论高校教学秘书的职责、素质和作用
[摘 要] 教学秘书担负着高校教学管理职责，对提高学校教学和人才培养质量有着一定的促进作用。透过教学秘书工作内容，探讨其职责、素质及作用，以期为高校教学秘书队伍建设提供一定的借鉴。
[关 键 词] 高校;教学管理;教学秘书
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在知识经济时代，社会发展不再单纯地需求人才，而是为其加上了新的限定词语，例如：创新型、复合型、一专多能等。面对人才需求的新形势，高校作为人才培养的基地，如何提高教育教学质量，培养新时期社会所需人才，成为高校改革的新命题。高校教学质量的提高，与教学管理工作有着紧密的联系，教学秘书作为教学管理工作的主要实施者，在高校教学管理工作中具有重要的影响作用。
一、教学秘书的职责
教学秘书服务于高校院、系教学管理工作，事务繁杂，时间节点明确，其主要职责包括以下三个方面。
(一)认真施行上级教学主管部门的教学决策
主要包括按规定参加教学管理工作会议，领会会议精神，并积极地在具体工作中落实。对于与院、系教学管理工作相关的文件及时传达和处理，其中需要教学秘书办理的，要及时、有效地完成。
(二)做好常规的教学管理工作
按照学校教学管理文件要求，协助教学主任，结合所在院、系专业特点，完成常规的教学管理工作。包括教学改革方案的制定、人才培养计划的完善、课表的编排、教材的收订、考试工作等。参加相关教学调研活动、审查毕业生资格，安排毕业生论文相关工作，并做好与其他院、系的教学管理工作联络。
(三)教学档案管理
对于不同时间、不同事件的教学管理工作文件要及时的归档，妥善保存。包括上级教学管理部门下发的教学管理文件、不同时期的教学计划书、学生实习文件、学生成绩档案、科研立项书等，要认真整理，并分类保存。
二、教学秘书应具备的基本素质
(一)科学的思想，创新的思维
教学秘书作为教学管理工作的最直接实施者，要用科学的思想去指导自身的行动。宏观方面，要具备崇高的思想政治觉悟，崇尚教育事业;自身方面，应具备优良的品质，要以服务意识指导教学管理工作。在工作中，要敢于创新工作思路，创新管理方式，以期给教学管理工作带来新的内涵，收获更好的效果，促进高校教学质量的提高。
(二)知识内涵丰富，理论与实践结合
教学管理工作虽然繁杂，但不能定义为事务性工作。在工作中，需要广博的理论知识去支撑工作实践。首先，要具备相应的学科专业知识。一名教学秘书，必须对所在院、系的专业有所认知，熟悉学科架构、知识体系、人才培养计划，以便为领导提供更直接的教学管理意见。其次，要具备管理学知识。教学秘书要积极地学习相关的管理学理论知识，用理论指导实践，这样才能提高管理工作效率，按时保质地完成工作。
(三)较强的综合能力，严谨的工作作风
教学秘书负责的工作内容较广，除了要用科学的思想指导实践外，还应当具备较强的综合能力。首先，要保证每一学期、每一月份、每一教学周的教学事务有序进行，则需要具备统筹规划能力。其次，要与学校上级教学管理部门、同级教学管理部门及时沟通，避免工作漏洞，则需要沟通协调能力。第三，要完成教学通知、教学简报等教学公文的撰写，则需要具备文字组织和书写能力。此外，进行教学管理调研的科学研究能力，完成教学工作需要的现代化办公设备的实用能力，也是一名高校教学秘书所必需的。
由于教学秘书所负责的教学管理工作与教学质量的提高、教学工作的顺利进行密切相关，所以，严谨的工作作风是保证工作顺利完成的前提条件。教学秘书作为教学管理工作的实施环节，就如人体大脑的中枢系统，任何细微的失误都有可能导致教学事故的发生。因此，教学秘书面对繁杂的教学管理工作，应该保持耐心、细心、恒心，用全局意识把控工作，细致严谨，以保证整个教学过程顺利完成。
三、教学秘书的作用
(一)不是决策者，而是参谋者
教学秘书作为高校基层的教学管理工作者，直接面对教师和学生，是教学管理工作的参谋者，而不是决策者。高校教学秘书参与教学计划的制定，而不决定人才培养的方向;参与教学改革，而不决定教学改革的内容。此外，教学秘书的参谋作用还体现在维持教学工作的有序进行中，可以及时发现教学工作中存在的问题，使上级教学管理部门领导能够作出正确的应对。
(二)不是指挥者，而是服务者
教学管理工作的本质是提高教学质量，也可以说，教学管理工作是服务于教学的。教学秘书作为教学管理工作者，不是指挥者，而是服务者，服务于教学，服务于教师，服务于学生。作为教学管理工作的基层服务者，教学秘书应积极发挥岗位的“上传下达”作用，及时将教学管理信息对上级教学管理部分、教师、学生进行传达，保障教学管理工作的清晰、明确的完成。
综上，教学秘书在高校教学管理中起到了举足轻重的作用，面对人才培养的新局面，教学秘书必须努力提升自身的业务素养，以适应高校改革和时代发展的新要求，为新时期高校人才培养贡献力量。
参考文献：
郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其基本素质[J].吉林工程技术师范学院学报(教研版)，2003(4).
作者：刘凯
【摘要】教学秘书在高校教学管理中有着不可或缺的地位，对高校教育管理发展有一定积极影响。教学秘书既是高校教学管理队伍建设的重要组成部分，也是基础部分，其主要负责学院的教学管理工作。本文简要阐述了我国高校教学秘书在其教学管理过程中的重要性和职责，提出了我国高校教学秘书队伍的建设与发展道路，希望能够通过相关研究提升其教学管理水平与质量。
【关键词】高校教学;教学秘书;职责分析
引言：教学秘书作为课堂教学活动的基层管理者，其工作范围复杂多样。作为课堂教学活动中不可或缺的桥梁，其主要职责之一就是积极地协助学院的领导，做好对教学活动各个环节的组织与监督，保障课堂教学活动可以有序开展。
一、教学秘书在高校教学管理中的职责
1.教学秘书是教学管理的执行者
教学秘书的职责主要分布在教务处，如教务科、考试科、质量科等。这些科室发布的大部分具体问题都通过教学秘书传达给分院领导，然后收集反馈意见，以便实施教学计划和任务。具体而言，高校里所有有关教学管理部门发布的通知和文件，教学秘书及时向各学院教学院长汇报，并将情况传达至各系、教研室。各系、教研室再根据该文件中有关通知内容的要求搜集、汇总相关资料，并在规定的时间内提交到有关教学管理部门。
2.教学秘书是教学组织的参与者
学院领导是学院的决策者和管理者，但收集原始资料通常需要教学秘书进行报告和总结。因此，教学秘书应协助院长做好教学组织和管理的日常工作，不断总结师生对教学中存在问题的反馈，通过对长期积累的教学文件进行整理分类，获取相关教学信息，提取重要信息资料形成文件，为领导制定政策提供第一手资料，对教学管理和教学手段提出合理化建议。
3.教学秘书是师生的服务者
教学秘书是为师生的教学工作提供支持和帮助的服务人员，他不仅仅是日常的教学和管理人员的主要参与者，也是一个服务于老师和学生的学校基层工作人员。教学管理方面，教学秘书主要负责全院各系、教研室教学过程中的所有相关事宜：调整课表、毕业论文管理、人才培养计划的修订安排、教材的选择、本科专业教学时间和工作量的计算、课堂教学评价、考试安排、试卷归档、教学成果的组织等。
随着各高校招生规模的不断扩大，对教师的需求也在逐步扩大。随着新教师数量的增加，教学秘书面临的压力和任务也在不断增多。一些新任老师不能够熟悉课堂教学中各种活动，这就需要老教师和教学秘书耐心讲解。同时，随着每年高校学生数量的变化，也可能给教学带来一些新的困难。例如，学生人数的变动会导致相关专业发生更换，这会直接导致许多高校毕业生的专业课程都无法得到补修。学生就需要到教学秘书处查阅相关专业各学科的课程，然后找到所有需要补修的课程。然后，教学秘书将协助学生在教学管理系统中进行补修。
4.教学秘书是沟通和协调各种教学管理关系的搭建者
教学秘书在教师教学过程中起着核心作用，其主要负责沟通和协调各种教学管理关系。首先需要处理好分院与教务处各部门的关系，严格执行教学管理条例，从而实现教学管理的规范化。其次需要处理好分院与各系、教研室的关系，做到将教学指导与学校实际相结合，在一定基础上积极落实各项教学任务。最后，积极协调师生关系，做到构建课堂教学信息系统，为师生营造良好的教学环境。
5.教学秘书是教学工作的检查和监督者
教学管理工作的开展宗旨就是为了提升教师教学质量。教学秘书要成为教师教学工作管理者的好助手，必须具备较为正确、全面的职业素质和价值观。要做到将该工作积极深入到学校课堂之中，一是检查监督各教学环节的发展，配合学校领导密切关注各专业教学质量，检查教师课程进度的落实情况;二是协助学校领导检查总结教学情况;三是经常组织各专业教师举办工作座谈会，了解他们在教学活动中存在的问题;四是及时向分院领导反馈教学情况，使领导及时准确掌握分院教学动态，以此確保教学工作顺利有序开展，从而提升改善教学质量。
二、教学秘书的作用
1.教学秘书是教学过程顺利展开的重要保障
教学秘书工作离不开各个教学环节，从教务处向各分院系等教学单位教学任务的下达，到各教学单位教学任务的安排和实施，再到教学任务完成后对教学效果的评价和验收，都离不开教学秘书对整个教学任务的安排和监督。
2.教学秘书是主管教学领导的有力助手
教学秘书是高校主管教学部门领导的重要帮扶助手与教学部门参谋，而且作为高等教育专业第一线教学工作和第二线的基层管理人员，不仅需要为广大师生提供服务，还需要充当学校和分院之间的沟通联络人。教学秘书岗位职责决定着教学秘书的助理身份。这就使分院秘书教师一定要充分明确自己的工作岗位职责，明确其作为教学助手和其他工作人员的身份，做好其在分院的日常教学事务管理。
3.教学秘书是联系各工作之间的桥梁
作为学校与分院、各部门办公室、师生之间的沟通桥梁，教学秘书在高校教育和行政管理教学过程中一直扮演着重要的角色。学校重大文件通知将由教学秘书对所属分院、系部及有关部门领导通过电话指示或者电话传达;教师因故不能上课的，在向教研室领导及相关部门反馈后，教学秘书掌握情况后及时向学生通知，保证课程的顺利进行;如果各专业老师在教学上有什么意见和建议，教学秘书也是各老师之间的传达者。
4.教学秘书是教师教学过程的监控者
教学秘书主要是课堂教学全过程的一个监控者与教师辅助考核评价者，而且他作为基层课堂教学单元的一个教学管理人员，要参与到课堂教学的整个过程。教学秘书通过日常课堂教学巡回检查和每个班级课堂集中检查，对整个教学过程实施监控，随时找出存在的问题，及时向上级领导汇报并积极帮助解决，确保课堂教学顺利进行。在检查过程中，协助指导教师们完成了同行评课、协助学生们完成了教师评课、协助班组领导们完成了教师评课。
三、高校教学秘书的发展提升路径
1.提高教学秘书的职业素养
高等院校教学科研部门扮演着综合行政管理中的重要角色，这就需要具备一定专业技术。其的工作特点也决定了教学秘书必须要做到与时俱进，不断地深化自己的学习，同时也要增长自身的专业知识和文化素养。在掌握了工作知识和技能上，熟练运用word、excel等办公软件，提高管理效率和质量，具有先进的实际应用和数据库处理技术;在相关专业知识的掌握方面，教学秘书应当充分熟悉相关教学行政主管部门制度规定的相关教学行政管理和指导内容，熟悉各年级不同类型的专业性人才培养方案，加强自己相关专业知识的掌握，以便于更好地指导和帮助任课教师解决教学中可能存在的疑难和问题。
2.重视培训，完善考核激励机制
教学秘书的服务职能，对自身的专业要求也相当严格，为了促使其更好地完成其在教学管理中的职责，高校管理要重视对教学秘书进行规范化的课程教育培训及终生学习化发展。其次，教学秘书的日常生活工作繁重和复杂，往往会导致其工作心理和情感上的崩溃。因此，高校要根据教学管理中的实际需要，加大对教学秘书人才的培养，并纳入高校长远发展中，健全发展体系，使高校教学管理更加完善。在培训教学秘书时，通过对专业技术人员素质和专业技术人员知识技能的培养，可以有效提高教学秘书的技术专业水平，提升科研管理水平和实施效果，激发教学秘书的教学积极性和工作效率，形成全面提高教学秘书综合素质的有效机制。
3.强化教学秘书的交流和创新能力
在教育活动多元化的今天，如何有效地保持与师生之间的良性交流，就需要教学秘书充分地发挥其组织和协调作用。在高等院校的教学秘书工作进行过程中，可以通过搭建QQ群和微信社交团队来有效地协调和促进师生之间的关系。高校任命教学秘书的一项核心任务就是做好与其教学管理机构、部门和师生之间的各类问题沟通，部分教学秘书善于处理复杂的人际关系，而另一部分教学秘书却不擅长对待人际关系。随着时间的推移，这种与职场的人际交往关系，将会产生无形的精神心理反应，对教学秘书的工作心理情绪有直接的影响，进而对其工作效率产生负面影响，因此要正确处理好。
结语
教师秘书作为一个关系着我国高等院校的教学质量和專业技术人员培养的岗位，虽然身份处于基层，但其功能作用仍然不可忽视。教学秘书工作就是组建教学行政事务管理小组的中坚力量，只有充分地肯定并且正确地认识到教学秘书工作的重要性，创设良好的事务管理工作条件和氛围，才能充分调动和激发教学秘书工作的热情。在此项工作的基础上，高校的决策者要更加注意地重视对教学秘书人才队伍的建设，构筑一套有利于教学秘书事业健康可持续发展的优惠政策和保障机制，完善其管理体系，促进其教学管理顺利推进。
参考文献：
[1]庄孝彦.浅谈高校教学秘书在教学管理中的职责及发展路径[J].科技视界，2020(07)：249-250.
[2]孟凡丽.谈教学秘书在高校教学管理工作中的作用及其业务素养[J].西部素质教育，2017，3(17)：106.
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[4]张良.浅析高校教学秘书在教学管理实践中的职责和作用[J].商，2013(14)：353.
作者简介：张丽英，出生年月：1987.8.21，性别：女，民族：汉族，籍贯：河南省商丘市，学历：硕士研究生，职务：教学秘书，研究方向：计算凝聚态。
作者：张丽英
摘 要：教学秘书在高职院校中扮演着承上启下的作用，他能让领导充分的了解学生想法。也能让学生随时知道学校的教育方针，随着社会的发展，知识经济体系的不断成熟，教学秘书在高职院校中逐渐成为了与各科班主任同样重要的存在。教学秘书需要承担着很多的学校日常工作，接下来让我们去了解一下成为一名高职院校教学秘书需要拥有什么样的能力、做些什么工作吧。
关键词：高职院校;教学秘书;岗位职责;能力要求
教学工作是高职院校所有工作的重心，由辅导员和教学秘书深入到同学中维护着院校教学管理的基层工作，教学秘书的工作职责和工作能力都需要特别优秀，因为教学秘书的工作复杂，既需要与上级领导沟通有需要与下级同学处理好沟通关系，如果教学秘书的能力不够就会使教学秩序出现问题。所以呢，教学秘书一定要时刻学习，不断地熟悉教学工作，提高自己的能力。
1 高职院校教学秘书的日常工作解读
高职院校教学秘书的工作十分的清晰，就是做好学校与学生意志相互传达的工作，所以教学秘书的工作内容分为以下几个方面、
1.1教学服务的工作职责
参与教学服务是教学秘书日常的工作职责之一，在教学服务的过程中，教学秘书需要清楚地认识到自己的工作定位，对于每个学期的教学任务都了如指掌。教学秘书需要辅助教务处制定并通知学生每学期全校学生的学习任务和时间以及全校教师的教学任务和时间。在辅助制定教学任务的工作中，教学秘书需要向教务处提交多份人才的培养计划，这份人才培养计划内容通常是教学秘书从学生那里收集到的学生意向，然后由教学秘书统一的整理并写成计划书。教务收到教学秘书的人才培养计划之后，会进行适当的取舍并最终确定该学期学生的学习课程以及实践课程的内容。在确定教务安排后，教学秘书还需要辅导教务处进行教学任务的学时、学分、开课时间、开课性质(比如必修和选修)以及学科的考试方式(笔试或者实践)。在协助教务处进行教学安排后，教学秘书就开始着手将这些信息录入到教学系统中，并在联系个学科教师和学生进行课程查看和答疑。如果教学课表出现冲突情况，教学秘书需要及时的修正和改进各科目的任课教师和任课时间。教学秘书还需要面向学生服务，协助教务处向学生进行课本教材的分发与收费工作。教学秘书还需要面向任课教师，对任课教师调、停、请假工作进行收集与协助审批，教学秘书需要通知教师调、停、请假的流程和注意事项，协助教师完成调、停、请假工作，并将教师的请假时间、请假理由录入到教师个人的工作档案中，以作存档。除了这些日常基本的服务工作之外，教学秘书还需要在一些特定的情况下面向师生进行服务工作。学校每一年的秋季都会迎来新生、每一年的夏季都会送走一批毕业生，新生的入学通知和入学后的活动安排繁琐复杂，需要教学秘书紧跟教学流程做好新生的管理工作。毕业生的毕业手续也十分的复杂，教学秘书需要对每一个毕业生进行毕业资质的审查，逐个的查看档案并向上级进行汇报工作，严格按照学校的毕业标准对毕业生进行筛选，然后准备学生的毕业证和毕业资格证书等。
1.2 教学档案工作职责
教学档案资料的收集和整理工作对与整个学校的教学秩序和教学水平有重要的影响，而教学档案工作也是教学秘书的主要工作任务之一。高职院校的教学档案主要分类有，教学资料和教学信息。其中教学信息主要包括各学年各个年级段的学期安排表，因为不同年级的相同学期学生学习的课程会有部分的不同，所以教学秘书需要每个年级的每个学期课程进行档案的整理和存档。校历、教学计划以及教师和学生之间的人员变动都需要教学秘书进行教学信息的整理和存档，作为对学生学习成绩的考核以及对教师个人绩效的审核依据。教学资料的内容比较琐碎，并且内容多，主要包括考试试卷、考试资料、学生个人的成绩档案、学生的实习认证、学生和教室在学期间发表的刊物、各年级学生的花名册、各年级教师的档案等。这些教学资料对学生和教师的影响重大，在进行教学资料整理的时候需要教学秘书有耐心，进行细心的整理，不能出现一点失误。
1.3 教学监督工作职责
在师生的教学过程中，往往会出现一些违背学校校规校纪的事情，需要教学秘书进行教学监督工作。教学秘书负责的教学监督工作分为三种情况，第一种是针对教学质量的监督，在教学质量的监督工作中教学秘书的服务重心会倾斜到任课教师的身上，教学秘书需要针对教师的教案、教学计划做出监督分析，督促教师认真工作，防止教学事故的发生。其次教学秘书还应该对教师的课堂进行监督，组织不定期的课堂检查工作，查看教师课堂是否存在教学松散、学生上课出小差的行为。最后教学秘书安排教师的学期听课任务，根据各位教师的相互评价来进行教学质量的监督。第二种是考试监督。学生考试作弊的现象屡禁不止，教学秘书一定要保证教学的公平工作，安排专职的考试监督人员进行监督，协助教务处制定考试作弊的惩罚，向学生和教师宣传考试作弊的严重性。第三种是管理监督，教学秘书需要针对学校各年级对学生管理进行监督，重视学生的心理和生理健康，做好学生的日常行为监督。
2 教学秘书应该具备的工作能力和意识
2.1 具有强大的灵活应变能力和沟通能力
教学秘书是教务处的决策执行者和沟通者，需要拥有良好应变能力和沟通能力，因为教学秘书需要频繁的與学生和领导打交道，然而学生和领导是两个不同的阶层，教学秘书需要强大的沟通能力和灵活应变能力在学生和领导的沟通过程中扮演不同的角色，得到双方的信任，为自己进行工作做好纽带的联系。
2.2 具有学习意识和责任感
教学秘书的每一个工作过程一旦出现失误就有可能造成学校教学秩序的紊乱，所以教学秘书需要拥有很强的责任意识，这样的话教学工作才会很少出现问题。同时教学秘书必须要具有很强的学习意识，时代在进步，教学管理也在不断的进步，在不同的教学时期教学秘书需要根据学校教学管理的改变做出调整，所以需要教学秘书具有很强的学习能力，否则就是能被进步的管理制度淘汰。
3 结束语
现代教学管理已经不同于以往，它对教学秘书的工作职责和能力要求制定了更高的水平。一个优秀的高职院校教学秘书需要拥有强大的责任心和服务意识，还应该拥有极强的沟通能力和表达能力，这样才能做好学生和学校高层之间的信息传递工作。为了更加适应现代教学管理，教学秘书需要不断的学习，不断的进步。
参考文献
[1] 吴学翠.高职院校教学秘书岗位职责分析—以应天职业技术学院为例[J].轻工科技，2019(02)：137-138.
作者：蒋影
■初级秘书之“七种武器”
秘书并不像想象的那么轻松。所以，如果有意做秘书这行，那就必须先审视一下自己是否具备必要的素质：
(1)具有细致、周到的思考习惯，一丝不苟的工作作风;(2)办事条理清楚、记忆准确;
(3)忠心、诚实、不喧宾夺主;(4)了解企业和公司的部门机构和人员配置，精通文秘工作的基本知识;(5)具有较高的外语水平和文字能力;(6)具有中英文打字等现代化办公手段;(7)具有一定的公关能力，懂得一定的社交礼仪。
■中级秘书之“越老越值钱”
仅仅是具备秘书的基本素质，远远不够，要想成为高级秘书，领导力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。所以秘书年轻并不是资本，反而是“越老越值钱”。高级的秘书合理年龄至少在30岁以上，年龄偏大不影响达到秘书职位的顶点。只有到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。
从世界范围来看，高级的秘书并没有几个是从初级、中级做到现在，绝大部分曾转行做过管理工作，因此积累了丰富的管理经验。
然而在国内优秀的资深秘书还未出现，因为目前从事秘书工作即使做到顶级的秘书例如总裁助理这样的位置，月薪也只在1万元左右，而实际上真正具备这样素质的或者说经过锻炼已经有这种能力的女性，完全可以从事高级经理的工作，因此她们不会继续做秘书而是选择更好的发展了。所以那些正在做秘书的女性，大多有双学历的，她们的目的不是一辈子当秘书，她们是一边干，一边学，等到她们积累了足够的经验，也就中途转型了。
高级秘书需要有以下五方面的能力：
一、多元化才能(multi-skilled)。秘书应当懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能;
二、组织能力(organiser)。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案;
三、沟通能力(communicator)。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系;
四、获取新知识的能力(knowledgeable)。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐;
五、团队合作能力(team-player)。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。
对中国想从事秘书的年轻人，专业人士建议：“要成为一名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。”
秘书人员应具备的素质
(一)、基本素质
1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了…这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!
(二)、业务素质
1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)
(三)、文化素质
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
(四)此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。
四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究
工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害;而有的领导幽默风趣，你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。
当好秘书的绝活
秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助! 全能秘书的全部内涵 Monica 年龄：28岁 任职：4年 传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗?我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书. 首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件;做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑. 其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键. 另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历. 最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的. 沟通最重要 Jessy 年龄：22岁 任职：1年 时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力;能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力. 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力. 小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26岁 任职：3年 我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈!上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相
威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率，享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐。随着各类中外秘书证书蜂拥而至，很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而，经验告诉我们，理论知识固然重要，实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”的高级秘书，你需要具备以下的素质：
1、 高效的工作能力。能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、 善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。
3、 有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
4、 能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。
5、 有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。
此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作，需要长期经验的累积，因此一般年龄在30-40岁左右的女性是最合适的。
2013年6月19日
“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”
三办一跟
办文、办会、办事,跟班
领导秘书“十大工作职责”
现如今的领导，不论官大官小，都他妈的挺难伺候。即便是屁大点儿的事情，你要是整不明白，他(她)也会黑眼儿白眼儿的看不上你。你能力强了，说你牛逼;能力差了，说你包子。经常整的你左右不是，进退两难，弄个猪八戒照镜子，里外不是人。
如果不与时惧进，提高素质，迟早要被领导淘汰。到时候你就成了猴子的两姨姊妹---“狒狒”了。
有见于此，作为过来人，发自内心地提醒那些还处在水深火热之中的兄弟们，除了要掌握丁点儿书本上的知识外，赶紧脱下假正经的西装，光着膀子，一头扎到社会的大染缸里，不管干稀，不论香臭，捞点儿自己能够用得上的东西，尽快攒够政治资本，早日脱离苦海。
下面是我在总结前文《十大禁忌》、《十大要务》的基础上，归纳出来的领导秘书“十大工作职责”，供朋友们参考!
领导身边靠
常写小材料 计划巧安排
嘴严勤跑道
耳闻八方事
打点小报告 出门揣够钱
消费开发票
应酬少喝酒
搓麻多点炮
当代称职下属“十大要务”
1、 领导加班别走人
2、 领导休息别敲门
3、 领导闹心别瞎问
4、 领导夸奖别头晕
5、 领导好恶别记混
6、 领导失踪别找寻
7、 领导说话别都信
8、 领导批评别较真
9、 领导私秘别留神
10、 领导小姘别乱伦
当代称职下属的“十大禁忌”
从1988年秋给局长当秘书算起，混迹于官场已近20年时间了。曾经的喜怒哀乐、酸甜苦辣，早已烂于心中。今，就如何当一名称职下属，斗胆归纳成调侃式“十大禁忌”，愿与年轻之后辈共勉
1、 领导走路你坐车
2、领导开会你唠嗑
3、领导电话你不接
4、领导有事你推脱
5、领导敬酒你不喝
6、领导夹菜你转桌
7、领导清醒你装多
8、领导选曲你唱歌
9、领导打牌你自摸
10、领导隐私你乱说
工作职责
1、负责教研室内教材、书籍、教具(教学挂图、幻灯机、投影仪、录象
等)管理，做好领取、登记、归类、编号、出借等工作。
2、做好各项教学台帐的记录、整体、存档、保管工作。
3、保持和系部及学生辅导员的密切联系，做好上传下达工作，共同做好学 生思想教育和实习管理工作。
4、积极参与教学改革活动，每年要求撰写教学论文一篇。
5、理论课教学阶段：
(1) 每学期开课前，提醒、督促各任老师上课时间。开课后，负责通知学生课间见习地点、内容。组织、安排见习带教教师，跟班系统听课，每门课程4学时以上，并作出教学评估。
(2) 考查、考试前二周准备好考卷(考试卷要求A、B卷，备有标准答案及评分标准)，经教研室主任审阅签章后，送交系办。
(3) 安排及通知考查、考试日期、地点、监考人员，考试后三天内阅卷完毕，并做好成绩汇总、分析工作，及时交系办。
(4) 每学期收齐任课教师的教案，并整理归档。
6、实习带教阶段
(1)负责实习医师入科前教育：介绍本科室一般情况，使实习生了解本科室病种特点、工作流程及工作要求。介绍科室的有关规章制度、注意事项及实习安排。入科前进行岗前培训系列讲座。
(2)熟悉本学科教学大纲，介绍应掌握的理论知识、基本技能及操作项目，使实习生明确本学科学习目标。
(3)结合本学科特点，通过教学环节，有的放矢地做好学生的思想工作，进行文明礼貌、职业道德、团结协助、组织纪律、医患沟通、人文关怀等教育。
(4)根据实习计划和实习大纲要求协助教研室主任进行实习带教及过程监督：
·安排带教老师，安排实习生班次，指导并督促带教老师对实习医师问诊体格检查、病历书写及日常诊疗等带教工作。
·协助教研室主任安排、落实小讲课、教学查房、病例讨论、操作指导等教学任务及完成次数、内容、执教人员等统计，并督促学生在教学活动实施后做好记录，签名批阅。
·正规准确指导实习生进行技术操作训练。对每批实习同学进行一次规范的专科临床体格检查示范、一次规范的专科临床技能操作示范。
·分配病床、病种与安排手术操作做到大体均衡，少见病例要组织实习医师观察学习，对于没有达到要求的项目应尽量创造条件完成教学任务。 ·针对学生情况及学科特点安排小讲课的内容和时间。
·每轮一季度实习结束前进行基本技能考核包括问病史、全身体格检查、内科四大穿刺、外科基本手术操作等。
(5) 负责实习医师出科考核：
·统计学生临床技能操作、参加手术次数。出科前对实习医师的病历书写、体格检查、基本技能及操作进行全面考核、逐项过关，不合格学生进行重点培训。
·实习结束时组织科室或病区负责医师及护土长等根据实习大纲要求，对实习医师的理论知识、病历书写、基本技能、诊疗操作技术、临床思维能力、工作学习态度及组织纪律等方面进行考核，并填写实习考核册，写出评语并评定成绩，于同学出科后一周之内完成学生实习鉴定，交至教学办公室。 ·做好学生日常考勤记录检查工作，学生病假单经负责老师签名后由学生本人交辅导员。
董事长秘书顾名思义是董事长的秘书，也就是董事长的日常工作助手，最重要的职责就是为董事长服务，从这个意 义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着董事长转。
一、董事长秘书岗位主要职责 ：
1、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。
7、协助主任做好工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。
10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。
11、完成领导交办的其他工作。
二、董事长秘书工作内容：
1.负责起草公司工作总结报告及董事长讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
5.负责公司印章及董事长签章的刻制和使用管理。
6.董事长秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。
7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。
8.完成董事长和办公室主任交办的其他工作。
以上详细的列举了作为一名董事长的秘书日常的工作职责和董事长秘书工作内容。
秘书长是由社团理事会选举产生的，处在社团工作中的关键地位，社团作用的发挥、活动的好坏、形象的树立，在一定程度上与秘书长的工作分不开。秘书长一职的设立不是为照顾情绪，也不是主管单位、挂靠单位安置、分流多余人员的场所，它是一个实实在在做事的职位，在社团中具有举足轻重的地位和作用，有人把秘书长比作部队的参谋长，这只说对了三分之一，从社团实践看，他还应是政治部主任和后勤部长，是三职合一。社团赋予秘书长职责，秘书长应有怎样的权力，关系到秘书长正确履职，合法合理用权，放开手脚开展工作。 主持、管理办理机构，办事机构是直属于社团的具体工作部门。因社团与其成员之间是一种双向选择的关系，成员分散，这使得社团要设立秘书处、策划部、组织部、宣传部、外联部等办事机构，处理社团日常事务。秘书长要管理好这些部门，指导、监督部门负责人有效开展工作，为部门运转创造条件，运用奖励手段激励全体工作人员服务会员、服务社会。通过秘书长的努力，办事机构作为一台机器的各个部件，应是分工明确，配合协调，运转有序，是不可缺少的子系统，秘书长管理办事机构的目标应该是：高效、精干、实用、协作。 负责处理日常事务工作。社团的重大事项由代表大会、理事会、常务理事会决定，会后的贯彻落实和闭会期间的日常事务工作就由秘书长组织实施。秘书长既要参与决策，更是一个实干家，对内对外事务均由秘书长承担。业务主管单位、登记管理机关也主要通过秘书长了解社团的工作，掌握社团动向。秘书长工作繁忙程序由此可见，所以秘书长必须由专职人员来承担，非此社团难以有出色的业绩。
提名副秘书长、其他机构主要负责人。副秘书长是秘书长的助手，协助秘书长工作，社团办事机构、分支机构、实体的负责人都是社团的业务骨干，承担一定的职责，负责某项工作。这些人员选择的如何，对社团工作效率和开拓发展至关重要。秘书长选择、提名这些负责人要搞五湖四海，出以公心，认真考察，知人善任，用其所长，使每个人在最佳位置上发挥作用。
协调分支机构、实体机构开展工作。分支机构是隶属社团的分科性组织，实体机构是社团出资举办的经济组织和非营利组织。社团要扩大业务，筹集经费，设立上述组织机构就势在必行。这些机构是以社团的存在为基础，为社团活动提供服务，尤其是分支机构不能独立在社会上开展活动，必须无条件隶属于社团。秘书长要与这些机构发生密切关系，关注他们的工作，了解负责人的表现，协调他们之间的关系，为他们开展工作创造条件，如经费的支持，活动的安排，任务的下达，都需要秘书长做大量的工作。
聘用办事机构工作人员，决定其负责人。通过对秘书长工作职责的明确，体现了秘书长作为社团运行的“磨心”作用，秘书长对内担负社团内部事务组织落实、管理，对外进行联系、交往，处于社团“中枢地位”，是社团里里外外一把手，名符其实的总管。实践上述工作，仅由秘书长一人唱“独角戏”是不行的，要由若干副秘书长协助完成，通过分工合作，支持秘书长履好职，管好家，使社团运行机制通畅、高效。
职位名称：总经理秘书
所属部门：办公室
直属上级：办公室主任
工作内容：
1.负责起草公司工作总结报告及总经理讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。
6.定期编辑《公司通讯》。
7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。
8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。
权限与责任
1.权限：
有权参加或列席公司内部的各项会议。
有权了解公司各项生产经营活动的进展情况。
2.责任：
对公司宣传报道的信息失真负相应的行政责任。
对公司文件及印章管理不善造成的问题负相应的行政责任。
对工作内容不能保守秘密，给公司造成损失负相应的经济赔偿责任和行政责任。
所受指导
接受办公室主任的行政指导和业务指导。
所予指导
1.指导分公司的宣传工作。
2.指导分公司的企业文化建设工作。
任职资格
1.年龄区间：25~32岁
2.性别：女性
3.教育背景
所需最低学历：大学专科
专业：文秘或行政管理
4.培训
培训科目：速记、档案管理、文书写作、公司历史
培训时限：三个月
5.经验：从事文秘工作三年以上
6.技能：熟练使用word、excel等文字处理软件，优秀的英文听、说能力，掌握速记技巧。
8.晋升趋势：暂无
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