新时期如何做好秘书工作
摘要：秘书作为党政机关、企事业单位一项重要的职业，除了起着连接上下的重要职能以外，同时也发挥着参谋咨询、辅助决策、沟通协调的作用。随着社会主义经济和制度的不断发展，我国全面进入新时代，在此背景下，各行各业都发生了翻天覆地的变化。在日新月异的社会环境中，秘书工作也应顺应潮流，接受新思想，满足新需求。本文主要就新时期如何做好秘书工作提出几点建议。
关键词：秘书;学习能力;职业素养;作风建设;管理规范
一、强化学习能力，提升职业素养
新时期，秘书工作需要进一步强化对专业知识的学习，不断增强专业服务能力。如今的秘书工作已经不再是简单的传话员、邮递员，因此必须要根据从严精细管理的要求，积极学习最新的秘书领域的专业知识，虚心向各级领导专家学习专业知识，即使不能够成为业务上的专家，也必须要做到初步精通，不断完善专业知识体系，要确保在平时的工程之中不会出现原则上的错误。还需要积极地通过专业知识为领导排忧解难，发挥出参谋助手的作用，让领导能够从繁忙的工作之中抽出更多的时间进行谋划。秘书作为领导的“左膀右臂”，日常工作中应注意机敏应事，谨慎言行。考虑到秘书工作的特殊性，既沒有特定的工作指标约束，也没有任务规定，其工作性质相对比较灵活，所以在日常工作中，秘书更应该具有“随机应变”的基本素质，面对事情需沉着冷静，对事物的判断要果敢、迅速，对事件的处理要谨慎稳重。总体上讲，新形势下秘书工作的要求其做到手勤、腿勤、脑勤，在工作中保持较强的机动性，并积极动脑，以此保证周全，起到拾遗补缺之职能。新形势秘书工作还要求慎重言论，以高度责任感约束自身语言表达，尽可能做到谈吐文雅，言辞精炼，不啰嗦，不赘余;发表言论应该保证言之有据，不能毫无凭据的夸夸其谈，也不能言过其实、危言耸听。总而言之，新形势下的秘书工作，应该精于行事，慎于言谈，如此才能提高工作效率，减少工作失误。
二、建立知识储备，提高工作能力
首先应建立较高的政治理论水平。无论是机关单位还是企业机构的发展，都需要一定的政治理论为指导。鉴此秘书工作中应该保持较强的政治敏感性，对政治方向有较为明晰的把握。因此秘书需积极利用业余时间，加强政治理论学习，提升自我政治素养，保持清醒的政治头脑，如此一来才能在日常工作之中紧紧跟随正确的政治方向，保证工作高效有序。
其次应培养扎实的语言文字功底。秘书人员工作中最为常见的即是语言文字工作，无论是“整理资料”、“会议记录”、“日程安排”等工作都需要较强的语言文字综合表述能力。由此可见，语言文字综合能力几乎是秘书在职场生存的关键技能之一。新形势下，文字运用频率越发增加，无论是网络信息传递，还是业务交流都需要文字表述。鉴此，秘书人员更加应该具备扎实的语言文字功底，并且还应该掌握一定的写作规律。
第三，培养良好的沟通协调能力。特定情境下，秘书工作人员需代替领导做好衔接工作，尤其是组织内部的衔接工作。新形势下，秘书人员逐渐成为组织内部协调的重要枢纽，其不仅是传达领导意识、建议、决策的第一“经办人”，同时也是搜集整理组织成员意见、反馈信息、实施效果等信息的主要“负责任”，是领导与组织各部门协调沟通的重要桥梁。
第四，构建清晰的逻辑思维。秘书人员是领导的“心腹”，是领导的“臂膀”，其深受领导的信任与厚爱，在诸多决议中也具有一定的影响力。因此为领导决策的相对正确，就应该确保秘书人员具备良好的是非观，以此降低其对领导思维的消极影响。
三、吸纳传统文化，促进秘书工作和谐化
我国传统文化中重和谐是十分重要的内容之一，主要是指人与人之间的和谐，秘书工作中则主要是指秘书与领导间关系的和谐。要做好秘书工作，首先秘书应对自己的位置有一个正确认识，摆正自己的位置。秘书在领导直接授权下行使办公权限，出入核心部门，鉴于这种特殊的密切关系，使得部分秘书得意忘形，结果引起领导反感。对此，秘书在工作时应尽可能淡化与领导间的这种亲近关系，踏实谦虚谨慎对待工作，认真努力学习。其次，秘书应与领导保持一致步调。秘书通过为领导处理日常的繁杂事务，从而让领导有精力、时间去思考重大及长远问题，而领导丰富的工作经验与人生阅历，对秘书全面看待分析问题有指导作用，引导秘书不断提升。对此，秘书应多学习领导的长处，不断提升自身的能力水平，充分发挥自身特长，积极主动为领导分优解难，超前做好服务。
四、强化作风建设，树立形象标杆
良好的工作作风体现在“严谨，精细，深刻，真实，快速”。工作作风是影响工作质量的直接因素之一，同时也是提高工作质量的关键要素之一。工作作风是指导工作实际的一面鲜明的旗帜，具有良好工作作风之人，日常工作必要也是雷厉风行，高效有序。鉴此，新形势下，秘书人员应该形成以下几点良好的工作作风：1. 秘书人员应该认识到岗位的工作职责，并在日常工作积极履行自身职责。要达到上述目标，首选就应该帮助秘书人员树立爱岗敬业精神，这是促使其积极投身工作事业的动力，也是促使其养成忠于职守观念的动力，同时也是帮助其提升工作效率的不竭动力。2. 秘书人员不仅需要具备忠于职守的“忠诚”精神，同时也应具备“服从领导”、“无所抱怨”的“服从”精神。服从领导是秘书工作基本要求，违背领导指示和意图办事，不仅容易“弄巧成拙”，同时也有失本分。因此秘书人员应树立起服从领导的工作作风，同时在领导决议工程中扮演好参谋决策，做到知无不言，不知慎言。
五、建立管理规范，规范秘书工作
在约束行为、防止偏差等方面制度有长效性、根本性等特性，秘书工作管理制度的建立，能确保秘书工作进一步规范首先，禁止任人唯亲，在选拔秘书人员时，应由人事部门把关，合规合法选拔，避免领导自己挑选秘书或是领导干部说了算的情况。其次，严格限定秘书的权力，严格限定秘书的杈力在法律范围内，并制定明确的秘书责任、权力，确保秘书能够依法行政。最后，进一步强化对秘书的监督机制。秘书作为领导工作的辅导人员，是不能行使领导权力的，但是现实工作中领导会将部分权力授予秘书行使，这种权力转授的确为现实所需，这也无可厚非，但是不能指望秘书能够自觉合法行使这部分权力，现实生活中也不乏秘书假借领导权威而产生的秘书腐败事件。对此，应进一步强化监督机制，将上级监督、民主评议等监督行使纳入到秘书日常工作之中，确保秘书工作权力行使受广大监督，避免发生擅权、滥权等情况。
总的来讲，秘书工作多为一些繁杂、琐碎的事务，秘书工作做到位、做成功或许不能成就什么大事，但是一旦秘书工作做得不好，则会导致其它工作、其他人的工作受到牵连，甚至会对重大事件产生决定性影响。对此，秘书人员应化被动为主动开展工作，从按部就班到适当超前，避免各种纰漏，做到零差错，真正将秘书工作做好、做细、做精，并始终保持良好的精神状态、旺盛的工作热情、奋发昂扬的斗志，确保在平凡的秘书岗位上展现自身的价值。
六、结束语
综上所述，新时期，人们对秘书人员的文字综合、组织协调、分析判断以及相关的学习、实践能力要求比较明确，认同程度较高。随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对秘书人员能力素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的“隐形”能力，应有意识地加以锻炼和培养，以此提高其工作实效。
参考文献：
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作者：黄慧慧
摘要：高校学科秘书是专门处理学科综合事物的工作岗位。本文通过对学科秘书岗位职责的深入剖析，并就如何做好高校学科秘书提出了相关的建议，以适应新形势下社会对秘书工作提出的新要求。
关键词：高校；学科秘书
G647.2
学科秘书是高校学科管理工作中的基层管理人员，是连接学校与学院之间、学院与学科之间、学科各教师之间以及师生间的枢纽，在学科管理过程中担负着管理与服务的双重任务。近年来，随着我国高等教育事业的不断改革和发展，学科秘书在高校管理工作中发挥着越来越重要的作用。
一、学科秘书岗位职责
高校学科秘书的日常工作千头万绪、纷繁复杂，与学科有着千丝万缕的联系，其岗位职责主要体现在以下几个方面：
1.档案、资料管理
档案管理：所有学科老师的材料收集、整理归档（纸质和电子版），主要包括：学历、学位、职称等个人信息的登记和各种资格证书（高等学校教师资格证书、专业技术职务任职证书等）、荣誉及获奖证书的扫描归档，
资料管理：学科老师申请的科研项目、师生发表的论文与论著、专利的申请与获得，参加的国内外各类访学进修培训等情况的收集与整理归档；上级下发的各类文件的接收、分发、回收及保管。
通过档案和资料的的整理，建立完善的分类系统，便于学科与学院各种项目与奖项的申报，有利于减少收集申报资料的时间。
2.做好会务、考勤工作
通过建立学科群，学科秘书在第一时间内负责学校、学院以及学科的各类会议通知，做好会议安排工作，及时完成会议记录，撰写相关信息报道并报送至学校相关部门；负责本学科教职工的请假管理，做好考勤工作，并上报至学院。
3.做好学科建设管理工作
了解本学科的科学研究方向、研究领域以及研究特色和水平等情况，协助学科负责人做好各类总结、学科评估材料的申报与建设过程中的管理、评估、验收工作；负责组织拟订学科建设规划，制定学科建设的管理制度，协调学科的分布与结构；负责学科建设方面各类电子材料（如学科经费）的分类、整理、归档。
4.其他工作
了解教师各方面的工作需求，配合各位老师做好教学、科研以及学生培养等方面的工作，如：协助硕士点负责人做好研究生的招生、复试事宜，完成各类票据的报销，做好教师教学工作量的统计与上报，以及研究生论文奖学金的发放等工作；完成学院领导交办的其它临时性工作，配合其他岗位做好相关工作。
二、如何做好高校学科秘书工作
当前，随着经济全球化进程的加快、社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展，社会对秘书的要求越来越高。面对如此迅速发展的秘书工作新形势，该如何做好高校的秘书工作？
1.坚定政治理念，加强党性修养
新时期，高校学科秘书应树立正确的政治理念，坚定自己的政治方向，认真学习习近平总书记发表的一系列重要讲话，深入学习党章党规，进一步提高政治理论水平；积极领会并践行党的各项方针与政策，从而加强自己的党性修养。同时，应该充分了解学校、学院、学科的各种动态，深刻领会校、院和学科领导的决策意图和学校的各种政策与重要工作部署，将秘书工作真正落实到实处。
2.提高思想素质，增强服务意识
共产党员的足迹遍布各行各业，他们的有所作为流露出的是信念与奉献，坚守与担当，用自己的实际行动拓宽了生命的高度，是大家终身学习的榜样。作为高校的学科秘书，更应将共产党员的这种精神永远的传承下去：树立正确的人生观、世界观和价值观，增强为学院、学科和广大师生服务的思想；戒骄戒躁，始终能以良好的状态投入到琐碎的工作中去，就像飘扬的旗，挺立的树，努力做到不忘初心，在做好秘书工作的道路上继续前行。
3.提升知识素养，强化心理素质
李克强总理曾说，“世界读书日虽然只有一天，但我们应该养成天天读书的好习惯”，可见终身学习的重要性。终身学习是个人成长之梯，高校学科秘书更要时刻给自己充电：首先，要努力学好科学文化知识，为提高文字和口头表达能力奠定坚实的理论基础；其次，要扎实学好秘书专业知识，如关于、公文写作、文书处理、档案管理、会议管理、调查研究等相关知识；同时，应自觉学习高等教育学、教育管理学、高等教育法规、大学心理学等方面的知识，养成顽强自信、冷静理智、宽容大度的心理素质，增强处理应急和突发事件的能力，从而提高管理学科事物的水平与能力，更好地为学科服务。
4.开拓创新能力，扩大综合实力
习主席告诫我们：要始终保持锐意创新、开拓进取的激情，尽职尽责干好工作。新形势下，高校学科秘书应以求真务实、真抓实干的作风，立足本职岗位，扎实工作。在此基础上，改变以往陈旧的工作模式和理念，突破管理惯性思维与模式，自觉创新工作方式，充分发挥主观能动性，不断探索学科管理的新途径和新方法，做到与时俱进，全力做好学校的管理工作。
总之，学科秘书工作的对象是多层次、多方面的，工作的内容是多样化的。只有发自内心的热爱秘书这个工作，才能视它为生命中重要的一部分，工作才更加有激情和效率，产生相应的责任感和使命感；只有适应新形势下的秘书工作，才能确保自身的可持续发展。
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作者简介：沈颖（1988-），女，汉族，浙江长兴人，研究生学历，现在浙江农林大学环境与资源学院工作，职称为教育管理研究实习员、硕士学位、研究方向为土壤质量演变与可持续利用。
作者：沈颖
摘 要: 随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育行政管理模式也在不断革新，高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显，对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述，进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。
关键词： 高校 行政秘书 职业规划
随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育规模不断扩大，高等教育行政管理模式也在不断革新。高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上起下的作用。大部分高校过去对这一岗位并没有明确的定性，甚至在某种意义上极易给教职工留下“行政秘书就是做杂务”的印象，加上部分行政秘书人员对自身职业的认知偏差，导致在某种程度上影响了这一岗位功能的发挥，如今许多高校对秘书工作越来越重视，高校秘书对自身的职业前景也有了新的要求。
一、高校行政秘书工作要求
(一)高校行政秘书工作内容
高校行政秘书的工作是什么?在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部门，秘书的工作主要概括为以下四个方面。
1.处理本部门各类日常行政事务。
高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员工，日常行政工作繁杂，行政秘书每天需要处理大量的事务性工作，如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用，等等[2]。
2.承上启下、做好沟通与协调工作。
高校行政秘书做好此项工作，包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达，做好内部交流与沟通，同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
3.部门行政领导及院系行政管理层的参谋与助手。
高校行政秘书当好参谋与助手，就是要发挥自身岗位的能动性，为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带，最能直接获得群众意见和民意调查数据，还能了解政策和上级精神的执行反馈情况，行政秘書将这些信息收集整理，并充分发挥自己的能动性，帮助领导做好信息的分类和提炼工作，以辅助管理层作出决策。
4.承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。
高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如，教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理，等等。
高校行政事务看似小事，实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。
(二)高校行政秘书工作素质要求
由于行政秘书工作具有很强的综合性，这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。
1.树立坚定的思想政治理论素质。
高校行政管理工作具有明确的政治方向性，必须贯彻党的路线、方针、政策，必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和研究有关领导的讲话及文章。只有这样，行政秘书人员才能有效地协助领导工作。
2.严格恪守职业道德素质。
高校行政秘书在高校行政管理中处于机要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理层重大决策的出谋献策者。同时，行政秘书又起着协调上级领导与广大群众师生关系的桥梁作用，是大量信息的收集整理者等，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献，等等。
3.不断扩充文化知识素质。
大多数情况下，行政秘书由于日常事务性工作繁杂，很少能抽出时间来扩充文化知识，自身的知识老化，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力，导致工作能力受限，难以为行政管理层领导和广大师生提供高质量的建议和服务。由于高校行政管理的综合性，行政秘书需要不断扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据当今信息时代的快速发展要求，不断提高信息科学知识、档案管理知识等。
4.努力提高专业技术素质。
高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、现代社交能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。
5.具备健康的心理品质素质。
高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂，这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。
二、高校行政秘书角色定位的常见问题
(一)行政秘书的职业认知偏差问题
高校行政事务量大琐碎，且突出其服务性，工作内容涉及到会务文书、人事考勤、教务安排，以及其它日常的工作杂务，等等。这种事务性和重复性强的工作特点很容易使行政秘书人员迷失自我，再加上人们对高校行政秘书的职业地位及行政秘书工作价值习惯性的藐视和低估，这种氛围易使行政秘书产生自卑心理，认为自己没有价值，不受人尊重。
通常这种情况下，行政秘书缺乏明确的职业发展方向引导，容易导致其工作中没有发展动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感，继而对自己的职业产生认知偏差，否认自己职业的价值，导致职业认同感低、自我价值感低等问题。
(二)行政秘书工作责任与其成就感产生的冲突
高校行政秘书要全方位地为行政管理层领导提供信息的收集、决策参谋等辅助工作，如果提供的数据、信息不准确，不客观就会导致最终的决策失误。强大的压力和责任，工作稍有疏忽，行政秘书的自信心就会大受打击。同时烦琐的工作挤占了行政秘书大量的时间，导致行政秘书很少有时间学习，很少有时间顾及自己的科研和专业，要想取得一定的成就，就显得比较艰难。
这种长期承担强大压力和难于取得成就的工作性质，极易导致行政秘书心理冲突的产生。
(三)政策执行与人际关系的冲突问题
高校行政秘书的工作性质要求他们必须处理和协调好各种关系，包括校内领导层与基层人员的关系，行政与教学的关系，师生之间的关系，等等。同时，行政秘书与校内外同事师生间的良好人际关系也有助于提高工作效率的工作执行力。
然而，行政秘书同时又是领导指示与政策执行的传达执行者，若某些政策措施要触犯少数人的利益，可能导致行政秘书和谐人际关系期望的冲突。
三、高校行政秘书如何做好职业规划
“不想当元帅的士兵不是好士兵”。高校行政秘书如何正确规划自己的秘书职业生涯，提升自己的专业素质或行政管理层级。对于初入职的行政秘书，或者入行多年但始终“原地踏步”的行政秘书，这都是需要认真思考的问题。
(一)何谓职业规划
职业规划是指个人和组织相结合，在对一个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结研究的基础上，对自己的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡，结合时代特点，根据自己的职业倾向，确定其最佳的职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。[3]
一份完整有效的职业规划应包括以下五个环节：
1.自我评价。即要弄清我是谁，我想做什么，我能做什么。
2.职业环境分析。包括对社会政治环境、经济环境和组织环境的分析。
3.职业生涯目标的确定。这是关键之步，通常目标可分为短期目标、中期目标和长远目标。
4.实施策略与措施。制定实现目标的具体行动方案，并进一步落实行动方案。
5.反馈调整。职业规划要在实践中去检验是否切实有效，通过问题反馈，不断作出调整。
(二)高校行政秘书的职业规划
每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自已的职业规划，高校行政秘书也一样。高校行政秘书该如何做好职业规划呢?
首先，高校行政秘书要有正确的自我认知。自我认知包括自己的心理生理认知、家庭认知、人脉认知等，并确定自己的兴趣专长，现有的技能和条件，甚至人生价值。
其次，高校行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况，并清楚自己所在高校的历史情况和发展情况等。结合环境的特点、组织内部晋升和发展的途径，分析自己现有的水平，以便为下一步评估确定一个可行性的发展目标做好准备。
再次，确定职业目标是高校行政秘书职业规划的关键之步。职业目标包括短期目标、中期目标和长期目标。短期目标一般为一年内可以完成的，中期目标期限为三至五年内完成的，长期目标是五年以上的，甚至是人生目标。这些目标是需要行政秘书克服困难，经过短期培训或是长期刻苦专业学习，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。短期目标的完成有利于行政秘书树立中期目标和长期目标完成的信心，长期目标的制定也有利于高校行政秘书有序地制定短期或中期目标，保证自身职业发展目标的完整统一性。同时，高校行政秘书切记，目标的制定一定要切合自身的各方面条件，不能好高骛远，不能不切实际。
最后，高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括自己的职业规划发展路线、教育培训安排、时间计划等。为了适应瞬息万变的环境，特别是当代社会的信息化进程，高校行政秘书还要时不时检验自己的职业规划效果如何，及时发现职业规划各个环节出现的问题，找出相应的对策，对规划进行调整与完善。
总之，一份成功的职业规划有利于消除高校行政秘书人员失落、迷茫、自卑、焦虑的心理，有助于高校行政秘书人员合理安排自己的职业进程，实现自己的人生价值。
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作者：陈静
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就"办事"的学问作一番探讨。
一、如何办好领导交办事项
(一)接受工作任务要弄清"三要素"
领导交办工作任务，大体都有"三要素"：一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把"三要素"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
(二)优化办事成果"三比较"。
办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。
(三)把握好办事"三形式"
办事可能出现三种形式：1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
(四)检验办事效率"三标准"
秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l.工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
(五)向领导复命"三注意"
工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1.不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。
3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
二、如何办好请办事项
做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
(一)精心准备，提出合理建议
(二)讲究方法，选择适当形式
(三)注重程序，坚持逐级请办
(四)提高艺术，优化请办效果
(五)以缓应急，避免紧张出错
对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。
一、谋事不传事
“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。
“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。
歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。
二、干事不铲事
必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。
歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚……男孩子在这项上的优势是来自于生理原因———脸皮天生厚一点，领导使着没负担。
三、抹事不激事
作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员的关系中，起着非常重要的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”;切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。
歪嘴点评：这一点上，关键在于人，不在于性格，所以男女有可能打个平手。
四、揽事不躲事
领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易。尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常严重的问题，非领导出面不可，也要通过秘书这一关得到缓冲。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。
歪嘴点评：正常女人一般都不爱揽事儿，因为她们自己的琐事已经就一大堆了。但偏偏男人一般都爱揽权，因为他们看见权力的时候往往对自己的位置十分健忘。所以，挑男还是挑女，你都会有得有失。
五、成事不败事
主要领导公务缠身，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事越能体现一些秘书的“成事不足，败事有余”。秘书给领导败事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事，另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十;给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书“翻船”的深刻教训，值得我们认真借鉴和深思。
歪嘴点评：私心是谁都有的，但女孩更容易沉不住气，往往因为一些小小事儿，小小便宜，就败了大事。男性虽然也好不了哪儿去，但现实中的小小事儿往往比小事更多一点，所以领导栽在女秘书手里的概率也就更大一些。
一、什么是秘书?
秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。
二、你适合做秘书吗?
首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：
(一)分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢?
A。这样为人处世有分寸：自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。
B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。
C。这样办事有分寸：谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
(二)礼貌。
面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。
(三)谦虚
谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
(四)敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。
(五)自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。
三、秘书的职业道德
我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感
(一)忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。
有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发;但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书;如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢?我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，
避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。
(二)敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
(三)责任感：
有了忠诚感，说明你品质好;有了敬业心，说明你干得好;而负责任，说明你可以让人依赖。
责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份;做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
四、秘书的自我完善。
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。
(二)努力做到出力而不“越位”
我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。
机要秘书是一个特殊的工作岗位，机要文件管理得好不好，不仅直接影响到本单位的利益，而且还影响到整个党和国家的利益，要做好这项工作，最重要的是要提高机要文件管理人员的思想、业务素质。下面就如何管好机要文件，谈谈自己的几点体会：
一、机要秘书必须具有强烈的责任心 管理工作做得好不好，取决于管理人员是否有较强的责任心。一个工作责任心很强的人，其工作自始至终是管理有序的，反之则是杂乱无序，容易出问题。机要人员的工作，在一般人看来是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递，一不要动脑筋，二不要费力气，无论谁都可以管理好，表面上看的确如此但从深层次看并不是这样。机要秘书每天面对着文件、资料，日复一日年复一年重复着单调的工作，其中很多工作具有很强的政治性和保密性，如果没有很强的工作责任心，很容易在工作中出现失误，而且出了问题就不是小问题。另外，机要秘书一般都身兼多种工作，除文件的收发管理外，一般还有单位各类印鉴的保管使用、传真机的管理使用以及其他繁琐的事务，因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，严格要求自己，对工作中的一点一滴，都要力求把它做得好一些。即使这样，工作做完后还要考虑这样做有没有不妥的地方，确保不出错或少出错。
二、机要秘书要有较强的组织管理能力
机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作，要做好这项工作，还要求机要秘书必须具有较强的组织管理能力。
(一)要熟悉机要文件的管理程序。首先要对照发文通知单及时清点、核对文件;其次要对文件进行分类登记、编号;第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件送主任签阅后，分内容、分部门、分级别，按时间的先后及时进行传阅、催办、返回。
(二)要加强文件阅办中的过程控制 传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率有极为重要的作用。要注意以下几方面：
1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种政策、信息的交流，对国家的建设和安全起着越来越重要的作用，快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间的信息畅通，是机要文件管理的时间性要求。
2、时效性。机要人员收到文件后，对每一份文件，机要管理人员要先看一遍，加深印象并做一个必要的判断，注意传递时间，不能因文件传递不及时而造成损失，给工作造成被动。对于那些要及时落实的事情，如果领导工作忙，机要管理人员有责任提醒和督促。
3、保密性。机要文件传阅是有着严格的规定的，要严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。凡属于国家秘密的文件、资料，随到随传，保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌握文件的走向和流程，避免机要文件横传，根据需要制做文件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要员手中，随时掌握文件去向，收回后立刻清点份数。
4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件;其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件对企业有用，但对事业单位来说作用就小了;有些文件从标题上看与本单位无关，但在内容上可能牵涉到本单位的工作。因此，要充分发挥文件的作用，管理人员必须做到两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉，只有这样，才能根据不同类型的文件精神，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。
5、灵活性。机要人员要熟悉领导同志的工作分工，了解领导人和各部门的工作活动规律和时间安排，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程度。按照合理的传阅顺序组织传阅，对特别重要的电报等急件，要区别对待，快速传阅。
(三)要加强文件催办工作 “催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节。对有时限要求的文件，如突发事件、会议通知、纪念活动、领导会见等内容的文件，一般时限要求都较急，要及时提前催办，给相关单位及有关领导同志留有一定时间进行准备。平时传阅文件过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”。
催办的“内涵”也要宽泛，催办不仅仅是向承办单位要情况、要结果，其中还有大量的协调工作需要机要秘书来沟通。因此，做好催办工作，不但可以防止文件漏办或误办，而且可以大大加快文件的运转速度，提高机关的服务水平和工作效率，并从中提高机要员的协调能力。从某种意义上说，“催办”也是机要秘书应该具备的基本功。
(四)加强文件的清退、销毁工作
机要文件清退工作可以说是机要文件管理工作的重头戏。要严格文件清退制度，经常、及时地对文件进行梳理，按文号分类整理，按序号排放整齐，确保文件及时清退。年终要全面清退文件，该上交的应如数上交，该归档的根据单位要求进行存档，该销毁的文件则要按规定执行，切忌任意处理。
三、机要秘书必须按章办事，实行规范化管理 机要保密工作制度化是保密管理的根本措施。机要文件管理工作完全靠教育、靠自觉性、责任心是不够的，还要结合实际，制定、健全保密规章制度，做到有法必依，有章必行，实行规范化的管理。针对保密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时补充完善，努力建立健全规章制度，明确保密管理要求，落实工作职责和措施。
四、机要秘书要主动地工作
机要秘书工作是一项服务性、辅助性的工作，只能根据领导同志的要求来开展工作，这决定了他的被动性。作一个出色的机要员，仅仅被动的工作是不够的，也可以从以下几方面发挥人的主观能动性，主动地为领导做好服务工作。第一，了解领导同志的工作，全面掌握领导同志在一段时期内抓的工作中心，“知情方能出力”，服务工作才能做到点子上，是掌握工作主动权，搞好主动服务的前提。第二，要善于积累和提供情况。秘书应做到“脑勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤记、勤跑。上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策具体规定，下至各部门和基层的各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑。只有平时不怕“麻烦”，勤于积累，到了领导同志需要之时，才能得心应手，及时提供，这是搞好主动服务的基础。第三，要注重文件传阅效果，对重要的机要文件，要提炼内容要点，供领导参阅;要注意领导在机要文件上批示，做好传阅落实;要注意领导批示是否有误，如有误要当面恰当地提出修改意见;要注意领导的口头吩咐，做到准确记录;要注意需协调相关单位承办的，要及时向有关领导转达。
五、机要秘书要有一个健康的心态
机要岗位工作环境相对独立封闭，工作人员活动空间比较狭小，工作对象较单一，杂事较多，人员流动较为缓慢且心理压力大，不可避免地给机要秘书带来一些负面影响。如心态老化、思想钝化、社交能力弱化、工作方法机械等倾向就是这种负面影响的具体体现。作为高校机要秘书就要善于在工作中控制自己的情绪，适时地调整心态，驾驭环境，在领导和同志们面前始终保持一种热情诚恳、乐观向上的良好状态。
六、机要人员需要锐意进取的精神 当今时代，以电子计算机技术、现代网络技术为主的新兴技术已被广泛运用于机要部门，机要工作现代化水平越来越高、服从管理范围也越来越大，这给做好新形势下的机要工作提出了大量需要解答的新课题。譬如：如何适应、推动机要密码通讯专用网络建设，为党政领导机关提供更好的办公支持;如何构建人机结合的新型管理模式，提高网络的安全性;如何为党政系统内部的信息共享、交换、组织、监控提供更好的协同工作环境等等。这些都迫切要求每一个机要人员不但要善于发现传统的工作方法存在的问题，还要善于创造新的工作方法与技术手段，使机要工作水平上一个新的层次。
总经理秘书职位
职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容：
1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;
2、起草公司股东会和董事会的会议材料;
3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理;
4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件;
5、协助行政部经理做好来宾的接待工作;
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;
7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作;
8、收发传真，并即使交给总经理处理;
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。 培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。 经验：2 年 以上高级秘书工作经验。 技能技巧：
1、熟悉公司文档管理;
2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。
3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态度：
1、良好的组织沟通协调能力;
2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强;
3、责任心强，勇于承担挑战性的工作;
4、具有开拓精神和团队精神。 工作条件：
1、 工作场所：办公室
2、 环境状况：舒适
3、 危险性：基本无危险，无职业病危险。
总经理秘书工作概述
一、办公室内务
1、 办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。
2、 每天准时上班、开窗通风。
3、 清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)
6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。
二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。
1、 对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理;
2、 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放
置在待处理文件夹内) 。
5、 内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理 文件夹内) 。
6、 公司各部门(单位)送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。
8、 每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、 根据文件积累
的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。
三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。
1、 笑脸相迎，茶水相待。
2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等;
3、 索要名片;
4、 及时向总裁请示。
5、 按总裁意见引见，接待(按情况给予续茶水) 。
6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
如何做好总经理秘书工作? 如何做好总经理秘书工作?
没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：
1、 必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间;
2、 常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记;
3、 要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期(半月南北)过手的文件要迅速知道其去处;
4、 学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的;
5、 应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、 做什么的;
6、 学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用;
7、 开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议;
8、 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明;
9、 为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;
10、对其他同事不可有骄骄之气;
11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ;
12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以;
13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声;
14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场;
15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒;
16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心;
17、任何场合不议论公司、同事是非;
18、不是上司问及，不议论同事的不好;
19、少喝酒，不能醉; 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题;
21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服;
22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人;
23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头;
24、上司的任何安排或者指示，一定
定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次;
25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。
总经理助理的三种类型
岗位分类：秘书型总助(基层) 、谋士型总助(中层) 、副总型总助(高层) 对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理(因工作繁杂之 故) 、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪(需经常陪同老总参加对外上午活动) ，文笔好(代为起草各类重 要文件) 、悟性强/外向善沟通和表达(为上传下达之必需) 、服从性高/执行力强(将高层意图严格落 实) 、学习与适应/压力承受能力(需主动应对困难和压力) 。换言之，秘书型总助工作的突出特点是 单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。 对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验 (如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等) 、有大局观/视野独特(兼顾整体利益与个人 优势) 、心胸开阔/不恃才傲物(豁达、谦虚与能力同等重要) 、极强责任感和事业心(以企业发展为 己任) 、团队管理能力(能充分发挥集体合力) 、具有监理在理性框架上的激情(理性为先，激情内 敛) 、始终与公司立场保持高度一致(忠诚是事业长久的保证) 。 对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验(领导者的基本资历要求) 、卓越眼光(对未来趋势的领先预测优势) 、博大胸怀(能容忍，也 能承认错误) 、决断魄力(当机立断而勇于担责) 、信念坚定(方向明确而百折不挠) 、勤于学习(对 新生事物保持好奇心) 、善于反思(永远从多个角度来考虑问题) 。
总经理助理岗位职责
1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。
2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况;
4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。
5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。
6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。
7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。
8、负责保管使用企业图章和介绍信。
9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。
10、负责上
级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。
做好总经理助理之“八要” 做好总经理助理之“八要”
总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管” ，是总办这一运转 中枢的“首脑” 。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责 地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好总经理助理，主要应在以下 8 个方面努力： 一要认清自己，处事有原则。找不准未知，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作 起来也就找不着“感觉” ，总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作， 上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去 管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作畈村，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权， 不越位，不缺位，工作要到位。 二要耳聪目明，做好参谋工作。从大的方面来说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服 务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分 析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见，还要制定决策备选方案。备选方
案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优， “拍板定案” 。决策制定后要采取得力措施抓落实， 并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 三要善于长袖善舞，做好个部门之间的“润滑油” 。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而 不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。 ” 在实际工作中，不看领导颜色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不惟命是从。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺上瞒下。再是协调好内外关系， 外求支持协作，内求团结向上。 四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风 行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身” ，明确该干什 么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为，为好应为之事。该别人代劳之事， 要分解任务到人，并明确授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工 作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事， “亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作 有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是
总经理秘书职位
职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容：
1、起草公司工作总结及总经理讲话稿;
2、起草公司股东会和董事会的会议材料;
3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理;
4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件;
5、协助行政部经理做好来宾的接待工作;
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;
7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作;
8、收发传真，并即使交给总经理处理;
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。 培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。 经验：2 年 以上高级秘书工作经验。 技能技巧：
1、熟悉公司文档管理;
2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。
3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态度：
1、良好的组织沟通协调能力;
2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强;
3、责任心强，勇于承担挑战性的工作;
4、具有开拓精神和团队精神。 工作条件：
1、 工作场所：办公室
2、 环境状况：舒适
3、 危险性：基本无危险，无职业病危险。
总经理秘书工作概述
一、办公室内务
1、 办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。
2、 每天准时上班、开窗通风。
3、 清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)
6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。
二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。
1、 对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理;
2、 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放
置在待处理文件夹内) 。
5、 内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理 文件夹内) 。
6、 公司各部门(单位)送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。
8、 每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、 根据文件积累
的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。
三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。
1、 笑脸相迎，茶水相待。
2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等;
3、 索要名片;
4、 及时向总裁请示。
5、 按总裁意见引见，接待(按情况给予续茶水) 。
6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
如何做好总经理秘书工作? 如何做好总经理秘书工作?
没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：
1、 必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间;
2、 常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记;
3、 要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期(半月南北)过手的文件要迅速知道其去处;
4、 学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的;
5、 应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、 做什么的;
6、 学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用;
7、 开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议;
8、 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明;
9、 为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;
10、对其他同事不可有骄骄之气;
11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ;
12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以;
13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声;
14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场;
15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒;
16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心;
17、任何场合不议论公司、同事是非;
18、不是上司问及，不议论同事的不好;
19、少喝酒，不能醉; 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题;
21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服;
22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人;
23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头;
24、上司的任何安排或者指示，一定
定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次;
25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。
总经理助理的三种类型
岗位分类：秘书型总助(基层) 、谋士型总助(中层) 、副总型总助(高层) 对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理(因工作繁杂之 故) 、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪(需经常陪同老总参加对外上午活动) ，文笔好(代为起草各类重 要文件) 、悟性强/外向善沟通和表达(为上传下达之必需) 、服从性高/执行力强(将高层意图严格落 实) 、学习与适应/压力承受能力(需主动应对困难和压力) 。换言之，秘书型总助工作的突出特点是 单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。 对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验 (如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等) 、有大局观/视野独特(兼顾整体利益与个人 优势) 、心胸开阔/不恃才傲物(豁达、谦虚与能力同等重要) 、极强责任感和事业心(以企业发展为 己任) 、团队管理能力(能充分发挥集体合力) 、具有监理在理性框架上的激情(理性为先，激情内 敛) 、始终与公司立场保持高度一致(忠诚是事业长久的保证) 。 对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验(领导者的基本资历要求) 、卓越眼光(对未来趋势的领先预测优势) 、博大胸怀(能容忍，也 能承认错误) 、决断魄力(当机立断而勇于担责) 、信念坚定(方向明确而百折不挠) 、勤于学习(对 新生事物保持好奇心) 、善于反思(永远从多个角度来考虑问题) 。
总经理助理岗位职责
1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。
2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况;
4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。
5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。
6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。
7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。
8、负责保管使用企业图章和介绍信。
9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。
10、负责上
级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。
做好总经理助理之“八要” 做好总经理助理之“八要”
总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管” ，是总办这一运转 中枢的“首脑” 。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责 地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好总经理助理，主要应在以下 8 个方面努力： 一要认清自己，处事有原则。找不准未知，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作 起来也就找不着“感觉” ，总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作， 上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去 管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作畈村，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权， 不越位，不缺位，工作要到位。 二要耳聪目明，做好参谋工作。从大的方面来说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服 务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分 析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见，还要制定决策备选方案。备选方
案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优， “拍板定案” 。决策制定后要采取得力措施抓落实， 并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 三要善于长袖善舞，做好个部门之间的“润滑油” 。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而 不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。 ” 在实际工作中，不看领导颜色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不惟命是从。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺上瞒下。再是协调好内外关系， 外求支持协作，内求团结向上。 四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风 行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身” ，明确该干什 么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为，为好应为之事。该别人代劳之事， 要分解任务到人，并明确授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工 作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事， “亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作 有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是
办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个审判工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全院各项工作的开展和审判任务的完成。
从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开拓新视野，挖掘新潜力，办公室秘书的岗位就是检验自我的用武之地和锻炼自我的最好场地。来办公室秘书岗位工作对我人生阅历的增长和能力的培养、自身综合素质的提高，都是一次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。
一、做好秘书工作所必须具备的政治素质和个人品质。
1、敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办公室秘书工作的前提条件。
2、思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作风，接受新生事物要快，爱学习，爱出点改革和超前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不断开拓新局面。
3、办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这才是做好秘书工作的保证。
二、要具有担当办公室秘书必须的知识能力。
从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室秘书必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。
1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒
的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。
2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础，同时，要熟悉业务知识，包括审判知识、电脑知识和科学文化知识，文字功底和语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室工作不单是要对办公室自身岗位本身熟悉，而且要对本部门整个工作有所了解。只有对办公室工作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础，才能更好地为审判工作服务。
三、秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面：
(一)做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正?我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。
(二)建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题;二是秘书要能够及时向领导提供他最为关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平;三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数;四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么?承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。
(三)秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有?工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。
秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手，工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书的含义和特点，决定了秘书工作不管有多少项职责，都离不开两个字“服务”。秘书工作要想让领导指得上、群众看得上，需要认清领导工作的要求和秘书工作实际水平的差距这一主要矛盾，并系统思考、抓住重点、冷静分析后加以解决，以适应变化。具体来说就是在秘书工作中，要把握好业务与事务、主线与一般的关系。
做服务要以业务带事务。秘书服务从内容上说大体上可分为业务服务和事务服务，二者是相辅相成的，事务服务是基础，业务服务是为领导单纯的行政事务服务的延伸和提升。秘书正是通过大量微细的事务服务，不断适应环境、适应领导的工作特点并不断熟悉岗位的职责和流程，才有可能做好业务服务，从而也才能游刃有余地做好事务服务。因此，做服务重点是做好业务服务，做好业务服务的重点应放在秘书自身文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高上，就是秘书要通过文、会、事等事务工作，发挥助手作用，同时也会因为具备了这种全局在胸的意识和总结归纳的能力，使重复琐碎的事务服务做起来事半功倍。
做业务要抓主线带一般。秘书工作的核心是为领导工作做好业务服务，其重要任务之一就是为领导工作的决策和实施服务，通过督促检查抓落实。督促检查不仅是领导的职责，也是秘书工作的重要内容;督促检查不仅通过分解立项、动态掌握、跟踪落实等步骤贯穿决策实施的始终，同时也是贯穿服务、信息、协调、方案等秘书工作发展过程的主线。所以，抓住督促检查这条主线，就可以将秘书工作的相关业务串联起来，以点带面地促进其它业务工作的开展和完成。
当然，做好秘书工作，需要团队的积极向上，需要计划的未雨绸缪，需要安排的科学合理。篇幅有限，不在此一一赘述。
(李谦 航天时代公司经理部秘书处处长)
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