在人生的每一阶段，我们总是有着不同的目标与期望，有着生活的目标，也有着工作的目标，还有人生的目标，而要实现这些目标与期望，就需要具体的计划，在拟定计划时你是否会感到迷惑呢？以下是小编整理的《文书档案工作计划》的相关内容，希望能给你带来帮助!
旬阳县档案史志局全力指导文书档案整理工作
旬阳县档案史志局及早布署归档月工作
柯善生 旬阳县档案史志局
归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。
为全县档案实现规范化管理进一步奠定良好的基础。
旬阳县档案史志局及早布署归档月工作
柯善生 旬阳县档案史志局
归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011年度文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。
为全县档案实现规范化管理进一步奠定良好的基础。
一、按照与时俱进的要求，努力推进文书档案工作全面快速可持续发展。
做好新时期的文书档案工作，只靠老传统、老办法是不行的，必须立足于新的实践，与时俱进，不断提升文书档案工作的管理水平，促进文书档案工作的科学发展。
第一，坚持统筹兼顾，推进文书档案工作全面发展。文书档案工作是一个复杂的社会工程，涉及到方方面面，必须坚持统筹兼顾原则。既要充分发挥业务指导的作用，又要始终坚持依法治档的要求;既要抓好自身的档案工作，又要抓好内部单位的档案收集工作;既要重视传统载体、传统领域档案资源建设，又要重视新型载体档案资源建设;既要重视加强档案硬件建设，又要重视采用新技术、新手段加快档案软件开发，使档案工作全面发展，进一步提升综合服务能力和水平。 第二，加快档案信息化建设步伐，促进文书档案工作快速发展。档案信息化是档案事业的发展方向，是档案工作向现代化迈进的必由之路。所以，要进一步增强责任感和紧迫感，抓住机遇，紧密结合实际，采取得力措施，积极争取将档案信息化建设列入本单位信息化建设规划，把电子文件归档管理、档案数据库建设、可公开档案信息网络查询利用等工作与电子政务建设结合起来，加快以传统载体保存的档案信息资源的数字化进程。
第三，要制定档案规划。好的规划，对档案事业今后的可持续发展，具有重要意义。我们要在充分总结以往成绩和经验、全面分析不足和问题的基础上，与时俱进，以积极务实的工作态度，提出切合实际的目标，实事求是地编制本单位的档案规划。各单位要充分认识到这项工作的重要性，积极主动与领导沟通，与有关部门协调，把本单位档案工作发展的有关内容列入本单位“十一五”规划，使档案工作与本单位其他工作协调发展。
二、紧紧围绕本单位工作目标，进一步提高文书档案工作服务水平。
围绕大局，搞好服务，是党和国家对档案工作的根本要求，也是档案工作者的根本任务。档案工作者要自觉树立服务意识，紧紧围绕大局开展工作，与时俱进，创新思路，拓展服务领域，改进服务方法，努力为推进我省经济社会又好又快发展和完成本单位的工作目标任务提供优质的档案服务。
一是要坚持不懈地抓好档案资源建设，夯实服务基础。档案资源是档案事业赖以存在和发展的基础，是搞好服务的资本。要根据单位实际，突出重点，依法做好档案接收和征集工作，丰富室藏内容，优
化室藏结构，全面整合档案资源，科学开发利用。(表扬做得好的单位)
二是要全面加强档案室功能建设，不断丰富服务内容。档案室作为本单位档案管理部门，不仅具备收集、保管、利用档案资料的基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、发展经济、宣传教育等社会功能。因此，要进一步转变观念，加强档案室的内涵
建设，增强档案室的服务功能，不断提高档案信息公益性服务能力。要在有效维护档案安全、规范基础业务建设、开发利用档案信息资源的基础上，改善提供利用的条件和手段，方便查阅，真正把档案室建成档案安全保管的基地和档案信息服务中心。
三是要围绕中心工作的需要，创新服务手段。开展有效的档案工作服务，光拥有资源优势还不行，还必须要有相应的手段作保障。从档案工作的实际情况来看，当前要重点抓好二件事：首先，要坚持依法治档。档案法规是我们管档、治档的有力武器，我们要认真运用好。一方面，我们要适应实施《行政许可法》后的新要求，规范自身行为，按照依法行政、程序正当、高效便民、诚实守信、权责一致的要求行使权力，提高行政效能;另一方面，我们要加大执法力度，开展执法检查，依法查处违法案件，从而使依法管档、治档工作落到实处。其次，要强化科教兴档和人才兴档。科技和教育是促进档案事业发展的又一动力和手段。我们要切实加强档案科技和教育工作，以人才培养和科技研究与成果应用为着力点，加快文书档案管理现代化的进程。要通过成果奖励，资助立项、组织鉴定、推广成果等手段，鼓励和引导档案科技研究，特别是鼓励和引导档案科技创新，从而不断提高文书档案事业发展的科技含量。
三、切实加强领导，为文书档案工作发展创造良好条件。
档案工作开展的如何，关键在领导。面对新形势新任务，各单位一定要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作摆上议事日程，切实加强对档案工作的领导，努力为档案工作全面协调可持续发展创造
一个良好的条件。要加大对档案工作的资金和政策扶持力度，改善档案安全保管条件。档案人员比较清贫、清苦，尤其需要给予关心和爱护。各单位领导要从政治上、工作上、学习上和生活上关心他们，及时解决他们的待遇、住房条件、生活条件、家属子女就业、就学以及身体健康等方面的实际问题，切实解除他们的后顾之忧，并积极创造条件，为他们的学习、交流、锻炼提供机会，使他们不断得到充实和提高，更好地成长进步。要做到用事业留人、感情留人，适当的待遇留人，使适合档案工作的人才能真正引得进、留得住、用得好。
我们要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，努力掌握马克思主义的世界观和方法论。要善于从实践中学习，向人民群众学习，牢固树立全心全意为人民服务的思想，弘扬求真务实、埋头苦干、无私奉献、艰苦拼搏的工作作风。要立足本职工作，刻苦钻研业务，提高业务水平，努力成为档案工作的行家里手。
一、文书档案 1)上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。
(2)本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。
(3)下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。
(4)平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。
(5)关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。
2、不归档的范围
(1)重份文件;(2)无查考利用价值的事务件、临时性文件;(3)未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外);(4)无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信;(5)单位内部互相抄送的文件材料;
(6)本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料;(7)为参考目的从各方面搜集的文件材料;(8)参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:(9)下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料;(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料;
(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。
浅析高校文书档案管理
大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。
高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。
一、高校文书档案工作存在的问题
(一)文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全(公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿)、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者;在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线;修改用圆珠笔、铅笔;文件字迹褪色、模糊(有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容)、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。
(二)档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。
(三)管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
(四)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。
(五)人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业， 计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。
二、提高档案管理效率的对策
(一)提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。
(二)调动档案管理人员工作积极性
档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
(三)加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接
文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。
(四)做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。
总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。
文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法
作者：档案管理网来源：本站整理发布时间：2008-10-5 21:57:45| 收藏
文书档案管理--(档案管理培训第三章)
一,文书档案收集工作的内容,重要性
二,文书档案收集工作的要求
三,文书档案收集的方法
第一节 文书档案的收集工作
一,文书档案收集工作的内容,重要性
(一) 内容 广义讲,包括三方面内容:一是对本机关需要归档档案的接收工作;二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作;三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.
具体到一个立档单位,保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度,包括归档范围,归档时间和归档要求.
1,归档范围
(1)确定归档范围需考虑三个因素
a本机关的职能活动 b公文办理完毕
c具有查考利用价值
(2)内容
a上级针对本机关的指导性公文
b本级机关主要职能活动中形成的公文材料
c下级机关呈送的报请类公文
d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
(3)注意问题:a 联合办理的公文;
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时
C 本机关内部的公文如计划,总结,会议记录
2,归档时间 一般在第二年6月底之前
3,归档要求
a 种类,份数以及每份文件的页数
b 案卷封面填写,卷内文件排列,编页,目录及备考;
C 案卷要系统排列,交接时履行手续;
D 字迹材料要符合耐久性要求;
E 公文必须是正式的生效的公文
(二)收集工作的重要性
1,收集工作是文书档案管理工作的前提和基础
2,收集质量决定文书档案管理的质量
3,充分发挥档案作用的保证
二,文书档案收集工作的要求
(一)归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求
1,齐全完整是指归档文件材料在种类,份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整
2,质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观,真实,而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存.
(二)归档的文件材料应当精练准确,并反映单位的主要职能
(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导
三,文书档案收集工作的方法
(一)严格按归档制度规定进行接收.
(二)建立相关制度加强零散文件的收集
1,将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.
2,建立外出开会人员带回材料归档制度.
3,保证工作变动人员手中材料归档制度
(三)明确具体人员职责,保证归档文件齐全完整
1,通过公文处理程序运转的文件,应明确由文书人员负责收集.
2,对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交. 3,本单位的综合性文件,如规章制度,计划,总结,报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.
4,对于各部门形成的文件,应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.
第二节 文书档案的整理工作
一,文书档案整理工作的内容和原则
二,文书档案整理工作的方法和步骤
思考 你单位适合哪种分类方法, 为什么
一,文书档案整理工作的内容和原则
(一)整理工作的内容
通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类,案卷的排列和档号的编制;基本编目指编制案卷目录
(二)整理工作的原则
1,充分利用原有的整理基础.
2,保持文件之间的历史联系.
3,便于保管和利用.
二,文书档案整理工作的方法和步骤
文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.
(一)组卷整理法.
1,鉴定 此时的鉴定工作包括两方面的内容.
一是是否留存,也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内,从而剔出没有保存价值的文件. 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种:永久,长期,短期,学校有永久,50年,30年,15年,5年5种期限,社区有永久,30年,15年,5年4种期限
2,分类
(1)分类的要求
首先,要结合本单位实际,采用适当的分类方法,一经确定,不能随意变动
其次,文书档案的分类应采用统一的原则,一个单位内部不能采取两种以上的分类方法. 最后,文书的分类应遵循一定的逻辑原则,类目之间不得交叉
(2)分类方法
文书档案常用的分类方法有三种:年度分类法,组织机构分类法和问题分类法.
A,年度分类法
B,组织机构分类法
C,问题分类法
(3)文书档案的复式结构分类法
A,年度——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位. B,年度——问题分类法 即将文书档案先按年度分开,在每个年度内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类,行政管理类,业务工作类;企业单位只有这一种分类方法,通常分为党群工作类,行政管理类,经营管理类,生产技术管理类.
C,年度——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位. D,保管期限——年度——组织机构分类法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.
以上类别(文件所属的机构和问题),归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时,一定要报区档案局审批备案
3,组卷
(1)方法
公文的主要特征:问题 ,时间, 责任者,
名称
公文类型:会议,案件,信访,简报
我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷,通常一个问题组成一卷,但不同保管期限的文件不能组在一起.
4,卷内文件排列
通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列:正文在前,底稿在后,结论在前,依据在后,批复在前,申请在后,原文在前,复制件在后.
5,卷内文件编号
对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页,每卷编一个流水号,有字的页就编,正面在右上角或右下角,反面在左上角或左下角.
6,抄写卷内目录
按卷内文件排列的顺序抄写,卷内目录应放在文件最前边,用钢笔填写.说明:正文与底稿算一份,转发文整体算一份,批复与请示算作两份文件,会议要抄到议题.
7,填写卷内备考表
8,填写案卷封面
9,案卷装订 三孔一线法
10,案卷排列及编号
(1)案卷排列方法
A,按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限——年度——问题排列法.
B,按照文件的作者,收发文机关及文件内容所涉及的地区排列,即保管期限——年度——组织机构排列法.
C,按照案卷所属的时间顺序排列.
(2)案卷编号
按排列好的顺序每个保管期限大流水编号,到1000卷左右断号,注意不能有重号.
11,装入档案盒
12,编制档案检索工具
(1)案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表,常采用保管期限——年度的编制方法,案卷号一般不突破四位数.
(2)全引目录 又称案卷文件目录,是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.
(3)专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具,与全引目录编制方法类似.
(二)归档文件整理法
1,鉴定 同组卷整理法.
2,分类 年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种.
3,装订 装订前要先检查文件的齐全完整,对不符合长期保管要求的要采取补救措施,如裱糊,复制等.
4,文件排列 采用保管期限——年度——问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法. 5,加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处,使用红印油.
6,文件编号 包括件号和页号,件号按保管期限——年度——类别的顺序大流水编号,填在归档文件章内.
7,填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写,具体要求同卷内目录填写,时间项采用8位数字.
8,文件装盒 按文件顺序装入,装满为止.
9,填盒内备考表
(三)档号的编制原则与方法
1,档号的编制方法
档号通常包括全宗号,案卷目录号(文件目录号),案卷号(年度),件号(页号)
(1)全宗号 每个立档单位全部档案的代号
(2)案卷目录号(文件目录号) 每本目录的排列顺序号,通常按目录产生的时间顺序排列.
(3)案卷号(年度) 组卷法每本目录内案卷的排列顺序号,每本目录均从"1"开始,并做到不重,不空,不漏.归档文件整理法因不用组卷,此项添文件所属年度.
(4)件号(页号) 件号是针对不装订的案卷,一份文件编一个号,页号是针对装订的案卷,一本案卷编一个流水号.
2,档号的编制原则
(1)唯一性原则 即四不重原则
(2)合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应
(3)稳定性原则
(4)简明性原则 易记,易写,易识
第三节 文书档案的鉴定和统计工作
一,文书档案的鉴定工作
二,档案统计工作
一,文书档案的鉴定工作
(一)文书档案鉴定工作的内容和标准
1,文书档案鉴定工作的内容
包括真伪和价值的鉴定,基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.
2,文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发,用全面的,历史的,发展的观点判定档案的价值.
(二)文书档案的价值鉴定
1,文书档案价值鉴定的标准
主要有档案来源标准,内容标准,形式特征标准,相对价值标准,效益标准.
2,文书档案保管期限的确定
档案的重要程度越高,发挥的作用越大,它的保管期限越长.根据国家档案局的规定,文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1,文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身,从文书档案的内容,作者,名称,可靠程度等方面审查.
2,文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤:第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由文书处理部门或业务部门一,二年后销毁;
第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定归档文件的"生存期",这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施;
第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式,即移交复审和到期复审.
3,到期档案的复审工作
(1)档案鉴定销毁原则
贯彻"审查从细,留存从宽"的原则.
(2)档案鉴定销毁工作组织形式
档案鉴定销毁工作,由鉴定小组成员共同进行,小组成员由主管档案工作的领导,档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.
(3)档案的鉴定方法
采取直接鉴定法,以案卷(件)为单位,根据文件内容逐卷,逐件,逐页的进行审查鉴定.
(4)档案鉴定的标准,依据
文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行;
(5)档案销毁工作
a,档案销毁手续:对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案,应登记造册,编制销毁清册,经主管领导审查签字批准后再销毁.
b,档案销毁方法:销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后,到指定地点,二人以上监督核销,监销人在销毁清册审批表上签字.
(6)文书档案鉴定销毁程序
a,组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.
b,对确无保存价值的档案编制销毁清册,填写档案销毁清册审批表.
c,鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.
d,将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁,并指定两名同志负责监销.
e,监销人员在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案;销毁后,应当在档案销毁清册审批表上签名盖章,并将监销情况报告本单位主管领导.
f,将销毁清册归档保存.
鉴定销毁指导手册
鉴定销毁表格
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