制度是共同遵守的办事规程或行动准则。制度对实现工作程序的规范化、管理方法的科学化,起着重大作用。以下是小编为您整理的《人事档案室管理制度》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
基于现代人事档案管理的人事档案管理浅析
摘要：人事档案是实现对一个人全面考察的主要根据，也是开展组织工作和人事工作必不可少的材料。当前我国市场经济持续发展，户籍制度和人事制度也相应的发生了很大的变化，促使认识档案管理工作走在了创新的道路上。传统的人事档案管理模式已经不能满足社会发展的需求，所以必须要以现代人事档案管理理念下开展具体的工作，把人事档案管理工作的内涵挖掘出来，不断创新工作观念，才可以最大限度提高人事档案管理工作效率，充分发挥出人事档案管理工作的作用。
关键词：现代人事档案管理;浅析
特定组织在认识管理活动中形成的人事文件就是人事档案，组织的领导人对人事档案的真实可靠性负责，能够实现人才的合理流动与使用，保证人才队伍的综合素质，也是考察与评价一个人的主要依据。传统人事档案管理模式比较封闭，与当前社会发展的趋势不相符合，而现代人事档案管理更加现代化，开放性更强，受到社会的认可。所以，市场经济体制下，需要增强对人事档案管理工作的重视，应用科学的管理方法，不断提高工作效率[1]。本文主要分析了现代人事档案管理模式下的具体的人事档案管理策略。
一、建立健全合适的人事档案管理机制
新时代想要提升人事档案管理工作的质量，首先需要建立健全人事档案管理机制，使其能够满足时代发展的需求。人事档案管理工作中，想要真正实现资源的节约，促进管理水平的提高，防止不同部门互相推诿的现象出现，保证人事档案更好地被社会所利用，就需要一现代人事制度为基础，创新传统的人事档案管理机制，实现人事档案的集中管理。传统的人事档案管理工作中，管理分级过细，不利于管理工作的顺利进行，现代人事档案管理工作下，只需要做到适度分级就可以，根据实际情况做出相应的改变[2]。只有这样，认识档案管理工作才能更好地满足社会的需求，管理工作效率才会得到根本性的提升。
例如，当前工作岗位的流动性比较强，传统的各部门管理各部门人事档案的机制已经不能满足社会的需求，需要得到创新，建立人事档案统一管理的制度，保证工作岗位发生变化是档案也能及时进行调整。同时，需要调整人事档案管理的分级制度，对于党和政府机构来说，人事档案管理需要做适度分级，企业单位和事业单位的人事档案管理不需要进行分级，对于人事档案内容大体相等的机构来说，也不需要进行分级。这种方法可以在最大限度保证人事档案管理工作的效率，提高管理水平。
二、实行信息化的现代人事档案管理
众所周知，对于每个单位和部门来说，不可或缺的组成部分就是人事档案管理系统，有利于促进单位和个人的发展，所以必须要保证人事档案管理工作能够满足单位与个人的双方需求。傳统的人事档案管理工作效率低，耗费大量的时间，保密性也不能得到保证，同时为档案的查找和维护也会带来严重的影响，在信息化快速发展的今天其弊端变得更为突出。所以，开展现代人事档案管理工作的过程中，一定要顺应时代发展的潮流，引进现代科学技术，提高工作效率，改善工作质量。同时人事档案管理部门也要想着服务现代化的方向不断努力，首先要建立档案信息的自动化系统，实现档案管理工作每个环节的信息化，这也是实行信息化的现代人事档案管理的基础手段。其次，计算机拥有检索方便、大存储、高保密性等特点，管理人事档案的时候要充分发挥出计算机的这些作用，提高档案管理效率，促进档案管理工作的科学化。值得注意的是，建立信息化的人事档案管理系统是一个十分复杂的工程，需要用到多个学科的知识和多个部门的团结协作，不但需要研发出档案管理的软件，还要管理人员不断学习，提高自身的知识水平，最终实现现代化的人事档案管理。
例如，为了实现信息化的现代人事档案管理，首先需要加强资金投入，研发人事档案管理软件，其次要注重对人事档案管理人员的培训，让其掌握先进的人事档案管理理念和技术，做好档案的管理与维护工作，进而提升档案管理有效性。
三、提高人事档案管理人工作人员的档案意识
人事档案管理过程中会出现很多问题，其中主要的原因就是人事部门以及单位领导缺乏正确的档案意识，没有认识到档案管理工作的重要性。所以，现代人事档案管理工作中，人事部门的领导需要增强自身的档案意识，分析档案管理工作中存在的问题，找到问题的解决方法，促进档案管理工作质量的提高。
例如，人事部门工作人员需要及时更新自己的观念，加强学习，提高自身的档案意识，具体工作过程中要严格遵守《档案法》的规定，仔细分析人事档案管理过程中存在的问题，以问题为基础制定相应的解决策略，不断提高档案管理工作的质量和有效性。
总之，社会不断发展，市场经济体制也在不断完善，这种大环境下人事档案管理工作迎来的新的机遇和挑战，只有紧跟时代潮流、与时俱进，提高档案的服务型，才能提高档案的使用价值，增强档案管理工作的质量和有效性，为经济的发展打下坚实的基础。
参考文献：
[1]姚勇.基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析[J].办公室业务，2017，(12)：180，188.
[2]田巍.浅析事业单位人事档案管理工作[J].人文之友，2020，(5)：52.
作者：李斌
摘 要：人事制度改革是一项系统而繁杂的工程，它涉及到众多的部门。为此，我们要抓准中心，将人事档案管理制度的改革作为突破点，通过提高认识、加强对人事档案管理的正确领导;完善法律法规、加强信息化管理以及加大人事档案管理队伍的建设的方式，将我国现有的人事档案管理制度进行不断完善，进而促进我国档案管理科学化、动态化、科学化的实现。
关键词：人事档案;管理体制;改革
随着市场经济的发展、人事制度改革的不断深化，原有的人事档案管理体制已经越来越不适应人事工作发展的需要，改革势在必行。鉴于此，笔者对当前人事档案管理中遇到的问题进行了归纳分析。
一、现行人事档案管理存在的问题
(一)是管理法规滞后。现在的人事档案管理，其内容仍然保留着计划经济体制的某些遗风。计划色彩浓厚，缺乏应有的生机和活力。管理权限也不能涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，建立的人事档案材料也无法满足市场经济条件下的人事档案管理工作的需要。另外，由于中国经济体制改革较快，人事制度改革跟不上经济体制改革的步伐，人事档案管理的改革步伐更慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但很多细则仍在探索和不断调整的过程中，给人事档案管理改革带来了不确定性，也是人事档案管理法规滞后的一个重要原因。
(二)是管理方式单一。在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位。无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。
(三)是管理模式封闭。人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。人事档案笼罩着一层“神秘面纱”，也难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式。现在已经不符合政治民主化进程的要求。人事档案是到了可以公开的时候了。
(四)是管理内容陈旧。目前的人事档案材料分为十大类，档案内容单调陈旧，人事档案中涉及的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。
(五)是管理手段落后。现行的人事档案缺乏现代化管理。大多数地区由于经济、人员和其他原因，在全国实现计算机管理的为少数。在经济发达地区(例如广东、上海等地)，虽然已有人事档案管理的软件，但并没有普及使用，而且很多种版本内容标准不统一，使得数据无法汇总，软件之间不能相互兼容，信息资源不能共享。
二、人事档案管理的改革措施
(一)更新管理理念
市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。
(二)改革管理体制
1、改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。
2、要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
(三)创新管理方式
1、加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。
2、建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类机关企事业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
3、建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在机关企事业单位人事处(人力资源部)，是机关企事业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。
参考文献：
[1]田晓琼.新时期人事档案管理应强化还是弱化——关于对“弃档”“死档”现象的思考[J].档案学研究，2014(02).
[2]贾桂芳.干部人事档案价值弱化原因与对策[J].兰台世界，2013(16).
作者：薛 梅
【摘要】 人事管理改革是我国行政体制改革的重要组成部分。人事档案是人事管理改革的一部分，伴随这人事管理的改革而改革。人事和人事档案管理改革要从理念、制度、体制、管理方式等方面进行必要的调整，才能适应新型人力资源管理对人事档案工作的要求。本文分析了传统人事管理和档案管理的特点与问题所在，并指出人事管理改革对人事档案管理改革的影响。最后提出，通过强化人事的档案的信息服务功能促进人事和档案改革。
【关键词】 人事管理;人事档案;改革
人事管理是以从事社会劳动的人和相关的事为对象，在一定管理思想和原则的指导下，运用组织、协调、控制、监督等手段，形成人与人之间、人与事之间相互关系的某种状态，以实现一定目标的一系列管理行为的总和。党的十六大明确提出了“以建立健全选拔任用和管理监督机制为重点，以科学化、民主化、制度化为目标，改革和完善干部人事制度，健全公务员制度”[1]。人事管理改革是我我国政治体制改革的一部分，而政治体制改革目前是落后于经济体制改革的。由于传统的人事管理缺乏灵活性、阻碍人才流动、压抑人才积极性，阻碍了经济的发展，因此加快认识改革已经得到了高度重视。人事档案是人事管理的重要工具，
因此人事档案的管理也必须伴随这人事管理的改革而改革。
1 传统的人事管理与人事档案管理
传统的人事与档案管理是计划经济时代的产物，并存在于经济体制的变革中，对人员流动，经济发展有着重大影响。
1.1 传统人事管理 传统的人事管理基本上是一种业务管理，其机制比较僵硬，仅仅在组织上“需要”时发挥作用：①从部门利益出发，考虑人事事务等相关工作的规范性，传达决策者所制定的战略目标等信息。②人员招聘与离职手续办理。检查应聘者的条件是否与职位相匹配，起到用人部门负责人与应聘者之间沟通、桥梁的作用。但是人才的录用与否很大程度上由领导说了算，而不是人事部门和相关用人部门。人员离职时，负责户口，养老保险，住房公积金等的核算及相关手续办理。③考核管理，针对一定的条例，实行奖惩措施。④按照国家及地方政府的相关规定进行工资及社保管理，完成部分工资计算工作。⑤培训员工。这种培训在内容上通常是组织纪律、劳动安全、管理制度等方面的培训，形式上往往是灌输式的宣讲。目前很多中小企业的人事管理还较受制于单位政策限制，地方保护等，很难起到遴选优秀人才，淘汰不合格人员的作用。
传统的人事管理在管理方式、管理技术、管理体制和管理手段等诸多方面都存在一些缺陷，不同程度地影响和限制人事管理的现代化：①以“工作”为核心，主要工作就是管理档案、人员调配、工资调整等事务性工作，并不断重复着。②机构设置、干部任免、职工进出、工资标准等重大决策权，集中在政府部门和上级部门，单位自主权很小。③主要着眼于近期或当前的人事工作，如人员的补充，职工培训，以及解决当前劳资纠纷等等，就事论事，没有长远规划。
1.2 传统人事档案管理 人事档案是由确凿的原始材料和历史证件构成，记述和反映了每个人的个人经历和成长轨迹，是考察和了解人的重要手段[2]。特别是在新形势下，大量的人才流动频繁，人事档案的收集、整理和保管，为开发人才提供信息和数据，成为经济建设必不可少的帮手。但是由于政治体制和经济体制改革的不对称性，人事档案在我国是无处不在。从就业来看，人事档案的原始功效就是对个人经历的纪录，在单位制和计划经济体制盛行的时代里面，档案是护身符，标志了个人的学历和对于工作的胜任能力以及对历史、政治问题的明晰交待等，这些符号促使单位在录用或者选择工作者的时候极大程度上依赖于对人事档案的参考。
2 人事管理改革与人事档案管理改革
2.1 人事管理改革的主要内容 人事管理改革的主要内容是：①引进市场竞争机制，坚持以市场为基础配置人才资源。只有充分的竞争机制，才能最大程度的挖掘人才的潜能。人事管理改革首先应该从以权力为中心向规则为中心转变。而政府应该是规则的提供者，也就是为人力资源的开发、流动、竞争提供合法的途径，且要让全社会都知道形成这种环境的合法途径的存在，也就是使规则透明，而不是某些人可以用作特权的工具。②建立公正透明、竞争择优的人才评价制度。人才评价制度是人才培养和人才成长的指路牌。社会评价体系提倡什么，人们就会朝着什么方向发展。科学合理的人才评价制度和指标，能够为人才提供值得追求的，符合社会经济发展要求的人生目标，优化社会的人才资源结构。人才评价制度的建立，要求我们改变传统评价制度中存在的论资排辈、长官意志等现象，设立科学规范的人才评价指标体系，通过公开、公平的竞争机制，对人才进行评价。③建立法制完备、执法严明的人才权益保障制度。这是新公共管理中对“公平”价值追求的体现。在全球化条件下，国际、国内人才和劳动力市场的竞争更加激烈，人才市场的风险因素增加，与组织严密的企业组织或其它用人单位相比，人才和劳动者通常处于弱势地位，需要政府提供必要的帮助和保护，以维护其合法利益，保证市场经济的正常秩序。
2.2 人事管理改革对人事档案管理改革的影响 主要体现在：①对档案管理理念的影响。传统的人事档案管理注重“管”，注重通过建立人事档案，对干部进行政治性考核，进而对干部进行晋升、调动或约束等。而市场经济时代的人事档案只是一种正常的人才信息管理。伴随着信息社会和人才流动率的提高，人事档案管理会逐渐变成人力资源管理的一部分，它重在信息的管理，而不是人本身的管理。②对档案管理功能的影响。传统的人事管理是为了考核干部，进行政治审查鉴别，因此建立完备严密的人事档案制度是一种必然需要。但是，随着社会的发展，尤其是经济体制改革步伐逐步加快，人事档案与社会管理职能的分离将成为趋势：首先档案管理逐渐和社会保险分离，每个劳动者都持有缴费手册，上面记录有参加工作的时间和单位，这样就可以清楚地核算个人的保费数额了，以往那种捧着人事档案去审批工资、保险，办理退休的现象将会一去不复返。所有这些，都给目前的人事档案管理功能提出了严峻的挑战;其次，传统的“政治人”、“单位人”将越来越多地转变为“社会人”，现在人事档案的很多功用正在逐渐消失，如职称评定，出境旅游等。③对档案管理制度与管理方式的影响。首先干部人事档案的管理机构突破了原有的体制。特别是企业单位的行政级别被取消，管理者由职工代表大会选举产生。而新的管理体制又未建立，企业破、停、撤、并后，这部分人事档案的管理已经脱离了干部人事档案管理的原有体制。因此，在操作规程、档案使用上也脱离了组织人事部门的监管覆盖面;其次，在多种所有制经济组织中从业的员工档案，现已多半委托社会中介机构管理，但不排除单位自行保管档案的现象存在。但是哪些单位可以保存档案，哪些单位不能保存档案并没有统一的规定，在具体执行的时候因各地政策不一，不利于人才交流;最后，对非公有制经济组织中员工人事材料的收集、整理、甄别工作无明确责任主体;对必需归档的档案材料，用人单位没有法定的责任约束，造成信息记载不全面，反映不准确，影响了人事档案的基本功能。
3 强化人事档案的信息服务功能
人事档案终究只是一种人力资源信息，因此应通过强化人事档案的信息服务功能，加快人事档案管理改革：①强化档案信息化管理。受网络信息技术的影响，人事档案利用信息的要求在逐步提高。未来人事档案信应以各种编码、数据库等电脑数据存在。人员的养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容，以及各种资格证书都可凭一定手续被授权上网查找。②提高人事档案的服务功能。人事档案中蕴藏着大量的信息，如果只是停留在被动地接受查阅和提供凭的层次上，那么人事档案的价值就大打折扣了。过去“重藏轻用”和过分注重保的态度影响了人事档案的作用发挥，造成服务对象太狭窄，不能满足社会发展对事档案的要求。提高人事档案的信息服务功能是档案本身作用的体现。如有利于建立社会信用体系。和谐社会也是信用社会，诚实守信既是社会的基本道德，也是社会主义市场经济的基本保证。人事档案体系本身也是一种信用体系，为社会主义市场经济提供信息服务，参与构建统一、权威、可靠、新型的社会主义信用体系，也是和谐社会人事档案管理公共服务理念题中应有之意。要强化服务功能，非常重要的一点就是人事档案记载的速度要跟上人员流转的速度，收集的内容要力争全面、准确、科学、适用。为此应当树立的是主动服务的思想观念，积极扩大归档范围、完善管理体制、加强编研开发工作，如编制“人事归类卡片”、“人员概况花名册”、“信息资料汇编”等利于检索的辅助工具，建立“各层次优秀人才信息库”，将所掌握的人事档案信息分门别类地储存起来，主动为领导和用人单位参考利用提供服务。
4 总结与展望
完善人事管理和人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，需要宏观上的调控指导，也需要微观上的具体实践。社会总是在不断发展，人类也在不断地进步人事管理与作为记载这些发展进步的人事档案，不但在内容上，而且在形式上，也需要不断的与时俱进。人事管理的核心是引入竞争机制，而人事档案管理的核心是加强档案的服务功能，而不是传统的证明，评比功能。
参考文献
[1] 全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面—在中国共产党第十六次全国代表大会上的报告[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/ziliao/2002-11/17/content_693542.htm.2007(7)
[2] 王选明.高校人事档案的现状与改革[J].长沙大学学报，1999(3)
作者：蓝晓绯
银行员工人事档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条
为进一步加强
银行(以下简称“
银行”)员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。
第二条
本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。
第三条
邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。
第二章 档案管理体制和机构
第四条
邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。 第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。
第六条
各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。
第三章 人事档案内容和分类
第七条
各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。
第八条
人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：
第一类
履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。
第二类
自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连
2 在一起的可归入第六类。
第三类
鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定(有组织意见的)，学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表(有转正定级内容的可放在第九类)，转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料(审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类)。
第四类
学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。
第五类
政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料;审查员工政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有
3 关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料;家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料;“文革”中冤假错案的平反材料(包括直系亲属主要社会关系的平反材料)，“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料;更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料;军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。
第六类
参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料;入党申请书(1-2份全面系统的)、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料;对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料;延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。
第七类
奖励材料(县、处级及以上的)。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类
处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、
4 本人对处分的意见和检查交待材料;历次运动中所犯错误受处分材料;刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。
第九类
工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国(境)人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。
第十类
其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词(生平)及有关材料，非正常死
5 亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。
第九条
员工业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》(附件1)作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。
第十条
人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成。内容及其分类：
第一类的近期履历材料;
第三类的主要鉴定、员工考核材料;
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料; 第五类的政治历史情况的审查结论材料; 第七类的奖励材料; 第八类的处分决定材料;
第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。 其他类别有重复的材料也可归入副本。
第四章 管理范围
第十一条
人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：
6
(一) 总行人力资源部保管：
1、 一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本;
2、 总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本(正本由集团公司人力资源部负责保管);
3、 总行本部全体员工人事档案正本。
(二) 一级分行人力资源部保管：
1、 二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本;
2、 一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本;
3、 一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖
一、二级支行全部员工档案正本。
(三) 二级分行人力资源部门保管：
1、 二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本;
2、 二级分行本部员工档案正本;
3、 所辖
一、二级支行全部员工档案正本。
第十二条
一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。
第五章 各类人事档案管理规定
7 第十三条
档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。
第十四条
员工退职、退(离)休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。
第十五条
员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。
第十六条
员工辞职、自动离职、被辞退(解聘)等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。
第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续;除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅(国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅)。
第十八条
员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国(境)不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。
第十九条
对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情
8 况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。
第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条
档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。
第二十一条
人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。
第二十二条
收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明);任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国(境)审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。
第二十三条
归档范围之外的材料不得擅自归档。经过
9 鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第二十四条
档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。
第七章 人事档案材料的整理
第二十五条
人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋(夹)，散装材料每两年装订入卷归档一次。
第二十六条
各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。
第二十七条
档案材料排序的基本方式：
(一) 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。
(二)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、
10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
(三)第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：
1、工资情况材料;
2、任免材料;
3、出国(境)材料;
4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退(离)休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。
(四)凡外系统新调入(包括录用、聘用)人员均应填写《职工履历表》(附件2，《职工履历表》填表说明2-1)。
(五)不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。
11 第二十八条
每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：
(一) 按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。
(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。
(三)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
(四)填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件);材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。
(五)书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。
(六)书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
(七)聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。
第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条
为保证人事档案的安全，档案管理部门必
12 须做到：
(一)档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。
(二)档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿(或加湿)机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度(要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%)。
第三十条
保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。
第三十一条
档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。
第九章 人事档案的查阅、借阅
第三十二条
人事档案的查阅、借阅事由：
(一)在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社
13 会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退(离)休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。
(二)国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。
(三)编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。
第三十三条
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(一) 邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》(附件3)到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。
(二)本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。
(三)外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门(县、团以上)出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。
14
(四)档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。
(五)任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。
(六)查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。
(七)借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制(拍摄)。
(八)不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。
(九)查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。
(十)查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审;其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明;办理退休时需将其档案借送到省
15 (市、区)社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。
第十章 人事档案的转递
第三十四条
转递档案应遵守下列规定：
(一)人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。
(二)人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。
(三)人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。
(四)转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(五)转递档案必须详细填写《档案转递通知单》(附件4)，与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。
(六)收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。
(七)接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其1
5 16 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。
(八)建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。
第三十五条
严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。
第十一章 附 则
第三十六条
人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。
第三十七条
人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：
(一)坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。
(二)遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安
17 全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。
(三)热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。
(四)建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决;定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。
(五)工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。
第三十九条 本办法由总行人力资源部负责解释。
18
1. 目的
将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围
适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类
员工人事档案分为以下四大类： 3.1 入职档案
3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2 培训档案
新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。 3.3 职位档案
职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案
个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4. 人事档案的归档 归档的程序如下：
首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。 按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的
重要保证 8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 9. 人事档案保密规定及保存期限 9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
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人事档案管理制度
第一条 人事档案管理的目的
1、保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3、便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
第二条 人事档案管理制度的基本内容
是对人事档案需建立健全保管制度。内容包括五部分：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计。
第三条
材料归档
新形成的档案材料应及时归档，归档程序为：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。再次，在档案目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。
第四条
检查核对
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。其中包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。同时在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后;
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。 第五条
转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的程序如下：
1、取出应转走的档案;
2、在档案目录上说明注销原因; 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
3、按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，要通过机要程序转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第六条
保卫、保密方面
1、设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
2、库房备有必要的防火、防潮器材。
3、库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
5、无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
6、离开时关灯关窗，锁门。
第七条
统计制度
1、人事档案的数量。
2、人事档案材料收集补充情况。
3、档案整理情况。
4、档案保管情况。
5、利用情况。
6、库房设备情况。
7、人事档案工作人员情况。
注：以上所指“档案”为员工入司后建立的员工档案，公司只对此部分档案负责，员工的其他人事档案需由员工本人自行落档，对于需要公司接收档案的员工，公司将其档案资料统一报送大庆市人才中心保管，相关费用由员工自理。
第八条 人事档案管理的基本内容
一、一级档案(原始材料)
1、求职登记表
2、面试评价表
3、员工录用审批单
4、录用通知书
5、薪酬说明书 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
6、员工个人简历
7、员工身份证、户口复印件各一张，一寸免冠照片二张，无违纪证明一张。
8、其它(学历及学位证书、技术及职称证书、曾获得的荣誉证书等复印件等)
二、二级档案(在职材料)
1、员工基本档案
2、劳动合同
3、员工保险材料
4、岗位异动申请书
5、薪酬调整审批表
6、奖罚记录
三、三级档案(离职资料)
1、辞职申请表/辞退通知书
2、工作交接结算单
第九条 人事档案管理办法
一、设立档案柜。设立档案柜可以便于档案的调卷和管理、便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
二、借出使用。借出库房须满足特定条件，如：本公司领导需要查阅人事档案;公安、其他部门因特殊需要必须借用人事档案等。外借的时间最长期限为3日，到期未还者应限3日内及时催还，逾期不还的部门和个人按《保密制度》有关条例进行处罚。
三、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
四、查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后由总经办审核，董事长批准。总经办 对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
五、外借手续。
1、借档部门写出借档报告 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
2、借档部门盖章，负责人签字。
3、总经办负责人对其进行审核、批准。
4、进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字，归还时，及时在外借登记上注销。
5、未经总经办负责人及总裁批准，任何组织和个人不得擅自查阅、复印员工人事档案，更不得将档案带出公司，如有违反，按泄露公司机密进行处罚或承担相应责任。
人事档案管理制度 1. 目的
将企业人事档案管理工作制度化，规范化
维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围
适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类
员工人事档案分为以下四大类： 3.1 入职档案
3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级
证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2 培训档案
新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。 3.3 职位档案
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、
其他补充协议。 4. 人事档案的归档
归档的程序如下：
首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：
取出应转走的档案。
在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。
按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 7. 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证
8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
9. 人事档案保密规定及保存期限
9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂
改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工
离职之日起3年后方可销毁。 员工跨部门流动管理规定 1. 目的
1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机
会。
1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规
定。
2. 适用范围
公司所有胜任工作的员工。
3. 员工个人提出调动申请的条件
3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部
门应创造条件，支持员工的调动。原则上，部门经理不得限制员工流动。
3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源
部提出申请
3.3 在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。 3.4 申请流程
3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请
表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。 4. 公司业务需要
提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。
4.1 对于公司级业务需要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对
新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。 用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请，并可以从对公司业务负责的角度提出候选人，但不允许直接和其他部门的员工面谈。
人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。 4.2 对于到岗半年以内的新员工，由于招聘时相互之间了解不充分，导致业务需要和员工本
人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请。
5. 工作交接手续
5.1 同意录用：根据以上要求和流程，员工被新部门录用后，人力资源部将结果通知本人和
调出部门，原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。
5.2 交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一
般为30天。特殊情况下最长可延至2个月。 5.3 相关手续：交接完毕后，调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电
子邮箱和通讯信息等的变更手续。
5.4 报到：调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部
门报到。
5.5 特别注意：在上述流程办理期间，员工必须继续做好本职工作;对该员工的日常管理及
考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后，调动方完成。 6. 违规流动的处罚
6.1 对于调动申请未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其
调动资格。
6.2 对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人，将予以通报，
追究其干部管理的责任。
6.3 对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱岗时间按旷工处理。 7. 内部岗位调整
员工在部门内部的岗位调整由部门根据业务的需要来确认，部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。 员工辞职管理规定及流程 1. 目的
规范员工的辞职管理，使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。 2. 名词解释
辞职：员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。 3. 适用范围
全体员工 4. 办理流程 4.1 员工申请
有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请(试用期的员工须提前3天);与公司签署了服务协议的员工，按公司规定履行。 4.2 上机审批
4.2.1 直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通，部门经理在收到上级
意见的5个工作日内与员工进行沟通。
4.2.2 时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不嫩超过
员工提出辞职申请日期后的30天。 4.2.3 延期说明：若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的，须与员工协商一致后，
填写员工的离职日期，并说明延迟原因。
4.2.4 审计：若因工作需要需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求，
并按“干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理离职手续，若审计未结束，员工须推迟相应离职日期。 4.3 员工确认
员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息;员工的辞职申请获得批准后，需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续;员工的直接上级配合员工进行工作交接，并保证工作交接的效果。 4.4 人力资源面谈
4.4.1 在部门经理签批通过员工的辞职申请后，人力资源部需主动与员工取得联系，核准员
工的离职信息(特别是服务协议部门)，并进行离职面谈。
4.4.2 时间要求：人力资源部须于员工离职前面谈完毕，并在员工辞职申请表上签字;负责
面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈记录表。 4.4.3 职责划分：员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈，经理离职由系统
/区域总部的人力资源总监负责离职面谈，总监级(含)以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。 4.5 员工离职手续办理
员工于离职日期前3个工作日，凭辞职申请表到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”，开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不限于以下方面：
4.5.1 由直接上级确认工作交接是否完成。
4.5.2 归还公司物品(包括固定资产、借用物品、部门资产等)。 4.5.3 结算财务(包括借款、报销等)。
4.5.4 履行相关协议，服务期限未满的员工，须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应
届毕业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限，公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。
4.5.5 办理人事相关手续：办理档案/户口的转移，办理相关证件的转移或清理，交还ic卡，
办理解除劳动关系等手续。
4.6 员工的离职手续未能按规定办理的处理方法
4.6.1 直接上级代办：如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续，由离职员
工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。
4.6.2 代办“员工离职手续办理单”的期限和流程：
4.6.2.1 没有未结清的项目，务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。 4.6.2.2 有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理：
部门追缴：员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果，报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元(含)以下，由本部门自行承担;超过1000元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴，并抄送人力资源部备案。
行政后勤部保卫处追缴：部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴，追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来，部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案。 会签处理意见：部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组，根据行政后勤部保卫处的报告，在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元(含)以下，本部门按照处理意见办理;如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，本部门按照审批意见办理。
4.6.3 如离职员工涉及资产和物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规
定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任，由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。 5. 各部门相关职责 5.1 离职员工所在部门
负责与员工进行沟通。
负责离职员工工作交接，物品清理工作。
负责离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。
会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。
负责代办员工离职手续。 5.2 部门人力资源相关人员
负责员工离职面谈工作。篇二：人事档案管理制度及规范
人事档案管理及规范1.员工人事档案 新进人员人事档案资料包括六项： (1)应聘人员登记表(包括两张人员基本信息) (2)身份证复印件 (3)两张 1 寸彩照 (4)学历(职称)证书复印件(原件寄至分公司) (5)劳动关系说明书 2. 员工人事档案管理 2.1 行政部负责管理(建立、接转、保存、整理)本公司员工的人事档案。 2.2 行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在 终止/解除劳动关系手续清单 上签字，确认无 遗留问题; 2.4 查阅员工人事档案应经行政部负责人批准， 并办理登记手续。 档案管理人员和查阅者不得私自增删、 涂改、 泄露档案材料内容。 3.员工管理档案的管理 3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、 薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理; 3.2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。 (1)员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利(休假、医疗、工伤、教育培训等) 、奖惩、考核、 体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理; (2)员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存; (3)员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管 理档案; (4)任何人员不得私自更改管理档案内容;员工管理档案仅供公司内部使用。 4.档案的保密 4.1 严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 4.2 对重要的文件要设专柜存放。
员工档案管理工作流程图 单位名称 层 次单位行财部 3总经理/分管领导流程名称 任务概要行财部档案管理工作流程 员工人事档案管理工作公司员工节点1a开始bc2收集员工 人事材料提供材料(包括身份证 复印件、个人 简历、应聘登 记表、学历学 位证书及相关 资质证证明材 料)身份证明材料 学历学位证明 各类证书 招聘资料 3 劳动合同及附件 试用转正文件 各类人事通知单 其他相关材料4审批编制明细 目录5编号6标识7归档8入库9结束
员工档案管理工作标准 任务 名称节点 程序任务程序、重点及标准时限相关资料b2由行财部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个 人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材 料、考核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书及其他 材料 员工应积极提供材料 统一装订 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 程序每月 1 次 入职时 1 个工作日材料 收集c
21、 《个人简历》
2、 《相关材料》b4 a4 档案 编号 标识编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 报上级审核 将档案编号，并做出标识 重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 程序 行财部应定期或不定期收集员工资料 审核、分类、整理后查看是否符合要求1 个工作日 1 个工作日 1 个工作日每月 1 次 即时 1 个工作日 1 个工作日档案 归档 入库b7 b8按资料内容进行归档 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密
附：人事档案相关表格招工录用登记表姓 名 学历 有何职业技能 政治面貌 身份证号码 联系地址 性别 婚否 健康状况 户籍所在 地 联系电话 出生年月 民 族 照 片个 人 简 历姓名 家庭情 况关系年龄文化程度工作单位用人单位意见县(区)劳动部门意见录用意见：(盖章)(盖章)年月日备注
1、 此表一式一份：由单位存入本人档案
2、 需持： 《失业(保险手册)证》或《农民工服务手册》 ，方可办理录用登记手续
3、 “户口所在地一栏” ：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称;本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县; 其他省份来昆的人员填至原籍省(市)即可。
4、“住址烂” ：填写住址所在地详细地址
昆明宇恬科技工程有限公司应聘人员登记表申请职位： 姓 名 性 血 别 型 民 族 身 高 可到岗时间： 出生日期 户籍所在地 婚姻状况 联系电话 紧急联系人及电话 家庭主要成员 姓 名 关系 所在单位 职务 联系电话 照片文化程度 所学专业 身份证号码 现住址或通信地址专业职称教 育 简 历 起止时间 学校名称 专 业 获得何种证书培 训 简 历 起止时间 参加过什么培训 获得证书名称工 作 简 历 起止时间 公司名称 岗位 薪酬 证明人 联系电话兴 趣 爱 好你喜欢的人生箴言自 我 评 价篇三：企业人事档案管理制度
企业人事档案管理制度
一、总则
第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。
第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。
第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。
二、人事档案的管理体制
第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。
第二条 企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。
第三条 企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。
三、档案管理的要求
第一条 企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。
第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。
第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。
四、人事档案的管理规范
第一条 档案的分类
(1)试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。
(2)正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。
(3)离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。
第二条 档案的归类
人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。
第三条 档案的排列
人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。
第四条 档案的编号
档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法。具体方法如下：
(1)档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推;第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。
(2)重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。
五、人事档案所提供的利用方式
(1)查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。
(2)调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天， 逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。
(3)出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。
(4)其他
六、档案的保存期限与销毁
(1)人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。
(2)档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。
七、附则
(1)本制度自公布之日起生效。
(2)本制度具体操作细则由人力资源部负责解释。对于需修改的部分，人力资源部负责修改，报总经理批准后执行。
为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。
一、 人事档案分类
员工人事档案分为以下几类：
(一)入职档案：
1. 个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等;
2. 员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等;
3.劳动(务)合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。
(二)培训档案：
1. 新员工入职培训试卷、培训总结;
2. 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表;
3. 培训服务协议。
(三)职位档案：
1. 职位说明书、职务说明书、职务聘任书;
2. 职务变动申请、职位职务变更记录。
(四)薪酬考核档案：
1. 试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表;
2. 月度/季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录;
3. 薪资调整审批单、调薪/降薪记录。
(五)奖惩档案：
各类奖励、处罚记录。
(六)离职档案：
离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。
(七)其他档案。
二、人事档案归档
公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：
1. 对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求;
2. 按照材料的属性、内容，确定其归档处;
3. 补登档案目录名称及有关内容。
4. 将新材料放入档案。
三、人事档案利用
(一)查阅：
人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等;经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。
人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。
(二)借出
因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。 借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人
事部审核批准后方可借档。
借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。
四、 保密规定及保存期限
1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密;
2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存
五、 其他
本制度自公布之日起开始实行。
本制度解释权归公司行政人事部。
行政人事部
二〇一〇年七月十六日
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
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