高校人事档案信息管理论文

[摘要]人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。今天小编为大家精心挑选了关于《高校人事档案信息管理论文 (精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

高校人事档案信息管理论文 篇1：

基于计算机网络技术的高校人事档案信息管理及应用研究

摘要：档案信息是一种重要的信息资源，在社会信息系统中有着特殊的地位和作用，随着社会经济的不断发展，计算机技术的发展取得了长足进步，并广泛的应用到了社会各行各业的经济发展当中，由此也促进了档案信息管理逐步进入到现代化信息管理的行列，对于更好的完善高校人事档案信息及加强信息管理提供了平台。本文通过对计算新网络技术在高校人事信息管理中的应用必要性及主要问题进行分析，提出了相应的应用方法，以期加强高校人事档案信息管理。

关键词：计算机网络技术;高校人事档案信息管理;应用分析

随着计算机网格技术和信息技术在社会各个方面的广泛应用，高校的人事档案信息管理也必然走向网络化和信息化。当前，我国的高校教育事业蓬勃发展，高校中的信息管理、工作方式等都发生了巨大的变化，同时，高校中的档案数量也越来越多，给档案管理工作带来了较大的困难。如何加强人事档案信息管理，促进高校管理工作的顺利进行是当前高校管理工作中所面临的重要问题。

1 计算机网络技术在高校人事档案信息管理中的应用必要性

当前，许多高校的人力资源管理工作基本还依靠手工操作、EXCEL辅助统计，工作人员主要集中于处理日常的事务性、操作性工作，很大程度上影响了人力资源管理各专业职能的发挥;这种人力资源管理模式和手段对学院的业务发展也无法起到积极的支持和推动作用。基于此，为了降低工作失误、提高工作效率、优化人力资源管理和不断满足高校办学规模日益扩大的需求，计算机网络技术在高校人事档案信息管理中的应用就日益显得极其重要。通过在高校人事档案信息管理过程中应用计算机网络技术，可以便捷生成各种类型的统计报表进行数据分析，从而确保为高层管理决策提供准确、及时的数据信息，对于提高人事档案信息管理质量具有重要意义。

2 计算机网络技术在高校人事档案信息管理中的应用

计算机网络技术具有共享硬件、软件和数据资源的功能、共享数据资源集中处理及管理和维护的能力。通过应用此项技术，档案管理部门可以在自身独有的网站上提供开放的档案卷宗、档案信息等资源，同时建立专门的档案信息检索入口，方便教职工对档案信息进行查询和应用，并随时对数据进行存储和提取。当学校的相关部门需要这些资料时，只需要通过网络进入这些客户端便可以得到资料，节约了大量的管理成本。在保密和安全的前提下，档案信息管理员可以将档案资源放在网络上，学校的教职工只需要通过校园网上网查询，便能够在任何地方、任何时間得到自己想要的信息。此外，学校的人事档案信息管理部门还可以通过购买金蝶、紫光等人力资源管理软件，形成独有的档案信息存储系统，便于对教职工档案信息的管理。

计算机网络技术在高校人事档案信息管理中的重点应用体现在以下几个方面：

2.1 促进档案及时整理和归档。计算机网络技术在档案管理工作中的应用，为高校收集和整理人事信息提供了极大的方便性。档案工作人员可以通过网络对学校的教职员工进行信息采集及核对，各个部门可以通过计算机网络随时将已经整理好的电子文件通过校园网发送到档案管理室，或者是直接将教职员工的信息录入到档案室的数据库当中，档案室的管理人员也可以定期到网上下载各个部门的人事信息资料，进行归类和整理。根据计算机网络技术的实时性特点，在应用了网络技术后，档案室能够及时通过网络接收最新人事信息，从而确保档案室提供档案信息的时效性。随着档案室保管档案信息的时效性和完整性不断提高，也就提高了档案信息的利用率。

2.2实现档案管理的自动化。近年来，计算机网络技术的发展较为迅猛，具有高效的信息处理功能，可以对信息进行快速录入、存储和输出处理，并对这些信息进行逻辑性推理和判断，同时对高校各机关部门所形成的有价值的图标、文字或影像等资料进行现代化管理，以确保这些重要资料的完整性。通过快速、完整录入、归纳和整理教职员工信息，可以随时了解高校里最新的人员流动情况，及时调整工作。计算机网络技术在高校档案信息自动化管理中的应用范围较为广泛，从一般性业务管理到档案的检索、编目和出版等，大大推动了高校人事档案信息管理的发展，同时也提高了档案信息开发利用的效率。

2.3 实现档案信息发展的数字化。传统的人事档案信息管理对于信息的开发和利用主要依靠手工进行，速度缓慢、信息更新滞后，严重影响了档案信息管理效率。而通过档案信息管理的数字化发展，能够方便进行保存、查询和修改，并通过网络快速传递信息，促使高校的档案管理工作更加便捷和高效。数字化的应用主要是档案信息管理员将收集到的信息录入到计算机中，各个部门根据自己的权限和需要在网络上查阅相关文件信息，同时附上处理意见，然后再将文件传至网络上。在年终进行归档时，只需要将分类组卷清单交上即可，由此大大减轻了档案管理人员的数据录入工作，同时也降低了档案管理成本。

2.4 实现人事档案信息传递的网络化。通过将计算机网络技术应用到档案信息管理的检索系统中，可以将档案信息检索的方式由联机检索、脱机检索发展为网络检索和智能检索，以促进人事档案信息的网络化传递，实现资源共享。同时还能够对各类档案信息进行分类、提取和分析处理，以实现高校人事档案信息管理及应用效率和人事档案信息管理工作经济效益的提升。

3 计算机网络技术在高校人事信息管理中应当注意的问题

3.1 做好纸质形式的档案管理。计算机中电子文件信息的随意删减性、原始性和凭证性较差、法律效率差等缺点，使得纸质档案管理和电子档案管理需要共存，以确保档案内容的准确性。因此，对于高校人事档案信息管理，还应当保存纸质文件，以确保档案管理工作的有序开展。

3.2 确保人事档案信息管理的安全性。当前的计算机网络容易出现病毒、黑客等不安定因素，而档案管理中的信息大都是涉及学校管理的保密性信息，如果丢失，必然会对学校发展产生不利影响。因此，应当注重对档案管理工作的保密性管理，对于涉密的计算机，设置严格的密码管理和权限管理制度，采用定期更换密码、权限认证或者身份认证措施，以免出现泄漏信息的现象，同时作好数据备份工作，防止数据丢失和数据损坏。

3.3 提高档案工作者的职业素质。计算机网络技术的应用方便了高校的档案管理工作，也由此向工作人员提出了更高的素质要求。对此，档案管理人员要不断丰富自身的计算机理论知识，掌握计算机先进技术，并不断强化对现代信息技术的应用能力和加工处理能力，提高网络化管理的意识，避免出现信息泄露情况，以促进自己发展成为技术型、管理型、复合型的人才。

4 计算机网络技术应用于人事档案信息管理的意义及对人力资源管理的影响

通过在高校人事档案信息管理的过程中应用计算机网络技术，促进了人事档案信息的电子化发展，同时也实现了信息更新及管理的自动化，使得人力资源管理工作更上一个台阶。计算机网络技术不仅将人事档案信息管理从复杂繁琐的事务性工作中解脱出来，促使人事档案信息管理员可以面向更高层次开发人力资源工作，以不断提高人力资源工作的效率和质量，从而更好的满足高校人事信息管理的需求，而且大大降低了人力资源管理成本，为战略决策层提供全方位的人事管理信息。

5 结束语

在高校的人事档案信息管理工作中应用计算机网络技术是档案工作管理发展的必然趋势，它代表了一种全新的信息发展环境。随着计算机管理水平的提高，其优势也会不断的发挥，从而促进档案管理实现真正意义上的现代化发展，并促进档案信息在高校管理工作中发挥更大的作用。

[作者简介]吴卫华(1977.9-)，男，安徽歙县，北京航空航天大学北海学院，科长或助理工程师，学士，人力资源管理。

作者：吴卫华

高校人事档案信息管理论文 篇2：

人事档案信息化管理系统的应用及改进

[摘 要]人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

[关键词]人事档案;信息化管理系统;应用

人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。这样不仅对档案管理效率有了很大的提高，而且还实现了档案管理的规范化、科学化。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

一、人事档案信息化管理系统的应用

(一)人事档案数据库管理系统建设

人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。

(二)认真做好人事档案材料的收集工作

档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应当由专人进行负责。

(三)人事档案信息分类数据库的建立

1、建立人事档案分类数据库的意义

人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。

2、数字化档案

对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。

3、电子档案

近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。

4、档案室工作人员编制的一些数据

档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。

(四)人事档案信息网络化安全保密技术

人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。

二、人事档案信息化管理系统的改进

(一)应当实现人事档案信息的动态管理

人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。

(二)应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理

应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。

(三)实现方便的报表和智能化办公管理

可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活快捷，统计结果可以共享。

人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。

(四)加强批量数据的处理能力

要加强批量数据的处理能力，例如对于大量数据的备份，大数据量的修改工作目前的人事档案管理系统还不易实现，还存在网络速度慢的现象。目前的系统对多断网、防火墙等问题的解决还不是很方便，对网络底层协议有较大的依赖性。

参考文献：

[1]袁新华.人事档案信息化管理系统的应用[J].洛阳师范学院学报，2008，27(5)

[2]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设和思考[J].档案学研究，2010(3)

[3]马莉莉.谈人事档案管理系统的构建[J].黑龙江档案，2012(2)

作者：刘洋

高校人事档案信息管理论文 篇3：

高校人事档案管理信息化建设问题的探讨

[摘 要] 随着高校人事信息化管理的完善，我国高校人事档案信息化管理初见效果，但高校人事档案信息化过程仍存在诸多问题，如人员信息统计不一致、档案信息管理不统一，尚未建立有效的高校间的人事信息交流平台等。本文从目前高校人事档案信息化管理的问题入手，对加强高校人事档案信息化管理问题进行研究，以实现高校人事档案工作的科学化管理。

[关键词] 高校;人事档案信息化;信息化管理

一、高校人事档案信息化建设是高校建设的必然要求

高校不仅是教育机构，同时也是负责教学管理部门，人事档案的管理工作无疑是高校建设过程中要处理好的问题。

(一)高校人事档案信息化建设，是人事工作客观要求。人事档案工作是人事工作的最主要、最核心的部分，是人才信息的载体。人事部门考量人才的重要依据就是高校人事档案的信息，根据教师的人事档案信息，进行甄别和删选，从而达到选拔人才的目的。“人事档案信息资源的开发，为人事工作和党的中心工作奠定了良好的基础。在长期实践中，人事档案部门积累并保存了大量的人事档案资料，朝着规范化、制度化的方向发展。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源，满足人事工作的需要，有效地为其提供利用，才能充分显示出它的价值。”]高校是人力资源开发的场地，其相应的人事档案工作就显得尤为重要，唯有做好人事档案工作，才能为科学有序的选拔人才创造条件。

(二)高校人事信息化建设是人事档案科学管理的客观要求。人事档案的发展是有历史和现实依据的，随着科学的发展，纸质材料的档案管理漏洞也凸显出来：保存时间短、容易丢失和破损，不易加工、修改和编研。有时候为调取长时间存放的档案，要耗费当量人力物力，不利于人工检索和调阅，已经越来越不适用时代发展的要求。随着电子档案的增多，高校教师的电子档案即信息化档案管理也继续改进。高校人事档案是高校创立、发展对学生人才的考察的人才信息载体，是高校对人才生成和活动轨迹的记录，这种记录如教师个人基本信息、学历学位变化等，这种记录利用现代信息技术，不仅有利于整理、归档，也有利于用人单位对教师个人情况的查询。因此，高校人事档案信息化管理是人事档案发展的客观要求。

(三)高校人事档案信息化管理是档案事业发展的需要。国家档案管理事业发展“十一五”和“十二五”发展规范中，明确要求把信息化建设作为档案工作的主要任务，“充分说明档案信息化建设在国家档案事业发展中占有重要的地位。高校人事档案是国家档案的重要组成部分，加强高校人事档案信息化建设，运用一种崭新的档案信息管理与服务模式，使高校人事档案资源管理规范化、系统化;利用先进的设备和手段，实现高校人事档案管理现代化、信息化，是档案事业发展的需要。”

二、高校人事档案信息化管理存在的问题

(一)管理体制不规范，人事档案的管理流程不科学。在诸多高校中，人事档案的管理谁负责、谁监督、谁管理这一基本问题还存在争议，有的高校是人事部门管理，这在我国三本院校尤为普遍，有的是高校档案部门来管理。此为，高校档案管理更关注学校档案管理，如文书、教学、科研、基建等的管理，人事管理档案的力度较轻。“普遍认为人事档案是组织、人事部门研究的对象，人事档案的建设与发展则是组织、人事部门的事，而不是档案部门的事，所以人事档案虽然名义上叫档案，事实上游离于档案体系之外。由于管理体制不够规范，人事档案工作得不到重视，多头管理实质变为无头管理，人事档案信息化建设更无从谈起。”此外，高校人事档案信息管理仍采取封闭管理的模式为主，通常也只提供给学校或其他组织查阅，不对外公布，使得管理过程不透明，容易造成档案失误的情况发生。

(二)传统档案服务水平偏低。传统档案服务，封闭式的管理、查询都越来越不适用社会对档案工作的要求，学校领导对档案管理工作的重视不够，也造成档案管理档次不够，经费不足，办公条件和人才引进都成了问题，阻碍了传统档案向更高水平的发展。高校应该加大资金投入，重视信息化建设支持，研究和开发适合本校的、安全性较高的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的服务水平和服务意识。

(三)人事档案队伍建设相对落后，管理科学化水平需提高。从目前的现状来看，我国高校人事档案的管理人员存在专业化程度低、学历层次不高，缺乏系统培训，甚至存在对信息化操作的基本技能，如计算机的文档的编纂、数字档案的制作和保管、网络化档案建设等不了解的情况，这种情况导致高校人事档案管理信息化水平较低，阻碍了人事档案科学化和现代化的建设。“目前，高校人事档案方便快捷的查询、利用需求，也对高校人事档案管理工作提出了新的要求，只有通过科学技术手段加强高校人事档案管理建设工作，才能真正解决传统高校人事档案管理模式存在的问题。由此，大力加强对高校档案管理人员的业务培训，也是高校信息化建设工作中不可缺失的一部分，面且，高校可以通过积极组织开展档案技能培训活动，充分调动高校人事档案管理人员的积极性和主动性，同时也增强了其责任感和使命感。”

三、高校人事档案信息化建设的基本路径探索

高校人事档案的信息化建设是一项系统工程，需要从诸多方面去努力，对信息化标准的统一，原始信息材料的录入和保存、现代信息技术的更新及档案管理人员的培训都是必然的要求。

(一)规范体制标准，建立高校人事档案的标准制度。我国在2008年，国家档案局发布《高等学校档案管理办法》中提及的档案部分尚没有把人事档案，纳入到高校人事档案的管理范畴，高校人事档案更多依赖于地方学校根据学校情况进行自行处理，为档案管理的科学化带来阻力。此外，高校人事档案管理的多头管理和分散管理，也造成了人事档案管理的空洞现象。国家应该统一高校人事档案的管理范畴和管理权限，对高校进行统一要求，统一机构，解决档案管理的混乱现状。同时，对高校人事档案管理进行优化，对集中管理和非集中管理的人事档案模式进行整理，保证信息沟通渠道，对聘任制和临时员工的人事档案也应该拿出具体可行的档案管理方式和方法。

(二)做好基础工作，保证人事档案信息的完整性和准确性。人事档案信息的是记录个人情况的基本凭证，其原始材料的完整性和准确性是人事档案的重中之重，“人事档案作为原始记录决定了人事档案具有凭证作用，其凭证作用具有法律效应，因此要求人事档案信息必须真实可靠。我们重视人事档案信息化建设的核心问题，就是做好人事档案基础—工作。建立在扎实基础工作之上的人事信息管理系统，才能为领导和有关部门提供准确全面的人员信息数据。而这就要求人事档案管理人员要严格按照规章制度办事，认真细致地做好人事档案的甄别。对采集的每一个信息务必做到真实准确。”同时要做好人事档案信息的补录工作，对个人信息进行及时更新和完善。

(三)改进人事档案科学管理方法，提高管理信息化水平。高校人事档案信息化管理就是要利用现代信息管理技术，提高人事档案管理的科学性。当然，人事档案管理水平的提高需要各级领导的重视，采取专项管理的办法，进行资金投入，把人事档案信息化管理的费用纳入到学校的经费预算中，建立专项经费。要有魄力进行管理方法的改革，把传统的纸张管理向信息化管理过渡，做好信息化管理的设备购入、安装、调试和人员培训工作，推进高校信息化管理的进行，逐步建立人事档案资源的网络化管理进程。

(四)提高人事档案信息化人员的服务意识和信息化管理水平。“档案管理的本身决定了其是为了高校和社会提供专业性服务工作，坚持高效服务是档案管理工作人员的根本职责。高校人事档案管理工作是为高校的人才选拔工作提供有力支持，同时也要为自己的根本职责负责。因此，负责高校人事档案管理的档案管理人员要具备实事求是、认真负责的工作态度，具有较高的思想政治觉悟。”此外，高校人事档案信息化也要求人事档案管理人员不断提高专业技能和现代化特别是计算机和网络技术的运用能力，加强对人事档案管理人员的技能培训，积极探索档案管理工作的新技术、新方法，加强沟通和学习渠道。

(五)有效解决信息化管理与纸质档案管理的问题。人事档案信息化的目的在于其安全性和易保存、管理，并不否认人事档案的实体化，纸质档案的存在有其特殊的意义：原始材料性、不可复制性、准确性等，是人事档案的传统模式基础。在信息化人事档案的管理中，应把二者有机结合，相互补充，相互促进。既要保证人事档案原始材料的凭证性，也要及时更新和改进人事档案的信息处理，做好二者的衔接。

总之，高校人事档案信息化建设是人事档案发展的客观需要，是高校完善自身的必要举措，也是保障人事档案管理的科学化和有序化的要求，加强高校人事档案信息化建设、提高人事档案管理水平是对人事档案工作的新要求。

参考文献：

[1]吕萍.浅谈高校干部人事档案管理工作现状与建议[J].图书与档案，2008(4)：286-287.

[2]王忠泽，廖久明.浅谈高校人事档案信息化建设[J].兰台世界，2005(9)：65—66.

[3]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化，2008(1)：56—58.

[4]王郁南.信息数字化对高校档案管理的影响[J].兰台世界，2007(4)：17—18.

作者：谭玮炜