新时期如何做好秘书工作
摘要：秘书作为党政机关、企事业单位一项重要的职业，除了起着连接上下的重要职能以外，同时也发挥着参谋咨询、辅助决策、沟通协调的作用。随着社会主义经济和制度的不断发展，我国全面进入新时代，在此背景下，各行各业都发生了翻天覆地的变化。在日新月异的社会环境中，秘书工作也应顺应潮流，接受新思想，满足新需求。本文主要就新时期如何做好秘书工作提出几点建议。
关键词：秘书;学习能力;职业素养;作风建设;管理规范
一、强化学习能力，提升职业素养
新时期，秘书工作需要进一步强化对专业知识的学习，不断增强专业服务能力。如今的秘书工作已经不再是简单的传话员、邮递员，因此必须要根据从严精细管理的要求，积极学习最新的秘书领域的专业知识，虚心向各级领导专家学习专业知识，即使不能够成为业务上的专家，也必须要做到初步精通，不断完善专业知识体系，要确保在平时的工程之中不会出现原则上的错误。还需要积极地通过专业知识为领导排忧解难，发挥出参谋助手的作用，让领导能够从繁忙的工作之中抽出更多的时间进行谋划。秘书作为领导的“左膀右臂”，日常工作中应注意机敏应事，谨慎言行。考虑到秘书工作的特殊性，既沒有特定的工作指标约束，也没有任务规定，其工作性质相对比较灵活，所以在日常工作中，秘书更应该具有“随机应变”的基本素质，面对事情需沉着冷静，对事物的判断要果敢、迅速，对事件的处理要谨慎稳重。总体上讲，新形势下秘书工作的要求其做到手勤、腿勤、脑勤，在工作中保持较强的机动性，并积极动脑，以此保证周全，起到拾遗补缺之职能。新形势秘书工作还要求慎重言论，以高度责任感约束自身语言表达，尽可能做到谈吐文雅，言辞精炼，不啰嗦，不赘余;发表言论应该保证言之有据，不能毫无凭据的夸夸其谈，也不能言过其实、危言耸听。总而言之，新形势下的秘书工作，应该精于行事，慎于言谈，如此才能提高工作效率，减少工作失误。
二、建立知识储备，提高工作能力
首先应建立较高的政治理论水平。无论是机关单位还是企业机构的发展，都需要一定的政治理论为指导。鉴此秘书工作中应该保持较强的政治敏感性，对政治方向有较为明晰的把握。因此秘书需积极利用业余时间，加强政治理论学习，提升自我政治素养，保持清醒的政治头脑，如此一来才能在日常工作之中紧紧跟随正确的政治方向，保证工作高效有序。
其次应培养扎实的语言文字功底。秘书人员工作中最为常见的即是语言文字工作，无论是“整理资料”、“会议记录”、“日程安排”等工作都需要较强的语言文字综合表述能力。由此可见，语言文字综合能力几乎是秘书在职场生存的关键技能之一。新形势下，文字运用频率越发增加，无论是网络信息传递，还是业务交流都需要文字表述。鉴此，秘书人员更加应该具备扎实的语言文字功底，并且还应该掌握一定的写作规律。
第三，培养良好的沟通协调能力。特定情境下，秘书工作人员需代替领导做好衔接工作，尤其是组织内部的衔接工作。新形势下，秘书人员逐渐成为组织内部协调的重要枢纽，其不仅是传达领导意识、建议、决策的第一“经办人”，同时也是搜集整理组织成员意见、反馈信息、实施效果等信息的主要“负责任”，是领导与组织各部门协调沟通的重要桥梁。
第四，构建清晰的逻辑思维。秘书人员是领导的“心腹”，是领导的“臂膀”，其深受领导的信任与厚爱，在诸多决议中也具有一定的影响力。因此为领导决策的相对正确，就应该确保秘书人员具备良好的是非观，以此降低其对领导思维的消极影响。
三、吸纳传统文化，促进秘书工作和谐化
我国传统文化中重和谐是十分重要的内容之一，主要是指人与人之间的和谐，秘书工作中则主要是指秘书与领导间关系的和谐。要做好秘书工作，首先秘书应对自己的位置有一个正确认识，摆正自己的位置。秘书在领导直接授权下行使办公权限，出入核心部门，鉴于这种特殊的密切关系，使得部分秘书得意忘形，结果引起领导反感。对此，秘书在工作时应尽可能淡化与领导间的这种亲近关系，踏实谦虚谨慎对待工作，认真努力学习。其次，秘书应与领导保持一致步调。秘书通过为领导处理日常的繁杂事务，从而让领导有精力、时间去思考重大及长远问题，而领导丰富的工作经验与人生阅历，对秘书全面看待分析问题有指导作用，引导秘书不断提升。对此，秘书应多学习领导的长处，不断提升自身的能力水平，充分发挥自身特长，积极主动为领导分优解难，超前做好服务。
四、强化作风建设，树立形象标杆
良好的工作作风体现在“严谨，精细，深刻，真实，快速”。工作作风是影响工作质量的直接因素之一，同时也是提高工作质量的关键要素之一。工作作风是指导工作实际的一面鲜明的旗帜，具有良好工作作风之人，日常工作必要也是雷厉风行，高效有序。鉴此，新形势下，秘书人员应该形成以下几点良好的工作作风：1. 秘书人员应该认识到岗位的工作职责，并在日常工作积极履行自身职责。要达到上述目标，首选就应该帮助秘书人员树立爱岗敬业精神，这是促使其积极投身工作事业的动力，也是促使其养成忠于职守观念的动力，同时也是帮助其提升工作效率的不竭动力。2. 秘书人员不仅需要具备忠于职守的“忠诚”精神，同时也应具备“服从领导”、“无所抱怨”的“服从”精神。服从领导是秘书工作基本要求，违背领导指示和意图办事，不仅容易“弄巧成拙”，同时也有失本分。因此秘书人员应树立起服从领导的工作作风，同时在领导决议工程中扮演好参谋决策，做到知无不言，不知慎言。
五、建立管理规范，规范秘书工作
在约束行为、防止偏差等方面制度有长效性、根本性等特性，秘书工作管理制度的建立，能确保秘书工作进一步规范首先，禁止任人唯亲，在选拔秘书人员时，应由人事部门把关，合规合法选拔，避免领导自己挑选秘书或是领导干部说了算的情况。其次，严格限定秘书的权力，严格限定秘书的杈力在法律范围内，并制定明确的秘书责任、权力，确保秘书能够依法行政。最后，进一步强化对秘书的监督机制。秘书作为领导工作的辅导人员，是不能行使领导权力的，但是现实工作中领导会将部分权力授予秘书行使，这种权力转授的确为现实所需，这也无可厚非，但是不能指望秘书能够自觉合法行使这部分权力，现实生活中也不乏秘书假借领导权威而产生的秘书腐败事件。对此，应进一步强化监督机制，将上级监督、民主评议等监督行使纳入到秘书日常工作之中，确保秘书工作权力行使受广大监督，避免发生擅权、滥权等情况。
总的来讲，秘书工作多为一些繁杂、琐碎的事务，秘书工作做到位、做成功或许不能成就什么大事，但是一旦秘书工作做得不好，则会导致其它工作、其他人的工作受到牵连，甚至会对重大事件产生决定性影响。对此，秘书人员应化被动为主动开展工作，从按部就班到适当超前，避免各种纰漏，做到零差错，真正将秘书工作做好、做细、做精，并始终保持良好的精神状态、旺盛的工作热情、奋发昂扬的斗志，确保在平凡的秘书岗位上展现自身的价值。
六、结束语
综上所述，新时期，人们对秘书人员的文字综合、组织协调、分析判断以及相关的学习、实践能力要求比较明确，认同程度较高。随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对秘书人员能力素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的“隐形”能力，应有意识地加以锻炼和培养，以此提高其工作实效。
参考文献：
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作者：黄慧慧
摘要：高校学科秘书是专门处理学科综合事物的工作岗位。本文通过对学科秘书岗位职责的深入剖析，并就如何做好高校学科秘书提出了相关的建议，以适应新形势下社会对秘书工作提出的新要求。
关键词：高校；学科秘书
G647.2
学科秘书是高校学科管理工作中的基层管理人员，是连接学校与学院之间、学院与学科之间、学科各教师之间以及师生间的枢纽，在学科管理过程中担负着管理与服务的双重任务。近年来，随着我国高等教育事业的不断改革和发展，学科秘书在高校管理工作中发挥着越来越重要的作用。
一、学科秘书岗位职责
高校学科秘书的日常工作千头万绪、纷繁复杂，与学科有着千丝万缕的联系，其岗位职责主要体现在以下几个方面：
1.档案、资料管理
档案管理：所有学科老师的材料收集、整理归档（纸质和电子版），主要包括：学历、学位、职称等个人信息的登记和各种资格证书（高等学校教师资格证书、专业技术职务任职证书等）、荣誉及获奖证书的扫描归档，
资料管理：学科老师申请的科研项目、师生发表的论文与论著、专利的申请与获得，参加的国内外各类访学进修培训等情况的收集与整理归档；上级下发的各类文件的接收、分发、回收及保管。
通过档案和资料的的整理，建立完善的分类系统，便于学科与学院各种项目与奖项的申报，有利于减少收集申报资料的时间。
2.做好会务、考勤工作
通过建立学科群，学科秘书在第一时间内负责学校、学院以及学科的各类会议通知，做好会议安排工作，及时完成会议记录，撰写相关信息报道并报送至学校相关部门；负责本学科教职工的请假管理，做好考勤工作，并上报至学院。
3.做好学科建设管理工作
了解本学科的科学研究方向、研究领域以及研究特色和水平等情况，协助学科负责人做好各类总结、学科评估材料的申报与建设过程中的管理、评估、验收工作；负责组织拟订学科建设规划，制定学科建设的管理制度，协调学科的分布与结构；负责学科建设方面各类电子材料（如学科经费）的分类、整理、归档。
4.其他工作
了解教师各方面的工作需求，配合各位老师做好教学、科研以及学生培养等方面的工作，如：协助硕士点负责人做好研究生的招生、复试事宜，完成各类票据的报销，做好教师教学工作量的统计与上报，以及研究生论文奖学金的发放等工作；完成学院领导交办的其它临时性工作，配合其他岗位做好相关工作。
二、如何做好高校学科秘书工作
当前，随着经济全球化进程的加快、社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展，社会对秘书的要求越来越高。面对如此迅速发展的秘书工作新形势，该如何做好高校的秘书工作？
1.坚定政治理念，加强党性修养
新时期，高校学科秘书应树立正确的政治理念，坚定自己的政治方向，认真学习习近平总书记发表的一系列重要讲话，深入学习党章党规，进一步提高政治理论水平；积极领会并践行党的各项方针与政策，从而加强自己的党性修养。同时，应该充分了解学校、学院、学科的各种动态，深刻领会校、院和学科领导的决策意图和学校的各种政策与重要工作部署，将秘书工作真正落实到实处。
2.提高思想素质，增强服务意识
共产党员的足迹遍布各行各业，他们的有所作为流露出的是信念与奉献，坚守与担当，用自己的实际行动拓宽了生命的高度，是大家终身学习的榜样。作为高校的学科秘书，更应将共产党员的这种精神永远的传承下去：树立正确的人生观、世界观和价值观，增强为学院、学科和广大师生服务的思想；戒骄戒躁，始终能以良好的状态投入到琐碎的工作中去，就像飘扬的旗，挺立的树，努力做到不忘初心，在做好秘书工作的道路上继续前行。
3.提升知识素养，强化心理素质
李克强总理曾说，“世界读书日虽然只有一天，但我们应该养成天天读书的好习惯”，可见终身学习的重要性。终身学习是个人成长之梯，高校学科秘书更要时刻给自己充电：首先，要努力学好科学文化知识，为提高文字和口头表达能力奠定坚实的理论基础；其次，要扎实学好秘书专业知识，如关于、公文写作、文书处理、档案管理、会议管理、调查研究等相关知识；同时，应自觉学习高等教育学、教育管理学、高等教育法规、大学心理学等方面的知识，养成顽强自信、冷静理智、宽容大度的心理素质，增强处理应急和突发事件的能力，从而提高管理学科事物的水平与能力，更好地为学科服务。
4.开拓创新能力，扩大综合实力
习主席告诫我们：要始终保持锐意创新、开拓进取的激情，尽职尽责干好工作。新形势下，高校学科秘书应以求真务实、真抓实干的作风，立足本职岗位，扎实工作。在此基础上，改变以往陈旧的工作模式和理念，突破管理惯性思维与模式，自觉创新工作方式，充分发挥主观能动性，不断探索学科管理的新途径和新方法，做到与时俱进，全力做好学校的管理工作。
总之，学科秘书工作的对象是多层次、多方面的，工作的内容是多样化的。只有发自内心的热爱秘书这个工作，才能视它为生命中重要的一部分，工作才更加有激情和效率，产生相应的责任感和使命感；只有适应新形势下的秘书工作，才能确保自身的可持续发展。
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作者简介：沈颖（1988-），女，汉族，浙江长兴人，研究生学历，现在浙江农林大学环境与资源学院工作，职称为教育管理研究实习员、硕士学位、研究方向为土壤质量演变与可持续利用。
作者：沈颖
摘 要: 随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育行政管理模式也在不断革新，高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显，对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述，进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。
关键词： 高校 行政秘书 职业规划
随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育规模不断扩大，高等教育行政管理模式也在不断革新。高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上起下的作用。大部分高校过去对这一岗位并没有明确的定性，甚至在某种意义上极易给教职工留下“行政秘书就是做杂务”的印象，加上部分行政秘书人员对自身职业的认知偏差，导致在某种程度上影响了这一岗位功能的发挥，如今许多高校对秘书工作越来越重视，高校秘书对自身的职业前景也有了新的要求。
一、高校行政秘书工作要求
(一)高校行政秘书工作内容
高校行政秘书的工作是什么?在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部门，秘书的工作主要概括为以下四个方面。
1.处理本部门各类日常行政事务。
高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员工，日常行政工作繁杂，行政秘书每天需要处理大量的事务性工作，如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用，等等[2]。
2.承上启下、做好沟通与协调工作。
高校行政秘书做好此项工作，包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达，做好内部交流与沟通，同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
3.部门行政领导及院系行政管理层的参谋与助手。
高校行政秘书当好参谋与助手，就是要发挥自身岗位的能动性，为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带，最能直接获得群众意见和民意调查数据，还能了解政策和上级精神的执行反馈情况，行政秘書将这些信息收集整理，并充分发挥自己的能动性，帮助领导做好信息的分类和提炼工作，以辅助管理层作出决策。
4.承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。
高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如，教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理，等等。
高校行政事务看似小事，实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。
(二)高校行政秘书工作素质要求
由于行政秘书工作具有很强的综合性，这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。
1.树立坚定的思想政治理论素质。
高校行政管理工作具有明确的政治方向性，必须贯彻党的路线、方针、政策，必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和研究有关领导的讲话及文章。只有这样，行政秘书人员才能有效地协助领导工作。
2.严格恪守职业道德素质。
高校行政秘书在高校行政管理中处于机要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理层重大决策的出谋献策者。同时，行政秘书又起着协调上级领导与广大群众师生关系的桥梁作用，是大量信息的收集整理者等，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献，等等。
3.不断扩充文化知识素质。
大多数情况下，行政秘书由于日常事务性工作繁杂，很少能抽出时间来扩充文化知识，自身的知识老化，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力，导致工作能力受限，难以为行政管理层领导和广大师生提供高质量的建议和服务。由于高校行政管理的综合性，行政秘书需要不断扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据当今信息时代的快速发展要求，不断提高信息科学知识、档案管理知识等。
4.努力提高专业技术素质。
高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、现代社交能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。
5.具备健康的心理品质素质。
高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂，这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。
二、高校行政秘书角色定位的常见问题
(一)行政秘书的职业认知偏差问题
高校行政事务量大琐碎，且突出其服务性，工作内容涉及到会务文书、人事考勤、教务安排，以及其它日常的工作杂务，等等。这种事务性和重复性强的工作特点很容易使行政秘书人员迷失自我，再加上人们对高校行政秘书的职业地位及行政秘书工作价值习惯性的藐视和低估，这种氛围易使行政秘书产生自卑心理，认为自己没有价值，不受人尊重。
通常这种情况下，行政秘书缺乏明确的职业发展方向引导，容易导致其工作中没有发展动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感，继而对自己的职业产生认知偏差，否认自己职业的价值，导致职业认同感低、自我价值感低等问题。
(二)行政秘书工作责任与其成就感产生的冲突
高校行政秘书要全方位地为行政管理层领导提供信息的收集、决策参谋等辅助工作，如果提供的数据、信息不准确，不客观就会导致最终的决策失误。强大的压力和责任，工作稍有疏忽，行政秘书的自信心就会大受打击。同时烦琐的工作挤占了行政秘书大量的时间，导致行政秘书很少有时间学习，很少有时间顾及自己的科研和专业，要想取得一定的成就，就显得比较艰难。
这种长期承担强大压力和难于取得成就的工作性质，极易导致行政秘书心理冲突的产生。
(三)政策执行与人际关系的冲突问题
高校行政秘书的工作性质要求他们必须处理和协调好各种关系，包括校内领导层与基层人员的关系，行政与教学的关系，师生之间的关系，等等。同时，行政秘书与校内外同事师生间的良好人际关系也有助于提高工作效率的工作执行力。
然而，行政秘书同时又是领导指示与政策执行的传达执行者，若某些政策措施要触犯少数人的利益，可能导致行政秘书和谐人际关系期望的冲突。
三、高校行政秘书如何做好职业规划
“不想当元帅的士兵不是好士兵”。高校行政秘书如何正确规划自己的秘书职业生涯，提升自己的专业素质或行政管理层级。对于初入职的行政秘书，或者入行多年但始终“原地踏步”的行政秘书，这都是需要认真思考的问题。
(一)何谓职业规划
职业规划是指个人和组织相结合，在对一个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结研究的基础上，对自己的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡，结合时代特点，根据自己的职业倾向，确定其最佳的职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。[3]
一份完整有效的职业规划应包括以下五个环节：
1.自我评价。即要弄清我是谁，我想做什么，我能做什么。
2.职业环境分析。包括对社会政治环境、经济环境和组织环境的分析。
3.职业生涯目标的确定。这是关键之步，通常目标可分为短期目标、中期目标和长远目标。
4.实施策略与措施。制定实现目标的具体行动方案，并进一步落实行动方案。
5.反馈调整。职业规划要在实践中去检验是否切实有效，通过问题反馈，不断作出调整。
(二)高校行政秘书的职业规划
每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自已的职业规划，高校行政秘书也一样。高校行政秘书该如何做好职业规划呢?
首先，高校行政秘书要有正确的自我认知。自我认知包括自己的心理生理认知、家庭认知、人脉认知等，并确定自己的兴趣专长，现有的技能和条件，甚至人生价值。
其次，高校行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况，并清楚自己所在高校的历史情况和发展情况等。结合环境的特点、组织内部晋升和发展的途径，分析自己现有的水平，以便为下一步评估确定一个可行性的发展目标做好准备。
再次，确定职业目标是高校行政秘书职业规划的关键之步。职业目标包括短期目标、中期目标和长期目标。短期目标一般为一年内可以完成的，中期目标期限为三至五年内完成的，长期目标是五年以上的，甚至是人生目标。这些目标是需要行政秘书克服困难，经过短期培训或是长期刻苦专业学习，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。短期目标的完成有利于行政秘书树立中期目标和长期目标完成的信心，长期目标的制定也有利于高校行政秘书有序地制定短期或中期目标，保证自身职业发展目标的完整统一性。同时，高校行政秘书切记，目标的制定一定要切合自身的各方面条件，不能好高骛远，不能不切实际。
最后，高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括自己的职业规划发展路线、教育培训安排、时间计划等。为了适应瞬息万变的环境，特别是当代社会的信息化进程，高校行政秘书还要时不时检验自己的职业规划效果如何，及时发现职业规划各个环节出现的问题，找出相应的对策，对规划进行调整与完善。
总之，一份成功的职业规划有利于消除高校行政秘书人员失落、迷茫、自卑、焦虑的心理，有助于高校行政秘书人员合理安排自己的职业进程，实现自己的人生价值。
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作者：陈静
办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明(见会议活动安排表)。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对会议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对其额外叮嘱下周办公会时间即出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。
秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和参会地点。
案例1：
天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理
定于12月16日(星期三)下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日(星期一)之间打电话告知秘书初萌。电话：51426398
总经理秘书沈君
初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，已经是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知?我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办?”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。
分析：
会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。在此案例中，秘书初萌犯了一个很大的错误。她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，一定要落实到位，这样才会万无一失。否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。就像上面案例一样，秘书初萌就犯了这种错误，导致严重后果。
案例2 某公司决定于某月某日召开一次重要会议，公司董事长指定公
2 司业务部王经理一定要参加。交办此事的一位办公领导还特别交代，要提前发通知，以便于王经理预先安排工作等等。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到王经理的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，王经理有事与董事长通电话，电话中王经理说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办?”董事长马上找发通知的人员查问，经查实，某月某日某时已通知到王经理秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。 经过与王经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但因为王经理当时正忙，所以没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后只能服从董事长的安排，取消了王经理安排的会议。 分析：
作为一名专职的经理秘书，虽然工作繁忙，但是如果安排得好还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。即使当时无法通知，过后一定要及时补正。如果王经理的秘书，能注意到这方面，立即报告，或过后及时补充，就不会出现两会冲突的事情。
一般会议准备工作包括如下内容：
(1)安排会议议题;
(2)确定会议步骤(包括议程、程序和日程);
(3)确定与会人员;
(4)确定会议时间;
(5)办理会议报批手续;
(6)签发会议通知;
(7)准备会议文件和材料;
(8)选择和布置会场;
(9)排列座次;
(10)妥善安排后勤服务事宜;
(11)做好新闻发布工作;
(12)进行全面的会前检查。
案例1：
西北某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个大型的招商引资洽谈会，你做为此次会议的主要筹备人员，将如何确定此次会议的主题和会议议程。
(1)明确会议要研究解决的问题、达到的目的;
(2)要有切实的根据并要结合本单位的实际情况，有明确的目的;要以市领导的指示为依据，根据本单位资金、人才、技术的实际情况，达到资源的优化配置;
(3)报请领导审批;
(4)确定会议议程要根据主要领导的情况，确定会议主持人。
(5)根据会议的主题，确定发言人;
(6)围绕主题，确定讨论题目和讨论方式;
(7)根据目的，写好总结。
案例2：
某公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该公司的秘书应如何选择合适的会址。
(1)选择大小适中适中的会场，该次会议人数众多，需选择会谈、礼堂或体育场馆等场所;
(2)选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通是否便利;
(3)选择环境适合的会场;
(4)选择设备齐全适用的会场。
案例3：
你所在的公司将与国外某企业举行商务会谈，总经理安排你负责此次会谈的准备工作，请你考虑此次会谈的性质并对会谈准备计划的内容进行模拟设置。
(1)此会谈属事务性会谈，涉及业务商谈。
(2)准备计划设置如下：
①主动通知会谈的时间、地点;
②了解对方抵达方式，提出接送方式;
③准备会谈场所、物质资料、信息资料;
④对客方的背景、习俗、禁忌、礼仪特征进行了解;
⑤做好必要的文字资料工作准备。
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就"办事"的学问作一番探讨。
一、如何办好领导交办事项
(一)接受工作任务要弄清"三要素"
领导交办工作任务，大体都有"三要素"：一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把"三要素"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
(二)优化办事成果"三比较"。
办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。
(三)把握好办事"三形式"
办事可能出现三种形式：1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
(四)检验办事效率"三标准"
秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l.工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
(五)向领导复命"三注意"
工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1.不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。
3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
二、如何办好请办事项
做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
(一)精心准备，提出合理建议
(二)讲究方法，选择适当形式
(三)注重程序，坚持逐级请办
(四)提高艺术，优化请办效果
(五)以缓应急，避免紧张出错
对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。
一、谋事不传事
“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。
“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。
歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。
二、干事不铲事
必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。
歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚……男孩子在这项上的优势是来自于生理原因———脸皮天生厚一点，领导使着没负担。
三、抹事不激事
作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员的关系中，起着非常重要的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”;切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。
歪嘴点评：这一点上，关键在于人，不在于性格，所以男女有可能打个平手。
四、揽事不躲事
领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易。尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常严重的问题，非领导出面不可，也要通过秘书这一关得到缓冲。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。
歪嘴点评：正常女人一般都不爱揽事儿，因为她们自己的琐事已经就一大堆了。但偏偏男人一般都爱揽权，因为他们看见权力的时候往往对自己的位置十分健忘。所以，挑男还是挑女，你都会有得有失。
五、成事不败事
主要领导公务缠身，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事越能体现一些秘书的“成事不足，败事有余”。秘书给领导败事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事，另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十;给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书“翻船”的深刻教训，值得我们认真借鉴和深思。
歪嘴点评：私心是谁都有的，但女孩更容易沉不住气，往往因为一些小小事儿，小小便宜，就败了大事。男性虽然也好不了哪儿去，但现实中的小小事儿往往比小事更多一点，所以领导栽在女秘书手里的概率也就更大一些。
一、什么是秘书?
秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。
二、你适合做秘书吗?
首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：
(一)分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢?
A。这样为人处世有分寸：自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。
B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。
C。这样办事有分寸：谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
(二)礼貌。
面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。
(三)谦虚
谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
(四)敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。
(五)自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。
三、秘书的职业道德
我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感
(一)忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。
有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发;但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书;如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢?我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，
避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。
(二)敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
(三)责任感：
有了忠诚感，说明你品质好;有了敬业心，说明你干得好;而负责任，说明你可以让人依赖。
责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份;做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
四、秘书的自我完善。
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。
(二)努力做到出力而不“越位”
我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。
才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉
四、拖拖拉拉;传话，天南海北、走弦跑调;写材料，词不达意、不知所云;出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系!
秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二;秀才"型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备(传真机、计算机、电话机)使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但是，秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此，决不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许许多方面，即使是如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。
秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周全，就是把事情弄拧了，后果可想而知。自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗长，词不达意，更不可夹?quot;杂件"(不文明的口头语)，使人费解，引出歧义，导致双方都不愉快。精明的秘书，说话应当简练明白，富于感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。
秘书是一项承上启下、沟通协调、为领导者参谋服务的职务。现代管理理论认为，秘书人员是领导者的智囊，应成为领导者得力的参谋和助手，是连接领导者和下属部门的纽带，是沟通信息、互通情况的桥梁和管道，是领导者工作中的粘润剂，更是领导者开展管理工作不可或缺的重要环节。秘书工作的优劣，将在一定程度上间接或直接地影响领导者的工作效率和决策成败，因此，做好秘书工作甚为重要和关键。
秘书工作因其所处环境和服务对象不同，其工作职责和工作范围及内容亦有所差别，但其基本职能和工作性质大体上是相似相通的，所谓万变不离其宗。下面我就领导者秘书工作的范畴及如何做好秘书工作谈谈个人浅见。
坚持工作原则摆正自我位置
秘书工作的性质和内涵决定了它的服务职能。作为秘书人员，必须坚持领导至上、切实为领导者服务的工作原则，即一切工作的出发点和归属，皆是为领导者的工作服务。秘书的每一项工作，都必须完全秉承领导者的意图，严格按照领导者的指示和要求开展工作，不得歪曲和误解领导者的指导思想和工作意图;同时，凡是领导者未予交办的工作，秘书人员不得越殂代庖，擅做主张，我行我素;不得凌驾于领导者之上，随意指派调度;或是打着领导者的旗号发号施令，欺上瞒下，招摇撞骗;更不能借着领导者的权力光环笼络关系、结党营私、牟取私利。秘书人员应该也只能在领导者的授意和授权下开展工作，必须恪守工作原则，全心全意为领导者服务，真正当好领导者的参谋和助手。
拟订工作日程履行工作计划
通常而言，领导者位高权重，工作繁忙，每日所面对的工作压力和工作难度及繁琐的日常事务时时侵扰和包围着领导者。为了让领导者从繁忙的工作事务中解脱出来，以旺盛的精力和充足的时间投入到重大重要的领导和决策工作中，秘书人员应为领导者拟订工作计划，做好科学、合理、高效的工作日程安排。拟订工作计划必须事先征得领导者的意见和批准，然后根据当前的工作形势和工作重点要点，依据各项工作的内在联系和先后秩序，按照轻、重、缓、急的递次原则，拟订合理可行的月、周、日工作计划和工作日程，并根据实际情况做出必要的删补调整。在履行工作计划和工作日程当中，秘书人员应主动、积极地协助领导者处理相关工作和事务，包括信息的及时传递，交流和反馈，同相关单位或部门的协调联系，按照领导者的指示对各项工作的进展情况进行检查、督促、催办、协调和通报，对工作中出现的新情况、新问题、新动向要及时准确地向领导者作出全面汇报，为领导者适时改变决策、调整工作思路、重新部署工作提供可靠情报和参考依据，保证和提高领导者的工作效率和工作质量。
做好日常文件的传递与处理
组织的各类文件，是贯彻决策层指示的重要工具，是指导和商洽工作，请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。做好文件处理工作，对于保证组织高效、规范运作具有重要意义。
秘书人员应严格按照“准确、及时、保密”的文件处理的基本原则，以实事求是、忠诚正派、认真负责的工作态度和工作作风，切实认真地做好文件传递和处理工作，努力克服工作中可能出现的形式主义、文牍主义和情绪化偏向，保证文件处理的效果和质量。
在文件处理工作中，秘书人员应以专业的素养，认真按照国家行政机关公文处理的有关规定、规范和办法完成文件处理工作。重点做好文件的起草、校核和呈批;文件的签收、登记、分发和传递;文件的批抄、注办、拟办和催办;文件的传阅、清退、立卷、归档和销毁等一系列工作。在文件传递和处理过程中，秘书人员必须严格遵守保密制度，严守组织机密，做到不该看的不看，不该听的不听，不该传的不传，尽力避免不慎泄密导致组织遭受损失。
沟通信息协调关系
秘书人员身处领导者和部门之间，是领导者和部门之间的关系纽带和信息渠道。秘书人员应以认真负责的态度和兢兢业业的敬业精神，大兴调查研究之风，广泛搜集各方面的信息和情报，及时准确地为领导者提供可行、可靠的信息资源和参考资料。秘书人员除做好日常工作以外，还须花大量时间和精力做好信息开发和整理工作，深入组织内外和各项业务中了解和掌握形势、动态、工作进展情况、部门之间工作关系变化和矛盾冲突、业务拓展及新项目开发运行状况、行业政策变化和发展走势、人员心态和对组织的认知认同程度、组织文化渗透和团队精神面貌等方面的情况。作为企业秘书人员，还应以开放的心态，将目光投向本企业之外，了解同行企业业务拓展情况和发展态势，捕捉同行业领先企业的经营管理和技术创新动向，并就当前和未来国内乃至国际政治、经济、文化和企业经营管理最新成果予以密切的关注和研究思考，通过《工作简报》、《情况通报》或《管理动态》等书面形式，广泛搜集各方面的信息，并有针对性的加以整理成册，定期或不定期地向领导者汇报，当好领导者的“耳目”和“情报站”。
协调好领导者与领导者之间、领导者与部门之间的工作关系，交换意见、化解矛盾、增进了解、融洽关系、疏导工作，是秘书人员的另一项重要任务。正确处理好上述三者之间的关系，不仅可免除领导者在工作中的许多困扰，同时可化解工作中一些常见的矛盾和冲突。秘书工作自身的特点，使其能够发挥连领导者本人有时也不能替代的作用，而这种作用正是领导工作中不能缺少的润滑剂。协调处理工作关系，必须坚持实事求是的原则，力戒弄虚作假、阳奉阴违、谎报军情、从中作乱的不良作风，一切从组织利益出发，从企业利益出发，正确处理长远利益与眼前利益、全局利益与局部利益、组织利益与个人利益之间的关系，坚持立场，恪守原则，以严谨细致的工作作风和“上善若水”的工作艺术，处理一切问题，化解一切矛盾，增进协作，做好工作。
做好会务、外联、公关和领导交办的其它工作
在组织当中，领导者的决策指示、工作部署和指导思想，通常是通过会议的形式进行传达和贯彻的，秘书人员切实做好领导者的会务工作至关重要。会务工作一般包含确定会议主题、准备会议材料、发布会议通知、拟定会议议程、组织会议接待、通报会议结果(一般形成会议决议或会议纪要等)以及检查会议精神贯彻、落实情况等诸多方面。秘书人员应按照领导指示和具体要求，细致缜密地做好会议准备工作，重点是确定会议主题和会议议程、准备会议材料、协同有关部门发布会议通知、布置会场、起草或牵头准备会议主题报告或领导讲话稿(有时须会同有关部门准备会议主题报告及其它材料)、协调会议时间和会务接待等，如果是由领导者发起主持的临时性会议或紧急会议，秘书人员还应担负起会务的所有协调工作，协同有关部门和人员积极做好会务准备，保证会议顺利圆满完成。 对外信息联络和处理公共关系是秘书人员的日常工作，也是辅助领导者处理同政府、社会、企业、组织及个人关系的一项十分重要的工作。可以说，秘书人员处理外联和公关的水平如何，表现出一个秘书人员的综合素养和工作艺术，是检验
秘书人员工作能力的试金石，同时也反映出组织的形象和声誉。在对外信息联络和处理公共关系时，秘书人员应恪守谦虚礼貌、谨慎细致、外圆内方、清正有容、不卑不亢的原则，本着维护组织利益和声誉为宗旨，不急不躁、踏实稳健地开展工作，妥善处理同政府、组织、企业、个人和关联单位的关系，增进感情，不辱使命，努力达成工作任务。
加强自身修为提高综合素质
秘书人员应当具备良好的综合素质和专业技能，这是做好秘书工作的基本条件。秘书人员除了应掌握文秘专业知识以外，还须广泛涉猎政治、经济、军事、文化、哲学、历史、地理、人文、心理学和管理科学等诸多学科的知识，熟悉和掌握组织(企业)运作和管理的方法和规则，了解国家和当地政府的各项政策和法律、税收、财务、工商等诸多方面的政策法规和管理规则，还应密切关注和了解全球经济一体化整体趋势和有关的国际惯例，另外，在组织艺术、团队建设、项目管理、公文写作、待人接物、应变能力和处事能力等方面应加强自我学习和锻炼。持续学习，汲取营养，充实内涵，超越自我，努力提升综合素质和业务技能，使自己成为真正意义上的合格的秘书工作者。
1、凡领导说的都是对的!
2、凡领导的决策都要去不折不扣地执行!
3、凡在领导前面都要学会装孙子!
4、凡事不要自做主张，哪怕是你你觉得真理在握!
5、凡事要三思而后行!
总之，要敏于言而慎于行!
渣滓洞里的一段话：长官想不到的，看不到的，做不到的，听不到的，我们要替长官想到，做到，看到，听到。
起码要做到：
1，了解领导，包括习惯，思维方式，喜恶偏好等;
2,试想一下，如果自己当领导，会喜欢什么样的秘书;
3,少说话，特别是少评价，你说的话别人会认为是领导的意见或想法;
4,多用笔记录一些事情，不能靠脑袋记，不可靠;特别是为领导记录工作日程安排等，以便提醒领导;
5,要知道领导说的话有时候不一定是真心话，要学会判断;有的话领导说了，你不一定要办，只要记住并能证明领导说过就行了。有的话领导不能说，但是他想办，你就不用告诉他，直接办了就行了;
6,要体会领导难处，如果你能做到替领导解决领导为难的事，你的功夫就到家了。
秘书都是以跟班为主要职责，即以安排领导行程、活动，传递领导批文为主要职责。关键的是领导和你对脾气，你知道其好恶，同时要处理好与所在机关部门的关系，一般来说领导都是会分管几个部门，这些部门一般也都是为领导服务的，所以要精诚团结!
我所理解的秘书工作就是“要有较强的文字组成能力、熟悉本单位的工作性质和各部门的工作任务，做好上传下达，协助领导处理日常事务，协调完成各部门的工作计划、计划完成、工作总结等文字方面工作”的一项综合性服务工作。要想做好秘书工作我个人认为应该从以下几个方面努力。
一、 要有正确的工作态度
我们不管做什么事情都应有一个积极的态度，特别对待工作，更应如此。良好的工作态度是出色完成工作的前提和保障。记得一位伟人曾说过：“你的心态就是你真正的主人”。你的态度如何，在一定程度上已决定你是失败还是成功。要改变现状、克服困难，首先要做的就是要端正态度，没有正确的态度，这一切就无从谈起。那么，我们应该树立什么样的工作态度，才能享受到工作的乐趣，取得事业的成功呢?作为秘书我认为勤奋、踏实、细致、严谨是我们应有的工作态度!
二、要具备秘书应有的基本素质
秘书工作是一份复杂而且特别能考验人能力的工作。
首先：应该具有较高的文字水平。秘书工作人员的一个重要任务，就是从事大量的文字处理工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求
秘书人员要加强写作实践，熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表达技巧，要深入基层熟悉、掌握工作人员的工作情况和任务完成情况，随时注意收集素材、积累资料，不断提高写作水平。在这一点上，我虽然从事过两年的办公室工作，但离领导的要求还有很大差距。今后我定会更加努力提高此方面的能力;
其次：较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图拟订计划布置各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。所以，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。提高组织能力，向领导和身边的同志学习适应新形势，新变化也是秘书工作的快捷途径。
然后：广泛的社交能力，也是秘书工作不可或缺的一部分。当前社会交往已成为社会各阶层的一项 “热门”活动。社交不仅可以开阔视野，增长知识。还可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。与此同时社交也是秘书办事的重要辅助工具，往往好的人际交往通常能使事情干起来事半功倍。
三、要不断提高自身综合素质
秘书工作的专业性和复杂性要求我们必须不断地学习、不断地练习，在学习中实践，在实践中学习，完善自己、锤炼自己，才能做实做好.不断的学习，才能使我们跟上时代的步伐，适应不断发展的社会。对此，我们要本着活到老，学到老宗旨不断提升自我，扎实基本
功，拓展眼界，只有这样才能更好地适应工作的需要，完成上级下达和单位领导安排的各项工作。
四、要有基本的职业道德.
秘书工作直接关联着机构或部门的命运，所以秘书工作必须做到以下三个保证：保证忠于职守、爱岗敬业，保证秉公办事、廉洁自律，保证严守机密、遵纪守法。不该做的不做，不该听的不听，不该传的不传，一切以服务领导工作和做好事实为出发点。 “精心做好每件事，忠诚服务每一天，微笑面对生活”，我想、这就是做好秘书工作的决窍。
总之要做好秘书工作就应该“腿要勤、眼要尖、手要快、心要细、嘴要严”，在今后的工作当中我一定会遵守这些职业的基本素养，不断加强学习提高自身素质，为本单位的健康发展，也为领导更省时、更准确的做出决策，做好份内工作。
陈蓉蓉
2012年7月1日
接待工作是企业秘书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使用权得接待工作越发重要。那么在新形势下，企业秘书怎样才能做好接待工作呢?笔者以为，应重视以下几个方面：
1、更新观念、传播文化
在新形势下，企业秘书应及时更新观念，充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业
可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须反接待工作看作企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。
做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。秘书人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接生工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
2、精心策划，突出特色
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
3、优化流程、规范运作
接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，秘书人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识，不断提高自身素养并注意实现资源共享。
4、关注细节、注重实效
细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整;具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求秘书人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况我水平，以便将各类有操作企业形象有细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。因此，秘书要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，得用每一次接待机会会增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，秘书还要对接待交果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求接待活动效益的最大化。
5、不断创新、追求桌越
在新形势下，秘书只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以得用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。
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