基础工作档案管理论文

[摘要]档案管理实现现代化是档案事业健康发展的必然趋势。在社会新形势下，档案在管理过程中如何实现现代化呢？这就需要我们在实际工作中加强基础工作，提高其管理水平。本文从当前档案管理基础工作实施中存在的问题出发，浅要论述了加强基础工作的措施，从而推动档案管理实现现代化，促进档案事业的健康发展。以下是小编精心整理的《基础工作档案管理论文 (精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

基础工作档案管理论文 篇1：

档案基础工作与档案管理现代化

摘 要： 档案管理工作是若干相互联系、相互作用的业务环节组成的有机整体。档案基础工作是实现档案管理现代化的先决条件，档案现代化管理是实现档案自身价值的技术手段。实现档案管理现代化既是一项新型事业，又是一项复杂系统工程，应进一步提高对档案管理现代化工作的认识，扎扎实实地做好每一项具体工作。

关键词： 档案管理 基础工作 档案管理现代化

近20年来，以计算机技术为核心的档案管理现代化使档案工作发生了新的变革，档案信息存储、加工管理、利用等一改传统方式，正迈向信息化、网络化时代。陕西省国土资源资料计算机档案管理应用是从2002年开始的，经过广大档案工作者的努力，计算机档案管理从无到有，取得了可喜的成就，各项基础业务建设有了很大的提高，通过了省档案局历年的档案工作达标考评，均被评为档案管理达标优秀单位。但在基础业务工作中仍还存在档案不及时、档案材料不齐全、档案质量差等问题。本文拟对档案基础工作与档案管理现代化的关系谈谈认识。

1.档案基础工作

档案工作作为维护党和国家历史真实面貌的重要事业已经成为国家各项事业中必不可少的环节和重要组成部分。

基础工作是实现档案工作根本目标的保证。收集工作是档案基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。只有经过档案的整理工作，才能将处于零乱的档案条理化。只有经过档案的鉴定工作，才能去伪存真，保证有价值的档案有效保管，维护档案的系统性、完整性。档案的检索、编研和利用等都是建立在基础工作之上的，与基础工作各个环节相互依存和促进，整个档案工作是一个完整的动态性系统，是按照一定规律运行的。

在不同的时期，不同的条件和科学技术发展状况下，档案管理的原则、制度、手段等有很大的差异，但是整个档案管理工作是呈逐步发展趋势的。從简单的收集、整理、保管等传统手工管理到传统与现代方法、技术相结合的管理，直到完全实现自动化管理，经过漫长的历史过程。我们馆的档案管理从2002年个别岗位开始使用微机建立档案数据库，进行目录管理，到现在各门类档案室都利用微机对档案进行管理，全部可提供检索、编目、统计等各种功能，部分实现全文检索，提高了工作效率和工作质量，为全面实现档案管理现代化准备了必需的条件，打下了良好的基础。

2.档案管理现代化

档案管理现代化是在档案实体管理、研究和档案信息检索、传输过程中，运用光学扫描复制、文字图像压缩、纸质与磁性材料管护、磁盘与光盘大容量存储、计算机高速智能检索、通信网络远程信息传输等现时所能提供的一切先进技术，实现文字、图片、音像等不同档案信息的系统化、规范化、科学化管理。

实现档案管理现代化是当前档案工作者普遍思考和关注的问题。档案管理自动化是指技术手段、计算方法上的现代化，包括档案工作应用现代先进的设备和技术。如电子计算机、微缩复制技术、声像技术、档案传输技术、电视监护、报警设施、现代化通信技术和各种保护档案技术等。这是档案管理现代化最基本的条件和要素。只有应用现代管理手段，应用先进的技术和设备进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案技术工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，才算是真正实现档案管理现代化。

目前各种先进设备和技术已经被应用于档案工作，它们给档案管理带来的好处是明显的。应用缩微技术，使档案保存空间大大缩小。利用计算机的快速处理、大规模存储及远距离传输技术，实现档案的自动化管理。具体包括档案的自动著录、自动索引、自动编制目录索引和各种检索工具、档案自动借阅管理、档案的自动统计、档案信息检索传输网络、档案管理环境的监测和自动控制等。计算机的应用对档案信息的处理产生了巨大的影响。1.档案载体从传统的纸张变为胶片、磁带、磁盘、光盘等。2.传递方式从手翻眼看和物理载体的传递到使用自动手段，超越时间和空间的限制检索和加工传递档案信息，使档案工作者从繁重的手工劳动中解放出来，同时极大提高工作质量和效率。

以计算机为主的新技术和新方法的采用，不仅推动了传统档案管理技术和方法的改变，还使档案工作建立在全新的技术基础之上。

3.档案业务基础工作与档案管理现代化管理的关系

档案管理现代化涉及的技术比较复杂，所依据的理论有许多超出传统档案学理论范畴。档案现代化的工作方式和传统手工方式有着密不可分的联系，必须处理好它们的关系，才能真正把档案工作搞好。

3.1档案基础工作是实现档案管理现代化的先决条件

档案工作的基本原则是：集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。没有扎实的基础工作，这一原则是很难实现的，只有通过收集才能丰富馆藏，如果收集工作做不好，馆藏不丰富，内容单一，那么如何维护党和国家历史的真实面貌，有价值的档案该接收的未能接收，大量散存于社会上，甚至被销毁，如何体现统管理;档案整理不系统、不科学、不规范，如何满足利用者的需求;在利用的同时，伴随着对档案某种程度的破坏，何言档案的完整与安全;检索工具粗糙、简陋，怎能在浩如烟海的档案中查到所需的材料;收集、整理、鉴定、保管、保护工作长期处于原始条件下，何谈档案管理现代化及业务建设，更谈不上为利用档案信息资源创造更好的条件。档案基础工作在档案业务建设中具有重要的地位，特别是档案的整理工作，档案工作的标准化、规范化则是采用先进科学技术手段开发档案资源技术保障，档案业务基础工作不做好，档案现代化管理就很难顺利进行。

3.2档案自动化、现代化管理是实现自身价值的技术手段

我们搞档案管理现代化是为了更充分地发挥档案信息资源在社会主义现代化建设中的重要作用，以适应国家发展的需要。我们遵循的是维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的宗旨。因此，无论多么先进的设备，多么新型的技术只是作为辅助手段、服务方式。采用新技术、新方法替代烦琐的手工劳动，增加工作数量，提高质量，使手工劳动减少到最低程度;运用自动化、智能化技术改造那些不规范的档案管理工作，使之更适应先进的技术和设备。

档案管理自动化、现代化水平的提高，是以做好扎实的、符合其要求的档案业务基础工作为前提的。而做好基础工作，则要依靠管理水平的提高和技术的进步，它们一个是条件、基础，一个是手段、方法，实属相辅相成的关系。没有基础，条件不成熟，再先进的技术也无用武之地。反之，基础再扎实，条件再优厚，不与先进科学技术结合，永远停留在传统手工操作水平，不仅难以满足各方面日益增长的客观需要，而且最终会被时代所抛弃。只有把两者有机结合，从档案管理现有基础出发，注意吸收先进的管理科学和其他学科的新思想、新方法、新技术，并将它们与档案管理传统方法、技术结合起来，才能使档案工作更加具有生命力。

4.处理档案基础工作与档案管理现代化關系时应注意的问题

4.1解放思想更新观念

在实现档案管理现代化的过程中，各级档案主管部门，特别是部门领导者、决策者，要充分认识档案自动化管理的重要性、迫切性，认识到它是实现档案现代化管理的保证条件，是档案事业发展的必然趋势。从档案工作实际出发，抓好基地工作，实现档案管理现代化。

4.2加强人才的培养

档案管理现代化是一项内容复杂的综合性工作，除了需要配置电子计算机、编制相应软件外还要求档案工作者适应新的工作条件，探索新的工作方法，进行一系列新的档案学研究。档案工作的好坏与档案工作素质的高低是密不可分的。要搞好档案工作，必须有能适应档案管理工作需要、具有一定素质的合格档案工作者。档案的现代化管理是跨许多专业，具备综合知识的管理工作，是一种需要研究和运用科学技术的智能劳动，是一项专业工作，一项系统工程，不仅涉及现代管理的技术设备，而且涉及档案事业深层次的改革。要培养和任用具有合理知识结构的档案工作人员，这是实现档案现代化管理的组织保证。

5.结语

实现档案管理现代化既是一项新型事业，又是一项复杂系统工程，应进一步提高对档案现代化工作意义和迫切性的认识，扎扎实实地做好每一项具体工作。同时，根据档案事业发展形势，结合档案工作中存在的问题，制定出切实可行的措施、办法。

参考文献：

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007(05).

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播电视大学学报，2002(04).

作者：雷晓婷

基础工作档案管理论文 篇2：

加强档案的基础工作与档案管理现代化的建设

[摘 要]档案管理实现现代化是档案事业健康发展的必然趋势。在社会新形势下，档案在管理过程中如何实现现代化呢?这就需要我们在实际工作中加强基础工作，提高其管理水平。本文从当前档案管理基础工作实施中存在的问题出发，浅要论述了加强基础工作的措施，从而推动档案管理实现现代化，促进档案事业的健康发展。

[关键词]基础工作;档案管理;现代化;前提

档案主要记载着人类文明、重要实践活动、科研成果等各种信息，具有非常高的价值，是推动社会进步与发展的重要动力。随着社会的发展，档案信息越来越多，加大了管理者的工作难度。在信息时代，要想保证档案管理实现现代化，就需要我们在实际工作中加强基础工作，提高其管理水平，将各种先进的信息技术应用在其中，这样才能够达到目的，推动档案事业的健康发展。由此看来，基础工作在档案管理工作中占有非常重要的地位。

一、当前档案管理基础工作实施的现状及问题

从当前我国档案馆的实际情况来看，所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点，并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式，即加强档案的收藏，要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是，管理者在对档案进行管理的过程中，对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格，这就导致其出现各种各样的问题，其主要体现在以下几个方面：1)档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征，缺乏目录号，出现了“一卷多册”的现象;2)管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化，编制的标题与其中的内容不符，这就不利于管理者后期的管理;3)档案馆内大多数案卷都没有目录，当管理者将先进的信息技术应用在其中时，用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来，这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展，这就需要管理者针对问题采取最有效的措施，这样才能够提高档案管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

通过实践经验证明，要想在实际工作中提高档案管理水平，就需要管理者规范自己的行为，采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。

1、档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前，大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查，知识很多档案信息繁杂、凌乱，这既不利于管理者的管理，因此我们很有必要对档案信息进行全面普查，针对于其中已经过期或者无用的文件剔除，这样才能够提高档案信息的管理效率。

2、案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

在档案馆内，有大部分案卷过厚，内容相对较为混杂，这就需要管理者对其进行重新组合，将其中联系紧密的文件组合在一起，而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案，还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合，不仅能够提高档案管理水平，还能够提高档案的利用率，有助于档案信息管理实现现代化与自动化。

3、对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理工作中，通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索，因此再来满足用户的需求，管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则，然后严格按照这一规则进行分类，并统一档案信息的分类号，这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化，达到理想的管理效果。

4、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

四、结束语

近年来我们在推进档案管理现代化的进程中，通过实行标准化、规范化的工作，提高了档案管理工作水平，并已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

參考文献：

[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力.2007(01)

[2]陈庆华.加强档案基础管理 全力服务企业建设[J].供电企业管理.2009(02)

[3]李志青.如何实现档案工作规范化、标准化[J].河北水利.2009(08)

作者：王丹丹

基础工作档案管理论文 篇3：

基础工作在档案管理中的作用

摘要：在科学技术水平不断的发展过程中，人类社会早已进入计算机时代，计算机是当前社会发展的主要媒介，更是当前社会发展的标志。计算机是一个高效的信息处理机械，是以各种数据为处理基础和依据的处理过程。在信息处理的过程中，其信息量大，处理效率高是其主要的特征。因此在当前的档案管理工作中也普遍的应用。在档案管理工作中，计算机的应用不但提高了其管理效率，更是降低了人工成本。

关键词：基础工作;档案管理;现代化

1、档案管理基础工作存在的主要問题分析

由于我国档案管理工作在应用的过程中一直处于一种被控制的状态，因此在我国的档案管理中存在着多种不足与各种不且实际的问题。总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是在改革开放之前监理的，是以繁杂的书卷为主要形式的管理过程，在这种管理制度中，其信息量繁杂，处理麻烦是其主要的特点，其中更是由于各种档案的繁杂使得其中工作的过程中容易在成各种档案信息的丢失。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况，这就形成了当前档案管理基础差的原因与过程。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

在当前社会发展过程中，人们逐渐认识档案管理的重要性，通过信息技术与计算技术来不断的完善和改变档案管理过程中存在的多种问题与方式。在管理过程中通过先进的科学技术和设备来对档案实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求。在管理过程中通过计算机技术对档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

一.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。

三.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

四.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

五.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

一.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理是一个系统化的工作过程，在工作之中要通过各种方式的转变来进行档案管理中的改革。档案管理的目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。通过对计算机技术的不断利用来提高档案管理过程中的效率和管理方式的转变。计算机与信息技术的发展为档案管理提供了前提和基础。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

二.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

作者：李 虹