基于“清单式管理”的烟草行业EPC工程总承包项目资料精细化管理
【摘 要】为规范化、标准化、系统化烟草技术改造项目实施过程中的资料管理，发挥项目资料在工程管理中的巨大价值，论文致力于明确资料管理的重要性，阐述技改项目资料管理的现状以及提出资料精细化管理的理念与实践措施，以期为广大烟草行业项目建设者提供参考与借鉴。
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【關键词】项目资料;“清单式管理”;精细化管理
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1 引言
在工程建设过程中，工程质量不仅仅与施工相关，资料的规范化管理也是提升工程质量的关键性因素。对资料的规范化编制与收集，有助于提升资料的真实性与完整性，进而为工程的建设、验收提供有力的支持和帮助。然而，工程建设的资料管理因其繁杂性、持续性，普遍被广大项目建设者所忽视，造成了工程资料管理价值的丧失，影响工程项目的正常建设。
在烟草行业EPC工程总承包项目(以下简称“项目”)实施过程中，不科学、粗放式的资料管理在更加严格的行业审计、检查要求下，已发展成为行业项目管理的痛点与难点。项目的资料管理普遍面临着分工体系模糊、规章流程缺乏、管理人员频繁变动等现状，在项目建设过程中，造成了信息滞后、信息错误、信息虚假等问题，严重影响项目工期、质量、安全、投控目标的实现。为了保障项目的高质量建设，精细化的资料管理成为了技改项目的现实所需。本文从技改项目资料管理现状着手，结合新业薄片技改项目的实践应用与经验，探讨烟草行业业主方技改项目资料管理的方法，以期为烟草行业广大项目建设者提供有益参考和借鉴。
2 项目资料管理的重要性
2.1 政策文件的强制规定
项目资料管理是政策文件的强制规定。前期策划准备阶段，由于烟草行业多为生产相关人员为主，难以满足EPC项目建设管理的多样化需求，为了更好地实现项目总体目标，对要实现的功能、技术标准、总工期等进行合理的规划设计，在项目前期策划阶段成立项目建设分析论证小组，按照“项目策划→规划设计→施工→运营”的流程，与咨询单位及设计单位就EPC总承包建设模式及内部管理管控机制进行多维度的深入沟通，包括项目建设目标与项目定义、项目功能分析与工作任务分配、与项目决策有关的组织、管理和经济方面的论证、与项目决策有关的技术方面的论证与策划、项目决策的风险分析，完成了项目的功能、模式、建设目标及组织策划。
2.2 项目建设的现实所需
工程资料是项目工期、质量、安全、投控目标实现的重要支撑。在工程建设过程中，项目资料既是施工建设与竣工验收的重要依据，也是相关工程后期管理、维护、扩改建的主要参考信息。鉴于烟草技改项目的特殊性，项目的规模较大、施工要求较高，其技改工程资料也更为复杂[1]。在建设中所使用材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等资料，可作为出现质量问题时的维权依据;施工方案、施工日志等详细记录是项目监理或业主加以工程进度调控的参考标准;施工现场的安全资料为安全管理工作提供了分析材料，且有助于施工项目部落实安全生产责任制;相关设计变更、签证单、竣工图、施工单位上报函件等各类资料，均与工程投控相关。对相关资料的把控、整理和审核，可大大降低项目建设风险，保障项目的顺利建设。
3 项目资料管理的现状
3.1 资料管理意识不强
在项目建设过程中，人们往往更加注重具体的施工、成本控制等问题，缺乏对档案资料管理的重视。因此，在档案资料管理中投入的人力和资金相对较少，导致档案资料管理效果不理想[2]。除此之外，对各类各级资料的分类不到位，缺乏资料管理的规范与标准，导致资料保存时的不完整。同时，部分临时机构解散较快、存在时间短，由于相关资料管理人员未及时跟进、主动收集工程资料，导致资料的遗漏[3]。
3.2 资料管理要求模糊
在项目管理的过程中，往往由于规章制度的不明确、不全面，导致资料管理职责、管理内容的模糊，造成资料管理的问题频发。例如，资料管理责任不明确，各人员推诿扯皮导致资料的遗失;档案资料收集不规范，导致档案资料无法真实地反映出工程实际;缺乏明确的资料审核要求及清单，导致一些关键资料虽然遗漏但难以被发现等。规章制度的模糊使档案资料丧失了自身的价值和作用，进而影响项目推进。
虽然目前我国已经出台了《建设工程文件归档整理规范》等相关管理规范，但在实际过程中，因项目类型、项目规模、人员管理能力等现实情况不一，相关的管理规范无法全面适用于各类型项目的建设。尤其是烟草行业的技改项目，因其管理要求、管控要点、建设程序与普通的民用建筑、基础设施建设等项目有所不同，相关管理规范难以完全适用于技改项目，为技改项目资料管理带来了新难题。
3.3 管理人员经验有限
资料管理人员的业务水平将会直接影响到档案资料管理的质量和效果。目前，由于工程建设单位缺乏对档案资料管理的重视，导致档案资料管理人员数量不足、水平有限，大大影响资料管理质量。
对于烟草行业而言，烟草工业企业主营卷烟生产、烟草薄片加工等业务，普遍缺乏项目管理专业人员，于项目建设的管理工作上面临较大困难。因资料管理人员配备的不足，人员经验的限制，在资料的收集、归档、借阅等管理方面时常碰到难题，影响项目建设。
4 资料精细化管理
4.1 精细化管理介绍
精细化管理源于发达国家一种企业管理理念，有别于企业传统的“粗放式”管理方法，精细化管理将企业管理责任具体化、明确化和规范化，以提高企业竞争力为目的，最大限度地减少管理所占用的资料和降低管理成本[4]。
精细化管理具有四个基本特征：精、准、细、严。
①精：是做精，精益求精，追求最好。做精、求精的过程需要管理者不断创新、改良工艺、精打细算、精益求精。
②准：是准确的信息与决策，准确的数据和计量，准确的时间衔接和正确的工作方法。
③细：是操作细化、管理细化，特别是执行细化。
④严：是严格控制偏差，严格执行标准和制度。
精细化管理强调在具体工作的每个环节给予一系列细节的高度关注和重视，系统地分析研究、把握每一细节，着眼于抓好每个关键步骤及微小细节，以保证预期目标的顺利圆满实现[5]。
4.2 精细化管理于资料管理的引申运用
将精细化管理应用到资料档案管理之中，有助于提高资料的管理质量、规范工程实施流程、提高工程实施效率，促进项目的建设。围绕精细化管理“精、准、细、严”四大原则，资料管理可从以下四大方面进行优化提升：
①精：制定清单，对标管理，策划精密。制定资料归档清单，对标清单对归档资料进行管理，通过清单的周密策划，提高归档资料质量。②准：明确权责，定岗定人，准确管理。明确资料管理各相关单位、各相关人员的职责，定人定岗，将资料管理的职责落实到各具体人员，降低资料管理风险。③细：流程细化，要求细化，执行细化。明确资料收发、流转的流程要求，细化资料的借阅、管理、归档等要求，通过细化的管理，提升资料价值。④严：制定规章，严格执行，严格落实。制定项目资料管理的规章制度，各相关人员严格执行、严格落实，促进项目资料管理的规范化。
5 新业薄片于资料精细化管理的实践应用
新业薄片公司现有一条一万吨/年造纸法再造烟叶生产线，该生产线于2002年开工建设，2005年正式投产，是国内第一批推出的造纸法再造烟叶生产线。为适应现代化生产需求，2017年，经国家烟草专卖局批准，新业薄片就地技改项目(以下简称“本项目”)正式启动，建设内容包括了新建联合工房、配置再造烟叶生產线等。
本项目投资额高、建设规模大、建设内容复杂、项目资料烦琐。针对本项目的资料管理，新业薄片公司多措并举，以期提高资料管理质量。
5.1 搭建资料管理架构，明确资料管理权责
本项目的建设涉及工程总承包、工程监理、跟踪审计、招标代理等多个参建单位，流转至业主单位的信息资料杂乱无章。根据各类信息资料流转的实际情况，新业薄片公司明确了各类资料接收与转出的接口要求，制定信息流转网络图(见图1)，各方设定专人对接，以提高沟通效率，降低沟通成本，从而有助于工程的顺利推进。
5.2 建立文档编码体系，保障资料档案完善
标准统一的、唯一的文档编码可被称为工程项目文档的“身份证”，是参与工程项目管理各方统一的，满足工程项目各阶段查询、调用、整理归档等信息管理要求的标识系统，是工程项目文档管理中日益重要的基础工作[6]。在项目建设前期，新业薄片公司对文档资料进行了编号策划，形成了统一标准，以解决技改项目实施过程中文件缺漏、调用效率低下等问题。
5.3 梳理项目资料清单，提高资料管理质量
项目全过程管理资料烦琐杂乱，完善的资料清单能发挥提醒、引导、规范、监督作用，减少管理人员的疏漏和失误，提高管理人员的工作质量与效率。经过多方的咨询、学习、调研，新业薄片公司建立了项目业主方管理的资料清单，并于实际建设过程中不断完善细化，清单内容(见图2)覆盖规范标准、规范性文件、报告、收发文资料、技术资料等项目全过程资料。资料清单既是一张“明细表”，又是一张“提醒表”，对提升资料的审核水平、保障资料的收集质量、提升资料的收集效率具有很大的帮助。
5.4 建立资料管理标准，规范管理项目资料
完善的管理制度可以保障相关管理人员工作的规范性与严谨性，促使相关管理工作的履行与落实。新业薄片公司在项目建设前期，建立了针对技改项目的信息管理制度(见图3)。制度中明确各单位、各人员的信息管理职责，规定各参建单位之间的文件流转流程，细化档案的借阅管理要求等，使得项目的资料管理更加科学化、规范化，从而确保项目资料的完善性。
6 清单式资料精细化管理的成效
6.1 科学收集文件资料，提高归档资料质量
针对项目资料管理存在文件缺漏、错误等问题，本项目所采用的“清单式管理”方案能为技改项目资料的科学化管理构建有效管理体系，明确文件收集的流程及归档资料清单，节省文件反复流转的沟通成本，避免了因文件错误、文件遗漏等因素导致的资料问题。
6.2 文件分类编码归档，提高信息沟通效率
精细化资料管理针对项目全过程业主方所需资料分类统一编号、记录归档资料信息，完善构建资料档案归档目录与文档信息编码体系，在实现了信息资料完整性的同时，便于后期资料查阅与借阅，有助于提高信息沟通效率，有序推进项目建设。
6.3 资料管理有据可依，降低项目违规风险
精细化的资料管理实现了资料管理的科学化、效率化与完善化，有效规避了各相关人员篡改项目资料、故意规避检查等违法违规行为，使项目资料能够真实反映项目的全过程建设情况，在有效应对审计、上级检查的同时，为后续项目的建设、运营提供有效的资料支撑。
7 结语
隨着我国科技水平的日益提升和经济实力的不断进步，我国烟草行业工程建设项目的管理方法也在不断改革与发展。伴随着烟草行业技改投资额的扩增，项目建设规模的扩大，工程资料的整理难度也逐渐增加。为防止资料管理问题对项目进度、质量、安全、投控带来风险，新业薄片公司力求通过应用精细化的资料管理方法，形成清晰的资料管理架构、细化的资料管理职责、清单式的管理工具，将资料管理渗透至项目全生命周期、落实到建设的细微环节。
【参考文献】
【1】刘杰.工程项目全过程精细化成本控制[D].成都：西南交通大学，2013.
【2】许毅臣.S公司工程项目文档管理的研究[D].上海：东华大学，2018.
【3】李慧.铁路建设工程资料的规范化管理研究[D].北京：北京交通大学，2005.
【4】王小丽.研究工程竣工资料管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2017(16)：4228.
【5】周美荣.谈园林绿化工程资料在工程管理中的重要性[J].建筑与装饰，2017(1)：45-46.
【6】吴丽萍.工程项目文档管理中存在的问题及对策[J].石化技术，2017(8)：234-236.
作者：李新光 胡德武 林杰 李栋 杨娜 刘名 汪莉
购房客户需提供资料清单(工行)
一、一次性付款或分期付款：
需提供资料：
1、夫妻双方身份证复印件(未婚、离异、丧偶仅需提供本人身份证复印件)
2、婚姻证明(未婚、离异、丧偶不用提供);
二、按揭贷款：
需提供资料：
1、夫妻双方身份证复印件(未婚、离异、丧偶仅需提供本人身份证复印件)
2、婚姻证明(未婚、离异、丧偶不需要提供);
3、夫妻双方户口簿复印件(未婚、离异、丧偶仅需提供本人户口簿复印件)
4、收入证明(在本售房部领取收入证明。如在行政或事业单位的客户，单方收入不够，请夫妻双方都出收入证明;如个体经营只需在收入证明上加盖你营业执照名称的公章)
5、如商业按揭客户，需提供夫妻双方名下银行流水清单(尽可能提供有大额度银行流水)
5、提供按揭银行的卡号。
三、请客户注意核实本人身份证、婚姻证明以及户口簿上的名字和身份证号码是否相符;另外也核实本人是否有住房贷款，如有住房贷款，请如实相告。
四、购房户需提供两人以上的联系方式。
房产交易投诉多发 提醒购房者购房要注意8大事项
南京市房管部门提醒消费者，今年一季度，商品房买卖中引发的投诉比去年同期大幅增加，消费者在购买商品房时需要加强自我保护意识，尤其要注意下列8个事项：
1、购买商品房时，须事先了解并查阅所购买的房屋是否取得《商品房预售许可证》，自己拟购买的房屋是否在《商品房预售许可证》上所载的房屋幢号范围内。
2、购房者所签订的认购协议中的购房人应与商品房买卖契约中购房人一致。
3、购房者可通过《商品房预售许可证》上备注事项，了解开发企业所销售的商品房是否存在土地抵押情况。若存在土地抵押的，在签订认购协议时，应要求开发商约定土地解押时间和签约时间。
4、购房者与开发企业所签订的认购协议应按照从网上下载的标准格式，协议中应约定签约时间。认购协议签订时，购房者只付定金，不付房款。
5、购房者所购买的房屋若设定在建工程抵押的，开发商应在认购协议中注明房屋抵押的事实，双方应约定房屋的解押时间和签约时间。
6、购房者与开发商所签订商品房买卖契约必须是从网上下载的标准格式，双方签字盖章后，购房者方可付定金和房款。开发商应在十日内确认上传，并在三十日内办理登记备案。登记备案手续不但可以有效防止开发商“一房二卖”，而且在通常情况下还可以避免因开发商的其他债务导致所购房屋被人民法院查封。
7、购房者在签约前，不仅要充分了解合同的主要条款，也要了解前期物业合同以及业主临时公约的主要条款，因为这些条款中有购房者将要履行的义务和责任。
8、商品房买卖契约的示范文本为市房产管理局监制，但主要条款由双方商定，尤其是房屋交付时间，交付条件、面积误差处理方式以及办理产权登记的时间和违约责任，双方应在合同中加以约定。
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兴汝·金城购房资料
一次性购房资料：
1. 买受人身份证原件以及复印件(3份)
2. 购房首付款发票以及复印件(1份)
银行按揭购房资料：(银行面签需要准备所有资料的原件)
1. 买受人夫妻双方身份证原件以及复印件 (3份)
2. 买受人夫妻双方户口本原件以及复印件 (3份)
3. 买受人结婚证原件及复印件(未婚提供未婚证明，离异的需提供离婚证及离婚未再婚证明)(1份)
4. 买受人夫妻双方收入证明(合计收入需要大于或等于月还款额的2.2倍，个人收入超过5000元需要提供个人银行流水。售楼部领取收入证明模版。收入证明上只能是公司行政公章、财务部公章或人事部章)(1份)
5. 指定借款银行开办的还款账户卡或者存折(1份)
6. 无房证明或有房证明(户口所在地与长沙市)(2份)
7. 个人征信证明(以家庭为单位，所有成员)(1份)
8. 购房首付款发票以及复印件(1份)
市(省)公积金购房资料：(需要本人在公积金中心带原件去面签)
1. 领取市直(省直)公积金借款合同一本
2. 买受人身份证，户口本、婚姻证明原件以及复印件各3份(已婚需要夫妻双方)
3. 收入证明(1份)
4. 公积金中心指定的借款银行开办的还款账户卡片或者存折复印件(市公基金到蔡锷路农业银行巨洲支行开户;省公积金到识字岭工商银行开户)(2份)
5. 购房首付款发票以及复印件 (3份)
6. 以家庭为单位的长沙市无房证明或者有房证明 (2份)
7. 个人征信证明(中国人民银行窗口办理)(1份)
8. 购房合同原件以及复印件 3份
湖南省外客户购买长沙市住房，额外需要准备的购房资料：
1. 一年以上的长沙市纳税或者社保证明 (夫妻双方不是同一地区，以省内方为主产权人)
2. 银行按揭购房所有资料
购买长沙主城五区90平米以下环长株潭以外的客户需要额外准备的资料：
环长株潭户籍家庭，是指长沙、株洲、湘潭(包括农业户口和非农业户口)长沙市主城五区指：芙蓉区、天心区、岳麓区、开福区、雨花区。
1. 长沙、株洲、湘潭、岳阳、常德、益阳、娄底、衡阳八地区之外必须提供居住证
2. 长沙无房证明 (1份)
3. 长沙工作一年以上的社保证明或纳税证明 (1份)【不能提供则不能退税】
需要退1%契税的要求：
1. 购买90平米以下的物业
2. 首次购房(即无房证明)
3.
世联地产2011-7-2
一、 一次性付款需提供资料
1、 身份证复印件4张
2、 授权委托书(C类)1份
3、 房款收据复印件1张
二、 办理按揭客户需提供资料
1、 贷款人夫妻双方身份证复印件各5份
2、 授权委托书(C类)1份(我们提供模板)
3、 婚姻证明复印件1份，未婚的需在民政局开具未婚证明。
4、 户口(首页、本人页)
5、 收入证明(公章或财务章)须留单位座机电话(我们提供模板) 注：做生意的需提供;①营业执照②税务登记证副本复印件③个人所得税近三个月的税票或在本地购买一年以上的社会保险
6、 存折流水清单(近三个月)
7、 首付款收据复印件一份
8、 外地户(贵州省外)需所在居住地社区开具本地居住证明
1松岭居委会提供
1《流动人口婚育证明》
2《计划生育服务证》 《广东省籍户口》
3孕育期迁入：准生证，迁出地社区(村)，乡镇(街道)计生办证明，该孕妇为第几胎，孕检证明：
4，婚生1孩，准生证，出生证，独生子女证，上环证，查环证，结婚证;
5婚生2孩，二孩准生证，出生证，结扎证，查环证，没有二孩准生证的要提供超生征收社会抚养正式单据;(镇以上开出的决定书); 6无违反计划生育证明(村或居委盖章，镇计生办加章)(未婚，已婚的都要提供无违反计划生育证明)
注：(惠州市惠阳区松岭居委会提供)此单位为惠州半岛1号社区资料.
一次性付款需提供资料：
1、身份证一式两份;(港澳台人士还须提供回乡证、台胞证;外籍人士提供护照和签证);
2、户口本、结(离)婚证复印件及未婚声明;
3、认购书原件及补充协议;
4、诚意金收据原件;
备注：付款方式：请客户通过银行转帐、POS机刷卡、现金等方式支付房款。
银行按揭贷款：
一、客户提供：
1. 身份证(借款人及配偶人等)复印件一式两份;户口本、结(离)婚证或未婚声明;
2. 借款人(及配偶等)资信证明，(个体户为营业执照、税务登记证、税票(税收通用完税证)、收入声明、银行账户明细。
3. 按揭贷款：购房合同和首付款发票或收据、银行回单。
4. 借款人的按揭银行卡复印件(正反两面);
二、客户填写签字部分：
1. 信息查询授权书
2. 谈话笔录
3. 申请审批表
4. 共同还款承诺书
5. 同意抵押承诺书
6. 个人贷款抵押核实书
7. 房地产抵押登记申请书(按揭)
8. 个人(家庭)住房实有套数声明。
9. 存贷通协议(贷款金额10万元以上)
三、商品房(住宅)
1：第一次贷款买房，首付为30%，贷款利率按基准利率(目前7.05%)。
2：原来已贷款买房的，不论是否已还清，均视为第二次贷款买房。
3：第二次贷款买房的，利率上浮10%，首付60%。 4：第三次贷款买房的不受理。
5. 商用房(商铺)
第一套首付为50%，第一套利率按基准利率上浮10%，第二套适当上浮(目前20%)，首付均为60%。
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