用5S现场管理法提高行政办公室外部环境管理
摘要：5S现场管理是日本丰田式的管理，它在我国企业运用广泛。本文在对5S现场管理方法内容的探讨基础上，清晰地阐述了办公室人员开展5S现场管理的原则，分析了办公室推行5S现场管理的作用和目标，并阐述了推行5S现场管理的效用。
关键词：5S;现场管理法;办公室;外部环境管理
一、5s的定义
5s是整顿(Seition)、素养(shitsuke)、清扫(seiso)、整理(seiri)和清洁(seiketsu)这5个词语的简写。因为这5个词语的s都是日语罗马语拼音第一个字母，因此就缩写为5s，开展整顿、修身、清扫、整理、清洁为内容的活动，叫做5s活动。它的活动的对象是“环境”，它要对现成环境的生产做到综合的考虑，还要制定出一套实际可行的计划和措施，从而达到优化管理。5s活动的精髓和核心是修身，如果在开展活动的职工没有很好的修身，那么这个活动也就开展和坚持不下去的。
二、5s办公室管理现场的内容
(一)整理：在工作现成中，要认真的区别好什么是要的，什么是部需要的，只需要保留住需要的东西，没有的东西就需要全部撤除
马上要用的、暂时不用的长期不用的要区分对待;即便是必需品，也要适量;将必需品的数量降到最低程度;在哪儿都有可有可无的物品，不管是谁买，有多昂贵，也应该坚决处理掉，决不手软!
1.对抽屉、柜子内物品进行分类，区分出必需品与非必需品，去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明确物品使用频率，必需品所需数量。身边只放置必需品及必要的量。
2.对桌面上物品、文件进行分类，暂时不用的从桌面上去除。只留正在处理的文件或正在使用的物品。处理结束立即归类放置。提高工作的计划性，各类文件、物品能够做到分类放置。制定明确的工作计划、工作目标，不要轻易中途放置手上的工作。
3.对个人用品进行整理，只保留一套在身边，暂时不用的定点存放。对公用办公用品进行整理，只保留一套在固定的地点。
4. 桌下除椅子、垃圾篓以外不放置任何物品。将生活用品去除出工作区。没有多余的物品在桌下隐藏。将不穿的鞋子、袋子彻底从桌下清除。
5.将过季的服装清除出办公室，衣挂上不挂其他物品。腾出空间，保持整洁。将私人不用的衣物清除办公室。
6.对电脑内存储的文件进行整理。将无用的文件删除，腾出空间。分类打包整理。
7.对办公室进行全面整理。保持办公场所内没有多余的物品。每天坚持整理。
(二)整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，彻底地进行整理，确定放置场所，规定放置方法，并做好标识进行管理。
1.对抽屉、柜子内要的物品进行定位，并加注标识。物品摆放整齐，标识清楚一目了然。定位、分类明确。
2.对如电话、笔筒、便签、台历等桌面上的办公用品进行统一定置摆放。确立定置标准，每时每刻都要做到。对个性化的物品也要有明确的位置或者去除掉。办公桌上没有随意放置的物品。领导带头遵守，督促大家共同执行。
3.认真分析物品的放置位置，寻找物品最佳放置地点。使身边的物品达到最优化，处理最应该处理的事。将整理进行到底。
4.为椅子设定摆放位置，整齐、不占道，人离开时将椅子放在指定的位置。
5.水具、卫生洁具统一位置放置，摆放整齐、不随意放置。统一认识，需要时才用的原则，责任人明确。保持用具干净、整齐。责任人明确
6.确定电脑内使用文件与备份文件的位置，并随时更新。定好存储区，正确命名，随时找到，定期整理、整顿。
7.制定各类物品摆放位置，制定合理有效的原则，使每个人都明确自己应该怎样做。
(三)清扫：要把岗位变成无灰尘，干净整洁，无垃圾，要把设备保养好，改造成一个没有一尘不染的环境最高领导以身作则;人人参与;责任到人;与点检、保养工作充分结合;杜绝污染源，建立清扫基准。
1.分类处理非必需品，将无用的物品丢弃、变卖或交他人使用;暂时不用的物品分类标识清晰存放。办公现场内没有垃圾乱放的现象。最高领导以身作则;责任到人。
2.每台办公自动化设备责任到人，随时打扫。重视日常检查与保养，设备使用良好，零故障。
3.每日进行清扫，注意保持，卫生洁具使用后清洗干净。保持饮水区、卫生洁具干净、整洁。制定责任人，实时督促。
4.随时清理办公垃圾，保持办公场所干净、整洁，创造一个舒适、优美的办公环境。加强引导，划分区域，明确责任人。
(四)清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，标准化、制度化。寻找有效的激励方法;坚持不懈推行“透明管理”。
1.制定标准。各类标准明确、适用。领导重视，坚决推行。
2.进行多次的培训，积极引导，开展评比。统一认识，达成一致目标。
(五)素养：要有制度的规定一些事情，都必须安装严格的要求去执行，养成一个良好的习惯制定相关的规章制度，教育培训，激发员工的热情和责任感。
持续不断地推进前面4S，加强教育培训，激发员工的热情和责任感。提升员工素养，提升组织形象，创造组织文化。全员参与，培育员工进行5S活动的热情。
二、办公室职员开展5s活动的原则
(一)自我管理5s现场的原则 )
良好的工作环境，不能够单单的指望别人来创造，也不能光知道添加新的办公设备。需要很好的合理的依靠办公室人员，需要在现场的当事人员为自己创造出一个安全、方便、整齐、清洁的工作环境，让他知道自己在改造了客观世界的同时也把主观世界改变了，创造出“美”的意识，从而养成现代化管理所需要的严格要求的风气、遵守纪律的习惯。
(二)办公勤俭原则
5s现在管理的开展，慧聪办公室清理出一些无用的东西，其中，有很多只是在办公室没有用，但是可以用于其他的地方的;还有一些是废物，但是可以回收利用、需要报废的也需要报废手续在回收，不能冲动，不分青红皂白当作垃圾处理。要严格的执行制度，要制止、评判、教育那些大手大脚。不顾公司的“败家子”作风，严重的人员需要给于适当的处理。)
(三)持之以恒的原则
5s管理活动开展起来是很容易的，可以搞的很隆重，在段时间里面就可以取得显著的效果，但是要坚持下去，就需要有持之以恒的心态，不断的优化。有很多组织在开展的工程中会出现一紧、二松、三垮台、四重来的现象。所以要开展5s活动就必须要有坚持的精神，要长久的坚持下去。组织首先应将5S活动纳入岗位责任制，使办公室人员都有明确的岗位责任和工作标准;其次，要严格的做好的检测。考核和评比的工作，要把考核的结果和每个人的经济利益挂钩;第三，要做到PDCA循环不断的提高5s活动的水平，在通过检测的过程中发现问题，解决问题。
四、办公室推行5S现场管理的作用
1.提高部门形象;
2.提高办公效率;
3.提高办公用品使用效率;
4.保障办事效率，提高办事速率;
5.要减少安全隐患，加大安全力度
6.要降低成产成本，养成节约的习惯
7.提高工作效率，降低完成任务周期
8.改善部门精神面貌，形成良好组织文化。
五、办公室5S现场管理的目标
1.工作变换时，寻找办公用品、文件资料等，物品马上找到，寻找时间为0;
2.整洁的工作环境，不良用品为0;
3.努力降低成本，减少消耗，浪费为0;
4.工作顺畅进行，及时完成任务，延期为0;
5.无泄密，无丢失，安全，整齐，事故为0;
6.团结，友爱，处处为别人着想，积极干好本职工作，不良行为为0。
六、5S现场管理的效用
1.最佳推销员(Sales)——被办事人员称赞为干净整洁的大厅，让群众对其信任，很高兴到大厅办事情;让很多人来中心进行参观和学习，使大家希望到这样的单位来上班。
2.节约家(Saving)——降低不必要的办公用品的浪费;减少寻找办公用品等的时间;提高工作效率。
3..安全保障(safely) ——视野开阔、宽广明亮的职场，严格遵守制度，过道明亮整洁，不会造成杂乱而影响到工作。
4.标准化的推动者(Standardization)规范办公现场，大家都按照规定执行任务，程序稳定，品质稳定。
5.形成令人满意的职场(Satisfaction)——创造明亮、清洁的工作场所，使员工有成就感，能造就现场全体人员进行改善的气氛。(作者单位：贵州大学经济学院 贵阳市政务服务中心)
参考文献：
[1]孙磊.5S管理提升班组文化品位.农电管理.2011(01)
[2]王爱娥.5S现场管理助企业又快又好发展.农药市场信息.2010(03)
[3]马建英. 基于“5S”的企业现场管理探讨.企业导报.2011(01)
[4]什么叫5S管理.中国职工教育.2011(03)
[5]王坚.浅谈5S 现场管理和CI 持续改进.科技创新导报.2008(07)
[6]李杨，韩晨华，王海涛，潘子龙，闫傒.我国企业推行5S 的问题与解决之道.现代商业.2010(09)
作者：陈俊宇
摘要：5S现场管理是日本丰田式的管理,它在我国企业运用广泛。本文在对5S现场管理方法内容的探讨基础上,清晰地阐述了办公室人员开展5S现场管理的原则，分析了办公室推行5S现场管理的作用和目标，并阐述了推行5S现场管理的效用。
关键词：5S;现场管理法;办公室;外部环境管理
一、5s的定义
5s是整顿(Seition)、素养(shitsuke)、清扫(seiso)、整理(seiri)和清洁(seiketsu)这5个词语的简写。因为这5个词语的s都是日语罗马语拼音第一个字母，因此就缩写为5s，开展整顿、修身、清扫、整理、清洁为内容的活动，叫做5s活动。它的活动的对象是“环境”，它要对现成环境的生产做到综合的考虑，还要制定出一套实际可行的计划和措施，从而达到优化管理。5s活动的精髓和核心是修身，如果在开展活动的职工没有很好的修身，那么这个活动也就开展和坚持不下去的。
二、5s办公室管理现场的内容
(一)整理：在工作现成中，要认真的区别好什么是要的，什么是部需要的，只需要保留住需要的东西，没有的东西就需要全部撤除
马上要用的、暂时不用的长期不用的要区分对待;即便是必需品，也要适量;将必需品的数量降到最低程度;在哪儿都有可有可无的物品，不管是谁买，有多昂贵，也应该坚决处理掉，决不手软!
1.对抽屉、柜子内物品进行分类，区分出必需品与非必需品，去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明确物品使用频率，必需品所需数量。身边只放置必需品及必要的量。
2.对桌面上物品、文件进行分类，暂时不用的从桌面上去除。只留正在处理的文件或正在使用的物品。处理结束立即归类放置。提高工作的计划性，各类文件、物品能够做到分类放置。制定明确的工作计划、工作目标，不要轻易中途放置手上的工作。
3.对个人用品进行整理，只保留一套在身边，暂时不用的定点存放。对公用办公用品进行整理，只保留一套在固定的地点。
4. 桌下除椅子、垃圾篓以外不放置任何物品。将生活用品去除出工作区。没有多余的物品在桌下隐藏。将不穿的鞋子、袋子彻底从桌下清除。
5.将过季的服装清除出办公室，衣挂上不挂其他物品。腾出空间，保持整洁。将私人不用的衣物清除办公室。
6.对电脑内存储的文件进行整理。将无用的文件删除，腾出空间。分类打包整理。
7.对办公室进行全面整理。保持办公场所内没有多余的物品。每天坚持整理。
(二)整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，彻底地进行整理，确定放置场所，规定放置方法，并做好标识进行管理。
1.对抽屉、柜子内要的物品进行定位,并加注标识。物品摆放整齐,标识清楚一目了然。定位、分类明确。
2.对如电话、笔筒、便签、台历等桌面上的办公用品进行统一定置摆放。确立定置标准，每时每刻都要做到。对个性化的物品也要有明确的位置或者去除掉。办公桌上没有随意放置的物品。领导带头遵守，督促大家共同执行。
3.认真分析物品的放置位置，寻找物品最佳放置地点。使身边的物品达到最优化，处理最应该处理的事。将整理进行到底。
4.为椅子设定摆放位置，整齐、不占道，人离开时将椅子放在指定的位置。
5.水具、卫生洁具统一位置放置，摆放整齐、不随意放置。统一认识，需要时才用的原则，责任人明确。保持用具干净、整齐。责任人明确
6.确定电脑内使用文件与备份文件的位置，并随时更新。定好存储区，正确命名，随时找到，定期整理、整顿。
7.制定各类物品摆放位置，制定合理有效的原则，使每个人都明确自己应该怎样做。
(三)清扫：要把岗位变成无灰尘，干净整洁，无垃圾，要把设备保养好，改造成一个没有一尘不染的环境最高领导以身作则;人人参与;责任到人;与点检、保养工作充分结合;杜绝污染源，建立清扫基准。
1.分类处理非必需品，将无用的物品丢弃、变卖或交他人使用;暂时不用的物品分类标识清晰存放。办公现场内没有垃圾乱放的现象。最高领导以身作则;责任到人。
2.每台办公自动化设备责任到人，随时打扫。重视日常检查与保养，设备使用良好，零故障。
3.每日进行清扫，注意保持，卫生洁具使用后清洗干净。保持饮水区、卫生洁具干净、整洁。制定责任人，实时督促。
4.随时清理办公垃圾，保持办公场所干净、整洁，创造一个舒适、优美的办公环境。加强引导，划分区域，明确责任人。
(四)清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，标准化、制度化。寻找有效的激励方法;坚持不懈推行“透明管理”。
1.制定标准。各类标准明确、适用。领导重视，坚决推行。
2.进行多次的培训，积极引导，开展评比。统一认识，达成一致目标。
(五)素养：要有制度的规定一些事情，都必须安装严格的要求去执行，养成一个良好的习惯制定相关的规章制度，教育培训，激发员工的热情和责任感。
持续不断地推进前面4S,加强教育培训，激发员工的热情和责任感。提升员工素养，提升组织形象，创造组织文化。全员参与，培育员工进行5S活动的热情。
二、办公室职员开展5s活动的原则
(一)自我管理5s现场的原则 )
良好的工作环境，不能够单单的指望别人来创造，也不能光知道添加新的办公设备。需要很好的合理的依靠办公室人员，需要在现场的当事人员为自己创造出一个安全、方便、整齐、清洁的工作环境，让他知道自己在改造了客观世界的同时也把主观世界改变了，创造出“美”的意识，从而养成现代化管理所需要的严格要求的风气、遵守纪律的习惯。
(二)办公勤俭原则
5s现在管理的开展，慧聪办公室清理出一些无用的东西，其中，有很多只是在办公室没有用，但是可以用于其他的地方的;还有一些是废物，但是可以回收利用、需要报废的也需要报废手续在回收，不能冲动，不分青红皂白当作垃圾处理。要严格的执行制度，要制止、评判、教育那些大手大脚。不顾公司的“败家子”作风，严重的人员需要给于适当的处理。)
(三)持之以恒的原则
5s管理活动开展起来是很容易的，可以搞的很隆重，在段时间里面就可以取得显著的效果，但是要坚持下去，就需要有持之以恒的心态，不断的优化。有很多组织在开展的工程中会出现一紧、二松、三垮台、四重来的现象。所以要开展5s活动就必须要有坚持的精神，要长久的坚持下去。组织首先应将5S活动纳入岗位责任制，使办公室人员都有明确的岗位责任和工作标准;其次，要严格的做好的检测。考核和评比的工作，要把考核的结果和每个人的经济利益挂钩;第三，要做到PDCA循环不断的提高5s活动的水平，在通过检测的过程中发现问题，解决问题。
四、办公室推行5S现场管理的作用
1.提高部门形象;
2.提高办公效率;
3.提高办公用品使用效率;
4.保障办事效率，提高办事速率;
5.要减少安全隐患，加大安全力度
6.要降低成产成本，养成节约的习惯
7.提高工作效率，降低完成任务周期
8.改善部门精神面貌，形成良好组织文化。
五、办公室5S现场管理的目标
1.工作变换时，寻找办公用品、文件资料等，物品马上找到，寻找时间为0;
2.整洁的工作环境，不良用品为0;
3.努力降低成本，减少消耗，浪费为0;
4.工作顺畅进行，及时完成任务，延期为0;
5.无泄密，无丢失，安全，整齐，事故为0;
6.团结，友爱，处处为别人着想，积极干好本职工作，不良行为为0。
六、5S现场管理的效用
1.最佳推销员(Sales)——被办事人员称赞为干净整洁的大厅，让群众对其信任，很高兴到大厅办事情;让很多人来中心进行参观和学习，使大家希望到这样的单位来上班。
2.节约家(Saving)——降低不必要的办公用品的浪费;减少寻找办公用品等的时间;提高工作效率。
3..安全保障(safely) ——视野开阔、宽广明亮的职场，严格遵守制度，过道明亮整洁，不会造成杂乱而影响到工作。
4.标准化的推动者(Standardization)规范办公现场，大家都按照规定执行任务，程序稳定，品质稳定。
5.形成令人满意的职场(Satisfaction)——创造明亮、清洁的工作场所，使员工有成就感，能造就现场全体人员进行改善的气氛。(作者单位：贵州大学经济学院 贵阳市政务服务中心)
参考文献：
[1] 孙磊.5S管理提升班组文化品位.农电管理.2011(01)
[2] 王爱娥.5S现场管理助企业又快又好发展.农药市场信息.2010(03)
[3] 马建英. 基于“5S”的企业现场管理探讨.企业导报.2011(01)
[4] 什么叫5S管理.中国职工教育.2011(03)
[5] 王坚.浅谈5S 现场管理和CI 持续改进.科技创新导报.2008(07)
[6] 李杨,韩晨华,王海涛,潘子龙,闫傒.我国企业推行5S 的问题与解决之道.现代商业.2010(09)
作者：陈俊宇
摘 要：在办公自动化广泛应用于企业文书管理的大背景下，企业文书档案的管理由传统的管理方式向现代的管理模式演变，企业需要采取一定的措施和方法来推进文书档案的信息化管理，进而由信息化促进档案知识管理模式的发展。
关键词：办公自动化;文书档案管理;文档一体化;在线归档;档案知识管理
0 引言
伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。
1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响
1.1 为实现文档一体化创造了条件
对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。
而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率
企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。
2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法
2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来
企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。
2.2 实现在线实时归档
在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。
下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。
企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导;文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。
对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记(如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中)，收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。
2.3 电子文件的安全管理
随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：
①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组(可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成)，贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。
③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。
④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复;将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中;注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。
2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管
尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。
保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。
2.5 建立文书档案的现代管理模式
传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。
而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。
2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署
制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。
3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用
在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。
办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。
4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进
在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。
通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。
参 考 文 献
[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013(09)：50-51.
[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014(03)：34-35.
[3] 张静.企业文书档案管理与办公自动化的结合[J].企业改革与管理，2015(09)：27.
作者：李淑媛
为确保大家有一个整洁、安静的工作环境，现特作出如下规定：
1.随时保持桌面环境卫生。
2..文件归整管理，特别是重要的财务资料、客户信息等。
3.下班前不乱扔文件及工具
4.不定期清理已过期、无效的文件等，并装订归纳货全部销毁。
5.不随意乱扔垃圾，并及时清理自己的垃圾及杂物。
6.桌面不摆放于工作无关的物品。
7.各类工具文件，各就各位。
8.维修机如当时不能及时完成的，必须送到维修仓进行维修，不得随意摆放于大厅。
9.每周值班人员进行一次卫生打扫。
以上细则，请大家共同遵守，违者每次处罚50-100元。希望相互监督，共同促进团队进步!
2013.10.24
第一章 总则
第一条为规范公司办公区域的环境管理，保持环境的整洁、清新、怡人，维护良好的企业形象，特制定本规定。
第二条本规定中的环境管理，是指公司办公区域的清洁和绿化管理。
第三条行政部为公司办公区域环境管理的归口管理监督部门。
第二章环境管理的范围和要求
第四条环境管理的范围：
1、清洁管理的范围：包括办公室、会议室、洗手间、走廊、楼道等部位及各类办公设施设备。
2、绿化管理的范围：包括总裁室、副总裁室、会议室、会客室、各部门办公室、入口处，走廊及其他需要进行绿化布置的地方。
第六条环境管理的要求：
1、清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作;
2、地面(地毯)保持整洁，无污迹;
3、天花板、墙面、墙角保持无灰尘，无蛛网;
4、会议室保持整齐、洁净，茶具充足，并及时清洗、消毒，做到无污渍;
5、洗手间保持空气清新，无异味，场地整洁，卫生用品齐全，不断档;
6、门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹;
7、窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢;
8、办公设施设备摆放整齐，无灰尘、无污迹;
9、各办公室的茶具按时清倒，无遗漏;
10、绿化植物无灰尘，花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。
11、办公垃圾和洗手间垃圾及时收集，做到无积压。
12、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正，各类座套干净整洁
第三章卫生用品的管理
第五条卫生用品的范围：
包括吸尘器、洗洁精、除虫剂、抹布、扫帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
第六条卫生用品的采购与保管：
1、行政人事中心根据需要和库存，编制环境管理用品的采购计划，由行政部经理签署意见，经分管副总裁理审核，报总裁审批后实施。采购时应对市场上清洁绿化用品的品牌、质量、价格进行调查， - 1 -
力求价廉物美。
2、行政人事中心对所采购的用品进行验收、登记和入库(绿化植物即摆放于办公区域)。
3、各部门人员应本着合理、节约的原则，根据工作需要填写领用单，经行政人员审核，行政经理审批后领取。
第四章 管理职责
第七条清洁人员职责：
1、对办公场地、会议室、洗手间等办公区域进行保洁;
3、清洁办公设施设备，清洗、消毒公用茶具;
4、养护、清洁和更换绿化植物
5、收集、倾倒垃圾。
第八条行政人事中心每周对清洁工作进行1次检查，每季度对绿化布置进行1次调整，发现问题及时整改。
第五章 附则
第九条本规定由行政人事中心解释和修订。
第十条本规定自印发之日起施行。
办公区域安全管理办法
第一章 总则
第一条为加强办公区域的安全管理，增强员工的安全意识，落实各项安全措施，保障公司各项工作顺利开展，根据“预防为主、杜绝隐患”的原则，特制订本办法。
第二条本办法中的安全管理，是指包括消防、防盗和用电等方面的安全管理。
第三条行政人事中心为公司办公区域安全管理的归口管理监督部门，负责安全防范措施的制订、落实、检查及安全事故的调查、处;各部门、机构应负责本部门的安全管理工作。
第二章消防安全管理
第四条行政人事中心应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育。
第五条行政人事中心需要定期对消防设施设备的配置情况进行检查，发现问题立即整改。确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。
第六条办公区域严禁存放易燃易爆物品。
第七条发生火情应立即采取相应措施。
第三章防盗安全管理
第八条公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今，离开办公室(室内无人)应随即锁门。
第九条会议室应有专人负责管理，无会议时应锁门。
第十条财务中心要注意安全防盗，下班时部门负责人要检查保险柜、门窗、电灯等全部锁好关好;
第十一条 各办公房间无人时要关好门窗，下班前要检查门窗是否锁好。
第十二条 公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门，车内不宜存放贵重物品。
第十三条 公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开公司，须持有综合管理部开具的出门单。
第四章 用电安全管理
第十四条公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地。
第十五条公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。
第十六条维修人员在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全操作规程操作。
第十七条公司员工不得在办公室私拉电线，不得擅自使用电热器具;下班时应切断办公设施设备的电源。
第五章 附则
第十八条办公人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任;
第十九条全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡违章造成事故的，一律追究责任;情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。
第二十条本办法由行政人事中心负责解释和修订。
第二十一条本办法自印发之日起实行。
签发单位：大连金玛置地有限公司
发文部门：行政人事中心
2011年7月13日
为了提升公司形象，使公司每位员工有一个优美舒适、整洁有序的办公环境，现对公司办公环境管理规定如下：
第一条
办公室环境实行“5S”管理，即整理、整顿、清扫、清洁、素养。
第二条
爱护办公环境，保持办公区域、办公桌面的清洁，办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐、美观。
第三条
办公室内不准堆放杂物，垃圾应及时清理，不准堆积;保持室内网线、电话线、接线板等线路整齐、不凌乱。
第四条
办公电话本着节俭效能的原则，禁止公话私用。 第五条
设备、纸张要摆放整齐，节约用纸，非正式文件尽量用双面打印。因打印等产生的各种废纸、杂物要放入垃圾筐内，未用完的纸张应放回原处，不得造成浪费。
第六条
员工仪表应保持整洁、大方、得体，男员工不得留胡须，不得留长发，不得穿背心、短裤和拖鞋;女员工不得穿吊带背心和短裤，不得穿拖鞋。
第七条
注意节约用电、用水，做到人走关灯、电脑、空调，投影仪等，严禁在办公室内私自用大功率电器。 第八条
员工午餐或长时间离开办公室，应将办公用品、相关资料收拾整理好，并关闭电脑。
第九条
办公所有场所不得吸烟(来公司洽谈客户除外);办公室内严禁随地吐痰、乱扔烟头、纸屑等。
第十条
下班时或会议结束，应整理干净办公桌或会议桌上所用物品，座椅归位，关好门窗。
第十一条
办公室内严禁用餐，严禁在上班时间吃零食，自带零食以及包装不允许长时间放置于办公桌上。果皮纸屑等所有废弃物品必须投放于垃圾袋中带出公司，避免过夜杂物发霉产生难闻气味影响办公环境。
综合管理部 2018年5月15日
办公环境管理制度
1、员工应佩戴胸卡，按照公司规定的上下班时间记录考勤;
2、爱护公司财产，办公家具、办公设备使用时不允许乱写乱划;
3、维护公共区域环境，不允许在墙壁等公共设施上乱贴乱画乱挂;
4、办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，不随意堆放物品;
5、未经允许任何部门及个人不得占用公共区域，如走道、会议室等;
6、办公机器等设备未经允许不得占用开放工位;
7、办公区域内应保持相对安静，接待客户来访应尽量保持适当音量，并在指定的洽谈区进行;
8、参加会议(洽谈)结束后，应自觉将桌面上的杂物清理干净，放置好自己的座位，必要时请及时告知前台，由前台进行清洁，恢复会议室(洽谈室)的洁净有序。
9、不允许携带有异味或气味较大的食品在办公桌前用餐，须在指定区域内就餐;就餐完毕后须将个人废物自行带出就餐区域，保持就餐区环境的干净整洁;
10、安全、卫生使用微波炉，如果饭菜、牛奶等食品弄脏了微波炉，请及时清理干净，避免给其他同事使用造成不便;
11、员工下班时，应整理干净办公桌上所用物品(桌上只允许摆放资料架、文件夹、笔筒、计算机、电话、日历)，座椅置于桌下，所有废弃物品必须投放于清洁袋中，垃圾过多时需带离办公区域。
12、办公区域安装的消防栓及防火器材不得随意挪动。出现火警，任何员工都有责任及时通知消防，进行扑救(火警电话：119);
13、员工下班后关闭电灯，切断计算机等设备电源，办公区内严禁私自乱拉电源线路，严禁存放易燃、易爆、化学剧毒品;
14、由于业务原因来访客人，必须在被访者的带领下进入办公区。非业务需要，不得将外人带入公司办公区;
15、使用笔记本电脑的员工，在下班离开办公室时，一定要将笔记本放入柜子中锁好，不允许下班后笔记本电脑放在办公室桌面。办公区内员工不得存放个人贵重等物品，如有遗失公司概不负责;
16、为保证安全，公司办公区域内禁止吸烟;
17、为确保公司办公网络系统的安全与畅通，不允许在公司期间，在网上收看与工作无关的视频，不允许利用办公网络通过任何形式(包括迅雷、电驴、BT等各类下载工具)下载视频、大型游戏、软件;不允许在办公室玩网络游戏。
第一条 为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，经研究制定办公室值日制度。
第二条 从本制度发布之日起，办公室卫生管理严格按照制度规定运行，第三条 第四条 组织健全、任务明确、责任到人，切实落实制度规定的各个事项，从而推动公司卫生管理的规范化、日常化、制度化。
公司是员工工作的重要场所，为创造更好的工作环境，维护正常的工作秩序，特定本公约：
1. 每位同事应讲卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，创造良好的工作环境。
2.各位同事轮流值日，按值日表的顺序循环，形成制度。 3.值日同事负责办公室当天的保洁工作。
值日人员职责及范围如下：
1.到岗时间：要求提前15分钟上班，在正常上班之前必须将所有卫生打扫完毕，下班后必须将所有垃圾筐垃圾清理干净后方可离开;
2.负责办公室大厅、接待室、会议室、卫生间等区域卫生的打扫和保持。 3.公共卫生环境要求： ①、保持墙壁、门窗、地面干净清洁、无污物、浮土，无死角、玻璃清洁、透明。
②、保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。
③、保持文件、工具清洁、摆放整齐。
④、垃圾篓及时清理，垃圾不得超出1/2处。
⑤、待来宾走后即刻清理杂物，保持整洁。
4. 安全：要求做好防火防盗工作，下班后负责关好门、窗，切断电器。
第五条 若当天值日人员因事不能完成值日工作，应提前向办公室卫生负责人进行申请，并主动找其他同事协商，通过同事同意后进行调换。如自主调换失败，则由办公室卫生负责人进行安排。
第六条 惩罚：办公室卫生负责人在检查时会给所有人一次机会，在第一次出现问题时，仅给予口头提醒。如提醒后还不符合要求者，将扣除30元，以示惩戒。
第七条 员工在离开所工作场合时，要将桌面物品摆放整洁，将办公桌椅摆放整齐，若有违规者罚款30元，直属领导罚款20元;
第八条 以上制度各部门人员严格遵守，由大家共同监督。 第九条 所在部门人员负责该部门区域卫生。
值班流程
一：卫生打扫流程
1、每天早上8：00——8:10员工将自己负责的卫生区域打扫干净，做到桌面无灰尘、地面无垃圾、办公用品摆放整齐、垃圾桶及时清换(卫生区域参考值班表)
2、每周五下午5：30全体员工进行大扫除，公司的地面需用吸尘器全方位清扫，玻璃、展架、植物等需擦拭干净，做到无卫生死角
3、打扫结束后各部部长等进行检查，发现未打扫干净处需及时整改 二：公司值班流程
1、每日值班人员需监督早上卫生打扫，提前准备好晨会流程以及业务部每日观看的正能量视频。
2、下班后值班人员需将公司相应电源切断(饮水机、电脑、照明灯等)，检查好窗户是否关闭，在确定公司同事都离开后锁好门，并与第二天早上提前到公司开门。 三：店面值班流程
1、每日值班人员开完早会需到店面就位，每天需收集有意向的5个客户电话
2、值班时间为8:00——11：30 2:00——6:00
作者： 时间：2013-05-03
一、员工卫生守则
1、禁止随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物;
2、严禁将剩饭、茶根、烟头倒入废纸篓内;
3、室内办公用品和各种用具存放整齐有序，不准在室内堆放物品、燃烧废纸;
4、每位职工下班前5分钟打扫自己办公区域卫生，整理文件，保持办公桌整洁;
5、食品类垃圾应扔到茶水间垃圾桶内;
6、不乱倒茶水等饮料，更不能将用水、油等相关液体滴到地毯上，以免因无法清洗导致地毯
留有污垢，地毯留有污垢者，收取300元的更换地毯成本费用。责任人不清晰者，根据员工
所处位置，收取300元的更换地毯成本费用;
8、未遵守卫生守则的行为，视情节严重，给予50-500元不等的罚款，屡教不改者，通报批评;
二、办公区卫生管理细则
1、行政部清洁员负责各卫生清洁工作，每周对办公室地毯进行吸尘1-2次;清洁人员的工作由行政助理进行检查监督;
2、清洁员负责清理垃圾、杂物;清理打扫全部地面、清洁玻璃、清理会议室、培训室;清洁沙
发、电脑主机、电脑显示器、饮水机、公共文件柜、等办公设备的表面灰尘;负责定期清理
微波炉、冰箱，保持干净整洁;负责保持洗手间及茶水间干净整洁;发现责任范围内清洁卫
生明显不合格的，每发现一次扣罚清洁员10元;
3、办公室绿化管理：
采购专员负责办公室绿化置办工作;
清洁员负责给公共位置绿化植物定期浇水。
4、办公室卫生检查制度
(1)办公区清洁阿姨的工作，由行政部助理每天定时检查督促，发现问题即时改进，包括洗
手间;行政助理不按规定检查的，每发现一次扣罚10元;
(2)以部门为单位，行政部助理每天对各部门卫生执行情况进行检查一次;
(3)检查标准：个人办公区域范围使用的电脑、电话、文件、打印机、音箱、文件柜、办桌
椅等摆放有序，表面干净、无积尘、污点;
部门办公区域范围内地面干净整洁无垃圾、污垢、水果皮、烟蒂、杂物等;
私人物品及杂物，饮料瓶、食品袋等及时清理;
部门及各位员工使用的档案柜和书柜的资料须摆放有序，干净整洁;
(4)每月进行一次卫生大检查，具体时间由行政部另行通知;
三、展厅卫生管理细则
1、行政部清洁员负责展厅卫生清洁工作，每周对展厅洽谈区吸尘1次;清洁人员的工作由行政助理每天进行检查监督;
2、清洁员负责清理垃圾、杂物;清理打扫全部地面、清洁玻璃;清洁沙发、饮水机、公共文件
柜等办公设备的表面灰尘;负责定期清理各样板间样板及饰品的灰尘或杂物，保持整齐有序、干净整洁;发现责任范围内清洁卫生明显不合格的或存在清洁漏洞的，每发现一次扣罚清洁员10元;
3、展厅卫生检查制度
(1)展厅清洁阿姨的工作，由行政部助理每天定时检查督促，发现问题即时改进;行政助理
不按规定检查的，每发现一次扣罚10元;
(2)行政部助理每天对在展厅办公部门的卫生执行情况进行检查一次;
(3)检查标准：个人办公区域范围使用的电脑、电话、文件、文件柜、办桌椅等摆放有序，
办公台表面干净、无积尘、污点;
私人物品及杂物，饮料瓶、食品袋等及时清理;
部门及各位员工使用的档案和资料须摆放有序，干净整洁;
(4)每月展厅办公人员必须进行一次大扫除，每季度行政部安排专业清洁公司对展厅进行1
次彻底清洁;
四、对于环境卫生日常管理优秀，且月卫生评估结果第一的部门，给予奖励100元并授锦旗;对于
卫生环境脏乱差或卫生评估最后一名进行公开通报批评;
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