基于OA系统的任务管理系统
摘 要： 在电力体制改革以后，我国电力企业的工作重点由原来单一的安全生产转变为以经济效益为中心的全方位综合发展。为适应这一变化需要，提高企业的劳动效率和管理水平，加速信息反馈，提高决策的科学性和准确性，提升企业的综合竞争力，电厂为代表的电力企业需要建立一套规范的现代企业管理制度，而有效运用电子信息技术则是实现上述所有目标的快速通道。以锦界电厂办公自动化系统的设计和应用为例，分析在企业中的实际应用价值以及应用中存在的问题，探讨基于OA系统的任务管理系统的发展前景。
关键词： 电厂;办公自动化(OA)系统;管理应用
0 前言
办公自动化系统能够将企业信息网络与现代化办公结合起来，通过授权的方式来实现企业信息的分层管理，让信息更加安全，并使信息共享成为现实。近年来，我国办公自动化系统软件的快速发展，为现代企业管理和办公带来了很多便利，越来越多的被应用于企业的日常办公和管理。随着电力体制改革后，基于OA系统的办公自动化系统也被广泛应用于电厂管理中。
1 OA系统概述
1.1 OA系统的由来。OA系统就是指目前被广泛应用于各领域的办公自动化软件。它的发展大致经历了四个阶段，即从最初的字表编辑等简单的办公事务自动化的初级阶段发展到网络化的办公自动化系统的更高阶段，具体发展历程如下：
第一阶段是纸张信息数字化，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向数字信息化的转变;第二阶段是以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的转变;第三阶段是以B/S应用模式为代表的较为成熟的办公自动化系统;第四阶段伴随着协同办公的概念出现以及工作流、知识管理和门户技术的综合应用，OA办公自动化系统有了更广泛深入地拓展应用。当前，企业中OA办公自动化系统的主要集中在第四阶段的开发和使用。
1.2 OA办公自动化系统的应用效果。OA办公自动化系统的建立，能够让单位办公及业务系统的信息资源做到全方位的交流和共享，实现业务单位间、部门间、工作人员之间的协作，提高企业日常办公安全可靠性，是企业办公更加的高效、规范和科学。目前，OA办公自动化系统被企业作为贯穿于企业管理过程中的应用集合，针对使用对象不同，起到有不同的作用效果。
1.3 OA办公自动化系统在电厂中的应用价值。发电企业办公自动化系统的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流;它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作;使日常办公更加安全可靠， 更加规范化、高效化和科学化。
OA办公自动化系统面向不同层次的对象，会有不同的价值表现：相对于企业高层领导而言，OA系统是决策支持系统;相对于中层管理者而言，OA系统是信息管理系统;相对于普通员工而言，OA系统是事务及业务处理系统。现代企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变，OA系统分为用户提供的正是自我服务的支持。OA系统对传统办公方式的变革，克服了传统的办公方式存在束缚人的创造力和想象力，埋没人的智慧和潜能，耗费人们大量的时间和精力去手工处理大量繁杂、重复的工作等弊端，适应了人们的需求，顺应了技术发展的趋势，成为了现代企业管理追求的目标。
2 OA任务管理系统在锦界电厂中的应用
2.1 锦界电厂OA办公自动化系统应用的必要性。随着电力改革需要，同时有信息技术的快速发展的条件，电力企业逐步提高了对信息技术的需求。数字化电厂概念的出现为锦界电厂提供了OA系统的任务管理的新思路。锦界电厂急需解决两方面的问题：办公系统协同支持，企业工作流程规范，首先要解决的就是办公系统协同支持。OA系统的任务管理中的协同办公系统首先能够使不同的电厂管理层可随时随地掌控项目的进展情况，让电厂各部门的管理变成一个有机的统一体，实现矩阵化管理。其次是要规范电厂企业的工作流程，建立并完善电厂工作流管理系统，实现电厂各类工作流的定义、任务的分配、流程管理、追踪、相关文档的记录与查询。根据锦界电厂的整体需求，锦界电厂基于原有的OA系统，开发了一套能够较好的体现办公的协同性，融入知识管理与工作流的管理思路，囊括了各层级任务基础，为电厂提供快速、可靠的任务管理平台。
2.2 OA系统任务管理的设计与应用。作为目前国内最大的“煤电一体化”项目，国家重点工程，国家西部大开发、西电东送北线电源启动项目，锦界电厂在国华公司统一规划下建立了办公自动化管理系统，实现邮件传输、公文管理和文书、科技档案、任务管理在内的一体化行政办公平台。该系统经过多年的优化改进，已成为该电厂现代化管理不可分割的工具之一。利用OA系统建立的任务管理系统，使该厂办公自动化管理向标准化、规范化、科学化发展，大大提高了工作效率和工作质量。本系统能支持异地办公;采用工作流模式，使用灵活;采用数据库集群系统解决数据备份和快速查阅等特色。
2.3 锦界电厂任务管理系统取得成果。一是提高了企业的工作效率、促进工作效果。加快信息传递，节约办公时间，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总公司与二级单位之间形成紧密有机的统一结合，随时随地都可以办公，实现远程办公和移动办公，快速准确查询文件资料，实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，方便领导同各级职工的交流与沟通;多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业职工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。二是能够使企业管理规范化。能够监控工作进度，掌握工作状态，及时有效监控各部门的工作进度情况，及时发现问题，从而减少差错。明确工作职责，强化责任感，使得员工各自责任明确，杜绝工作中出现职权不明相互推诿的现象。三是能够减少办公开支，降低管理成本。节约纸张、节省时间、减少差错;提高了工作效率。此外，还能节约电话费和传真费用，降低成本。
3 OA系统的在电厂管理应用中的存在的问题
经过多年的发展，基于OA系统的任务管理系统在使用和维护方面日渐成熟，更加适合于企业办公需求。但在电厂的应用维护中，也发现了一些问题。办公自动化软件与其他应用软件的最大不同点在于所采用的数据库不同。这其中IBM的domin有很好的表现。众所周知，任务管理信息系统关系型数据库采用ORACLE数据库对服务器时间要求极其严格，即如果服务器时间变更，会找不到数据库文件，并出现各种库文件的报错，这给维护工作带来了很大的困难。
4 O 系统在电厂企业管理中的发展前景
近年来，基于OA系统的任务管理虽然在企业管理方面有了很大的发展，但与企业信息化发展要求还有很大差距。尤其是电力企业，生产管理中应用的生产管理系统、物料管理系统等生产系统，如何更好的与OA系统结合，使办公自动化软件成为行政办公的信息伙伴，都是办公自动化系统所面临的问题，而且随着信息技术的发展， 各应用软件的整合也势在必行，进行专业的门户平台的建设可以解决这样的问题，但是这样会削弱OA办公自动化软件在门户方面等的应用。所以，基于OA系统的任务管理系统还需要在社会实践中进行不断的自我完善与发展。
5 结语
本文以锦界电厂任务管理系统为例，阐述了基于OA系统任务管理系统在电厂中的设计与应用，可以看出办公自动化软件在电厂的应用实践中发挥了重要作用，为企业信息化建设做巨大贡献，但其自身的发展与完善需要进行下去。
参考文献：
[1]方亮 ，浅析办公自动化(OA)系统在中小企业的应用研究[J].经营管理者，2009(08).
[2]祁淑霞，企业OA系统的发展趋势[J].科技信息，2006(08).
[3]李巍，电力企业信息化建设司考与实践[J].电力自动化设备，2004年，10期.
作者：韩晓斌
【摘要】本文对OA系统与ERP系统的数据结合进行探讨，使它能够互为促进，相互充分的融合在一起，使他们为企业发挥最大的效用和节省资源。
【关键词】OA系统;ERP系统;数据结合
目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA(办公自动化系统)系统和ERP(企业资源计划系统)系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。
1、OA系统与ERP系统的优缺点
1.1 OA系统与ERP系统的优点
1.1.1 ERP系统的特点
ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。
1.1.2 OA系统的特点
OA系统当中的主要核心是知识管理，以信息资源为主要依据，提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有：工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术，在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行，并且依照组织行政审批的主要文件为线索，实现企业和满足企业的审批体系，并且还能够对审批的速度加以提升，节省人力和时间，加强企业内部的信，息流转。
2、OA系统和ERP系统整合的优势
当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后，就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说，既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式，使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。
(1)任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来，每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。
(2)OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享，在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据，ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。
(3)OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理，相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中，从而减轻了系统管理员和用户的负担。
(4)OA系统和ERP系统整合以后，数据能够高效的传输和实时传输，并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成，在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。
(5)OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一，从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取，提高了各种各样报表的一致性和准确性。
3、OA系统和ERP系统的集成实现
3.1 流程重构
当OA系统和ERP系统整合以后，很多的数据流都会发生这样或那样的改变，所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子，进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为：采购需求→订单→审批→后续流程，这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而，当OA系统和ERP系统整合了以后，详见流程图1所示。
我们从整个流程图当中可以看出，当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中，这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。
3.2 实力讨论
我们以物料的收发存放为例子，对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表，主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示，整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有：
(1)实例化连接类，把类进行实例化，方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。
ConnectDBconSTR=newConnectDB()
(2)创建显示控件GridView，把数据源指定为Ilist，进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是：
GridViewl.DataSource=iList
GridViewl.DataBind()
3.3 协同管理平台冲突问题解决
在数据整合的时候免不了会有冲突，这是不可避免的问题。但是，数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此，要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后，能够进行快速的相应，进行系统的组织架构和人员调整，并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。
单一的登录技术是一种授权和认证的机制，只允许用户登录一次，然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候，不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候，登录到系统当中，进行认证，用来和用户身份等相关的认证上面，而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。
个人和组织的协同，在协同管理的流程当中能够充分的实现，如：李四是一名公司的采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批，也可以及时的得到库存不足的预警消息，及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块，主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题，如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能，如借款和出差申请等等。
协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台，面向前端用户提供最直接和准确的系统信息，在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而，在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取，需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。
这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解，这种内封冲突解决冲突信息和策略。用CS网络结构和集中数据存储的模式，这种模式的解决冲突的好处主要体现在：通过对操作的冲突进行分门别类，并且进行抽象的封装，然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是CS的网络结构，所以数据存储在服务器当中，各个地方仅仅只有共享信息的副本，因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现，修改存储在服务器的数据，和描述修改信息的数据结构，对于各个终端广播，获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新，并且保持一致，将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中，从而实现数据的一致，解决工作当中的数据冲突。
4、总结
总而言之，当OA系统和ERP系统进行整合以后，数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势，为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此，各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作，彻底推进我国的信息化建设。
参考文献
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[4]楊国勋，刘艳艳，朱涛峰，胡隆冰.OA(办公自动化)系统与ERP系统结合的经验探讨——某企业合同网上会签系统的实施经验总结[J]电脑知识与技术(学术交流)2010，12(07)：1147—1149
作者：季忠
摘要：当今社会科技发展迅猛，互联网技术已经逐渐渗透到各行各业，OA(Office Automation)系统就是其中最常用到的一种，能够有效提高企业办公效率，改变传统企业内部信息传递速度较慢、工作效率不高的问题，同时可能很好的解決信息数据处理过程中出现的各种错误情况。本文以药企为例，简要分析OA系统的设计开发，以供参考。
关键字：药企;办公自动化系统;开发设计
企业要想更好的适应社会发展，需要不断优化办公方式，结合当下先进科学技术，力求节约经济成本、提高企业整体办公效率与运营效果。设计并开发适合药企发展的OA系统，具有应用便捷、操作简单、信息采集率较高、协同多个部门运作等优点，尤其适合当下社会市场经济发展要求与快节奏的工作方式，为企业高效率经营管理注入了新的力量。
一、药企实际需求
随着互联网、电脑、手机、5G网络的相继出现，传统的办公方式越来越无法适应当下快节奏的社会发展步调，也无法应对市场经济发展。对于药企而言，医药行业产品种类繁多，包括药品、化学制剂、医疗器械、玻璃仪器等，每一项大类下面又会细分为多个小的类目，医药产品的特殊性决定了药企区别于其他行业的管理特点：首先，产品种类繁杂且产品编码没有规律，查找时需要耗费大量的时间、人力和物力，加之药品需要严格把控批号与有效期，更加需要严格管理出入库;其次，药企的销售模式与售后处理流程相对复杂，业务流和资金流呈反方向流动，业务量较大且多数会和医院展开合作，涉及的用户也较多，使得药品经营全过程业务量很大，如果仍旧沿用传统的办公方式，很难跟上企业发展脚步，应对越来越庞杂的运营管理问题，实现采购、销售、业务的流程化管理;最后，药企管理机构大多呈树型，销售渠道复杂且中间环节可能涉及多个分销商或零售终端，会采用分支机构、连锁经营管理等，这就容易导致各分支机构的库存资料、业务资料无法及时汇总到总部，从而影响到总部对库存、采购及销售的正确决策和统一调配，急需要自动化的办公系统来优化办公环境，提高办公效率。
二、OA系统的设计目标与原则
(一)目标
药企中的综合办公管理系统设计目标是通过先进的互联网、计算机信息技术来优化办公应用，构建一个能够覆盖企业内部的自动化办公平台，运用网络信息技术搭建一个高效率、高质量的办公平台，实现资源共享、协同办公等工作内容，为各个部门员工查询、处理事务提供便利，同时也为领导下达命令、实时动态跟踪和强化监督提供便利。简单来说就是实现信息资源的共享化、办公方式的现代化、信息传输的网络化、人员管理的人性化，由传统的纸质化信息传递逐渐转变为无纸化办公，使得企业管理全过程规范化与信息资源传递的集中式管理、分散式应用。
设计开发OA系统，药企可以实现对整个办公流程的规范管理与信息约束，全面实现对管理的制度化规范化，进而大大提高企业内部整体办公效率，保障人员沟通畅通无阻碍，工作指令传达快速清晰，员工可以及时收到指令并展开工作，领导可以及时了解工作或项目的完成进度，同时还可以减少办公过程中通讯、纸张等用品的大量消耗，起到绿色办公、高效办公的效果。
(二)原则
OA系统的设计原则主要表现在以下五个方面：一是稳定性与可靠性。服务器承担着大量的数据交换和数据处理业务，如果在投入使用后频繁出现卡顿甚至死机，不仅无法提高办公效率，还会导致工作无法在规定时间内完成甚至耽误重要任务传达，因此在OA系统具体设计中，设计人员应当特别重视系统的稳定性与可靠性，结合实际资金预算和办公需要选择适合的服务器配置、操作系统功能配置等，如果出现故障，应当第一时间确保信息数据不会丢失，然后在此基础上完成修复，待系统完全恢复正常后再继续办公。二是可扩展性和开放性，当前药企不断发展壮大，所承接的业务也越来越多，因此系统设计完成后不能只满足于现在的需求，应当要能够在之后相当长的一段时间内都可以满足日常办公所需，尤其是网络与资源平台要能够扩展和开放，同时还需要更加灵活，以应对不断扩张的业务和技术要求。三是先进性和成熟性，系统设计开发勇当务必确保符合当下社会经济发展，所有设备和技术都相对成熟，已经有其他企业使用且效果良好，只有同时具备成熟性和先进性，设计开发出的OA系统才能使用更加长久，出现风险的概率也会大大下降。四是实用性和可管理性，设计开发出的OA系统要确保符合实际办公需要，可以与当前所使用的办公流程、信息传递流程相匹配，在此基础上可以有一定程度的优化但是不能完全照搬他人的系统，以免大相径庭，不仅无法提高办公效率，还会延误工作进度，给日常办公增添阻碍，应当要考虑到系统使用的性价比，精简网络配置步骤便于后期的管理和维护，即使使用过程中出现故障也能够第一时间得到解决，不会对工作产生较大影响。五是安全性，这也是OA系统设计开发的重心，一定要保障数据信息资料的安全，尽可能采用三层开发模式并限定用户的权限，所有用户只能间接存取数据，无法直接获取数据信息，确保数据内容和结构对普通用户完全屏蔽，以最大限度确保数据信息安全。
三、OA系统的模块设计应用
整个OA系统包括四个环节：
一是邮件管理管理模块，可以实现企业内部全体员工之间的一对一、一对多邮件收发，这样即时通信的方式能够最大程度满足日常办公需要，减少纸质化信息传递并能大大提高办公效率。这一模块的主要内容包括管理员、邮件、员工和部门，管理员负责创建和删除邮件并能与各个部门之间形成联动，作为总管理者可以确保企业内部所有邮件收发无误，信息数据传递畅通无阻。
二是日志管理模块，一般会运用到Web技术、工作流等，可以方便每位员工罗列当天工作，总结工作进度、重难点等，通过日志管理，员工也可以向领导汇报工作进程和问题并提供相应的数据分析，便于领导以此为根据进行决策，进而促进企业的良性发展，这一模块的主要内容包括个人日志、垃圾箱、草稿箱、加密文档等。
三是工作流管理模块，这也是整个OA系统的主要功能模块，会将大量的Web技术内容融合其中，并同时结合业务、发文、数据的输入输出等流程，其中业务流程包括申请、审核、通过和实施，发文流程包括拟稿、审阅、校对、通过、发文、存档，数据的输入输出流程包括申请、审核、通过和整合处理。基于工作流所设计的模块功能会更加具有系统性和完整性，结合数据层完成操作并针对相关领域对象进行建模，更加具有实用性且便于操作。首先，基于工作流进行分层设计开发，将各个模块功能封装到两个数据接口中，一个是Work Flow Remote Service，另一个是Work Flow Service，这样可以确保数据的对应远程对象封装，也就是说可以将Work Flow Remote Service封装到Work Flow Service的对应远程对象中，实现合理化调用Web层应用程序的效果。当前大多数药企的OA系统设计开发都是针对多个Managager类项目展开，这样设计的最大应用优势在于，企业能够基于不同的工作流，在不同的工作领域实现对象延迟加载，然后对应不同封装对象系统建立业务审批机制，实现不同类别的业务审批功能，最后统一汇总纳入系統业务申请中，根据设定时间发起相关业务流程。除此之外，OA系统的设计开发中应当设计Session Bean，目的是对于关键数据信息，系统可以实现系统化封装并建立业务审批UML时序图。
四是信息交流管理模块，即使企业内部工作人员的交互平台，又是整个系统的信息分享平台，主要融入Web技术内容和工作流的设计理念，根据不同功能设计多个子模块，囊括公告、论坛、意见、工作计划、工作总结等，可以完整的构建企业内部信息交互体系，为领导项目决策提供所需数据和信息，还可以针对某一个具体问题在线发起提问，集思广益征集解决方案;可以结合抽象设计图等功能实现系统附件属性的构建与优化，具体体现在将功能内容抽象化后放入Publication类中，然后建立多个Replay回复机制，最后集成Publication中的多功能数据内容;还可以加入私密数据访问项，便于提高系统开发效率和实现代码重用。
小结：
飞速发展的社会市场经济与快节奏的工作方式使得传统药企办公方式逐渐落后，面对新时代需要，药企需要更多的运用计算机信息、大数据、云储存等先进技术，设计开发OA系统，以全面提升企业内部办公效率和办公质量，促进企业良性发展。
参考文献
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[2]唐晓强，季玉香，王盛飞.基于WCF的OA系统设计与实现[J].中小企业管理与科技，2014(7)：307-307.
[3]齐娜.基于工作流技术实现的办公自动化OA系统设计与系统模型构建[J].电脑迷，2018(28)：175-176.
作者：陈灵
云协同办公系统 用户使用手册
系统功能介绍
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8 我的工作
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办理工作
9 流程图
表单设计
流程管理
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12 传阅文件
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人事信息
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15 人事合同
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考核管理
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16 奖惩记录
考勤管理
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查看对应客户的各项信息
18 客户信息管理
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项目管理
产品信息管理
20 销售合同登记
销售合同管理
对下属的销售合同进行管理
合同产品记录
21 供应商管理
供应商联系人
22
采购订单登记
23 采购订单管理
订单产品记录
24
办公用品管理
25 固定资产管理
档案文书管理
26
资源调配申请
27
文件管理
28 信息交流
29
30
附件程序
单位信息管理
31 部门信息管理
用户信息管理
角色信息管理
红头文件管理
32
系统日志管理
系统参数设置
数据库备份与恢复
数据备份
备份前，先执行中的“服务停止”程序
，停止OA系统运行。
33 首先将数据库备份：直接拷贝备份 “安装目录DataBase” 目录。
然后将附件文件备份：直接拷贝备份“安装目录webrootUploadFile” 目录。 备份后，执行项目中的“服务启动”程序
，恢复OA系统运行。
数据恢复
备份前，先执行中的“服务停止”程序
，停止OA系统运行。
将备份目录拷贝回原来的位置即可。 恢复后，执行项目中的“服务启动”程序
，恢复OA系统运行。
常见问题回答
定义的表单能重复使用吗?
表单是流程中数据的存储格式，很像Word中的文件模板。在“系统管理”中的“流程设置”中可以设计表单。在具体的“工作流”模块中，数据按照定义的表单格式进行输入，对于每一个具体的“工作”，输入的数据都是独立存在的，互不干扰。所以也可以说表单是可以重复使用的。
为什么有些表单不能删除?
定义了对应的流程的表单不能进行删除，除非先将对应的流程删除。
通过IE历史记录可以看到访问过的网页么?
本系统采用了网页认证机制，每一个页面都只有通过正确登录，身份验证正确后才能访问。如果使用办公系统后有事离开，请一定要关闭OA系统，这样他人也无法使用IE历史记录看到访问过的网页。
34 怎样在启动Windows后自动进入网络办公系统?
首先，打开浏览器输入办公系统网址，进入登录页面。在登录页面上按鼠标右键，在右键菜单中选择“创建快捷方式”即可在桌面创建OA快捷方式，将该快捷方式拖动到开始菜单-〉程序-〉启动，即可实现启动Windows后自动进入网络办公系统。
局域网使用OA的常见问题
1、客户机使用主机名无法访问OA系统
首先，可能是由于OA服务器的主机名使用了中文，而中文主机名是无法在Windows网络中寻址的。
其次，对于某些特殊网络，使用主机名寻址有可能速度较慢，或无法寻址，必须使用IP地址访问OA系统。
2、OA使用非80端口，部份客户机无法访问
可能是由于服务器的OA端口比较特殊，被客户机的防火墙软件拦截。服务器的OA端口建议指定为80、8080等常见http协议端口。
3、为什么Internet邮件功能无法使用?
使用这个功能，需要OA服务器能直接访问互联网(不能是使用代理服务器)，Internet邮件功能使用25和110端口，OA服务器的防火墙需要开放这两个端口，而客户机不需要能访问互联网。服务器必须注册Jmail组件。
4、部份客户机登陆OA系统时，窗口被自动关闭，没有进入系统主界面。
客户机可能使用腾讯等浏览器，或安装了3721上网助手、金山毒霸、百度搜索工具、google搜索工具、MSN搜索工具等软件，并启用了屏蔽弹出广告窗口的功能，可能造成登陆后无法打开主界面窗口，请取消这类软件的屏蔽弹出广告窗口的设置，或指定对于OA网址不屏蔽弹出窗口。
35
涿州市教育局
办公自动化系统使用说明
2015-3-10 涿州盈易科技服务有限公司
1、系统登录(使用IE8.0) 打开浏览器
登录地址：http:///Login.aspx
在地址栏输入OA办公管理系统网址，进入登陆界面
在登陆页面的登陆框中输入用户名和密码，鼠标单击【登陆】进入系统首页。
1、 OA办公管理系统使用说明 主页基本功能介绍
OA办公管理系统首页分为4个主要模块 A. 系统功能区：基本的系统功能
首页：
返回OA办公管理系统主界面
重新登录：
返回OA办公管理系统登陆界面, 进行重新登录或更换账号登陆
退出：
安全退出OA管理系统。建议使用者退出时，点击此按钮进行退出。
万年历：
为OA使用者提供的一款实用的电子万年历工具
B. OA主功能区
OA办公管理系统的主要功能模块
C.信息提示区
OA使用者所接收到的提示信息
信息提示区主要包括4部分
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收文管理：该账号使用者所接收的公文，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部公文。
通知管理：该账号使用者所接收到的系统通知或公司文件通知，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部通知。
温馨提示：系统提供给使用者的一些温馨小提示。例如本地区当日的天气预报，机动车限行尾号提示等。
D.用户提示区
显示当前在线用户数量
点击此框体中的黄色字体部分，进入在线用户明细界面
其中显示信息包括在线用户的姓名、登录时间、IP地址和在线时间
OA办公管理系统详细使用说明
OA办公管理系统主功能区包括以下6部分
个人办公、发文管理、通告管理、通讯管理、学习园地、系统管理、个人设置 A、个人办公
点击查看通知，查看所有通知信息
点击查看收文，查看所有收到的文件信息
B、发文管理
发布公文：教育局填写下发各学校和部门的文件
点击选择人员如图：
在打开的弹出窗口中，勾选要发文的各学校或部门，点击红框中的按钮移到右侧，完成添加，点击黑框中的按钮移除添加。
公文管理：可浏览或者删除所发公文
公文统计：统计各学校或各部门接收文件、已阅文件、未读文件、删除文件、发送数的数量
C、通告管理
发布通告：是教育局填写下发各学校或部门的通知
通告管理：可浏览或者删除所发通告
通告统计：统计各学校或各部门接收通告、已阅通告、未读通告、删除通告、发送数的数量
审核步骤：点击打开，浏览此流程需通过的审核步骤，可查阅流程中各个步骤的 D、通讯管理
电子邮件：可以接收和发送电子邮件，方便相互之间更好的沟通
短消息：可以即时沟通，更方便更快捷
E、学习园地
知道：点击提问，选择相关的关键字就可以发问题，查询选择检索，可以更快捷的找到相关的内容或解答。
文库：用户可以在文库中发布、查询相关的资料。
F、系统管理(有管理权限的用户才能进入系统管理)
职位设置：增加各类职位名称，点击保存。可修改或者删除
办公地点：维护办公地点，可添加，修改，删除
组织结构：涿州市教育局办公系统的组织结构，可添加同级或者下级单位
用户管理：可以维护所有的用户，查询、增加、删除、修改
G、 个人设置
自定义风格：系统为用户提供几套页面皮肤，根据自己的喜好保存进行更改。
天气预报设置：可选择各个省市进行查询天气
联系方式：包括公司内部手机、个人手机、固定电话、电子邮箱，修改完毕后点击“保存”完成修改。
修改密码：修改使用者账号的密码 点击“修改密码”进入密码修改页面
填写新密码，并确认新密码之后，点击保存，完成密码修改。
H、安全退出系统
系统使用完毕后，请勿直接关闭浏览器，建议使用者点击系统界面右上方红色“退出”按钮，采取正规方法退出OA办公管理系统。
一.功能概述
欢迎使用OA系统。本系统是一个办公自动化系统，旨在推行无纸化办公，将公司各种业务流程由纸签变为网签(手机上网也可)，并辅以手机短信提醒，极大的提高公司业务运作效率。请各单位大力配合推进OA系统的实施，将业务流程所涉及的表单及流程说明报与信息部并密切配合，谢谢。
二.系统运行环境
本系统是B/S系统，客户端为IE浏览器。网址为：http://172.2.1.24:8080/oa 登录后，请点击左上角”个人设置”修改密码。左边界面为菜单，包括”我的申请”、”我的审批”、”归档查询”等。
三.发起流程
如果您想发起一个流程(即提交申请)，
1.请点击左边菜单”我的申请”,右边界面如下图：
2.请点击上图中的下拉框，选择您本流程所要填的表单，如下图：
3.如上图，请点击”新增”按钮,表单窗口出现：
4.如上图，请填写表单，注意”职务”框框后有”科长”(总监、经理等)等类似的选框，如果您是总监、经理、科长等职务，请勾选，该选项将直接影响流程走向。
5.表单填完后，请点击”保存”按钮。这个时候，表单最下端的”附件”上传可用 如图(当然不须上传附件的，可以跳过这一步)：
请点击”Add”选择文件，然后点击”upload”进行上传
6.点击”提交”按钮，提交表单，那么您的发起流程就结束了，该流程下一步的人员将即时收到任务到达提醒短信。 在提交之前，如果您想废弃该流程，点”删除”按钮即可。
7.提交后，界面变成”我的申请”列表，该列表显示所有历史上由您发起的申请。
其中”状态”栏，显示该流程的状态，”待审核”表示流程未完结，”已审核”表示流程已完结，”拒绝”表示该流程被领导否决。您可以点击”选择”，再次进入表单，已提交的流程表单不可再修改。
8.接7，在流程未完结之前，您可以随时点击”取消该流程”，取消这个流程。
点击”取消该流程”后，界面又回到列表界面，您可以再次点击”选择”进行表单界面：
您可以点”删除”彻底删该流程，也可以修改表单，然后点击保存、提交，再次提交该流程。
四.审批流程
当您登陆后，如果您有待审批任务，右边界面顶端会有闪动的文字如下图：
请点击闪动文字，进入”我的审批”列表(当然您也可以直接点击左边菜单”我的审批”进入列表)。然后列表每一行后面的”选择”进行表单及审批界面。最表单的最下端，
您可以在”审核意见”栏里填写意见。点击绿勾图标表示同意，红图标表示否决。 ”退回申请人”表示对表单内容不满意，退回到申请人重新修改。
五.规档查询
点击左边菜单”归档查询”，右边出现列表界面，该列表列出所有与您相关(您发起的或者您审批的)的任何状态的流程。”状态”栏显示该流程的审核状态。
您可以点击”选择”进入表单界面，表单的最下端显示表单的审批详细情况。 您也可以点击表单顶端的”查看流程图”，查看表单流程图，以图形化的方式显示流程流转到哪一步(红框即是)：
六.目前只实现了请假和加班流程，原来的纸面调休单，由一个加班单和一个请假单组成，您须在请假或加班前几天上OA网提交申请。如果每月最后一周的机动休您是正常休，则不用填单，如果您把机动休日调到其它天，则须填单。
如本说明书不能解决您的操作问题，请联系邓工：82613364
中审华寅五洲管理信息系统简易实操流程(审计四部)
第一步：建立客户(被授权人操作，新客户需要重新建立，老客户可省略此步骤)
根据客户单位性质，单击出现
点新增，填写相关信息。客户新增的必填项有：名称、法定代表人、注册资本、币种、营业执照号码、登记机关、办公地址、办公电话、联系人及电话、投资人信息和财务信息。所以我们在承接业务阶段最好把这些信息弄清楚，以便后面的流程操作。 (我部门所有员工都有新建客户的权限，客户信息填好后，报易老师处审核批准)
第二步：业务承接(被授权人操作)
单击出现
点新增，根据相关要求填写内容。此步需要确认风险级别，影响到后续的审批流程。
(我部门所有员工都有新建客户的权限，相关信息填好后，报“项目主管合伙人”进行“业务”进行业务确认)
第三步：业务确认(项目主管合伙人操作)
项目主管合伙人在“我的待办”栏里会提示出现“业务确认”，审核相关业务，进行处理。
第四步：风险级别确认(风险级别确认人操作，为质控部门同事) 第五步：业务审核(执行合伙人操作)
第六步：一类业务承接批准(业务承接批准人操作，为质控部门领导)
(除一类业务外，
二、三类业务不需要此步操作)
注意：至第六步，业务承接已完成。以上流程走完后，并不会出现“我的待办”里提示流程已走完，需从“业务承接”里查看“审批记录”尚可知流程进度。 第七步：合同编制(被授权人操作)
此步，需要上传合同或业务约定书，确认签章类型(手工章或电子章)。
第八步：合同审核(项目合伙人操作) 第九步：合同盖章(北京地区盖章由傅局操作)
注意：至第九步，合同管理已完成。以上流程走完后，并不会出现“我的待办”里提示流程已走完，需从“合同编制”里查看“审批记录”尚可知流程进度。
第十步：项目立项(项目合伙人操作)
单击出现
点新增，根据相关要求填写内容。此步需要填写“项目负责人”，关系到下一步“员工委派”。
第十一步：员工委派(项目负责人操作)
项目负责人根据此菜单栏，委派任务、项目组和人员/预算，预算内容包括时间安排和费用安排。此步完成后，会自动流转到项目合伙人那里，需要得到项目合伙人的批准(第十五步)。
第十二步：独立性发起(项目合伙人操作)
项目合伙人需要对项目组成员发起独立性核查，并确定“核查审批人”，关系到第十四步的“独立性审核”。
第十三步：独立性申报(项目被委派人员操作)
被委派人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。注意：独立性申报中，“是否对独立性有不利影响”不能勾选，否则不能进行第十五步操作，无法继续下面各环节。
第十四步：独立性审核(核查审批人操作)
核查审批人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。至此，独立性审核完成。项目合伙人可进行“委派/预算工时批准”。
第十五步：委派/预算工时批准(项目合伙人操作)
项目合伙人在“我的待办”事项里会有通知，点击处理，确认相关信息，并提交。注意：此步必须要独立性审核通过了才能进行。
第十六步：工时填报(项目组成员操作)
项目完成后出报告前，项目组成员确认工时，批。
，并分别审第十七步：项目考核(项目负责人操作)
项目负责人根据相关要求填报各项目。
第十八步：报告发起(被授权人操作)
单击“报告发起”出现
填写相关内容后，流转到项目负责人处，由其进行“报告申请”操作。
第十九步：报告申请(项目负责人操作)
项目负责人“我的待办”里有由报告发起人发来的“报告发起”事项，项目负责人确认相关信息并提交。处理完后流转至项目合伙人处，由其进行“报告发起审核”操作。
第二十步：报告发起审核(项目合伙人操作)
项目合伙人“我的待办”里有由报告申请人发来的“报告申请”事项，项目合伙人审核相关信息并处理。处理完后流转至报告主办人处，由其进行“报告上传”操作。
第二十一步：报告上传(报告主办人操作) 报告主办人“我的待办”里有由报告审核人发来的“报告发起审核”事项，报告主办人根据相关要求上传报告正文及相关附件。处理完后流转至项目负责人处，由其进行“报告内审确认”操作。
第二十二步：报告内审确认(项目负责人操作)
项目负责人“我的待办”里有由报告主办人发来的“报告上传”事项，项目负责人审核相关信息并处理。处理完后流转至项目合伙人处，由其进行“报告内审审核”操作。
第二十步：报告内审审核(项目合伙人操作)
项目合伙人“我的待办”里有由报告负责人发来的“内审确认”事项，项目合伙人审核相关信息并处理。一类项目处理完后流转至总所质控人员处，由其进行“提问”环节。
二、三类项目处理完后流转至分所质控人员处，由其进行“提问”环节。
第二十一步：提问环节(总所或分所的质控部门人员、报告主办人、项目合伙人)
总所或分所的质控部门人员向报告主办人发起提问，报告主办人答问,项目合伙人确认问题回复过程，以此循环直至无未合格的问题，提交给独立合伙人复核操作。
第二十二步：独立合伙人复核(独立合伙人操作)
独立合伙人“我的待办”里有由质控部人员发来的“复核”事项，独立合伙人审核相关信息并处理。至此，
二、三类项目报告就可以签发了。
第二十三步：一类报告签发(签发人操作，一般为质控部门领导)
签发人判断是否签发，(会签) 签发：报告主办人填写信息登记表 不签发：拒签报告流程结束;
第二十四步：填写信息登记表(报告主办人操作)
报告主办人根据“我的待办”事项，填写信息登记表。并流转至项目合伙人处，由其审核。
第二十五步：审核信息登记表(项目合伙人操作)
项目合伙人根据“我的待办”事项，审核信息登记表相关信息，并进行处理。
第二十六步：填写防伪标(报告贴标人操作，北京这边为傅局)
上传报告过程中，如果选择了“贴标”，则需要进行此步操作，否则不需要。
第二十七步：报告盖章(报告盖章人操作，北京这边为傅局)
该报告的业务必须发起过相同业务类型的合同信息;(和报告上传时选择的盖章类型)
至此，业务基本的流程已走完，原则上除第十七步外上一步完成才能进行下一步操作。期间可能会有些不足，欢迎大家补充并修正! 注意：自2014年1月1日开始，报告均要从线上走。1-4月线上线下双运行，5月开始只线上运行，请各位亲爱的同事在这4个月里头，尽快熟悉线上操作流程，不懂的地方大家共同探讨!各位辛苦了!
巨扬软件OA系统操作手册
2011年4月
一、登陆及系统主界面
1. 在界面中输入正确的帐号及密码，点击登陆即可进入OA管理系统(系统界面如下)
2.点击设置我的桌面按钮可以根据自己的需求添加桌面模块。还可以在信息平台自行设计桌面模块。 支持拖拽式排布桌面模块，个性化桌面设置 。
二、待办事务
2.1 所有事务(列出所有的事务记录)
2.2 未阅事务(列出所有未读的事务)
2.3 工作日记(查看自己所有的工作日记)
2.4 工作计划(查看自己所有的工作计划)
2.5 工作任务(查看属于自己的工作任务)
2.6 公告/通知(查看本系统内的公告/通知)
三、个人设置
4.1 我的资料
在个人设置的我的资料里完善好自己的信息资料保存后，企业的人员就可以在内部通讯录里查看个人通讯信息。 4.2 密码管理
更好的确保用户资料安全，可以在此更改用户自己的密码
五、通讯录 5.1 我的通讯录
帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理，根据需要设为共享; 点击群组管理，可以对通讯录的群组分类进行管理
5.2 公共通讯录
可以查看已设为共享的通讯录 5.3 内部通讯录
是查看企业内部人员的通讯录，在个人设置的我的资料里完善好自己的信息资料保存后，企业的人员就可以在内部通讯录里查看个人通讯信息。
六、沟通平台 6.1 即时通讯
点击既可以进沟通交流，支持多个窗口，信息到达时有弹出窗口提示。此图代表用户在线，此图代表用户不在线，此图代表自己。用户不在线时用即时通讯发信息用户上线后同样可以查看的到，也会有窗口弹出。 6.2 写信息
作为一个内部的沟通平台，可以一对一，一对多地向公司员工发送邮件，可以通过此功能发送接收文件、通知等附件。 6.3 收件箱
管理自己的所有收到的邮件信息 6.4 已发送
自己所发出的信息将会保存至已发送文件中。 6.5 草稿箱
列出自己未写完的邮件，编辑后进行发送
七、工作日记 7.1 我的日记
选中某一天,点击添加计划可以对当天的计划进行编写，当完成任务后，可以点击任务总结，对任务进行相部分描述，如有文件可以在附件中添加。 7.2 评阅日记
管理员可以查看任何人员的日记
八、网络硬盘 8.1 我的硬盘
点击我的硬盘首先会列出所有已上传的文件，可以新建文件夹以及上传新的文件 8.2 公共硬盘
公共硬盘是企业设置共享的网络硬盘，可以建立母文件夹和相关的子文件夹，员工在此共享资源。 8.3 管理公共硬盘
授权人员就可有管理公共硬盘的权限，通过管理公共硬盘可以新建文件夹，设置新建文件夹可以上传下载的相关权限限制。
九、计划管理 9.1 添加计划
工作计划分为个人计划与部门计划
一、个人计划
通过拟定工作日志，工作计划，帮助员工学会自我管理，自我控制，养成良好的工作习惯，让每一天都不白过。防止没有目标，毫无头绪的乱忙，或者无所事事。点击左边导航【添加计划】，在计划类型上选择【个人计划】完善相关内容，设置提醒功能，设置汇报对象和分享计划对象，然后保存【个人计划】。
二、部门计划 部门计划相当于项目管理，将要计划的事项分成若干个计划子项，可【汇报计划】给领导，【共享计划】给同事，然后按{保存｝部门计划，在任务列表查看部门计划状态，按点击【修改】后，进入计划界面，点击【添加任务】，进入任务界面，设置任务，支持添加多个子任务，这样可将部门分解成任务，落实到相关的责任人，由系统跟踪子任务的完成状态。 9.2 个人计划
在个人计划列表，查看用户本身在不同时间段做的计划，计划人可以对每条计划的状态进行操作，可做查看、修改、删除的操作。 9.3 部门计划
部门计划相当于项目管理，将要计划的事项分成若干个计划子项，可【汇报计划】给领导，【共享计划】给同事，然后按{保存｝部门计划，在任务列表查看部门计划状态，按点击【修改】后，进入计划界面，点击【添加任务】，进入任务界面，设置任务，支持添加多个子任务，这样可将部门分解成任务，落实到相关的责任人，由系统跟踪子任务的完成状态。 9.4 评阅计划
当个人计划和部门计划汇报给领导时，相关领导可点击左边导航【评阅计划】查看计划相关内容，并批示计划评语。 9.5 共享的计划
同事共享给自己的计划，可以在这里查看整个计划事项和对此计划进行评论。
十、客户管理 10.1 我的客户
记录客户的基本信息，还可以记录客户的售前，售后，成交记录，货款审核等信息，让您详细了解业务和客户对接每个细节，工作交接，新人培训也更加轻松 10.2 联系人汇总
显示所有的联系人信息，在此界面可对联系要进行增加、修改、删除等操作
10.3 售前跟踪汇总
记录售前的相关信息，添加好可设置下次跟踪时间等信息。 10.4 售后回访汇总
列出售后回访的信息，记录回访时的相当信息以及下次回访时间。 10.5 成交记录汇总
记录一当前用户的所有销售汇总，提交汇总会要交与上级人员进行审核
10.6 客户转移
客户转移，自己不能跟进的客户可以转移给其他用户。 10.7 销售审核
对员工与客户达成成交的回款金额进行审核 10.8 上级查看
上级可查看到下午所有的客户信息 10.9 客户类别设置
用户可设置客户的类别，对信息进行添加、修改、删除操作 10.10 客户行业设置
用户可设置客户行业，对信息进行添加、修改、删除操作 10.11 客户共享记录
列出所有的共享客户信息，以及员工之间进行跟踪查看。 十
一、信息平台 11.1 信息发布/管理
授权人员了可在相关的栏目发布、修改文章，可以指定发送范围，支持文件上传和下载。
1.点击信息发布管理，然后出现信息管理的界面
2.点击界面中的添加，出现添加文章的界面，在该界面填写相应的信息，点保保存即可 11.2 信息管理
授权人员可以在此查看与审核所发布信息，所发布的信息要被审核通过相关人员才能看到。(文章通过后能才显示)
11.3 栏目设置
授权用户可以对当前OA中的栏目信息进行相关操作 11.4 栏目汇总
查看所有栏目与在栏目里面写的文章 11.5 公告/通知
公司通过“公告/通知管理”发送的重要信息可以在这里按条件搜索查看及了解发送的状态 11.6 公告/通知管理
支持按人员、部门、角色来确定分布范围 可以设定有效期 允许上传附件、可以设定查阅权限 。如果是公司的重要信息还可以选择是否通过桌面提醒立即通知所有用户。 十
二、系统管理 12.1 组织结构
我们在使用系统前，首先要把企业里的组织结构搭建起来，以便我们日后工作。
在“组织结构”页面中，点击要修改的部门的【部门名称】，出现的“修改部门”对
信息进行修改，然后点击【保存】按钮保存修改。
在“组织管理”页面中，勾选要删除的部门前的复选框，点击删除按钮，可以将该部门删除。 12.2 职位管理
我们在进行用户添加的时候需要选择职务，所选的职务便是在职务管理中进行添加的。
进行职位的设置和管理，包括职位的添加、修改和删除操作。
(1) 如何添加职位
点击【添加】按钮，在弹出的“添加职位”对话框中填写职位名称、职位所在部门，添加职位权限即可完成新职位的添加，新添加的职务会显示在职务列表中。
如何按照职位设置权限
用户在未分配任何权限情况下，是不能登陆系统的，我们以“职位”为单位来进行权限的分配，，在权限列表中选择分配给该职位的权限，在权限作用范围列表中选择该职务可以行使该权限的部门，这时在权限列表中会显示出该职位所有已有的权限和该权限行使范围。点击【保存】按钮就可以了。那么所有在是该职务的人员就都具有相应的权限了。如果某一用户需要对某些模块进行管理或进行某些特殊操作，就需要在用户管理里自定义权限了。如部门经理要对其他部门内员工的个人事务进行管理，人事专员可以使用用户管理的自定义功能等。
12.3 岗位管理
不同的人员所属不同的岗位，将公司的各个岗位录入进系统，然后针对登陆人员一一匹配。 12.4 用户管理 设置好组织结构和职位后，我们就可以在系统中为每个用户建立相应的帐号，并进行用户管理了。在用户列表点击【添加】点击【添加】按钮，会弹出一个“添加用户”对话框，系统默认为基本信息添中页面。填写用户基本信息，包括登录帐号，用户名称，所在部门，用户类型，所在岗位，所任职位，初始密码然后点击【确定】按钮，完成设置。
12.5 内部通知
授权人员可以通过此内部通知发送公司重要紧急的信息和上传文件，信息将自动发送给系统内所有人员接收，并弹出窗口提醒。 12.6 系统核心设置(仅对管理员开放)
系统后台可设置系统名称，登录图片验证码是否显示等相关信息。也可设置左侧菜单显示等相关信息
OA系统管理
一、OA系统的定义
OA系统的全称是Office Automation System，意为办公自动化系统。实施OA系统可帮助公司实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。
二、OA系统的作用
1、 建立内部的通信平台。
建立公司内部的邮件系统，例如每个OA帐号自动带一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件。还可以建立树状的邮箱目录，结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。提供邮件搜索功能，可以把其他的邮件账号集成到本系统中，进行统一管理，使公司内部的通信和信息交流快捷通畅。
2、 建立信息发布的平台。
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公告栏模块，用于发布公司的公共信息如新闻、领导讲话等，公告栏模块下可设置多个栏目，供某个部门使用或全体员工使用，授权人员可在相应栏目下发布文章;论坛模块，员工可在此讨论工作生活中的各类问题。论坛模块也可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，员工可在各版面提出话题参与讨论，论坛区和版面由论坛管理员管理，每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理;合理化建议模块，员工可在此提出各类意见建议，提交给领导;知识功能模块，各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料管理，又可实现信息共享。知识功能模块可以分个人、公共两部分，限定资料的共享范围。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除，具备合理严格的权限控制。此外，还可以根据公司需要建立网址链接功能模块、网上查询功能模块等。使公司的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。
3、 实现工作流程的自动化。
变革了公司传统纸质公文办公模式，公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。 在此流程中，OA系统可实现WORD, EXCEL文件的在线修改，OA系统还可提供数字签名、电子签章技术，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档。公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作。OA系统减少了人力成本，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节。OA系统使得文件的指定接受者(报送对象)登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员。管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件。OA系统可实现检查文件发放、归档、作废情况;可检查各部门文件阅办情况。
4、 实现文档管理的自动化。
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。例如，实现文档管理自动化以后，如公司来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、 辅助办公。
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
6、 实现分布式办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
7、 建立信息集成平台。
现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。
8、 节省办公费用支出。
将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。
9、 搭建知识管理平台。
系统性利用公司积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
10、 增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
三、OA系统的管理部门
1、综合管理事业部为OA系统的管理部门。其主要职责：
(1) 负责OA系统的日常管理、系统维护、系统安全和数据备份。 (2) 负责OA使用人员的培训和技术指导工作。
(3) 负责因人员流动及组织架构变更造成的用户注册、注销及岗位权限的设置。
(4) 负责监控、检查、督办核心工作流程。 (5) 负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。
(6) 负责对各部门上报公司各业务口数据的时效性执行情况进行监督。 (7) 负责对违规使用OA系统的人员进行考核评分。
2、各部门负责人就本规定对本部门所有人员有宣导并监督执行之责任。
四、OA系统的维护、管理
1、 维护、备份操作在每天0:00进行(系统自动进行)，由综合管理事业部指定专人进行监控，但不得影响系统的正常使用;对系统的网络安全进行配置，
使系统具备必要的防入侵、防病毒能力，并针对突发事件有相应的应急处理预案，以保证系统的安全和稳定。
2、 系统管理员账号由网络管理员掌握，负责执行系统各模块权限的分配;系统管理员账号除在系统启用时进行的初始设置以及权限更改设置外不允许进行其他操作。
3、 系统管理员进行权限设置时应按各主管领导的意见执行;只能进行确属必要的权限设置;对所有的权限设置由综合管理事业部进行记录，形成权限分配表备查。
4、 培训组织工作由综合管理事业部统筹安排和负责;凡需要使用OA办公操作的新员工在入职二周内必须接受操作使用方面的培训;人员由于岗位变更调整需要变更权限，综合管理事业部负责调整权限分配，并进行相关培训。
5、 0A系统自动对协同工作进行跟踪，并对员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，由公司网络管理员每月30日前将统计结果发至综合管理事业部负责人。
6、 必须定期更改用户密码，并妥当保管，多人共用一台计算机的，如暂停使用OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人打开系统获取保密信息，恶意增删资料或干扰系统运转，如因密码保存不当等因素造成的任何后果，由账号密码所有者承担。
7、 禁止在OA系统上传非工作用途的文件、图片，不得利用OA系统发布、传播有碍国家安全、社会治安、诋毁公司或带有电脑病毒的信息。
五、流程管理
1、 流程管理是OA系统的核心应用功能，为提高日常流程顺畅扭转以及加快流程的审批，所有流程的审核、会签，原则上应在接到流程或通知后一个工作日内完成;所有流程的签批，原则上应在二个工作日内完成，急件须在一个工作日内完成，如属涉及重大事宜须立即签批的，应即接即批;超出规定时间的，系统会自动对相关人员发出催办信息，在收到催办信息后，应立即签批;遇相关人员开会、对外接待、外出办事、出差或有其他紧急任务的，时间可顺延，但如果外出超过三天的，急办流程需授权解决。
2、 流程监控权由公司指定专人掌握;发生操作失误或流程错误的情况则由
拥有监控权限人予以纠正，以保证文件传递途径的畅顺。
3、 流程定义、流程处理以及权限设置必须严格按照公司相关制度规定进行或公司领导的指示操作。
4、 综合管理事业部应定期对流程的合理性、有效性进行检讨，发现不合理或无效或效率低的流程要及时研究，提出改进的意见，经公司相关领导批准后执行。
六、模块管理
1、 通知公告只用于发布涉及全公司工作的内容，其发布权由综合管理事业部指定专人掌握，但均应按规定程序报公司相关领导签发后方可发布;凡涉及全公司的文件通知，应由公司总经理以上领导审批后指定人员签发后以公司名义发出，避免造成混乱。
2、 新闻的发布必须通过公司的审批后，由综合管理事业部指定专人上传。
3、 通讯录的初始化相关数据由综合管理事业部录入;如需要修改相关信息的把相关信息及时提交综合管理事业部指定的专人进行修改及维护。 七 OA系统的使用要求
1、 员工上班后应及时登录公司的OA信息管理平台软件，由综合管理事业部进行监督管理;如因没有登陆公司OA信息管理平台而造成工作延误或缺陷，视情况作相应处罚。
2、 员工登录后首先查看公司门户的公司通知、公司新闻、任务安排及待办工作流程，并及时做出相关的处理;对于传阅信息等，必须按内容的重要程度及时做出必要的回应;处理文件的时间要求按规定时限要求执行，以方便同事查询和电话转接。
3、 员工有事外出或离开座位时，应及时登记日程安排里，科级以上人员外出无法及时登录系统处理事务时，应提前设置好事务委托，委托可担负管理职责的人员代为处理相关的流程申请;若因未做事务委托而造成工作延误的将予以处罚。
4、 如无特殊要求，公文收发、工作总结与计划、任务安排等必须要以传阅的方式报给相关领导签发和抄送，不准使用纸张抄送，由公司指定部门或专人进行监督记录。
八、 OA系统的选择
市场上有三种类型的免费OA系统：
1、 传统OA系统厂商提供的免费版：
个别传统的OA系统厂商会推出一个免费版本，用来冲击市场，培育潜在客户。为了避免和主营产品线冲突，这样的免费OA系统都具有很大的限制。一方面许可用户数很少，通常不超过30人;另一方面功能很有限，只提供最基本的几项功能，实现最简单的办公自动化，最后在系统维护、升级、服务等方面也无法享受和其他用户相同的待遇。
2、 破解版：网络上有一些被破解的OA系统，尤其是北京某品牌的OA系统就有大量的破解版用户。这样的系统在用户数和功能上都没有限制，和正版基本一致，只是在一些功能细节上不是最新的。因为没有官方授权，当然也无法享受到官方服务了，只能自己摸索，最大的问题还是产品的稳定性和安全性。
3、 云OA：
这是免费OA系统最大的市场，也是最正规化的市场。近年来，市场上出现了一小批从事云OA业务的厂商，他们提供免费的在线OA系统服务，用户无需在本地部署，在网络上注册后就可以直接在线使用。这些免费的OA系统都属于“轻应用”，在线沟通的能力很强，但是在协作管理方面则普遍很弱，尤其在流程管理方面，只具有主流OA系统30%左右的功能。另外在人事管理、项目管理、资产管理、档案管理、门户管理、数据集成等方面的能力也相差甚远。因此，这类免费的OA系统其实并不是真正的OA系统，也不是简化的OA系统，而是一种结合了OA、SNS、即时通讯、微博、博客等各类应用的混合型应用。
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