制度是单位开展日常工作的准绳,完善、有效的制度有利于建立健全内部控制体系,助力单位长远发展。以下是小编整理的关于《人事档案管理制度制度》相关资料，欢迎阅读！
人事制度改革对人事档案管理的影响
摘 要：人事制度改革是一项系统而繁杂的工程，它涉及到众多的部门。为此，我们要抓准中心，将人事档案管理制度的改革作为突破点，通过提高认识、加强对人事档案管理的正确领导;完善法律法规、加强信息化管理以及加大人事档案管理队伍的建设的方式，将我国现有的人事档案管理制度进行不断完善，进而促进我国档案管理科学化、动态化、科学化的实现。
关键词：人事档案;管理体制;改革
随着市场经济的发展、人事制度改革的不断深化，原有的人事档案管理体制已经越来越不适应人事工作发展的需要，改革势在必行。鉴于此，笔者对当前人事档案管理中遇到的问题进行了归纳分析。
一、现行人事档案管理存在的问题
(一)是管理法规滞后。现在的人事档案管理，其内容仍然保留着计划经济体制的某些遗风。计划色彩浓厚，缺乏应有的生机和活力。管理权限也不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，建立的人事档案材料也无法满足市场经济条件下的人事档案管理工作的需要。另外，由于中国经济体制改革较快，人事制度改革跟不上经济体制改革的步伐，人事档案管理的改革步伐更慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但很多细则仍在探索和不断调整的过程中，给人事档案管理改革带来了不确定性，也是人事档案管理法规滞后的一个重要原因。
(二)是管理方式单一。在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位。无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。
(三)是管理模式封闭。人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。人事档案笼罩着一层“神秘面纱”，也难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式。现在已经不符合政治民主化进程的要求。人事档案是到了可以公开的时候了。
(四)是管理内容陈旧。目前的人事档案材料分为十大类，档案内容单调陈旧，人事档案中涉及的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。
(五)是管理手段落后。现行的人事档案缺乏现代化管理。大多数地区由于经济、人员和其他原因，在全国实现计算机管理的为少数。在经济发达地区(例如广东、上海等地)，虽然已有人事档案管理的软件，但并没有普及使用，而且很多种版本内容标准不统一，使得数据无法汇总，软件之间不能相互兼容，信息资源不能共享。
二、人事档案管理的改革措施
(一)更新管理理念
市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。
(二)改革管理体制
1、改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。
2、要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
(三)创新管理方式
1、加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。
2、建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类机关企事业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
3、建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在机关企事业单位人事处(人力资源部)，是机关企事业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。
参考文献：
[1]田晓琼.新时期人事档案管理应强化还是弱化——关于对“弃档”“死档”现象的思考[J].档案学研究，2014(02).
[2]贾桂芳.干部人事档案价值弱化原因与对策[J].兰台世界，2013(16).
作者：薛 梅
摘 要：本文对2006-2016年发表在中国知网的有关人事代理人员的人事档案管理的文章，从论文发表时间、数量和研究内容进行了系统地研究，指出了人事代理制度下人事档案管理存在的问题以及应对策略，以供相关人员参考和借鉴。
关键词：人事代理；人事档案管理；综述
0 引言
人事代理是指各级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构依据国家有关人事政策法规，接受用人单位或个人委托，对其人事业务实行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。在人事代理制度的实施下， 单位仅享有人才的使用权，而对于个人而言具有择业的自主权，实现了人事关系与人才使用的分离，促进人力资源的优化配置，是深化企事业单位人事制度改革的一项重要举措[1]。笔者统计分析了2006-2016年发表在中国知网的相关文献，试图对近十年来人事档案管理制度下人事档案管理研究内容进行述评。
1 人事代理制度下人事档案管理文献分析
笔者于2016年7月以“主题=人事代理并含主题=人事档案管理（精确匹配），”为检索条件，对发表在中国知网2006-2016年近十年的文献进行检索，共检索到相关文献254篇，对其中65篇具有代表性的论文进行分析，总结出人事代理制度下人事档案管理的研究内容，进而为日后的相关研究提供可利用的参考资料。
从图1可以看出，2006-2016年相关文献数量波动较大，2006-2008年发文数量较少且呈现下降趋势，2009-2012年发文数量呈波浪趋势，但总体处于上升趋势，发文数量总数达32篇，几乎占文献总数量的一半，2012年发文数量最多，占14篇，2013-2016年发文数量有所下降，但整体处于平稳阶段。
2 人事代理制度下人事档案管理文献内容分析
通过对检出文献的分类整理和仔细阅读笔者归结出目前人事代理制度下人事档案管理研究的主要内容并对相关学者的代表性观点进行了阐述。
2.1 存在的问题
2.1.1 用人单位和代理机构之间职责划分不清
就职能而言，人事代理机构无须收集代理人的档案资料，仅需要对其档案进行保管。至于用人单位则需要对之进行查阅、补充。由于在职责上两者间不够明确，从而也就引发了一系列的问题。如在当职工因待遇或职位调整等需要出具相应的证明材料时，作为档案管理人员没能将相关资料及时地呈递给人事代理机构，或是后者对于信息反馈的不够及时从而影响到了工作进程的有序开展[2]。同时在遇到问题时，代理机构同用人单位之间又会互相推诿，极大程度上影响到了相关管理工作的质量[3]。
2.1.2 人事档案材料不完整且更新不及时
随着个人生活与工作经历的增加，其档案材料也将随之不断地丰富。基于此，人事档案也应当随着相关人员生活与工作经历的变化而做出适当的调整和补充。人事代理的职责在于帮助相关人员及单位收集并处理档案材料，但受“死档”与“空白档”的影响，致使人才中心无法有效完成档案的收集工作。关键信息的缺失，人才中心又无法同相关人员取得有效联系，档案资料的补充工作也就无从得以有效落实。受某些情况的影响，甚至会造成档案材料的遗失，极大程度上损害了档案工作的完整性[4]。
2.1.3 人档分离不利于人事档案的开发和利用
人事档案工作的关键在于相关材料的利用，但当下的实际状况却是“人档”处于分离状态，也就是说当事人的相关事务由用人单位负责，而其档案则有代理机构负责。在实际工作中，对于用人单位而言，在当因职务与工资调整、政审以及考核定级等原因需要查阅代理人的档案时，需要首先同代理机构取得联系，将相关人员的档案借回或是在代理机构进行查阅。此举在极大程度上影响到了工作的便利性，严重的制约了工作效率的提高。就个人而言，当因学习深造或是评定职称等原因，需要查阅个人档案并同时出具证明材料时，则需要历经多个工作流程与部门，这就造成了时间与资源的极大浪费，影响到了个人与用人单位工作的开展[5]。这种不合理的现象，极易造成弃档或是无头档案的出现，显然影响到了相关工作的有序开展 [6]。
2.2 应对策略
2.2.1 明确用人单位和代理机构的职责，优化人事档案管理流程
规范工作流程，确保代理工作的和谐有序。用人单位同代理机构要有全面的合同作为约束，并据此确定两者的工作范围与流程，彻底解决职责不明、工作流程混乱以及信息反馈滞后等问题。作为机构要切实履行好档案收集、整理以及保存和利用工作。而用人单位则需要就被聘者的职务、年度考核以及职称等信息展开加工，并将之及时的转交给代理机构。为了切实提高相关工作的效率，人才服务中心需要就相关人员的基本信息做一备份反馈给用人单位。与此同时，用人单位也要针对被聘人员构建临时档案。进而以此避免用人单位在查阅某一信息时奔波于多个单位，有效降低了相关人员的工作量，极大程度避免了各类资源的浪费[7]。
2.2.2 加强沟通与协调， 做好人事代理档案的现代化
开展人事档案工作首先需要开展材料的收集工作，用人单位同代理机构间应就此开展协作。用人单位除去定期开展职务变动、考核等级、薪资调整等材料的收集工作之外，还要形成全面跟踪意识，并切实做好材料质量的把关工作，确保所整理材料详实正确，手续全面。与此同时，作为代理机构也不可仅是局限于档案的保管上，还要同用人单位实时联系，将材料期间所遇到的问题进行归纳并及时反馈给用人单位或个人。尽可能在材料入档之前予以监督、指导，避免造成不必要的麻烦。 [8]代理机构不妨在用人单位设置专门的工作站，这样用人单位非常容易能够进行调档、阅档以及各种手续的办理，同时还可据此进行实时地查漏补缺，有效地减少转递档案所需的工作量，相应的也将转递损坏与散失的可能性降至最低，从而有效确保了档案的全面与完整性。
2.2.3 引入人事档案管理系统，实现人事档案的网络化管理
随着信息技术以及计算机网络的发展，传统的档案管理方法已经不能适应人们的需求，所以必须采取相应的管理措施，以更好地适应现代人们对档案工作的管理需求。
①可联合多个代理机构整合相关资源用于相关数据软件的开发工作，并实现基于信息通讯与网络的远程实时档案信息查询功能。②应用大数据的思想方法，对档案数据进行深层次挖掘，为人事部门招聘、录用、晋升、培训等提供依据。
3 结语
通过上述分析可以看出，我国人事代理制度下的人事档案管理研究虽多，但是发表在中文核心期刊的论文少，大多处于理论研究阶段，与实际相结合偏少。所以今后的研究应理论联系实际，同时加大对人事档案管理信息化建设的投入，推进人事档案的网络化管理，提高人事档案的可利用率，充分发挥人事代理人员的人事档案在用人单位的作用。
参 考 文 献
[1] 王斌彬，谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）：115-116.
[2] 赵彦红.关于人事代理制度下档案管理的新思考[J].人才资源开发，2016（08）：187.
[3] 王丽宾.人事代理制度的档案管理要点分析[J].东方企业文化，2015（09）：199
[4] 张庆华.人事代理和档案管理工作存在的问题及对策[J].人力资源管理，2015（10）：222-223.
[5] 王斌彬，谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）：115-116.
[6] 陈志宏.人事代理制度下的高校人事档案管理[J].泉州师范学院学报，2010（04）：99-101.
[7] 曾红.论高校人事代理中的档案管理[J].镇江高专学报，2008（02）：65-67.
[8] 王晓燕.人事代理制度下高校人事档案管理关键问题分析[J].技术与创新管理，2012（05）：555-557.
作者：李海霞
[摘 要] 随着人事制度的不断改革，传统的人事档案管理已无法适应新形势下的人事管理制度，同时为企业人事档案管理提供了很好的发展契机。计划经济体制下，人事档案是企业员工的“有效身份证明”，企业掌握着员工的档案就能够制约员工的不良行为。随着机关，企事业单位人事制度的不断改革，人事档案的作用也逐渐得到削弱，并且滞后的人事档案管理并不能适应新形势下人事制度的改革，在改革中面临的诸多问题需要得到解决。
[关 键 词] 人事制度改革；人事档案；改革措施
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人事档案是个人参加社会实际活动的历史记录，是企业职工个人经历、技术水平、政治思想及工作调动等情况的文件记录，伴随着个人参加社会实践活动的始终，是企业评价员工，发现人才、使用并管理人才的重要依据。因此，加强企业档案管理工作，实现人力资源的优化配置，成为当代企业亟待解决的问题。
一、传统经济体制下企业人事档案管理的介绍
在传统经济体制下，人事档案是企业员工的“身份证”，关系每个员工的切身利益。在计划经济体制下，无论政府部门还是企事业单位，人事档案是根据企业人事管理建立起来的，将人事档案分为干部和工人两部分。一般的农民和城镇无业人员，即使拥有一部分人事档案材料（比如学生档案），如果没有取得干部或者工人身份也不能称之为拥有人事档案。人事档案伴随员工始终，招工、录用、工作调动、享受公费医保、职工福利及离退休等相关事宜均需要提供人事档案作为证明。同时，人事档案也成为单位控制员工的有效手段。人事档案由单位建立，由单位保管和利用，在实行“人档合一，档随人走”的档案管理制度下，人员的调动的前提必须先实现档案的转移，而人事档案由单位控制，所以很容易控制人员流动，员工也会因此约束而依附于单位，不能随便调离。
二、随着人事制度改革的推进，人事档案管理面临的问题
人事档案管理对企业实现人力资源优化配置产生重大影响，随着企业人事制度的不断改革，以前的人事档案管理方法已无法适应新形势下的发展而出现问题，具体如下：
（一）企业人事档案材料内容质量不高，缺乏实用性和真实性
由于当前企业的人事档案材料大多反映企业员工的个人经历、学历、政治思想，反映个人业务能力、成长经历、技术专长等的实用性材料较少，并且反映个人过去情况不及当前情况多，或者只讲优点忽略缺点，使企业人事档案信息缺乏实用性。由于企业档案管理负责人责任心不强，审查、监察力度不够，以致现在人事档案造假现象越来越多，影响档案材料的真实性。
（二）“弃档”现象普遍增多
“弃档”现象的增多能够说明随着人事制度的不断改革，人事档案的作用日益弱化，改变了原来没有档案员工将无法生存的状态。有单位有档案并不一定生活就幸福，而没有档案，员工照样能够找到其他工作继续生活。因此人事档案在人们心中的地位逐渐下降，传统的功能和价值开始弱化。大量人才“弃档而逃”造成人才流动秩序混乱，员工不办理与原单位的解除劳动事宜，甚至与原单位产生经济纠纷也一逃了之，将原单位商业秘密透露到新单位，使原单位利益受到严重损失，严重扰乱了人才市场的秩序。
（三）传统的人事档案管理体制不适应新形势的发展
随着人事制度的不断改革，人员流动性普遍增强，使人员的隶属关系不断发生变化。因此会出现管理主体不清现象，造成多头管理，出现复杂、混乱的关系，并且容易导致人档出现脱节，人员流动太快，加上人事档案管理制度的限制，加剧了人档分离的状况，弃档、无档现象增加，不利于人员管理。同时人事档案管理基础设施差，保管条件落后，档案目录不清晰，装订不整齐，管理人员数量不足，素质不高等不良现象时有发生，无法适应新形势下人事制度的改革要求。
三、人事档案管理工作的改进策略
（一）严格控制归档环节，保证人事档案信息的真实完整
要严格把控档案材料中的个人出生年月、学历证明、工作时间等基础信息的真实性和准确性，要认真核实以免出错。并做到即时修改，力求内容的完整。同时强化员工档案专业技术水平、个人工作经历、实践经验等反映员工当前状况的材料。在归档过程中根据档案材料形成的规律，加强纵向、横向联系与协调，使人事档案能够客观、连续地反映一个人的历史和当前状况，提高人事档案内容的质量。
（二）加强人事档案管理队伍建设
应从思想道德方面、组织建设方面、专业知识方面、管理制度等诸多方面入手。在选择人事档案管理专业人员时，注重专业技术水平高、责任心强、做事踏实认真并且热爱档案管理工作的人员，这样才能使档案管理队伍在工作中有很高的工作热情。加强员工培训，提高人事档案管理工作者的理论水平和业务能力。进一步规范人事档案管理行为，做到有针对性、抓重点地处理当前人事档案管理方面出现的薄弱环节，建立一整套较为系统的人事档案收集、整理、保管制度，使人事档案归档齐全、保管安全、利用方便，让各项工作的开展有章可循。
（三）实现人事档案管理现代化
传统的人事档案管理方法已无法适应新形势下档案信息管理的要求，企业必须与时俱进，实现人事档案的信息化管理。加强人事档案管理软件的运用，将档案中基本人事信息通过软件进行存储，将纸质档案转换为电子档案，为档案信息的分析运用带来便利。充分利用网络化优势，实现人事信息资源跨地区共享，但是网络化应保证人事信息的安全性和保密性，通过设置权限使有权限的部门能够查询异地人事信息，而没有权限的则不能自行调阅，进一步推进人事档案的现代化管理。
参考文献：
[1]王静轩.浅析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案，2007（2）.
[2]黄丹妮.我国企业人事档案管理研究[J].广西民族大学，2007（4）.
[3]吴启瑞.对当前人事档案管理的思考[J].山西档案，2012（4）：38.
作者：马金玉
1. 目的
将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围
适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类
员工人事档案分为以下四大类： 3.1 入职档案
3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2 培训档案
新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。 3.3 职位档案
职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案
个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4. 人事档案的归档 归档的程序如下：
首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。 按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的
重要保证 8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 9. 人事档案保密规定及保存期限 9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
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人事档案管理制度
第一条 人事档案管理的目的
1、保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3、便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
第二条 人事档案管理制度的基本内容
是对人事档案需建立健全保管制度。内容包括五部分：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计。
第三条
材料归档
新形成的档案材料应及时归档，归档程序为：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。再次，在档案目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。
第四条
检查核对
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。其中包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。同时在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后;
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。 第五条
转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的程序如下：
1、取出应转走的档案;
2、在档案目录上说明注销原因; 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
3、按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，要通过机要程序转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第六条
保卫、保密方面
1、设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
2、库房备有必要的防火、防潮器材。
3、库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
5、无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
6、离开时关灯关窗，锁门。
第七条
统计制度
1、人事档案的数量。
2、人事档案材料收集补充情况。
3、档案整理情况。
4、档案保管情况。
5、利用情况。
6、库房设备情况。
7、人事档案工作人员情况。
注：以上所指“档案”为员工入司后建立的员工档案，公司只对此部分档案负责，员工的其他人事档案需由员工本人自行落档，对于需要公司接收档案的员工，公司将其档案资料统一报送大庆市人才中心保管，相关费用由员工自理。
第八条 人事档案管理的基本内容
一、一级档案(原始材料)
1、求职登记表
2、面试评价表
3、员工录用审批单
4、录用通知书
5、薪酬说明书 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
6、员工个人简历
7、员工身份证、户口复印件各一张，一寸免冠照片二张，无违纪证明一张。
8、其它(学历及学位证书、技术及职称证书、曾获得的荣誉证书等复印件等)
二、二级档案(在职材料)
1、员工基本档案
2、劳动合同
3、员工保险材料
4、岗位异动申请书
5、薪酬调整审批表
6、奖罚记录
三、三级档案(离职资料)
1、辞职申请表/辞退通知书
2、工作交接结算单
第九条 人事档案管理办法
一、设立档案柜。设立档案柜可以便于档案的调卷和管理、便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
二、借出使用。借出库房须满足特定条件，如：本公司领导需要查阅人事档案;公安、其他部门因特殊需要必须借用人事档案等。外借的时间最长期限为3日，到期未还者应限3日内及时催还，逾期不还的部门和个人按《保密制度》有关条例进行处罚。
三、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
四、查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后由总经办审核，董事长批准。总经办 对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
五、外借手续。
1、借档部门写出借档报告 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
2、借档部门盖章，负责人签字。
3、总经办负责人对其进行审核、批准。
4、进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字，归还时，及时在外借登记上注销。
5、未经总经办负责人及总裁批准，任何组织和个人不得擅自查阅、复印员工人事档案，更不得将档案带出公司，如有违反，按泄露公司机密进行处罚或承担相应责任。
1.目的
为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时
为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3.职责
公司综合行政部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 4. 归档范围
员工档案包含入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、工资、决定、
委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 5. 档案内容
5.1员工入职档案： (1)个人简历; (2)应聘登记表; (3)性格/气质测试表; (4)入职承诺书; (5)试用审批表;
(6)个人证件(身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证 书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<驾驶公司机动车人员需提供>);
(7) 原单位离职证明/离职声明; (8) 笔试试题; (9)劳动合同。 5.2培训档案： (1)培训合同、协议;
(2)培训相关资料及获取证书原件。 5.3绩效管理档案：
将员工绩效考核相关的档案资料按考核周期进行归整。 5.4员工异动档案： (1)员工试用期评价考核表; (2) 异动申请表; (3)任免文件; (4)奖惩文件。 5.5员工离职档案： (1)辞职信; (2)辞职审批表; (3)离职工作交接单; (4)劳动合同解除证明书。 5.6其他资料档案：
工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 6. 档案管理员的职责
综合行政部人事助理负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 7.档案管理
7.1基础管理
(1)原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范; (2)新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息花名册;
(3)档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门/项目分类存档，应编号、制检索目录;
(4)当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等)，应及时将相关资料复印交综合行政部归档，原件当场查验; (5)对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整;立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备;
(6)离职员工档案每月清查，按所在项目及离职月份归类存档，离职员工档案保存二年后方可销毁(管理人员保留至该员工离岗五年止)，且须有电子及纸质版销毁记录。
7.2档案的查阅
7.2.1如因公需查阅档案，须填写《借/查阅人事档案审批表》，经部门/项目负责人、综合行政部负责人审批;下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门/项目负责人、综合行政部负责人、总经理批准后方可办理;
7.2.2公司总经理、项目负责人、综合行政部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续;
7.2.3调阅档案原则上在综合行政部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出综合行政部，需综合行政部负责人批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。
7.2.4档案管理人员应做好查阅登记工作，并填写《借/查阅人事档案登记表》;
7.2.5查阅档案注意事项：
(1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;
(2)不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经综合行政部负责人、部门/项目负责人、总经理同意;
(3)查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚; (4)原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章(或签字)，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
7.3档案的销毁
(1)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
(2)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《员工人事档案资料销毁审批表》，经综合行政部负责人、项目负责人、总经理审批后执行。 (3)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《员工人事档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《员工人事档案资料销毁登记表》永久保存。
(4)在销毁公司员工档案资料时，必须由综合行政部负责人指定专人监督销毁。
八.本制度经报批后，由综合行政部组织实施;修订或废止亦同。 附件：
《借/查阅人事档案审批表》 《借/查阅人事档案登记表》 《员工人事档案资料销毁审批表》 《员工人事档案资料销毁登记表》
为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。
一、 人事档案分类
员工人事档案分为以下几类：
(一)入职档案：
1. 个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等;
2. 员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等;
3.劳动(务)合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。
(二)培训档案：
1. 新员工入职培训试卷、培训总结;
2. 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表;
3. 培训服务协议。
(三)职位档案：
1. 职位说明书、职务说明书、职务聘任书;
2. 职务变动申请、职位职务变更记录。
(四)薪酬考核档案：
1. 试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表;
2. 月度/季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录;
3. 薪资调整审批单、调薪/降薪记录。
(五)奖惩档案：
各类奖励、处罚记录。
(六)离职档案：
离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。
(七)其他档案。
二、人事档案归档
公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：
1. 对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求;
2. 按照材料的属性、内容，确定其归档处;
3. 补登档案目录名称及有关内容。
4. 将新材料放入档案。
三、人事档案利用
(一)查阅：
人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等;经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。
人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。
(二)借出
因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。 借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人
事部审核批准后方可借档。
借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。
四、 保密规定及保存期限
1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密;
2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存
五、 其他
本制度自公布之日起开始实行。
本制度解释权归公司行政人事部。
行政人事部
二〇一〇年七月十六日
第一章总则
一、目的
为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。
二、适用范围
公司内部人事档案管理。
1、人事档案管理的作用
⑴ 保守档案机密。
⑵维护人事档案材料完整，防止材料损坏。
⑶便于人事档案材料的使用。
三、管理体制
公司行政管理中心负责公司内部人事档案的管理工作。
1、人事档案管理人员岗位职责
1)负责收集、鉴别和整理员工档案材料。
2)负责保管员工档案，并做好员工档案的安全、保密、保护工作。
3)负责正确应用档案，保证员工档案工作的准确无误。
4)负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。
5)负责登记员工工作变动情况。
6)负责为有关部门提供员工情况。
2、人事档案建立
1)员工人事档案分类
①试用期员工档案
分类：基本资料类;试用期考核类;转正材料类。
具体材料包括：
个人简历、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等;
试用期考核资料;转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。
②正式聘用员工档案
分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类、离职类等。
具体材料包括：
个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能
调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料;
劳动合同及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议;
培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料;
试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料、绩效记录等资料;
工资记录、调薪/降薪记录等;
职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料;
各类奖励、处罚材料;
离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等;
其他无法归入以上八项的材料。
七、人事档案的归类、排列和编号
1、人事档案的归类
人事档案归类后，应把每份材料归入相应的类别中去。归类的方法如下。
1)按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。
2)按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。
2、排列
人事档案归类后，每类中的材料应按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。
3、人事档案编号
公司人事档案编号将按照部门职能类别+建档年限+阿拉伯数字的序列进行编号管理。
八、人事档案保管的物质条件
1、文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工的要求归档和管理档
案;
2、档案袋：正式员工档案用档案袋保存。
档案袋是人事档案的主要包装材料。
九、人事档案检查核对。
1、检查的内容主要包括对人事档案材料本身进行检查(如查看有无霉烂、虫蛀等)及对人事档案保管的环境进行检查(查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等)。
2、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对。
(1)突发事件，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
(2)对有些档案发生疑问，如不能确定某份材料是否丢失。
(3)发现某些损害，如发现材料变霉，发现虫蛀等。
(4)档案柜(室)移动或搬迁等相关情况。
十、保卫保密管理：
1、原则上要设专人负责人事档案的保管，应备齐必要的存档设备;
2、档案室须备有必要的防火、防潮器材，档案室内严禁吸烟。
3、档案柜(室)保持清洁，不准存放无关物品。
4、任何人未经书面授权不得擅自将人事档案材料带出档案室。
5、无关人员不得进入档案室。
6、人事档案管理人员离开档案室时要关灯关窗，锁好门窗。十
一、人事档案提供利用方式
人事档案提供利用的方式是人力资源部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证
明材料、提供人事资料卡片、提供人事工作信息等。
十二、人事的查阅、调阅管理
十三、档案保存期限与销毁
1、公司建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，自员工离职之日起保存二年后方可销毁。
2、按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源部经理审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员在销毁申请单上签字，并存档。
第二章附件
十三、行政管理中心负责本制度制定、修改、废止的起草工作。 十
四、总经理负责本制度制定、修改、废止的核准。
十五、本制度含附件：
1、员工人事档案借阅申请表
一、 查档原则
1、因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党入团、出国(境)等工作需要，准予查阅干部人事档案。
干部亲属入党、入团、升学、参军等政审，应由干部本人所在单位党组织出据证明材料，调查人不得查阅干部人事档案。
编史修志和撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向干部本人采访;如该干部已经死亡或因年迈失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传的有关部分。凡因了解干部入党、参加工作时间等与他人经历有密切关系，而该干部已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其人事档案取得证明材料的，要从严掌握，经批准后，只能查阅有关材料。
2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。
3、干部人事档案一般不外借，如特殊情况必须借出的，时间一般不应超过两天。
4、查阅干部人事档案的人员，必须是党员干部;非党领导干部和非组织人事部门不得查阅干部人事档案，因工作确需了解干部的情况时，需经院长同意后由管档人员提供有关情况。
二、 查档手续
1、查(借)阅干部人事档案时必须凭借《查(借)阅干部人事档案审批表》，不得凭借调查介绍信和行政介绍信查阅干部人事档案。
2、填写《查(借)阅干部人事档案登记薄》，确认查阅时间及归还时间，管档人员签字确认后方可借出。
三、 查档注意事项
1、查阅干部人事档案，不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。
2、注意保密，不得与无关人员谈论或泄漏档案内容。
3、未经批准，不得复制档案材料;查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。
4、严禁在阅档室内吸烟。
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