科研工作流程OA系统的设计分析
摘 要：在综述OA系统的国内外研究与开发现状基础上，突出科研单位的科研工作特点，对科研业务流程进行分析和解读，以一个中小规模的科研院所单位为实证对象，着重从科研工作的角度，分任务提醒、任务安排、资料检索、完成任务、成果存储等方面进行科研业务流程OA系统的实证设计。本文研究可作为科研单位实施科研工作OA的部分设计依据。
关键词：科研单位;OA系统;科研业务流程;设计
OA(Office Automation)即办公自动化，它利用先进的技术，使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的[1]。目前，伴随着计算机和网络技术的迅速发展，以及工业化和信息化两化融合的实现，开展办公自动化受到政府、企业以及其他单位的高度重视，OA系统的运用范围也越来越广。科研单位是建设创新型国家的重要力量，提高科研单位的工作效率和工作水平、建设科研单位的OA系统，具有很大的必要性，从事这方面的研究也具有很大的必要性。
1、国内外研究现状
1.1 国外研究现状
办公自动化于20世纪50年代在美国等西方国家首先兴起，当时美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务，这种手段被称为办公室自动化。到70年代后期形成新型综合学科——办公自动化(OA)。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展 [2]。
美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较高。各公司、企业不仅把0A视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[3]。
日本办公自动化的起步稍晚于美国，并针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表[4]。
1.2 国内研究现状
国内OA系统的发展是伴随着企业信息化的发展而进行的，总结以往国内OA系统的研究主要集中在以下几个方面：OA系统的发展历程、现状与发展趋势;OA系统的设计与应用;OA系统的安全性问题;OA系统存在的问题与对策建议等。
在OA系统的发展历程、现状和发展趋势方面，李正涛(2008)认为OA是随着企业的信息化需求、随着时代的发展而不断变化的，它的发展有历程包括四个阶段——文件型OA、流程性OA、知识型OA和智能型OA，同时指出OA系统会朝着产品化与行业化、门户化、知识化的方向发展[5]。潘芳(2008)将OA系统按照单位类型分为企业型OA和政府型OA，并指出未来企业型OA的发展趋势为信息网络化、业务关联化以及随需而变[6]。丁承惠(2010)认为OA系统的发展过程有三个阶段：以数据处理为中心的传统办公系统;以工作流为中心的办公自动化系统;以知识管理为核心的办公自动化系统。指出OA系统未来发展的特点为协调办公、以“知识管理”为核心、移动办公、“业务导向、技术无关”标准、人性化和个性化等[7]。
在OA系统的设计与实现方面，王晓东[1]在自己的硕士论文中，立足山东省科学技术情报研究所实际，对单位日常工作中的具体工作过程进行了详细的需求调研之后，采用了先进的开发模式和开发平台，从架构设计开始，完成了日常办公工作的需求分析和系统设计，并最终将系统实现为基于B/S结构的0A系统。
在OA系统的安全性问题方面，陈欣，徐伟峰，高宇等针对用户身份验证需求、数据库安全需求、访问控制与权限管理需求，从账户身份验证、访问控制、数据库备份与恢复三个方面设计了OA系统的安全机制，并将基于角色的用户权限管理应用在OA系统中[8]。马琳，刘福强，刘嵩从安全策略制订、安全风险评估、系统配置调整、应急预案编制、应急响应和应急恢复等几个方面来构建 OA 系统安全评估及保障体系[9]。李勇,马俊从数据加密技术、防止SQL注入攻击、防止恶意脚本攻击、设计图像验证码、防止数据库被下载等几个方面来设计OA系统的安全模式[10]。
在OA系统存在的问题与对策建议方面，郑竑祥发现OA系统存在的主要问题有信息资源的浪费、安全隐患、对OA系统的一些误解、OA系统的普及性和广泛性不够等，并据此提出充分利用资源，加强信息一体化、确保网络信息的安全、加强对OA系统的了解、实现OA系统普及的对策建议[11]。刘莹认为目前OA系统存在信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛的问题，并提出走一体化、集成化、多媒体化和智能化、以知识管理为核心以及数字化的道路[12]。宋贤钧从领导参与、统筹归划;先易后难、逐步推进;开发平台的选择;系统体系结构的设计;全面推进过程中培训是关键;完善制度、保障安全等几个方面提出完善OA系统的对策建议[13]。
由以上对OA系统国内外研究现状的综述可以看出，国外OA系统发展比较早、而且发展程度比较高，国内OA兴起相对比较晚，国内的研究更多的集中于介绍OA的发展历程以及发展趋势预测、对OA系统安全性的设计和研究以及目前企业OA所面临的一些问题并提出相应的对策，但无论是国外还是国内目前关于OA系统的研究更多的是针对政府、企业以及高校进行的，关于科研单位OA系统的研究还比较少。
王晓东在自己的硕士论文中对于山东省科技情报所为对象的研究比较深入，在内容上其研究主要集中收发文管理、信息发布、内外文交换、呈阅件、督查件等内容，其工作目标主要是建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等上情下达、下情上达信息传递;以及建立一个单位内部信息共享和交互的平台，实现单位内部信息的共享和员工的协同工作。相同的工作内容也可以推广到政府等部门，具有较为普遍的意义。而对科研单位的科研任务特点方面，还可以进一步加深。
本文重点根据科研单位自身的特点，在王文的基础上，进一步构建和完善科研单位科研工作流程方面的OA系统。
2、OA系统的设计原则
健全和完善的OA系统应符合以下设计原则。
2.1 方便查阅，信息共享
OA系统应该具有强大的查阅检索功能，为员工快速查找文件资料提供便利，解决过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，提高搜集文件资料的效率。OA系统中应设立共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解最新信息，有效地加强部门与部门、领导与员工、员工与员工之间的交流和互动，增强团队合作精神。
2.2 保护机密数据，增强安全性
OA系统的安全性问题应该放在首要的位置，对机密数据要实行集中保护和备份;设置多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源;建立详细的系统安全日志和程序日志，记录所有访问系统的用户;设置IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数等安全选项。
2.3 预警和应急机制，预防和控制并重
应设立预警和应急机制，及时有效地监控各个部门和员工的日程安排、办公情况，并设置提醒和警示功能，在保证员工各项工作按进度有序进行的同时有利于管理员对全局的有效控制，及时发现问题并及时协调解决。
3、科研单位主要业务流程
科研单位的主要工作就是开展科学研究，这一般是通过完成课题来实现的。科研课题工作的主要过程包括项目申报(报题)、研究和结题三个阶段，OA系统的目标就是要辅助科研人员完成这三个核心环节。对科研业务流程进行分析的过程实质上就是软件系统设计过程中的需求分析。下面分别就这三个阶段进行详细阐述。
3.1 报题阶段
报题即项目申报，是政府针对研究单位作出的一系列优惠政策，研究单位再根据政府的相关政策进行编写申报文件，然后根据相关申报要求和流程进行申报。可申请的项目包括国家省市资助计划体系及各部委资助计划例如863计划、973计划、国家社科基金、国家自然科学基金、省社科基金、省自然科学基金等不同级别的项目。申请时难度不同，申请人的资格和条件也各有不同。
报题环节是科研单位完成课题研究工作的基础，在以往的报题流程中主要是依靠手工和纸质化操作，无论是申报材料的填写还是课题组的成立组建都没有实现网上操作和实时共享。
目前报题主要有两种工作模式。一是个人报题，主要由申报人进行研究课题的进度控制，结合时间条和任务完成程度进行修改、审核，最终提交研究报告。
另一个是团队报题，这就需要首先组建报题团队，然后依据功能组建群，课题组长即为该群的管理人员，管理员具有最高权限，可以统揽全部的群，并可查看本组人员的工作进度以及动态。而课题组其他成员虽然可以看到全部群的所有人，但是有一定的权限限制，有的部分没有权利去设置、修改或者有些文件、资料不能进行查阅、下载。工作组成员进入系统之后直接面对自己的工作界面，在其中可以看到组长的工作提示以及自己的工作进度控制条。这样在组长的监督和管理之下，组员根据课题研究的进度要求完成整个课题研究。
3.2 研究阶段
该阶段也分为个人研究和团队研究两种模式，在个人研究模式上，一个人需要同时担负若干个任务，具体的工作进度和时间长短由个人进行把握。
团队研究首先必须树立一定的团队意识，在整个的时间进度控制上需要协调好所有的课题组成员，课题组长担负首要任务。
首先是调研活动，每个成员需要记录调研时间及内容，并进行调研资料上传实现共享阅读。其次是召开讨论会，确定会议参加人员之后提前发布通知公告，并做好会议内容的记录与上传共享阅读，同时设定阅读权限。再就是具体开展研究部分，研究课题组的成员可能有的是负责人有的只是参与其中，有的担负任务比较重，有的担负任务比较轻，需要各成员根据课题的重要程度、时间结点以及自己的参与程度进行进度控制和时间结点把握，分别赋予预警的时间幅度。在设置时间结点时，成员可以根据情况变化进行修改，但是仅限于弹性部分。一些硬性要求部分，管理员具有强制设置权限。还有就是在研究过程中，课题组成员之间需要进行一定的讨论和交流，除了采用召开工作会这个重要形式之外，可以在OA系统中设置邮件接受和发送、网络视频会议等功能模块，便于成员之间的内部交流和沟通。
3.3 结题阶段
该阶段主要是生成研究报告、有关论文和书籍的发表、相关研究产品和成果的推广和应用，以及研究课题的价值和收益等等。
在该阶段主要是设置一个报警机制，对于不能按时完成工作任务的组员，归咎于客观原因的，由组长控制调整整个团队的时间结点;如果是主观原因，则需要启动报警机制，限定其完成任务的具体日期，并扣除部分奖金或者取消参与其他课题的资格。对于团队做题的，最后还需要撤销课题组，但可以进行保存，以便以后查阅。
以上主要是从报题、研究和结题三个方面详细阐述科研单位的科研业务流程，着眼于纯科研单位的科研OA设计，其思路具有一定的特色，但也具有一定的局限性。对于单位的其他工作，如党务、工会、办公室日常工作等未考虑，而其他具有公司化特点的科研单位，其OA设计思路本文不再阐述。
4、实证设计
以一中小规模的科研单位为例进行实证研究。该单位实行垂直管理和层级负责的管理体制，现有三个研究室，以及其他的人力资源和财务等保障部门(图1)。
科研单位的OA 系统以科研项目管理、科研事务管理和公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。在此过程中，知识的交流与管理存在于各个阶段。因此，根据科研单位的特点，科研单位的OA系统设计主要从登录、任务提醒、任务安排、资料查阅检索、完成任务、成果存储、系统维护及权限管理等七个方面展开。
从系统一般使用权限来说，需要设置管理员和使用者两种系统使用身份。使用者分为组长和组员两种身份。管理员可进行一般的系统操作，同时还可为系统添加、删除用户，可以为用户修改密码，即具有一般系统管理员的权限。而使用者具有权限进行一般系统操作。根据科研单位的工作特点，进行科研工作时，一般设置科研工作小组，分为组长和组员两种。组长负责任务的最终完成，布置协调工作组完成工作;组员要按要求完成工作。
4.1 登陆
OA系统要经过有效的身份验证才可以登录。 在用户登录时需要输入用户名和口令，服务器将验证所输入的用户名是否正确。如果验证正确，才会继续验证输入的口令，否则用户将不能登录系统。只有被授权的用户才可以进入本系统使用系统功能。用户的身份不同，使用的系统资源也有所不同。也就是说，组长和组员的开机界面是根据工作身份不同而有所区别的。这种区别主要体现在对任务和进度的掌控以及对本组工作的角色不同。
同时，一个科研人员可能同时参加两个或更多工作组，分别担任组长和组员，其个人界面中的任务部分需要根据任务不同而相应区别。
4.2 任务提醒
用户登陆OA系统之后，首先面对的是自己的工作界面，通过该界面可以查看一天的工作内容和工作安排。在此设置一个紧急任务提醒栏。作为组员，接收的是组长对任务的紧急情况的布设;作为组长，OA需根据组长以前的设置对工作安排给出一定的提示。需要说明的是，目前的OA无法代替人工作，所以必须由操作者设置。
如果工作组有一些特别的安排比如紧急会务召开、重要通知等，可以实现及时的传达。在具体设计上，要求做到醒目、大方，保证员工可以一目了然的看到并做到心中有数，这都将有利于节省时间和提高工作效率。
4.3 任务安排
如果没有紧急的任务提醒，就进入日常的工作安排。在接受每一项任务之后，都会根据每项任务的时间限制进行任务安排。一个常用的办法是设立进度条，这样员工在进入工作界面之后可以根据进度条开展每天的工作。按计划有条不紊的开展工作可以收到事半功倍的效果，大大提高工作效率和工作质量。
工作组进度条由组长设置。在完成工作组任务的同时，组员可根据自己的工作需要自行设计工作任务。进度条的原理是根据组长或组员设计的时间进度结点，用红色绿色等自行显示，以提示工作进展。组长要求在自己的操作界面内看到组员各自的进度条(组员自己设置的个人工作进度条除外)，并有权限对员工的工作进度条进行调整和变动。
登陆之后，所看到的主体界面如图2所示。同一人可能同时参与若干项目，分别担任组长和组员。所参与的课题可能处于不同的阶段，如课题申报(报题)，课题进行(做题)，课题终结(结题)等，并以时间节点进行提示。
图2表示该科研人员参与三个课题A，B，C，分别担任组长和组员。课题A，C处于课题研究过程，B则处于申报过程。下面的红色进度条代表距离任务完成的时间标志。这样进入系统后，可对本人担负的工作任务一目了然。
掌握整体进度之后，主要工作就需要进一步了解具体项目和课题进度情况，这样就需要使用专项进度条。专项进度条能提供条件，使工作人员根据项目的不同特点和时间节点设计。以某研发项目为例，在做题过程中，可分为调研、研发、测试、试运行四个环节。当前时间进展到研发过程中，可将研发过程再细分为需求分析，总体设计，详细设计，代码编写，说明文档等环节。
4.4 资料查阅检索
科研单位的OA系统需要建立强大的资料数据库，具备完善的文献资料查阅和搜索功能。工作过程中，可以通过设置检索条件，实现关键字的全文搜索，为员工快速查找资料、数据等提供便利，从而提高搜集文献资料的效率。在实现查阅功能的同时也可以实现资料的上传与下载，实现资料的保存与共享。
4.5 完成任务
组员在完成一项研究工作，到达任务进度条的最后时刻。根据工作要求需上传研究成果。包括文字资料和数字图表资料等，以及相关研究成果。上传之后，需要等待组长审核，可通过电子签名等形式来处理。最终在组员界面上显示本项工作完成。
4.6 成果存储
一项研究课题完成之后需要将所有的研究成果进行保存和存储，包括课题申报的材料、课题研究的文献资料、研究过程中的工作日志以及最后生成的研究报告等等。对于这些研究成果根据保密程度的不同对不同的人员设置不同的阅读、下载权限，进行研究成果的存储一方面有利于实现研究成果的积累，另一方面便于日后的研究参考和查阅。
4.7 系统维护及权限管理
OA系统的维护是实现整个系统安全运行的重要保证，主要包括系统参数设置、数据维护及性能监控等功能模块。可以将这些模块权限分配给角色，再将角色授权给用户，实现基于角色的用户权限控制。首先根据单位的安全政策、操作规则划分出不同的角色，然后根据需要把这些角色授权给相应用户。不仅保证数据库的安全性，还能降低权限管理的负担和代价，减少系统的安全漏洞。
5、结论
本文在分析科研单位具体的科研业务流程的基础上，进行了科研单位OA系统的初步设计和实证研究。本文的研究是以科研单位为对象进行设计的，然而随着科研单位OA系统的不断完善， OA系统的设计可以扩展到科研单位所属企业和机构中，以及相适应的企业和高校来进行研究和实践，不断地朝着产业化、行业化、门户化、知识化和智能化的方向发展，为提高部门间工作效率，势必起到更大的作用。
参考文献：
[1] 王晓东.山东省科学技术情报研究所OA系统的设计与实现[D].山东大学硕士学位论文.2008：12-57.
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[6] 姜丽萍，姜成斌，郑薇.安全有效地利用OA系统实现研究院的价值流优化[J].数字石油和化工,2008,(09).
[7] 潘芳.国内OA系统现状和未来发展趋势[J].软件导航,2008,(03).
[8] 丁承惠.浅析企业OA系统开发现状和发展趋势[J].科技信息,2010,(23).
[9] 陈欣，徐伟锋，高宇.办公自动化系统的安全性分析[J].陕西电力.2009,(01).
[10] 马琳，刘福强，刘嵩. OA系统安全评估及保障体系研究[J].管理研究.[11] 李勇,马俊. OA系统安全性设计与实现[J]. 廊坊师范学院学报(自然科学版.2012,(03).
[12] 宋贤钧.办公自动化及实施过程中常见问题的对策[J].福建电脑,2005,(7).
[13] 刘莹.探讨OA系统发展趋势[J],华南金融电脑，2005,(03).
作者：郑业萌 朱军 丁华
摘要：近几年来，办公自动化系统(简称OA系统)在我国各高校已进入普及阶段，其应用也已经逐见成效。随着计算机网络技术和OA系统内核技术的发展，高校对加强规范办公、高效办公也提出更高层次的需求，不少高校正抓紧进行更新升级，摸索更适合自身需求和高效办公的OA系统。该文通过分析某高校OA系统中存在的几个问题，提出几点优化的建议。
关键词：OA系统;公文处理;效能管理;知识管理;信息安全
Analysis and Suggestion of Several Problems in OA System of Universities
ZHAN Jun-hong
(Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006， China)
Key words： OA system; document processing; efficiency management; knowledge management; information security
我国高校普遍已建立了OA系统，OA系统的应用推动着高校行政办公朝无纸化、规范化、公开化方向发展，在数字化校园建设中扮演着不可或缺的角色。OA系统的内涵是以计算机技术为核心，利用网络通信技术，将人与计算机融为一体，实现对文件处理、信息管理和日常办公事务处理的自动化，从而达到科学高效管理的目的[1]。
1 我国高校OA系统存在的问题
1.1 公文处理流程缺乏灵活性，办文效率不高
公文处理是目前OA系统在高校应用最广的核心功能，其中包括收文登记、办公室拟办、校领导批示、部门办理及发文起草、公文审核、签阅、签发等步骤。相比于纸质方式报送，OA系统有其优越性：节约办公成本、实现公文即时共享、提高工作效率等。然而由于流程上缺乏灵活性，特别是中间流转环节过多，公文处理在“高效”上大打折扣。目前，不少高校的做法是，建立以党委办公室、校长办公室为中心的一级中转站和以部门办公室或综合科为中心的二级中转站的流程流转模式，由各部门指定相应人员作为部门信息员具体负责公文运转[2]。
以某高校校外来文流转流程为例(如图1)：
图1 某高校校外来文流转流程图
从图1中可以看出，公文必须经过部门信息员这一环节，这样不仅增加了流转的环节以及部门信息员的工作量，而且，在部门信息员没能及时查阅处理的情况下，容易导致公文中途滞留。这种复杂、欠灵活的“工作流”在特急件、加急件公文处理中就显露出巨大的弊端，严重影响办文的效率，凸显不出OA系统的优越性。
1.2 缺乏操作监督与效能管理
针对办文效率和质量，理应有一套完整的绩效管理制度。但目前高校OA系统缺乏效能管理监督模块，对延时办理公文的行为缺乏警示，往往造成公文未能在规定或承诺时限内办结，办文规定形同虚设，存在一定的管理漏洞。因此，应进一步完善OA系统效能管理模块，实时督办催办、制订评分量化标准、落实责任制度，以确实有效的奖惩手段来增强办文意识。
1.3 功能使用单一，未能有效充分地利用
除了能够实现在线处理公文以外，OA系统还能实现在线财务报销、医疗报销、物资领用、车辆管理、人事请假、公章审批等多项综合业务。但目前不少高校OA系统主要还是应用于公文处理，其他功能的应用率甚低，人事请假和财务报销等方面依然沿用纸质办公模式，呈现出半自动化半纸质化的办公状况。
1.4 存在信息安全隐患
OA系统给用户带来方便的同时，亦存在不少安全隐患。网络的开放性、匿名性的特点使其极易遭受病毒入侵，导致公文重要信息的外泄或被恶意篡改。目前，不少高校的OA服务器都曾受到过木马攻击或黑客控制，信息安全得不到保障，形势不容乐观。因此，首先，学校应健全网络安全管理机制和OA数据备份机制;其次，用户应树立信息安全的管理意识，养成定期定时修改个人密码的好习惯;再者，双方需要共同建立健全的监督体系，以确保学校的信息安全。
2 关于高校OA系统建设的几点建议
2.1 引入知识管理概念
随着公文的日益积累，服务器存放着大量零散信息，简单的查询功能已经难以满足深层次的搜索需求。而实际工作中，往往需要实现关键字组合查询或全文检索，目前查询功能较为单一，仅能识别公文标题中完全精确、连续的关键字，搜索功能返回的大量信息，未能真正达到提高工作效率、有效利用资源的目的。
而知识管理就是对一个单位集体的知识与技能的捕获，力图将最恰当的知识呈现给最恰当的人，以便使他们能够做出最优的决策[3]。因此，在高校OA系统中，构建一个对公文进行分类、整理、分享的管理子系统，引入知识管理的概念很有必要。
2.2 灵活处理急件
以某高校校外来文办结时限为例，职能部门传阅时限：特急件随到随办，加急件0.5个工作日，一般件1个工作日，因此，特急件、加急件与一般件的处理流程应有所区别，尽量减少中转节点，缩短流转时间，从而避免文件滞留。在特急件、加急件处理上，公文可以不再经二级部门信息员逐级传递，直接从一级中转站发送到相关处理人，并同时抄送二级部门信息员，部门信息员从中起到提醒办理的作用。此外，还可以应用流转日志，对于耗时超过办结时限的，系统自动提醒、督促其阅处，保证公文处理的时效性。
2.3 实现“掌上”办公
随着智能手机、IPAD等移动客户端的普及以及信息网络的迅速发展，随时随地“掌上”办公已成为可能。高校OA系统APP应用将会是大势所趋，也广受用户欢迎。如某高校在对OA系统更新升级的同时，也应用OA系统移动客户端APP，在移动设备上可实现办文处理、通讯录管理、领导日程、个人日程、会议室管理等功能，大大方便用户和提高办公效率而广受好评。
2.4 推广在线OA，方便使用
由于浏览器种类繁多、内核技术差异大以及杀毒软件、防火墙的拦截，安装OA系统过程中往往会遇到一些困难：如插件加载不上、浏览器崩溃等。繁琐的安装过程一方面直接阻碍OA系统的应用推广，另一方面也大大增加系统管理人员的工作量。而在线OA系统即可解决此类问题，用户无需安装任何客户端，直接访问网站平台，完成线上办公，简单方便。
3 结束语
目前高校OA系统正从普及阶段向发展阶段过渡，但离真正成熟应用这一阶段还有一段比较长的距离，若想让OA系统的应用成为一种长效机制，实现从“有”到“优”，去“繁”从“简”的质的飞跃，使得更加智能化、人性化，还离不开管理制度的建设、领导的重视、政策的支持以及各部门的密切配合，只要不断创新和加以改进，OA系统对高校行政管理的影响和作用将会更加显著。
参考文献：
[1] 张晓蓉.高校OA系统应用的现状与价值[J].价值工程，2012，31(29)：191-192.
[2] 薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务，2013(11)：143.
[3] 张桂平，尹宝生，蔡东风.知识管理综述[J].沈阳航空工业学院学报，2008，25(5)：46-52.
作者：詹俊宏
摘 要：计算机的快速发展带来了巨大的数据量，高校管理要求实现无纸化办公，许多高校在地理位置上分布在不同的地域。这些条件都要求多个部门能够协调办公，很多业务要求实时处理业务，本文从基于WEB的B/S模式入手，针对高校OA系统进行设计。
关键词：OA;系统分析;系统设计
一、引言
办公自动化——OA出现以来提高了生产效率，而且传统的办公系统流程非常的烦琐。以前的办公流程经常需要办公人员手拿公文，在不同的部门之间来回奔跑、大多时候还要跑多次。计算机网络的快速发展给OA系统发展奠定了夯实的基础，其简化了信息传递、使企业在部门之间地办公效率大大提高;最重要的是实现了无纸化办公，使环境得到了很好的保护。
我国的OA至20世纪80年代开始出现，并慢慢发展壮大，使如今的OA能够面向应用的协同工作生产的产品。现在市场上的OA产品多数都是基于客户端—服务器的模式，其数据一般基于SQL;其工作数据量大、成本高，需要一套高性能的服务器。本文基于WEB进行设计，对计算机性能要求不高、并能够满足大多数用户的需求。
二、系统需求分析
系统需求分析对于系统开发来说至关重要，对于一个高校来说OA系统主要完成资源共享最大化。首先要理清学校公务的办公逻辑、确定业务的主要功能模块，将这些模块归类使中期设计时条理性强。
确定学校教职业工的需求，一是教工之间的信息交流，二是教工对学校信息的需求。第三个是师生之间的交流平台，学生以guest身份对知识点不明的向老师提问;教师给予解答和回复。最后OA系统需要满足领导的管理需求，使领导的统筹、指挥、监督管理角色等到体现，并方便执行监督职能。
三、系统设计
使用基于网页的B/S技术来实现高校的OA系统，对于目前探索的功能其主要包括以下几个大的功能：
(1)现在不管是大专类学校，还是本科类学校都下设多个系或者分院，这些部门之间存在很大量的业务往来，OA系统对这些业务实现统一规划，并进行实时的管理。例如财务方面、学生学分方面，使整个学校运转高效，信息更新快速及时，也使学校的行政能力得以加强。
(2)很多学校一般都是上千亩的校区面积，这些部门或院系分布在不同的地方，有的甚至是跨州市、省市这样的系统平台也满足了这样的办公需求。
(3)现代工程越来越大型化，使团对合作要求越来越紧密、数据传输量越来越大。虽然现代手机通讯、计时通讯软件、 Email等手段多种多样;但对科研的保密性等特点要求不能满足。那么OA是一个系统内部的网络就能很好的完成任务。
(4)OA提供了一个信息的公共发布平台，不但在内部有着交流的地方，也使学校行政的制度得以快速落实。例如对于学生奖学金的资格公示、发放;学校处分的通知通告。
(5)OA系统使工作流程高度自动化。以前一样的行政命令下达以后，执行各部门进度不一;将阶段性成果传输至OA系统中，不但方便管理者监督，同时也督促了其他成员的工作进度。
四、系统功能简介
(1)OA用户管理：高校中管理任务庞大，此功能是对系统管理员工作的分流，主要由计算中心或人事管理部门对各部门用户进行分类，赋予技术较强人员来实现下辖控制。
(2)OA公告管理：主要由具有ADMINISTRATOR权限的人员完成，其发布的主要是最高权限的公文，如：重要的新闻、科研项目、校级层面的通知制度等，最为重要的要给予其他用户查询功能以减管理部门的信息咨询量及次数，对于紧急的公文要具有提醒相关管理人员及时处理的功能。
(3)OA审批管理：学校制度越完善，一般情况下工作流程越简化;但在目前很多高校很多审批过程涉及的领导和部门都比较多，领导和财务部门的工作量巨大，等待周期长。在OA系统中使用逐级审批，上级审批完成时自动公文转到下一级，直至完成，然后接合第二点的提醒功能就能使审批快速高效。
(4)OA文件管理：很多规章制度、岗位制度等以纸质文件形式存放，时间长了以后保存以及查找都难度大增，使用OA来管理，使得上述缺点避免开来。
(5)OA其他功能：学校会有部分临时性的工作项目如：学校新生军训、自然灾害预防、毕业生招聘等工作。这些都是需要多个部门协调完成;OA中可以开设临时项目，把所涉及部门包括进来统一工作。
五、OA系统安全分析
高校使用OA办公系统之后，一定会出现海量的存储，这些数据很多是非常重要的甚至涉及机密，在设计系统阶段就分析其潜在的安全隐患，做到防范以未然。
首先这种安全隐患来至内部网络，必须完善权限控制，根据其角色给予合适的授权。例如学生的权限一定要最低，相关科研项目人员才能具有“阅读”、“下载”、“上传”该项科研的权限。当然来至内部的还有误操作的威胁，在系统中应该具有容错功能使其具有可恢复的特点。
其次是来至于外部网络的隐患，OA功能要做到实时办公必须与外部网络连接，外部网络的入侵会严重威胁其正常的运行。要完善系统的入侵检测，特别是木马病毒、宏病毒等。可以做一些防火墙和技术隔离。
最后是可能的自然灾害，中心机房要做好三防即防火、防水、防电，另外可能发生的地震等不可预见的破坏，可以利用多服务器备份数据库的方式来减小损失，同时也要做好系统日志工作的及时处理。
六、结束语
高校OA系统在行政管理、科研项目管理、行政审批等业务发挥了越来越快捷重要的作用，其OA系统也越来越庞大，随着业务的拓展安全隐患也多，做好系统的设计与管理，并在后期维护方面多投入，使系统发挥更好的效用。本文在数据设计方面涉及面太小，对超大文件的支持不够，有待后来者多研究。
参考资料：
[1]余新宇.基于webservice的学校OA系统的设计与实现[J].山西大学学报，2006(11).
[2]邓晔.校园适用的OA系统设计浅析[J].电子制作，2013(07).
作者：张朝鑫 陈睿
随着OA办公系统的作用受到国内越来越多企业的肯定，市场发展也日渐迅速。在短短十几年的时间，协同OA软件厂商近400家，OA市场可谓群雄争霸战国纷争，但相对成熟稳定、有一定规模效应的协同OA商不上30家。如果依据产品的市场占有率、技术、功能、操作等方面综合评价，选出一家具代表性的OA办公系统厂商的话，宇博软件应该首当其冲。小编总结为以下三大原因：
1、OA行业标准制定组长单位
作为最受内行人青睐的OA办公系统，宇博软件一直有着经验足、技术强、资质高的良好口碑，具体表现在：
经验足：成立较早，作为业界产品与技术领先的协同管理软件提供商，宇博软件在数千家政府、企业用户应用的基础上，为不同的用户提供了成熟的协同管理解决方案。
技术强：14年来，宇博软件一直执著于“客户驱动战略”，深入理解客户需求和管理模式，坚持以客户为中心，积极打造产品优势，是行业内有名的技术实力派。万户网络按照国际软件成熟度模型CMM标准建立了软件工程管理体系，并拥有一支熟练掌握如何在NT，WIN2000 SERVER ，Unix，Linux等操作平台上的软件开发，熟悉ORACLE，SQL SERVER，Mysql等数据库的设计与管理，擅长Java、Dot Net等编程语句的强大的技术队伍。
此外，宇博OA在SOA架构、web2.0技术、门户技术、移动应用技术、图形化工作流技术、多维知识管理技术、多元化自定义技术、组织权限模型技术、跨平台、跨数据库技术、数据整合技术、应用整合技术等全方位都领先于市场水平，在产品的设计中融入了很多实用和领先的管理思想和理念，如打造知识性组织、文化驱动、时间管理、动态组织、实时企业、执行力、流程再造等，因此使得宇博OA成为了有思想的产品，在实用性、易用性和应用价值上领先业内。
资质高：作为业界领先的协同管理系统和解决方案供应商，宇博多年来专注协同办公软件行业取得的成果，获得丰厚荣誉。
2、应用成功率最高
宇博在协同办公这个领域，耕耘了十多年，应用成功率最高并不是徒有虚名，而是用事实说话。宇博具有100%实施验收率，98%的应用成功率，而且很多客户多次采购宇博的产品，这与业内平均不到40%的形成鲜明的对比。作为应用最成功的厂商，宇博在行业内影响力也日渐上升，为众多企业用户带来更多信心。
近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA办公系统也迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传。而以宇博为代表的厂商，则是OA办公系统行业发展的中坚力量，让系统在企业信息化的过程中发挥越来越重要的作用，不仅是行业健康发展的正能量，也给国内企业的信息化建设带来深远影响。
来源：宇博OA http:///
一、行业背景分析
煤炭行业由于行业发展历史背景的因素，在信息化建设投入上相对其他传统行业较少，尤其是管理信息化方面的建设、应用起步较晚、发展较慢。
目前，随着煤矿企业在信息化建设上投入的不断加大，在不同层次上已经建立了一些面向不同业务或者管理需求的计算机系统。例如，在井下作业环境监测方面建设了煤矿安全监测监控系统，在生产过程控制层建设了各种自动化控制系统等;在经营管理层建立了许多面向不同业务的应用软件系统，如煤矿安全管理系统、生产调度系统、人力资源系统、设备管理系统、物资管理系统、办公自动化系统等。一个矿上有多个系统的情况已经非常普遍，这些对于企业的生产与管理的正常运营起到了一定的支撑作用。
但是，由于缺少统一的规划，煤矿的各种业务管理系统存在建设分散，应用单一等问题，大部分系统多为部门级或专业性应用，且由于没有开放的接口，系统之间存在无法实现数据共享、业务流程与管理流程不连贯等问题，而且业务系统间信息的多源性和不一致的情况更是大为普遍，最终导致了众多信息孤岛和应用孤岛，从而使业务系统无法实现一个真正全面共享、应用连贯的有机体，这势必会阻碍煤矿企业信息化建设的进程，也无法很好地与煤矿企业这样一个连续运转的整体协调一致地发展。
随着煤矿企业信息化建设的不断发展，办公自动化管理也不再是简单的公文收发、公文管理等行政办公，而是需要为企业各方面提供有力支持的综合管理。传统的办公自动化软件包括邮件、消息、计划、日程安排等个人办公功能与会议管理、通知通告、公文流转、新闻发布、车辆管理、图书管理、档案管理、客户关系管理、文档管理、人力资源管理等通用功能。这些功能已经无法满足煤矿日常办公的需要，而且割裂了日常的行政办公和业务处理的关系。另外，由于煤矿作为采掘性行业企业的特殊性，保障安全生产是其核心的管理内容，安全生产管理、调度管理、生产技术管理、人力资源管理等，都因为行业的特殊性，使得其业务处理都与其他行业不同，这就造成了其系统的应用面、应用范围、业务流程、操作方法都与通用的OA软件中的功能不尽相同，因此，通用的OA系统对煤矿企业来讲，“通用”亦即“无用”，已经不能完全满足煤矿办公和业务处理的需要。
中矿龙科公司深谙企业信息化发展的趋势，凭借十多年在煤矿信息化建设的经验，创新性地推出面向煤矿企业的综合业务协同办公平台—“三致”EIPOA。
“三致”EIPOA全面继承了传统办公自动化系统(OA)的核心功能，并在此基础上进行更深入的发展和延伸。在文档检索方面，提供更加智能的检索、摘要、匹配及关联功能;在工作流方面，除了不断提高其灵活性之外，还将向两端延伸，前端与门户相接，而后端与其他的应用系统相接，实现多个系统的“连动”。在协同办公上，我们将“即时通讯平台”与各种业务处理功能结合起来，真正实现业务处理时的协同应用。
在业务功能上，我们针对煤矿用户开发了特有的业务处理模块，如安全管理、调度管理、生产技术管理、机电技术管理、质量标准化管理、矿务公开、工程管理、招标与合同管理、煤质管理等功能;在人力资源管理中，我们开发了符合煤矿实际应用的培训管理、劳保管理、绩效考核以及工资薪酬管理等模块;我们将工作流程、即时消息平台应用的各个业务功能里，实现了业务处理的流程化、协同化。
即时这样，我们知道每个煤矿的管理模式及业务应用都有各自的特点，我们将在平台产品化的基础上，为每个煤矿企业提供个性化的定制服务，使得每个使用我们产品的客户，能够真正把业务协同办公系统使用起来，这样才能体现信息化为客户带来实实在在的好处
泽佳OA系统分析报告
1泽佳OA系统开发目标
1.1适应信息化时代发展，以身作则促进企业发展
我们公司(北京泽佳)作为SAP的长期合作伙伴，并且自己也致力于ERP的自身研发和中国SAP本地化做出巨大的努力和贡献。如果从动态的角度来看，企业信息化就是企业应用信息技术及产品的过程，或者更确切地说，企业信息化是信息技术由局部到全局，由战术层次到战略层次向企业全面渗透，运用于流程管理、支持企业经营管理的过程。这个过程表明，信息技术在我们企业的应用，在空间上是一个由无到有、由点到面的过程;在时间上具有阶段性和渐进性;信息化的核心和本质是企业运用信息技术，进行隐含知识的挖掘和编码化，进行业务流程的管理。
随着越来越多的数据信息在产生，企业对数据整合有了更多的需求。对他们来说，一个高效的、能整合好数据信息的信息化平台是十分必要的。对此，泽佳OA办公系统是当之无愧的诞生。因为OA办公系统面向的办公和管理人员最广泛，涵盖的管理职能最多，是企业内各项流程和数据的交汇中心，能很好地承担企业数据整合的重任。
1.2改善企业管理方式，让工作更简单
显然，相比于传统的流程管理，数据整合能够更好地促进OA办公系统在企业中的深化应用，创造出更多的信息化价值。传统认为企业信息化程度划分为四个阶段：基础应用阶段、关键应用阶段、扩展整合及优化升级阶段和战略应用阶段，每一阶段都有其具体特征和判断标准。先看第一个基础应用。在此阶段，企业主要进行的信息化应用内容有基础的协同OA、简单会计核算、企业网站、简单薪资核算和简单的员工考核等。第二个是关键应用阶段。这一阶段企业的信息化应用主要有全面会计核算、基本成本和资金管理、企业核心业务系统(采购、分配、维修、库存等)和人力资源管理等。
泽佳OA系统上线后，会对自己公司和自己所处的行业产生一系列的影响，让工作更加简单：①抛开繁琐的设置与操作，领度产品的使用可以简单到和发一条微博一样容易。我们成功运用类微博的沟通方式，改变了刻板的工作流程，提高了企业执行力。②引入以人为本的工作模式，重点解决人与人、人与事、事与事的多维关系, 并在此基础上整合了项目管理、客户管理等企业应用。③将自动的、系统的分析时间融于简单、及时的分享和沟通之中，有效地解决了时间管理难题，也使工作在时间维度上合理安排。④活动流相比工作流，能够更加全面的记录过程信息，并具有可追溯性。因此能够大幅降低人员流失和知识流失的损失，同时降低新员工培训成本，使之快速进入工作场景。⑤独创的任务动态、项目动态等分析技术，避免了传统信息系统中数据的不客观性，在看似大量繁杂无序的活动流信息之上，让数据说话，为企业的决策提供可信的依据。
2泽佳OA系统分析
2.1 OA系统框架分析
泽佳OA系统就是针对强大ERP公司合作伙伴所打造的OA系统(如果我没有理解错),是众多的外包公司。加上OA系统本身的强大功能(OA本身的拓展性、易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性)可以向其它行业或者企业个性化定制转变，如虎添翼、功能完备。
2.2 OA特色分析
泽佳OA系统经过我们公司资深业务管理专家和资深OA编程人员共同努力创造出来。业务构架全面简介易懂，并且是通过用户和设计编程人员互相协作，熟练的运用“生命周期法”对整个开发实施过程、上线运维过程都是精益求精，不懈努力、屡次修改和创新。强大的业务构架人员和丰富经验的开发人员和公司员工(OA系统用户)的积极配合是这次信息化工程奠定了扎实的基础。同时我也希望泽佳OA系统从下面能看出系统特色和亮点(也必须在下面各方面找到泽佳公司OA系统的亮点和特色)：
2.2.1可行性和适应性
所谓可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星的胡说!适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。
2.2.2前瞻性和实用性
OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。
2.2.3先进性和成熟性
先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。
2.2.5可靠性和稳定性
OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃;当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。
我们泽佳OA系统还需要在性能上面加强，保证平均无故障运行时间：大于10000小时;可用率：系统总体平均可用率在99.99%以上;稳定性：主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行就可以了。
2.2.4开放性和标准性
数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。
如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。
在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前主流的厂商如九思软件、浪潮、点击等都在这方面做了充分的考量。
2.2.6安全性和保密性
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。
其中，采取的措施包括但不限于以下
平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。 应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。
数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。
容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。
管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全
密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。
系统网卡MAC和IP的绑定;支持CA认证、数字签名加密技术;支持电子钥匙(Ukey)技术和指纹Ukey技术;支持安全套接(SSL)技术;软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合;
系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制;系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字
2.2.7可扩展性和易维护性
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。
因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发;一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用;另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通;在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。
系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如iThink产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。
利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示;同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。 2.2.8美观性和易用性
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改(增强标签分类特性)，注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。
作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用;系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。
严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方位易用，从而提升系统的黏着度; 提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统;具备风格一致的友好的用户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化;
美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。
2.2.9足够的并发能力支撑(相对泽佳公司用户数量)
作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。
3其它系统举例分析
3.1 政府OA系统分析比较
我帮助在政府部门上班的同学配置过OA系统的环境，只是稍稍看过这个OA系统，当时我就发觉OA系统这么实用,已经被政府部门采纳。没有想到我们公司除了经营SAP的主业外，也实施自身的OA建设。相比之下，政府的OA系统为了保证OA系统的绝对安全性，在环境配置和插件安装上面相当复杂。里面内容的审批流程也是相当强大的，不过里面有很多BUG还是没有解决，比如上级指示的文档查看，只能打开附件观看，在线观看都是摆设。泽佳OA 系统作为商业系统，环境配置简单，审批过程的强大能力和数据安全性，是泽佳需借鉴的。
3.2 通达OA西部服务中心OA系统体验版
通达OA系统体验版
通达OA系统的个人桌面展示
通达OA系统的菜单展示
3.3 华天动力OA体验系统分析
4综合分析结论
4.1泽佳OA系统业务构架，进入系统时没有角色设置
可以看出通达OA系统和政府OA系统在登陆的时候就已经区分了角色设置，可能泽佳OA系统从后台自己区分账户的角色和权限。但是，在登陆时期就区分职位和工作要求。
4.2泽佳的系统性能不够强大
4.3和其它OA系统相比没有导航条
实际生活中，我们浏览网页都习惯于导航条。但是OA系统中没有导航条，我个人觉得比较不符合生活习惯。
OFFICE ANYWHERE的OA系统导航条展示
泽佳OA系统无导航条对比
4.4用户入门教程需要分功能的在OA系统上面共享 4.5用户没有状态(status)控制
作为一个OA系统，用户需要长时间登陆网站，并且经常密集的和OA系统交互，找个时候我们就需要用户状态控制，比如在线、隐身、忙碌等等。
4.6应该增加一个公司简介和OA系统简介
泽佳OA系统作为员工和协作人员的公司门户网站一样，对于我们这个行业，公司流动人员比较多，也需要我们共同维护公司形象和公司宣传。
由于OA系统刚刚在我们公司上线，需要公司员工(OA系统用户)正确理解OA系统的功能，积极使用OA系统，提高工作效率。，泽佳OA还为员工积极参与企业的管理开辟了通道。泽佳OA办公系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与企业沟通的一个有效渠道，意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过员工的意见和改进建议，了解员工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动员工关心企业、热爱企业、积极参与企业管理的积极性。
4.7增加签到模块
OA系统作为公司管理系统的集成，公司员工(OA用户)完全可以用OA系统来签到。公司OA系统作为员工和工作管理的交互途径，完全可以作为签到的依据。目前所有的办公都趋于移动化，针对一些人员，签到是可行的。目前部分政府OA系统也已经实施次方案。
4.8 设计OA体验版
OA系统是一个可以复制并且可以赢利的产品，公司可以增加OA体验版，把泽佳OA系统用以赢利，帮助其它类似企业信息化建设。OA系统是网络虚拟产品，网络虚拟产品有着虚拟产品的特点，其中之一就是一次性开发，终身受用;同时也有梅卡夫法则(梅卡夫法则是指网络的价值以用户数量的平方速度增加。每增加一个投入单位，不仅能够得到投入者应有的报酬，而且还能得到超过该投入以外的收益。例如，假设社会上只装两部电话，只有两个人通话，这样总效用为2，边际效用为2;当第3个电话用户加入时，总效用增至6，边际效用为4;当电话用户增至4个时，总效用已达12，边际效用为6;以此类推，可以发现，用户的每一次扩大，得到收益的并不仅仅是新加入的用户，而是总效用的增加。)所以创建体验版是相当必要的，也是从众多OA开发商提取的宝贵经验。
4.9增加搜索帮助和注释
图4-9 泽佳OA检索举例
用户体验的重要指标就是简洁、方便和实用性。
SAP在这方面就做的非常全面和先进。
4.10增加批量导入功能
4-10 泽佳OA批量数据操作举例
系统新上线和系统信息更新的时候，批量导入的功能是非常强大的。批量导入就是可以把信息整合在一起，形成表格的形式，按照规则整体上传录入到系统内。这样快速而且实用的方式是很多其它OA系统都没有提供的，但是在整个系统的操作过程中，却是十分重要和实用的功能。
什么是OA呢?OA就是办公自动化系统是处理公司内部的事务，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。
一、OA系统的功能模块： 公共信息
公司信息：为员工提供了解公司最新动态的信息阅读、查询功能。
部门信息：相当于日常办公中公告板，可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。部门间的信息还可选择是否共享。
规章制度：管理公司内的政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等制度性文件，处理各种制度文件的在线存放、查阅，
工作论坛：为公司内部建立畅通快捷的意见和信息交流渠道提供了帮助。
个人事务
员工自我工作平台、协作平台。
个人计划：安排员工的工作计划，可分别制定日、周、月计划，并且上级领导可以查询下级员工的工作计划。
任务管理：员工、领导间的工作交流。任务分为阅读、接受、拒收、冻结、完成等状态，并支持任务内的即时沟通。
日程安排：本系统的日程管理为员工个人专用。一日日程会以详细的时间列表的形式把安排日程按照时间列排出来，方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作日程，并以日历方式按小时进行日程管理。通过查看日历可以选定日程表的不同时段来安排每天的事件、私人约会和任务，可以帮助用户养成预先计划的好习惯，有条不紊的处理复杂的事务，有权限的人员可查阅本部门或其它部门人员的日程安排;
日程安排可设置提醒，提醒方式为系统提醒、邮件提醒、短信提醒。
系统提醒：实时监视最新消息，若有新消息产生，开机状态下无论操作者在进
行什么工作，都会弹出提示窗口，并指明所提示信息的主要内容。
邮件提醒：内部邮件发送。跟据设定好的日程通过电子邮件来提醒下一步要做的工作。
短信提醒：跟据设定好的日期提配方式，通过手机短信的形式提醒下一步要做的工作。
个人通讯录：个人的通讯录管理，支持分组管理。发邮件时可引用个人通讯录的联系人。并可共享联系人，方便其它员工查询通讯录。同时系统还提供公司通讯录功能，提供公司员工的联系方式。
邮件管理
邮件系统：自动实现每个员工拥有自己的web邮箱，并可以同时收发来自企业内部及外部的邮件
公文管理
公文管理不仅包含“发文”、“收文”等的签批工作，还包括一切可以流程化、制度化的日常事务处理，如请假、销假、一般请购、重大购置、专项经费、预约、报修、其它请示、报销等。工作流管理子系统由“发文”、“收文”等数据库组成，能够实现工作流的电子起草、传阅、审核、批示、会签、签发和接收工作，处理反馈、催办、查询、归档等任务。“发文”数据库用于保存和处理各级单位发文。一份发文逐级通过主办和会办单位的审批，最后提交领导签发。重要的是，管理员可以使用本单位设计的发文稿纸，根据“人员、机构设置”数据库配置的情况，动态生成匹配的流程定义。
发件箱：新建工作流、已发送的工作流的查询。
收件箱：进行工作流审批工作，待审批的工作流、已审批的工作流查询。 代审箱：代替他人进行审批的工作流。 传阅箱：查看他人抄送的工作流。
模版管理：自定义工作流的模版，拥有权限的人员才可操作。 流程管理：自定义工作流的流程，拥有权限的人员才可操作。 档案管理：对已审批通过的工作流进行归档，支持无级分类。
电子签章：对需要审核、修改、签名确认的文档提供手写批阅，电子签章的功
能。
行政管理
会议管理：会议管理包括会议室预定、会议室查询、会议管理(会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置)等功能。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性，减少重复性工作，保持会议资料的一致性。
提供对会议的全过程进行管理，由会议室管理和会议通知以及会议纪要组成，会议室管理包括会议室的预定和会议室的预约查询，查询在某一个时间段内哪些会议室在用，哪些会议室可用。会议通知实现网上发布会议通知，会议通知的内容包括：会议时间和地点(即会议室)，参加会议的人员以及会议主要内容和会议准备事项等等。会议纪要记录会议的过程和内容，实现会后会议纪要从记录人到办公室、与会人、领导、阅读人，最后归档的网络流程。 办公用品管理：提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存数量和可领用信息查询。
系统提供公司物品的自定义分类，对于每一类物品的库存和领用和消耗情况进行精细化管理，结合本系统的工作流流转，公司内的员工可以使用公司规定的办公用品领用和办公用品申请流程，实现办公用品从申请到查询到领用的全过程管理。
固定资产管理：提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请等功能，实现网上资源管理，提高资源利用率。
还可实现对公司内的计算机、笔记本电脑等设备进行领用、归还的管理。 车辆管理：车辆管理同样与工作流程联系起来，车辆的使用要经过流程中的申请，批准的过程，有效地控制好车辆的使用，帮助公司合理的使用和管理公司的车辆，杜绝公车私用。
二、OA系统可达到的效果
公司随着规模的壮大,员工人数的增加必然导致在办公用品、劳保用品方面及其它资源方面的需求量也随之增多,各机构各部门在管理办公用品发放及统计方面难免比较混 3
乱，经常出现资源的浪费及库存状况不明的情况,有效的节约资源,库存自动冲减,有据可查. 很多工作未能流程化、制度化，管理成本居高不下。员工难以摆脱目前影响效率的工作习惯.OA系统可以规范各部门工作流体系，固化到系统当中，节约成本，方便管理，帮助员工改变以往的工作方式.
办公地点的增多及各部门间的相对独立,有可能出现公司新发布的信息，无法及时让全体员工知道。系统中公共信息模块可以更新每天即时的信息,政策等,让一些关键信息第一时间传达给每一个部门，并有签阅功能。
企业文件种类繁多，管理工作费时费力。系统中公文模版定制,自定义不同的格式,版面,体现出极大的灵活性。完成后的公文可以进行归档处理，进行保管以备各级领导查阅. 公司在车辆的申请及使用方面比较频繁,在系统中可以体现在车辆管理,可以有效的记录统计车库中车辆的使用情况,出车人,出车时间,耗油量„„做到公司固资产的有效安排管理,做到资源的节约及有效利用,实现真正的有据可依. 企业在不断发展的同时会有一些看得到的问题,也会有一些暂时隐藏的问题如: 公司的一些制度单纯依靠人为因素无法有效地执行。(工作流体系的执行力);领导交办的任务经常得不到有效的反馈。(任务系统);领导工作忙碌，无法顾及公司的方方面面。(提醒功能); 领导经常出差，无法及时掌握公司情况。(异地登录系统);日常工作由于某管理人员不在岗位而中断，无法继续向下执行。(委托代办功能).......
三、网络安全
防火墙
可解决内外网络边界安全，防止外部攻击，并根据IP地址、协议类型、端口等进行数据包过滤;
本网络系统具有自身保护能力，可防范对防火墙的常见攻击;
如果公司网络要整合或员工想通过在公司外访问OA系统，那就必须安装防火墙。
四、OA系统的可实施性的前提
任何软件系统是为了达到提高办公效率、方便管理、辅助办公的目的而研发的，所以要使用这套系统必须考虑以下几个问题：
1、 不能成为员工工作中的负担(否则员工糊弄了事，应付工作)
2、 能否符合企业各个部门的工作流程。(不要流程随着软件走)
3、 投资较大，能否发挥其价值。
五、公司现有系统分析
政务信息化动因
在各国积极倡导的“信息高速公路”的应用领域中，“电子政务”被列为第一位，信息化在社会中已经占据重要位置。电子政务中不可或缺的OA(办公自动化)系统建设也被越来越多的被提出，随着政务信息化建设的不断推进，各级政府、各个部门都已充分认识到加快政府管理信息化建设的重要性和紧迫性。
政务中OA提高工作效率
政务信息化建设，希望从思想观念、管理方式等方面进行信息化管理改革。办公OA一改往前复杂、低效的手工办公方式，使单位内部员工方便快捷的共享信息、协同高速的完成工作。OA系统的普及使得在政府内部，各级领导可以在网上及时了解、指导和监督各级部门间的工作情况，并更快、更方便地向各部门做出各项指示，这将带来办公模式与行政观念的一次崭新改革。
解决方案和核心应用
针对我国的电子政务建设中的多方面需求，九思软件推出自主研发的电子政务平台。与市场上其他同类电子政务类OA系统相比，九思软件电子政务平台实现了更多的超强核心能力。主要功能有：公文管理、工作流管理、协同工作、知识管理、公共信息、计划管理、在线交流、文件库等。
九思软件技术架构图
1.公文管理自动化
政务机关办公自动化的核心内容是公文处理，要求软件必须具备优异的公文处理能力，特别是在公文数量大的情况下的处理能力。用户会着重关注公文批量处理效果和效率提高能力。
九思软件OA系统公文管理模块，专业实现对组织公共文书的电子收发管理，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。解决公文传递速度慢，信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
2.工作流，促进单位强效管理 九思软件，业内最棒的工作流引擎，支持从设计到维护的全程图形化。通过严谨的的工作流设置，规范工作步骤，实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务在系统内的顺利流转和处理。
3.知识管理文件库，搭建信息共享平台
分级设立多级文档目录。实现政务各个机构的各类文件归档，并支持文档的各类操作，便于各类知识、信息、资讯的管理和共享。
4.融合通讯，建立内部通信平台
协同办公平台上提供多种形式的在线交流，如电子公告、论坛、网上调查、网上培训、网上会议、留言板、问题与建议。
5.协同工作，增加团队凝聚力
通过协同工作办公、信息传递、领导监察等功能帮助政务单位了解基层，体会责任，增加成员使命感，增加沟通监管力度，提升活力与生命力提高政务单位效率，更好的服务人民，政务形象进一步提高。
6.辅助办公
会议室管理、车辆管理、办公用品管理、固定资产等一切有形的物质都可以用系统来进行自动管理，系统提供实现了这些辅助办公的自动化。 7.自定义、扩展性功能强
政务OA在组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问权限、打印格式、统计等方面全面提供自定义功能。自定义项目选择条目丰富，才能很好地满足各机关单位现在和未来的办公自动化需求。同时，政务OA系统应采用开放式体系结构，各个模块功能独立实现，并具有标准接口，能为今后系统的升级和扩展打下良好基础，支持二次开发。
作为一款能够实现内外资源高效整合的信息系统工具，九思软件凭着数十年的服务经验，更好地体现出了电子政务的特点及优势，势将促进我国电子政务体系的飞速发展，引导我国电子政务走上一条更宽阔、更明朗、更高速的大道。
OA办公系统的稳定性分析转自：
一般用户关注最多的是的功能，其实像OA办公系统的性能、安全性、稳定性、扩展性也是非常重要的，一个运行稳定的OA办公系统不仅能够提升用户体验，同时能够大大降低系统维护的时间和成本，增强使用者对OA办公系统的信心。
1、 OA办公系统出错率
系统出错分为逻辑运算错误和程序执行错误，逻辑运算错误包括数据输入和输出错误，如：数据提交或保存，数据显示内容和结果错误;程序执行错误是指程序执行异常，系统死循环，不能显示正常的界面等。
2、 系统死机和系统的崩溃
系统运行一段时间后不能继续访问和运行，如：cpu占用率100%，内存消耗导致溢出等。
3、 性能稳定
A、并发用户的增多，导致系统不能访问、频繁出错、系统访问响应时间非常长
B、OA系统使用越长，积累的数据量越多，设计不合理的OA系统将会出现运行速度非常慢的现象。
4、 运行环境的异常导致运行不稳定
OA办公系统运行环境的异常包括，硬件服务器损坏、网络中断或不稳定、系统软件(操作系统、数据库等)问题、以及系统受到病毒和其他的攻击等。
5、 良好的技术架构和系统设计是OA办公系统运行稳定的核心保障
一个拥有良好架构和设计的系统，在实现OA办公系统功能的同时，兼顾了系统的性能、扩展性和安全性等其他方面。
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