文书档案单位工作计划

在日常工作中我们总是面临着一些工作任务和目标，特别是对于营销工作而言，有年度工作任务，季度工作任务，月度工作任务，每周工作任务，甚至每日工作任务。在进行工作任务之前，我们就要提前做好计划工作，下面是小编为大家整理的《文书档案单位工作计划》仅供参考，希望能够帮助到大家。

第一篇：文书档案单位工作计划

事业单位文书档案的规范化管理

摘 要 文书档案工作是事业单位中的重要工作之一，这点是毋庸置疑的。然而，随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足当前人们的需求。并且，传统文书档案的管理方法都是采用的人工管理法，不但需要消耗大量的人工劳动力，而且非常容易出现人工疏漏和错误。为此，下文针对我国事业单位文书档案管理中存在的问题进行分析，并提出规范化管理措施，以供事业单位文书档案管理者参考。

关键词 事业单位 文书档案 规范化管理 问题 措施

中图分类号：G275.3 文献标识码：A

0引言

现如今，我国正处于信息技术快速发展的阶段，信息爆炸是现今社会的主要标签。在这种环境下，我国事业单位文书档案信息量非常巨大，这对我国事业单位文书档案管理提出了一个难题，若想在此背景下推进事业单位文书档案规范化建设，相关人员就必须深入分析我国事业单位文书档案管理现状，以实现对文书档案的规范化管理。

1加强事业单位文书档案规范化管理的重要性

一方面，事业单位文书档案是对本单位发展历程的记载，涉及到事业单位的资产与众多工作的详细资料，这些档案是公共信息财富的重要组成部分，充分挖掘其潜在价值有重要意义;另一方面，加强对文书档案的规范化管理对事业单位重大决策具有重要意义。事业单位可以在决策中参考以往的工作经历，从中吸取教训，有利于当前事业单位工作的改革与创新。

2我国事业单位文书档案管理现状

2.1缺乏文书档案管理创新观念

长期以来，很多事业单位都将文书档案工作视为一项边缘化工作，认为这项工作对事业单位的经营管理与发展影响不大，对文书档案管理工作没有做到足够的重视。特别是在我国信息技术发展的背景下，很多事业单位缺乏创新观念，没有树立文书档案规范化管理意识，信息化建设水平不高，这使得文书档案资源的利用率不高，无法充分发挥出其作用与价值，使得许多珍贵的档案资源蒙尘生锈。

2.2缺乏高素质管理人才

传?y的事业单位文书档案工作，对档案人员的最大要求是细心，但并不要求其具有多高的知识文化水平。但是，随着事业单位文书档案信息化建设进程的不断推进，对档案人员的要求也不断提高，传统的手段和方式已经无法满足现代文书档案规范化管理要求。若想充分利用好信息化平台来管理文书档案，就必须要具备较高的信息技术知识，能够熟练操作计算机设备，熟练应用相关信息软件。但事实上，事业单位大部分原来的档案人员却并不满足上述要求，他们有的年纪较大，对新鲜事物的学习能力有限，无法快速融入到信息时代当中。可以说，现今事业单位十分缺乏高素质管理人才，这是限制文书档案规范化管理的一项重要因素。

2.3文书档案管理缺乏配套机制

事业单位文书档案管理其实是一项较为枯燥的工作，工作人员每天都要面对复杂、繁多的文件，很容易消磨从业人员的工作积极性，因此，事业单位应建设相关配套机制来对文书档案管理工作提供支持。但是，我国很多事业单位在这一方面没有做好充分的准备，缺乏相关配套机制，例如缺乏工作责任机制以及完善的绩效考核机制，这些制度的缺乏都会在一定程度影响文书档案管理工作者的工作态度以及工作积极性，不利于事业单位文书档案规范化管理发展。

3实现事业单位文书档案规范化管理的有效措施

3.1重视技术创新

为了实现事业单位文书档案规范化管理，就必须拥有先进的技术手段作为支持。因此，事业单位务必要重视技术创新，加大技术管理力度以及资金投入力度。第一，引进先进的自动化办公设备，从而提高文书档案规范化管理水平;第二，注重信息技术的创新。针对电子档案处理技术进行创新，并对文书档案管理软件进行优化;第三，加强网络安全管理。随着互联网技术的不断发展，信息安全问题也成了社会所关注的焦点，因此为了保证电力企业数据的安全性，就需要利用强有力的安全软件来防止木马、病毒的入侵，提高网络安全性。

3.2培养高素质的管理人员

事业单位文书档案管理工作是政治性、业务性极强的工作，对文书档案管理人员要求较高。文书档案管理人员的业务素质水平直接影响文书档案管理工作的质量，为了使文书档案管理人员能够适应文书档案管理工作的需要，必须要努力提高文书档案管理人员的各方面素质。从目前情况来看，事业单位档案部门必须走“自我提高、自我发展”的道路，通过各种培训和研讨活动，采取“请进来”“走出去”的办法，更新知识，提高技能，尽快培养一支新型的高素质文书档案干部队伍。文书档案管理人员必须具有坚定的政治立场和高度的政治责任感，具有良好的文书档案管理职业道德，严格按照文书档案的规章制度办事。同时要有较高的业务素养，熟知文书档案管理专业知识。同时，文书档案管理人员在提高业务素质的同时，特别要注重对计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络技能的复合型文书档案管理人才。

3.3完善文书档案管理配套机制

对相关配套机制进行完善能够对事业单位文书档案规范化管理工作提供巨大支持作用。因此，事业单位应完善相关配套机制，保证文书档案管理工作顺利开展，具体可以从以下两方面着手：第一，根据文书档案管理部门各人员职责，制定问责机制，针对文书档案管理欠规范以及材料丢失等问题实行相关惩罚措施，从而端正文书档案管理人员工作态度;第二，制定合理的绩效考核机制以及激励机制。通过合理的物质奖励与精神表彰来提高文书档案管理的动力，从而激发管理人员的上进心，推动文书档案管理工作的高效完成。

4总结语

综上所述，文书档案是事业单位档案管理工作的重要内容，对于记录事业单位工作进程以及事业单位基本信息具有重要意义。在如今我国社会信息化进程不断加快的背景下，事业单位文书档案工作发生了很大的转变。事业单位必须要充分适应社会发展潮流，建设文书档案规范化管理制度，创新文书档案管理手段，提升文书档案管理人员业务水平，从而提高文书档案工作效率，进而促进我国事业单位稳定发展。

参考文献

[1] 李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017(06)：123+107.

[2] 于月.事业单位文书档案的规范化管理探究[J].办公室业务，2017(03)：128.

[3] 和炜.事业单位文书档案的规范化管理[J].办公室业务，2017(12)：131-132.

第二篇：在厅直单位文书档案工作座谈会上的讲话

一、按照与时俱进的要求，努力推进文书档案工作全面快速可持续发展。

做好新时期的文书档案工作，只靠老传统、老办法是不行的，必须立足于新的实践，与时俱进，不断提升文书档案工作的管理水平，促进文书档案工作的科学发展。

第一，坚持统筹兼顾，推进文书档案工作全面发展。文书档案工作是一个复杂的社会工程，涉及到方方面面，必须坚持统筹兼顾原则。既要充分发挥业务指导的作用，又要始终坚持依法治档的要求;既要抓好自身的档案工作，又要抓好内部单位的档案收集工作;既要重视传统载体、传统领域档案资源建设，又要重视新型载体档案资源建设;既要重视加强档案硬件建设，又要重视采用新技术、新手段加快档案软件开发，使档案工作全面发展，进一步提升综合服务能力和水平。 第二，加快档案信息化建设步伐，促进文书档案工作快速发展。档案信息化是档案事业的发展方向，是档案工作向现代化迈进的必由之路。所以，要进一步增强责任感和紧迫感，抓住机遇，紧密结合实际，采取得力措施，积极争取将档案信息化建设列入本单位信息化建设规划，把电子文件归档管理、档案数据库建设、可公开档案信息网络查询利用等工作与电子政务建设结合起来，加快以传统载体保存的档案信息资源的数字化进程。

第三，要制定档案规划。好的规划，对档案事业今后的可持续发展，具有重要意义。我们要在充分总结以往成绩和经验、全面分析不足和问题的基础上，与时俱进，以积极务实的工作态度，提出切合实际的目标，实事求是地编制本单位的档案规划。各单位要充分认识到这项工作的重要性，积极主动与领导沟通，与有关部门协调，把本单位档案工作发展的有关内容列入本单位“十一五”规划，使档案工作与本单位其他工作协调发展。

二、紧紧围绕本单位工作目标，进一步提高文书档案工作服务水平。

围绕大局，搞好服务，是党和国家对档案工作的根本要求，也是档案工作者的根本任务。档案工作者要自觉树立服务意识，紧紧围绕大局开展工作，与时俱进，创新思路，拓展服务领域，改进服务方法，努力为推进我省经济社会又好又快发展和完成本单位的工作目标任务提供优质的档案服务。

一是要坚持不懈地抓好档案资源建设，夯实服务基础。档案资源是档案事业赖以存在和发展的基础，是搞好服务的资本。要根据单位实际，突出重点，依法做好档案接收和征集工作，丰富室藏内容，优

化室藏结构，全面整合档案资源，科学开发利用。(表扬做得好的单位)

二是要全面加强档案室功能建设，不断丰富服务内容。档案室作为本单位档案管理部门，不仅具备收集、保管、利用档案资料的基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、发展经济、宣传教育等社会功能。因此，要进一步转变观念，加强档案室的内涵

建设，增强档案室的服务功能，不断提高档案信息公益性服务能力。要在有效维护档案安全、规范基础业务建设、开发利用档案信息资源的基础上，改善提供利用的条件和手段，方便查阅，真正把档案室建成档案安全保管的基地和档案信息服务中心。

三是要围绕中心工作的需要，创新服务手段。开展有效的档案工作服务，光拥有资源优势还不行，还必须要有相应的手段作保障。从档案工作的实际情况来看，当前要重点抓好二件事：首先，要坚持依法治档。档案法规是我们管档、治档的有力武器，我们要认真运用好。一方面，我们要适应实施《行政许可法》后的新要求，规范自身行为，按照依法行政、程序正当、高效便民、诚实守信、权责一致的要求行使权力，提高行政效能;另一方面，我们要加大执法力度，开展执法检查，依法查处违法案件，从而使依法管档、治档工作落到实处。其次，要强化科教兴档和人才兴档。科技和教育是促进档案事业发展的又一动力和手段。我们要切实加强档案科技和教育工作，以人才培养和科技研究与成果应用为着力点，加快文书档案管理现代化的进程。要通过成果奖励，资助立项、组织鉴定、推广成果等手段，鼓励和引导档案科技研究，特别是鼓励和引导档案科技创新，从而不断提高文书档案事业发展的科技含量。

三、切实加强领导，为文书档案工作发展创造良好条件。

档案工作开展的如何，关键在领导。面对新形势新任务，各单位一定要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作摆上议事日程，切实加强对档案工作的领导，努力为档案工作全面协调可持续发展创造

一个良好的条件。要加大对档案工作的资金和政策扶持力度，改善档案安全保管条件。档案人员比较清贫、清苦，尤其需要给予关心和爱护。各单位领导要从政治上、工作上、学习上和生活上关心他们，及时解决他们的待遇、住房条件、生活条件、家属子女就业、就学以及身体健康等方面的实际问题，切实解除他们的后顾之忧，并积极创造条件，为他们的学习、交流、锻炼提供机会，使他们不断得到充实和提高，更好地成长进步。要做到用事业留人、感情留人，适当的待遇留人，使适合档案工作的人才能真正引得进、留得住、用得好。

我们要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，努力掌握马克思主义的世界观和方法论。要善于从实践中学习，向人民群众学习，牢固树立全心全意为人民服务的思想，弘扬求真务实、埋头苦干、无私奉献、艰苦拼搏的工作作风。要立足本职工作，刻苦钻研业务，提高业务水平，努力成为档案工作的行家里手。

第三篇：旬阳县档案史志局全力指导文书档案整理工作

旬阳县档案史志局及早布署归档月工作

柯善生 旬阳县档案史志局

归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。

为全县档案实现规范化管理进一步奠定良好的基础。

第四篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

(一)文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全(公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿)、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者;在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线;修改用圆珠笔、铅笔;文件字迹褪色、模糊(有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容)、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

(二)档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

(三)管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

(四)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

(五)人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业， 计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

(二)调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

(三)加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

(四)做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第五篇：文书档案管理(兼职档案员)

文书档案管理

一、 档案的基本概述

1、 档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

(1)、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

(2)、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

(3)、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功;二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件;三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、 名词解释(文件材料著录时需用)

1、 全宗代号：同一全宗代号的流水号，例2002年的全宗代号1，2003年的全宗代号为2，以此类推。

2、 全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、 责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、 保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年(长期)，代号3代表10年(短期)

5、 目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号++保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2;保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、 档案号：目录号+案卷流水号

7、 张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、 ：归档文件的所属，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿;文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

(1)收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。 (2)发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

(3)文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全(保密)，并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关;二是把好收文关;三是把好文件收集关;四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

(1)从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。 (2)对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。 “四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚;“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整;“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围(详见附表)。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

(1)附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

(2)所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

(3)纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件(红头文件、函件)必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸(首页)必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料(含少数民族文字材料)应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈(传)阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文(红头文件)由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件

18、

19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限(详见公司办[2009]147号文)。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

5、无特殊需要不借出原件。

第六篇：文书档案作业

档案收集——文明的延续 壹

档案收集——文明的延续

——揿开历史繁复的衣角

学院班级：汉语0802

学号：1501080202

姓名：陈俏丽

翻开文书档案学的书，我们的眼前会有这样的话语——文书含义：人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书 面记录。文书包括公务文书和私人文书。公务文书是党政机关、企事业单位、群众团体和其他社会组织(通常统称机关)在公务活动中形成和使用的文字材料，它是管理政务的一种重要工具。私人文书是个人、家庭或家族根据需要在其活动中形成和使用的文书。对于档案，会出现这样的字句，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的形式是多种多样的：从载体上看，有龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等。从记录信息的方式上看，可归纳为文字、图像、声音、实物等。

在现实生活中我们是否意识到文书档案的作用呢?在这个印刷泛滥以及网络轰炸时代，作为普通人，大家都会觉得没有什么需要花心思保留的，需要什么，花钱到书店里随便挑上一本，到网上随便搜搜就可以百分之几百的满足所需。可是我的前提已经定位，那只是普通人而言，既没有深究学问的必要，也没有对于档案真实性考证的研究的和责任的人。但在使用这些资源的时候是否想过如果没有那样一批对这些档案资料收集整理保存的人，人们所需的东西从哪里来?你可以想象没有史书、典籍、诗歌、话本等等文本的记载，我们今天将活在一个怎样的时代?刀耕火种!这不是危言耸听，没有文字的载体，没有资料文书的保存，我们不知道自己的文明进展的怎样的地步，我们只会是单个的探索，没有交流和合作，更没有传承，变成了没有历史的，没有视野的孤立原始状态。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文艺创作中的成果。因此，它对于人们查考以往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，具有广泛的参考作用。

由此引出这篇论文的核心，即是档案收集对一个社会，国家乃至人类文明的作用。在《南方人物周刊》第38期有这样一个专节，关于崔永元和他的纪录片《我的抗战》。看了这篇报道后大为感动，这是一部崔永元和他的团队历时8年，采访3500人，搜集的口述历史影像超过200万分钟，历史照片300万张的纪录片，他的重点不是去重新书写抗战历史，而是去反映抗战背后每个生命个体的真实感受。这样一些数字说明的只有一点，档案的重要，客观的重要。档案管理中有对全宗的划分，不同历史时期(比如大汉王朝，夏金元少数民族掌权时期，明清王朝、北洋军阀、日伪，国共合作以及后来的共产党领导等)所存在的不同政权机关，虽社会职能相同或相近，但因所属政权性质，其档案都有各自的全宗构成。特别是跨政权存在的政治色彩较强、对政权依附性较大的立档单位，如警官学校、军事院校等，一般在政权更迭时要进行重大改造，其档案应分别构成不同的全宗。这样就会使历史变成社会上一句很流行的话：历史都是当权者的舞台，喜剧多悲剧少。然而不管怎样，除非销毁，否则档案终归是一个还原真实的有力途径。档案从载体上，龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等都可以是它的记录方式，因此文字、图像、声音、实物等都可以是档案的呈现方式。崔永元的这部记录片中用到“口述历史”，这可以说是超越了以上的用一种更逼真更生动有力的保留载体，那些受访者都是活生生的人，都是在走过那段历史的人，都有自己的思考和价值观，这对于反映某个时代，某个事件对人影响的客观性和全面性。 “口述历史”在美国早已是历史研究的重要方式，凤凰卫视多年前就有尝试，但内地官方

档案收集——文明的延续 贰

电台却很少采用。2001年前后，崔永元造访日本NHK电视台片库和早稻田大学，发现两座机构完整地保存着关于中国的文献和口述历史采访。他深受触动，认为这样的“影像史记”很有意义，首先选择抗战历史题材则是出于个人兴趣和急迫感——“不能再等了，那些人年纪太大了，正慢慢地失去记忆。”——岁月如刀，正在消失的不仅仅是记忆。在制作淞沪抗战“八百壮士”那一集时，尚有一直隐瞒真实身份的王文川等3人在世，完成之后，就只剩下一人。如果再迟一步，这段历史将会永远失去见证者和口述者。崔永元和导演曾海若强调此片子不承担表现大历史的功能，只管呈现细节、把判断的权利交给观众，但抗战涉及的敏感话题还是难免会受到限制。《抗战》所呈现的国民党老兵在整个抗战史上的作用，自然迥异于传统的历史教科书上的说法。由于众所周知的原因，这些口述史难以获得官方认定，但《抗战》做到了最起码的“原始展开”。像王文川则这样曾立下赫赫战功的抗日英雄，却被迫隐瞒自己的身份，日渐暴躁古怪。当他哭倒在四行仓库旧址团长谢晋元雕像前，我们看到的是真实的英雄，远比教科书上塑造的英烈更饱满，更富人性，也更悲戚。„„真正能通过文字和影像彪炳青史的抗战英雄少之又少，他们多数被塑造得难见血肉，在一般人的想象中，这些出生入死的英雄应该是高大威猛的，但因为种种原因，这些参加过惨烈战役的老人看起来都孱弱老迈。根据这些幸存者的讲述，无数尸骨无存的参战者往往被家属形容为“被野狗吃了”，真实得让人唏嘘„„把细节放大——细节就是原始最历史中最为“密密”的部分。①

同样，在《人物周刊》中有一个民间板块里有关于《寻找滇缅老兵》的专节，“在500张从美国国家档案馆里复制来的中国滇缅抗战照片里，章东磐挑选了一幅全身都用野草和藤蔓伪装的士兵肖像，作为他主编的《国家记忆》一书的封面。作为民间抗战史研究者，章东磐十几年间从未放下中国远征军抗战史研究。在滇西做田野调查时，他和同伴邓康延。牛子踏上了寻找美军少校梅姆瑞之旅。„„共同组成了一支特殊的民间抗战史打捞队，远赴美国，在美国国家档案馆，他们找到了1946年起就再没有被打开过的影像档案。„„令章东磐难忘的，是一些小兵的照片。他相信照片中的人，一定有活下来的。„„尽管照片背后的英文名字难以准确地译成中文，章东磐仍然觉得，一旦更多国人看见这些照片，很可能会有人认出他们来。„„一个小兵的命运走向有着无数可能。他们在哪里?现在过得怎样?如果把这些小兵的故事收集起来，一定会非常精彩!”②

可是终究只是如果，这些小兵的故事并没有收集起来。会觉得有缺憾，可是历史终归是过去了，没有做好档案的收集整理工作，过去的只能是过去，毫无疑问。作为一个国家一个民族，她的发展无疑是复杂的，或者小到政府机构。企业单位，也都会涉及到资料档案的整理分类问题。因为一些原因，会失实，那档案的回归便只能归结到历史大众的普通人中来，需要的是没有客观没有利益牵涉的唯美主义角度中来。七十年代，文革时代，烈火时代，文明逆流化时代，无论怎么去定义这个时期，都不会有任何一个人会出来指责对与错，因为这是一段时代对所有人的记忆，个体的感觉不代表整天，任何个体只是历史的微小组成。文革，大体上来看，它被那些会动纸笔，会用口舌的知识人传播出来，基本上是恐怖的代名词，当然，没有人会质疑魔鬼这个词用的过火。可是想想，那祖国大地上存在的另一些面朝黄土背朝天的农民，文盲者而言是什么呢，我想不该由我这个在那个年代都尚未出生的人来说，以下我将摘录一段“今天”文学网站中辛泊平对于《七十年代》的读后感，同时，对于这本书，我也是认真读过的，其中的对于历史的还原，真是值得借鉴，如辛在文中所说，真是拥有着博大的胸襟，包容各个阶层，各个地域，让你感到对于历史你不是看的，你是闻的，你是触的，你甚至是真正活在里面的，每一个主人公有每一个对于那段时期的真实想法，不做后天的修补。

①② 《南方人物周刊》第38期第99页

《南方人物周刊》第38期第82页

档案收集——文明的延续 叁

以下摘自“今天”文学网站③：

北岛和李陀主编的《70年代》就这样自然而然地进入了我的阅读视野。„„让我释然的是，主编之一的李陀对这本书的定位和认识一下子打破了我先前阅读的拘谨。他说“最后要说明的一点是，参与本书写作的作者，主要都来自知识界和文化界，这一方面是由于一本书需要一个立意，一个主题，但另一面，也可以说是有些不得已。这个不得已使本书有着难以避免的严重的缺陷。既然编辑此书的一个重要目的是想强调历史记忆的重要，那么，有能力也有权利参与这记忆的决不应该只限于那些拥有发言权的社会阶层，„昨天‟不能为哪一个群体独占。在„昨天‟成长和生活过的千千万万，里面既有文化人和知识分子，还有广大的工人、农民和其他劳动者，其中一定有很多人愿意拿起笔来写作，让昨天在记忆里复活，让今天和昨天对话。若果我们能这样多，相信在文字中呈现的思想和画面很可能和本书十分不同，也许那是一个很不同的„七十年代‟，也许他们的历史记忆使我们对昨天有完全不一样的认识。”

„„

让人欣慰的是，这种历史的态度，并非说说而已。在本书中，我读到了高默波从农民的立场反思的文字——“巴金的《随想录》中曾说，他一听到样板戏就心惊肉跳，成为一种典型的记忆创伤。可是我的记忆恰恰相反，它是我在农村中最好的记忆之一。”作者忠实于自己的记忆，没有因为这种经验的逆时而遮掩，客观上让我们了解了“占有中国绝大多数的农村人没有记忆，也没有历史”的“被遗忘的存在”。同样，在蔡翔和阎连科的笔下，同样也描写了那个时代农民的苦难，和后来文革控诉的主角们相比，那些农民的苦难是没有声音的，但它却是沉重的，真实的，乡村“只是革命兴起时的必然牺牲和最终成就革命的辽阔地缘”(阎连科)。在阿坚的笔下，我们还读到了那些所谓的“五四英雄”并非都是自觉的反抗者，而是“大部分人的表情是喜悦大于哀伤、活泼大于严肃——不怎么像悼念周总理更似过节”的记忆。在阅读了以揭露和控诉为主的文革回忆文章之后，这样的文字是触目惊心的。因为，它让我们在密密麻麻的文字中，不经意地掀开了帷幔的一角，裸露出历史另一个坚硬的维度。

无论是抗战历史，滇缅老兵还是七十年代，可以看到档案对于一个国家甚至是一个文明的重要性，从崔永元的“口述历史”章东磐的各种资料形式的收集，以及《七十年代》的尽力大面积覆盖历史边角的方式。每一刻都将成为历史，而历史是一段文明得以延续的基础，而由于各种各样的原因，常常只看到它的绝少部分，仅靠着想象去还原，自欺欺人的下判定，这些都将是对档案对历史的极大扭曲。

为此，要做的工作便是抓住此刻，抓住客观与真实，用勇气，用毅力去保留文明发展的每一个真实的过程，那将是我们的财富也将是下一代人的财富。

默默耕耘，不让楼兰再哭泣，不让我们的文明再哭泣。

③ “今天”网站(www.jintian.net)：暗流涌动、思想突围的70年代——阅读《七十年代》作者: 辛泊平