ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施及意义

随着现代医院管理模式的转变及信息网络的飞速发展, 系统、科学、高效的管理体制对医院的生存和发展起着至关重要的作用。医院档案管理具有较强的专业性和技术性, 是医院管理和发展的重要组成部分。我院自2005年开始, 严格按照ISO质量管理体系标准要求, 建立标准化、规范化的档案管理体系, 将ISO9001质量管理体系与医院档案管理工作密切结合在一起, 以提升档案质量和档案管理水平为目的, 狠抓档案管理基础质量, 围绕医院经营理念, 使医院各项工作有了质的飞跃。

一、ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施方法

(一) 导入ISO9001质量管理体系标准及服务理念。与咨询公司建立合作关系, 由资深专家对我院进行ISO9001质量管理体系标准、ISO八项质量管理体系原则及服务理念的导入培训, 使各级、各类人员树立ISO的先进服务理念, 从而树立“一切以顾客为中心”的服务理念及良好的职业道德, 高度的责任感和使命感。

(二) 成立ISO质量管理体系运作管理小组, 确定档案资料管理员。运作小组由科主任及内审员组成。负责对本科室档案文件的管理, 包括各项质量管理文件资料的书写、修改、完善, 质量目标及持续改进方案的制订等, 由本科室选出既精通ISO9001标准又熟悉科室工作、责任心强的科室成员担任档案资料管理员。

(三) 规范及统一全院档案资料。我院严格按照ISO9001质量管理体系标准的要求, 加强档案资料的控制, 统一文件生成、统一文件格式, 编写ISO9001质量管理体系文件, 发布至医院各科室。把建立制度、完善措施、明确标准作为实施医院档案管理的一项重要内容, 通过整理、汇编、印刷, 向全院发布程序文件、质量手册、各科室管理手册、法律法规汇编等文件, 针对医院各科室、各岗位在服务过程中的职能地位和作用, 按照系统、完整、统一、简化、可追溯的要求, 围绕医疗服务的提供与开发及医疗服务行业的独特性质建立、完善了医院规章制度、岗位职责、工作流程、应急预案、操作常规等文件资料。我院行政、后勤、临床、医技等53个科室分别建立规范的档案文件, 内容涵盖了各项规章制度、各类人员岗位职责、权限、责任、安全防范措施、应急预案、还制订了保证各项措施有效运行的控制标准。并做好分类和标识, 定期结合行业标准对以上文件及时进行修改完善。既保证了各科室医疗文件资料的统一性、准确性和有效性, 同时也保证了档案资料的完整性和规范性。

(四) 建立完善的档案管理体系, 对医院各科室档案资料实施科学化管理。按照ISO9001质量管理体系中文件和资料控制程序制订了《档案保管制度》《档案安全保密制度》《档案库房管理制度》《档案开发与利用》《档案微机管理制度》《档案借阅流程》《档案管理人员职责》等, 每份档案均有清晰的封面、目录、版本号、日期、时间、保管人、修改记录等, 并提供适当的环境妥善保管, 防止受潮、毁坏、丢失。各科室部门管理手册、质量记录表单、外来文件、行业标准书籍等各种档案文件标识清晰、方便查阅, 给医疗工作带来了便利。

(五) 进行档案管理专业知识培训。定期组织档案管理和ISO9001标准知识的培训, 把ISO9001质量管理体系服务理念及标准条款中涉及记录、文件、档案等相关条款作为培训重点, 在全院范围内进行档案管理专题讲座, 档案归档模板展示等, 使各科室档案管理人员了解、掌握档案管理的知识, 技能及现代档案管理的科学知识, 知道怎样完整、规范的整理、收集、识别和保管档案。

(六) 注重PDCA循环模式, 定期进行档案评审。PDCA循环在ISO9001标准中被称为过程方法模式, 即由计划 (plan) 、实施 (do) 、检查 (check) 、处理 (action) 这4个密切相关的阶段所构成。在档案管理工作中实施这一循环, 能够使医院档案管理的基本思路和工作程序不断优化。定期对档案资料的完整性、内涵质量、标识、外观、存放的环境进行检查, 通过认真查找存在的问题, 制订纠正预防措施, 并及时做出恰当的评价和总结, 以利于下一个环节开展工作时有重点、有针对性, 形成良好的PDCA循环。

(七) 不断持续改进档案质量。内审、管理评审及外审, 促进持续改进。定期开展内部审核, 对医院档案资料管理过程进行全面监控, 查找不合格原因, 调查分析原因, 制定切实有效纠正措施积极整改, 对档案管理工作中存在的潜在问题, 认真查找原因, 制定预防措施, 注重每一个细节管理, 从根本上消除潜在不合格隐患。通过管理评审, 评价质量目标的完成情况, 检验工作的有效性和适宜性。把上级部门的检查、督导和认证机构每年一次的外部审核作为发现问题、改进工作、提高档案管理和持续改进的有效途径, 通过专家的合理化建议, 不断改变工作方法、转变服务作风, 达到持续改进的目的。

(八) 利用信息技术, 实现档案的现代化管理。使用计算机网络进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常工作, 通过建立目录查询系统和网上服务平台, 方便使用者及时查找、阅读, 既节省时间也节省人力、物力和财力, 提高工作效率。同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间, 保存信息方便、简单, 也增加了其保密程度。实现了档案管理的标准化、科学化、自动化和现代化。

二、ISO9001质量管理体系对医院档案管理的意义

ISO9001作为国际质量标准, 渗透了八项管理原则, 并通过建立一系列标准化、规范化、科学化、程序化的文件资料, 体现出服务提供的计划性、目标性、系统性、科学性、规范性, 贯穿了以预防为主, 注重持续改进的管理思想。

(一) 为医院医疗活动发挥最佳作用。ISO9001质量管理体系建立有责、有序、高效的档案管理体系, 使档案管理工作标准化、制度化、规范化、程序化、合理化, 制定了质量目标;完善了档案管理的各项规章制度, 实现了医院档案的科学化管理, 档案归档率、完整率和使用率较实施ISO9001质量管理体系前有了较大的提高。各科室档案外观整洁、美观, 方便各种医疗文件资料的查阅和各科室交流、资源共享, 为顺利开展各项医疗活动提供了有力的保障。

(二) 规范的档案资料促进了良好的医疗行为。统一编制印发的《医院规章制度》加强了监督约束机制, 使各级各类人员都能严格遵守, 为提高工作效率、保证医疗质量、防范差错事故发挥了重要作用。《应急预案》加强了对医疗过程中薄弱环节、异常情况下的应急能力的管理, 规范的文件记录使各项活动做到职责分明、记录完整、可追溯。《岗位职责》使各项活动落实到个人, 做到人人有专责, 事事有人管, 权责分明, 接口清楚, 在规范医疗行为中发挥了重要的作用。

(三) 开发、拓宽了档案的归档范围。通过反复、认真梳理医院各项活动中的档案资料, 将之前没有纳入管理的胶片档案、各种设备档案、实物档案、计算机磁盘档案、核算方案、租赁、承包、协议、采购招标等材料纳入档案管理。

(四) 提高了全体员工的档案意识, 从思想上认识到档案管理在医院管理中的重要性和必要性, 重视档案资料的收集、保存与移交。加强了档案管理人员的职业素质。

(五) 提高了档案管理水平。通过实施ISO9001质量管理体系使全体员工掌握了先进的管理方法和管理工具, 从根本上改善了传统观念, 克服习惯性、随意性、经验性的传统管理方式, 使被动管理变为主动管理, 档案管理水平有了进一步提高, 改善和强化了服务理念, 有效规范和控制医疗服务过程, 全面提高了医院综合服务水平。

综上所述, ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施, 建立了标准化、规范化的医院档案管理体系, 强化了档案管理人员的服务意识和质量意识, 提高了管理水平, 使医院档案管理从粗犷式走向标准化、制度化、规范化、程序化、科学化的发展轨道, 在医院各项医疗活动中发挥最佳作用。

摘要：医院档案管理具有较强的专业性和技术性, 是医院管理和发展的重要组成部分。通过ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施, 使医院档案管理从粗犷式走向了标准化、制度化、规范化、程序化、科学化管理的发展轨道, 在医院各项医疗活动中发挥了最佳作用。

关键词：ISO9001质量管理体系,医院,档案管理,实施

参考文献

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[2] 凌瑞英.ISO9001质量管理体系与档案管理工作浅谈[J].山西财经大学学报, 2011 (33) :224.