高职院校档案信息化论文

摘要：“互联网+”的发展推动了高职院校档案信息化建设，为了适应时代发展以及有效提升高职院校档案管理和服务水平，高职院校的档案信息化建设成为当前档案工作的重要方向，该文以长春金融高等专科学校为例，从档案信息化概念、管理投入、基础设施、专业人才几方面对高职院校在“互联网+”背景下档案信息化建设中存在的问题进行了探讨，并提出了相应的解决策略。今天小编给大家找来了《高职院校档案信息化论文 (精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

高职院校档案信息化论文 篇1：

大数据视域下高职院校档案信息化管理研究

摘要：目前高职院校档案信息化建设如火如荼，但也存在着档案管理人员职业能力尚待提高、档案信息化管理安全体系尚需健全以及数字档案资源建设滞后等问题。提升高职院校档案信息化建设水平，必须强化人员培训，不断完善监管制度，推进档案数据库建设。

关键词：高职院校；档案管理；信息化；大数据

20世纪90年代以来，随着计算机技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高职院校档案工作呈现出数字化和网络化的发展趋势，高职院校档案管理信息化需求日益迫切。由于大数据时代信息具有不可分割的整体价值，数据库与众多的非结构化数据均属于档案信息资源主要组成部分，因此信息几乎承载了档案的全部属性。本文以大数据时代为背景，以南京交通职业技术学院为例，以档案管理模式、档案信息化标准、档案信息平台建设等方面为切入点，结合南京交通职业技术学院实际工作中档案信息化建设与利用的具体实例，探索高职院校档案信息化建设存在的一些问题，以期进一步提升高职院校档案管理水平，提高档案的使用效率。

一、高职院校档案信息化管理势在必行

大数据时代的到来冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式。在此背景下，高职院校的档案管理工作也不断呈现出新特点、新趋势。伴随着影像技术、电子技术等现代化手段的广泛运用，在从传统实体档案馆向现代档案馆成功转型之后，高职院校档案馆建设进一步向智慧档案馆方向迈进，并将最终实现档案信息化与档案服务体系深度融合。

具体而言，大数据视域下高职院校档案信息化管理必要性体现在以下几个方面：首先，有利于保护高职院校各类档案资源，进而确保档案收集的完整性。大数据时代，高职院校档案管理已非传统档案管理思维所能包涵，它在发展理念上更加注重全数据处理方式。在此处理方式指引下，高职院校档案来源渠道得以“拓宽”，实现了将所有信息揽入档案中，进而使档案资源收集范围“大举扩张”，高职院校各种类型档案资源的保存呈现欣欣向荣之势。在此背景下，保障高职院校档案全数据的完整性成为可能。南京交通职业技术学院在组织学生参加各级各类职业技能大赛时，对于参赛材料的收集高度重视，从学校层面建立了完备的档案收集制度，各部门、各院系分工明确，确保责任层层落实。如校内举行的学生实践技能大赛，由教务处统筹安排各项赛事，各二级院系结合专业开设情况，自主确定赛项、自行组织初赛，教务处确定决赛时间，各二级院系组织决赛后，将赛果上报至教务处，再报请学校发文，统一加以表彰。整个赛事所涉及的赛项论证、参赛组织、赛场布置、竞赛实施、赛事评判、赛果汇总、表彰嘉奖等诸多环节，所有的原始档案材料，均采取了数字化的归档模式。这种信息化的建档模式，可以全方位地对近2000名参赛选手的参赛全程做到细节化再现。传统的档案管理方法，显然无法在空间节约及检索便利等方面与之抗衡。

其次，高职院校档案的信息化管理有利于优化档案业务工作流程，提升工作能力。由于大数据所具有的云计算、云存储、数据挖掘和分析等方面的特征，使得建立高职院校档案网络管理系统与应用平台成为可能，进而构建高职院校档案“收”“管”“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务系统，并与国家对档案工作的要求高度契合。南京交通职业技术学院依托智慧校園建设工程，正着力构建一套档案网络管理系统，通过渠道细化、源头收集等举措，把原始档案的收集细分到各二级院系、各职能部门。各院系（部门）的兼职档案员及时将工作中产生的原始档案以数据化的形式采集到系统中，再通过甄别、分类、归档等后续环节，进一步加工整理后予以建档。前述学生实践技能大赛所形成的大量档案，即通过此种方式得以建立。再以目前在高职院校中广泛采用的毕业设计实习系统为例，毕业生、指导教师、系部、企业等各角色在毕设进程中产生的大量数据，借助信息化管理，学校可以做到随时调阅、即时管控、永久可查，保证了档案工作的高效。

第三，高职院校档案的信息化管理有利于档案信息增值，提升其服务高职院校、社会经济发展的多重效益。高职院校档案管理的最终价值体现在其利用率上，而将大数据技术引入高职院校档案管理软件与系统，可充分发掘高职院校档案的价值，最终实现其在教育主管部门、高职院校与行业企业间共享。例如，用人单位到南京交通职业技术学院招聘时，可以通过调阅某同学自入校以来在各年度实践技能大赛中的具体赛事信息，侧面了解其专业兴趣与专业特长，在一定程度上为其未来职业定位与发展提供借鉴；通过调阅学工系统的专项数据库，可以对某位同学的未来职业前景做出预判。而在校、行、政、企融合办学的实践探索中，学校与合作单位也可通过对某专业学生各类档案数据的跟踪分析，为人才培养“把脉”“开方”“施药”，有效提高人才培养质量及其与社会经济建设、区域发展的契合度。

二、大数据视域下高职院校档案信息化管理困局

1.档案管理人员职业能力尚待提高。高职院校档案信息化管理是当下大数据信息技术应用的必然要求，档案数字化发展趋势对高职院校档案管理人员职业技能提出了更高的要求。受高职教育发展历史相对较短等因素所限，目前高职院校档案管理人员大多非档案学专业出身，档案专业知识储备较少，不少人尚未达到高职院校档案工作应有的专业技术水平。另外，部分高职院校档案管理人员只是初步掌握相关的计算机技术，较高层次的通信技术与网络技术还是其短板。鉴于高职院校档案信息化管理并非是一成不变的重复性劳动，它需要档案管理人员不断提升知识素养，因此可以说，高职院校缺乏既能熟练掌握计算机技术又精通高职院校档案业务的复合型人才。以南京交通职业技术学院为例，3名专职档案管理人员中，2人为文秘专业出身，虽具备一定的档案知识，但在具体的档案管理工作中，仍时而暴露出专业知识储备不足、信息化管理水平低的问题。而各二级院系及职能部门的兼职档案管理员，专业背景更是五花八门，普遍缺乏档案管理专业知识。此现状与高职院校内涵建设以及构建现代化职教体系背道而驰，因此加强对高职院校档案管理人员培训已经刻不容缓。

2.档案信息化管理安全体系尚需健全。档案信息化管理必然与信息化安全如影随形，这就决定了在高职院校档案信息化管理中，必须将信息安全放在重要位置，以保障高职院校档案信息化工作顺利推进。鉴于高职院校档案主管部门在档案信息化管理过程中管理风格与目标要求的差异性，使得高职院校档案信息化管理在确定性与集中性等方面存在着缺失[1]，因此高职院校档案信息化管理存在着一定的安全漏洞。这种安全漏洞最具代表性的就是信息传输的通道问题。目前的高职院校，对档案数据的采集与传输，普遍做法是通过即时通讯软件等公共渠道加以实现，一旦某一终端出现安全漏洞，则会带来整个局部网络的安全风险。同时由于校园内部网络与外部公用网络之间存在较多的链接，同样也会增加这种信息化管理的安全风险。鉴于安全性是保障档案信息化管理正常运转的基石，当下存在的安全漏洞将对高职院校档案信息化管理的成效产生非常重要的影响。

3.数字档案资源建设滞后。目前，虽然高职院校档案信息化建设如火如荼，但必须引起注意的是，高职院校档案管理中，传统的实体档案仍是档案管理的主要对象。由于这些高职院校实体档案多以案卷级文件级目录呈现，因而建立在此基础上的数据库多呈现出内存化及信息化水平较低等共同特征。如日益受到广泛关注的职业技能大赛，其档案管理即存在较为明显的信息化滞后。大部分高职院校对各项赛事，从参赛项目选择、参赛选手选拔与培训、指导教师选定，到备赛进程的跟踪监督、适时调整，进而包括比赛的详细进程、赛果分析，普遍存在档案资料收集不完备的现象，更遑论职业技能大赛档案数据库的建设。至于借此提升今后各项赛事备赛工作的科学化、精细化，更是无从谈起了。这种现状与大数据时期高职院校档案管理发展方向相悖，须加大高职院校档案信息化建设力度，迅速提升高职院校档案管理案卷级文件级目录信息化水平，使其实现数字化。由此可见，加快高职院校数字档案资源建设应是近期高职院校档案工作的重点。

三、大数据视域下提升高职院校档案信息化管理水平的路径

1.强化人员培训。与过去高职院校档案“劳动密集型”管理有所不同的是，当下高职院校档案管理信息化氛围越来越浓厚，这在大数据大行其道的今天表现得更为突出。在此背景下，高职院校档案管理人员的职业能力面临着新的挑戰，其对数字化的“敏感度”也需要不断提升，即不仅需要提升高职院校档案管理人员的责任意识，同时还需提升其信息化技能和素养。为了应对上述挑战，高职院校档案管理在不断强化计算机设备建设和改善网络技术等数字化“硬件”系统的同时，还应加强档案管理人员对新型信息技术使用的培训，这样才能使高职院校档案管理人员摆脱重复劳动，进而提升其投入工作的热情，提高高职院校档案管理的效能。有鉴于此，南京交通职业技术学院在档案信息化建设工作中尤其注重对信息化人才的培养。在实际工作中，结合对学生职业技能大赛档案的收集整理，学校通过不同范围、不同层次的各类短期培训班，对所有兼职档案人员进行了计算机技能及信息化管理培训。通过“计算机技能培训全覆盖”和“档案信息化培训全覆盖”，促使全体兼职档案管理人员掌握档案信息化基础知识；通过“专项活动专人指导”和“特定部门专人对接”，把指导送上门，档案信息化管理中出现的问题力争在现场加以解决。如在该校组织参加第十一届全国交通运输行业“行云新能杯”汽车维修工（学生组）职业技能大赛江苏省选拔赛过程中，正是由于有专业档案管理人员及时提醒系部兼职档案管理员，再由其提醒现场指导教师收集整理选手训练过程中的任务工单、训练图像等资料，才保证了整项赛事档案资料得到妥善的信息化保存，为今后类似赛项积累了宝贵档案资料。

2.完善监管制度。南京交通职业技术学院十分注重档案信息化建设的标准化、规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）等有关法律法规的规定，结合学校实际情况，明确了档案管理人员的岗位职责，制定了档案设备的管理、利用制度，档案信息化管理业务规范，涵盖信息安全、网络安全及硬件安全的安全管理制度；规范了信息化条件下的档案收集、整理、归档、管理、利用等各环节操作流程。

在大数据背景下，目前高职院校档案信息化管理所使用的分布式构架技术尚处在不断完善阶段，而高职院校档案信息化管理所具有的开放性与多样性特征使其信息安全备受关注，强化高职院校档案信息化管理安全已刻不容缓[2]。面对如此严峻状况，高职院校档案信息化管理应不断完善档案管理监管制度，严格执行档案信息化管理的信息准入制度，这样才有可能使高职院校档案信息化管理处于较为安全的状态。同时，应加大对高职院校档案建设的投入，以保障高职院校档案管理部门打造其档案信息化管理平台以及相关的安保体系。

3.推进档案数据库建设。提升高职院校档案信息化管理水平，应着力打造高职院校档案管理数据库，从而扩大高职院校档案信息受众面。在推进高职院校档案信息化管理过程中，其文件保管形式已经从纸质向电子化转型，档案业务管理效能大为提高，高职院校档案管理开始向名副其实的数字化迈进。国务院颁布的《国家职业教育改革实施方案》明确要求：加快推进职业教育国家“学分银行”建设，从2019年开始，探索建立职业教育个人学习账号，实现学习成果可追溯、可查询、可转换。这实质上从国家层面阐明了高职院校档案信息化管理工作的重大意义，同时也为此项工作的长期稳定可持续发展指明了方向。

信息化技术革新日新月异，高职院校档案信息化管理从业人员应树立危机意识，不断加大数字化技术在高职院校档案信息化管理中的深度与广度，使高职院校档案管理在“全数据模式”与云计算等信息化技术帮助下做到与时俱进，不断提升档案信息化管理水平。

注释及参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（10）：48-50.

[2]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）：74-75.

作者：朱红茹

高职院校档案信息化论文 篇2：

“互联网+”环境下高职院校档案信息化建设中的问题及对策研究

摘  要：“互联网+”的发展推动了高职院校档案信息化建设，为了适应时代发展以及有效提升高职院校档案管理和服务水平，高职院校的档案信息化建设成为当前档案工作的重要方向，该文以长春金融高等专科学校为例，从档案信息化概念、管理投入、基础设施、专业人才几方面对高职院校在“互联网+”背景下档案信息化建设中存在的问题进行了探讨，并提出了相应的解决策略。

关键词：“互联网+”  高职院校档案  档案信息化

2015年李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，正式将“互联网+”作为引领我国传统行业改革的国家级战略，这一战略对档案事业产生深远影响，我国档案信息化步入新的阶段。为适应时代发展及有效提升高职院校档案的管理和服务水平，如何在“互联网+”环境下实现档案信息化已成为档案部门和檔案人员亟待解决的问题。

1  长金高专档案管理信息化现状及存在问题

1.1 长金高专档案管理信息化工作现状

长春金融高等专科学校（以下简称长金高专）档案室于1978年设立，后成立档案科，隶属于学校党政办公室，2018年设置为档案与数据管理科。该校档案的管理方式主要是由各形成单位、部门自行保存与管理，档案室保存学校部分档案。档案主要分为党群、行政、基建、教学、科研、出版、财会、声像以及实物9个类别，其中教学、科研、基建、出版类多为建校初期二三十年内档案。2018年学校引进档案管理系统，实现办公系统与档案管理系统对接，文书档案可直接归档至档案管理系统，实行档案“双轨制”管理模式。

1.2 长金高专档案信息化建设存在的问题

1.2.1 档案信息化认识不到位

不少高校的管理者和档案工作人员将档案信息化等同于档案数字化，常常混淆档案数字化、档案信息化以及档案网络化概念，认为把纸质档案加工为数字档案就完成了档案的信息化建设。“互联网+”行动计划的概念提出已有5年，但是高职院校对于“互联网+档案”认识仍不到位，对融合目的与意义不明确，纸质档案的数字化加工只是档案信息化建设的基础，档案信息化应该是以数字化校园网络为基础平台，以信息技术为手段，对档案信息资源进行获取、共享、利用，由传统档案管理转变为数字化、网络化、开放化和智能化管理[1]。如何结合“互联网+”环境进行档案信息化建设仍有待深入探索。

1.2.2 基础设施不完善

基础设施是档案信息化的基础，包括如打印机、扫描仪、计算机、服务器等硬件设备、档案管理系统等软件设施以及良好稳定的网络环境。高校档案信息化建设对基础设施有较高的性能需求，既要保证档案数字化质量、电子档案信息的存储容量与交互速度等，又要保障档案信息的安全，基础设施不完善会阻碍高校档案信息化的发展。另外，高职院校受办学规模所限，存在实体档案存储空间不足的现象。长金高专档案与数据科办公室与文秘科共用，档案室共有两个库房，总计不足5m2，计算机、扫描仪等设备无处放置，这对档案的管理工作带来很大不便。

1.2.3 管理投入不充足

近几年高职院校得到了大力发展，学校规模不断扩大，招生人数急剧增加，档案信息资源数量增多，但是档案信息化进程却越来越缓慢，其主要原因是高职院校领导对档案信息化意识不够，在信息化建设和管理上投入不充足。（1）未将档案信息化划入学校发展计划。由于高职院校扩大办学规模，学校领导将学校校区的建设、招生工作、引进先进教学设备、建设智慧校园等作为规划的重点，忽略对档案信息化的建设，导致高职院校档案信息化工作停滞不前。（2）未形成与档案信息化相适应的管理体制。高职院校原档案管理制度主要适用于纸质等实体档案，对于电子档案的移交、整理、归档、利用等流程没有明确的规定。以长金高专为例，虽然该校已初步使用档案管理系统，但目前只有针对纸质档案的管理制度，并且多年来没有完善和修订，其中多条规定已完全不适用于当前的档案管理工作。（3）未投入充足资金。资金缺乏是许多高职院校档案信息化工作面临的难题，以长金高专为例，该校目前在进行新校区的建设，大部分预算经费重点投入校园扩建，档案信息化方面的资金难以保证。

1.2.4 信息化人才缺失

由于待遇、工作环境以及自身发展等问题，高职院校缺少能够适应新时代档案信息化建设的复合型档案人才。高职院校普遍存在档案工作人员专业性不强、专职人员过少、计算机相关人才缺失等问题，未形成专业的档案管理队伍。如长金高专档案与数据管理科共两人，同时还负责办公室其他工作，档案管理方面的工作精力有限。管理人员专业方面，其中一人专业与档案学相关，两人均缺少信息化方面的知识背景，难以跟上新技术发展的步伐。

2  高职院校档案信息化建设对策分析

2.1 建立完善的档案管理机制

高职院校原档案管理机制已不能适应“互联网+”环境下的档案管理工作，建立完善的档案管理机制是档案信息化工作顺利开展的基础。（1）应结合高职院校自身情况，依据国家现有的法律政策，制定符合高职院校档案管理的法律法规，尤其对电子档案的管理、保密、传输等问题建立严格的规定。（2）制定信息化建设方案，高职院校的档案管理人员应对信息化程度较高的学校进行实地调研，通过考察制定“互联网+”环境下档案信息化工作的可行性方案。长金高专由于历史遗留问题以及受资金限制，不能一次性完成档案信息化建设，应将其分为几个阶段进行。建议将“互联网+”背景下的档案信息化工作分为制定法律法规、纸质档案整理、引进基础设施、纸质档案数字化、数字档案管理与应用5个阶段。（3）强化档案管理系统建设，高职院校各部门有各自的应用平台，如教务处的教学管理平台、科研处的科研平台、办公室的公文处理系统、图书馆文献管理系统等，每个平台依据的数据标准和技术标准都不相同，这不便于各平台间的数据沟通，增加了数字档案管理的难度。“互联网+”带来了先进的技术以及网络一切的环境，高职院校应基于数字化技术、数据技术等先进的技术手段，加强档案管理系统建设，规范和统一各平台的数据标准、技术标准，使档案管理平台可与校内其他平台技术对接，解决信息孤岛和数据共享等问题。

2.2 培养“互联网+”思维

笔者认为“互联网+”的核心在于应用技术手段实现数据互联，而档案信息化的目的是使实现档案的管理与利用更加便捷，“互联网+”为档案的信息化带来了先进的技术和网络环境，高职院校档案管理人员应当充分认识“互联网+档案”的意义，培养“互联网+”思维，形成“院院都有档案室、人人都是档案员、个个都为利用者”的大档案工作格局[2]。在档案管理方面，高职院校应结合自身的业务情况，将信息化技术与档案管理深度融合，改變档案的管理方式，提高档案管理的工作效率。长金高专档案管理方式落后，管理责任划分不清晰，应明确各单位档案管理范围，提高各分院各处室对档案价值的认识，在“互联网+”背景下设计档案管理平台，重塑档案管理业务流程，利用技术手段进行档案的著录、归档等工作。在档案利用方面，通过档案管理平台实现档案的网上办理，用户足不出户即可办理所有业务，真正实现档案无纸化管理与利用。同时，开发档案的深度价值，探索“互联网+”环境下档案服务新方式。

2.3 注重档案网络安全

“互联网+”环境下档案网络安全问题是档案信息化的重点和难点，高职院校在信息化建设中要将档案网络安全问题列入新校区建设规划;要对档案管理人员进行信息安全教育，要有严密的权限设置、分配与身份认证，对各类信息要进行安全分级，确定可以公开的范围等[3];要依托网络安全技术加强档案网络防火墙建设，以免出现网络漏洞、病毒攻击等问题;要有数字档案的长期保存意识，对归档的档案及时进行数据备份。

2.4 构建专业人才队伍

随着新兴技术不断发展和升级，信息技术日益成熟，“互联网+”为档案行业的发展带来了机遇与挑战，大数据、云计算、社交媒体、物联网技术、虚拟现实技术以及新兴的档案存储等技术已经在档案行业有所应用，高职院校的档案工作人员不仅要掌握传统的档案管理知识和技能，同时应与时俱进，学习和应用档案信息化相关技术。具体而言，领导应组织档案工作人员参与档案信息化相关技术的培训，提高档案管理的信息化技术水平;合理设置档案专业人才队伍结构和人数，招聘档案专业、计算机技术等相关专业人才;合理设置档案工作人员职称评审制度，提高档案工作人员的晋升机会与工作积极性。

3  结语

高职院校的档案信息化建设与“互联网+”融合是一项系统的工程，是一个长期的过程，信息化建设过程中不仅要解决资金、人员、技术等问题，同时还要结合高职院校自身条件，不断探索“互联网+”环境下档案信息化建设模式和数字档案服务方式，实现高职院校档案的自身价值，更好地为师生、高职教育和社会服务。

参考文献

[1] 魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019（2）：31-33.

[2] 乔硕功，向禹.高校档案信息化建设的实践与思考——以中南大学档案信息化建设为例[J].资源信息与工程，2019，34（2）：193-196.

[3] 郎文香.高校档案信息化建设的制约因素分析[J].吉林广播电视大学学报，2019（3）：122-124.

作者：白茹玉

高职院校档案信息化论文 篇3：

高职院校档案信息化建设探析

[摘           要]  高职院校档案管理作为学校的基础性工作，对学校发展具有重要的意义。近年来，高职院校档案管理工作的质量在不断提升，但是在信息化时代下，高职院校档案管理工作还存在诸多问题。针对高职院校档案管理的现状和档案信息化建设，提出相应的对策，对实现便捷、高效的档案管理信息化建设具有一定的参考意义。

[关    键   词]  高职院校档案管理;信息化建设;改进措施

信息化是指通过现代网络、通信和数据库技术等手段针对研究处理的对象进行汇总和分析。随着高职院校计算机和网络技术的普及应用，高职院校信息化建设进入快车道，数字化校园建设也提到了议事日程。高职院校综合档案的管理和开发利用作为学校一项重要工作，如何在数字化校园建设中统筹考虑，一起规划建设，突破传统档案管理模式，努力提高档案管理的规范化、标准化和信息化水平，对高职院校的改革发展具有深远的意义。

一、高职院校档案管理的现状

（一）档案管理基础薄弱

随着中国进入教育大众化时代，高职院校招生规模不断扩大，学生数量与日俱增，教学科研、实践实训、管理服务等需要整理的档案资料越来越多，档案资源开发利用、信息共享越来越迫切，但高职院校大多是从中专学校基础上升格、合并或由成人院校转变而来，经过多年的建设，虽然高职院校档案管理工作有了很大提升，但档案管理工作基础还是相对薄弱，信息化技术手段相对落后，现代化管理水平参差不齐，管理工作依旧存在不足之处。

（二）高职院校档案管理、信息化建设的意识不强

高职院校大都经历了生源不足和生源急剧增长带来的不协调发展等问题，学校领导主要精力重点放在招生、师资队伍建设、校企合作等方面，对学校内涵建设有所侧重，有的出现把档案建设缓一缓的思想，有的认识不到档案管理和信息化建设的重要性，没有将其列入重要议事日程，把档案工作当做一项很普通的工作来抓，甚至档案工作被边缘化。还有的部分高职院校档案工作者由于水平有限，缺乏改革创新意识，档案管理依靠传统手段，用手工进行资料的收集、整理、归档，档案资料高频率的翻查不仅容易损坏，也造成了极大的人力资源浪费。

（三）高职院校档案管理、信息化水平不高

部分高职院校对档案管理的认识常常局限于传统的实体管理模式，信息化建设步子太慢，经费投入不足，缺乏必备的档案基础设施与技术手段，有的用于高校档案网络化建设的软件和硬件难以进行及时更新和替换，有的高职院校信息化建设缓慢，档案的信息化管理尚停留在单纯的档案资料的收集、检索与查询，甚至出现大量电子档案被搁置，保存、检索、查询不规范的现象，而档案数据分析和决策支持等领域更没有很好地开发并加以利用，完全滞后于高职院校的快速发展。

（四）缺乏专业的管理人才

部分升格或转职后的高职院校对熟悉档案工作的专业人才的引进和原有人员的培养工作力度不大，缺乏档案管理专业人才现象比较普遍，出现有的从事档案工作而不精通档案专业知识，有的缺乏计算机知识，不熟悉现代化管理技术手段[1]，结果严重阻碍了档案信息化建设的开展。

二、加强高职院校档案信息化建设的重要意义

高校档案信息化建设是对档案信息资源的建设，对数据库的建设，对档案工作者素质和能力的培养提升。档案管理信息化建设使信息资源得到共享，档案信息不再受时间和地域所限，信息共享便捷性大大提高了档案管理的工作效率。计算机网络化的应用带来了信息资源的共享，节省了大量的人力，让高校档案管理工作不再像过去一样需要很多人力才能完成。如打印档案无需到库房查找档案，只需从网络上调出档案打印即可，省时省事省力，同时避免了调档的遗失或损毁。档案信息修改补充在网络上方便易实现，不像纸质档案很难补充和修改，会极大提升高校档案管理工作质量和效率。

高校档案管理信息化建设极大方便档案信息查询。传统的档案信息查找，要经过几个繁琐环节，每个环节都需要较长的时间，有的因目录编写查找更费时，效率非常低，而信息化建設则解决了高校档案管理工作中的这一问题。传统的高校档案管理工作由于是靠人工实现的，很容易出现差错，工作效率低下和工作质量难以保证，影响档案的管理和利用。高校档案管理信息化建设使档案信息的查询更加方便，通过搜索查询，很快便查到，速度快、准确率高，是传统查找档案信息无法比拟的，从档案的收集立卷到档案的利用每个环节，信息化档案极大提高了档案管理的服务质量，更好地保障了档案的安全，特别是相对于纸质档案安全性较低的特点，电子档案更能永久保存，可有效避免档案丢失或损坏造成的信息遗失。

三、高职院校档案信息化建设改进措施

信息化时代高职院校档案建设要注重档案的信息化与安全性、档案信息的管理与共享。为此，要加强档案信息化软件硬件基础设施建设，加大档案的信息资源建设，建立专业档案管理队伍，全面提升高校档案管理水平[2]。

（一）提高对档案信息化建设的认识

档案是学校不断向前发展的重要见证，是学校的综合管理水平和工作效率不断提升的重要条件[3]，高校档案管理信息化建设让高校档案管理工作高效运行。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。档案信息化建设初具规模，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系，这对高职院校档案信息化建设具有指导意义。为保证高职院校档案信息化建设，要强化领导和员工的信息化意识，提高其对档案信息化建设的重视程度。

（二）档案信息化与数字化校园同步建设

数字化校园建设是一项基础性的、长期性和经常性的工作，同时也是高校人才培养与学校建设的重要组成部分，各高校相当重视，数字化校园建设的主流技术主要是“3+N+1”的解决方案，来进行数字化校园建设，整合业务系统、统一校园门户，这为档案信息化建设提供了很好的机会，档案部门要抓住机遇，设计规划好信息化建设方案，为领导决策当好参谋，建成包括档案信息化的真正意义上的数字化校园。

（三）加大经费的投入力度

档案信息化建设需经费投入作保障，要配备必要的网络基础设施、硬件、软件、安全保障系统、终端及相应的辅助设备，应当满足档案信息化的管理需要，服务器和存储设备也应当满足当前和未来发展的需求。

（四）建设高素质人才队伍

加强高职院校档案信息化建设，重点是档案工作人才队伍建设，要做到引培并举，重视引进懂档案又熟悉网络技术方面的专业人员，同时要重视档案人员继续教育和职业发展，鼓励职业院校和档案部门密切合作，加强原有档案人员教育培训，加大档案教育培训经费投入，注重加强对在岗档案管理人员的知识培训，使其熟练掌握计算机、信息管理、网络等知识和技术，不断提高管理人员的综合素质，提升他们现代化的档案管理水平。同时，需对档案管理工作人员加强思想政治教育，提升职业道德素养。

四、结语

综上所述，高职院校的档案管理信息化是档案工作发展的必由之路，对于学校建设具有重要的意义。为实现档案利用便捷化、档案管理现代化，应当将这一工作作为学校建设的重要工作之一，与数字化校园建设紧密结合起来，加强档案信息化建设队伍，给予充足的经费支持，以實现档案信息共享程度的提升和利用体系的完善，保障高职院校档案信息化建设顺利进行。

参考文献：

[1]宫毅敏，大档案视角下的高校档案信息化建设[J].山西档案，2017（5）：79-81.

[2]杨旭中，信息化视域下的高校档案管理创新[J].山西档案，2018，242（6）：49-51.

[3]傅永珍.高校档案数字化管理之优势与弊端[J].档案学研究，2017（S2）：126-128.

编辑 武生智

作者：冯永光