浅析新时期秘书人员应必备的职业技巧
摘 要：在21世纪，伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。处在这样的社会大背景下，秘书人员作为领导的参谋和助手，仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的。因此，对他们综合素质的要求也越来越高。为了适应新形势的要求，秘书人员应该审时度势，不断提高自身的素养，积累工作技巧。
关键词：新时期;秘书人员;必备;技巧
随着我国改革的深入、开放的扩大，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期使命，秘书人员除了必须具备一定的素养外，更应注重在长期训练和工作实践中所积累的技巧，这样才能使之成为适应社会发展的复合性人才。
一、工作中的人际关系
秘书工作在上下级、部门与部门、领导与群众之间起着枢纽、桥梁、联系、协调的作用，其工作性质决定了秘书工作的影响尤为重要。秘书人员在工作中建立良好的人际关系，不仅可以与其他人协调一致，而且还可以获得他人的支持和帮助。同时，秘书人员处理好人际关系，对秘书人员的工作情绪、日常心境有着较大影响。在和谐、融洽的人际环境中工作，会使人们感受到心情舒畅愉快，促进身心健康。因此，良好的人际关系有利于秘书人员建立良好的人际环境。
(一)秘书与领导者的关系
在秘书的工作交往中，同领导建立良好的关系，对秘书来说是至关重要的。秘书与领导的关系主要表现为：组织上的上下级关系，地位上的主从关系，工作上的服务关系，人格上的平等关系。然而，又由于秘书与领导者的特殊的业缘关系，形成了秘书与领导人际关系的独特性。即便如此，秘书在与领导关系上并没有天然的鸿沟，相互之间往往是相互制约、相互影响的。
秘书应有身己独立的人格，绝不盲从。秘书的高尚人格也可以对领导起一定的潜移默化的影响，甚至制约作用。那么秘书该如何自理好与领导的关系呢?秘书在协调工作中，一定要摆正位置。必须做到心中有数，努力做到尽职不越位，办事不越权，帮忙不添乱，绝不能擅自打着领导机关和领导同志的旗号自理问题。领导交办的事项需要督办落实，及时办理。秘书人员一定要发挥好助手作用，积极为领导排忧解难。秘书人员在领导身边工作，要时时留心，处处在意。要随时保持清醒，做到脑勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服务在前。更重要的是服务时要从小事着眼、从细节入手，慎之又慎。不论做什么事都要井井有条，忙而不乱，具有高度的责任心。
(二)秘书与群众的关系
秘书人员只有密切联系群众，反映群众利益，才能当好领导的参谋和助手。在现实生活中，有时还会出现领导意图和群众利益相互矛盾的情形，作为秘书人员，必须努力协调二者之间的关系，把对上负责与对下负责一致起来，对领导负责与对群众负责一致起来，真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。现实中，有一些秘书人员群众观念淡漠，不关心群众利益。在他们的头脑里，装的都是领导者的情况，满脑子都是领导，成天围着领导转，只会往上看，不会向下看，对群众的感情十分淡漠，对群众反映的情况和问题满不在乎。因此，在新的历史条件下，有必要强调秘书人员树立群众观念的问题。
那么秘书人员应该如何与同事愉快地相处?最起码的条件就是先了解对方。每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过日常交谈，了解他们的这些情况。最重要的是与同事打成一片，虽然单位里每个人工作任务有所不同，但共同目标是搞好工作，秘书应善于和同事合作，彼此支持。秘书与任何同事之间，要保持等边距离，一视同仁这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。还要注意并欣赏同事的优点。每位同事都有优点，应充分肯定，并在适当时候对之赞美，不可妒忌。真心地关心同事，才能取得他们的好感。秘书居于领导与同事之间，这个角色实在不好当，稍有不慎重，即会引起同事议论。因此，要时刻谨慎小心，不可喜形于色，而应在各方面严格要求自己，博得更多的好感。
二、培养良好的工作习惯
秘书人员更多的时候在办公室工作，所以在办公室要保持良好的工作习惯。这对于塑造一个秘书人员的形象是很重要的。秘书在办公室的工作琐碎、繁多，所以制定一个有效的工作计划是很必要的。一份好的工作计划将会使办事效率大大提高，这样能显示出工作能力，取得领导的信任和嘉奖。秘书人员保持良好的工作习惯主要体现在：
办公环境要时刻保持清洁。办公桌的表面要干净，抽屉里不要摆得乱七八糟;公司的备用品不得随便借用，会被认为是公私不分，其结果会招致大家的反感;另外不管有什么事，绝对不允许无故缺勤。因私事而缺勤早退时，要提前向领导报告，并必须得到同意。
另外，在组织中工作，为了完成一项工作，应以领导的想法为想法，最好能够站在比领导更高处去考虑，制定出良好的计划。作为秘书人员，要使自己成为直属领导者的代言者、代笔者。秘书平时就必须以领导的心态去考虑事务，并且善于观察领导者的日常言行，将其言行举止的优点记下来，经过日积月累，领导的思想、信念、习性及其所关心的事物便会自然而然地浮现在脑海里。这么一来，就可以找出最能表现领导想法的言词，成为领导的真正“智囊”。
值得一提的是，制定的计划要有张有弛。如今领导人工作的一个特点就是“忙”，几乎是无所不包，千头万绪。所以，作为领导者的助手，为领导者安排工作日程是秘书人员的一项很重要的工作内容，它要花费秘书的一大半精力。在安排工作日程时，要考虑这项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率。但是，又不能只顾工作的效率，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究张弛。
三、打造秘书人员的礼仪形象
新时期秘书人员的礼仪形象如何，不仅仅是个人形象问题了，它直接涉及和影响到秘书所代表的组织的整体形象和利益。因此，秘书人员要十分注重自己的礼仪形象，为树立良好的组织形象做好“门面”和“窗口”。
(一)仪表举止要大方得体
一个人的外在形象直接影响着别人对他的印象，穿着得体的人给人的印象就是好。包装一副好形象，对于处在激烈的生存竞争中的现代人格外重要。许多意想不到的职位、公差等机会都会因为他大方得体的形象而降落在他头上。而这些机会就可能成为他事业腾飞的第一步。怎样讲究仪表以利于打造秘书人员的形象呢?众所周知，人的长相是遗传的，无法改变。人靠衣装马靠鞍，三分长相七分妆。所以，讲究仪容美，实际上就是讨论打扮。值得秘书人员牢记的一点是，良好的个人形象不是漂亮的形象，而是合适的形象。秘书的形象应当强调专业，不能太花哨，否则就会有不好的嫌疑。那么该如何让秘书人员的仪容更得体呢?具体应注意以下几个方面：打扮要与个人的体征相协调;打扮要与周围环境相协调;女性秘书人员不能穿过于艳丽、时髦的服装。男性的服装应该端庄、稳重，显示男子汉在事业上的追求。
与仪容相比较，秘书人员应更加讲究举止。如果某个秘书外貌很好，但是举止粗野，就成为了名副其实的"绣花枕头"。金玉其外，败絮其中一样让人们并不会感兴趣，甚至反感。秘书人员的行为举止要力争做到高雅脱俗，规范美观，合乎体统，符合身份，适应场合，并且能够体现出对对方的尊重、友好与善意，从而培养良好的举止风度。
(二)优雅的气质和修养
气质是指人的相当稳定的个性特点，如活泼、直爽、沉静、浮躁等，是高级神经活动在人的行为上的表现。气质对于秘书人员的实践活动具有较大的影响。在秘书礼仪形象的诸多因素中，气质是一个很重要的方面，不同气质类型的秘书有不同的特征,因而给人的印象也就不同。
多血质的秘书主动灵活、交际力强，但缺乏持续性，兴趣易转移，安排重要任务不能不考虑到这一点。胆汁质的秘书热情、认真、果断，但容易感情冲动，影响工作的开展。粘液质的秘书遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓。抑郁质的秘书敏感心细，一丝不苟，但性情孤僻，优柔寡断。这些不同气质性格对秘书活动各有优势，秘书人员应该根据个人的气质，通过不断调节，使自己的气质更适合于秘书工作。人的气质虽然带有生而有之的特点，但在后天的社会化过程中，还是能够被意志所控制的。秘书人员加强气质修养，就是要通过培养各种能力而弥补自己的气质缺陷，同时能充分发挥自己的气质优势，更积极主动去开展工作任务。只要秘书人员具有明确的意识，有坚强的意志，是一定能够克服各种不良的气质倾向，培养出优雅的气质。
(三)秘书的社交礼仪
秘书人员具有良好的社交礼仪修养可以提高自身素质和实力，使自己在社会交往中左右逢源，在尊重他人的同时也赢得他人的尊重，建立起更加融洽的人际关系，使自身的工作环境和生存环境更为宽松。秘书人员因其职业本身的特点，需要进行广泛的社交活动。因此，合格的秘书人员必须具备丰富的社交礼仪知识，以帮助树立自身良好的社交形象。
1.握手礼仪
握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际和应酬的礼仪之一。与女性握手最需把握的是时间和力度，应等对方首先伸出手，男方只要轻轻地一握就可;与长者贵宾握手时，也应等对方先伸手自己才可伸手去接握，否则就有些失礼。握手时，身体可稍稍前倾，以示尊重;与上级领导握手时，应等对方有所表示后才伸手去接握，否则会被视为不得体。当遇到几位都是她的领导时，应尽可能按其职位的高低顺序握手。如领导职位相当，则应按照长者、女性、其他人的顺序分别握手;与同辈、下级握手时，要表现出热情和诚意，应面带微笑，正视对方的眼睛，切忌用指尖相握或敷衍了事，更不能在握手时漫不经心，使对方感到你的态度淡漠。
2.谈话礼仪
交谈是秘书活动必不可少的内容，了解谈话过程中应注意的礼仪问题，对秘书而言是非常重要的。他不仅有利于结交新朋友，还能通过融洽的交谈增进彼此的了解，建立起持久、稳定的关系。开始交谈时的寒暄是十分必要的。如果一见面就“开门见山”，容易使人觉得生硬，让人感到突然，势必影响交谈的效果。在交谈过程中，态度要诚恳，这样容易使人接受，让对方感到亲切自然。交谈时还要注意精神集中，用平等的谈话态度对待对方，以示尊重。
3.电话礼仪
电话因其使用方便、快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。接听电话也是秘书工作的基本内容之一，秘书人员要学会树立自己良好的电话形象，它能真实地体现个人的基本素质。电话接听礼仪首先需要注意时间的选择。打电话的时间，除紧急事件以外，一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。电话交谈的时间一般控制在五分钟之内。如果事情很多，则要先征询对方是否方便。如果对方此时不便，就应另约时间进行联系。其次要使用文明的语言。由于语言是交谈的唯一载体，因此在接听电话时要特别注意使用文明的语言。而且一般来说，应由打电话的一方提出结束谈话。最后还要注意接听的语音语调。由于打电话时看不到彼此的表情，对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。语音过高、语气过重，会使人感到生硬和冷淡;语音过轻、语调过低，会使人感觉无精打采，没有生气;语调过长又显得懒散拖沓;语调过短则显得过于敷衍且不负责任。一般说来，语音要柔和，语气要适中，语调要均匀，让对方感到亲切自然。即使在自己心情不佳、情绪烦躁时也要控制自己，切忌让不好的情绪影响工作，使对方感到不舒服。
总而言之，随着现代社会人际交往的日渐增多，人们对个人的礼仪也倍加关注。由于秘书人员的职业特征对秘书人员的个人礼仪提出了更高的要求。虽然秘书人员的个人礼仪涉及的可能只是穿着打扮、举手投足之类的细节小事，但作为社会文化的一部分，它可能直接影响到整个组织的形象。新时期不仅仅需要的是知识渊博的秘书人员，更需要的是内外兼修的秘书人才。
参考文献：
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作者：王飞飞
摘要：秘书工作在企业的发展中有着非常重要的作用，主要是进行各项工作的沟通协调。现代化企业的快速发展对办公秘书工作提出了更高的要求，秘书工作在工作的过程中不仅要具备处理办公室基础工作的能力，还需要拥有较强的沟通能力，可以掌握与人沟通的技巧，实现对各项工作的沟通协调，保证工作的顺利完成。这就需要秘书工作掌握及沟通协调技巧和要点，将其合理应用到办公室工作中，提升工作质量和效率。
关键词：秘书工作;沟通协调;工作技巧要点
秘书工作是企业领导与员工沟通交流的桥梁，在上级领导与其他部门工作的完成和与其他企业合作中起到了不可替代的作用。秘书工作的工作内容比较多，想要保证各项工作的有序开展，则需要秘书工作具有较高的专业能力和职业素养，同时还需要具备沟通技巧，才能实现对各方面工作的协调，促进企业的进一步发展。基于此，本文对秘书工作沟通协调工作技巧及要点进行了探究。
1、秘书工作的重要性分析
1.1秘书工作的内容与功能
我国有几万名秘书工作人员，随着我国相关政策的改革和经济体制的改革和发展，秘书业务的业务条件日益提高，我国正在从秘书业务的内容、功能、地位来研究分析秘书业务，在正确理解、有效改善秘书工作方面发挥积极作用。秘书业务取决于部门和领导的安排，其内容非常广泛，包括日常官方文件的制作、归档的处理、各部门特定业务的调整、参与交流支持业务等，有些工作中，一些政党和政府的秘书通过书信来进行访问，保证机密性。秘书工作需要有很强的洞察力和组织性的调整，需要在业务过程中对各种简单或复杂的任务进行有序灵活的处理，秘书的工作主要功能相当于助手和集线器，通过对信息和文档的处理，建立内部和外部的连接，作为领导和同事之间的连接，以及左右连接，参与员工的反馈，领导能力的管理和决策，以及角色的执行过程中。将信息反馈给上司，以便于对决策的评价，起到了调整的作用，也使得外部沟通和内部沟通更加紧密，还会处理工作中的所有基本任务，显示企业的优秀形象。
1.2秘书工作在组织单位工作中的地位
从秘书的业务内容和功能来看，虽然整体的业务中没有重要的管理，但是可以看出，部门的业务在功能上有着重要的保证，使其迅速且高效地完成，不仅可以指导和促进部门内同事的工作，还可以作为确保有效沟通和处理工作内容的重要中枢。由于职位、角度及看法不同，部门或人在面对相同的事件或问题时，需要有效的沟通，发表不同的见解，只有适当的沟通，才能达到相关人员相互合作、减少摩擦、提高合作效率的调整目的。秘书沟通的内容多方面，不仅可以和领导沟通，还可以和同事沟通进行工作交流，进行创意和意见交换，这样可以减少和消除双方的差异，实现调整的最佳效果，当然，优秀的秘书不仅需要沟通，也需要技巧，也就是说，需要学会很多沟通技巧，并灵活使用它们。如果使用灵活、合理、有效的沟通方式，秘书调整的效率就会更高。
2、沟通协调工作技巧
2.1与领导交流时的沟通技巧。秘书工作在与领导进行沟通时，需要注意的问题有很多，主要包括以下几个方面：首先，明确自身的定位，秘书需要对自己的职责权限有一个清晰的认知，做好分内的事情，辅助领导的工作，不要擅自做主，遇到问题时需要向领导进行请示。同时，不过问领导的私生活。其次，做好汇报前的整理工作。领导人员每天的工作量非常大，秘书工作在汇报工作时要做到简洁明了、条理清晰，让领导可以快速掌握各方面工作内容，秘书还需要进行工作内容的筛选，将比较重要的信息进行标注，这样便于领导处理各项工作。最后，每个领导的性格特点和做事风格都不一样，这就需要秘书运用不同的溝通技巧，便于工作的顺利开展。秘书工作在工作中要细心和善于观察，对于冷静型的领导人员，秘书可以通过日常事务的处理、交接等方面来了解领导的性格，在进行各项工作的过程中，需要多与领导进行沟通，多征求领导的意见，保证各项工作的有序进行。对于办事利落的领导，也喜欢办事爽快的秘书，这就需要秘书在工作中要勇于表现自己，将自身的优点体现出来，同时也要保证自身的工作质量，这样才可以得到领导的赏识。
2.2与同事交流时的沟通技巧。除了与领导人员进行沟通交流外，同事也是秘书主要进行沟通交流的对象，领导在下发工作任务时，需要秘书与各部门的同事进行传达，只有掌握与同事之间的沟通技巧，才能实现任务的快速传达和执行。首先，要以诚信为本，宽容待人，任何人在进行沟通交流的过程中，最重要的就是要讲诚信，秘书工作与同事交流的过程中，也需要将诚信放在首要位置。允诺他人的事情要尽量办到，如果不能达成则需要在第一时间向对方说明，并寻求谅解。如果同事出现小的疏忽和差错，也需要宽容待人，用平和的心态与同事相处，在企业中树立威信，这样可以促进领导安排的任务得以顺利完成。其次，要具有团结协作的精神，企业工作人员的数量比较多，秘书工作在开展各项工作的过程中需要与其他部门工作人员协调作业，这样才能保证工作的質量和效率。所以，秘书需要具有团队精神，在各项工作中明确自身的职责，营造一个良好的工作氛围，这对工作的完成有着积极的影响。最后，要尊重同事。与同事进行沟通交流的过程中需要将自己放在与同事同等的位置，尊重每一位同事，在工作交接的过程中要注意言语，不在背后议论他人。
2.3与客户交流时的沟通协调技巧。接待客户是秘书工作的主要工作之一，想要树立良好的企业形象，也需要掌握与客户的沟通交流技巧。首先，保证微笑服务，秘书的言谈举止代表着企业的形象，客户通过秘书可以了解企业整体的素质水平，所以在接待客户的过程中，需要注意自身的礼仪，保证服务质量。其次，要善于从他人的角度思考问题，与客户交流的过程中要有耐心，在客户提出问题时要细心解答，让客户感受到优质的服务，为后续的合作发展打下基础。
3、沟通协调工作要点解析
3.1端正态度。沟通协调工作在开展的过程中，不光是单纯进行语言文字交流，而是一门交流艺术。拥有良好的沟通技巧可以建立良好的人际关系，这就需要秘书掌握沟通时的要点，在沟通协调之前，做好准备工作，明确自身的定位，运用舒服的语言和良好的心态进行沟通协调，这是保证工作顺利进行的前提，所以，秘书工作在进行沟通协调工作时一定要端正自身的态度。
3.2委婉的表达。在进行工作传达的过程中，秘书人员一定要注意自己的语气，委婉表达各种事情，如果过于直接，客户或者同事会出现难以接受的情况，这就会对工作的交接和执行造成影响，也不利于建立良好的人际关系。所以，秘书在与人交流的过程中，需要注意自己的语气和言语，让他人更容易接受。
3.3沟通要保证及时有效。实时性的信息才有价值，沟通协调工作同样。秘书要及时传达领导的重要决定，并将下级的执行情况及时反馈给领导，方便领导及时进行调整。秘书在进行信息的传达过程中应精准把握，信息应该向谁反映、由谁向下传达给员工、信息不能向谁传达等等。只有精准把握信息并及时传达才能达到良好的沟通效果。
4、结束语
秘书人员作为重要的文职文员，必须具备与人沟通的技巧，在与人打交道中把握自己的情感，适当运用沟通技巧，给人以舒适的谈话感觉。对于秘书人员来讲，如果能够领悟沟通技巧并且熟练的使用沟通技巧，不仅有利于工作的顺利开展，而且可以在沟通中与人形成良好的关系，方便下一次的工作开展，给人良好的印象，方便完成工作。
参考文献
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[2]乌云塔娜.秘书工作中有效沟通的技巧浅析.成功：中下2017(20)
[3]李钰璇.浅谈秘书工作中有效沟通的技巧.经贸实践，2017(13)
作者：刘楠
摘要：办公室秘书是国企中起到沟通媒介作用的岗位，该职位能在高层管理者与各部门员工间建立良好的沟通渠道，从而使国企领导的决策能清晰传达给下属，下属的反馈与建议能有效上报给领导，通过沟通的方式避免问题、解决问题。基于此，本研究以国有企业为例，探究办公室秘书沟通协调的技巧与要点，以期为秘书工作提供参考。
关键词：办公室秘书;国有企业;沟通协调;技巧与要点
我国迈入决胜全面小康社会的关键阶段，各行业领域内的企业规模都在随着经济实力的增长而扩大，国有企业作为国民经济的中流砥柱，自然具备规模较大的企业建制与数量较多的人才储备。这一现状要求我国国企建立良好的沟通协调机制。秘书作为沟通领导与各部门之间的媒介岗位，自然应主动承担起上传下达的任务，积极提升自身沟通协调技巧，保证企业决策的落实效果。
一、国企办公室秘书沟通协调技巧
(一)秘书与领导沟通协调的技巧
办公室秘书位处企业“枢纽”，需起到同步联通领导、各部门员工与客户的作用。在领导面前，秘书要做的沟通任务主要包括以下几种：其一，理解领导的管理意图，明确领导的管理思维，并将领导的决策与规划传达给相关责任部门;其二，双向传达领导与客户之间的日常沟通内容，在领导与客户出现谈判僵局或情绪问题的时候起到协调维稳的作用;其三，利用逻辑思维与总结能力汇总各部门员工对公司管理的反馈意见，并将其反馈给领导，形成领导与员工的双向沟通环境[1]。
基于这些工作内容，秘书应在与领导沟通的工作中掌握以下技巧：首先，秘书应清楚自身岗位职权的范围，即秘书不具备决策权。她既不能在领导不在现场的时候代为承诺、代为决策，也不能在汇报员工反馈时掺杂个人理解。秘书需真实、客观、详尽地表达需传达的内容，做一個称职的沟通者，不在任何环节中将主观判断带到沟通过程中。其次，秘书的汇报与询问应站在领导的角度出发，领导每日工作繁忙，需处理大量事务决策，秘书需将每条汇报信息精简到极致，只保留必须传达的有效信息，降低领导的沟通成本。最后，秘书应具备较高的情商，从而在领导与企业客户沟通出现障碍的时候巧妙又不僭越地化解尴尬，起到缓解气氛、协调关系的作用。总之，秘书可根据领导的处事风格与性格特点制定风格不同的沟通协调策略，以提升领导的工作效率与质量为主要目的。
(二)秘书与员工沟通协调的技巧
在国企中，由于日常事务繁忙，秘书与各部门员工的沟通时间甚至比与领导的沟通时间更长，是秘书的主要工作内容。因此，做好与员工的沟通协调至关重要。秘书与员工沟通的主要内容为领导对各部门的指示与要求。受限于工作量，领导的表达通常简明扼要，在实际生产活动中会出现许多领导未指示清楚的情况，秘书要在发生这种情况时将领悟的领导思维传达给员工，用以指引员工在具体情况下进行具体判断。如果无法确认领导的指导是否与秘书的理解相同，则应尽快挑选适当的时机向领导询问，在得到确切回答后将信息传达给员工。因此，秘书在沟通过程中应首先明确自己的身份，知悉自己只是普通员工、与其他员工在职位上并无高低之分，需与其他员工平等交流、决不能趾高气昂。同时，应对员工的工作结果予以客观记录，在沟通过程中应表现出足够的诚信与宽容，用礼貌的方式采集员工对公司的反馈与员工的实际工作情况，不做出逾越自身职权范围的承诺。如果员工在执行过程中出现了疏漏，应以解决问题、弥补损失为优先事项。同时，秘书应明确各部门在企业中的定位，理解各部门承担的责任，利用沟通协调组织各部门的工作，提升各部门的配合效果。
(三)秘书与客户沟通协调的技巧
客户不属于本企业，常为本企业的合作伙伴或交易对象，秘书与客户的沟通行为实质上是本企业与其他企业的信息交流过程。因此，秘书不但需要具备基本的沟通能力，而且应对本企业的生产流程与业务情况有详尽的了解，在与客户的沟通过程中能够详细清晰地表述本企业的业务详情，使客户在与本企业的交流过程中接收到真正对合作关系具备价值的信息[2]。同时，客户是企业的重要资源，任何客户都不应因沟通协调过程中的疏漏而丧失，秘书需格外注重与之沟通过程中自身的态度和语气，保证客户不因秘书沟通方式的原因产生负面情绪。同时，在领导、秘书和客户三方在场的情况下，秘书应将与客户的主要沟通职责交给领导，只做主持会议进程、提供数据材料的辅助性工作，利用自身情商判断在气氛尴尬的时候合理缓解气氛，保证商务交流活动的顺利进行。
二、国企办公室秘书沟通协调要点
(一)秘书沟通协调的语气态度
语气与态度是沟通协调能力的基础，表达的意思相同、语气不同，最终的表达效果自然不尽相同。使用适合的语气与态度是秘书做好沟通工作的必备前提。语气与态度的选择需建立在清楚的自我认知之上，秘书需首先明确自己是领导、员工与客户之间的沟通者，扮演着推动信息交流、协调交流气氛的角色，应在任何情况下保持冷静，利用平和、礼貌的语气与他人交流，在面对员工时态度亲和、面对领导和客户时态度谦卑，使三方对自身产生基础认同感，从而为后续工作带来方便。
(二)秘书沟通协调的内容
秘书进行沟通协调工作时，所传达的内容往往由其他岗位提出、由自己整理，因此需格外注意整理过程与表达过程中的准确性，防止出现信息遗漏与表意不明的情况。如果秘书错误传达领导的指示，会造成整个生产过程与企业规划不符的现象，造成巨大的成本损失，秘书也会因此担责。所以，秘书不只应在倾听指示的时候记录领导的表述内容，还应重点领悟领导的管理思想，排除领导表述能力引起的表意不明现象。总之，秘书的沟通协调工作表面上是内容的传达，实质上是思想观点的传达，需注重表述内容与思想内容的对应关系。
三、结语
国有企业规模庞大、员工众多，沟通协调工作是各部门配合生产过程中必然存在的内容。办公室秘书作为领导、员工与客户之间的连接者，需承担起优化沟通过程、加强沟通效率的责任，应为此积极提升自身的沟通能力与方法技巧，切实保障企业内部配合效果与企业外部交际质量，充分发挥秘书在企业中的枢纽作用。
参考文献
[1]杨雪.国有企业办公室秘书的综合素质研究[J].国际公关，2019， No.89(05)：155-156.
[2]高云松.新形势下国企办公室秘书的职业要求探讨[J].新商务周刊，2019， 000(007)：191.
作者简介：
何忠(1985.09--);性别：男，民族：汉，籍贯：山东省泰安人，学历：本科;现有职称：政工师;研究方向：文秘。
作者：何忠
一、抓住主考官的心理友情链接： 主考官可能会先评价一个应试者的衣着、外表、仪态及行为举止，所以大家在面试前应做好面试前的形象准备。
主考官会对应试者的专业知识、口才、谈话技巧做整体性的考核。主考官可能会从面谈中去了解求职者的性格及人际关系，并从谈话过程中了解应试者的情绪状况、人格、成熟度。主考官也会从面谈中观察应试者对工作的热诚度及责任心，了解应试者对人生的理想、抱负及上进心。
二、知己知彼
除了“抓住主考官的心”之外，还要具有“知己知彼”的功夫。
这四个字包括了以下几方面的意思：首先要认识自己，了解自己的长处、兴趣、人生目标、就业倾向等。一般大专院校都会为毕业生聘请专家学者，辅导社会新人如何在社会上求职，并分析个人专业及志向，因此可充分运用这一渠道，为求职预先做好准备。或者多与家人及有社会经验的亲友沟通并交换意见，听取他们的建议并衡量个人志愿。
三、回答问题的礼节
当主试者提出某些问题令你觉得被冒犯且与工作无关时，可以有礼貌地请问为何要提出此问题，或委婉地回答："很抱歉，我不知道这个问题与我所应征的工作有何关系，是否能等到我们对此职位有共同观点，且我已进入贵公司工作后，再来讨论私人问题。"但千万别说："怎么问这么不礼貌的问题啊!"毕竟对方将来有可能成为你的顶头上司，若因此而触犯了主考官，不但可能丧失掉一份工作机会，倘若被录取，也恐怕日后处事有所不便。所以即使对方所提问题非常不礼貌，身为求职者，也不能意气用事或表现出不礼貌的言词。你可以拒绝，但口气及态度一定要婉转温和。
四、其它细节
正在面谈时，千万不要出现不礼貌的行为，因为一些小动作也会被主考官列作评判内容。以下列举面试礼仪全攻略：
△不嚼口香糖、不抽烟。尤其现在提倡禁烟，更不要在面谈现场抽烟。与人谈话时，口中吃东西、叼着烟都会给人不庄重的感觉，也显得不尊重对方。
△别弯腰垂头。这不但显得没朝气、精神不振，也会令人觉得你对此次面谈缺乏兴趣。正确的姿势应是腰杆挺直，双手放置适当位置，双眼直视对方双目并面带微笑。
△不可要求茶点，除非是咳嗽或需要一杯水来镇定自己。
△不要随便乱动办公室的东西。
△不要谈论个人故事而独占谈话时间。
△自己随身带的物品，不可放置考官办公室桌上。可将公文包、大型皮包放置于座位下右脚的旁边，小型皮包则放置在椅侧或背后，不可挂在椅背上。
△离座时记住椅子要还原，并向主考官行礼以示谢意。
另外，值得一提的是，如果你通过了这轮面试，就有机会进行复试，这时候，掌握复试面试技巧也非常重要。
面试，是了解应聘者工作能力和综合素质的最好方法。人事经理的面试问题常常千奇百怪，如果在面试前能掌握一些常问的问题，成功的几率也相应会增大。以下就是人事经理常用的15个面试问题，以供大家参考。 1.请先谈谈你自己的情况。
回答这个问题有两个方法：一是直接回答所问的问题，可回答自己最大的长处、特色，所具备的专业技术等;二是简单地自述后，很快地把答案转到自己的技能、经验和为得到目前这份工作所接受的培训上来。 2.你为什么会来本公司应聘? 应聘者在面试前一般应多准备几个原因，但原因最好简短而切合实际。为了表明应聘的原因和工作意愿，回答的答案最好是能与应聘公司的产品和企业相关的，最好不要回答因为将来有发展空间，因为安定等答案，要表现出充分研究过企业的样子。 3.你对本公司有多少了解?
这是一个测试应聘者对公司的兴趣及进公司工作的意愿有多少的问题，只要回答出一部分公司简介内容及招聘人事的广告内容就行。 4.你认为这个业界的现况怎么样?
这个问题主要是了解求职者对产业现况的理解及展望。针对无经验者，是试探他对本工作的意愿与关心程度。由于是刚从学校毕业，对这方面的知识也仅停留在书本上，不必在人事经理面前装内行，也没有必要陈述什么独创的见解，你只要能传递正确和真实的意见就行了。
5.你的工作观是什么?
不必想得太复杂，你可以回答“为何而工作”，“从工作方面得到了什么”，“n年以后，我自己有什么计划”等等的的话。 6.你为什么要找这样一个职位?
如果问到这个问题，这是对方想要了解，你是否属于那种无论在什么公司，只要有活干就行的人。果真如此，他就不会对你感兴趣。用人单位想找的是能解决工作中问题的人，这样的人工作起来更努力，更有效率。所以，你可以这样回答：“我花了很多时间来设计自己的职业生涯，我认为这方面的工作适合我，原因是这项工作要求的许多问题都是我所爱好的，也是我的所长。”
7.你能否接受加班?
这是在考察你的“工作热忱”度而问的。作为年轻人，应该表现出对工作的极度重视和高度的工作热忱。当然无理的加班不一定就是好的，最好回答“如果是在自己责任范围内，也不能算是加班”之类的话。 8.你希望的待遇是什么?
针对待遇问题，以清楚明确答复最佳。客观归纳个人年龄、经验、能力，再依产业类别、公司规模等客观资料，提出合理的数字，但附带说明提高待遇的理由很必要的。这也是评价应聘者的能力及经验和展示自信的好机会。 9.除了薪水，你希望还能得到什么福利?
如果你作好了充分的准备，就该知道你所应聘的公司能提供什么福利，真实回答即可。如果你觉得你自己该得到更多，也可以多要一些，不过最好说明原因。有一点需要提醒，当你开出的薪酬条件超出了面试者的预算，但他们如果对你的能力感到满意，他们可能会问你：“你的薪酬要求我们暂时无法满足，如果先给你xx(公司所能提供的薪酬)，你是否能接受?”如果你表示接受，那么恭喜你，你十有八九已经得到了这份工作。 10.你有想过创业吗? 这个问题可以显示你的眼光，如果你回答“是”，那就要做好回答下一个问题的准备。那就是：“那你为什么不这样做呢”?如果回答“没想过”，那就一定要附带说明是想先在企业工作，积累一些必要的社会经验后再打算之类的计划。 11.你有哪些优点?
这是为了了解求职者如何客观分析自己，并测试求职者的表达能力和组织能力的。应避免抽象的陈述，而以具体的体验增添吸引力。除了陈述自己的优点以外，还要注意说话的礼貌，这也会列入评分的项目内，最好加入“朋友们曾这样说。”等周围人对自己的看法。 12.你认为你自己有什么缺点?
许多应聘者把自己的缺点说得模棱两可，希望人家会看作是你的优点。例如回答说：“我性子急。”希望主考人认为你干劲十足，这类话主考人早听腻了。你应该正视自己的缺点，以你的诚实和你的勇气，来赢得考官的认同和欣赏。 13.谈谈你的人际关系经验?
这是想考察你的应对能力及决断能力。你可以围绕下面的问题从侧面来回答：“遇到与朋友冲突的时候，你是怎么处理的﹖”、“与别人意见相冲突的时候，你会用什么方式让别人接受你的意见﹖”。每一个公司需要的不是力争到底的坚持，而是需要更进一步地搜集资料，透过人际关系来积聚力量，找寻正确的工作决策和方法。 14.你什么时候可以来上班?
大多数企业会关心就职时间，最好是回答：如果被录用的话，到职日可按公司规定上班。但如果还有一些私人的问题还没有处理完毕，按时上班会有些困难，应进一步说明原因，公司一般会通融的。
15.你还有什么问题吗?
假如你笑笑说“没有”(心里想着终于结束了，长长地吐了口气)，那才是犯了一个大错误。这往往被理解为你对该公司、对这份工作没有太深厚的兴趣。回答这个问题时，你可以以一些侧面的问题来试探一下考官，推断一下自己入围有几成希望。篇二：总经理秘书面试问题
总经理秘书面试题
1、 你为什么要应聘秘书?
2、 你有什么专业知识可以胜任秘书这个职位呢?
3、 你认为一个合格的秘书应有哪些特质?
4、 如果需要你跟客户喝酒应酬，你怎么看待?
5、 你认为秘书如何与总经理处理好关系?
6、 你有哪些不适合秘书工作的地方?
7、 总经理日程安排方面，要注意什么?
8、 公司大厅里突然出现了一堆纸盒,你会怎么处理?
9、 如果产生和总经理不同的想法，或解决方案，而这个总经理又很自我，应该怎么做?
10、 会议上总经理说错了一个关键的数值，你怎么指证?要指证吗?总经理很爱面子。
11、 原订6人开会，开会前才知临时增加一人，你怎么安排
12、 假如你是总经理，你的下级向你提出加薪的要求，你会怎么办?
13、 如何与不合作员工进行沟通与协调，尤其是拥有特殊资源或特殊技能的关键性岗位人员?
14、 你是如何理解企业文化建设?贵公司原单位的企业文化是什么是如何提炼而成?
15、 你以为应该是如何打造一个良性的企业文化?企业愿景如何规划与实施?
17、 公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管技术管理的负责人以及科技人员，
约30人，会期三天。请制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案
18、 领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集。你将如何去做?
19、 明天上午开发区管理委员会主任来访，领导指示你把接待室整理一下，你将怎样做好这项工作? 20、 某企业下发了《关于调整员工津贴补助的方案》的讨论稿后，在讨论中引起部分员工的不满。针
对这种情况，作为该企业办公室的秘书，你将如何协助领导处理此事?
21、 某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功
夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材!可惜了!”“不行，得想个办法。” 黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在哪里他受到了严厉的批评。请谈谈你对此事的看法。
22、 结合实际谈谈现代秘书应具的知识结构 。 1篇三：董事长秘书面试考题
佳都国际 职能人员面试题
姓名： 日期： 应聘岗位： 1. translate the following passage into english. 2. for a conflict of time arrangement between two invitation to you boss, and you bosss intention is to take the second invitation, so he have you to write an e-mail to postpone the first one in spite of it has been confirmed. 3. 请以“向业务领先者看齐”、“超越自我”、“腾飞”为主题词，草拟一份董事长
寄语，作为内部期刊的新年卷首语。(300字左右)篇四：总经理秘书面试问题
总经理秘书面试题
1、你为什么要应聘秘书?
2、请你就秘书工作方面你具备的专业技术做一简要说明，好吗?
3、这你有什么专业知识可以胜任秘书这个职位呢?
4、你认为一个合格的秘书应有哪些特质?
5、如果需要你跟客户喝酒应酬，你怎么看待?
6、你认为秘书如何与总经理处理好关系?
7、你有哪些不适合秘书工作的地方?
8、总经理日程安排方面，要注意什么?
9、老总经常出入风月场所，而且需要你陪同，你怎么看?
10、 老总原配跟小三在公司公共场合吵闹，老总要你去挡架,你怎么处理好?
11、 公司大厅里突然出现了一堆纸盒,你会怎么处理?
12、 你对总经理秘书这份工作何感想?
13、 电脑方面怎么样，cad如何? excel，word，方面如何? 测试一下吧。
14、 如果产生和总经理不同的想法，或解决方案，而这个总经理又很自我，应该怎么做?
15、 如果一个同事经常让你帮他处理一部分业务，而你也有很多事情要做，你该如何解
决?
16、 会议上总经理说错了一个关键的数值，你怎么指证?要指证吗?总经理很爱面子。
17、 原订6人开会，开会前才知临时增加一人，你怎么安排
18、 写一份国庆放假通知吧。
19、 假如你是总经理，你的下级向你提出加薪的要求，你会怎么办? 20、 如何与不合作员工进行沟通与协调，尤其是拥有特殊资源或特殊技能的关键性岗位
人员?
21、 你认为应该是如何规划与设计有效的薪酬与福利管理体系?如，高层管理人员、中
层管理人员、普通职能部门管理人员、技术研发人员、营销人员、技术性生产
22、 你是如何理解企业文化建设?贵公司原单位的企业文化是什么是如何提炼而成?
23、 你以为应该是如何打造一个良性的企业文化?企业愿景如何规划与实施?
24、 企业文化与人力资源管理的关系?企业文化与制度的关系?如何诠释“以人为
本”的真正含义?
25、 新员工与老员工如果在工作中发生冲突，你认为应该如何处理与安抚? 1篇五：如何面试总经理女秘书?
如何面试总经理女秘书?
如何面试总经理女秘书? 如何面试总经理女秘书?
假如你是一个人力资源经理，如何面试总经理秘书呢?尤其是当你要面试的是一位女秘书?围绕这个话题，各位嘉宾对此各抒己见，提出了一些操作性和借鉴性较强的观点。
1号嘉宾：pyg_jake1975
作为总经理秘书，不论是男还是女，都应具备以下一些基本素质或应表现流露出的基本特点：
1.要有一定的文字功底，计算机操作能力和外语能力;
2.作为总经理秘书，有时候沉默比能言善道更适合这项工作，所以，面试时应表现出言语精干，说话恰到好处;
3.作为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息，这就需要理解与沟通能力;
4.面试时，还应表现出现代商务交往过程中的各项礼仪。如果她是画很浓的妆，佩戴很夸张的首饰等等，说明她没接受过类似的素质训练，不合适这工作。
2号嘉宾：迷途不知返
总经理秘书应具备以下一些素质：理解沟通能力;公文写作能力;协调能力;保守机密;形象也很重要。
3号嘉宾：黄杨
最重要的是对领导动作、语言的领悟能力以及对领导的适应能力。
4号嘉宾：思思19
嗯，即能领会领导意图。
悟性很重要!
5号嘉宾：怕痒树
昨天看了版内一篇文章说，hr需要情商很高，的确如此。总经理秘书更需要这个吧!
4号嘉宾：思思19
似乎有些跑题了。咱们没有回答如何去面试总秘。 总秘岗位因公司而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型(如法务、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等)的。面试时注意侧重点，面试前事先把一些相关问题设计好很关键。
面试中除了注意其个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度外，还要注意其语言组织表达能力如何(可通过让其作自我介绍或工作经历介绍)。最重要的是，给她一些如果(在秘书工作中确实有可能会遇到的问题)，看她如何处理，问题如果设计得好，有助于考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。(具体就不详谈了，这方面的资料很多，可参考秘书实务类、秘书资格考试类书籍)
个人认为笔试与面试同等重要，某些情况下甚至更重要于面试。 笔试的作用，可以考察其文字功底(含字体清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才)，最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告的方式。
对了，还有一点忘了提，如果你发现她在知识结构、能力素质上都能令你们满意，别忘了考察她对秘书岗位的定位又是如何，即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。 6号嘉宾：谁是谁的谁2003
首先，我们是在谈企业中的操作，对于素质的分类不切题。比如领会领导意图，如何去测量呢?希望大家能谈点实际可用的东西。 我严重同意思思发言的开始的话，下面简单谈一下操作的问题(通用的部分略去)： 首先，得弄清楚在该企业中秘书的定位与主要职责。 其次，找出关键素质(或能力)要求，可按对工作的重要性以及可复制性(是否可以通过培训培养)将其排序。
然后，依据上述结果设计评价方案(可参见思思高见)，评价流程以及建立评估团队，在面试和笔试的问题设计上要尽量偏向基于行为导向的问题，包括情景、行为、结果。
比如：请举出一个您通过沟通解决问题的事例，具体说明当时的情况，您的任务，您所采取的方案，取得的结果，以及事后自己和领导同事的评价;或者可以设计一定的情景案例，要求她分析解决;最后汇总评分，得出录取名单和储备名单。
假如你是一个人力资源经理，如何面试总经理秘书呢?尤其是当你要面试的是一位女秘书?围绕这个话题，各位嘉宾对此各抒己见，提出了一些操作性和借鉴性较强的观点。
1号嘉宾：pyg_jake1975
作为总经理秘书，不论是男还是女，都应具备以下一些基本素质或应表现流露出的基本特点：
1.要有一定的文字功底，计算机操作能力和外语能力;
2.作为总经理秘书，有时候沉默比能言善道更适合这项工作，所以，面试时应表现出言语精干，说话恰到好处;
3.作为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息，这就需要理解与沟通能力;
4.面试时，还应表现出现代商务交往过程中的各项礼仪。如果她是画很浓的妆，佩戴很夸张的首饰等等，说明她没接受过类似的素质训练，不合适这工作。
2号嘉宾：迷途不知返
总经理秘书应具备以下一些素质：理解沟通能力;公文写作能力;协调能力;保守机密;形象也很重要。
3号嘉宾：黄杨
最重要的是对领导动作、语言的领悟能力以及对领导的适应能力。
4号嘉宾：思思19
嗯，即能领会领导意图。悟性很重要!
5号嘉宾：怕痒树
昨天看了版内一篇文章说，HR需要情商很高，的确如此。总经理秘书更需要这个吧!
4号嘉宾：思思19
似乎有些跑题了。咱们没有回答如何去面试总秘。总秘岗位因公司而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型(如法务、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等)的。面试时注意侧重点，面试前事先把一些相关问题设计好很关键。面试中除了注意其个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度外，还要注意其语言组织表达能力如何(可通过让其作自我介绍或工作经历介绍)。最重要的是，给她一些如果(在秘书工作中确实有可能会遇到的问题)，看她如何处理，问题如果设计得好，有助于考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。(具体就不详谈了，这方面的资料很多，可参考秘书实务类、秘书资格考试类书籍)个人认为笔试与面试同等重要，某些情况下甚至更重要于面试。
笔试的作用，可以考察其文字功底(含字体清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才)，最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告的方式。
对了，还有一点忘了提，如果你发现她在知识结构、能力素质上都能令你们满意，别忘了考察她对秘书岗位的定位又是如何，即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。
6号嘉宾：谁是谁的谁XX
首先，我们是在谈企业中的操作，对于素质的分类不切题。比如领会领导意图，如何去测量呢?希望大家能谈点实际可用的东西。我严重同意思思发言的开始的话，下面简单谈一下操作的问题(通用的部分略去)：首先，得弄清楚在该企业中秘书的定位与主要职责。其次，找出关键素质(或能力)要求，可按对工作的重要性以及可复制性(是否可以通过培训培养)将其排序。然后，依据上述结果设计评价方案(可参见思思高见)，评价流程以及建立评估团队，在面试和笔试的问题设计上要尽量偏向基于行为导向的问题，包括情景、行为、结果。比如：请举出一个您通过沟通解决问题的事例，具体说明当时的情况，您的任务，您所采取的方案，取得的结果，以及事后自己和领导同事的评价;或者可以设计一定的情景案例，要求她分析解决;最后汇总评分，得出录取名单和储备名单。
4号嘉宾：思思19
严重同意谁是谁的谁XX的高见!!的确是有效的、可操作的建议!!做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢?
1.要有平常心。
2.强化工作能力。
3.端庄大方，举止得体。
4.口风要严。
5.有亲和力。
6.善于人际沟通。
7.有外交家的平衡术。
1.走到凳子旁，表现走姿;人坐、变换不同坐姿、起立;走到指
定位置站立，表现走姿，变换不同站姿。
评分标准：走姿(10分)、入坐、起立(10分)、四种坐姿(40分)、四种站姿(40分)
2.男生快速打领带(大结70分)和折叠装饰手帕(一角、二
角、三角每种10分)。
女生快速系丝巾(长丝巾二种、方巾二种每种25分)。
3.举行庆典活动，在门口迎接客人45度鞠躬，为客人指方向，
引路、请客人坐下。(鞠躬20分握手20分、问候(10分) 、指方向20分 、引路10分 请坐20分
4你到一家合资企业人事部去面试，人事部门关着，面试的经理
在里面。
5.举办宴请活动，作为主人在门口迎候主宾，陪同主宾进入休息
室，上茶，后请客人入席。(握手20分、问候(10分) 、指方向20分 、引路10分 请坐20分上茶)
6公司秘书迎候预约来访的两位客户，一位是年长的，一位是年
轻的，引导客人到接待室，在行进中，要拐弯、乘电梯，开接
待室的门，安排坐位。
7.在接待室里，介绍公司经理与客人相识，给接待室的经理和客
人上茶。
8.作为销售部的秘书人员，当你接到一位购买了有质量问题的商品的顾客
言辞激愤的投诉电话时，应如何接听?
9.请安排主持与一个外商的签字仪式。
10.请安排主持一个新商场的剪彩仪式。
11.某公司秘书到一位不认识的老教授家去拜访，邀请老教授讲课。l
12.某单位秘书到大地公关公司办公室去公务拜访，办公室门关
着，室内接待你的人员正在与人商量事情。
13.你作为经理助理，主持一个座谈会，请作礼仪式自我介绍。
14.前台秘书接待未预约来访的两位客人，客人需要经理接见，应
如何处理?
匕.秘书到机场迎候一位重要的客人。
16.在一个朋友聚会上，通过自我介绍认识两位新朋友，后来又介
绍自己的一位同事与他们认识。
17.秘书在接电话，是上司让秘书去他办公室
处理一份急件，正好有客人来访，这种情况，秘书应怎么办?
18.在一个酒店的公关部，有一位客人来投诉，应如何接待?
19.上司正在开会，有电话找上司，事情很急需要上司接电话，秘
书应如何处理?
20.请你安排主持一个新商场的揭牌仪式。
21王可是公司的前台秘书。上午9时，王可还在接听电话。这时来了两位客人。前一位是求预约的，后一位是预约好的。她应当怎样处理才能使所有客人都满意?
22.电话邀请你的两位重要客人进工作午餐。
23.电话为你的上司预约会谈事宜。
秘书面试题：
1)感谢你来我公司面试，我想知道您的家庭背景，可以吗?
2)你想应聘秘书工作，请你就秘书工作方面你具备的专业技术做一简要说明，好吗?
3)能否告诉我你为什么要到我们公司应聘秘书?
4)这次我公司是招聘综合秘书，这方面你有什么专业知识?
5)你认为一个合格的秘书应有哪些特质?
6)你认为秘书如何与上司处理好关系?
7)你以前有过工作吗?你如何看待你以前的工作?
8)你认为你在哪些方面有缺点(工作中的)?
9)我们公司也不苛求完美无缺的职员，你对薪金有何看法?
10)请问你对加班有何看法?
11)总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议，要通知到所有参会人员，秘书自己也参加会议。如果你是秘书，你会怎么做。
12)销售在每年初举行销售大会，请您安排，你如何做。
13)在工作中你或许会遇到许多难题，如果你真的遇到很多棘手的问题，你该怎样去解决。
14)你喜欢独立工作还是集体合作呢?假如现在有一个活动。
15)与其他应聘者相比，你的优势和劣势在哪?
16)在老板休假期间，公司的一项重要产品忽然出现重大技术故障，目前只能召回产品并给用户购买该产品升级版的优惠券。你如何撰写一封给所有用户说明情况的邮件?
17)一位声称是公司大客户的人打电话过来，他态度很差，指控公司产品质量有问题，要求跟你的上司联络。但他不愿告诉自己是哪家客户，也不肯告诉你产品质量究竟有什么问题，这种状况，你如何处理?
18)在会议召开前的5分钟，你忽然想起还未通知某个部门负责人，该负责人与你关系很差，你非常不愿意直接跟他联络，但他的助手电话和手机无人接听，这时候，你该怎么办?
19)在洗手间，你偶然听到几个同事在背后议论你的缺点，通过声音，你也判断出了她们是谁，其中有一个还是平时跟你关系看起来很好的一位，今后，你会如何跟这几个同事相处?
20)你的前公司的大客户都有哪些?他们为什么会选择你们公司的产品和服务?请把他们的名称和高层负责人的联系方式写在这张纸上。
21)你认为如下哪个时间段询问结果会最合适?
1.你认为一个秘书应当具备哪些能力?(5分)
参考答案：组织协调能力;摄取信息能力;政策理解能力;具体办事能力;出谋献策能力;人际交往能力;口头表达能力;文字表达能力。
评分标准：打出任意五个即可，，每个要点记一分，其他答案也可视情况得分。
2.如果你发现上司在工作中犯错了，你会怎么处理?(5分)
参考答案：首先，秘书应当正确对待领导的错误。世界上没有一贯正确、不犯错误的领导。其次，积极“参谋提醒”，帮助领导少犯错误。第三，及时补救，自觉承担责任。第四，更主要的是在领导纠正错误时，作好各种服务工作，促进错误早日弥补。并遵照这三条原则不要在众人面前指出，为上司留些情面;不必据理力争;先服从并去执行
评分标准：需答出关键词：“”正确对待错误“及时补救”“为上司留情面”“服从”等，其他答案也可视情况得分。
3.如果上司手中有很多工作需要完成，请你做日程安排，你会怎么办?(5分) 参考答案：职责对等原则、重急轻缓原则、切忌事必躬亲、内外兼顾原则、效率优先原则
评分标准：答出三个要点即可得满分。
4.请你演示一下握手礼仪，并简要解说一下。(5分)
参考答案：口诀：男女平等，大方伸手，面带微笑，虎口相对，力度七分先后顺序。握手的方式。握手要伸右手，伸左手不礼貌。握手时双目注视对方，微笑致意。必要时寒暄两句，不要默默无语和敷衍了事。握手的时间以三至五秒为宜。关系亲近的，为了表示热情，还可轻轻地晃上几晃，甚至再搭上另一 评分标准：演示占4分，解说站1分。
5. 上司让秘书接待一批客人，但秘书不知道他们职务大小、级别高低。怎样安排?(5分)
参考答案：安排坐席时不摆放座位标签，不分主次，糊涂一些，让其随意坐，自己确定自己的位置和主次大小。但在行动之前，有必要向领导做了汇报和请示，得到批准后，再付诸实施。
评分标准：答出要点即可，其他合理解决方案亦可视情况得分。
6. 请你做一下自我介绍。(5分)
参考答案：我叫XXX，关于我的情况，简历上介绍得比较详细了。我在这里强调两点：
1、我的英语口语不错，曾利用假期在旅行社做过导游，带过欧美旅游团，这里有证明材料。
2、我的文笔较好，曾在报纸上发表过几篇文章。如果您有兴趣可以过目。
评分标准：必须包括以下两个方面：①突出了自己的优势; ②突出的优势与所聘职位密切相关。
7.在某天的工作中，一位行政秘书正与上司正在吵得不可开交，你正巧进入办公室，你会怎么处理?(5分)
参考答案： 首先、要先稳定秘书的情绪，并在事后肯定秘书的好意。切不可在谈话中采用批评的方式。其次，告诉秘书在领导发生争执不够冷静的时候，秘书人员可采用请示工作、接电话等方式使双方停止争执。
3、告诉秘书应注意保持中立立场和信息传递的时机。
评分标准：答出要点即可。
8.你认为秘书与领导是一种什么关系?(5分)
参考答案：组织上的隶属关系、工作上的主从关系、人格上的平等关系、个人之间的朋友关系、工作绩效上的一体关系。
评分标准：答出三个要点即可。
9. 上班中午休息时，小董在午睡，但同事却在打牌，吵到了小董，小董碍于他们的面子，没有说明，如果你是小董，你会怎么做? (5分)
参考答案：正常的午休，可以缓解疲劳，提高工作效率。办公室的同事在休息的时间玩电脑这也是无可厚非的，也可以通过游戏来缓解工作压力。但是，利用游戏放松的方式不符合公司对员工的要求，午休是用来放松的，面对电脑上的游戏可能会造成一些压力，精神过度紧张和兴奋都是不利于休息的，也会影响接下来的工作，并且长期面对电脑对视力和身体都是不利的。第一，我会很好的利用休息的时间来和大家聊天或者给大家泡茶，在午休的时候告诉大家一些工作过程当中减轻压力的方法，正所谓身体是革命的本钱。建议大家在休息的时候可以做一些有益身体的锻炼活动，如室内保健操，听一些舒缓的音乐等。让精神和身体都放松下来，以便能更好的投入到工作当中去。第二，要采取正当的放松方式，更有效的利用休息时间，使自己能保持好的体力和精力，更好地完成工作。
评分标准：体现出自己的人际关系处理能力、压力应变能力即可得分。
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