合也势在必行，进行专业的门户平台的建设可以解决这样的问题，但是这样会削弱OA办公自动化软件在门户方面等的应用。所以，基于OA系统的任务管理系统还需要在社会实践中进行不断的自我完善与发展。
5 结语
本文以锦界电厂任务管理系统为例，阐述了基于OA系统任务管理系统在电厂中的设计与应用，可以看出办公自动化软件在电厂的应用实践中发挥了重要作用，为企业信息化建设做巨大贡献，但其自身的发展与完善需要进行下去。
参考文献：
[1]方亮 ，浅析办公自动化(OA)系统在中小企业的应用研究[J].经营管理者，2009(08).
[2]祁淑霞，企业OA系统的发展趋势[J].科技信息，2006(08).
[3]李巍，电力企业信息化建设司考与实践[J].电力自动化设备，2004年，10期.
作者：韩晓斌
OA办公系统跟其他普通软件一样，在使用的过程中，难免会遇到这样或那样的琐碎问题。在出现问题的时候，对于普通用户的我们，也需要对常见的问题有一定的认识以及简单的解决办法，确保OA办公系统的稳定和正常运行，在这里笔者对一些比较常见的简单问题进行归纳解答。方便企业用户在遇到类似问题的时候可以进行问题诊断和解决。
1、OA操作或刷新界面速度慢
(1)在线人数较多的，可考虑优化硬件或采用多服务器集群;用户一起下载网络硬盘里的文件时也会慢。
(2)如果硬件性能或带宽有限，建议不要放太大的文件。
(3)如硬件配置已经比较高，看是否是电信和网通互访，电信和网通互访速度会比较慢等等。
2、OA登录后提示无法显示网页
(1)首先看一下OA服务是否已启动，如果没有启动需要启动服务。
(2)检查是否开着防火墙，屏蔽了OA所需端口，windows 2003和XP系统自带防火墙，把防火墙关闭测试，是否防火墙屏蔽了访问OA所需要的端口。
(3)在地址栏里输入本机的IP登陆，看能不能登陆OA，如果可以说明没有问题，可能是电脑某些设置限制了不能用主机名登陆。
3、OA系统Internet邮件功能无法使用
使用这个功能，需要OA服务器能直接访问互联网(不能是使用代理服务器)，Internet邮件功能使用25和110端口，OA服务器的防火墙需要开放这两个端口，而客户机不需要能访问互联网。另外所配置的邮箱，需要支持网页式的链接。
4、怎样限制外网访问公司内部OA系统?
最好是使用帐号以及IP限制进行配合。
帐号是基于程序的，可以限制必须输入帐号才可以浏览，而限制IP可以通过程序做，也可以通过服务器设置。不过不要只靠ip限制，ip限制并不完全可靠,要多种方法并用。如果内网有固定IP就限制IP，如果没有,通过帐号身份验证加本地登录的IP限定，可以实现。
5、OA系统如何进行数据恢复
(1)恢复数据前，先停止OA站点运行。
(2)将备份目录拷贝回原来的位置即可
(3)通过数据库对OA数据库进行恢复备份
(4)恢复后，启动OA站点运行，恢复OA系统运行。
重要提示：备份的数据只能在相同版本的OA软件中进行恢复!用户应以正在使用的版本为准。
6、手机浏览OA需要具备什么条件
首先OA系统必须支持手机OA功能，其次手机需要支持HTML网页浏览，另外手机需开通GPRS或CDMA 1X移动数据服务。
水务办公OA管理系统
系统概述
水务办公OA管理系统是针对水务环保行业的专门定制版本，将水务环保企业办公管理的业务特点与我公司对水务企业信息化管理的理解进行了充分融合，解决了水务企业下属项目公司(厂站)地域分布广泛引起的日常办公业务中文件收发、信息上传下达、申请审批等工作需要相关人员四处奔走，各级签字，办公成本居高不下的问题。实现公共资源与信息的整合管理，实现信息渠道的直接畅通，实现各部门各人员的协同应用，实现各种办公流程的规范化和自动化，实现单位协作可以跨地区、跨部门、跨时间操作，提高日常办公管理效率。
水务办公OA管理系统，通过建立信息化的办公管理体系，针对水务企业通知公告制定与发布管理、公文收发管理、工作日志管理、人事档案与薪酬管理、工程项目管理、合同与档案管理、物资采购管理、行政管理(考勤管理、会议管理、车辆管理、办公用品管理)等功能进行了优化处理。使水务企业日常办公中的各类业务信息网络化传输与共享、电子化查询与管理，充分满足了水务企业规范化、标准化、精细化、集约化管理的需求。
水务办公OA管理系统，采用模块化设计，用户可根据需要选择所需的功能，即可适应单厂的办公管理，也可适应集团化公司的办公管理，更能通过与华信数据的生产运行管理、设备资产管理、化验室管理等系统的无缝融合实现水务企业的行政办公与生产运行各类信息的互通与共享，有效提高企业的综合管理水平。
系统功能模块简介
系统功能模块列表 系统功能特点
• 采用B/S系统架构，实施部署快速，维护简单，易用性强; • 针对水务环保企业管理特点设计，更加贴近企业管理实际需要;
• 内置灵活高效、便捷直观的工作流配置平台，可快速、准确的配置出企业的各类业务流程，轻松适应企业管理模式; • 业务审批过程直观展现，可轻松跟踪审批进展情况; • 业务审批过程中修改痕迹轻松查看;
• 公文套红、电子印章、手写签名等实现真正的无纸化收发公文;
• 个人办公桌面、待办事项提醒、自动定时催办、超期提醒等功能，提高业务处理效率; • 智能的统计分析各类业务节点待审批工作数量，利于管理和考核; • 通过与短信系统的融合，各类提醒无延迟;
客户价值
• 高效的实时办公——打破时间和空间的限制，让办公随时、随地、随需进行 • 有效沟通的平台——建立协同工作的平台，精确沟通，和谐发展
• 科学的计划管理——计划执行过程可以掌控，执行结果可以考核，有效提升执行力 • 工作流程更规范——部门、人员、权限的规范管理，使得工作职责岗位化，更标准 • 提升资源利用率——资源状况可查询、共享，降低运营成本 • 人事管理信息化——提高工作效率，减轻工作压力
• 系统无缝集成——可与我司其他水务产品(远程监视管理、化验室管理系统、设备资产管理系统、生产运行管理系统等)进行无缝连接或升级，实现水务企业的全面信息化管理。
采集系统常见问题 机构级问题
问题1：机构基本信息表中“机构开办许可证号”和“办学许可证号”是否是一个号码??为何无法填写?
答：目前“采集系统”给出的数据长度是10位，所以用户填写长度超出部分无法输入。如再有类似长度超出的可不填写。 问题2：行政区划编码应该输入什么?是否为组织机构代码? 答：点击右侧的‘选择’按钮，选择就可以了，不用填写。 问题3：机构属于企业办园，没有机构登记注册号该如何填写?
答：可以不需要填写，只有前面带“*”字样的为必填项
问题4：在Excel输入幼儿信息进行导入，提示导入成功，但查询不到幼儿的班级数据。
答：必须先录入教师信息表，然后录入班级信息表之后，才可进行幼儿信息的导入操作。导入时选择好导入的路径。注：一定要按先教师，在班级，然后再幼儿的流程来进行录入! 问题5：幼儿现在没有身份证号怎么办?
答：若是系统中填写，幼儿身份证件类型选择“无证件”，则身 份证号码置灰，无需填写，但要填写监护人1姓名和监护人1身份证号。若是模板填写，则身份证件类型选择“无证件”，身份证号码填“无”，然后将监护人1姓名和监护人1身份证号填写上即可，如监护人信息也不确定则均填“无”但幼儿身份证号为必填。幼儿与监护人身份证号填写一个即可通过校验。
问题6：会计、保健医等人员的技术职务没的选，怎么办?教职工基本信息里的23项专业技术职务，聘任教师如何填写? 答：选择“未定职称”。
问题7：请问怎么导入信息啊?导入后提示班级信息错误
答：先在模板里输入信息，然后点击<导入导出>按钮，在弹出框中找到相应的路径即可，同时系统班级信息表中必须存在导入信息中的班级，且班级名称必须相一致。
问题8：机构表中的16.机构开办许可证号、18.机构开办许可证审批机关、20.机构登记注册号是必填项目吗?
答：系统中所有带“*”号标识的都是必填项，如果不确定或无
1 该项信息则可填“无”。
问题9：机构表中的32.校园网域名这一项我们园没有还要必填写吗
答：可以不填写，只有填写项前面带“*”为必填项。
问题10：幼儿档案表中除了身份证号可以先不填写外，户口性质和户口所在地这两项还用填吗，这个内容我们也没有记录。
答：户口性质是必选的，户口所在地需要填写并填写到所在区县即可。
问题11：家庭住址不详细可以吗?
答：可以，之后跟身份证一起再补充。
问题12：机构开办许可证号是办园许可证号吗??这是我们这办园许可证上没有号码 答：那就填“无”。
问题13：导入教职工信息时，提示：“民族输入值不是规定的内容“。这是为什么?
答：填写内容不符合系统要求规范，必须是这种“汉族”格式。 问题14：教师模版中“港澳台胞”这一栏填“否”吗?
答：填写“非港澳台胞”。
问题15：1.教职工基本信息只填写老师的吗?
2.身份证必须填写吗?
3.户口所在地只填写XX区，如“新市区”，现住址如“光明小区”行吗?
答：1.教职工信息填写教师及职工的信息。
2.身份证如果有必须填写，如果没有可以之后需要补充完整。
3.户口所在地应按照户口本上内容填写。
问题16：录入错误数据如何处理?
答：点击<编辑>按钮，修改数据，或者点击<放弃>按钮。 问题17：提示不能上报，如何处理?
答：上报前必须进行校验、审核操作。如若还不能上报，退出程序重新登录尝试。
问题19：我的幼儿信息进行了两次导入，结果幼儿人数加倍了，如何将第一次导入的数据删除? 答：点击<数据录入>按钮，在下拉菜单中选择“幼儿基本信息表”，然后点击<清空>按钮，最后将幼儿信息重新导入一遍即可。
2 问题20：学前教育机构，添加“机构标识码”只能填写10位，如“4331250108”，而其他机构代码都是12位数，如“433125010700”。继续填写完“机构名称”后，进入机构选择，出现了该机构，但是机构编码显示“4331250108XX”。
答：在版本1.30.1252中，新建学前机构是不需要填写机构标识码的，显示XX是正常的。
问题21：幼儿和教职工模板无法导入，提示“请检查输入值[出生日期]”。
答：请您在模板里将出生日期那一列的单元格全部选中，点击鼠标右键，选择设置单元格格式，将格式选为 ”文本“， 然后确定，输入时请用2008-08-23 的格式， 然后保存，再导入。快速修改方法：
1、全部选定，设单元格格式为自定义，自定义格式为"yyyy-mm-dd"
2、设好自定义之后，再保存到一个txt文本文件里。
3、再把原来的单元格式(注意：要全部选定)设定为文本格式。
4、再将txt文本的内容复制过来即可。
问题22：怎么查询哪些数据没有校验正确?
答：在查询错误显示界面，点击错误提示信息即可。
问题23：请问，接受资助一栏中“是”的意思是已经接受资助，还是指愿意接受资助?
答：意思是：是否已经接受资助。 问题24：活动场地包括一些什么?
答：室外活动的加上室内活动室。
问题25：学校录入后，我在家里再登录学校的系统，为什么看不到数据?在教育局电脑里新增幼儿园，回幼儿园后又找不到行政区划了
答：我们这是单机系统，只能在同一台电脑上进行操作。如需更换电脑，则需要将文件夹拷贝过去，才可继续使用。
3 问题26：EXCEL表格中的数据导入到系统中后出生年月和性别显示为空白是什么原因? 答：请查看出生年月和性别两列上方两个单元格中是否有KD_F05和KD_F06字样，如果没有，添加上之后就可以了。 问题27：在初始化的时候，列表中没有的幼儿园怎么办?
答：查看机构列表，如列表中存在用户所在的学前教育机构，则双击该学前教育机构名称即可，若不存在，则点击左上角的<上级>按钮，返回到区县列表，选中所在区县，点击左上角第二个按钮<新建>。
问题28：一个人办了几个幼儿园,担任几个园的园长,校验时提示有重复，怎么办?
答：用机构级的系统，将那些重复的数据进行导入，然后把园长的名字编号，例如张三1，张三2等等，身份证号不进行更改，只更改姓名，然后重新生成上报数据，这样区县级的校验就可以通过了。
问题29：上报文件可以导入学前机构系统吗?
答：点击<系统管理>，在下拉菜单中选择<数据恢复>，在弹出框中选择上报文件的路径，最后点击<确定>按钮即可。
问题30：两个机构的上报文件是不同的乡镇的同名的机构，导入的时候会不会有问题呢? 答：不会的。
问题31：新建机构之后，之前的数据还可以进入吗?
答：新建机构之前会提示你备份原有数据，这个备份数据是可以导入的。
问题32：如果这个学校名字已经改了，我可不可以用新名字新建一个，原来旧名字就不管了?
答：不行，因为那个机构代码是唯一的
问题33：学前教育机构中的机构基本信息表中的
12、13中的机构是指学前教育机构还是指主管单位? 答：学前机构。
问题34：请各幼儿园将数据录入后怎么上传到区县?
答：校验，审核通过之后，点击<数据上报>，将生成的.zip数据文件通过QQ或邮件的方式发送到上级主管部门。 问题35：如何查询哪些数据没有校验正确?
4 答：在校验错误提示界面点击错误信息即可。 问题36：资助表和培训表没有是不是就不填了?
答：对，这两张表是非必填表。 问题37：请问口令是多少?
答：口令为空，直接点击<确定>即可进入系统。 问题38：请问生成的文件怎么发不出去?
答：生成的上报文件，需要用QQ或邮件发送到区县级。
问题39：请问一下,幼儿导入模板必须要全部的幼儿资料都输入了才可以导入吗?可不可以把每个班都做成不同的模板,比如,小一班我做一个模板,小二班又是模板2,然后再一个一个地导入呀? 答：可以做成单表，也可以全部做完再导入
问题40：请问保育员老师没有教师资格证的,号码无法填写,数据就无法导入啊? 答：填“无”。
问题41：为什么教职工模板导入到第二部大概80%左右,就提示导入错误呢? 也没提示是什么原因。
答：可能是哪个姓名拼音里多了个标点符号。 问题42：幼儿模板导入时，是可以按班依次导入吗?
答：是，不按班依次导入也可以。
问题43：幼儿园开始按班导入成功了，然后又按照整体导入，显示也成功，而且也进行了校验，审核。但在查询数据时，系统中看到首先导入成功的那个班，是怎么回事呢?
答：这是因你的班级信息表没有加上相应的班级。
问题44：三所幼儿园的小班名单都可以导入在一个模板里吗?
答：分开导入。
问题45：填报的数据保存了，第二次进入的时么候又不见了，怎么回事啊?
答：使用先前解压缩，然后操作保存后二次打开是存在的。 问题46：学时是什么?
答：培训总课时，15天为120学时。
问题47：导入时，出现残疾幼儿类别填写不规范，没有残疾如何填写?
答：如果无残疾，是否残疾就填否，后边的残疾幼儿类别不填。 问题48：把数据录入完毕后，发现计算机的时钟不对，设置成了2011
5 年，录入时的时间自动取系统的时间，导致时间不能更新，也不能再录入，怎么处理?
答：只需要把电脑上的操作系统时间修改成当前日期时间即可。 问题49：我们重新安装了新版的采集系统，发现机构的行政区划还是2011年的?
答：安装新版采集系统时候，需要卸载之前的旧版采集系统并把对应的安装后的文件夹一并删除掉，否则会出现上述问题。
目录
一.黑名单问题 ............................................................................................................................... 2 二.手工添加出库单 ....................................................................................................................... 3 三.应急发油 ................................................................................................................................... 6 四.油罐库存量管理 ..................................................................................................................... 16 一.黑名单问题
进入黑名单一般有2种情况，第一种为油库的工作人员手工添加的，另外一种是系统自动添加的。油库工作人员手工添加的主要是由于司机、车辆存在某一方面的违规现象或需要到油库进行处理的而人为的进行添加黑名单，系统自动添加是根据系统设定的条件而自动生成。
其解决办法有：
第一种情况的：要看这条记录是哪个油库添加的，添加的原因，如果是因为该车违规或存在隐患等被列入黑名单的，除非整改完毕，否则拒绝给其过账发油。而且违规的司机、车辆必须到添加黑名单的油库才能删除。
第二种情况：出现这种情况的首先是验单过账的时候系统提示“因5小时前出库未刷卡进入黑名单，请联系发油员”。
原因分析：这种情况是因为司机出库未打单出库，第二次提油的时候被拒绝。
解决办法：完善出库安检记录，让其“出库”，再删除黑名单即可。
具体操作：
1)在IC卡日常管理>>安检记录查询模块下，找到这条安检记录入下图所示：
2)选中这张单，点击修改按钮，填写出库时间，然后点击保存。
3)进入IC卡日常管理>>黑名单管理下，找到这条记录，将其删除即可。 二.手工添加出库单
操作步骤：
1)登录业务整合平台，进入已发油单据。
2)点击“添加”按钮，进入以下界面：
3)在出库单号里面输入出库单号(ERP的凭证号)然后点击读取，出现以下界面。
系统可自动读取的有记账日期、油品名称、油品代码、记账日期、移动类型、车船号、运输类型、标准密度、公布密度、调整温度，流量计编号(需是本油库的用户)。
人工输入的有：平均温度，其余的需要根据实际情况输入后点击计算数据。
说明：调整温度、记账日期、标准密度、公布密度、流量计号要在IC卡管理系统后台维护后才能自动读取，若没有维护则不能自动读取。
关于调整温度的自动读取：按公斤发油的单据，在读取的时候若系统中有维护，则读取已维护的调整温度，若没有则默认为79℃;按升发油的单据，读取的时候若系统没有维护，则不会自动默认79℃，需用用户自己输入。
4)用户点击“计算数据”按钮。
点击计算按钮之前要检查调整温度、平均实测温度、标准密度、公布密度、记账日期有没有空白，若空白则不能计算。
5)用户点击“保存”按钮后，数据将保存到业务整合平台、原计量系统。 三.应急发油
操作步骤：
1)登录本油库的业务整合平台，进入ERP应急发油模块(登录本地服务器，不要登录公司服务器10.191.160.160)。
2)进入卡验证信息列表后，点击下载会员卡、配送卡、普通卡验证数据，下载卡和车辆的验证信息。(平常油库可以根据实际情况只下载配送卡的验证数据，建议每星期重新下载一次，以便更新数据。当需要有计划应急发油时才将会员卡、普通卡的数据下载到服务器)。
3)下载后的卡验证信息如下图所示。
4)进入应急发油数据列表，导入应急发油模板。
5)点击“添加”按钮，点击“浏览”按钮。
6)点击“添加”按钮，点击“浏览”按钮。
7)选择要导入的模板，然后点击“打开”。模板见附件1。
8)导入成功后的页面如下图所示。
9)IC卡系统设置>>油库验单参数设置
10)将本油库的”是否应急发油”改为”Y”
11)司机按照正常的流程安检、验单、发油、打单出库。 12)进入应急发油数据列表，选择“ATM机已过账”点击“检索”按钮，会将ATM机已过账，但是ERP没过账的单据筛选出来。
13)选中ATM机已过帐、但是ARP没过账的单据 点击ERP应急过账(注意此时千万不要点击下载非计划、计划停机应急发油，这样的话会将ATM机已过账的数据覆盖掉，带来我们手动在ERP过账的后果)。
14)过账完成以后，选中ERP已过账，点击“检索”按钮。
15)若能筛选出数据证明ERP已过账，应急发油到此结束。
附件1.ERP应急发油模板
一、应急发油注意事项：
按规定每天下午5点前把3天内预留单从ERP系统导出。导出预留单的注意事项：
① 必须在比ERP系统备份关闭时间提前15分钟以上的时间情况下，导出ERP系统的Excel文件，或按仓储管理中心有关的规定导出作为应急发油的备份数据;
② 本应急发油只针对预留单，即司机卡301类型的单据，其它类型的单据不能使用应急发油子模块功能进行发油;
③ 由于使用预留单进行应急发油时不对IC卡进行校验，因此在使用预留单应急发油前必需停止所有单据在ATM机上的验单操作;
④ IC卡自助发油验单系统对预留单应急发油确认了的单据暂时不提供冲销功能，因此需要提醒司机注意选择单据;
⑤ 因为用于应急发油的预留单导出数据已确定，所以进行应急发油过程中不能更改任何数据，司机提出任何更改单据要求油库一律不予接受，以免影响网络及ERP系统恢复后的数据过账。
二、应急发油使用方法：
第一步，将ERP的预留单数据导出。 导出预留单的操作步骤：
1)登录ERP系统，如图所示，在命令框内输入MB25后回车。
2)在“工厂”输入本油库的ERP代码，在“需求日期”输入需要导出数据的日期范围，输完条件后按左上角的时钟图标执行命令。
3)选择菜单栏的“清单”→“出口”→“电子数据表”。
4)在弹出对话框中选择“处理模式”，选取“表”的模式，然后单击“√”确认执行命令。
5)继续单击“√”确定执行命令。
6)数据导出后将生成如图所示的Excel表格(各人所需的数据不同导出的表格格式可能不一定相同，请自行调整为IC卡系统所需要的表格形式，表格形式见附件一：应急发油导入数据模板)。
7)将导出的数据表格式按照下图进行调整，表格数据严格要求按下图的数据格式整理，各列的字段位置、名称(新模板将工厂改为工厂1)都要完全一样，否则将无法在IC卡自助发油验单系统中导入数据。此外，为保证数据能正确导入IC卡自助发油验单系统，Excel表格中的日期要设为日期型或自定义的yyyy-mm-dd。注意调整后的表格的有效保存。
四.油罐库存量管理
用户点击“查看”或者“修改”按钮是出现错误页面。
原因：油库的将库存量输入过大，超过数据库的可允许数值范围。
温馨提醒：油罐的库存量管理是真实反映油罐库存的参数，用户不能贪图省事，故意把库存量改大，这样会导致上面的错误，更重要的是会存在发空罐的可能，这样的话危害更大。
解决方法：用户按照油库实际的情况来填写困存量，输入的库存量不要超过10位。
附件：
全国学籍系统问题学籍处理办法
一、问题学籍的查看办法
学校账号登陆全国中小学学籍管理系统，点击“学籍管理——学籍注册——问题学籍处理”菜单，查看问题学籍学生名单及产生的原因(目前产生问题学籍的原因主要有三个：“身份证号或姓名与户籍不匹配”、“身份证号不存在”和“身份证号重复(外省已注册有学籍)”。
二、问题学籍的处理办法
第一：身份证号或姓名与户籍不匹配
校对户籍信息。根据学生家长提供的户口薄、户籍证明等资料与学籍网上的学生信息进行核对，查看身份证号码和姓名是否与户籍一致，特别注意查看是否把学生姓名误录入为同音字。
1.如果是因录入错误导致的姓名同音字或身份证号误录入，要以学生户籍信息为准，在问题学籍处理中进行【变更】操作，并上传佐证材料。
2.如果学生姓名、身份证号与户口薄一致，要再次核对派出所出具的户籍证明，学籍信息与户籍证明内容一致的，在问题学籍处理中进行【佐证】操作，否则进行【变更】操作，并上传佐证材料。 第二：身份证号不存在 开具户籍证明。
如果派出所出具的户籍证明上显示该学生身份证号正确，要在问题学籍处理中进行【佐证】操作，否则进行【变更】操作，并上传佐证材料。
第三：身份证号重复
身份证号重复的主要原因是学生原来在外省已建有学籍，但在转入我市就读时没有按转学流程办理学籍异动手续，现在的就读学校又为其新建学籍，造成该生重复注册学籍。建议现在的就读学校在问题学籍处理中进行【佐证】操作，并及时联系该生在外省的原就读学校，【删除】外省学籍。
1、进入预审界面后有时会出现以下所示现象，使预审无法进行，这是因为该企业目前正处在审核环节。
解决办法：您可以根据实际情况选择是撤销审核还是将审核区的数据审核完毕，也就是说，对同一企业也不允许既进行审核又进行预审。
2、选择对应的企业申报数据，有时可能会出现以下错误提示：“企业代码不匹配，请重新选择文件”。
解决办法：这是由于企业在申报数据中企业代码输入有误，与审核系统的企业代码不一致，需企业修改。
3、文本文件提示用户出错信息，这是由于预审数据的所属期小于上期审核时间造成的，
1 解决办法：需与企业确认申报数据的所属期。
4、在加载企业申报数据的过程中有可能会出现以下错误。
解决办法：出现该错误是因为企业申报的明细数据中企业的海关代码在系统中没有登记过的，需企业重新修改申报数据。
5、在读入企业明细申报数据时要对企业代码进行校验工作。
解决办法：出现上述问题的原因是读入明细数据时，选择了错误的路径，提示您在该路径下没有系统需要的正常数据。
6、在审核过程中出现以下问题的
解决办法：原因是读入明细数据时，企业申报的数据所属期小于或等于企业上次审核的时间。在生产企业的审核过程中不允许出现申报年月等于或小于已审核的年月。
7、出现以下问题的原因是读入明细数据时，对该企业申报的数据正处在审核阶段。
解决办法：将在审核区的数据撤销或是将审核区的数据审核完毕后再进行读入。
8、是否每审一户企业都要提交审核环节?
解决办法：将生产企业的申报明细数据和汇总同时读入到系统后，要做“生产企业申报环节数据提交审核环节”，将申报数据转入到审核区中，否则审核环节无法审核。
9、在实际操作中，您对一个企业进行了审核，但审核工作还没结束您由于其他原因无法再对该企业进行审核，如果您不对该企业进行处理，那么别人就无法进行该企业的操作(会提示您审核人不一致无法进行下一步操作，)怎办?
解决办法：
1、选择审核撤消，虽然可以解决问题，但是会造成
3 重复工作;
2、在查询审核区信息中完成这项工作
10、如有可能出现以下提示：
解决方法：对企业进行申报数据录入处理时，企业必须是在审核区内，请重新读入企业软盘中的申报数据作。
11、如果审核疑点编码定义该疑点可以被挑过，但还是无法挑过。 解决方法：因为数据中存在信息单证不齐的缘故，所以无法挑过。需企业自行修改。
系统操作问题：
一、退运业务在新系统中的处理
1、“退运已办结税务证明申请”的录入：办理本年退运的，在“已冲减免抵退”项进行录入;办理上年度退运的，将退运出口对应的免抵退税额在“已补增值税额”项进行录入。
2、当年的出口报关单发生全部退运的，在“生成出口货物冲减明细”生成冲减额;若发生部分退运的，应在“出口货物明细申报录入”中以负数录入。
3、去年出口报关单在今年发生退运，应在系统当期出口明细数
4 据中录入一笔负数进行冲减，同时将发生退运的报关单号码(12位)倒数第2位改为“9”后在系统中“报关单号”项进行录入，并在备注栏注明“出口退运”;若发生部分退运的，应在“出口货物明细申报录入”中以负数录入。
二、进料加工业务在新系统中的处理
1、当进料加工手册发生退料时，要求对该笔明细数据在系统中作负数录入以冲减该手册的进口料件。
2、对系统出现“手册有效期(XXX)已逾期”的提示，可对其作人工后延。
3、对系统出现“该手册未登记”的提示，应认真检查上月的操作过程，尤其是手册的所属期应录入申报所属期而不是手册的实际年月，并在本月补登记。
4、对系统出现“海关登记册号(XXX)不是以C打头”的提示，若情况属实可以人工挑过。
5、如果进料加工有余料结转，当期又无收齐单证，使免抵退税额抵减额出现负数，有应退税额产生，可以认可。
三、新办企业如何使用本系统?
国税发[2002]11号规定，新发生出口业务的生产企业自发生首笔出口业务之日起12个月内的出口业务，不计算当期应退税额，即实行“免抵不退”的政策，从第13个月开始按免抵退税计算公式计算当期应退税额。对于这类企业，先应通过〈系统维护〉-〈系统配置〉-〈系统配置设置与修改〉功能将“计税计算方法”真为“4”——免抵不退，待一年后由退税机关审批后再将“计税计算方法”改为
5 “1”——免抵退。另外需要注意的是，在第13个月时企业应提供首笔出口的报关单复印件和《新发生出口业务生产企业退税方式变更申请表》报市局审批后方可变更退税方式。
四、如果当月没有发生业务，能否通过软件打印空表?若能，应如何打印?
当月没有发生业务也应进行“免、抵、退”税的申报，具体是先录入增值税纳税申报表，再自动生成免抵退汇总申报表，然后申报汇总数据及打印汇总表(当月发生数据为空，但有其他数据，所以不是空表)。
五、如何备份?
执行系统备份后，系统会自动生成一个“退税申报系统备份”文件夹，每次备份的结果都保存在这个文件夹里面。每次备份后都会根据你备份的时间生成一个新的备份文件，比如文件夹名字是“20030401_1238”，这就说明你备份的时间是2003年4月1日12:38分进行的备份。以后你可以在新系统的“数据导入”中导入备份文件里面的内容，就能恢复以前的数据。提醒大家要注意备份系统数据，这样以后能省很多麻烦!
六、经营过程中变更企业海关代码如何处理?
年初使用的海关代码全年保持不变，但须改变时，当月向退税部门做书面说明，并呈报市局，市局会在导入外部数据时做特殊处理，新代码将在下一年度使用。
审核疑点产生原因及处理方法
6
(一)疑点显示：海关登记册号(XXX)不是以C打头，错误级别为“E”。
属于企业录入错误的，应对手册登记进行调整;海关登记手册确实属不是以C打头的，如为分册可以人工挑过。
(二)疑点显示：手册有效期(XXX)已过期, 错误级别为“E”。 属于企业录错的,应对手册登记进行调整;属于企业申报不及时的，可以人工挑过。
(三)疑点显示：海关登记册号(XXX)未登记，错误级别“E”。 属于企业在办理进料申报时，录错海关登记册号的，由企业更正后重新预申报;属于企业未办理手册登记的，应先办理登记。
(四)疑点显示：申报海关登记册号与海关信息中的(XXX)不符，错误级别为“E”。
属于企业办理进料申报时，录错海关登记册号的，由企业更正后重新预申报;属于海关信息中无海关登记册号的，可以人工挑过。
(五)疑点显示：出口报关单(XXX)同以前申报记录发生重复，错误级别“E”。
此类错误可能有两种情况：一是企业录入错误发生重复，应用调整发冲回后录入正确数据。二是因为本期有冲减数据造成此类疑点，属于正常，可人工挑过。
(六)疑点显示：外币汇率不在规定范围内，如何处理? 规定范围是：外币销售额*(1-浮动率)*汇率<人民币销售额<
7 外币销售额*(1+浮动率)*汇率
属于出口企业录入错误的，应由企业更正后重新预申报;属于汇率变化超出设定范围的，应由外经委提供有关证明。为了保证外币换算的准确性，要求企业先将外币换算成人民币，再将人民币换算成外币。
(七)疑点显示：海关数据曾被(XXX)挑过，如何处理? 产生原因是，该关单已经申报过一次。属于出口企业录错报关单号的，应由企业更正后重新预申报。
(八)疑点显示：美元离岸价(XXX)超过海关(YYY)±2%，错误级别为“E”，如何处理?
属于出口企业申报退税，录错美元离岸价的，应由企业更正后重新预申报;属于税务机关设定的美元误差比例过低，但又在海关允许范围内的，可以人工挑过;如果企业申报的按实际扣除运保费后的FOB价比海关电子信息中的小，企业不愿意调整的也可人工挑过。
(九)疑点显示：海关数据中无此报关单号(XXX)，错误级别为“E”，如何处理?
属于出口企业申报退税，录错报关单号的，应由企业更正后重新预申报，如属于报关单信息滞后或出口企业未确认的，予以人工挑过。
(十)疑点显示：外管局核销数据中无此核销单号(XXX)，错误级别为“E”，如何处理?
属于出口企业申报退税，录错核销单号的，应由企业更正后重新预申报，如企业录入无误，属于外管局提供的核销单信息滞后的，可予以人工挑过。
(十一)疑点显示：总局代理证明数据中无此代理证明号(XXX)，错误级别为“E”，如何处理?
属于出口企业申报退税，录错代理证明号的，应由企业更正后重新预申报;属于信息滞后的，可予以人工挑过。
(十二)疑点显示：此贸易性质(XXX)为其他类，错误级别为“E”。
属于出口企业申报退税，录错报关单号的，应由企业更正后重新预申报;属于其他贸易性质的特殊情况，可予以人工挑过。
(十三)疑点显示：币别代码(XXX)不存在，错误级别为“E”，如何处理?
属于出口企业录入错误的，应对手册登记进行调整;属于审核系统中不存在该币别代码的，应由系统管理员按照代码统一规范进行追加。
(十四)商品码问题
1、申报系统出现疑点：无此商品码;
属于出口企业录入错误的，应进行调整;属于今年海关跨年度发生变化或年度内增加新的海关代码，而税务部门的商品代码更新跟不上造成的，应按与报关单上商品码名称和退税率都相同的替代商品码进行调整，并事先要向税局申请。
2、审核系统出现疑点:商品代码为非基本商品码;
属于出口企业申报退税时，使用了大类或中类商品码的;属于出口企业录错商品码的，均由企业更正后重新申报。另外，应选择附加码的有以下两种情况：一附加码是1或2或3。例如：商品代码为 9 0407009990，该商品有附加码
1、
2、3三种，企业可以根据该商品不同的征退税率选择不同的附加码进行录入;二附加码为1或8。除了是认定的高新技术企业出口的高新技术产品可以选择附加码8外，其他企业均应该选用附加码1。
3、审核系统出现疑点:商品码前8位不同;
属于出口企业申报退税时，录错商品代码的，由企业更正后重新申报。
另外，企业应先检查有无提交电子口岸，提交有无错误，如果有提交且提交正确的，退税率一致的可人工挑过。
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