高校二级学院办公计算机的日常管理与维护策略
摘 要:从计算机服务于办公的需求角度出发,通过采取对计算机的科学管理办法以及有效的维护排障策略,进而保障了办公设备的安全与稳定,同时,也为办公地正常高效地进行创设了条件。
关键词:高校 办公计算机 管理 维护
在整个高校二级学院的办公环境中,计算机以其快捷高效、资源共享等诸多优势而被广泛应用。着计算机高度地普及,大家对计算机的依赖程度也越来越高。但同时,在应用过程中常常会出现如:系统瘫痪、数据丢失、病毒侵害、硬件损坏等问题,给我们的办公带来了诸多不便。为使计算机更好地辅助办公,提高办公效率,了解并掌握一些行之有效的管理与维护策略是很必要的。
1当前高校二级学院办公计算机存在的主要问题
(1)缺乏专职管理人员,以至维护效率受限;(2)缺乏规范的管理办法;(3)高校办公计算机更新滞后,设备陈旧,导致问题机器数量逐年剧增;(4)高校办公计算机数量庞大且分布较广,增加了维护方面的难度;(5)大多数用机人员只停留在简单操作的层面上,对出现的异常故障束手无策;(6)病毒防范不力,使得计算机频繁遭到病毒侵袭等。
2高校二级学院办公计算机管理策略
2.1 配备专职计算机管理员
计算机管理员,即专门从事计算机管理与维护工作的人员。随着计算机的普及与应用,目前各大高校的二级学院一般都能拥有几十到上百台办公用机。面对数量如此庞大的计算机和教职员工,管理与维护工作之重可想而知,单纯的依靠校网络中心已是不大可能完成了。为此,建议各二级学院配备一名专职计算机管理员。这样,整个二级学院的计算机管理与维护工作就能井然有序地进行,且能在最短时间内进行有效排障,保障了高效办公的需要。同时,也为校网络中心解决了瓶颈问题。作为高校二级学院的办公计算机管理员,不但需要掌握较高的排障技术,而且还需要具有严肃认真的工作态度。一定要时刻严格要求自己,认真负责,竭诚服务。保证在第一时间排障,绝不延误工作。
2.2 规范办公计算机使用原则
所谓办公计算机,即在办公区内,一般仅供个人办公用的计算机。它是区别于多媒体教室、微机室和计算机中心的供教师教学辅助、实验测试和学生实践操作用机。一个是独立性的,一个是公共性的,二者有着本质的区别。在公共性的用机场所会有清晰明确的计算机管理制度,像微机室会有较为安全的保护措施,如在每台机器上安装硬盘恢复卡,无论学生们在上机时怎么“调皮捣蛋”,都会在关机后自动还原到最初状态,不会影响机器的正常运行。但在办公区内的计算机却被忽视成为“自由操作”的对象,且不具备每台都安装恢复设备的条件,这样就特别需要办公人员自行遵守用机原则。为此,建议办公区工作人员能够遵守如下原则:(1)加强安全防御意识,保障计算机安全运行;(2)提高认识,正确对待办公计算机的配设目的;(3)严格管理,避免办公计算机陷入公共无序使用的状态;(4)办公人员应自行约束,杜绝办公时间做无关操作(如打游戏、浏览危险网站、下载恶意文件、传输病毒等);(5)在不能独立解决安全隐患时,应及时与管理员取得联系,切勿擅自操作。如果办公区的工作人员都能很好的做到以上五点用机原则,就会大大减少办公计算机故障发生。
2.3 集中管理
虽说高校二级学院办公计算机数量庞大,分布也比较广,但每个二级学院的独立办公区内,计算机还是相对集中的,且都属于一个网段的局域网。因此,应采取集中管理办法,很多资源可以实现共享。这样既能提供方便,又能节省开支。比如在文件传输方面,完全可以通过局域网传输软件收发文件,十分便捷;在文件打印方面,就可以多人共享一台打印机,这样就会节省一部分预算等等。
3高校二级学院办公计算机维护策略
做好维护工作,以保障计算机安全、稳定地运行,才能为快捷办公创造条件。
3.1 保障设备及时更新
目前高校二级学院办公计算机由于数量庞大,维护的费用也相当可观。随着更新滞后,便导致设备陈旧,也为用机安全埋下了隐患,经常会出现这样那样的故障,干扰着正常办公。为此,日常维护过程中,要时刻重视硬件方面的及时检测,发现不安全因素,及时做好更新工作,以保持设备的使用寿命,从而更好地辅助办公。
3.2 提高办公人员的操作水平
办公人员每天直接面对计算机的时间是最长的,如果办公人员本身的计算机操作水平很高,就会有效地减少一些不必要的维护工作。因此,建议计算机管理员在每次维护的过程中,可以适当地把故障产生的原因和维护办法以及注意事项向办公人员做以讲解。随着维护工作不断地进行,时间长了,再遇到类似的故障办公人员便可轻松独立处理,而不只是束手无策。这样,既能提高工作效率,又能降低故障,还能避免重复维护。
3.3 加强病毒防御工作
计算机感染病毒的途径有两种,一是外用的存储介质传染;一种是网络传染。 对于二级学院办公计算机而言,每天都要在办公区高频地收发处理文件,特别是使用U盘作为传输载体,传播病毒的几率更是居高不下,破坏力极强。对此,可通过批处理程序在开机时把驱动加进去,然后关机时恢复原来设置;或通过组策略设置不自动打开U盘,然后启用杀毒软件扫描。建议局域网内采用QQ群、e-mail、飞鸽传书等工具完成文件收发,既快捷又相对安全。由于网络的互联性和开放性,使之成为传播病毒的主要途径。可通过病毒预防软件,防止病毒进一步入侵。
3.4 遵循正确的维护步骤
维修时,需要按照一定的步骤进行,一般遵循是“先软后硬,先外后内”原则。比如,系统能够启动,应先检查系统设置是否正确,再检查是否遭受病毒攻击等;若系统无法启动,可先考虑重新安装系统,然后检查硬件有无连接、损坏等问题;再比如,系统无法启动,应先检查外设的电源线、数据线连接是否正确、紧实;然后再看外设供电后是否工作正常,再打开机箱检查内部线路、板卡等连接是否有误或者有无烧焦的味道等。
4结语
高校二级学院办公计算机担负着重要的办公作用,保持其稳定、安全、高效的运行有着重要的意义。相关部门应该予以重视,完善管理制度,提高维护策略,使得计算机的管理与维护能够规范化、高效化。同时,校方也应重视硬件维护更新和软件升级防御工作。更有必要对计算机知识较匮乏的教职工做适当地培训,以减少由误操作造成的故障。
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作者：李森
摘 要：随着计算机信息技术发展，办公自动化已成为石油企业日常管理不可或缺的条件。如何适应办公自动化的必然要求，将现代信息技术手段更好地融进日常管理工作，进一步提高工作效率和管理水平，是石油企业亟待思考的任务。本文主要通过分析石油企业日常管理工作中办公自动化应用情况，为今后办公自动化应用工作提出几点建议。
关键词：石油企业;日常管理;办公自动化
伴随计算机信息技术发展，石油企业办公方式不断变革，自动化办公模式逐渐取代传统手工办公模式，以应对企业内部业务发展渐趋复杂、数据处理难度增大的现实需求。但石油企业在办公自动化应用过程中仍存在一定问题，距全面实现办公自动化仍有一定距离，极大地妨碍了企业整体管理水平和管理质量的提高。完善办公自动化应用，为企业科学、合理决策提供准确、全面、及时的信息至关重要，对企业发展意义深远。
1 推进石油企业日常管理办公自动化的必要性
1.1 办公自动化的内涵
所谓办公自动化就是在办公时，通过采用Internet技术、电子邮件、远程办公系统、数据库等计算机科学技术手段快速实现企业内部的信息资源共享，确保企业工作信息能及时上传下达，高效、高质完成办公工作。通过办公自动化，一方面，可以有效简化办公环节，减轻管理人员的工作量，减少办公开支，提高办公效率;另一方面，可以迅速整合有效资源，帮助企业科学决策，及时改进工作不足，提高企业竞争力。随着科技进步和信息技术成熟，办公自动化程度越来越高，极大便利了人们的工作学习;同时也给现代企业创新管理体制、革新办公模式，充分享受先进技术成果，进一步提升企业管理效率以创造更大社会经济效益，提供了新契机。运用先进技术手段和科学管理，完善办公自动化应用，可以有效改变过去手工办公效率低、延时长、重复劳动、失误率高等弊端，发展集智能化、集成化、多媒体化于一体的高效、高质、高质量现代办公系统。这也是现代企业必行之路。
1.2 办公自动化对石油企业管理的重要性
宏观层次上，办公自动化是石油企业自身发展的应然之策。石油企业是国民经济的支柱产业之一，在社会经济发展中，具有十分重要的地位，它直接关系到汽车等行业的未来发展。因此，改进石油企业管理方式，以使其能创造更多经济价值、确保我国能源安全，是意义非凡之举。然而由于石油企业作为矿藏采掘业具有施工地域广、工作人员复杂等特点，管理难度系数高，传统手工管理往往难以应对实际需求。所以，建立自动办公系统对石油企业日常管理意义重大。特别当前正值国企改革深化时期，加快和完善办公自动化在日常管理工作中的应用是石油企业建立现代企业管理制度、实现科学管理经营的重要手段。
微观层次上，办公自动化是石油企业发自身发展的必然之举。借助办公自动化系统，石油企业首先可以加快信息化建设。在信息爆炸、瞬息万变的当今社会，谁掌握了最新信息，谁就站在了战略制高点上。通过应用办公自动化，石油企业可以充分发挥信息搜集整理的优势，及时而全面把握石油生产、石油市场动态等，在此基础上，科学决策，争夺市场先机。其次，办公自动化能满足石油企业多层次、多方位需求，提高管理效率。作为采掘行业，石油企业经常面临管理场所和施工场所两地分隔的情形，从而加大办公难度。借助办公自动化系统，利用先进通讯设备技术，石油企业管理可以淡化该问题，提高办公效率。比如因为信息整合速度快，领导层能够迅速决策，业务层能够根据上级指示及时处理相关业务。最后，办公自动化是石油企业实现管理创新的技术保证。管理过程实际就是企业信息处理过程，要实现管理创新就要实现信息处理技术创新。办公自动化完美结合了通信网络、计算机和科学管理手段，为管理创新提供技术平台和空间。
2 办公自动化在石油企业日常管理中的应用现状
2.1 已取得成果
毋庸置疑，石油企业在办公自动化方面取得一定成果，尤其随着国企改革深入，管理体制创新要求，大部分石油企业一定程度上实现了办公自动化，以应对时代潮流和工作需求。比如，石油企业内部基本完成计算机普及工作，已具备实施办公自动化的硬件条件;又如，企业内部局域网构建工作有一定成效，并拥有一批技术较好、专业素质较强的办公管理人员。可以说，石油企业已搭建好办公自动化的实施平台。下一步工作是紧跟技术潮流和管理体制改革进程，进一步提高办公自动化水平。
2.2 目前存在的问题
尽管我国大部分石油企业已具备实施自动化办公的实力，但受主客观条件制约，办公自动化程度仍停留在较低层次，尚有很大的改进和提升空间。目前存在的主要问题有以下几个方面：
(1)专业人才缺乏
这不仅是石油企业面临的问题，也是所有行业同样面临的问题。其原因在于我国相关人才短缺，计算机专业中高级人才和专业办公人员稀少。目前，我国虽有一些职业院校开设了办公自动化相关课程，培养了一定数量的办公人才;但总体数量少，难以满足企业需求。在招聘办公文员时，企业不得不降低录用要求，造成新录入员工由于专业知识欠缺，难以达到办公自动化工作要求的标准。
(2)技术条件不成熟
一方面本企业员工技术水平低，一方面没有适用于本企业的软件系统，这两方面严重制约了完全办公自动化的实现。从员工角度讲，作为办公自动化的实行者，石油企业员工自身的办公技术水平直接影响办公自动化的实现。他们只有掌握一定的操作办公自动化软件和设备的基础知识，才能在实际办公过程中真正落实办公自动化工作。从软件角度讲，结合企业具体特点来购买或设计一套适用于本企业的软件系统，有助于企业内部各项工作环节的顺利开展，真正体会办公自动化带来的优势。虽然，当前大部分石油企业已有拥有自己的软件系统的经济实力，但要么系统不完善、漏洞多;要么无法跟上办公自动化的发展，无用武之地。
(3)从业人员业务素质较低、意识不强
虽然石油企业的大部分员工都能够使用计算机，但没有超出简单操作的范围，许多人的计算机水平都停留在只能打打字、发发邮件的程度。办公自动化设备和企业局域网利用率低，企业网络仅局限于为员工提供上网平台，而没有成为内部信息共享平台，企业信息传递须经互联网环节。这不仅浪费办公资源，也可能泄露企业机密，危害企业安全。除了业务能力限制，从业人员也亟待改变思想观念，放弃过去的办公方式和办公习惯，以适应办公自动化的发展。比如，从业人员要有办公自动化意识，积极掌握计算机、扫描仪、刻录机、数码录音笔、多媒体技术等办公自动化设备操作方法，熟悉各种软件系统应用知识，以便能够将其运用于日常管理工作中。
(4)网络建设和运用水平有待提高
构建完善、合理的企业内部网络是办公自动化的重要保证。然而目前石油企业现有网络建设已然不能适应办公自动化的发展需求。办公自动化的一个重要特征即数字化办公，而数字化办公得以顺利进行的一个重要条件就是企业拥有完善的信息网络平台。当前办公自动化已进入第三代模式，一些石油企业信息网络建设相对滞后，其安全性和通信网络有待改善。此外，企业内部网络运用效果不佳，仅局限于打字、邮件收发等简单工作，未能有效发挥企业网络的作用。
3 办公自动化在石油企业日常管理中的应用建议
3.1 规范办公自动化管理，完善相关制度建设
以信息处理为标志的办公自动化主要通过运用计算机技术和通信技术，物化抽象的科学管理内容。在此过程中，管理智慧得到良好体现。如何将人类思维中的科学管理方法具象化、将先进技术方法引进并真正运用于企业日常管理是实现办公自动化的关键所在，也考验了一个企业的管理能力和管理水平层次。故此，要推进办公自动化在日常管理中的应用、切实发挥办公自动化的最大优势，就需要企业规范办公自动化管理，制定和完善相关管理制度。具体来说，在办公自动化实际应用工作中，石油企业要依据现代化管理方式来进行组织活动、依据科学管理方法来规范从业人员的工作流程，最大程度上确保办公自动化应用过程中的每一环节都真实可行、真正有效。通过制定相关规章制度和管理办法，加强企业信息安保工作，明晰办公自动化应用具体办法和从业人员管理办法，最终使科学管理与信息技术设备相结合。同时，加强绩效考核制度，将应用情况、应用水平、应用能力与员工考核相结合。
3.2 强化办公自动化意识，提高从业人员素质
办公自动化程度是衡量企业管理现代化程度的重要标志。实现办公自动化就要求企业员工树立办公自动化意识，并具备与办公自动化相适应的业务素质和业务能力。在信息技术日新月异的今天，员工方面，必须认识到办公自动化是企业发展的必然趋势，是实现企业管理现代化的必经之路，是石油企业工作管理模式改革的必然要求，并由此转变思想观念，走出办公自动化不如纸笔方便、安全的误区，有意识地学习办公自动化操作知识，以跟上时代步伐，提高自身综合能力和竞争水平。企业方面，应该加大办公自动化知识的宣传力度和培训工作。首先，发挥企业领导表率作用，以达到上行下效的目的。如果企业领导有办公自动化的自觉，能率先推进办公自动化应用，无疑会极大鼓励下层员工的积极性。其次，抓好相关从业人员的培训工作，实现全员培训，为推进办公自动化应用打造一批业务能力强、素质高的专业办公队伍。
3.3 进行技术革新，为办公自动化创造良好的技术环境
办公自动化有一个动态发展过程，尤其随着计算机技术不断更新换代，办公自动化程度越来越高，从初始汉字输入、排版、检索查询等单机应用，逐渐演变为网络办公系统。当今群体办公、远程办公已非难事。因此，不断创新技术对全面推进办公自动化应用具有至关重要的作用。为此，其一，石油企业要适时购进先进设备，实现设备创新。硬件设施是办公自动化实现的载体，它先进与否直接关联办公自动化的应用效果。适当添加自动化办公设备系统有助于提高办公自动化水平。其二，石油企业要积极提高办公软件应用技术，实现软件系统创新。软件是办公自动化的灵魂，先进的软件技术可以有效避免和解决办公自动化过程中出现的问题，比如网络安全漏洞。其三，石油企业要加强自身研发水平，提高自身解决技术问题的能力。
3.4 加快专业人才培养，提高办公自动化应用水平
鉴于我国办公自动化专业人才相对紧缺现状，政府和企业要做到双方努力，共同克服当下难题。政府方面，要做好教育改革，增加办公自动化课程在职业教育中的比重。如此，一解决了办公专业人才供求不足的问题，为企业输送大批急用人才，提高企业管理办公自动化程度;二可以增加学生的竞争力，使其更加符合社会需求，避免教学和社会脱节问题。企业方面，要加强和大中专院校及科研机构合作，通过提供资金支持等方法，使其为自己提供人才支持和技术支持。具体要求是：针对内部管理需求和自身工作特点，企业要督促相关合作单位加大计算机中高级技术人才和专业办公文员的培养，为企业储备一批素质过硬、业务超强的企业管理人才。
4 结束语
在信息技术突飞猛进的21世纪，石油企业加快信息化建设，搭建办公自动化管理平台影响深远。科学推进办公自动化在日常管理中的应用，是石油企业应对复杂市场形势和改进自身管理工作的需要。鉴于目前我国石油企业日常管理存在办公自动化应用水平低、网络建设滞后、人员意识观念不强、技术制约大等现实问题，积极改善办公自动化硬软件条件、配备专业工作队伍、革新技术应用并加快企业局域网络建设工作迫在眉睫。现代石油企业应秉持“科技是第一生产力”理念，顺应时代发展潮流，通过进一步改善办公自动化系统，达到增强自身综合竞争力的目的，给社会经济发展和国企改革工作添上浓墨重彩的一笔。
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作者简介：杨成(1968.10-)，男，河北宁晋人，工程师，研究方向：软件工程，网络管理。
作者单位：中国石油化工股份有限公司西北油田分公司，乌鲁木齐 830011
作者：杨成
摘要：随着信息时代的到来、高等教育的蓬勃发展，高校办公自动化(Office Automation，简称OA)系统在各高校得到了应用和推广，为高校日常办公中的行政管理、信息管理等做出了巨大贡献，既提高了办事效率，又节约了办公经费。本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些建设性意见。
关键词：办公自动化;高校;日常办公
一、前言
随着互联网及移动端技术的广泛应用并逐渐成熟，各国间的信息化程度逐步成为国际竞争力和社会生产化的需求伴随着“无纸办公”、“协同办公”的服务理念在不断升级，并将成为我国高校建设信息化校园的前进方向。
OA(办公自动化)系统，是将现代化办公体系和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。OA系统的概念由60年代美国科学家提出，80年代在我国得到了较大的推广与应用。OA系统大致经过了三个阶段的发展，分别为传统模式的信息管理系统、信息流应用、知识管理应用。随着高校OA系统的普及，传统意义上的以纸介质为主的办公模式近于消失，然而OA系统在高校日常办公中的应用也提出了较高的要求。能够满足进一步加强政务管理和提高工作办事效率的要求，OA系统在功能、需求方面也越发全面。
为实现高校“移动一站式”、“无纸化”办公模式，整合高校各部门信息孤岛，搭建顺畅的数据交流平台，提高高校的网络利用率，营造高校办公更加高效、公开、透明的环境，需要制度保证、技术支持、管理重视、注重培训等完成这个循序渐进的过程，才能将OA系统真正融入到高校日常办公中，得到更为广泛的推广与应用。
二、OA系统在高校日常办公中的应用
OA系统是一个不断完善、不断发展的结合体，其核心应用根据实际功能可以分为五大摸块，下面分布进行介绍。
(一)个人办公
OA系统个人办公模块，一般包括个人登陆账户管理、考勤记录、通讯录、工作计划等。详细划分个人办公，包括进行计划小结、填写单位工作计划，记录工作日志、备忘录，规划日程安排，进行在线通讯录的共享，个人在线查看考勤记录等，还可以进行个性化设置满足个人品味要求。
(二)单位管理
OA系统单位管理模块，一般包括公文管理、会议管理、考勤管理、车辆管理等。该模块主要由系统管理员对办公自动化系统进行管理维护和权限分配。部门管理、用户管理，主要用于添加修改用户，用户按部门划分进行管理。用户组管理设定不同的使用权限。数据库备份、安全日志，系统中所做操作等全部以日志方式形成记录。
(三)信息管理
OA系统信息管理模块，包括人事档案、通知公告、固定资产、信息简报等。信息管理主要用于学校内部公共信息的发布和共享。此模块根据业务工作需要细分为通知事项、大事记、领导讲话、调研园地等栏目，维护人员对栏目的信息可以增加、删除、修改。
(四)系统安全管理
OA系统系统管理模块，一般包括后台权限管理、防火墙设置、后台浏览设置等。系统安全模块主要用于提高系统安全性和数据可靠性，防止非法用户进入系统窃取或篡改信息。
(五)其他事务
OA系统其他事物模块，一般包括内部邮件、民主调查等。日常办公中同事之间需要交换公务文件，而该公务文件又不能让外界知道，那么就可以通过相互之间发送内部邮件的方式解决，内部邮件自动通过内部服务器进行中转，当有新邮件到达时，在系统首页显著位置会出现动画提示。民主调查一般包括意见列表、问卷调查、意见类型三个子栏目。
三、OA系统在高校日常办公的发展
根据实际需求和业务层面进行新功能的扩展和升级，进一步提升OA系统在当前我国高校日常办公中的应用。在OA系统发展的同时，我们理应看到OA系统在高校应用中的现状，结合当前应用实际进行分析OA系统的优点以及其存在的弊端，才能实现OA系统的便捷使用。OA系统的建设经验“七分应用、三分技术”，关键点还是结合高校的实际情况进行应用，进一步开发OA系统的新技术。
(一)OA系统在高校日常办公中的高效运作
1.去“信息孤岛化”。一个完备的OA系统应包括信息的采集、加工、处理、传送和存储等流程，其主要任务是向各级办公人员提供其所需的信息。可以想象在一个成千上万人的高校系统中，办公人员需要根据实际需要查询相关有价值的信息，而且高校办公人员需要对整个高校的整体运作情况和通知公告等进行全方位的了解，高校OA系统可以满足其快速、高效、全方位的要求，而不需要分别到各个科室或者部门去进行查询或者询问，各级办公人员在实行去“信息孤岛”化的同时，既实现了信息、资源的共享，又加强了各个部门之间的信息交流，另一方面也利于高校整体工作的开展。
2.流程自动化。我们可以想象，假如高校政务管理中没有OA系统，面对繁杂的行政事务，高效率的现代校园办公的要求成为一个空谈。当下我们迫切需要寻求更高效的方法使复杂、烦琐、重复的事务性工作变得自动化、流程化、数字化，对于不便于对外公开的校内文件或资源安全地实现收发、传递、阅签与共享。高校OA系统简化了整体办公流程，提高了工作效率，实现了高校日常办公流程自动化，“找人办、等人办”成为历史。在满足网络条件下，即便是出差在外也能够实现在线办公，流程自动化，避免了传统管理模式下跨部门、跨级别的事务办理时需要来回操作的麻烦，省时省力，在简化了办事流程的同时，能够大大提高高校办公人员的积极性，便于工作的开展。
3.办公“无纸化”。高校OA系统能够在不耗费一张纸一滴墨的情况下，即完全通过办公系统来实现发文、收文、批阅、转送等所有步骤，节省了办公经费的同时，也大大降低了单位办公成本，提高了经济效率。而相较于传统的文件传送和批阅，必须在借助纸张来走完整个办公流程，从部门下达的文件，经过层层流转，到所有收发单位，最后到达具体承办的科室，到具体的承办人，在整个办公的过程中耗费的纸张和油墨是相当可观的，而且主要的是费时费力，拖慢了整个运作流程。
(二)OA系统在高校日常办公中的发展趋势
高效OA系统在实现“协同办公”、工作效率提升、信息传达透明公开的同时，我们还应看到OA系统存在一些问题，还需要进一步解决。
1.实际应用性差。首先，当前高校OA系统属于信息管理中心管辖，但其没有行政管辖权，行政管理部门与信息技术人员存在有效沟通配合的问题。另外某些高校OA系统运作过程中，一味注重其功能的全面，而忽视了加强其实际应用，虽然花重金购买系统，然而华而不实，没有考虑到最实用的功能。
对于这种情况，需要针对高校不同办公人员的权限与职责，分层次进行培训。而且可以编写各自高校的OA系统操作指南，这样在行政人员与信息管理人员之间就不存在配合不一致的问题。
2.OA系统自身问题。高校OA系统作为一个完整模块化的产品，不是普适性的系统。某些高校在购买后，没有根据自己高校的建设进行有效的衔接与匹配，这样的情况下，既不能满足OA系统高效办公的要求，而且花费了相当大的人力物力进行不同部门间信息衔接的工作，赔了夫人又折兵。
对于这种情况，首先需要做好前期的调研，针对高校各自的建设情况进行升级和二次开发，这就需要加大科技投入，需要对OA系统安装设计人员的培训。
3.系统安全性问题。身处互联网时代，高校OA系统首先对其电力、通讯技术要求很高，才能保证OA系统的正常使用。另外在OA系统整个办公流程中，电子文件存在于网络系统中，被下载、传播，办公流程中每个部门之间的层层审批必须得到安全性保障，使用者的权限必须得到保护，由此可见网络信息安全十分重要。对此，高校OA系统的使用者可以通过多种加密安全方式，包括密码服务、权限控制、存储和传输加密以及电子签名、系统安全防火墙技术等方法，来确保高校OA系统的安全运作。
4.新技术应用。当前高校OA系统大部分只能在PC端进行操作，部分高校实现了OA统与即时通讯系统间的无障碍衔接，这是一个很重要的发展趋势。高校OA办公系统在开发模式上，由C/S结构上进一步改进为B/S结构也是当前的技术方向。
四、总结
本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些意见。随着科技的发展、信息化通讯技术的进步、使用人员技能的提升，虽然高校OA系统使用、功能尚不完善与健全，使用现状也不尽如人意，但可以预见的是高校办公自动化系统的层次类型会不断提升与完善，管理体制更加人性化，OA系统将得到更加广泛的推广与应用。
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作者：俞学英
义乌市古道餐饮有限公司
办 公 室 管 理 条 例
为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的公司形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制订本制度。
第一条：办公室考勤
1)上班时间：上午8:30--11:30下午12:30--17:30(8小时上班制)
午餐时间：11:30---12:30(午休时间一小时);
2)月休四天，具体休息时间根据工作情况而定;
3)新员工入职一个月内，原则上不安排休息;
4)正式员工请假超过五天的当月减少一天休息时间，除总经理特批外，员工请假天数不得超过15天，具体细则以员工手册为准;
5)周计划：办公室职能人员要求每周周六下班前上交本周工作总结和下周工作计划;没有及时上交或未完成的按照以下细则予以处罚：
a.工作计划未及时上交：门店义务值班一次18:00--21:00;办公室值日一天 b.工作计划敷衍、无实际意义：6家门店义务值班各一次：18:00--21:00
c.工作计划未完成处罚：
1项：门店义务值班一次，时间为18:00--21:00;
2项(警告一次): 2家门店门店义务值班一次，时间为18:00--21:00
3项及以上(记大过一次)：2家门店门店义务值班一次，时间为18:00--21:00
第二条：员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班;
第三条：上班后不得私自外出，如确有需要须向直接领导汇报，在考勤人员处签员工出入登记;职能人员根据工作要求需外出办公或巡店，须填写《外出申请单》经总经理批准后方可外出;
第四条：员工上班时间必须着装整洁、得体、不穿奇装异服。
第五条：个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由个人自行清洁;公司办公区域应由大家共同维护，每周安排一次大扫除。
第六条：办公区域、公用区域严禁吸烟，吸烟的员工应注意他人的感受，控制吸烟量，避免在女性面前吸烟;
第七条：下班或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备;午餐期间应关闭显示器和电灯;公文、印章、票据、现金等贵重物品等须锁入抽屉，关窗锁门后方可离开。
第八条：遵守保密规定，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密;
第九条：爱护公司财产和设备，发现损坏及时报修，无法修复的应注明原因申请报废;因故意或使用不当损坏公物者，应于相应赔偿。
第十条：本制度自发布之日起实施，最终解释权归人事部所有
日常管理制度
一、环境卫生篇
定义
个人区域：包括个人办公桌周围区域由员工每天自行整理。
公共区域：包括办公室走道、办公场所等，定期由保洁人员清理。
制度内容
公共区域及个人区域应做到以下几点：
公共区域：展台——用过的设备不要随手摆放，请使用过后整齐的陈列在展台上，做到非使用期间展台区域上设备的整齐陈列。
储物柜——柜内文件分类整理排放好，取出或放回文件时请按照顺序摆放整齐并随手管好柜门。
植物——办公室内有多盆植物用来清新空气，每位员工经过公共区域看到盆栽内土壤干燥时，应自觉浇水。
午餐——不要在办公区域用餐，用餐请坐到门口的休息区域。用餐完毕后请自觉将桌子清理干净。
个人区域：桌面摆放——办公桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面。办公室公用物品如剪子、胶带、尺子等应摆放在整齐并放在固定工作区域，员工平时试用，要从哪取试用后放回原位。以免丢失或引起工作不便。
电脑——电脑键盘要保持干净，下班或离开公司前电脑和显示屏要关闭。
公共卫生管理制度
饮水机、灯具、打印机、传真机、电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干净整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线走向要美观。
新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。
个人卫生应注意以下几点：
不随地吐痰，乱扔垃圾。
下班员工自已整理个自各办公区域，办公桌上用品摆放整齐。
禁止在办公室抽烟。
二、 办公用具领用篇
合理使用办公文具耗材，例行节约，严禁浪费。文具使用时要爱惜节省，禁止以下几点： ①无故浪费纸张、办公耗材;
②无故浪费使用文具;
③故意损坏文具用品;
④保管不当，造成办公文具耗材损失;
⑤其他使用不当，造成办公文具耗材损失。
办公用具的领用可直接向管理人员申请，若管理人员考察无误的话，可直接发放，并协助填写好办公用具领用登记表格。
总则
第一条 公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
第二条 公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
第三条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
第四条 公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
第五条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。第六条 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
第七条 公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
第八条 员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究，当事人及部门负责人连带追责。
行政管理
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。
一、在办公室内禁止大声喧哗、打闹，不得吸烟、饮酒、赌博.。
二、活动物品及时整理摆放整齐，如临时使用，必须及时归放原位。
三、工作期间不许用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，不许谈论与工作无关的事情。
四、未经允许不得随意翻动、阅读他人办公桌的文件及物品。废弃的物品及时销毁。
五、公司业务不得私人处理，或转嫁他人公司，一经发现，一律扣除当月工资并当即辞退(所产生一切负面后果，由当事人自行承担)。
文印管理规定
一、员工使用打印设备需按照公司需求打印，不得浪费。
二、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。如有违反，依据情节轻重给予罚款处理。
三、员工应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
电脑管理规定
一、办公室人员遵守公司的保密规定，输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。
二、办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。( 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。)
三、信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司。
四、办公室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
五、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关事。如有违犯，每次扣除工资50元，于财务处签写罚款单，并载入个人档案中，作为年终评定使用。
六、严禁无故动用他人电脑设备、办公用品、私人物品，否则造成设备损坏的应照价赔偿。
办公用品领用规定
一、公司各部门所需的办公用品，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。
二、各部门专用的表格，由各部门制定格式，由办公室统一订制。
三、办公室用品用于公司办公，不得移作他用或私用。
四、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗。
五、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政主管审批，购置大中、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后方能购置。
电话使用规定
一、公司电话为办公配备，原则上只得用于办公。
二、禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按规定交相应电话费。
三、联系业务时应尽量控制通话时间，降低费用。
考勤、休假、病假、事假、旷工相关管理规定
休假公司实行周单休制度，当月可休四天，每周可休一天，无半天休假方式;休假必须提前一天申请，主管领导根据公司活动安排的情况而定，批准后方可休假，否则视为旷工。
病假按照员工日薪资标准领取当日的半日薪资并无满勤奖，员工如需请病假，需出示市级以上医院病历，根据病情而定病假天数，超过六天(含六天)按照当事人考勤天数计算工资(包括五天病假工资);
事假按照员工日薪资标准扣除当日工资并无满勤奖，员工请事假三天至五天(含三天)按照当月的实际考勤发放工资，员工请事假超过五天(含五天)按照当月的实际考勤发放基本工资，扣除岗位工资、职务工资、奖金;
旷工按照员工日薪资标准扣除双倍工资并无满勤奖，无故旷工三天(含三天)视为员工单方解除劳动合作协议，扣除当月薪资，同时因此所造成的负面影响全部由当事人一方承担;
一、休假、病假、事假都必须至少提前一天填写请假单及职务代理人签名、批准，否则视为旷工。(特殊情况紧急事情经核准则例外)
二、怀孕达五个月以上者，可适当照顾休息时间，但每月事假限定不得连续两天，特殊情况酌情另定。
三、公司上班时间内，临时请假不得超过2小时，超时未归扣除半日薪资，超时达半天者扣全日薪资。
四、病假48小时内必须向公司提供病假证明，因个人行为导致伤重住院或卧床无法行动，可他人代为请假，经核准后员工在休养期间可享受五日病假，五日后停薪停职，待正常上班后开始恢复正常。
五、员工怀孕七个月后，可根据劳动法享受公司福利。
六、公司会议不定期举行，提前一天通知，参会人员若出现迟到罚款20元， 旷会按旷工论处。
七、考勤细则
1.出勤
1.1工作时间： 各部门职员须按以下时间出勤：上班时间8：30—17:30，因季节变化需调整工作时间的，由公司另行通知。
1.2签到：公司全体员工采取指纹签到考勤。
1.3外出：员工外出必须在“外出登记表”上登记，未登记的视为旷工一天处理。严禁代登记，如若发现，双方均按旷工违纪处理。
1.4迟到：每天上午上班前签到考勤，8：30以后算迟到，迟到30分钟(含30分钟)罚款20元，超过30分钟(不包括30分钟)罚款50元，超过半天未到视为旷工一天。(特殊情况，特殊处理)
1.5早退：每天下午17:30下班时考勤后离开，17:30前无故离岗者或未签退者均视为早退，早退20分钟(包含20分钟)罚款50元，超过20分钟(不包含20分钟)视为旷工半天。(特殊原因需提前向主管领导说明。)
2.请假：
2.1 员工若早上有事不能直接到公司，应在前一日向主管领导请假或在当日上午8：00前用适当方法向主管领导请假，主管领导将未签到人员的情况在当日上午9：30前报给公司，否则视为旷工处理。
2.2员工因公出差时，在主管领导批准的情况下，登记考勤，否则视为旷工处理。
2.3任何类别的请假都需填写“请假条”，经主管领导事前批准，并登记。如有紧急情况，不能事先请假的，应在两小时以内电话通知主管领导，在上班当日补办手续，否则视为旷工。
2.4请假：未满一天者，以工作时间计算，请假时间在半天内的(包括半天)视为请假半天，超过半天的视为请假一天，按日薪资标准扣除。
3.考勤统计
3.1每月考勤时间：本月1号至本月31号
3.2有以下情况之一者，扣除当月满勤奖：①全月累计迟到1次者(包括1次)
②除公休外，请假1天者以上者(包括1天)③月度旷工1次者(包括1次)
3.3对考勤的记录办法由公司每月按本规定，结合系统考勤记录、部门的记录、每日考勤签到∕签退记录、每日外出登记记录等来进行制月度考勤表，并报财务处理;
公司卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。
一、卫生管理的范围为公司该部门办公室、门窗等办公场所及其设施的卫生。
二、卫生清理的标准是：门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无
蜘蛛网、浮尘;照明灯等无浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正，各类座套干净整洁;微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。
三、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由部门按小组轮流负责。
四、按值日表排序依次负责值日清扫，需在上班后10分钟内清扫完毕。各专区负责人及时清理专区卫生，保持环境干净，整洁。
五、餐具使用后及时清洗，不得拖延至工作时间，餐饮垃圾及时处理，发现堆放给予警告，多次不改者，
六、具体实施参见各部值日表。
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办公室日常管理办法
(讨论稿)
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二0一四年六月
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办公室日常管理办法
目 录
第一条 制定目的 第二条 办公室行为规范
1、工作秩序要求
2、工作态度要求
3、安全防范要求 第三条 办公室环境卫生维护
1、个人办公环境维护
2、公共办公区域的环境维护 第四条 办公室礼仪规范
1、员工形象维护
2、接待礼仪
3、电话礼仪
4、对内相处氛围营造 第五条 办公室保密规范 第六条 违规处罚 第七条 连带责任 第八条 行政检察及罚款 第九条 本办法的颁布执行
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第一条 制定目的
办公室是公司员工工作的地方，同时也是接待各界来访者的场所。一个成功的企业，其办公场所必然是礼仪、规范严格的地方。为保障公司正常的办公秩序，创造良好的办公环境，体现积极向上的企业精神，展示企业文明形象，特制定本管理办法。 第二条 办公室行为规范
1、工作秩序要求
(1)在公司办公室内交流或打电话时，必须使用普通话，严禁使用地方方言。
(2)工作时间应文明办公，不得随便串岗，严禁在办公区域大声喧哗、嬉戏、打闹。研究、讨论工作应到洽谈室、会客室或会议室，或在相邻座位小声、简短交谈;接待外来办事人员要安排在会客区域或会议室，以免影响其他员工的正常工作。
(3)工作时间不得用餐、吃零食(公务接待等除外)，休息时间用餐时必须在公司规定的地点用餐，不得在办公区域用餐、吸烟，不得乱扔果皮、纸屑、杂物，不得乱倒饭菜、污水。
(4)不得酒后上班(经上级领导批准的重要公关接待任务除外)，违者罚款50～100元/次。
(5)饮水机放置于办公区域内，供员工和客人饮用。公司提供一次性水杯仅给客人使用，但本公司员工应自带茶杯，不得使用一次性水杯。
(6)看完报纸、书籍，应及时放回报架，不得擅自取走。
(7)破坏、损坏公司财物或客户物品者，罚款10-200元/次，若造成损失要照价或加倍赔偿，可同时给予行政处分。
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(8)公司办公室员工外出须经部门经理批准，(部门经理外出，须经主管副总批准)到前台的《外出登记表》登记，并在公告栏上写明外出时间、地点。
(9)员工携带公司的物品离开公司，必须经部门经理同意并持《物品放行条》方可离开公司。凡盗窃公司、员工私人财物(未经允许把公司财物带离公司办公区域视为盗窃)，罚款200-1000元/次。情节严重者加倍赔偿损失，且开除处理，并依法追究法律责任。
(10) 在工作中吃、拿、卡、要、收受贿赂、营私舞弊的，应赔偿损失，并依据情节轻重罚款500-2000元/次，同时给予行政处分。情节严重者依法追究法律责任。
2、工作期间，员工必须集中精力完成本职工作，严禁做与工作无关的事：
(1)上班时间，未经领导同意不能长时间接待与工作无关的人或事; (2)不得在工作时间里看与工作无关的书籍、报刊、杂志等; (3)工作期间不得闲谈、睡觉或无故离开岗位等;
(4)严禁工作时间内上网做一切与工作无关的事，如浏览外网、玩游戏、看视频或聊私人QQ(利用QQ联系工作事宜的除外)、微信等。
如有上述行为，一经发现，视情节轻重对违规者处以20元的罚款，可视其情节轻重同时给予行政处分。
3、工作态度要求
(1)遵守纪律，不迟到、不早退。员工参加会议或集体活动，必须遵守《会议管理制度》等相关制度，违规者将严格按规定予以处理。
(2)不得利用职务之便谋取不正当利益或替他人谋取不正当利益;不得
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在外做同类兼职或利用职务之便从事营利活动。违者视其情节予以50-500元/次的处罚，同时给予行政处分。
(3)不得无理取闹，不得吵架、打架、聚众闹事，不得在公司外与任何人打架斗殴或邀约人打击报复。违者予以50元-1000元/次罚款，情节严重者，从重处罚直至开除，触犯法律的要依法追究其法律责任。
(4)凡公司员工对上级领导交办的各项工作任务，均需准确、及时的认真完成。若无客观原因，未及时完成工作的，视情节轻重，将给予当事人10～300元罚款。如因此造成公司经济损失，则由当事人承担相应赔偿责任，并可同时给予行政处分。
(5)上班时故意降低工作效率，干扰工作任务的完成或故意防碍公司集体活动和其它活动的，罚款30-500元，可同时给予行政处分。
(6)员工不得无理由拒绝完成上级领导交办的工作任务或组织、参与集体罢工，否则罚款50-1000元/次，如因此造成经济损失，要全额赔偿，可同时给予行政处分。
(7)受到惩戒后仍不改正错误或拒绝接受公司对其错误行为的处罚，除按原处罚决定执行外，可视其情节追加处罚直至开除。
4、安全防范要求
(1)办公区内不得私自使用与工作无关的电器，不得违章操作电器设备或办公设施，不得私自挪动消防器材，做到安全并节约用水、用电。因违章操作造成办公设备、设施损坏，视其情节，赔偿部分或全部经济损失，罚款50-500元/次。若因私自违章操作造成火灾或人身伤亡者，承担经济损失并依法追究法律责任，同时给予行政处分。
(2)各办公区域的办公设备、灯具及其他电器，由本区域员工负责，员
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工离开办公室应自觉关闭电脑、灯具和其它不用的电源，下班时最后离开的员工应检查并关闭灯、电脑、饮水机、空调等用电设备(网络服务器等除外)。违者罚款10元/次，若造成经济损失的，按折后价格赔偿，无法直接赔偿的，则在工资中逐月扣除。若无法确定直接责任人，则由负责管理部门负责人承担该项罚款，并给予适当的行政处分。
(3)员工下班之后，若无工作任务，不得在办公区域长时间逗留，违者根据具体情况罚款10～100元。
(4)下班时最后离开的员工，临走前应注意关闭门窗。如有加班的员工，须提前告知行政人事部，并在前台登记后，负责锁门。 第三条 办公室环境卫生维护
办公室作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都有义务自觉维护办公室环境卫生，随时注意保持办公室整洁有序。
1、个人办公环境卫生维护
每位员工对个人办公区域的清洁卫生负有不可推卸的责任： (1) 办公桌桌面应随时保持干净及整齐，做到无灰尘、无杂物。桌面物品摆放不能杂乱无章，文件、资料、笔记本等物品使用之后应及时并整齐的收入文件夹或文件篮，文件篮原则上放置于桌面左上角，文件篮中物品应注意清理，保持整齐;
(2) 笔、尺子、剪刀、裁纸刀等办公用具使用后及时收入笔筒中; (3) 办公电脑原则上放置于桌面中间位置，鼠标不使用时应收放于电脑旁;
(4) 电话原则上统一摆正放置于办公桌左上角，电话使用完成后应及时放回原位置，并应注意理顺电话线;
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(5) 办公桌桌面可根据个人爱好适当放置小盆栽、小饰品、家人相片等私人物品，但应以不影响办公室整体美观为原则，且不得过量(超过5种以上);
(6) 不常使用或较大的办公用品，应尽量放入抽屉或柜子中，避免造成桌面凌乱，个人使用或保管的抽屉柜子等也应注意合理利用空间，并将物品排放整齐;
(7) 员工离开座位或下班前应随手整理桌面，离开时凳子、椅子必须推至桌边靠齐。
2、公共办公区域的环境维护营造一个良好的工作、生活氛围，是所有员工的共同职责：
(1) 办公室内应保持整洁，做到地面无污垢、痰迹、纸屑;桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净;
(2) 垃圾、茶水等废弃物必须分类放置于规定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。
(3) 办公室配置的绿色植物，任何人都应爱惜保护，不得随意折损破坏，黄叶、枯叶应及时清除，以保持植物美观。
(4) 员工有责任保持公告栏(白板)的整洁，公司设置的各种广告牌、宣传栏、标语、宣传画等公共设施不得污损，乱涂乱画;行政前台应负责每天及时更新公告栏上的信息，维护公告栏整洁。
(5) 每周五下午，由行政人事部安排，公司各部门对办公室进行彻底清洁，确保办公区域及公司大门、办公室玻璃隔断干净无污渍，无灰尘。 原则上公共办公区域由临近的部门人员负责管理，行政人事部统一管理。任何员工破坏公司整体形象，违反上述条款，致使办公室环境脏、乱、差
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的，一经发现将处以5元/次罚款。 第四条 办公室礼仪规范
办公室礼仪是指工作人员在从事办公室工作中尊敬他人，讲究礼节的规范和程序，是任何办公室工作人员均应恪守不怠的准则，公司全体员工必须遵循办公礼仪。
1、员工形象维护
(1) 员工在工作期间的行为是受到职务约束的，必须注重规范自己的行为，做到忠于职守、遵守时间、公私分明、文明礼貌。
(2)工作期间应注重个人形象，严格执行公司发布的《员工工装管理办法》，发型大方、仪容整洁。
(3) 员工出差执行任务，个人形象代表公司形象，外出人员应以更高的标准要求自己。且应按工作安排统一行动，切忌没有时间观念或擅自单独行动。
2、接待礼仪
员工接待客人时，应注意自己的礼节、礼貌、语言和风度。 (1) 与人交谈时要注意态度诚恳坦率，耐心听取对方的谈话。如必须中断谈话应先向对方打招呼，表示歉意。
(2) 说话时应注意语言得体，措辞得当，话语文明，讲究方式方法，不说过头、嘲弄、庸俗、粗鲁的话。交谈中如发生争论，应注意控制感情，不喊、不吵、不斥责、不恶语伤人，尽量避免影响其他同事的正常工作秩序。
(3) 在接待时还应注意保持良好的风度，做到不失态、不失礼。态度应亲切自然，在适当使用手势时，应注意避免动作过大，更不能在办公室
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拉拉扯扯、拍拍打打。
(4) 接待结束时，要礼貌的送走来客。在应当向来客表示感谢时，送别时应注意真诚的表示出谢意。
3、电话礼仪
电话与手机能传递信息，沟通人际关系。在办公室工作中，使用电话与手机是否规范，也能反映出工作人员的礼节水准和职业形象。
(1)电话的使用应注意以下三点：
a 在通话时，应当遵守“铃响不过三声”的原则。电话铃响，应尽快接听;通话后，应先以“您好!”的方式向对方问好，然后自报名号，最后询问对方何事。
接听外线：应主动报出公司名称，统一使用称呼： “您好!聚隆公司!”等。
接听内线：部门人员接听电话时应主动报出所在部门的名称，称呼：“您好! XX(部门名称)!”当被呼叫人员不在座位上时，应礼貌告知并做好留言记录及转告。
拨打外线：“您好!我是靖边县聚隆油气服务有限公司XX部的XX!请帮我找XX接电话好吗?”
拨打内线：“您好!我是XX(部门名称)的XX!请帮我找XX听电话好吗?”
通话时应当声音清楚，语言亲切，简洁明了;对任何来电提到的问题，都要认真答复，如不能马上解决的，应该做好记录，以备日后查询。
b 打电话应遵循“通话三分钟”原则。不要用工作电话与朋友聊天;在电话中让对方办事或找人时，应当有礼貌;打错电话时，应向对方致歉;
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如通话时，电话意外中断，应由打电话者重拨电话。
c 在通话过程中，应保持良好的姿势，有助于电话交谈，优美的声音表达着友好，尊重，不得有肩夹电话等不雅姿态。公司所有员工应树立良好的“电话形象”，尤其是在打办公电话时。
(2)手机是现代化的通讯工具，在使用时除了应遵循电话礼仪外，还应注意一些特殊的礼仪规范。
A、手机的拨打和接听要注意场合。在公告场所活动时，尽量不要使用手机;开会，会客，上课，谈判，签约以及出席重要仪式、活动时，最好关机或设置成震动;工作场合，公共场合需要与他人通话时，应寻无人之处，音量应尽量放轻，以免影响他人。
B、使用手机应保持畅通，接到他人打在手机上的电话之后，一般应该及时与对方联络。手机应放置在适当之处，常规位置，便于取用。
C、发送短信时，应信息准确明白，并注意署名;重要的事情应请对方回复确认;不要在别人注视你的时候查看短信;上班时间不要没完没了的发短信。
D、不要把别人的(特别是上级领导的)手机号码随意告诉另外的人，除非得到机主允许，不宜随意借用别人的手机。
(3) 不得使用公司电话办私事及拨打声讯电话，不得长时间占线。上班时间不得长时间打接私人电话。
4、对内相处氛围营造
办公室工作人员在处理公事之时，为了外求和睦，首先必须内求团结，协调好组织内部的人际关系。
(1)职场内人际关系协调的基本方面：
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职场人际关系协调有两个基本方面：
A、职场礼仪注重等级关系。任何一个组织都是一个系统，要使系统内所有的通道畅通，就要求置身于这一组织机体中的每个员工注意互相之间的合作。而要合作，关系就必须和谐。工作场所的和谐关系，要靠每个人忠于自己的职责来维持，也就是各就各位。明确各自的身份，并忠实尽职。
B、等级关系协调遵守礼节。办公室礼仪是工作人员人际关系复杂齿轮间的润滑剂。任何一个组织不论有多少名员工，最基本的角色只有三个：上级、下级、平级，人们必须在每个特定的时间和空间把握好自己的角色，遵守相应的礼节，才能协调好彼此的关系，使组织的工作顺利开展。
(2)职场内人际关系协调的基本礼节 A、协调上下级关系
① 上下级关系应以礼相处：如在街道上，下级向上级先致意，后者要还礼;在过道上，下级靠边让上级先过去;下级进入领导办公室前应先敲门，得到允许后方可进入;上级走进下属办公室，下属应起立等等。
② 领导与下级相处：处处尊重，时时体谅，多多关心;勇于承担，大家风范;以身作则，树立风纪;宽容大度，虚怀若谷;巧用暗示，切忌命令;调解矛盾，不偏不倚;私事莫劳下属，公私分明。
③下级与上级相处：恪守本分，服从上级命令;尊重领导，维护领导权威;宽容大度，体谅领导难处;工作到位，切忌错位越位。
B、协调同级关系
①、同级之间角色的扮演是成人：理智、平等、和谐且具有人文精神，这种人格态度决定同事间的沟通方式是最安全的。
②、工作人员同级同事相处的礼仪：遇事协商、谦虚坦诚、消除误解、
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联络感情、大事化小、不说闲话、共事不混事。
③、前辈后辈相处的礼仪：注意尊重前辈，无论多么亲密之间的关系，对前辈说话和态度都应掌握分寸，无论前辈多么喜爱自己，千万别过分亲昵，这是不礼貌的。
④、异性同事相处的礼仪：职场礼仪与社交礼仪在对待女性方面有所不同，社交礼仪讲究女士优先，而职场礼仪则没有性别之分，只有职位高低。然而，性别差异是客观存在的，因此，异性同事相处应注意玩笑适可而止;忌犯语言雷区;动作避免轻佻;把握交往分寸。
办公室礼仪是办公室人员应当遵守的规范之一。办公室工作人员的形象代表着公司的形象，若要提升公司形象，就必须规范每一位工作人员在办公室活动中的言谈举止，仪表服饰，待人接物的行为，以树造良好的公司形象。
如公司工作人员因自身礼仪不当等原因，损害公司整体形象，情节严重者，将处以20~500元罚款，并可同时给予行政处分。影响及其严重的，公司有权追究其相应的法律责任。 第五条 办公室保密规范
1、全体员工均应具有保密意识，不得乱拿(翻)他人或办公室的资料、档案，不得乱拿他人的办公用品，不得接触、复印、抄录本人不该接触的秘密事项及资料、文件、档案。
2、员工在本职工作中涉及的资料、文件或消息、情况等不宜公开的人事、财务、经营等重要工作事项，不得向集团内外部无关人员泄露。
3、员工有责任对参与的会议保密，不得随意散播会议内容。
4、员工在对外交流，或者发送宣传报道的稿件，凡涉及人事工作业务
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和引用内部统计数字、资料的，必须经部门经理同意，并经主管副总批准。
5、员工须严格遵守《档案管理制度》，不得有意或无意泄露企业文件、资料等技术或商业机密，违反者应按规定予以处理。
6、计算机网络由集团网络管理中心负责管理，在网络中不得对外发布涉密信息。在门户网站上发布信息须经领导审核同意。要及时查阅网络运行情况，防止黑客攻击。微机中的重要文件、资料要及时制作备份并妥善保管防止丢失或破坏。 第六条 违规处罚
凡公司员工，故意或者过失泄漏国家或公司秘密，一经发现，违者罚款100-2000元/次，并可视其情节给予行政处分，若造成经济损失，应负责赔偿全部损失。情节严重的，另依法追究刑事责任。
第六条 前述行为规范、工作环境、职场礼仪及保密规范的要求，如有违反，将予以5—2000元罚款或相应的行政处分，主管级以上(含主管)员工违规，在原规定基础上处以双倍罚款。若造成经济损失，视其责任由责任人负责赔偿。
第七条 连带责任
为加强管理者责任心，提高管理者的执行力，减少工作漏洞，凡公司员工因违反公司规章制度受到处罚时，其直接领导、上级分管领导均应承担管理连带责任。
根据公司实际情况，管理责任实行三级连带制：即以受处罚的人员为基点，向上追溯两级管理责任，直接上级和间接上级。
管理责任连带比例为：100%处罚当事人，40%处罚直接上级，20%处罚间接上级(100%：40%：20%)，即当员工被处罚100元时，直接上级连带40
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元，间接上级连带20元。
注意：发现问题并予以处理的直、间接领导者不承担连带责任。 第八条 行政检察及罚款
公司行政人事部对公司办公秩序、办公纪律、行为规范等方面进行监督检查。根据具体情况考核，检查结果按有关奖惩制度执行。 第九条 本办法的颁布执行
本办法自颁布之日起执行，由公司行政人事部解释、修订并完善，由总经理签批颁布。相关条款凡与原行政事务控制程序相抵触者，以本制度为准。
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二0一四年六月
1、目的：为美化办公环境，提升公司形象，规范办公室管理，提高工作效率。
2、适用：公司办公室日常工作职员以及本公司进出入办公区域的员工。
3、考勤制度
3.1、员工上下班需到门禁处进行指纹打卡，以便考勤统计工作。
3.2、由于业务需要外出工作的员工，请填写《员工外出登记表》，确保员工指纹考勤和在位登记相符合，保证每月考勤情况的准确性。
3.3、上班时间无考勤记录、不跟领导请假、擅离岗位，均视为旷工。
3.4、在工作时间内，一般不允许请事假，如有特殊情况确实需要请假者，必须按照规定至少提前1个工作日填写《请假单》后给部门主管审批，经批准后方能请假，事假无工资;请假1天以上(含1天)必须交《请假单》到行政办公室，否则视为旷工。
4、办公用品的申请、购买和使用
4.1、办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由行政文员统一购买。
4.2、办公用品管理实行需求审批、计划采购、领取登记和使用专人负责制度。
4.3、各部门根据实际需求于每月15号前提交《文具申请表》给行政文员，由文员核定汇总后报经理批准，再购置发放。
4.4、临时急需使用的办公用品由文员报经理同意后采购，大型办公用品采购必须报经理审批后方可购买。
4.5、员工领取办公用品需填写《物品领用单》，以便记录办公文具类别和数量。
4.6、各部门对打印机、电脑、传真机等办公电器设备要爱惜使用，设备要定期擦 1
拭、保养，以保证其更好的使用效率和使用寿命。
4.7、打印机、传真机等耗材使用由行政办公室统一管理，各部门的办公电器设备出现故障及时跟行政办公室联系，以便处理解决。
5、日常办公室环境维护
5.1、各人办公桌范围内卫生自己负责，上班先整理好自己的办公桌、办公物品的摆放整齐。
5.2、维护公共卫生，禁止随地吐痰、随手乱放乱扔杂物(如饮料瓶、废弃的纸张纸盒等)，烟灰烟头放入烟灰缸，维护办公区域的整洁、干净、卫生，保持良好的工作环境。
5.3、所有员工应妥善保管、爱护和使用各种设备、办公用品等，对各种设备应按规范要求操作、保养，降低消耗、费用，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
5.4、下班时注意关闭门窗，必要时切断电脑、饮水机等电器设备的电源。
5.5、员工在夜间驻留期间必须做好办公室的防火、防盗，对办公室财物应尽妥善保管与使用之义务，维护好办公室的环境。
6、所有员工务必自觉遵守，各部门负责人务必向部门员工传达本办法并督导执行。
本办法自颁布之日起实施
广东中联恒力资产管理有限公司 注：以上行政表格均可到前台领取2014年月日2
为加强公司管理建设，特制订本日常管理制度。本制度对公司全体员工具有约束力，自公布之日起执行。各部门管理人员有义务协助部门贯彻执行并监督员工的执行情况，具体如下：
1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方;
2. 微笑服务：在接待公司内外人员时，应保持微笑，不可冒犯对方; 3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗; 4. 现场接待：遇有客人来访应礼貌接待，上班时间办公室内应保证有人接待; 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 6. 女士上班应化淡妆，而不应浓妆艳抹;着装、染发、指甲油色彩应端庄大方，而不夸张花哨;金银或其他饰物佩戴应得当，而不应佩带过多或不合适的饰品。 7. 女士应注意将头发梳理整齐。男士头发长不过耳，不得蓄胡须。
8. 员工应养成良好的卫生习惯，保持指甲干净，身体无异味，领口、袖口、皮鞋无污迹水渍等。
9. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊，确保办公环境的安静有序。 10.离开座位将椅子摆放整齐。
11.办公室内应将手机及座机的铃声调至最低档，以不影响他人为原则。
12.保持办公桌面整洁，不允许摆放与工作无关的其他用品，报纸、杂志、废纸等物品应及时处理，便当盒不能扔在办公室内的垃圾桶内需直接扔进办公室外指定垃圾箱。 13.保持复印区域整洁，在进行复印、打印后的员工，有责任进行必要的清理，非正式文件用单面纸打印。
14.打印前进行打印预览，避免打印错误造成的打印浪费。
15.放置在他人办公桌上的物品和文件，未经主人许可不能随便翻阅和使用。 16.禁止在办公室内及非吸烟区吸烟，违者接受处罚。 17.保持良好的精神面貌，举止端庄、语言规范、服装整洁。
18.非本公司人员在公司内应由部门接待人员安排位置，不可随意就坐。
19.工作时间内，禁止在办公室内睡觉、半卧或坐在办公桌上，禁止漫无目的的来回走动或三五成群聊天。
20.员工有责任保持工作区域的日常安全，包括正确使用各类电器设备，下班后关闭个人
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假期管理制度
一、考勤范围
(一)公司员工必须参加考勤打卡登记。
(二)员工未打卡者须办理如下手续：
1.因公出差，必须在出差前填写《出差申请单》。
2.全体员工因工外出未能打卡的务必提前或当天回到公司后马上递交外勤单(即请假单)以及发出代理通知，外勤单上须注明拜访客户详细资料，由主管领导(总监级或以上)签字审批，如因特殊原因不能按照正常流程请假，必须以电话、短信或其它方式报经主管领导(总监级或以上)批准，待上班后一天内补办好所有请假手续;坐班同事在工作时间内需要外出的，必须经部门负责人同意并填写《外出登记表》，由主管领导(总监级或以上)签名后方能外出。
3.员工未在上述规定的时间内办理考勤补登手续或未经公司领导审批无故离开工作岗位的，视为旷工。
二、出勤时间
(一)公司每周实行六天工作制。
(二)工作日出勤时间为：上午8:30—12:00 下午13：30—18：00
三、考勤管理
(一)全体员工必须严格遵守公司规定的上下班时间，以打卡时间为准，不得迟到、早退，不得旷工。
(二)员工超过指定上班时间30 分钟(含30 分钟)以下到岗者，即为迟到，未到下班时间而提前离岗者，即为早退。
(三)每迟到或早退一次罚款30 元;迟到或早退在30 分钟以上、2小时以下的(含2小时)，视作旷工半天;2 小时以上的视作旷工1 天。
(四)有下列情形之一的视为旷工：
1.未经请假或请假未经批准或假期届满未经续假而不到岗的; 2.未经批准外出的;
3.不服从工作调动，经教育仍不到岗上班或自行离岗的; 4.无故不打卡而事后又未提供请假证明的。
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工资制度
一、工资结构、调整政策
1、公司的工资结构、形式、奖励及津贴等，由总经理批准执行。
2、公司在每年年初将按员工工作业绩、公司的经济效益、社会生活物价指数的变化、市场劳动力供需等情况，综合以便调整全体员工的工资。
3、只有在试用期满或升职的情况下，个别员工才可在年底之前得以调整工资。其他特殊情况，须报总经理批准。
二、工资发放
公司每月15日—20日发放上月工资，遇节假日或特殊情况提前或顺延发放。
三、奖金
公司根据当年盈利情况安排年终奖金，具体实施按奖金的发放方案进行。
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