企业文书工作及文书档案管理究竟重点在什么地方
作为国有企业的一名档案工作人员，三年的文书工作及文书归档工作使我对其有了深刻的认识，除了需要认真之外也需要不断积累经验，日趋完善工作中的工作方法，才能达到事半功倍的效果。
首先，我谈几点对文书工作的认识和意见：
文书工作琐碎繁杂，通过制度规范要求才能保证公司文书档案质量不断提升。公文流传快速有效是提升工作效率最根本的点，除了要求文书及时处理之外，还要认真做好特事特办，对一些紧急公文除在OA系统流转留痕，也要借助电话和短信的方式提醒办理人。除了保证公文流转效率之外，个人认为文书工作还需要重点做好如下四方面：
一、建立健全公司收发文登记制度。
做好文书工作，首先要严格做好公司收发文登记。目前很多单位都采用OA办公系统，对于所有的收文和发文都严格在办公系统中进行流转。建立电子文件目录，保存电子文件及文件处理单也就变成了不是那么困难的问题。对于发文，OA系统本身不能送达的，要做纸质文件制作并由专人送达到指定单位，或将红头文件的PDF版本以电子邮件等方式送达，并做好送达记录。
二、建立健全会议纪要等文件归档制度。
会议纪要作为公司集体决策的重要体现，保存好会议纪要、会议资料、会议记录和会议录音就变得尤为重要。对于一些采用OA办公系统进行审批上会议案的单位，上会议案及上会议案审批单都要作为归档文件的一部分保存。
三、建立文件销毁登记目录。
对于不在文书档案范围内的文件建立销毁目录登记，并做好相应的审批工作，审批意见和销毁目录一并存档。
四、建立健全用印审批登记管理制度。
对于印章管理严格执行公司印章管理办法采用网上流程和用印审批单两种途径进行审批，但是都要进行人工登记，在登记中要写明盖章文件的内容，用印个数，及文件发送单位，审批人及经办人，保存完备的用印审批单和用印登记簿。
以上是我对文书工作的几点认识和意见。只有把以上几项工作做好实处，在进行年度文书档案归档时，就能做的游刃有余
其次，谈一下对企业文书档案的认识。
企业文书档案归档范围的确定、类别的划分、档案保存年限的划分是文书归档工作中最重要的三个方面，在《档案管理办法》中文书档案部分也有详细阐述，但我依然结合自己的实际工作经验谈谈对文书档案的几点认识：
一、文书档案来源于日常文书工作中形成的文件记录材料。
(就我个人认识)主要包括：公文，重要会议相关资料，印章管理过程中的登记簿和用印审批单、保密文件及重要来电记录等。文书档案来源于文书工作中的文件记录材料，只有把文书工作做细做实，才能保证文书档案的质量。
二、在进行文书归档过程中应该注意三方面的问题。
(一)对文件完整性的要求;
公文主要包括收文和发文。收文一定保存好原始文件，以及文件处理单;发文一定保存好原稿、红头发文、修改痕迹及发文处理单。
(二)对文书档案归档范围的认识;
紧密结合档案管理办法及其文件处理单的批示，分清文件是否需进行归档至文书档案。比如收文中对于不涉及本单位的职务任免、表彰决定等文件不需要归档至文书档案;
(三)需要合并处理归档的文件。
文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一个件。需按照批复在前请示在后、复函在前函在后的标准进行组合归档，视作一个文件。对于没有收到批复的请示进行归档时要在备考表中注明，本人还认为对于一些表彰决定、通知等文件，也应该按照表彰决定在前相应通知在后的方式进行合并归档视作一个文件，目前对于此暂无制度要求。
三、文书档案分类一般公司采用的是年度—问题—保管期限分类法。
按照这种方式进行文书档案分类有党建工作类(0)、行政管理类(1)、经营管理类(2)、生产经营管理类(3)四类。
(一)党建工作类，主要包括：跟党委、团委、纪委、工会及协会有关的文件;
(二)行政管理类，主要包括：跟人力资源、审计、法纪监察、后勤管理、行政事务、外事工作、医疗卫生等有关的文件;
(三)经营管理类，主要包括：跟经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理、房地产管理、基本建设管理及机电网络管理等有关的文件;
(四)生产技术管理类，主要包括：跟生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境管理、计量工作、标准化工作及档案信息管理等有关的文件。
四、文书档案保存年限的划分。
主要分永久、长期(50年)和短期(15年)。以下，主要从文件来源和文书档案分类角度进行阐述。其中的难点在于如何区分重要的和一般的，其次就是对业务问题的准确把握正确分类问题。
(一)永久保存的文件：
包括公司、公司联合组织、公司承办的重要会议及活动过程中产生文件请示、批复、议程、名单、报告、上级领导人贺辞、题词、会徽设计、领导人讲话、选举结果、决议、会议纪要及会议记录等文件;重要的上级机关、上级领导检查、视察本公司工作过程中形成的重要文件资料;本公司业务内的重要文件;本公司事务管理文件等。
(二)长期保存的文件
主要包括代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等文件;一般的上级机关、上级领导检查、视察本公司工作时形成的一般文件和工作汇报材料;一般业务问题的请示与上级机关的批复、批示;20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件等等。
(三)短期保存的文件
主要包括公司、公司联合组织、公司承办的重要会议及活动过程中讨论未通过的文件;年度以下的计划、总结、统计等文件;一般活动的总结、一般问题的调研材料;有关单位签订一般的合同、协定、协议、议定书等文件。
以上是我对文书工作和文书档案的几点浅薄的认识，在今后的工作中会对相关问题做更深入的研究，以便于更加准确的把握归档范围、进行分类和确定保存年限。
参考文献：
1.国家档案局《归档文件整理规则》
作者：聂英俊
【摘要】医院的文书档案管理是医院提供良好医疗服务的前提，因此，加强医院文书档案的管理对于医院的发展十分重要。本文试从医院文书档案的性质及特点分析，并指出当前医院在文书档案管理方面所存在的问题，并结合笔者的工作经验，提出了具体的改进措施，希望能给文书档案管理人员提供有益的借鉴。
【关键词】文书档案;管理;水平
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056
医院的文书档案是宝贵的财富，它包括在工作以及活动中形成的各类文件、录像、图表等，是多种档案载体的集成。科学有效的医院文书档案管理不仅能够促进医院的健康发展，也有利于患者查询相关信息，更能促进有关健康及医生科学的进步。
1医院文书档案分析
医院文书档案收集是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料[1]。它是一个医院历史的见证和最有效的凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性及服务性等特点。
1.1规范性医院文书档案的规范性主要是指公文的管理，它是整个文书档案的核心，也是搞好文书档案管理的最基本保障。它的规范性主要表现在公文的用纸、检查、字迹、文种、传递严格五个方面。
1.2标准性文书档案管理工作要求技术含量高、操作性强。对于文书档案的收集、管理、鉴定、保管及利用都要按照立卷原则、工作流程和操作技术的统一。整个过程相互联系，层层相扣，具有严格的标准。
1.3保密性现在医院的文书档案包括纸质文书档案和电子文书档案两种，虽然这有利于信息的保存，但也给保密工作带来了一定的难度。纸质的文书档案一旦形成，它的内容及形式一般不会发生大的变化，对于是否是原始资料比较容易辨认。但是，电子档案不具备这些特点，对于电子档案文件的保密一定要进行加密，并且不定期的改变加密码或者电子锁。最为重要的是，应该加强工作人员的保密意识，使他们认识到自己工作的重要性以及因为失密造成的严重后果。
1.4服务性文书档案的服务性主要是为领导进行决策或者智能部门提供资料参考，它表现在利用、编研和统计等工作。搞好服务，首先必须做好医院文书档案的整理工作，使之在使用之时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。其次是能够为医院各级领导干部的任免升迁、职工的晋职晋升等提供准确详细的个人资料和依据，能够大大提高工作的效率，保证工作的如期完成。再次就是在医院大规模的改革时提供医院的基本信息和工作人员的基本情况，以便在领导进行决策的时候能够掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高数字化的进程，对于已经公开的资料或信息要及时上传到网上，为患者提供更便利的咨询。
2目前医院在文书档案的管理方面存在的问题分析
2.1文书档案意识薄弱，对其利用未能发挥最大作用文书档案资料如果能够得到充分的利用，可以创造出不菲的经济和社会效益，促进医院管理的规范化。但是，因为对于文书档案的重要性宣传不到位，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。
2.2管理文书档案的机构不完善、职责不明医院文书档案的管理一般都存放在行政办公室的综合档案室。但是因为历史遗留的问题以及医院在管理上存在的不足，所以综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案则由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不仅不利于综合的开发利用，也造成使用效率的低下，并且这种不科学、混乱的管理模式会造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。
2.3文书档案管理人员专业素养有待提高目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面鱼龙混杂，参差不齐，远远不能满足时代发展的需要[2]。这主要表现在专业知识的不足、知识结构的老化或不合理、文化水平低、新知识的储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了我国档案管理水平的落后。
2.4对于档案管理的硬件投入过低因为医疗用房的紧张，导致存放档案的地方十分有限，这完全不符合档案管理的标准。还有管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的到来，计算机技师在医院文书档案管理的过程中逐步得到推广，促使其管理水平不断进步。但是，这远远不能满足快速发展的需要，人工收集、检索信息不仅效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。
3提高医院文书档案管理水平的方法
3.1加强有关档案法规的学习，强化档案管理意识医院要加强对于档案法规学习和宣传的力度，提高管理人员对于档案管理重要作用的认识，尤其是医院领导对于档案管理的认识。只有领导对档案管理注重，才有可能把档案管理工作纳入重要的工作议程，使其能与医院业务的拓展保持同步。对于档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合档案管理工作。医疗服务是医院最根本任务，而只有搞好档案管理才能促使医疗服务的提高，所以一定要为档案管人员提供必要的设施、充足的经费，切实提高医院的档案管理工作。
3.2强化服务意识，提高档案的开发利用效率档案管理的最终目的就是为利用提供方便，因此，要强化档案管理人员的服务意识，既搞好档案的收集、管理，又努力搞好资料的编研、整理工作，对信息进行有效开发，使档案为临床医疗、教学、科研服务，为人民群众的医疗保健服务，充分发挥其社会效益。
3.3加强专业培训，提高档案管理人员的素质建立科学合理的档案管理体系，建立健全档案管理的规章制度，这是搞好档案管理工作的关键。随着时代的进步，医院的文书档案管理也必须建立一套与之相应的科学合理的体系，切实解决好档案管理混乱问题。档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一，因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等手段提高其管理水平，推动档案管理水平的提升。
3.4实现档案管理的现代化随着科技的不断发展，传统的档案管理方式已无法适应现代人们的需求，无纸化办公及电子技术的普及对档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案的管理必须由传统的管理方式向现代信息化的管理方式转变。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率[3]。因此，医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。
4结论
医院的文书档案管理具有自己的特点，结合医院的实际加强对其管理，显然有利于医院服务水平的提高。目前，我国的医院在档案管理工作中还存在管理意识薄弱、认识不到位、管理体系不科学、从业人员素质参差不齐等问题，医院必须从提高认识、加强管理和培训、实现管理的现代化等方面入手，促使我国医院文书档案管理水平的不断提高。
参考文献
[1] 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1(12)：22.
[2] 刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考[J].科技创新导报，2011，4(10)：43.
[3] 高雪莉.浅谈医院文书档案的管理和利用[J].档案天地，2011，1(7)：12.
(收稿日期：2012-02-15)(本文编辑：李静)
作者：陈家义
摘 要：作文教学是语文教学的重要组成部分，在新课改背景下加强作文教学管理，具有重要的作用。教师结合自身教改实践，总结出提高学生写作水平的方法措施，对搞好中专作文教学有一定的指导意义。
关键词：新课改;教学管理;提高;写作水平
DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2017.26.081
新课改之后，教师在作文教学中全面推行“教学管理目标化、教学制度常规化、大面积提高学生的写作水平”的教学改革措施，有效地克服了作文教学的随意性、盲目性，为作文教学向制度化、规范化、科学化迈进探索出一条切实可行、行之有效的新路。实践证明，中专作文教学必须加强管理，只有这样，新课改的具体要求才能在作文教学中得到充分体现，学生的写作水平和语文教学的总体水平才会不断得到提高。
一、研究作文教材，确定目标序列
作文教学的目标应该说是明确的，教学大纲既规定了中专阶段的总体要求，又规定了每个年级的具体要求。但由于受诸多因素的影响，这种明确的教学目标在教学实际过程中模糊起来，学生作文的篇数、训练的知识点和能力点，以及教师的批阅情况往往不大一样。盲目训练的现象大量存在，训练什么能力，达到什么要求，师生心中大多无数。这样就严重制约了学生写作水平的提高。针对这些情况，教师深入研究了课本中的写作要求，建立了作文教学的目标序列。
具体做法是：1.组织全体语文教师认真研究教学大纲、课本、作文教材，由教研组统一制订教学目标序列。2.组织各年级语文教师进一步研究教学大纲及写作教材对本年级作文教学的要求，确定本年级写作知识、训练内容序列。3.组织教师调查本级、本班学生的作文实际水平，按上、中、下三类排队，分为较高要求、基本要求两类，形成因材施教、分类推进序列。
对中专作文教学的管理，必须要有明确的目标。作文教学目标序列的建立，加强了教学的计划性，使作文教学由浅入深、循序渐进，有效地缓解了学生对作文的畏难情绪，激发了学生写作的兴趣。
二、研究教学过程，抓好常规管理
写作是一种创造性的劳动，作文教学是一个系统工程，同时也是一门艺术。教师要根据新课改要求和教学实际对教学进行全方位、多层次的研究。为了突出教学过程，经过深入研究，教师需要做到坚持抓作文教学的常规管理。
(一)写好作文教案，按程序进行教学
通过公开示范、观摩研讨的方法，教师之间形成了让学生学好范文，创设情境，为学生在范文、生活、作文这三者之间搭桥引路的共识，并把写好教案、科学授课作为一个常规。
(二)培养学生良好的写作习惯
从写字姿势、作文的写作格式、书写文面等方面对全校学生提出严格的要求，分年级对学生从审题、拟写写作提纲、写草稿、修改、誊写等环节上进行严格而系统的训练，夯实基本功，使学生形成良好的写作习惯。
(三)搞好课外活动
近年来，在新课改背景下学校以作文教学为主体的第二课堂活动丰富多彩、成效显著。主要形式有：作文竞赛、演讲比赛、文学社团活动、读书日活动、办手抄报、出作文选刊等。
(四)教师坚持写“下水文”
在教学生写作文的同时，教师自己也要经常动笔写作。近年来，教师写“下水文”在语文教研组形成一种风气与传统。到目前为止，全组三十二位教师中，有十名教师在全国及地县写作赛事中获奖，十二名教师在省级以上刊物发表了教学专业论文，二十名教师获得全国中学生作文竞赛育才奖。
作文教学的常规管理，既保证了作文教学面向全体学生，又充分发挥了学生的主观能动性，使学生养成了良好的写作习惯，掌握了科学的写作方法，从而大面积提高了学生的写作水平，使学校的写作教学进入了规范化、科学化的轨道。
三、制订评估细则，实行量化管理
马克思说：“一门科学，只有在成功地运用数学时，才能达到完善的地步。”作文教学的管理只有实行量化管理，才能有利于发挥作文教学管理机制的激励性。在作文教学的量化管理方面，具体措施有下面几点。
(一)分级分类规定作文训练的量
要做到全面推进、大面积提高学生的写作水平，没有一定量的训练是不行的。教师把语文讲读课、写作课分开，讲读课教学教材内容;写作课讲授写作知识，补充评析范例，提供练笔机会，进行讲评指导。每学期作文教学不少于20课时。在此基础上，分级提出作文训练的量，规定每学期作文训练量18次，大小作文各半。大作文着重进行综合训练，小作文进行单项训练，大小结合，一周一作，以此作为衡量语文教师的基本工作量和学生的基本作业量的依据之一。
(二)制订“作文教学评改检查细则”
要求大作文全收全改，每学期每個学生至少要有一篇作文精批细改，一篇当面批改。并配以小作文检查督促、定性评改等，按照班级人数折算作文批改的次数，区分作文批改的详略程度。
(三)全面进行检查评估
对教学成绩、教研成果、学生获奖、课外活动等方面进行定时、定性、定量的检查评估。评估结果载入教师本人业务档案，并与职工奖励和职称评聘挂钩。
事实证明，对作文教学实行量化管理，能准确显示每一个教师完成任务的具体情况和质量要求，能使教师的工作得到合理、公正、准确的评价，从而便于表扬先进、激励后进。量化管理又为作文教学的标准化建设提供了前提和条件。
作文教学管理目标化、常规制度化教改措施的实施，使教学有据可依、训练有线可引、检查有意可循，从管理上保证了语文教学质量的稳步提高。2010年至今，学校先后有六名学生出版了自己的文学作品集，一百多名学生在各类作文竞赛中获奖或作文入选作品集。
参考文献：
[1] 王丞泰.作文教学刍议[J].甘肃教育，2005(1).
[2] 龚子建.作文教学的根植于何处[J].湖南教育，2005(6).
[3] 冯艳凤.作文教学之我见[J].职业教育研究，2005(8).
[4] 龚琦.浅析作文教学方法[J].黑河教育，2001(6).
作者：仇志宏
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式;上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册(本)⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构(问题)项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。
22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷(盒)卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式(电子)检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。
[单选]
1、( )是公文办理过程中的中心环节。 (2分)
拟办
批办
承办
催办
[单选]
2、( )年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 (2分)
2000年
2002年
2003年
2006年
[单选]
3、下面所列材料中属于归档范围的是( )。 (2分)
收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。
一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
同级机关发来的不需贯彻执行的文件。
[单选]
4、以下哪个不是收文登记的形式? (2分)
簿册式登记
签印式登记
卡片式登记
[单选]
5、催办分为( )两个方面。 (2分)
向上、向下
对内、对外
发函、电联
[单选]
6、以件为单位进行装订时，应在( )位置用不锈钢钉或线装订。 (2分)
上侧
右上侧
左侧 [单选]
7、编制页码时，凡没有页码(单页除外)的，需要补充编制页码，再( )计算页数。 (2分)
继续
合并
重新
[单选]
8、以下哪个不是文件的载体? (2分)
竹简
纸张
光盘
[单选]
9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容： (2分)
归档
保管期限
作者
[单选]
10、著录时应注意 (2分)
题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入;
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写;
“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。
[单选]
11、使用单件整理方法的单位必须使用( )。 (2分)
档案管理软件
密集柜
专用库房
[单选]
12、单份文件归档中，装盒排架不包括： (2分)
装盒
填写备考表
编号
[单选]
13、《档案目录》封面项目不包括： (2分)
全宗名称
责任者
全宗号 [单选]
14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是： (2分)
按-保管期限
按-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是： (2分)
按-保管期限
按-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
16、跨形成的文件材料，统一放入( )。 (2分)
开始
办结
归档 [单选]
17、采用( )能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。 (2分)
分类法
机构分类法
保管期限分类法
[单选]
18、立卷法按文件( )或内容针对作为归档。 (2分)
成文日期
形成
办结
[单选]
19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法： (2分)
XX企业的会议纪要;
XX单位关于举办培训班经费的请示;
XX公司信息简报。 [单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是： (2分)
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
[单选]
21、( )是对收文的执行、办理或撰文答复。 (2分)
拟办
批办
承办
[单选]
22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式? (2分)
XX局党组会议记录
XX企业关于2003年财务统计报表
XX地区来往信件
[单选]
23、立卷法中，案卷的装订要注意： (2分)
将文件上原有的金属物全部去掉;
文件上原有的金属物不用去掉;
装订方法是二孔一线，位于文件左侧。
[单选]
24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为( )，边距为( )。 (2分)
6.5cm，
7.5cm，3.5cm
8.5cm，4.5cm [单选]
25、()是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。 (2分)
全宗号
目录号
案卷号
[单选]
26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有( )种。 (2分)
12
13 14 [单选]
27、( )是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。 (2分)
规定
办法
条例
[单选]
28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有： (2分)
秘密等级
发文字号
公文标题
[单选]
29、( )是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。 (2分)
定稿
正本
稿本
[单选]30、( )是对发文进行最后审定的决策性环节。 (2分)
签发
审核
缮印
[多选]
31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：() (2分)
内容组合法
文件名称组合法
工作活动组合法
问复文件组合法
[多选]
32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：( ) (2分)
—机构—保管期限
—问题—保管期限
—文号—保管期限
—保管期限 [多选]
33、同一的文件按件归档，装盒时( ) (2分)
保管期限为永久的文件单独装盒
保管期限为30年的文件单独装盒
保管期限为10年的文件单独装盒
保管期限为定期的文件一起装盒
[多选]
34、文书档案保管期限表的基本内容包括： (2分)
类目
序号
归档范围
保管期限
[多选]
35、归档分类的类型有： (2分)
A.分文号
分
分机构
分保管期限
[多选]
36、单份文件归档中，必须著录的项目有： (2分)
文件题名
责任者
成文日期
归档
[多选]
37、单件整理方法常见的模式有： (2分)
部门整理
专人整理
个人整理
档案室整理
[多选]
38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写： (2分)
全称
简称
保管期限代码
不填
[多选]
39、单份文件归档中，著录时应注意： (2分)
有副题名的应录入;
文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动;
页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数;
著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。
[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有 (2分)
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
综合排列法
[判断]
41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。 (2分)
对
错 [判断]
42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。 (2分)
对
错
[判断]
43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。 (2分)
对
错
[判断]
44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。 (2分)
对
错
[判断]
45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 (2分)
对
错 [判断]
46、文件形成也就是文件的成文。 (2分)
对
错
[判断]
47、小于十六开纸的文件要托裱。 (2分)
对
错
[判断]
48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。 (2分)
对
错
[判断]
49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。 (2分)
对
错
[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。 (2分)
对
错
一、名词解释
1. 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2. 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3. 公务文书
4. 事务文书
5. 上行文
6. 下行文
二、单项选择题
1. 下列选项中不属于文书性质的是( )。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2. 下列选项中不属于文书特点的是( )。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3. 下列选项中不属于档案性质的是( )。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4. 下列选项中不属于档案特点的是( )。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5. 下列选项中不属于古代公文的种类是( )。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6. 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。( )
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7. 下列选项中不属于公务文书特点的是( )。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8. 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是( )。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9.( )适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10. 下列选项中对发文字号表述正确的是( )。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发(1996)02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1. 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2. 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3. 试述公务文书的作用与特点。
4. 如何恪守公文行文规则?
5. 如何正确选定公文文种?
二、
平时作业二
一、填空题
1. 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2. 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3. 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4. 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5. 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6. 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”(或称单份文件)。
7. 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8. 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9. 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1. 文书处理程序的基本特征包括( )。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2. 文件签收的作用包括( )。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3. 收文登记的方法包括( )。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4. 文书整理归档是以件为单位进行( )，并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5. 文书整理归档的原则包括( )。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6. 《文件归档管理规则》提出了( )等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构(问题)分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7. 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括( )等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1. 拟办的要求有哪些?
2. 发文审核的具体内容及要求有哪些?
3. 文书运转管理的基本原则包括哪些?
4. 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5. 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1. 档案统计工作：P244
2. 档案整理工作： P254
3. 档案保管： P271
4. 主题法： P283
5. 专门档案： P304
6. 大事记：P296
二、不定项选择题
1. 档案收集工作的主要内容包括( )。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2. 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是( )。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3. 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室(馆)库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、( )的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4. 档案整理工作中的所谓( )，在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5. 档案库房的类型包括以下( )。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6. 档案检索语言的类型包括( )。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7. 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下( )。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8. ( )在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9. 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下( )。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10. 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是( )。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1. 档案为什么必须以全宗为单位进行整理?
2. 请简述档案检索的内容。
3. 请简述档案参考资料有哪些特点。
4. 请简述人事档案的特点及作用。
5.试述电子文档管理的内容和原则。
6.试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2.中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4.××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5.××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示：
1、
2、3组成一卷; 按内容和文种特征组卷;
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件
4、5组成一卷;
按通讯者、内容和文种特征组卷;
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1.某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4.某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5.某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6.某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
1.文书的格式是-----文书的表现形式。 2.公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。 3.“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征
4.公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。
5.公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
6.及时、准确、安全是文书工作的原则 7.正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。
8.正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。
9.组织机构一是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。
10.从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。 11.《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记
12.本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。
13.从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。 14.发文机关留存的印刷本是指存本 15.根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。
16.通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
17.简报的特点是---简、实、快。
18.签发是指领导人对文件的发出签具意见
19.行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。 20.行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。
21. 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容
22.档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录
23.发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。
24.校对要以---定稿为依据。
25.拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。
26.上行文是指请示
27.档案常用分类方法有三种，即---分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。
28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和
意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。
29.承办是同属于发文处理和收文处理程序
30.案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。
31.档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。 32.档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。
33.档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。
34.文公用纸一般采用国际标准A4型 36.中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。
37 提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。
38.检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。
39.档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。
40.维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务
41.档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。
二、名词解释
1.文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。 2.公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。
3.人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具
4.文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。 5.专门档案----是各机关单位在进行某种
专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。
6.平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。
7.文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。
8.档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 9.公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。
10.定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。
11.正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。
12.存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。
13.副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。
14.计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。 15.简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。 16.总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。
17.调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。
18.司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。
19.人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。
20.会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。
21.主题---又称主题思想，通常是指文章
1 中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。
22.结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。 23.文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。 24.签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。
25.用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。
26.拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。 27.承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。
28.查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。
29.档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。
30.档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。 31.全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。 32.档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点
33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。 赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
34.档案编研工作——是以馆(室)藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。
35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识
的过程称为主题标引。
37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。
38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案;机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。
39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。
三、简答题
1.文件有何作用?——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：
1、上传下达作用;
2、公务联系作用;
3、凭证记载作用。
2、文书工作有何重要性?——
1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作;
2、文书工作是机关工作的纽带;
3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节;
4、文书工作是档案工作的基础。
3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。
4.文书工作组织形式选择的依据是什么?——本机关的工作性质、任务和职能范围;本机关内部机构设置的层次与数量;本机关收发文件的数量;本机关各组织机构驻地的情况;人员的配备情况等。
5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。
6、试析报告和请示的关系。——相同点：
1、行文方向一致。
2、报送要求相同。
3、写作特点相同。
不同点：
1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系;请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。
2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复;而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。
3、行文时限不同。请示必须在事前行文;报告则
在事前、事后、事情进行中行文均可。
4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则;而报告既可一文一事，也可一文数事。
7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件
8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。
9、
案卷的含义是什么?——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
10、
文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。
11、 “立卷六特征”有哪些?——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。
12.立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。
13、什麽是文书现实执行性?什麽是档案
原始记录性?-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行;二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。 14.文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽?----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：(1)公文的草拟、
2 审核、签发、复核、登记和分送;(2)公文的缮印、用印、登记、分发等;(3)公文的签收、登记、审核、拟办;(4)批办、承办、催办、注办等;(会议、汇报的记录与整理;(6)公文的平时归卷、提供借阅与保管;(7)公文的系统整理与归档;(8)为领导人准备有关材料;(9)文书的机要保密;(10)完成领导人交办的其他文书工作事项。 档案的基本任务是：(1)坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度;(2)科学地管理档案，大力开发信息资源;9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。
15.文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽?-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际;精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义;注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。 16.简述公文格式标准化的意义------(1)公文格式标准化是公文的性质所决定的。(2)公文格式标准化是公文处理所需要的。(3)公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。
17.什麽是主题词?主题词的特点是什麽?----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。 主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。
18.成文日期是怎样确定的?-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准;第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准;第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准;第四，电报以发出日期为准;第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。
19.文书正文写作要求有哪些?----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，
内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“
(二)”，第三层用“1”第四层用“(1)”。 20.简述文书种类划分的意义。-----
(一)适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。
(二)适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。
(三)适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。
(四)适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。
21.简述公告与通告的区别。----
(一)发布机关级别不同。
(二)发布事项范围不同。
(三)发布事项的方式不同。
(四)所公布事项的特点不同。
22.简述请示与报告的区别。——
(一)行文的目的不同。
(二)行文时间不同。
(三)内容含量不同。
(四)上级办理不同。 23.主题的作用、依据、要求是什麽?----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：(1)是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。(2)是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。
24.文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。
25.文书语言表达的要求是什麽?---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。
26.简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：
(一)思想准备。
(二)拟订提纲。
(三)草拟初稿。
(四)征求意见。
(五)反复修改。
(六)誊抄文稿。
(七)确定标
印。
27.文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。
28.文书处理过程中有那些特点?——有以下特点：
(一)确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。
(二)连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。
(三)规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。
29.撰写拟办意见时应注意哪些方面?-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考;差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择;概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。
30.简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。
31.我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面?---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。
32.简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
33.以“件”取代卷的好处是什麽?——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。
34.以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽?-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。 35.文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。
36.文书整理归档的基本原则是什麽?-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持
3 文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。
37.如何确定案盒内文书?——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。
38.归档的质量要求是什麽?----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。
39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。 40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。 2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。 3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。 4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。 41.全宗内档案分类的方法有哪些?——常用1.分类方法，按照文件形成和处理的将全宗内档案分成若干类别;2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别;3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别;
42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么?——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表;2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限;3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。
43、档案鉴定工作任务是什么?——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆(室)藏档案的质量;2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。
44、什麽是档案保管期限表?起结构和类型有哪些?——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。
45、档案保管期限的划分原则是什么?——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具
有长远利用价值的档案，应列为永久保管;2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管;3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。
46.档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。 47.简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2. 建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3. 建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。
48.档案库房的日常管理包括哪些?——1.建立健全的库房管理制度(安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度);2.温湿度调节和清洁卫生;3.注意档案在流动中的保护;4.定期安全检查。
49、档案安全检查应包括哪几个方面?——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施;2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治;机读档案定时倒带和上机检查;3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生;4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合;5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。
50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。(1)桥梁作用(2)交流作用(3)管理作用
39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。
1、按编制方式分为：目录、索引、指南。
2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具
3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。
4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具
51.常见档案检索工具——
1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、
全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。
10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享
52.参考资料的种类：——
一、大事记： 1、大事记的种类有：A、机关工作大事记
B、国家和地区大事记C、专题大事记 D、个人生平大事记 也称为年谱
二、组织沿革：1、种类有：
A、机关组织沿革 B、地区组织沿革
C、专业系统组织沿革;
三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。
四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。
五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。
六、企业年鉴：
的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。
七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
53.参考资料的编写一般方法：——
1、制定编写计划;
2、收集材料;
3、综合编写 54.编研工作的意义——
1、积极提供服务的有效方式;
2、提高工作水平的重要途径;
3、有利于档案原件的保管和流传。
55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化;2.管理机构布局与馆(室)藏机构的合理化;
3、档案信息服务的社会化;4.档案工作组织管理的科学化。
56、实现档案现代化的条件。——社会条
4 件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境;2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持;3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化;2.档案工作人员专业化。
57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高;2.检全、检准率高;3.检索途径多;4.能够产生多种形式的目录与索引;5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。
58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件;2.档案原件的准备工作;3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。
59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。
1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。
2征集收藏于和人手中的历史档案。 3征集少数名族地区的历史档案。 4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。
5收集散失在国外的历史档案。
60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和6
1、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉;2.防止软盘污染;3.注意防尘;4.远离外磁场。 6
2、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏;2.查找迅速，传递方便;3.价格低廉，保存时间长;4.容易复制，有利于档案原件保护;5.便于推广普及。
63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准;2.针对档案的载体为适用范围的标准;3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准;4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准;2.档案统计、提供利用标准;3.档案编纂及出版格式标准;4.档案工作现代化建设标准。
65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅;2.档案外借;3.制发档案复制本;4.举办档案展览;5.出具档案证明;6.提供咨询服务;7.印发目录。
四、论述题
1.论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含
义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行;二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。
2、试析文书工作与档案工作的关系。 联系：
1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。
2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序(文件立卷归档工作)，就是档案工作的起始环节(档案收集工作)，二者从不同的角度履行同一道手续。
3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展;档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。
区别：
1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的;档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。
2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档;档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。
3、试比较各种登记形式的优缺点。
目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索;卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失;联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。 4. 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或
者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观;二是体现在内容上要有美感;三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体;问题排列有序;语句整齐一致。
文书立卷的基本原则
1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。 拟写案卷标题的要求
案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分
信息文书试卷
单项选择题
1、( B )地办理文书是文书工作最基本的原则之一。 A高度保密 B实事求是 C及时迅速 D精简优质
2、办公室的职能由办公室的( A )来决定。
A性质和任务 B人员与分工 C规模和级别 D性质和地位
3、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是( D )。 A上行文 B平行文 C下行文
4、经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是( A决定 B决议 C报告 D会议纪要
5、表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用( B)。 A公报 B通告 C通知 D通报
6、下列公文专用词语属于“引述用语”的选项是_________。 C A、遵照 收悉 批转 特此函复 B、收悉 欣悉 依照 鉴于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 关于 根据
7、收文分发应该按不同情况优先分给( A)
A本单位的主要领导人、主管部门负责人或承办人
B 承办部门的主管负责人和主要承办人员
C本单位分管秘书工作的主要领导人
D本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门
8、拟办意见又称(D )
A拟办方案 B 办文预案 C 办文意见 D 建议和意见
9、公文的校对基准是(C )
A 定稿和格式设计 B领导批示意见 C 经过修改的草稿 D审核过后的文稿
10、复核是在注发过程中对公文文稿再做的( B)
A最后审核 B 技术性审核 C 重复审核 D专业审核
11、由内收发按规定统一拆阅收文称为(A )
A 拆件 B 启封 C 核封 D查核
12、以下收文办理环节属于决策性活动的是(D )
)。 C
A批办 B注办 C 承办 D拟办
18、标明由某公司收启的文件启封者应是公司(B )
A 领导人员 B文书人员 C办公室主任 D业务人员
13、联合行文时各发文单位依次审核文稿称为(D )
A会谈 B会办 C会签 D会稿
14、分发使公文按照主次缓急尽快得到( C)
A 实质性处理 B程序性处理 C 专门性处理 D常规性处理
15、以下是公文的开头，请判断它属于哪种开头方式。
你厅《关于拟录用2003年大中专毕业生的函》(国安政〔2003〕18号)收悉。经研究，现函复如下。属于________ B A、概述式开头 B、引述来文式开头 C、目的式开头 D、开门见山式开头 16.以下属于收文加工环节的是(A )。 17.以下属于收文的加工环节的是( B)。
A起草文稿 B汇编公文信息 C填写催办单 D 注明文件办理经过和结果 18.注办应该由( C)负责。
A 文书人员 B 单位领导 C办公室主任 D承办人 19. 会议纪要适用于(D)。
A.记载会议情况 B.传达会议情况 C.记载会议议定事项 D.传达会议议定事项
20、文书的( D)是文书工作的中心环节。
A、管理B、处理C、利用
多项选择题
1、以下属于公文制发程序的有___________。 B、C、D A、签署 B、签发 C、审核 D、分发
2、事务文书的制发程序，一般包括___________、公布及操作等。 A、B、C A、草拟 B、审核 C、定稿 D、登记
3、下列选项的排序符合公文的制发程序的有___________。 C、D A、草拟 审核 复核 签发 B、签发 登记 缮印 分发 C、草拟 审核 签发 分发 D、缮印 用印 登记 分发
4、在复核时应注意下列哪些事项___________。 A、B、C A、审核、签发手续是否完备 B、附件才料是否齐全 C、格式是否统
一、规范 D、是否做好发文登记
5、公文的紧急程度分为___________。 A、B A、特急 B、急件 C、限时送达 D、紧急
6、以下属于公文主体部分的要素有___________。 A、B、D A、附件 B、主送机关 C、抄送机关 D、附注
7、公文标题___________。 A、C A、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点符号
8、公文主送机关应使用___________。 A、B、C A、全称 B、规范化简称 C、统称 D、一般称谓
9、下列文种，哪些文种必须有主送机关。___________ B、C、D A、公告 B、批复 C、请示 D、报告
10、公文的特定格式有___________。 A、B、C A、信函式 B、命令式 C、会议纪要式 D、简报式
C、公文的份数序号、密级程度、紧急程度和发文字号均在武文线之下 D、信函式公文的发文机关标识依然是发文机关的全称、规范化简称或统称
案例分析
某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示(全文如下)，交给校长办公室审核。
关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示 市人民政府、市教育局：
我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。
×××市第二职业学校 2014年8月25日 (1)请你代校长办公室主任审核这份请示，指出存在的问题。 (2)请你代校长办公室秘书修改并重新起草一份请示。 指出下述文书处理程序中的错漏之处，并说明正确做法。
某县政府外收发小赵收到1份急件，启封后发现是〈某某省林业厅关于上报春季植树造林面积的紧急通知〉，随即送主管林业工作的李副县长批办。李副县长阅 6后，用红铅笔批示：“请有关部门办复，据实填报。5月9日。”后由县林业局起草复文后直接送李副县长签发，然后印制成该县政府正式文件发出。
第一，外收发不应启封，应由内收发登记，急件应列入对内催办;
第二，批办意见不应用红铅笔书写，不符合存档要求;且应明确承办部门及承办时限;应签批办人姓名及批办年、月、日;
第三，县林业局的代拟稿应由林业局负责人进行技术性审核，交县政府办进行综合性审核，由李副县长先核后签;
第四，文件运转应有规范的文件处理单。 阅读以下案例并指出行文中存在的问题。
某单位下属仓库土地被地方开发区征用，谈妥予以相应土地划拨，但久久不见落实。该单位刘局长十分着急，在办公会上交代秘书部门立即拟写一份公函发给对方，希望对方有一个回答。会后第二天早上上班时，王秘书将函稿直接送刘局长，由于急着到外地开会，刘局长来不及与王秘书照面，将函稿批阅后请人转交王秘书。王秘书一看，刘局长用铅笔在文稿内作了几处修改，文稿边上空白处签的是“阅。刘，9。28”等字样。
写作题
【要求】
(1)行文简洁，;(2)自拟一个贴切的标题;(3)针对专题培训内容，结合企业公文写作实际，言之有物;(4)行文规范。
一、学生会准备组织同学踏青，并邀请老师们参加。请你以学生会的名义拟写一则邀请函
答案： XXX老师：
又是一年春光烂漫时，又是一年桃花朵朵开，整日为我们呕心沥血、被高大的水泥建筑包围的你，是否已经嗅到春天的味道，是否期待着行走在乡间的绿地、吹着软绵绵的风，赏一片粉色花海、掬一捧清凉的泉水„„。
我们诚挚的邀请恩师，请你抽空参加为盼， 让我们一起来拥抱自然，一起相约，感悟自然的风，感悟春天!
二 2006年1月17日，江苏省文化厅向文化部递交了一份请示，请示文号是“苏文市(外)〔2006〕08号”。请示的主要内容是：由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。经研究，江苏省文化厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现在按照规定上报文化部审批。请示的附件是：演出确认函、演员护照和有关演出资料。
请根据以上信息，按照请示的格式，拟写这份请示。
关于拟邀请新加坡歌手孙燕姿来南京举办个人演唱会的请示
苏文市(外)〔2006〕08号
文化部：
由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。
经研究，我厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现报你部审批。
以上请示当否，请批示。
附件：演出确认函、演员护照和有关演出资料
江苏省文化厅
二〇〇六年一月十七日
一、公文处理
1、认真做好公文的接收、登记、编号、传阅、分发工作，将严格签字手续。
2、根据领导对文件签批的意见做好转办、催办工作。
3、负责领导已签发文件的编号，装订用章及发放工作。
4、认真做好上一年的文件分类、立卷、移交工作。
5、具体对与质量体系有关的文件和资料进行控制和管理，协助其它部门做好质量体系管理工作。
二、收发工作
6、建立健全收发制度，完善各项手续，力求达到工作标准化、规范化。
7、严格登记收发文件、传真和电话，不乱丢垃圾，妥善保存，即时传递，做到确保安全不丢失。
8、对资料分清类别，必须登记签名;收、发的文资料要经负责人审批签字。
9、建立收发登记手续，文件及时传阅。
10、严守保密制度，对一切机密的电、文、信件，确保不泄露密不失密。
11、遵守劳动纪律，坚守工作岗位，热情服务。
三、印章管理及其它
12、负责印章的保管及使用，做到重要情况用章时经负责人领导批准
签字，并进行用章登记。
13、严格公章保管制度，一般性用章不得外借，确因公事非外用不可的，须经负责人同意，并限制外用时间，严格登记外用地点、事宜、外用人。
14、严守保密制度，管理好各种文件，对保密事项不传播，不泄密。
15、坚守岗位，做好来客的接待工作。
16、负责信息的收集、整理、编发打印及存档工作。
17、认真做好来文登记、转办、催办工作。
18、严守保密制度，做到不泄密，不失密。篇二：办公室文书岗位职责
办公室文书岗位职责
办公室文书岗位职责
(2014年5月7日，杨长水草拟) 1.负责公司综合文稿的草拟、修订、校核和编印工作。 2.负责校核公司的上报、外报文件及文字性资料。 3.负责公司的制、发文管理，对拟发文稿的文种、内容、格式进行校核和把关，呈送总经理签批后制、发文。 4.负责公司的收、办文管理，做好所有来文的签收、登记、传阅、回收、催办、保管和归档，及时将办公室主任签署拟办意见的来文呈送公司领导阅批。 5.负责公司文件及有关材料的上传下达、邮寄和送发工作。 6.负责各类电话通知的登记、上传下达及相关事宜的处理。 7.负责公司会议的会前准备、会议文件归档及会议室管理。 8.负责公司会议纪要的撰写、报审、存档和印发工作。 9.负责对公司各部室文书的形成、积累及归档进行监督、检查与指导。 10.负责公司文书档案的立卷、归档、保管及提供使用工作。 11.负责公司的文字打印、传真收发等工作。 12.负责公司保密管理，指导、监督、检查各部门保密工作。 13.负责公司各类人员公务名片的审核、印制工作。 14.负责公司各类书报的订阅、登记和分发工作。 15.负责督促公司规章制度和有关文件精神的宣贯落实工作。 16.负责开展公司的宣传、企业文化、党群工作。 17.协助办公室主任处理有关日常事务及来宾接待工作。 18.加强自身学习，不断提高业务素质和工作能力。 19.按时完成领导交办的各项临时工作。
第 1 页 共 1 页篇三：办公室文书岗位职责microsoft word 文档
办公室文书岗位职责
1、协助主任做好中心各种会议的安排工作。
2、负责各类文件、邮件、材料、报刊的接收、登记、分发、送批、送阅、承办、催办、督办、归档、邮寄工作。
3、负责机关档案管理及本中心档案室管理工作。
4、负责本局文字材料的打字、文印、复印、传真收发等工作。
5、负责局机关的值班工作，做好会议通知、来访接待、电话记录、机关考勤等日常工作。
6、承办领导交办的其它工作。
文书岗位职责 2007-01-18 09:28:05 点击量：
一、公文办理：
1、上级党政机关来文的收文管理工作，包括签收、登记、分发传阅、催办，按规定保管和传阅、存档机要文件;
2、本院的发文工作，包括对内对外发文的登记、编号、用印、封发等工作;
3、负责学院办公室的文书立卷工作，每年按时间向档案室移交。
二、印章管理和使用：
1、保管并用好院党委、学院、学院办公室、党委办公室印章;
2、严格执行印章管理使用规定;
三、建立机要室必要的规章制度，遵守党和国家的保密原则。
四、认真收启处理各种来信。
五、按规定管理和使用学院党、政介绍信。
六、负责院内教职工、学生外出工作合同的签订。
七、院领导及本办公室使用文具的管理和分发。
八、完成领导临时交办的各项工作。
一、按公文处理规定，负责上级各类行政文件、信函及报告材料签收、登记、送批、传递工作和以学校名义发出的文件、信函、材料的登记、上报、下发工作，对需要处理的文件负责催办。
二、负责各类文件、材料的管理使用和回收，做好保密工作，严禁文件丢失和泄密。
三、按印章使用规定，认真掌握和使用学校公章和学校印章，并做好印章记录。
四、负责收文立卷与归档工作;负责学校《年鉴》的编纂工作。
五、负责办公室内务管理、会议通知和会议文件准备工作。
六、负责日常信访工作。
七、负责学校综合统计工作，组织、指导、协调各职能机构的统计工作，做好原始资料保存，统计材料按时归档。
八、成领导交办的其他工作。篇四：文书工作职责
办公室文书工作职责
一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作,努力提高专业技术水平。
二、提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。
三、认真做好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。
四、公文处理必须做到及时、准确、安全,实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记薄。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论，给无关人员阅看。
五、认真负责地保管和使用好所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。
六、及时收集在工作中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。
七、积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导交办的其他工作。篇五：文书岗位职责
文书岗位职责：
日常工作：
1、 负责本部门的文件、档案管理。
2、 负责会议的通知安排，做好会议记录和纪要整理，及时传达和传递。
3、 记录、整理本部门员工考勤
4、 协助部门经理起草和签发相关文件。
5、 起草本部门的工作流程
6、 做好保密工作，凡涉及公司及领导工作中的各类秘密信息和资料不可传播。
7、 协助经理完成日常工作的追踪、汇报及部门间的沟通，协调等。
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