办公用品管理办法

第1篇：办公用品管理办法

探讨事业单位低值易耗品和办公用品的使用管理

摘 要：我国一直注重廉政建设，倡导勤俭节约精神。在这样的社会环境中，事业单位作为国家发展建设中的主心骨和倡导正确社会风气的先锋队，理应在工作中贯彻落实勤俭节约的精神。低值易耗品管理作为单位之中不起眼的一项工作，能够以小见大真实的体现出单位内部控制水平以及风险防控能力，同时，单位的低值易耗品也是国有资产的一种，单位有义务和责任保证其安全与完整，减少浪费。据此，本文将从低值易耗品管理对于事业单位的意义切入，针对目前一些单位低值易耗品管理中存在的问题进行分析，最后提出管理对策，提升事业单位风险防控与内控水平。

关键词：事业单位;低值易耗品;办公用品;使用管理;问题与对策

对于事业单位来说，低值易耗品管理主要内容为从物品采购、耗费记录、领用管理制度以及组织架构这四个层面入手，采取一系列管理控制措施，使低值易耗品采购工作更加合乎规范，办公用品的耗费记录更加完整全面。通过制定相关制度，组建低值易耗品专职领用管理班子，來确保相关管理责任能够得到有效落实，同时也能够加强单位对于低值易耗品的管理水平，保障国有资产的安全与完整。

一、低值易耗品概念阐述与管理工作意义分析

(一)低值易耗品概述

对于低值易耗品的认定应当从两个维度展开，一是使用期限，大多数低值易耗品的使用周期不会超过一个工作年，其价值能够在这个期间得到全部体现，并且大部分都是实际存在的物体，例如纸笔等办公用品;二是其金额价值，在事业单位中绝大部分的低值易耗品其价值不超过一千元，大多处于10至500元这一区间，因此被称为低值易耗品。

低值易耗品同单位内部固定资产一样，同属于国有资产，但二者的不同在于，固定资产在单位各项工作的开展中占据十分重要的地位，能够对单位工作的开展起到决定性影响，需要定期进行维护管理。而低值易耗品不能够作为工作的支撑，也通常不会有专人专管。同时，它们的使用具有一定的灵活性。

(二)管理工作开展意义分析

低值易耗品的管理意义体现于提升单位财务工作的规范性和加强单位内部控制两个方面。

对于单位财务工作而言，为了给后续管理工作提供一定的数据支撑，在办公用品或其他消耗品采购与领用消耗层面，必然需要注重工作精细化与准确化。从这个角度来说，低值易耗品管理通过其管理工作的开展，推动了财务核算工作的规范性与准确性，在促进管理的同时也给其他依赖于财务数据开展的工作带来了一定的积极影响。

在内部控制层面，通过推动低值易耗品的管理，单位能够对物品采购进单位至领用消耗实现全周期的监控，进而规范单位内部人员的采购和领用工作，减少了资源的流失浪费。同时，对于采购工作的规范化管理也能够防止个别人员借采购名义中饱私囊，以此维护单位工作的廉洁性。

二、事业单位低值易耗品管理工作现存问题

(一)低值易耗品管理工作不受重视

大部分事业单位都具有其特有的主要职责，例如学校、医院，主要执行的工作是教育与医疗，不同单位直接工作的方向截然不同。但是，低值易耗品的管理存在于每一个行政事业单位之中。由于其涉及的金额相对其他支出而言偏小，并且同单位主要开展的工作并无特别大的关系，因此大多事业单位并不能够给予低值易耗品管理工作相应的重视。从管理层级来看，一些单位管理者由于本身所负责主导的工作较多，无暇顾及低值易耗品管理这种看上去收益不大的工作，会将管理重心倾斜于单位业务的发展。从工作执行层面看，多出一项管理工作必然会加大工作人员的工作量。同时，也由于一些工作人员认为自身主要职责不在于此，对于相关管理工作的开展缺乏积极性，导致相关工作得不到重视。

(二)低值易耗品购置消耗程序不规范

低值易耗品管理涉及的要素多，覆盖的工作部门广、工作量大，意味着单位需要将管理中的一系列内容精细化、规范化，程序化。在系列内容之中，低值易耗品的购置与耗费是会计核算工作中的基础。但是，目前大多数事业单位内部相关工作的开展并不规范。以我单位办公用品的采购为例，我单位在对办公用品与耗材的采购进行会计核算时，将其直接列入支出，而不是通过周转材料对其进行核算。一方面，不符合会计要求中的准确性与可靠性;另一方面，在后续管理工作开展需要采购财务数据提供支撑时，往往会因为财务数据的不准确、片面，而造成相关的管理工作难以开展或决策出现失误等情况，极大地削弱了管理工作的质量。

(三)缺乏健全的低值易耗品管理制度

低值易耗品管理同单位的内部管理一样，都需要制定明确且符合单位实际工作情况的管理制度，为管理工作提供参考与基础。当下，在大多事业单位中，存在着两种不同的情况。一是一些单位根本就没有制定相关的低值易耗品管理制度，物料领用管理粗放化，想拿就拿想取就取，每个部门没有物料消耗的定额，造成大量的办公用品与耗材浪费与流失;另一种是为了控制低值易耗品的使用，直接照搬一些相关规范，不根据单位实际情况进行修改，造成的结果是一些对于办公用品需求较大的科室部门常常出现物料紧缺的情况。而一些对办公用品需求量不大的部门又有较多物料。因为需要的不够用，不需要的又很多，所以造成了单位内部资源分配的不合理、不均衡。

(四)低值易耗品管理领用工作缺乏专人管理

制度在单位内的执行与落实需要由专人进行管理与负责，否则再科学、再完善的制度也得不到有效落实，也只能是在纸上谈兵，会对实际工作开展起到的作用微乎其微。这也正是目前大多单位存在的问题，低值易耗品的领用管理没有专人负责，相关制度就会得不到落实。举个最直观的例子，一些事业单位出于风险防控目的，根据自身工作情况制定了低值易耗品管理工作计划，也推出了一系列管理规范与领用登记制度。但是，由于缺乏独立的组织落实相关管理制度与规范，导致单位的低值易耗品管理工作迟迟得不到有效推进。资产无故流失与资源的浪费情况仍然存在，管理工作浮于表面，规章制度沦为一纸空文。

三、事业单位低值易耗品管理工作开展路径

(一)加强单位人员教育提升管理工作优先级

无论对于哪个方向的事业单位而言，低值易耗品管理的开展必然需要从提升管理优先级为切入点，以提升单位对其的重视度，为后续工作的开展打好坚实基础。

单位教育工作的重点应该落在对单位人员低值易耗品管理知识的普及上，加强单位内部人员对于低值易耗品管理的认识，让其意识到相关管理工作的开展能够切实影响到单位的本职工作，让单位职工认识到低值易耗品管理工作的重要性。在实施层面，可以邀请具有成功低值易耗品管理工作经验单位的财务人员来单位进行科普、展示，为员工介绍工作内容，阐述工作重点，对比工作开展前后所产生的一系列变化。以此来加深职工对于低值易耗品管理的理解，让他们意识到小物件也有大影响。通过这样的办法，从内部提升相关管理工作的优先级。

(二)规范低值易耗品采购和消耗核算工作

在树立低值易耗品管理理念为单位后续工作提供“软条件”的同时，单位应当及时规范低值易耗品采购与消耗会计核算工作，为管理工作的推进提供“硬支撑”。

首先，单位应当加强对财务人员专业能力的考核与教育，严格要求会计记录核算工作的统一登记，确保采购与消耗数据的准确性与完整性，可以通过复核审批查对的方式，确保财务数据的准确无误。在采购人员购进相关物料时，财务人员应根据财务准则，准确、完整的将物料进行核算记录，在相关部门领用时，再根据领用数量填写相应会计凭证。所制定的凭证交由财务主管进行复核，确认凭证制作正确之后，安排相应人员进行数量与物品类别核对，避免记错账的事情发生，确保后续管理决策的科学性。

(三)建立健全低值易耗品管理制度

为确保管理的有序开展，做到有规可循、有法可依。单位应当借鉴先进工作经验，充分结合自身工作情况，制定一套适用于自身的低值易耗品管理制度。

单位低值易耗品管理制度的确立，应当从调查与主体工作会议为切入点。单位应当进行一次低值易耗品资源使用情况的调查，统计汇总各个职能部门办公用品及其他耗材的使用情况，并制作部门耗材限额表。在此之后，召开制度建立主题会议，邀请各部门负责人参会。在会中根据所制定的部門耗材限额表进行讨论，对表中的各项数据限额进行调整并敲定终稿，后续部门低值易耗品的领用均以此表为依据。同时，建立领用等级制度避免重复领用事件发生，落实相关责任，确保制度的制定符合单位工作情况与实际工作需要。

(四)组建专职管理队伍落实低值易耗品管理工作

拥有一支独立的低值易耗品管理团队，不仅是确保单位相关制度得以有效落实的支撑，更是单位管理体制完整性的体现。

单位应该从财务部门抽调一至两名专业能力强的财务人员，组成低值易耗品管理专职小队，来负责低值易耗品的领用管理工作。其工作的主要内容为对相关物料的领用进行记录，根据所指定的部门物料限额表发放各个部门所需的物料，并要求领用人员填写领用登记表，确保相应的制度得以执行。同时，管理小队还应当定期进行物料使用情况的调查，及时发现物料剩余或不足的情况，上报给财务及管理层，适当放宽或收紧对相应部门的物料限额，以确保低值易耗品管理的灵活性与可持续性。

四、结束语

综上所述，低值易耗品管理作为事业单位风险防控工作的重要一环，能够真实反映单位的管理水平，也能够切实的影响到单位风险防控工作的质量。据此，事业单位应当从态度、制度及组织三方面入手，提升低值易耗品管理工作在单位的优先级，通过制度规范采购领用工作的开展，建立组织落实管理工作的效益。多管齐下，贯彻廉政办公的精神，保障国有资产的安全完整。

参考文献：

[1]李辉.机关单位低值易耗品精细化管理模式探讨[J].中国储运，2020(10)：128-129.

[2]李慧珺.加强行政事业单位国有资产管理探讨[J].科技资讯，2020，18(17)：53-55.

[3]张聪.浅析事业单位低值易耗品和办公用品的使用管理[J].财经界，2019(33)：85.

[4]李臻.检察机关低值易耗品精细化管理模式探讨[J].法制与社会，2019(28)：161-162.

作者：路建莉

第2篇：办公用品商业企业加强全面预算管理工作的重点与难点

[摘 要]伴随着我国经济的迅速发展，市场竞争也越来越激烈，企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须全面提升核心竞争力。而提升企业的全面预算管理对企业的长远发展非常重要，但当前的办公用品商业企业在进行全面预算管理的过程中却暴露出很多问题。本文根据我国办公用品商业企业的现状，对其在全面预算管理工作中存在的问题进行分析，并提出完善办公用品商业企业全面预算管理的建议，以期对企业今后的发展有所助益，促进办公用品商业企业的持续健康发展。

[关键词]办公用品;商业企业;全面预算管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.003

[

1 全面预算管理概述

1.1 全面预算管理

全面预算管理是指在企业未来的1个周期内(通常不会超过1年或者1个经营周期)，对企业的生产经营及财务资源等制订科学合理的财务计划，以便于有效地组织和协调企业的经营管理活动，实现既定的经营目标。全面预算也是被管理学家誉为为数不多的几个能把一个单位组织的所有问题融合在一个系统中的管理手段之一，它在企业的发展过程中起到关键性的作用。其主要特点是全方位、全过程、全员参与，即通过将企业的各项经济活动全部纳入预算管理体系，并在事前、事中、事后的全过程进行预算管理，且要求所有部门、所有岗位的员工全部参与到预算的编制和执行中，充分发挥其内部控制的实际效用。

1.2 企业加强全面预算管理的必要性

首先，办公用品商业企业通过加强全面预算可以将年度的经营目标及企业的发展规划进行细化分解，对整体经营活动进行有计划的量化安排，有利于企业目标的达成。其次，通过加强办公用品商业企业的全面预算管理，可以促进企业上下级和不同部门之间的沟通与交流，增进不同工种之间的相互了解，深化各级员工对商业企业营销目标的进一步理解和认同。再次，通过加强对办公用品商业企业的全面预算管理可以实现资源的合理配置，加强企业的内部控制，及时发现企业在管理中的漏洞，降低日常经营活动中的风险。且全面预算管理也是进行绩效考核的基础保障，是对员工实施绩效考核的主要依据，通过全面预算与绩效考核相结合，可以使办公用品商业企业和员工同时做到有章可循，真正做到按章考核、按章工作。

2 当前办公用品商业企业在实施全面预算中存在的问题

2.1 办公用品商业企业缺乏完善的全面预算管理体制

目前，虽然很多的办公用品商业企业已经开始重视全面预算管理，但在实际预算管理工作中仍然存在管理上的缺失。办公用品商业企业全面预算管理的实施需要从上到下、各个部门积极参与，而较强的组织管理力度是全面预算管理能够顺利进行的前提保障。但就当前办公用品商业企业的实际情况看，许多办公用品商业企业的全面预算组织力度有限，在企业全面预算的实际编制过程中各部门都互相推诿，由于没有明确的管理制度，各部门对预算过程中应该承担的责任和达成的目标不明确，认为全面预算的编制只是财务部门的责任，自己并不需要参与其中，因而导致全面预算的编制组织工作难以进行。

2.2 办公用品商业企业对全面预算缺乏准确的控制

办公用品商业企业的全面预算管理灵活性不足，对于市场价格变化缺乏灵敏度，办公用品商业企业对全面预算的控制不足，在全面预算管理过程中只是单纯地注重资金风险的控制，而对于在经营活动中资金的短缺风险，以及资金的使用效率问题缺乏高度的认识，一旦在这两方面出现问题，很容易导致企业出现经营风险。如果对于某一款办公用品的市场考察不足而大量购进，形成一定量的存货，而后又不能改变营销思路，导致产品积压，资金回笼缓慢，资金大量短缺，资金的利用率大大降低，最终将会影响企业的发展。另外，全面预算的执行还可以识别外部市场环境的变化，通过预算来强化应对市场风险的能力，但由于国内的许多办公用品商业企业的全面预算灵活性较低，导致企业识别整体目标的能力较低，增加了企业经营活动中的风险点。同时，对于办公用品商业企业来说，对产品价格的精准掌握是实现营销目标的制胜法宝，但许多办公用品商业企业对办公用品价格的变化却不能及时掌握，缺乏市场变化的灵敏度，在采购环节中价格对比要求不高，对采购预算的编制不够细化，可能会导致高價购进质量较差的办公用品，降低企业的利润率，削弱企业的市场竞争力。

2.3 全面预算执行力度不够，部门之间的协调配合度低

目前，虽然很多办公用品商业企业已经加大了全面预算的管理力度，也进行了年度全面预算的编制，但忽略了在实际经营活动中加强预算的执行力度。预算的执行是把预算编制的计划变成实际行动的一种方式，只有将计划目标落实到实际工作中，企业才能实现既定的经营目标，但是许多办公用品商业企业在预算的执行过程中，各部门之间互相推诿、扯皮，由于授权责任不明确，缺乏有效的制度约束，使其在实际执行过程中不能充分发挥商业企业全面预算的实际作用，导致预算指标不能按期达成，给企业未来的发展造成了一定的经济损失。

2.4 对全面预算的执行缺乏有效的考核奖评机制

管理者对企业内部各个部门及员工进行评价和考核，可以形成一种积极有效的监督机制，保证全面预算的顺利执行。而当前，部分办公用品商业企业的考核和奖评机制不健全，激励因素不足，导致员工在全面预算的实际工作中缺乏工作动力。一旦在全面预算管理工作中不能做到以人为本，缺乏良好的奖惩制度，则会影响企业全面预算的执行，阻碍企业发展目标的实现。

3 解决全面预算管理工作问题的建议

3.1 建立全面预算管理体制

办公用品商业企业要想顺利地进行全面预算管理工作，就必须建立一套完善、有效的预算管理制度，包括预算的编制、执行、分析和奖惩机制等制度。同时，还应设立专门的预算管理小组，以此为支撑，全面掌握和分析在全面预算执行过程中出现的各种问题，使全面预算管理工作实现规范化和制度化，充分调动公司各个部门及所有员工的积极参与性，将预算编制和执行的责任落实到具体的部门和个人，加强预算各个环节的监督管理工作，保证从上而下、层层落实，将全面预算管理与企业的发展紧密联系起来，尽可能地减少和避免预算执行的偏差，实现全程监控，促进全面预算指标的有效达成。

3.2 加强全面预算的控制力，提高灵活性

加强对预算的控制力是保证全面预算顺利执行的有效途径，而加强预算控制力的前提是做好预算分析和市场考察工作。做好预算分析可以起到控制和预防的作用，做好市场考察工作可以充分掌握产品的市场价格及销售情况。办公用品商业企业可以通过同比分析法、环比分析法和差异分析法，对每月及全年的销售情况进行全面分析，分析不同品牌、类别的产品对利润的贡献率，以便在预算执行的过程中进行全面控制，及时做出顺应市场行情的调整。另外，办公用品商业企业要对产品的市场价格进行多方考察和对比，充分调研不同品牌之间造成价格差异的主要原因，进行价格的细化，及时了解产品的优势，以便企业对不同的办公产品制订准确的采购计划。

3.3 明确发展目标，增强预算执行力，加强部门之间的协调配合度

办公用品商业企业要想提升全面预算的执行力度，首先，应该在预算编制过程中明确预算目标，使员工对自身的工作目标有一个精准定位，模糊不清的经营目标会影响员工的执行力，最终也会使企业对员工的考核无法进行准确的评定。其次，在预算的编制和执行过程中，辦公用品商业企业应该强调各个部门之间的协调配合度，积极调动不同部门之间的员工协同工作，促进员工之间及时进行沟通，使预算执行过程中的问题能够被及时发现并改正，保证全面预算的良好执行。

3.4 完善考核奖励机制

建立全面预算的考核和奖励机制，依据财务指标和非财务指标的完成情况考评员工的业绩，可以更好地激励员工的工作积极性，充分调动员工全面预算执行的主动性，有利于企业销售目标的实现。办公用品商业企业可以对业绩良好的员工进行外派学习来进行激励，提升其工作技能，还可以通过物质和精神的双重奖励，鼓励员工更好地为公司的未来发展贡献力量。

4 结 语

全面预算管理对于商业企业的发展具有重要意义，办公用品商业企业要想在激烈的市场竞争中提高自身的核心竞争力，就必须加强企业全面预算的管理力度，做好全面预算的编制和执行工作，明确办公用品企业的发展目标，时刻把握市场导向及价格变化，提高各部门对全面预算的编制参与度和预算执行过程中的协调配合度，明确全面预算执行的考核和奖惩机制，使全面预算管理在办公用品商业企业的经营活动中发挥积极作用，使办公用品商业企业在未来的发展中取得更好的成绩。

主要参考文献

[1]王卉.浅谈商贸企业全面预算管理现状及改进措施[J].中国外资，2012(23).

[2]吴激.企业全面预算管理研究[J].时代金融，2013(4).

[3]王海艳.商贸企业推行全面预算管理方法及步骤探讨[J].行政事业资产与财务，2016(21).

作者：邵玉华

第3篇：浅析办公室管理中的办公自动化

[摘 要]办公室管理是企业发展的重要组成部分，传统办公室管理需使用大量的人力，而随着科学技术的发展，尤其是计算机技术的应用，现代化办公室管理已无须大量人力，结合互联网技术，还可以实现办公室管理的办公自动化，在提高办公室管理水平的同时还能加强办公室内部各部门间的沟通与交流，以促进办公室管理进一步发展。本文简单阐述了办公自动化的发展历程，分析了办公室管理中应用办公自动化软件的条件及优化措施，希望能够为相关人员提供借鉴。

[关键词]办公室管理;办公自动化;企业发展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.031

[

办公自动化，简称OA，是伴随社会信息化发展而产生的一种新型办公方式，是指将现代化办公与计算机的网络功能进行相互结合而实施办公的方法，包括人机两大要素，可实现文字处理、文档管理、信息交流和决策支持等功能。近年来，办公自动化技术不断发展，其功能也逐步从原来简单的文字校对发展成为现今的信息检索、数据分析等方向。办公自动化在办公室管理中的应用有效提高了办公室管理的效率，促进了办公室管理的信息化发展。

1     办公自动化的发展历程

1.1   起步阶段

办公自动化最初是以結构化数据处理为中心，以文件系统或关系型数据库系统为基础，来进行文件处理以及档案资料管理。在此阶段，办公自动化并未对数据进行开发与应用，尚不是真正意义上的自动化。

1.2   应用阶段

发展至应用阶段，由于网络技术的引进，包括互联网、局域网、内部网络等，办公自动化发展成为以网络为基础、以工作为中心的系统化技术，可实现文件、信息的共享与互动，实现了办公工作的革命性变化，有效提高了办公工作的效率，提高了管理与组织模式的规范性。

1.3   发展阶段

到发展阶段，办公自动化逐步成熟，其应用也从原来的行政办公信息服务逐渐延伸至组织内部的各项管理活动。同时，随着社会经济的迅速发展，办公软件愈发重视客户的需求，为了能更好地满足客户需求，办公自动化的应用范围不断扩大，应用技术水平也不断提高，为办公室管理提供了越来越多的便利，促进了办公自动化的普及与深入应用。

1.4   发展方向

在未来的发展中，随着数字技术的不断成熟，办公自动化势必会朝数字化方向发展，也就是说，办公业务都会在网络环境中开展，不仅需要互联网技术以及相关软硬件的支持，而且还需要物联网技术的支持。

2     办公室管理中应用办公自动化的条件

人、机两大要素是办公室管理中应用办公自动化的基础条件，除此之外，办公室管理中应用办公自动化还需使用其他平台，并建立相应的制度。

2.1   通信平台

办公室管理中所使用的信息、资料、文件等均源于企业内部的各基础部门，为了能实现资源的共享与传输，就必须建立相应的通信平台，将企业内部各部门联系起来，为办公自动化提供信息支持。

2.2   信息发布平台

领导层在做出某项决策之后，需尽快发布此决策信息，以使各基础部门能迅速贯彻与执行。传统办公室管理模式对于小企业而言仍适用，但若企业规模较大，采取传统方式传达信息耗费的时间较长，不利于信息的及时发布与贯彻执行。而利用办公自动化的信息发布平台，则可迅速将企业领导层的决策发布出去，日常也可用于发布某些重要通知。

2.3   工作流程自动化

针对某些重复性较高，而技术含量不高的工作，可利用办公自动化系统完成，如处理日常公文、收发文件、请示报告等。另外，还可以利用办公自动化系统监督和跟踪某些工作流程，以保证工作质量，提高工作效率。

2.4   文档自动化管理

传统办公室管理主要采取手工方式对文档进行管理与检索，此办公方式不仅费时费力，而且还无法保证办公效率。再者，随着企业的发展，企业的文档量不断加大，若未进行良好管理，或管理方式不恰当，不但会导致文档丢失，而且还会增加文档检索的难度。而文档自动化管理，通过利用办公自动化中的各个软件，可采取Word、Excel等方式将文档保存起来，并建立文件夹，使文档能分门别类地被放置，有利保存文档，也有利于检索后期文档。

2.5   辅助办公

辅助办公所涉及的内容较多，诸如会议、车辆、书刊、物品等的管理均可利用办公自动化实现，日常办公也可利用办公自动化实现，必要的是须先输入这些信息，或采取专门的管理软件，与办公自动化实施联动。

2.6   信息集成

不管是哪个单位，其都拥有大量的业务系统，其中也包括单位的信息源，为实现以企业信息源为基础的自动化管理，就需对办公自动化与业务系统实施集成，确保相关工作人员能迅速获取整体信息，以提高其反应速度与决策的科学性。

2.7   分布式办公

分布式办公是针对规模较大的企业或单位而言，此类企业或单位通常拥有较多的分支机构，常需跨地区或移动办公，此时就需分布式技术的支持。

3     办公室管理当中应用办公自动化的优化措施

现办公室管理中对于办公自动化的应用已非常广泛，应用形式也多种多样，包括应用于简单的办公事务、信息管理、管理决策支持、云计算应用和物联网技术的应用等，促进了办公室管理的自动化发展，也提高了管理水平。但在实际应用的过程中，为了能充分发挥办公自动化的作用，还需对其进行适当优化。

3.1   重视人员的业务培训

办公室管理人员是办公室管理的生力军，也是办公室管理中应用办公自动化效率与效果的核心，业务能力及技能水平会直接影响办公室管理中办公自动化的开展与应用。以互联网与电子信息技术为基础的办公自动化，具有更新快、技术要求高等特征，办公室人员若无法紧跟办公自动化发展，不能滿足办公自动化开展的需求，就会影响办公自动化应用的效果，也无法充分发挥办公自动化的作用。另外，办公自动化不但要求办公人员掌握现代化硬件与软件设备的使用方法，而且还要求办公人员了解一定的管理、统计、社会等学科知识。为此，必须重视办公人员的业务培训，以提高办公人员的办公自动化技术应用能力。办公人员需熟练掌握常规办公软件的使用，包括Word、Excel、PPT等，同时还要能熟练运用本专业的办公软件，如电子信息专业的C++、制图专业的CAD、美工专业的Photoshop等。企业管理人员应为办公人员提供培训机会，为办公人员营造良好的培训环境，以激发办公人员主动学习，不断提高自身的综合素质。例如，在引入新的办公设备或办公系统之后，可组织办公人员进行集中培训，以了解新的办公设备或系统的用途，并掌握其操作方式。另外，还可以通过“以老带新”的方式，将新进员工与老员工组成一对“帮扶组”，使新进员工能尽快熟悉办公环境，掌握各类办公设备或系统的使用方法。针对表现好、进步快的办公人员，应给予物质或精神奖励，以激励员工，不断提高员工的整体办公业务素质。

3.2   加强技术创新

办公自动化在历经多年发展之后，现已形成了一个相对完善的网络办公体系。与此同时，伴随办公室管理业务及相关技术的发展，办公自动化必然也须进行创新。就企业方面来看，办公自动化对于办公室管理而言至关重要，要想持续发挥办公自动化在信息收集与查询、决策支持等方面的作用，就必须逐步引入行业最先进的技术，以升级企业的办公自动化系统。例如，应引进容量大、运行速度快且具强兼容性的硬件设备，以保证办公自动化系统运行的稳定性;应加强各项技术系统整合，以提高办公室管理的办公自动化程度，为企业开展各项工作提供技术支持。

3.3   提高硬件质量，改善硬件环境

硬件设备是办公室管理中开展办公自动化的基础，为能推动办公室管理的办公自动化进程，就有必须提高硬件质量，改善硬件环境。目前，办公自动化主要依靠计算机、互联网、数字化设备等对文书、档案进行自动化管理，硬件质量的好坏直接影响着软件运行的安全性与稳定性，进而会影响办公室的自动化管理。因此，首先应重视提高硬件质量和改善硬件环境。不管是软件，或是硬件，其都是由人操作的，为确保应用效果，就有必要引导相关工作人员掌握硬件设备的正确使用方法，培养其使用现代化设备的意识，并适当引入性价比高、性能好的硬件设备，以促进办公自动化工作顺利开展。

3.4   提高文书档案的安全性

办公自动化固然给办公室管理带来了很多便利，但同时也带来了一定的安全风险。为此，必须采取针对性的有效措施，以确保办公室信息的安全性。一般情况下，采取微缩技术将带有印章、手迹或字迹模糊的文书进行图像性质的文件转换，再利用计算机系统对其进行加密，即可有效避免信息丢失或被篡改，同时此方式还能有效节约文书档案的存储空间，便于后期查阅。日常工作中可使用路由器或者防火墙设置内部网络的安全防范，并将内部网络与外部网络进行隔离，以保证办公室内部网络的安全性，避免信息丢失或被窃取。此外，还要注意定期查杀病毒，以免信息遭到破坏或泄露。

4     结 语

办公室的管理水平与效果在很大程度上会影响单位的形象与管理效能。办公自动化是当前办公室管理的重要技术手段，为了帮助单位塑造良好的外在形象，提高单位的管理效能，就必须重视办公管理中的办公自动化，一方面要从思想上重视办公自动化的地位与作用;另一方面要为办公自动化的应用创造良好的外部条件，以加快办公室管理自动化的进程，从而既能够提高办公室管理人员的工作效率与规范性，还能加强办公室内各部门间的沟通，以提高部门间的协调能力。

主要参考文献

[1]郭英俊.办公自动化在办公室管理中的应用探讨[J].企业改革与管理，2017（9）.

[2]张光武.办公自动化在办公室管理中的应用分析[J].电脑编程技巧与维护，2016（8）.

[3]郭毅.办公自动化在办公室管理中的应用探究[J].企业文化，2016（4）.

作者：胡明慧

第4篇：办公用品管理办法

第一条 为了进一步加强公司办公用品管理，节约办公经费、强化相关人员的责任意识，根据公司的实际情况，特制定本办法。

第一节 管理职能

第二条 公司办公室负责办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并由总务管理员具体负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。

第三条 公司各部门、工作站指定专人(部门内勤或报核员)对本部门的办公用品进行管理、计划申报、统一领取及控制使用。

第二节 管理的内容与要求

第四条 办公用品的申购

1.办公用品实行每月申报一次，由使用部门所指定的办公用品管理员负责定期清理本部门办公用品的使用情况，有计划的填写《办公用品申购单》，并经部门负责人审定同意后交公司办公室总务管理员统一汇总。如当月无申购需求，可勿需申购。

2.总务管理员在接到部门、工作站的申购单后，根据公司《费用开支管理办法》的“办公用品费用定额控制标准”及原领用记录，进行定额控制初审，将申购单连同初审意见报办公室主任审批同意后，实施采购任务。对于申报数量多、金额大的申购单，除以上审批程序外，还应报请公司分管副经理审批同意后，方可实施采购。

3.除正常配置的通用办公用品外，若部门还需其它特殊的办公用品或贵重办公用品、办公家具等，需经使用部门提出书面申请，由办公室进行必要的调查后由报公司分管副经理审核是否采购。 4.部门需印制的印刷制品(业务表单)，必须由使用部门负责人填写《业务表单印制申请表》，并附上经本部门校对后的正式规格样表，交办公室总务管理员，报请公司办公室主任和分管副经理审批后方可印制。

5.办公用品申报时间为每月的8日前，超过8日的视为次月的申报。

第五条 办公用品的采购

1.负责采购的人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用、质量可靠、价格合理的办公用品。

2.工作站有不方便由公司统一采购的办公用具(如办公家具、卫生用品等)，由工作站按程序申购后，经办公室总务管理员进行定额控制初审，在申购单上建议是否可由站内自行购买意见，报请公司办公室主任审批同意后，按经费审批权限报批，否则不予报销(报销时需附上经审批的申购单)。

3.办公用品入库前，总务管理员应认真检查验收、建帐登记、妥善保管，做到帐物相符。对不符合要求的用品，应及时办理调换或退货手续。

第六条 办公用品的领用

1.办公用品本着月初申购、月中旬领用的原则，要求每月8日前计划申购，13～18日由使用部门的办公用品管理员统一领用。除特殊情况外，其他时间、其他人员不得随意领用。

2.办公用品领用必须认真履行手续，严禁先借后领的行为。 3.各部门、工作站应按公司《费用开支管理办法》的“办公用品费用定额控制标准”严格把好申购和领用关。保管人不得随意超标发放，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。

4.核定的定额费用实行增人增费、减人减费原则，各部门增人或减人，其费用由办公室根据公司人员变动情况进行调理。

第七条 办公用品的使用

1.严禁将公司办公用品挪作私用，职工在调、离职时所领办公用品应一并退回办公用品管理员处，并及时作好移交手续(消耗品除外)。

2.公司员工应本着节约的原则爱惜和使用办公用品。 3.办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

4.各部门、工作站可根据规定的办公用品定额控制标准，合理确定各使用人的使用标准及配置范围。

第三节 办公用品的分类

第八条 公司办公用品根据使用性质分为办公文具、办公家具两大类。

1.办公文具：根据办公用品管理的程度及使用的年限来分，分为管制文具、管制用品和办公耗材三类。

(1)管制文具：指使用年限较长的办公文具，要求使用部门造册登记，建立保管人和移交手续;不每年配置，如有损坏，自第二次发放起必须以旧换新;如遗失应由责任人或部门自购赔偿。

①书写文具：笔筒、白板等。

②电器文具：电话机、柜台送话器、灭蚊器等。

③装订文具：装订机、打孔机、订书机、启钉器、剪刀、美工刀、各类票夹等。

④档案文具：塑料文件盒、塑料文件架、塑料文件柜、塑料夹板、塑料文件单夹(双夹)、档案专用章等。

⑤专用文具(制图、财务)：直尺、制图多用尺、算盘、计算器、验钞机、编码机、财务专用印章、日期章等。 ⑥其他文具：玻板、工作吊牌、工作座牌等。

(2)管制用品：指使用年限较短的办公用品，每年限量定额配置使用，①书写用品：签字笔、圆珠笔、白板笔、白板刷、台笔、记号笔等。

②装订用品：单面刀片、美工刀刀片等。 ③档案用品：抽杆文件夹、塑料文件袋等。 ④专用用品：沾水盒、印泥、印台等。

⑤卫生用品：毛巾、水桶、拖帕、扫帚、撮箕、垃圾篓等。 ⑥其他用品：

(3)办公耗材：依据历年领用情况制定控制基数，限量定额配置使用，随部门或人员工作性质的改变适时调整。

①纸质耗材：记事本、工作笔记本、会议记录本、收发电话通知记录本、复印纸、速印纸、复写纸、信封、信笺纸、标签贴、各类文头纸、各类业务表单等。

②书写耗材：铅笔、签字笔芯、圆珠笔芯、橡皮擦、修正液、钢笔墨水、白板墨水、粉笔等。

③电器耗材：各类电池、镇流器、各类灯泡、灯管等。 ④装订耗材：大头针、回形针、订书针、胶圈、强力胶水、普通胶水、各类胶带、打包带等。

⑤档案耗材：收(发)文登记簿、档案装订针(线)、牛皮档案袋、牛皮档案盒、人事档案袋、文秘档案盒、卷内文件目录、案卷目录、卷内备考表、档案杀虫剂、档案干燥剂等。

⑥卫生耗材：纸杯、香皂、肥皂、洗衣粉、洁厕粉、垃圾袋、杀虫剂、灭鼠药、灭蚊片、蚊香等。

⑦专用耗材：财务凭证(帐本)封面、各类财务帐本、费用(出差)报销单、领(借)款申请单等。 ⑧其他耗材：印泥油等。

2.办公家具：办公桌、椅子、文件柜、平柜、沙发、茶几、会议桌、床、床垫等。

第九条 公司办公用品根据管理主体分为部门管理、个人管理两类。

1.“部门管理类”办公用品:系由部门共同使用的办公用品，如打孔机、大型订书机、打码机、白板、电话机、验钞机等。

2.“个人管理类”办公用品:系由个人使用保管的办公用品，如笔筒、剪刀、文件夹、文件架、计算器、个人书写笔、直尺等。

对于实行部门共用的个人管理类办公用品，部门在领用时应先确定责任人，在责任人调、离职时应办理移交手续(消耗品除外)。

第十条 办公用品费用定额控制标准按管理主体来进行定额控制管理。

1.“部门管理类”办公用品费用：根据办公点类别、数量，以定额标准为依据，进行控制管理。

2.“个人管理类”办公用品费用：根据岗位分工及工作需要，以定额标准为依据，进行控制管理。

第十一条 各部门、工作站领用的办公用品费用开支情况，由总务管理员根据部门当月实际领用情况，于每月23日填报公司计划财务部核算成本费用。

第四节 办公用品的报废

第十二条 办公管制文具因使用期过长需要报废处理时，使用人应向本部门、工作站办公用品管理员提出办公用品报废申请，经部门、工作站负责人审核，报公司办公室登记审核，确定无法再使用方可报废并以旧换新。 第十三条 贵重用品、办公家具因使用期过长需要报废处理时，使用部门、工作站应向公司办公室提出书面申请，报请办公室主任和分管副经理审批后方可同意办理报废注销手续(或实施审批新申购手续)。

第5篇： 办公用品管理办法

第一条 为了厉行节约，杜绝浪费，严格控制办公费用支出，有效规范办公用品的管理，以使办公用品物尽其用，本着“节约高效”的原则，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 办公用品的范围：

日常办公必备的笔、墨水、笔记本、订书机、文用纸、计算器、电脑耗材及其它零星办公用品、用具等。

本办法将办公用品分为消耗品、管制消耗品、管制品三类，分列如下：

消耗品：墨水、铅笔、刀片、胶水、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、 卷宗、信纸、橡皮、便条纸、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等。

管制消耗品：打印机墨盒、色带、签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池等。

管制品：办公桌椅、剪刀、钉书机、打孔机、资料夹、大型削笔器、算盘、钢笔、计算器、米尺、印泥、印台等。

第三条 办公用品由总经理办公室负责统一采购、发放、管理、监控。各部门到总经理办公室按计划领用。

第四条 办公用品的领用发放

(一)办公用品采取包干制。标准如下:公司领导20元/人∙月，部门领导15元/人∙月，办公人员10元/人∙月。上述人员每月按规定内的标准开支，超出标准的不予开支或在下月费用中扣除。

(二)由总经理办公室为每个部门设立“办公用品领用记录卡”，统一装订成册，于领用时分别登记，以控制办公用品消耗。

(三)各部门指定专人负责统一领用、管理，定期到总经理办公室办理办公用品的领用、登记手续。领用时填写领料单，经部门负责人签字确认并加盖部门印章后领取。各部门必须建立办公用品消耗台账，并随时接受监督和检查。

(四)管制消耗品和管制品实行限定领用;管制品用完需再领用时，需以旧换新，否则不予核发。

(五)大型会务和综合性部门及事务单列计划由分管领导审批领用。

(六)办公用品领用发放时间固定为每周星期一和星期四下午，如有特殊情况急需领用可灵活处理。

第五条 办公用品的采购

(一)办公用品的采购按物资采购控制程序执行。相关印刷制品则由总经理办公室根据计划和实际需要按照《招投标管理办法》进行招标订制。

(二)各部门月末清点当月的办公用品消耗情况，每月23日向总经理办公室提出购买计划，依程序审批后由总经理办公室集中采购。程序为：申请购买的部门填写《办公用品采购计划表》(一式两份)，经分管领导签字同意后，交总经理办公室报送总经理审批之后，方可实施采购。如有特殊情况急需购买的办公用品，经有关公司领导同意后，可通知总经理办公室提前购买，再行补办手续。

(三)各部门在《办公用品采购计划表》中必须注明详细的品种、规格、数量与用途等，以便于购买;印刷制品对外付印时，也须注明品种、尺寸规格、纸张质地、标准式样与数量等。

(四)原则上安排两人以上参与办公用品的采购工作，比质比价，货比三家，真正做到物美价廉。对于日常使用的大宗采购，可以通过招投标确定了供应商，实行定点采购，利于办公用品的配送和结算工作。

(五)办公用品购回后，总经理办公室对照计划表进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确认无误后入库，并做好办公用品进、销、存台账，写明购买日期、品种、数量、单价和金额等。

第六条 办公用品的管理

(一)公司财务处有权对办公用品的采购及消耗情况进行监督，原则上按月结算，当月的办公用品采购汇总表附购货发票后作为报销依据。

(二)总经理办公室必须严格把关，坚持成本最小化原则，实施低成本采购，严禁超计划采购和无计划采购，保质保量优价地完成办公用品采购任务。

(三)月终，总经理办公室根据各部门的消耗月报进行汇总，统计各部门办公用品使用量及使用金额，将各部门办公用品费用支出纳入部门考核项目之列。

(四)印刷品(如信纸、信封、表格……)与各种办公用纸实行动态管理，即相关部门实行按月盘存，填报库存表，以利采购和印制，保障需要。

(五)管制品须由各使用部门造册登记，建立保管人和移交手续;对管制品有意损坏、遗失或管理不当造成经济损失的，由责任人或部门自购赔偿或照价赔偿。

(六)办公用品系为公务活动提供，严禁取回家私用。

(七)新增加人员，凭人力资源处的“人员调动”通知，给予配发办公用品;当使用人员调离管理岗位或离开本单位，应及时退回其领用的订书机、打孔机等耐用办公用品，专管人员进行登记备案后，再行分发使用。

第七条

本办法由总经理办公室负责解释。 本办法自2006年4月20日起施行。

第6篇：办公用品管理办法

第一条 为加强事业部办公用品管理，降低管理费用，特制定本办法。 第二条 本办法适用于事业部办公用品的购置、领用及管理。 第三条 办公室是事业部办公用品的归口管理部门。 第四条 办公用品分类

办公用品分为非易耗品和易耗品两类，具体分类如下：

1、非易耗品：如办公桌椅、沙发、档案柜、复印机、传真机、计算机、打印机等办公设备。

2、易耗品：如签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、墨水、回形针、大头针、订书针、复写纸、刀片、硒鼓、墨粉及其它常用消耗品;

第五条 办公用品购置及领用

(一) 大宗办公用品由事业部统一招标，确定供应厂家;

(二) 易耗品购置

1、办公室根据事业部费用预算及各部门工作性质核定各部门办公用品额度。

2、各部门每月20日前将采购计划报办公室,由办公室经理审批后购买。

(三)非易耗品购置

非易耗品采购由各部门每月20日前将办公用品采购计划报办公室审核，分管领导批准后，由办公室统一购置。凡属固定资产的办公用品，由各部门上报采购申请，分管领导审批后提交办公室，财务总监审核，总经理审批后由办公室统一购置。

非易耗品领用时，各部门领用人员需持原发放办公用品到办公室以旧换新。

Ⅰ-01-01 第六条 办公用品管理

(一)办公室可以根据实际情况对事业部办公用品提出调拨意见，经分管领导批准后实施。

(二)办公用品原则上采取零库存管理，事业部统一制作的标识类物资如信笺、稿纸等除外。

(三)非易耗办公用品须登记造册，由办公室建立办公用品管理台帐，明确办公用品名称、规格、价值、归属、保管人等。

(四)办公室根据办公用品管理台帐不定期检查各部门办公用品使用情况，发现私换、丢失或其它弄虚作假现象将严肃处理。

(五)员工调岗离职前需清点所属办公用品并将交接手续报办公室确认，否则不予办理离职手续。

第七条 办公用品的使用与维护

(一)各部门办公用品责任人对责任范围内的办公用品负管理和维护责任。

(二)因使用不当，造成办公用品损坏的，根据实际情况由损坏者进行赔偿。

(三)办公用品维修由使用部门向办公室提出书面维修申请，由办公室组织维修。

第八条 财务部根据核定的办公用品额度对各部门费用进行控制，未审批所发生的费用不予以报销。

第九条办公室在购置非易耗办公用品时，应考虑办公用品规格与样式的统一。

第十条 事业部的重大会议或重要活动所需办公用品由组织部门提交书面申请，按规定程序审批后由办公室组织统一购置、发放。

第十一条 为了统一企业标识，树立事业部形象，所有标识性办公用

Ⅰ-01-02 品(如名片、门牌、宣传类物品)统一由办公室策划、设计，报总经理审批。

第十一条 本办法由办公室负责解释。 第十二条 本办法自下发之日起执行。

Ⅰ-01-03

第7篇：办公用品管理办法

为加强办公用品管理，保证日常办公需要，本着严格开支标准，合理财务支出，厉行节约，杜绝浪费，提高资金使用效益的原则，制定本办法。

一、 办公用品的采购与供应，坚持保证工作需要，严格供应标准，规范采购渠道，完善发放手续的原则。

二、 办公用品采购与供应由行政部负责，根据工作需要，按照“采购管理制度”等有关规定，实行统一计划，集中采购，集中供应，专人管理，造册登记，按部门发放。

三、 办公用品包括：

1. 易耗办公用品类 ：便笺、信纸、复写纸、信封、文件袋、打印纸、复印纸、印章、印油、订书钉、大头针、曲别针、图钉、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、直尺、记事贴、笔记本、票夹、收据、自动铅笔芯、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、修正液等;

2. 耐用办公用品类：订书机、笔筒、剪刀、电池、耳机、U盘、计算器、印台等。

四、 办公用品发放以部门为单位，由各部门指定专门负责人(助理)负责。各部门应于每月1日或15日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门助理填写“常用办公用品采购申请单”交行政部。各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门助理填写“临时物品采购申请单”并在备注内注明急需采购的原因，报部门总经理批准后由行政部负责实施采购。行政部负责人审核后，由行政部指定专人(库管专员)发放。对专业性物品的采购，由需求部门协助行政部共同进行采购。临时急需物品可经行政部同意后，由使用部门自行采购。

五、 办公用品实行登记造册管理，由行政部建立部门请领消耗登记簿，每季度核算一次，做到开支有数、账簿相符。

六、 办公用品一般情况下，实行每月限量采购供应。若需求部门超出本部门采购额度，原则上不予采购，如有特殊需求，需注明采购原因，报部门总经

理特批。其中采购额度如下： 1. 研发技术部门：每人每月3元额度 2. 研发综管：每人每月10元额度 3. 运营部门：每人每月5元额度 4. 运营综管：每人每月10元额度 5. 游戏战略发展部：每人每月15元额度 6. 数据安全及管理中心：每人每月5元额度 7. 综合管理部门：每人每月30元额度

七、 办公用品领用

1. 员工入职时，在行政部统一领取“新员工办公用品套装” 1) 技术人员：笔记本、签字笔、标签纸、涂改液

2) 综合管理人员：笔记本、签字笔、标签纸、涂改液、订书器、计算器、笔筒、剪刀。

2. 日常办公用品领用应由员工于助理处填写“物品领用登记表” 3. 耐耗办公用品员工一次申领后，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。

4. 员工领用单价在20元以上的物品，须经部门总经理核准同意。

八、 办公用品使用

1. 严禁将办公用品带出公司挪作私用。

2. 员工离职时应依“物品领用登记表”所领物品退回(“易耗办公用品类”除外)

3. 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 4. 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。 5. 办公用品若被人为损坏，应由负责人照价赔偿。

九、 以上管理办法自2017年10月1日起实施。

第8篇：办公用品管理办法

阜新市北方防爆器材总厂2010年版 CB007

办公用品管理办法

办公用品是由于工作需要配备的用品，其中包括打印纸、笔、电脑易损件等，因此由于工作性质、业务的不同所发放的用品和发放的对象也有所不同，为了保证正常办公，节约办公费用支出，合理控制办公用品的采购与发放特别制定本办法。

一、办公用品的采购要定期按计划采购并发放。各部门的各类人员根据个人需要，填写申请单，申请单应说明需要用品的用途、数量等，部门负责人审批后报办公室分管员处。办公室根据各部门报来的申请单编制办公用品采购计划，每月一次，采购计划的编制要说明办公用品需要申请的部门及申请人、采购数量，计划报厂长批准后，一份交办公室，财务安排支款，一份由分管人留存，一份交物资采购人员按此采购。

二、采购人员将购入的办公用品交办公室分管人员验收后由验收人员填写办公用品入库单，入库单一式二份，一份交采购人员随发票同到财务部门报销，一份留存据此登记入帐。帐册上要注明时间、购买人、数量。

三、入帐后的办公用品，放时要由需求申请人签字后领取，领取时要填写领取时间及领取数量。

四、各部门需要印文章、表格、图纸等须由经办人填写打印申请单经部门负责人签字后方可复印。由办公室分管人员监督登记，复印必须同部门批准的申请单内容、数量一致，如发现内容、数量不符时办公室分管人员必须拒绝复印，否则处于当事人和分管人员30-50元罚款。

五、对技术专业办公用品领用人要妥善保护，岗位变更或辞职时需交回或移交给接任工作的人员使用。

六、元珠笔、信纸、稿纸等根据需要可到厂办领取，元珠笔只可更换笔芯，损坏的以旧换新，丢失自负。

七、其它物品如水壶、盆、桶等要写出申请报告，说明原因方可领取或补发，个人原因损坏的要负责赔偿，各部门各类人员要本着勤俭节约的原则。

第9篇：办公用品管理办法

企业标准

办公用品管理办法 QG/XX12015002-200

4

1 范围

1.1本标准所指办公用品为(以下简称：股份公司)员工日常办公所用文具(以采购部《办公用品价目表》为准)、办公自动化所需用的耗材(含磁盘、色带、墨盒等)以及其它特殊物品(柜、台、凳、特殊文具等)。

1.2本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。

2 职责

2.1秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。

2.2采购部负责外购办公用品的采购。

2.3股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。

2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门(厂)应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门(厂)。

3 规定

3.1办公用品由部门(厂)统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门(厂)管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元;其他特殊用品费用另计(用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内)。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。

3.2办公用品费用(其他特殊物品除外)可月度间调剂使用，年底结算、考核。

2004-07-15修订2004-07-28发布3.3特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额

限制。

3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。

3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。

4 程序

4.1办公用品的计划审批

4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。

4.1.2办公用品(其他特殊物品除外)领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门(厂)领导审核签名后，交秘书室;超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。

4.1.3秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核(核定是否超定额，品种是否适宜),并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份(包括公共使用的办公用品计划)，附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。

4.1.4秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓;一份《办公用品领用计划》退回各部门(厂)作领用文具的依据;另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。

4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。

4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核

4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。

4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。

4.2.3 文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。

4.2.4每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。

4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。

4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。

5 其它

5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。

5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。

6 文件与记录

6.1《办公用品价目表》表9401-1

6.2《办公用品领用计划》表9401-2

6.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-3

6.4《办公用品采购计划》表9401-4