学籍学历信息管理平台与高校学籍管理工作
摘 要：高校学籍管理工作是高校基础数据的重要来源，要求必须及时、准确。学籍学历信息管理平台是教育部加强学籍管理的主要手段，它对规范和监督高校学籍管理起到重要的作用，是高校学籍管理现代化的基本标准。本文以学籍学历信息管理平台为基础提出建立学生动态电子学籍档案，改进高校的学籍管理方法。
关键词：学籍管理 学籍学历信息管理平台 电子学籍档案
高校学籍管理工作是高校教学管理的重要组成部分，是高校教务部门一项非常重要的常规性工作，是高校基础信息分析的基础来源。高校学籍是指学生经高考录取后，按规定的时间报到注册并经过入学复核后取得的合法资格。高校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括对学生入学资格审核，报到注册，课程成绩考核，学籍异动处理，毕业资格审核，学籍学历证书电子注册等，关系到学生学习资格、学习状态及学习结果的认定，具有很强的政策性。
高校学历证书电子注册制度是从2001年正式实施的，它是一种运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、学校三级管理。它是适应当前社会发展形势的合理有效的手段。2004年起教育部要求各高校的学籍管理部门利用教育部学籍学历管理网络平台对当年的录取新生进行网上数据审核工作，2005年开通了电子注册管理模块，2006年启用在校生管理模块，这些模块依然实行国家、省、学校三级管理的办法。每个高校都可以进入本校的学籍学历管理平台，将核对无误的学籍信息上传，经省、国家两级审核通过后即可在学籍学历信息网（www.chsi.com.cn）上查询.这表明教育部已加速对高校学生日常学籍管理工作进入网络化的进程。学籍学历信息平台对规范高校的学籍管理起到了监督检查的作用，学籍学历信息管理平台与学籍管理的内在关系如图1所示。从学籍学历信息管理平台的整个流程可以看出，学籍学历信息管理平台是规范高校学籍管理，监督高校依法治校的标准，各高校必须以学籍学历信息管理平台为基础，结合学校自身情况做好本校的学籍管理工作，以适应学籍管理现代化趋势的发展。
一、目前高校学籍管理存在的问题
随着高校招生规模的扩大，自1999年以来，各高校学生基数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到很多问题，工作量加强、工作难度加大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。因此现阶段高校学籍管理亟待解决一下几个问题。
（一）学籍管理工作不规范。学籍管理制度不健全，措施不得力，异动处理不严谨，学生信息收集不及时、不全面等。
（二）学籍管理手段落后。没有应用与学信网（www.chsi.com.cn）的学籍学历信息平台所要求的电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复性劳动繁多，无法实现校、院两级管理，工作过于集中且准确度低。
（三）学籍档案材料内容空泛。档案的整理不规范转递较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。
二、以学籍学历信息管理平台为基础建立动态的电子学籍档案
为解决各高校现阶段学籍管理中存在的普遍问题，笔者认为各高校必须以教育部电子注册要求的内容为导向，以学籍学历管理网络平台为蓝本，结合自身情况购买或自行开发“学籍管理信息系统”。该系统应满足以下几个条件：第一，必须达到与学籍学历信息平台所要求的电子注册数据兼容、减少整理数据的工作量。第二，可以实现网络查询与修改，能够建立学生动态的电子学籍档案。第三，应具备校、院两级版本，实现数据共享，分散工作强度，达到集散合理、强化数据准确度。
（一）电子学籍档案的作用
建立电子学籍档案是信息时代的要求也是高校做好学籍管理管理的需要。动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为查询检索的入口，通过检索就能直接在计算机或网上调阅学生的在校信息，从而能核实、确认在校学生或毕业证书的真伪，便于对学籍信息统计，保证学籍异动处理的及时、准确。提高学籍管理的工作效率。动态电子学籍档案应具备以下一些功能：1、查询在校学生成绩及基本信息情况。以便于为学校领导和老师提供学生成绩及基本信息的统计数据。2、毕业生的毕业证书及成绩查询。以便于社会各用人单位对学生毕业证书真假的检验及对学生在校学习成绩的审核。3、对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理工作的维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整。并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交档案管理部门保管。
（二）电子学籍档案的内容
电子学籍档案应尽可能全的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学业、体质、纪律等方面的自然情况和历史演变过程。按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中教学类档案归档范围所列学生学籍档案内容有：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料。笔者认为这些信息都应录入电子学籍档案，也是学籍管理信息系统得基本组成部分，是电子注册工作的依据。
三、动态电子学籍档案的建立
根据学籍档案的内容和要实现的作用，以学籍学历信息管理网络平台的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构，建立学生电子学籍档案数据库。学生基本信息库，必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括高考考号学号、姓名、性别、身份证号码、相片、院系、专业、班级、政治面貌、身体状况、家庭地址、家庭成员情况、主要学习经历、高考成绩、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的
四个步骤完成学生基本信息库的建立。
（一）直接利用招生录取库获取考生的电子信息，这样可以免去对考生档案的录入工作大大减少学籍管理人员的工作量。
（二）入学后组织学生在网上的学籍信息确认平台上填写本人的学籍卡片信息，确认无误后提交。将电子学籍卡片输出建立原始文本学籍册。
（三）采集学生电子相片。可利用高考录取库中的图像信息，高考录取库中的图像信息是以高考考号命名的，将高考考号统一替换成学号再把学生电子相片添加到数据库中即可。同时为高考录取库中无图像信息的同学照相，采集电子相片并以学号命名。这样使电子档案更加完整完成学生入学初的电子档案建设。同时应用这些信息办理新生学生证。
（四）学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理软件及时处理学籍异动同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，将各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理软件与学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间成绩与电子学籍档案相连接。
（五）学生通过毕业审核后，经有关责任人确认无误后将学生的电子学籍档案输出形成原始文本档案与电子学籍档案数据一同交给学校的档案管理部门。
四、结束语
总之，学籍学历信息管理平台是教育部加强高校学籍管理工作的手段，也代表了高校学籍管理网络化的发展趋势。建立学生动态的电子学籍档案数据库是网络化时代的要求，也是高校学籍管理现代化的重要标志，使高校学籍管理工作进入科学化、信息化的时代。高校学籍管理工作是一项具体细致、可持续性的工作，还要在实践中不断吸取教训总结经验，进一步探索改进的方法。
参考文献：
[1]吴东升.基于网络平台下高校学籍管理工作的几点思考[J].宿州 教育学院学报，2006，（5）：47-49.
[2]林秀兰,朱艳.新形势下高校学籍管理探索与实践[J].黑龙江教育（高教研究与评估）2006,(4):77-79.
[3]谭明芳.谈高校动态电子学籍档案的建立[J].南宁师范高等专科学校学报，2006（2）：117-119.
作者：唐丽安
摘 要：电子学籍是以计算机和网络为基础的信息化方式全程管理的学生学籍。教育部颁布了《中小学生学籍管理办法》，启动实施了全国中小学电子学籍管理系统，从制度和平台上确保了全国基础教育实行统一规范的电子学籍管理，实现了中小学学籍管理方式的变革。电子学籍管理不仅有利于促进基础教育公平、合理配置教育资源和优化教育决策，而且能够推动基础教育管理方式的变革。在实施过程中要加强信息化管理人员培训，提高信息化管理能力，建立学籍信息保密制度，建立健全问责机制，确保电子学籍管理顺利开展。
关键词：电子学籍管理;中小学生学籍管理办法;管理方式变革
我国拥有世界上最大规模的基础教育，因此学籍管理就成为了我国基础教育管理中最庞大的工程之一。我国国情决定了我国基础教育的适龄儿童数量众多，并且分布不均。随着我国城镇化建设的快速发展和农民工社会流动的加剧，跨省份和跨地区转学、升学问题使传统的学籍管理工作面临新的挑战。传统以地方主管方式的学籍管理不仅出现了“一人多籍”、“人籍分离”、“有人无籍”等一系列问题，而且难以解决跨省份、跨地区转学、升学等方面的学籍管理问题，最终导致了流动人口随迁子女入学难、升学难等一系列教育热点问题。因此，传统的学籍管理已经不能适应基础教育改革与发展的需求，必须进行改革。
一、传统学籍管理受到基础教育管理体制的制约
我国学籍管理办法一直受到基础教育管理体制的制约。2001年《国务院关于基础教育改革和发展的决定》提出，基础教育“实行在国务院领导下，由地方政府负责、分级管理、以县为主的体制”;2006年修订的《义务教育法》规定，“义务教育实行国务院领导，省、自治区、直辖市人民政府统筹规划实施，县级人民政府为主管理的体制”。[1]因此，长期以来，我国基础教育主要强调地方主管，相应的学籍管理也是由各省自行制定并开展相应管理。在各省主导的学籍管理体制下，不同省的学籍具有不同的数据内容和数据标准，统计数据难以整合。由于缺乏有效的统计数据支持，教育主管部门也难以制定更准确的教育决策。随着我国经济社会的发展，城镇化建设如火如荼，流动人口与日俱增。随之而来的流动人口子女入学、转学和升学等一系列问题就成为了我国基础教育发展面临的重大问题，传统以省市主管的学籍管理方式已经成为制约我国基础教育发展的瓶颈。
二、电子学籍管理实现学籍管理方式变革
教育信息化为基础教育的学籍管理改革提供了新的途径。《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)》明确提出“构建国家教育管理信息系统”。[2]2013年，教育部出台了我国首部《中小学生学籍管理办法》，通过建立统一规范的学籍管理制度，配套实施全国中小学电子学籍管理系统，实现基础教育学籍的全国统一管理，努力解决当前由于学籍管理混乱所产生的一系列教育热点问题。《中小学生学籍管理办法》规定的学籍管理全面地记录每个中小学生在学校的发展情况，主要内容包括：①学籍基础信息及信息变动情况;②学籍信息证明材料;③综合素质发展报告;④体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等;⑤在校期间的获奖信息;⑥享受资助信息。[3]为了有效地实施《中小学生学籍管理办法》，教育部从2010年就开始启动全国中小学生学籍信息管理系统的建设工作，努力构建全国统一的中小学学生学籍管理信息系统，实现学籍注册、学籍异动、升学、转学等信息化管理，并且在全国范围内实时监控与管理。[4]
中小学学生学籍管理信息系统采用电子学籍管理方式，实现了传统学籍管理方式的变革。所谓电子学籍，是指采用以计算机和网络为基础的信息化方式全程管理的学生学籍。在电子学籍中，学籍号是学生电子学籍信息的核心要素，它是以学生的身份证号为基础，在学生进入幼儿园或小学时就进行初次采集，录入到全国中小学电子学籍管理系统中，并在从基础教育到高等教育的整个阶段中使用。电子学籍的特点是每个学生只有一个学籍号，记录学生的所有学籍信息，贯穿学生学习的全过程，实现全国联网，所有的业务管理流程都可以通过网络完成。全国中小学生电子学籍管理系统建设分为两期：一期将建设中央、省、地市、县和学校五级应用系统中核心的学籍管理和营养改善计划管理功能，采用信息化方式管理学籍和营养改善计划;二期将建设校车管理、成绩管理、综合素质评价、查询统计分析和办公等业务管理功能，促进学校综合管理的信息化。[5]
三、电子学籍管理在基础教育改革中的优势
实施全国统一规范的电子学籍管理是我国基础教育学籍管理改革的重要举措，也是教育信息化促进基础教育改革的具体体现之一。相对于传统各省孤立的学籍管理而言，全国中小学生电子学籍管理系统打通了各省之间的壁垒，实现了全国范围的学籍管理联网，它在促进基础教育公平、合理配置教育资源、优化基础教育决策、变革基础教育管理方式等方面都具有独特的优势。
1.电子学籍管理有利于促进基础教育公平
教育公平是我国基础教育改革的重点目标之一。长期以来，由于各种原因导致的流动人口子女入学难、择校、高考移民等已经成为导致基础教育不公平的重要问题。在传统学籍管理模式下，由于不同省份具有不同的学籍管理办法，建立的学籍管理系统仅局限在本地区范围内运行，地区与地区之间缺乏必要的衔接，因此流动人口子女跨省转学非常困难。既使双边的教育主管部门同意转学，传统学籍管理也需要学生家长在两地往返办理转学手续，无论是在时间上还是在成本上都给学生家长增添了许多负担。
全国中小学电子学籍管理系统采用电子学籍管理的信息化方式，实现了学生学籍管理全国联网，跨省转学的申请和审批功能都在网上操作完成，从而从技术层面上解决了随迁子女跨省转学难的问题。中小学生转学学籍管理流程是由转入学校发起转学申请，经转入学校主管教育局审核、转出学校审核、转出学校主管教育局审核并判断是否外地就读之后完成转学。[6]在管理制度上，《中小学生学籍管理办法》明确规定，“不为已接收学生建立学籍档案”、“接收学生不为其办理转学手续的”、“不按规定为学生转接学籍档案的”等都将依法追究校长和相关人员的责任。[3]因此，我国实施电子学籍管理方式将努力从管理制度层面和技术层面上解决流动人口随迁子女跨省转学难的问题，从而进一步促进基础教育公平。2014年1月10日，全国中小学生学籍信息管理系统已经开始联网试运行，办理跨省转学等学籍管理工作。[7]这标志着我国基础教育学籍管理正式步入网络化电子学籍管理时代。
2.电子学籍管理有利于教育资源的合理配置
教育资源的合理配置对于基础教育发展发挥着决定性作用。电子学籍管理有利于实现教育资源的合理配置，特别是的义务教育经费保障和营养改善计划方面。从国家的层面看，传统学籍管理不仅学籍数据分散、采集困难，而且各省之间的学籍数据难以整合，无法及时动态地把握全国基础教育的学籍信息，从而影响了教育经费、教师编制和教学设备等重要教育资源的合理配置。
全国中小学学籍管理系统不仅能够管理中小学生的学籍信息，而且能够及时地从整体上反映我国基础教育的学校分布和教育资源分配情况，有利于教育主管部门在教育经费、教师编制和教学设施配备等方面动态地调整教育资源的分配，促进城乡义务教育一体化，推动基础教育的均衡发展。以营养改善计划为例，我国国务院从2011年启动实施农村义务教育学生营养改善计划，2012年开始实施营养改善计划，中央财政每年投入160亿元，惠及全国680个县2600万学生。为了保证营养改善计划的资金不被非法占用，全国中小学生学籍管理系统可以为农村义务教育学生营养改善计划提供详细的学生数据，确保资金专款专用、落实到位，保障项目所覆盖的每一个农村学生都能吃上营养午餐。
3.电子学籍管理有利于优化基础教育决策
电子学籍管理有利于优化基础教育决策。以我国中西部地区“撤点并校”政策为例，近年来，由“撤点并校”政策引发的负面效应已经突显，农村适龄儿童辍学率进一步上升，农村中小学校车事故频发，农村寄宿制中小学校硬件条件和生活条件差，农村文化盲区不断增加。为了解决盲目“撤点并校”所产生的一系列问题，《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)》明确提出，“适应城乡发展需要，合理规划学校布局，办好必要的教学点，方便学生就近入学”。[2]如何合理规划学校布局?信息化时代，教育决策离不开教育统计数据的支持。全国中小学电子学籍管理系统的运行，将逐步形成一个巨大的数据仓库，教育主管部门可以通过大数据分析技术获取基础教育的统计数据，为我国基础教育的决策提供有效的数据支持，促进教育公共政策更加合理。
4.电子学籍管理有利于推动基础教育管理方式变革
在基础教育管理信息化方面，我国县级及其以下的教育主管部门和中小学校还相对落后。从整体上看，我国县级及其以下的教育主管部门建立的网站主要用来发布信息，远没有达到开展网络化教育管理的信息化水平。对于中小学校而言，部分城市中小学校建立了学校主页，发布相关教育信息，然而大部分农村中小学校都没有建设学校主页，更不用说网络化管理信息系统的建设。
全国中小学生电子学籍管理系统的建设开启了我国农村中小学校管理信息化的先河，使信息化管理理念深入农村中小学校长的心中，使农村中小学校长对信息化管理有了直观的认识和体验，为今后进一步转变基础教育的管理方法和手段、实施信息化管理打下了良好的基础。全国中小学生电子学籍管理系统不仅包括学籍管理和营养计划管理，而且将进一步扩展到中小学校校车管理、学生成绩管理、学生综合素质评价、学校常规业务管理等，从而加快农村中小学校管理信息化的步伐。全国中小学生电子学籍管理系统是我国教育部自上而下设计的，在纵向上实现了从中央到省、市、县、学校五级贯通，在横向上实现了省与省之间的对接，是一个非常先进的网络化管理信息系统。在今后加入数据统计与分析功能之后，将为基础教育的教育统计和教育决策提供强大的技术支持。
四、开展电子学籍管理的保障措施
电子学籍管理是我国基础教育学籍管理方式的一次重大变革。为了更有效地开展电子学籍管理，除了提供必要的计算机和网络基础设施等硬件条件以外，还必须进一步加强教育主管部门和学校的信息化管理人员培训，同时建立学籍信息的保密制度，从人员和制度上保障电子学籍管理顺利开展。
1.加强信息化管理人员培训，提高信息化管理的能力
信息化管理离不开人。电子学籍管理对于中小学校，特别是偏远地区的农村中小学校，是一个新事物。为了保障电子学籍管理的实施，还必须加强中小学校的校长和信息化管理人员的培训，提高信息化管理的能力。通过培训，一方面是要确保学籍信息及时、准确地采集，另一方面是要确保学籍信息被安全地使用。
2.建立学籍信息保密制度，建立健全问责机制
全国中小学生学籍管理系统为教育主管部门和中小学校提供了不同的使用权限，确保学籍信息的安全。然而为了进一步加强电子学籍管理，必须建立相应的学籍信息保密制度，对于违反学籍管理方法的行为，特别是以虚假信息建立学籍档案、泄露或非法使用学生学籍信息等行为，必须依法追究校长和相关人员的责任。学籍信息的采集和修改都必须经过家长审核后签字，保留原始数据，一旦有不实情况，可以逐级核查。只有制定严格的管理制度，建立和健全问责机制，才能真正确保学籍信息的准确性和安全性，维护学生的利益不受损害。
五、小结
随着基础教育信息化的深入发展，教育信息化不仅融入了中小学课堂教学，而且正逐步融入基础教育的管理领域。为了解决我国流动人口子女跨省转学和升学等一系列教育热点问题，我国出台了《中小学生学籍管理办法》，配套实施全国中小学生电子学籍管理系统，这标志着我国基础教育正式进入电子学籍管理时代。电子学籍管理是信息时代学校管理的一个新生事物，它在学生上幼儿园或小学时一次性采集，以身份证为基础，实行学生一人一号，并在从基础教育到高等教育的整个学习过程中终身使用。电子学籍管理不仅有效地解决了我国流动人口随迁子女跨省转学等一系列问题，而且有助于促进基础教育管理方法和手段的深刻变革，在促进基础教育均衡发展和教育公平、加强教育监管和支持教育决策方面发挥重要作用。然而电子学籍管理仅仅是基础教育管理方式变革的一个开始，随着基础教育信息化进一步融入基础教育管理领域，大数据分析和教育决策支持系统等信息化手段将进一步融入到基础教育管理中，为信息时代的教育管理提供更加高效、迅捷的支持服务。
参考文献：
[1]杨靖.电子学籍：保障教育公平[N].科技日报，2013-8-27(7).
[2]国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)[EB/OL].http：//www.gov.cn/jrzg/2010-07/29/content_ 1667143.htm，2014-3-25.
[3]教育部教基一[2013]7号文件.中小学生学籍管理办法[Z].
[4]保障教育公平——聚焦首部中小学生学籍管理办法[EB/OL]. http：//www.gov.cn/jrzg/2013-08/25/content_2473364.htm.
[5]教育部教育管理信息中心.全国中小学生学籍信息管理系统简介[J].基础教育参考， 2013(19)：8-9.
[6]全国中小学生学籍信息管理系统操作手册(学校级)[Z].2012.11.
[7]全国中小学生学籍信息管理系统联网试运行[N].中国教育报，2014-1-8(1).
(编辑：王天鹏)
作者：何济玲
摘 要:高校学籍电子注册制度建设为维护高校稳定和正常的教育教学秩序提供了重要保障,对于提高高等教育教学质量具有不可替代的作用。本文从高校学籍管理工作、电子注册、学籍电子注册及其重要性等方面对高校学籍电子注册制度及其作用进行了论述。
关键词:高校;学籍管理;电子注册
高校的学籍管理工作,是高校管理工作的重要组成部分。高校学籍管理工作的好坏,直接影响着高校的教学质量。因此,长期以来,如何搞好学籍管理工作,拓宽管理工作渠道,进一步增强管理工作的效果,一直是众多管理工作者不断探讨的一个重要课题。实行高等教育学籍电子注册制度,给高校的学籍管理工作带来了新的机遇和挑战。高校应提高认识,健全制度,革新工作方法与手段,改变传统的管理模式,使学籍管理工作适应电子注册工作的要求。
一、高校学籍管理工作及其作用
1.1 高校学籍管理
高校学籍管理是大学生从入学注册取得学籍到毕业资格审查认定获得毕业证书的全过程管理。它根据国家对高校学生德、智、体全面发展的要求,按照一定的原则、方法和程序,对学生的学习和各方面表现进行阶段和全过程质量考核、记载、评价和处理。并按照有关政策、规章的要求,对学生入学、毕业、异动等进行控制。高校的学籍管理工作包括:学生的基本情况统计、入学与注册、成绩考核与成绩记载办法、升级与留(降)级、转系、转专业、转学、休学、停学、复学、退学、毕业、毕业证书与学生证的管理与发放、电子注册等一系列内容。
我国高校学籍管理大致经历了以下四个阶段:
1、传统人工管理阶段(1994年以前)。1994年前,我国高等教育学历证书由各高校自行印制、颁发,由于统计与管理工作量大,手工操作导致数据混乱,出错率高。手工管理方式极大地制约了高校的学籍和学历证书管理工作的开展。
2、内部信息化管理阶段(1995-2001年)。随着高校规模的不断扩展,相互独立、各自为阵的管理模式和管理系统明显存在不足。
3、网络信息化管理阶段(2001-2008年)。随着数字信息化网络的飞速发展,各高校联合或各自开发出了学籍管理系统,以供初步的学籍管理工作使用。
4、电子注册阶段(2008-)。根据教育部要求,从2008年秋季开始,对在校生要进行学年电子注册工作,电子注册也开始应用到学籍管理工作中。
1.2 高校学籍管理的作用
做好高校学籍管理工作具有如下主要的作用:
首先,高校的学籍管理条例,是国家教育部对高校学生德、智、体全面发展所制定的规章制度,它是学校对学生进行教育、教学和管理的主要依据,是衡量和掌握学生学习优劣的重要尺度。
其次,制定学籍管理条例,目的不是为了限制、惩罚学生,而是为了更好地指导学生的学习与成长,是高校对学生学习、生活和行为的规范。
第三,培养不断追求新知、勇于探索、敢于创新的高层次创新人才,是制定高校学籍管理条例所遵循的基本原则。学籍管理的原则,既要对学生的思想、学习、行为等方面明确体现出一定的约束力和强制性,使之在人才成长的基本轨迹上前进,又要适当运用激励竞争机制,发挥学生的积极性和主体作用,增加推动力,培养出大批优秀的、合格的创新人才。
二、电子注册及其基本内容
为了适应高等教育改革、发展,2001年2月5日,国家教育部颁发了《关于重申保证高等教育质量,加强学历文凭、学位证书管理的通知》。文件规定,从2001年开始,我国全面实行高等教育学历证书电子注册制度。这是我国高等教育学历证书管理制度的一项重大改革。这项改革是贯彻落实《高等教育法》、扩大高校办学自主权和国家对学历证书发放进行宏观管理的需要。它有利于严格和规范国家高等教育学历证书管理,维护国家学历证书制度的公正性、严肃性,保护高等教育声誉和毕业生的合法权益,从根本上打击、防范制售假文凭行为。
电子注册制度包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册和毕业生学历电子注册。学籍电子注册是基础,学年电子注册是对学籍电子注册的进一步规范和延伸,最后与学历证书电子注册工作接轨,从而实现高校学生全程网络化动态管理,从源头、过程和关口等关键部位进行严格控制。
2.1 学籍电子注册制度
从2004年开始,学籍电子注册开始试点,高等学校每年的录取新生将通过学籍学历信息平台与教育部的备案的录取新生信息进行核对,核对无误的予以注册。2007年3月,教育部出台了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》并正式实施,与学历证书电子注册相衔接,并于9月印发全国各高校对按照国家招生规定录取的新生进行入学资格的复查,复查合格取得学籍的,将及时进行学籍电子注册,并提供双网查询。
2.2 学年电子注册制度
学年电子注册工作是继2001年启动的毕业生学历电子注册和2007年启动的新生学籍电子注册后,电子注册工作内容的进一步延伸和扩展。通过教育部学籍学历信息管理平台的在校生管理模块,对经新生学籍电子注册的在校生完成新学年学籍注册、上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注。有助于实现对普通高校学生在校期间全过程的规范化、信息化管理,建立完整的高校学生数据信息库。
2.3 学历电子注册制度
高等教育学历文凭是受教育者的学业凭证,是高校学生接受系统知识、专门训练的程度和层次的最直接的证明,也是人才招聘的重要条件之一。教育部从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度,分教育部、省(市)教育厅、学校进行三级管理,高等学校向所在省(市)教育厅报送学历注册数据进行审核,省教育厅上报教育部,教育部汇总审核备案后上网供社会查询。
2.4 三级管理模式及流程
教育部:提供录取数据下载,审核上传的新生电子注册数据;审核上一学年学籍变动及奖惩情况及在校生学年电子注册;审核省(市)教育厅上报的学历电子注册数据。
省(市)教育厅:审核新生电子注册中信息更改的和注册数据;审核在校生中退学、转专业、转学等学籍变动和信息更改;审核高校上报的学历电子注册数据,审核无误的数据报教育部注册。
学校:下载教育部的新生录取数据,将下载的录取库中实际报到注册的学生制成学生名册下发到教学系,让学生本人进行核对和签字,特别是新生考生号、身份证等信息,上传新生电子注册数据,提供信息更改的材料报省(市)教育厅审核;上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注和在校生学年电子注册;高校毕业审核及电子注册数据整理,毕业生学历电子注册数据报省(市)教育厅审核。
三、学籍电子注册及其重要性
所谓学籍电子注册就是指当年省级招办录取结束后,将各高校在本省(直辖市、自治区)录取的新生数据上报教育部。教育部网上公布各高校经省级招办录取的新生名单,名单经高校入校复查合格后由学校学籍管理部门上网核对新生名单,网上给予注册,即将“注册状态”由“放弃入学资格”改为“报到入学”取得学籍。
高校新生学籍电子注册制度是当前加强高等教育管理、提高教育质量的必要措施,是从源头上治理违规招生、规范办学行为的重要举措,是学籍管理的重要手段。是教育部在高校学生管理工作中的又一次重大改革,对加强和完善学籍管理工作,实现新时期的教育目标,促进教学改革,提高高校管理水平有着极其重要的意义。同时,学籍电子注册还有如下重要性。
3.1 规范高校招生行为
近年来,有少数高校无视国家规定,擅自扩大招生计划,不经省级招办自行录取新生。此类严重的违规行为,破坏了国家招生制度,违背了高等教育的公平、公正原则,扰乱了高等教育办学秩序。实行学籍电子注册之后该类现象可以得到有效的控制。实行学籍电子注册要求各高校、省(市)教育厅均要向学生公布学籍电子注册查询方式以及在查询过程中遇到问题咨询时的有关联系人与联系方式。若属违规招生,则在学生入学的第一学期问题就得以暴露。同时,国家实行了学历证书电子注册制度,学生毕业时所取得的毕(结)业证书报教育部电子注册并上网供社会查询,而每一份毕(结)业证书电子注册的依据是学生学籍电子注册的数据档案。这样就有效地控制了违规招生现象的发生。
3.2 规范高校学籍管理
以往的学籍管理是指学生在校情况的管理,学籍管理和学历管理是完全不同的两个概念。各高校的学籍管理均是各自为阵,没有规范的管理方式,上级管理部门在制定方针、政策、文件时根本不能及时得到所需学籍上的参考数据。2007年初学籍学历信息管理平台“在校生”管理模块和2008年10月“学年注册”子模块的开通,使得学籍异动、学籍记载和学籍注销等工作得以在网络平台上实现,这也要求各高校必须对学籍学历信息管理平台中的数据进行实时维护。实行学籍电子注册后,各高校学籍管理工作已不再是高校的内部工作,所有的学籍管理必须在教育部的数据库和管理平台上体现出来。因此,学籍电子注册要求各高校要有规范的学籍管理方法和程序,否则很难与教育部的学籍学历信息管理平台同步,更谈不上为各级管理部门的宏观调控提供最基本、最及时和最有效的数据了。
3.3 为学历注册提供坚实基础
实行高校新生学籍信息电子注册以后,实现了高校学籍管理平台与高校招生网录取数据库的对接;学年注册的实行则真正实现了在校生的网络化管理。学籍注册、学年注册和学历注册三者之间环环相扣从根本上实现了数据管理贯通,建立了高校、省级招生主管部门和教育部共同管理和维护的统一数据库,最终实现了教育部把握资格、省级主管部门动态监管和高校远程维护的分级、动态管理系统。使学历电子注册资格审核问题由毕业阶段提前到在校期间的全过程,从而为学历电子注册打下了更坚实的基础。
3.4 促进高校内部行政管理机制的改革
能否建立或理顺高校内部管理体制,是高校的教育教学活动能否取得成功的一个重要环节。高校各部门由于功能的分割以及精细的划分,使得各部门在具体行政的过程中,虽然做到了各司其政,但各自有只是完成了其中的一小部分,由此造成行政管理工作中办事效率低下。实行学籍电子注册制度以后,要求高校各行政部门间的管理更高效,配合更紧密。如新生入学资格复查就要求招生注册处与保卫处紧密配合,以便为学籍电子注册提供更准确、真实的数据。因此,学籍电子注册制度促使高校内各行政部门的管理机制必须科学化、高效化。
四、小结
学籍电子注册是利用现代化网络信息技术完善高校学籍管理工作的制度,随着技术上的逐步完善,学籍电子注册制度在学籍管理工作中所体现出的重要性越来越明显,它不仅规范了高校招生秩序和办学行为,而且可以掌握每年高校新生入学报道和注册情况,为国家制定年度招生计划和宏观调控提供科学依据。高校学籍管理相关部门应充分利用电子注册的优势,是学籍学历管理工作再上新台阶。
【参考文献】
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[2] 赵珺. 电子注册在高校学籍管理中的应用[J]. 教育技术导刊,2007(11):32-33
[3] 石晓玲. 现行普通高等教育电子注册制度浅析[J]. 泰州职业技术学院学报,2008,8(4):58-60
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[5] 王伯杰. 学籍管理与电子注册[J]. 达县师范高等专科学校学报(社会科学版),2002,12(3):123-128
[6] 张汉英. 试论在高校学籍管理中建立学年电子注册机制[J]. 长江大学学报(社会科学版),2008,31(6):322-323
[7] 廖妍. 高校学籍学历电子注册管理制度建设探析[J]. 湖北广播电视大学学报,2009,29(9):89-90
作者：罗家琴 李 萍
【摘要】学籍警示是高校学籍的一种管理方式。但有些学生不太关心自己的学分,没有及时进行重修课程或补选课程,累积到第八学期时未修课程达到学籍处理规定,而无法进入毕业设计(论文)环节。如果在第七学期初对学生进行学籍预警,则可很大程度地使学生避免学籍处理。
【关键词】学籍预警 学籍管理 高校
广西大学是国家“2·11工程”重点大学,在校学生有2万多人。广西大学现行的本科生学籍管理主要分非毕业班、毕业班两大类,非毕业班的学籍处理是第一到第五学期每学期都进行处理,处理条件为要求达到该学期规定修读学分数的一定比例,第五学期对前四个学期的成绩进行综合处理,处理条件为要求达到前四个学期教学计划规定修读学分数的一定比例。学籍处理时间分别是在学生的第二、三、四、五、六学期初进行,处理方式有跟班试读或学籍留到下一年级;大部分的毕业班学籍处理是在学生的第八个学期初进行,处理方式是不能进入毕业论文(环节),作编入下一年级学习。
非毕业班学籍处理条件要求条件较低,大部分学生基本上都能通过。而毕业班的学籍处理条件是毕业论文开始时学生应修课程不及格学分累计达到规定学分数的标准,就不能进入毕业设计(论文)环节。学校主要考虑到学生在一个学期内要修5到6门的课程,又要花很多精力写毕业设计(论文),这样,论文质量就无法保障。所以,只能是被编入下一年级学习,先修读完大部分课程再做毕业设计(论文)。
1现有管理模式存在的问题
学生的第六个学期的成绩不会进行学籍处理,因为第七学期开学时已经是毕业班了,而第七学期的成绩也要等到第八学期初才进行毕业准入制处理,所以第六、七学期这个时间段是学籍处理空档期,在这一学年时间里,会有一小部分学生积累了较多不及格成绩而接近学籍处理规定。
学籍处理是对学生学业的硬性处罚,没有丝毫的补救余地。但是,预防重于处罚,作为高校管理者,不能只简单的处罚了事,而是以人为本,采取一种提前、有弹性的方法,先给学生一个补救的机会,这才是最佳的管理方法。
2解决问题的办法“学籍预警”及实施
本人在学籍管理过程中,发现总有一些学生因自身性格原因,不了解学校的学籍文件(本身并不是厌学),不懂得关心自己的学分,不及格的课程不懂得抓紧时间去重修或选修的情况。当不及格的课程累积到第八学期时,已经达到被学校学籍处理的规定,不能进入毕业设计(论文)环节,而被编入下一年级学习。特别是刚好超过学籍处理规定几个学分的同学,当把处理结果通知学生时,他们都感到非常难过,这意味着他们得多读一年的书,对他们就业有较大的影响,这也是让教务人员感到十分为难。假如学生有机会提前多修几门不及格课程,就可以避免这种情况的发生。
为了尽量减少发生这种情况,作为教务人员,本人总结出“学籍预警”的办法,就是在学校的毕业班学籍处理前一个学期对欠学分较多的学生提前进行学业及学分警告。具体操作方法,就是在学生的第七学期初,利用现代教务管理系统,统计毕业班学生累计获得学分,找出欠修学分较多的学生,及补考重修后仍不及格的学生及课程,通知他们及时选课,选不上的课,由教学办帮助选课。个别学生由于选课太多,上课时间会冲突,要交待他们跟任课老师勾通好,填好课程免听申请表,以免出现选课而没有学分的情况。同时提醒他们在第八学期有毕业环节准入制度这一学籍处理方式,要以学业为重。并把学分情况转告给班主任,让班主任全面了解,做好学生的思想工作,努力不让一个学生掉队。
由于选修课程学分不能代替必修课程学分,而必修课程不是每个学期都开设,但在一个学年里基本上都能开设。这样,学生不及格的必修课程在第七或第八学期都有机会选得上。假如只在第八学期去选必修课,就有可能无法选上自己需要重修的课程,也就无法按时毕业。提前一个学期进行学籍预警,学生就多一次机会尽量修读未及格的课程,就可尽最大努力避免在第八学期被卡在毕业环节上。
3“学籍预警”的效果
第七学期不及格学分较多、而又不知道要及时修读未修课程的学生,如果教学办及时通知、提醒他们选课,让他们在毕业设计(论文)开始前基本修读完本科要求的课程,就可以全力以赴集中精力做毕业设计(论文),使他们顺利按时毕业。学籍预警,可以让学生多一个机会去修读未修完的课程,对于在第八个学期不及格学分恰好超过毕业准入制规定的学生,学习上赢得宝贵的时间,有机会争取顺利毕业,确实是非常值得庆幸的。 学籍预警对他们确实起到很大的作用,也是一种操作简单、可行有效的办法。
学籍预警也可延伸到三年级的学生。每个年级总有一些粗心的学生,未修学分累积到第五学期,虽然没有达到学籍处理的底线,但是欠修学分比较多,这个时候教学办和班主任提醒他们,给他们敲警钟,使他们在学业上有紧迫感,减轻大四的学习压力,毕业就更容易一些。一般来说,教学办发出的警告,具有一定的威慑力,学生都会感到一定的紧张压力,从而认真对待学业,取得学籍预警的目的。
4 总结
学籍预警是本人在教学管理中总结出来的一种学籍管理办法,本人只是充分利用现代教务管理系统,统计学生不及格学分及课程,通知他们要及时选课,注意学业。 虽然此项工作增添一定的工作量,但是,如果能使学生不用多浪费一年的时间而按时毕业,那么这项工作还是非常值得做的。
学籍预警,从侧面反映出教务人员关心学生,对学生学业负责的态度,勤于思考,善于总结,改进工作方法。善于把积累的经验上升到理论,又要善于将理论用之于教务管理实践,努力提高工作效率和效果,展示出当代教务人员的责任心和素质。
参考文献
[1] 汪筱兰.浅议教务员的素质与高校教学管理水平的关系[J].教育探索.2007(9).
[2] 徐海升.高校教学管理中的人本化理念探析[J].陕西师范大学学报.2007(9).
[3] 周青.高校教务人员职业化问题探析[J].科技资讯.2007(10).
作者：李 潇
摘要：高校学籍学历电子注册制度的建设为维护高校稳定和正常的教育教学秩序提供了重要的保障，本文详细的介绍了学籍学历电子注册的工作流程，并结合本院的学籍学历管理进行了探讨和研究。
关键词：电子注册;学籍管理;建设研究
一、电子注册制度的建立
随着高等教育的改革和发展，加强和完善高校的学籍和学历证书的管理,已是迫在眉睫，按照教育部《面向二十一世纪教育振兴行动计划》中提出的要建立“全国大学生招生远程录取、计算机学籍学历管理、毕业生远程就业服务”一体化的信息系统的要求,教育部从2001年开始正式对全国高校学生实行学籍学历信息电子注册网络化管理。
二、电子注册制度的内容
学年电子注册是对学籍电子注册的进一步规范和延伸，最后与学历证书电子注册工作接轨，实现高校学籍学历全程网络化动态管理，从入学、在籍到毕业等关键部位进行严格控制，从而保证了毕业证的真实性，保护了毕业生的利益。
(一)學籍电子注册制度。2007年3月，新生学籍电子注册实施。这就要求我们学籍管理人员及时的从“中国高等教育学生网”的“学籍学历信息平台”下载教育部提供的新生录取数据，数据中包含考生号、姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、专业名称、学制等信息，考生号贯穿学籍、学历管理始终，是学籍学历管理的内部关键字，是严格唯一的。学籍注册时以考生号作为关键依据来判定入学资格，这一点非常重要。为了保证信息的准确性，每一位新生都要认真核实，由本人签字确认;如有错误则与我们的学籍管理部门联系并提供相关证明材料。
(二)学年电子注册制度。2008年10月,按照教育部要求,全国各高校相继开展了在校生学年电子注册工作。学年电子注册有4种状态：(1)待注册：每年年初，所有原本“注册学籍”的在校生状态都会变成“待注册”，表示需要重新进行学年注册。对于所有待注册的学生，都必须在规定时间内完成学年注册，把注册状态变成其它几种情况;(2)暂缓注册：由于欠缴学费等原因，暂时不予以学年注册。这个状态不会自动变成“待注册”，只要高校不做改变，就会一直保持，学生的学籍也不会被清理掉。学生补缴学费后，高校可以随时将其学籍状态由暂缓注册变成注册学籍。(3)保留学籍：由于参军，疾病等原因，标记为保留学籍。这个状态不会自动变成“待注册”，如果高校不做改变，就会一直保持，学生的学籍也不会被清理掉。参军复员或疾病康复回校继续学习时应即时注册学籍，同时应予以降级。(4)注册学籍：完成学年注册后，学生的学籍状态就变成注册学籍，表示该生在新的学年已经获得了学籍资格。当我们看到待注册人数为0，表明学年注册工作完成。
(三)学历电子注册制度。2001年开始，对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度，为了确保上报毕业生的学籍信息准确无误，学籍管理人员同样需要进行同新生学籍电子注册一样的毕业生信息核对工作，并根据核对结果整理毕业生数据。毕业生电子注册数据库包含考生号、姓名、性别、专业、学历证书编号、毕结业结论等字段。学历注册时以考生号作为关键依据来审核学籍资格。学校根据编号规则为毕业生编制学历注册编号，根据毕业审核结果给予毕结业结论。学籍管理人员借助平台上的学历图像信息校对系统，整理以学生身份证号命名的毕业生学历图像信息并上报市教委进行毕业生学历电子注册。市教委将各校所报的数据及图像信息汇总上报国家教育部备案，并由教育部将此数据上传到中国高等教育学生信息网上供社会查询。
三、建设与完善我校成人学籍管理的相关管理办法
(一)成立专门机构，加强学籍学历电子注册工作的领导。学院成立由分管院长担任组长,招生就业处、成教处等相关部门的主要负责人为成员的学籍管理工作领导小组,负责全院学籍管理工作的组织和领导。
(二)要对电子注册制度进行大力宣传。为加强学历证书的管理，教育部在2001年连续下发了《关于做好2001年高等教育学历证书管理工作的通知》、《关于印发<高等教育学历证书电子注册管理暂行规定>的通知》、《关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知》等文件。特别是《高校学生获得学籍及毕业证书告知》的颁布，要让每一位学生都了解，“经过省级招办办理录取手续，入学复查合格、进行学籍电子注册才能获得学籍”，“具有学籍的学生才能获得毕业证书”。实施高等教育学籍学历电子注册具有深远意义，能够有效地遏制社会上不法分子伪造、贩卖高等教育学历证书的违法犯罪活动，维护国家学历证书制度的严肃性，保证高等学校的声誉，保护广大高校毕业生的利益，在一定程度上也保证了高等教育的教学质量。
(三)提高管理人员的素质。学籍学历管理人员不仅需要有高度思想政治觉悟和较强的责任心，还要有一定的计算机操作能力、有关学籍管理软件和数据库的知识。学院要针对电子注册工作和学籍管理工作要求高、任务重、责任大等特点，采取必要措施，合理安排工作量。
(四)建立、健全我院学籍管理相关办法。依法完善我院的学籍管理制度，规范学籍管理相关文件内容。根据天津市教委文件要求，我院制定了《天津滨海职业学院高等教育学历证书电子注册工作管理办法(暂行)》，2010年我院进一步修订学籍管理规定，从而使我院的学籍管理制度得到进一步完善，达到文件规范化，工作合法化。
电子注册制度是利用现代技术对学籍学历进行管理的一种方式，随着高校学籍学历电子注册制度的不断完善及学籍学历管理平台的不断改进。学籍学历电子注册管理工作将会更加顺畅和规范。
【参考文献】
[1]《教育部关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知》(2001年2月).
[2]《教育部高等教育学历证书电子注册管理暂行规定的通知》.(2001年2月).
[3]《教育部关于进一步完善高等教育学历证书电子注册制度的通知》(2004年7月).
作者：崔健
【摘 要】广播电视大学因点多面广，学习动态性，学籍管理制度不规范、不完善等原因造成历年学籍学历频频漏注，导致毕业学员无法利用电子注册信息而屡遭诟病，对广播电视大学造成了较大的负面影响。针对电子学籍档案管理中存在的问题，广播电视大学在开放式的办学中，应摒弃重招生、轻管理的办学理念，重视学籍管理，全面补注遗漏学历信息，健全学籍管理制度，学籍管理岗位具备“四心”，完善学籍管理队伍建设，促进数字化校园建设，服务国家“互联网+”战略。
【关键词】广播电视大学;学籍档案;漏注;管理
高等教育包括学历教育和非学历教育，广播电视大学(简称电大)自1979年成立以来一直承担着学历教育的办学任务，采用广播、电视、函授及其他远程教育方式实施高等教育。电大学历教育具有网点多、学员类别多分布广、流动性大等办学特点，客观上对电大学籍档案管理带来了许多困难和问题，具体表现在学籍档案管理不规范，学员在升学、晋升等资格审核方面利用学历时发现学籍档案信息缺失或不全，这种情况对电大办学造成了较大的负面影响。
1 电大学历教育学籍档案管理存在的问题
1.1 年度毕业生数据混乱，漏注学生学籍学历
学历电子注册包含4个阶段：1991—2000年是10年回注时段，2001年开始实行学历证书电子注册，2007年开始实行学籍电子注册，2010年开始实行学历证书即时注册。
1.1.1 某省级电大10年回登数据情况
该省级电大总共回登32 577条数据，其中，普通高等教育(简称普高)数据有5 298条，成人高等教育(简称成高)数据有27 279条;普高数据中有639条数据因录单缺失没法回登，成高数据有2 590条数据因录单缺失没法回登(该省成高共有2 683条数据缺录单，其中电大占96.53%)。
1.1.2 某省电大学历证书电子注册情况
学历认证实施15年以来，该省受理电大2001年毕业后的证书共2 168份，其中因为没有电子注册数据需要审核的证书共325份。
这些数据显示，该省在电大回登数据与学历证书注册中存在注销和漏注的现象。造成这些现象的原因是电大学籍管理时间过长(学籍有效时间为8年)，有些学员报名了没有去读，有些学员在学习中由于个人原因半途而废，但这些学员在退学时学籍没有得到及时注销，部分学员学籍档案可能存在漏注现象，使得该省电大学历档案管理中数据比较混乱，漏注现象较为严重。在国家实施学历证书电子注册制度管理中，这将影响该校学生学籍学历证书的管理，造成部分学生学历证书国家不予以承认。该省学籍档案管理制度上存在诸多不足，还需要不断地加以完善。
1.2 管理制度不健全，重招生，轻管理
招生作为高等教育机构的入口，历来得到高校的高度重视，招到的学生多，学费增多，学校收入也随之增多，学校重视也理所当然。电大的学员大多是在职学员，毕业生就业问题基本不涉及，即便是普通班学生，数量也是较少的。学员随到随学，实行学分制管理，学员入学注册后学籍有效时间为8年，由于学籍跨度时间较长，造成了学籍管理及毕业管理环节存在脱节的现象。
从文件生命周期上来说，学员学籍档案的管理，应贯彻学员学习的过程，无论期间修学、转学、退学、更改身份信息、转专业等正常的学籍异动，学籍档案管理部门都应尽职地掌握学员学籍档案运动过程中信息的运动状态，对学员学籍档案实行现时管理，不因学籍异动而导致管理上脱节。该省10年回注的成高9.84%、普高12.06%的数据因录取档案缺失无法回登存在的漏注，究其原因是学籍档案管理制度不健全，学籍档案管理中重招生，轻管理。
1.3 学籍管理队伍不稳定，梯队建设不健全
学籍管理工作繁杂、琐粹，对政策连贯性要求较高，对岗位责任心要求更高，工作中的每个步骤都要求准确无误，出现错误便会造成无法逆转的严重后果，影响学员的权益，损害学校的声誉，可以说“善而无功、谬则有过”。因为受限于人员编制等原因，历年某省电大具体从事学籍管理的工作人员仅有一人，还有部分只是兼职，没人轮岗，该岗位工作人员请假、休假后，工作即停滞，颇有“一夫当关万夫莫开”的阵势。这种岗位设置模式将会导致原工作人员换岗后造成该校学籍管理岗位的“青黄不接”，对于新接手的学籍管理人员来说，无疑从头开始学习，政策、业务亦然。学籍管理队伍不稳定，梯队建设不健全，对于本来就繁杂、专业及政策性要求较高的学籍管理来说，无疑是雪上加霜，无所适从，年复一年，学籍管理堆积的问题越来越多。
2 解决开放大学学籍学历管理问题的对策
2.1 学校重视
学校不应只重视招生工作，而忽略了学籍管理相关工作。《高等教育法》明确，高等学历教育由国家统一管理，高等学校要按照国家有关规定颁发学历证书，颁发和管理学历证书是高等学校的权利和责任，其严肃性和权威性需要得到保障。因此，学校应该重视学籍管理工作。学员学籍档案是高校档案重要的组成部分，对高校的重要性不言而喻。要完善高校学籍档案的管理，杜绝管理过程中存在的漏注问题，学校必须从源頭来抓，按学籍档案形成过程规律，加强管理。国家、自治区教育行政管理部门多次强调加强对学历证书电子注册工作的领导，提高学籍管理人员素质，并保持学籍管理人员相对稳定。实施学历证书电子注册，基础工作在学校，学生信息是否正确注册，直接关系到学历证书能否顺利查询，因此学校必须加强重视。
2.2 全面补漏
按照“一条主线，两个层次，三个阶段”思路分批完善学历学籍档案补漏工作。“一条主线”是指电大承担学历教育这条主线，“两个层次”是招成高类型证书及电大普通班(含委培、自费等培养方式)等普通证书，“三个阶段”是指学历证书电子注册阶段、10年回登阶段及自电大成立到1990年阶段(自查)。
全面补漏前文统计出来的10年回登的数据，是漏注还是学员退学没有注销抑或是个别原因?这个工作量较大，短时间很难能核实得清楚，这需要校领导的支持及校内其他部门的协作。如果不做好这方面的工作，有可能对学校造成不好的负面影响。因此，学校必须从上而下加以重视，组织人力检查核对，查漏补遗，该注销的要注销，属于漏遗的要全面补漏。
补漏还要讲究方法，电大学员虽然动态学习，点多面广，在籍学生人数变动较大，但毕业生名单是相对固定的，各地市电大每年都汇总预计毕业名单及最终的毕业验印名单。某省教育行政主管部门1986—1992年统一对成高毕业证书进行验印(电大、教育学院的函授证书除外)，1993—2000年国家教委统一验印，2001年以后，除军队院校学历证书以外，所有国民教育系列证书均实行电子注册。年度毕业名单是相对固定的，从毕业名单入手清查，理论上应该能杜绝遗漏。
以各地市电大确认且省级教育行政主管部门验印过的历年成高毕业名单为蓝本，除去已经电子注册或10年回登成功的数据，剩下的就是需要清查的漏网之鱼，这些数据不会增多，只会随着清查慢慢减少甚至清零。根据10年回注数据及电子注册数据，80%以上的数据应该可以经过计算机软件技术比对完成清查，剩下的20%分摊到年度来清查，每年度需要清查的量还是比较少的，只不过需要排查的都是有难点的，需要人工去核实，通过毕业登记名单去核实录取档案或者是学籍登记档案。
对电大成立以来至1990年的数据，可参照10年回登学历信息的方案：找毕业登记名单，核实入学资格材料。年份跨度虽然较长，但毕业生数量相对较少，当年招收的学生是有计划指标的，而且計划是自上而下，找出毕业花名册，再比对入学注册登记表(1986年以后为省级招生主管部门统一录取新生名册登记表)。
2.3 健全制度
由于管理制度不健全，电大学籍档案管理工作的随意性较大[1]。特别是纯粹手工管理及半手工管理的年代，那种随意性造成学籍学历档案缺失更加明显。因此，电大学籍管理部门应重视管理制度的建设，有相应的工作部署、工作措施、检查监督、绩效考核及责任倒查追溯，要严格按照《教育管理信息化标准》《普通高等学校学生管理规定》及教育部、省级教育行政主管部门对高等学校学籍学历管理的相关文件的要求，建立一套适用于电大特点的学籍档案管理制度，抓好学籍档案从产生到归档的各个环节，从学生入学到获得毕业资格，期间的学籍档案材料应该逐一落实，学籍异动或者学生变更信息都要有具备法律效力的材料存档备查，经办人及主管领导签字确认，责权明确，经得起历史的检验。
完善学籍管理制度，除了管理制度创新外，管理技术上也需要不断创新。纯手工或半手工的学籍管理模式由于涉及的人员管理较多，缺乏统一的操作规程和操作指南，很容易造成档案信息遗失、工作效率不高等问题，这与远程教育便捷性相矛盾。因此，学校要保障经费投入，通过计算机网络技术、“互联网+”模式创新管理，实现学员从入学到毕业全程网络化监控自动化管理。
2.4 完善队伍
人是管理的核心，质量管理重在人为。开放教育学籍档案管理政策性强，动态学习形式也造成学籍管理相对复杂，因此学籍管理岗位需要具备“四心”：责任心、细心、耐心、关心。学籍管理岗位既是管理环节，更是把关环节，稍有不慎就会造成不可收拾的局面，特别是学历电子注册后，要求对社会大众开放的学历查询必须准确无误，一旦上网注册便不予以更改。因此，工作中要求仔细核对学生的每一项信息，确保万无一失。开放大学学籍管理工作烦琐，学员多层次，各类问题不尽相同，即便相同的问题也不能确保不重复出现，该岗位直接面对学生，需要耐心解释，关心、关爱每一个学员，让学员切身体会到学校一直为他们热情服务。“四心”中最关键的是责任心，没有责任心，其他工作无从谈起。学籍档案管理人员应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能[2]。为了保证学籍管理队伍稳定、健康发展，学籍管理应实施轮岗制，以确保其岗位工作的连续性。具体实施方法是以老带新、领导带新兵的“双保险”方案。釜底抽薪式的换岗对学籍管理是不负责任的，建议先在同部门中换岗，再跨部门换岗，以确保学籍管理工作的正常运转。
3 结语
电大学籍学历档案补漏具有重要意义，校园数字化建设也需要补注遗漏的学籍档案信息，以完善个人信息的真实性，为即将到来的社会征信体系服务。现阶段，各单位都开展档案数字化工作，所有存放在档案柜里的档案都要“活”起来，都要利用起来，学历学籍档案更是不能置之度外。学籍档案管理作为学校管理的重要环节，对其进行规范化、数字化科学管理是高等教育办学的要求，是促进校园数字化建设，推进国家“互联网+”战略发展的需要，是开放大学办学宗旨的重要体现。
参 考 文 献
[1]陈巧凡.电大学籍档案管理存在的问题与对策[J].内蒙古电大学刊，2005(4)：70-71.
[2]何荣泉.浅谈新时期电大学籍档案管理[J].中山大学学报，2005(4)：111-113.
作者：王素琴
第一章 总则
第一条 为进一步规范全省普通中小学学籍管理工作，实现学籍管理的信息化、科学化、制度化，维护正常的教育教学秩序，促进中小学生德、智、体等方面全面发展，根据有关法律法规、规范性文件，制定本《规定》。
第二条 本《规定》适用于本省普通中小学校。
第三条 本《规定》所称适龄儿童、少年，是指根据《中华人民共和国义务教育法》规定应当入学接受九年义务教育的儿童、少年。
第四条 学籍管理实行由省教育厅宏观管理下的分级负责制。高中学籍由设区的市级教育行政部门统筹
管理;义务教育段学籍由县级教育行政部门统筹管理。
各级教育行政部门和学校设学籍管理人员，负责学籍管理工作，学籍管理员要定期参加相关培训及学习。学籍管理人员要求政治素质好，熟悉学籍管理的各项工作。
第二章 入学与注册
第五条 适龄儿童、少年就近免试入学。地方各级人民政府应当保障适龄儿童、少年在户籍所在地学校就近入学。
凡年满六周岁的儿童，其父母或者其他法定监护人应当送其入学接受并完成义务教育。因身体状况需要延缓入学的，其父母或者其他法定监护人应当提出申请，由当地乡镇人民政府或县级人民政府教育行政部门批准。
城市外来务工就业人员的子女或被监护人属义务教育年龄段的，外来务工就业人员应依法主动与暂住地所属学校联系，送适龄子女或被监护人入学，保证其接受义务教育。
父母或者其他法定监护人在非户籍所在地工作或者居住的适龄儿童、少年，在
其父母或者其他法定监护人工作或者居住地接受义务教育的，当地人民政府应当为其提供平等接受义务教育的条件。
义务教育段学校不得以任何借口拒收本学区或由主管教育行政部门统筹安排的适龄儿童、少年入学。
第六条 新生应按时到校报到，按照规定程序办理入学手续。因特殊情况不能如期报到，须持有关证明及时向学校请假。
高中新生如在规定报到时间结束两周后仍未到校办理手续且未向学校请假，除因不可抗力等事由外，取消其入学资格。
第七条 任何学校不得以任何名义分重点班和非重点班。
第八条 严格控制班额。学校在接收正常入学、转学、复学的学生后，小学每班不超过45人，初中、高中不超过50人。
第九条 学校按照主管教育行政部门要求采集学生学籍信息，并按规定时间报主管教育行政部门审核、备案。
高中新生注册学籍时，如发现有伪造证件等弄虚作假行为或属违规招生的，不予注册;高中新生超出
规定注册时限还未注册的，不再注册。
第三章 转学与借读
第十条 学生不得随意转学。因家庭住址变化、户口迁移等因素确需转学的，由学生或其法定监护人提出申请，经转出和转入学校同意，并报学校主管教育行政部门确认转学理由正当，可准予转学。
转学不得变更就读年级。毕业年级学生一般不准转学。
高中学生在本县内不准转学。义务教育段学生在本学区内不准转学。
第十一条 高中学生在市内跨县转学，须经转出学校同意、市级学籍主管部门确认、转入学校同意后，持户口簿或户籍迁移证明等材料，到市级学籍主管部门办理转学手续。
本省内跨市转学，须经转出、转入学校同意，并由转出方市级教育行政部门确认后，持户口簿或户籍迁移证明、学业水平考试成绩证明、《普通高中学生发展报告》等材料，到转入学校所在地市级学籍主管部门办理转学手续。
由外省转入我省，须经接收学校同意后，持户
口簿或户籍迁移证明、原就读学校出具的《普通高中学生发展报告》或《成长记录》档案、转出省相应考试管理机构提供的学业水平考试成绩证明、学生已经获得的学分清单，经我省学业水平考试管理机构确认后，由市级学籍和学业水平考试管理机构及转入学校办理接收手续。
由我省转出到外省，须经转出学校同意后，持户口簿或户籍迁移证明、学业水平考试成绩证明、《普通高中学生发展报告》等材料，经市、省学籍主管部门逐级审核确认后，办理转学手续。
第十二条 义务教育阶段学生转学，须由父母或者其他法定监护人向转出学校提出申请，经学校审查，主管教育行政部门确认后，持户口簿或户籍迁移证明、房产证或相关证明材料，到转入地教育行政部门申请办理转学手续。转入地教育行政部门同意接收的，出具《同意转入证明信》。
贵州省毕节市七星关区学生学籍证明
学 籍 证 明
编号
兹有我校年级，身份证号码为： ，学籍号码为：于年在我校毕业。
特此证明
经办人：
学校(公章)
年月日
盖 骑 缝 章盖 骑 缝 章
盖 骑 缝 章盖 骑 缝 章盖 骑 缝 章
学籍证明存根
编号
兹有我校年级，身份证号码为： ，学籍号码为：于年在我校毕业。
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