声像档案归档与保存的数字化管理创新
摘 要：声像档案的归档与保存，是其有效管理与利用的首要问题。引入数字化管理模式，可以提高声像档案归档、检索的效率，有利于信息资源的整合利用和加工处理。有计划、有步骤地开展数字化工作，控制其归档与保存过程中的可预见风险，可使声像档案的数字化管理落到实处。
关键词:声像档案;归档;保存;数字化;管理创新
声像档案是指在社会活动中形成的，以影像、声音为主，辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，也称为声像资料。其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体，将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现，具有现时性和不可重复性。
一、声像档案归档与保存管理存在的问题
由于过去物质和技术条件所限，产生的声像资料很少。随着社会的发展及办公条件的改善，数码相机、摄像机的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件。如何对声像档案进行归档与保存，是其有效管理与利用的首要问题。
1.摄录人员对声像档案的归档意识薄弱。或者对声像档案的性质并不了解，导致未能得到妥善的归档保存;或者在数码、影音设备使用过程中，因存储空间不够等原因，将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除，造成声像档案大量流失;或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存，因无相应的记录和说明导致归档困难。另外，档案人员的变动和机构调整，也会造成声像档案的失控或流失。
2.档案部门在声像档案收集上难以控制。拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施，声像档案的归档往往处于被动地位，滞后于业务活动，且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分。因此，不能全面完整反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。
3.声像档案归档范围不明确。目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别，但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定，这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性。
二、声像档案归档与保存中的数字化管理引入
如何保管好声像档案的完整性，最大限度地延长声像档案的寿命，是摆在档案人员面前的一项重要课题。随着计算机技术、网络技术与现代通信技术的快速发展，声像档案的数字化管理，是档案现代化建设的大势所趋，有利于实现声像档案的应有价值，也是人类社会发展的必然结果。
1.照片档案归档的数字化管理创新。对原有已归档的纸质照片档案，如果数量较多，可以用扫描仪分批进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以直接用数据线传输进电脑，存储在硬盘盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。
以电子文档形式保存的照片档案，电子文档即是照片也是底片，可以根据用户的需要，随时进行打印。同时，对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。
2.磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新。对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，并存储入硬盘，可以长久保存。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。
声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。用户查阅时，只需给出文件号或主题词，即可以检索出相应的文件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
声像档案资料转化为电子文档后，利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，克服手工信息加工模式时间长的缺陷，缩短信息整合加工的时间，提高了档案信息利用的时效性;与纸质照片档案相比，电子档案信息传递更快捷、更方便。
三、声像档案数字化归档与保存的风险控制
由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准，因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案。声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的，在迁移过程中常常伴随着很多风险。同时，存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题。
1.数字化格式转换的迁移风险。技术环境的变化主要体现在格式的转换方面，格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响，而通常的格式的转换就是将文件由一种格式(多数为压缩格式)压缩为另一种格式，这里就需要先解压缩，再进行压缩。数字声像档案格式的转换过程中，对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害，面对这样的风险，《电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)》做出规定：音频电子文件以WAV、MP3为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
以WAV为例，其属于声音文件的“源”，上述《规范》的规定也是考虑到了避免经过有损压缩破坏文件的二进制数据流配置，进而破坏声像档案内容信息。然而作为声音文件的“源”，WAV占用了极大的存储空间，因此，在保存档案时要综合考虑档案价值与存储空间，根据不同情况做出不同选择。然而，《规范》提出了声像档案的通用格式并不意味着档案工作人员在存储档案时要将档案全部转换成一种格式。目前并没有统一的格式规范，也没有形成真正的国际标准，这就导致了一旦格式规范由某个组织或个人所专有，一旦这个组织或者个人消亡，则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息。因此，采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险。
2.数字化硬盘存储的设备风险。在硬盘式管理模式下，声像信息都存储在硬盘中，如果硬盘发生老化，就会导致声像档案数据的损失。一方面，可以对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”，监测磁头、磁盘、马达、电路等，当监测对象出现安全值范围以外的情况时，会自动发出警告，自动降低硬盘的运行速度，把重要数据文件转存到其他安全扇区，甚至把文件备份到其他硬盘或存储设备。因此，可以对硬盘潜在故障进行有效预测，提高数据的安全性。另一方面，可以采用驱动器健康检测技术，让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并给出图形供用户或技术人员参考，可以对硬盘式声像档案进行备份，以移动硬盘的方式在合适条件下保存，并定期在独立系统的计算机上进行检测，确保档案安全。
四、声像档案数字化归档与保存的措施建议
1.有计划、有步骤地开展数字化管理工作。这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理;其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索;最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。
2.提高档案管理人员的业务素质。这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。由于历史原因，企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术。为此，必须突出做好以下两个方面的工作：首先，通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育;其次，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求，是当前乃至今后相当长一段时期内，档案管理人员继续教育的重要内容。
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[责任编辑 王玉妹]
作者：吴美真
摘要：本文从数字档案信息的存储量、格式类型、长期保存的责任认识、标准与指南使用率、数字档案信息备份方式、数字档案管理系统的长期保存功能、长期保存的技术措施、长期保存的困难、长期可读取性等九个方面，对我国档案形成机构数字档案信息长期保存情况进行了调查。调研结果显示，我国档案形成机构的数字档案信息长期保存工作整体情况比较严峻，还存在很多需要解决的问题。为了更好地解决实际中的问题，本文提出了七点建议。
关键词：数字档案 信息 长期保存 格式载体标准
档案形成机构是在我国正式登记注册的，能够独立行使职权的各种类型的法人单位，其在履行社会职责的过程中形成了大量具有保存价值的原始记录，即档案。随着信息社会的到来，数字档案信息在电子政务与电子业务系统中、在纸质档案数字化过程中海量生成。作为社会的“记忆”、国家的重要战略资源，数字档案信息必须被长期保存。数字档案信息长期保存就是要保证数字档案信息的真实性、完整性和长期可用性，为国家和社会的长远发展提供有利用价值的数字信息资源。
本文通过调研，试图摸清我国档案形成机构中数字档案信息的长期保存现状，明确我国数字档案信息面临的风险，找到档案形成机构在数字档案信息长期保存工作中存在的问题、面对的困难，以期为我国数字档案信息长期保存研究和实践提供现实依据。
一、调查方案设计
本课题的调查研究对象是档案形成机构，即社会中的正式组织。在调查方案设计中，从操作化的角度看，档案形成机构被界定为在我国正式登记注册的且具有专职档案管理员的法人单位。
(一)调查内容
本课题将调查研究的核心内容“数字档案信息长期保存”，具体化为以下九个方面：第一，数字档案信息的存储量;第二，保存的数字档案信息格式类型：第三，数字档案信息长期保存的责任认识;第四，数字档案信息长期保存的标准与指南使用率;第五，数字档案信息的备份方式;第六，数字档案管理系统长期保存功能;第七，数字档案信息长期保存的技术措施;第八，数字档案长期保存面临的困难：第九，数字档案的长期可读取性，并将其作为问卷的基本设计思路。
(二)抽样方案
本次调查的样本数量为320，为使样本具有典型的代表性，我们采取配额抽样的方法进行抽样。配额的依据主要为组织类型，即国家机关、事业单位和企业的配额比例为1：2：2，由于企业又包括国有企业和私营企业，所以，在企业这个大类中，国有企业和私营企业也按照1：1实施配额控制。
(三)调研数据收集方法
本次调查主要采用“自我管理式问卷调查法”，即按照抽样方案，将问卷发送给作为样本的单位，由样本单位的档案管理人员根据其单位的实际情况进行填写。为保证有效问卷的回收率以及所填数据的可靠性，课题组成员与所有样本单位都就有关调研事宜的配合问题进行了沟通。
二、调查数据分析
2018年7月初至8月底，课题组按照抽样方案，向被抽样单位发放了320份问卷，回收问卷320份，问卷回收率为100%;经数据核查，其中有效问卷为278份，有效问卷回收率为87%。
(一)样本基本信息
根据278个有效样本的数据，样本的组织结构类型中事业单位最多，占比36.7%，之后分别是私营企业占比23%，国有企业占比20.9%和国家机关占比19.4%。
在样本单位中，规模在100人以下的单位最多，占比32%，之后分别是500-1000人的单位占比23.7%，100-500人的單位占比21.9%，1000-2000人及2000人以上的单位较少，各占比11.2%。
在样本单位中，61.9%的单位产生的档案没有对口接收的国家综合档案馆，39.1%的单位产生的档案有对口接收的国家综合档案馆。
(二)数字档案信息长期保存基本情况
1.数字档案信息存储量差异大。调研结果显示，数字档案信息存储量最少的只有302M，最多的达到43.7TB。从存储量规模来看，1GB(含)以下的样本单位占比19.8%，1GB-10GB(含)的样本单位占比52.9%，10GB-100GB(含)的样本单位占比17.3%，100GB-1TB(含)的样本单位占比7.6%，1TB以上的样本单位占比2.5%。
2.数字档案信息格式类型多样。调研结果显示，87.8%的样本单位保存了文本文件，66.2%的样本单位保存了图像文件，55%的样本单位保存了版式文件，42.1%的样本单位保存了视频文件，36%的样本单位保存了数据库文件，18.7%的样本单位保存了音频文件，11.2%的样本单位保存了电子邮件。
样本单位保存的文件格式主要包括：纯文本文件、格式化文本文件、版式文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等，其数量超过70种，主要有TXT、XML、UOF、RTF、Microsoft Office、WPS Office、OFD、PDF、SEP、CEB、TIFF、GIF、JPEG、JPEG-2000、BMP、DjVu、PNG、MP3、WAV、WMA、OGG Vorbis、AVI、MOV、MPEG、MDB、SQL等。同时，7.6%的样本单位保存了业务环节产生的专有格式的电子文件，主要为生产型企业。
3.数字档案信息长期保存责任认识不清。针对长期保存责任的调研结果显示，不清楚责任主体的占比46.4%;认为长期保存的责任主体是国家综合档案馆的样本单位占比30.9%;认为责任主体是本单位的占比15.8%;认为本单位与国家综合档案馆各负其责的占比6.8%。其中，向国家综合档案馆移交了数字档案的样本单位仅占12.9%。
4.数字档案信息管理标准、指南使用率低
从样本单位遵循标准、指南的情况来看，48.6%的样本单位认为自己的数字档案信息长期保存工作遵循了相关标准、指南，其中45%的样本单位选择遵循了国家、行业标准或者指南，2.5%的样本单位选择遵循了国际(外)标准，7.2%的样本单位选择遵循了其他标准，如地方标准、企业标准等，但只有6.5%的样本单位能够说明遵循的具体标准、指南名称;42.1%的样本单位直接声称没有遵循任何标准、指南;9.4%的样本单位不清楚是否遵循了相关标准、指南。其中，使用最多的国际(外)标准是《信息与文献文件管理》(ISO15489)，使用最多的国内标准、指南是《企业数字档案馆(室)建设指南》。
5.有效备份方式使用比率低。调查结果表明，15.1%的样本单位以移动硬盘作为离线存储的载体：12.6%的样本单位将光盘作为离线存储的载体：5%的样本单位将磁带作为离线存储的载体;2.2%的样本单位同时使用移动硬盘和光盘作为离线存储的载体。云存储作为一种新生的存储方式，目前还没有被社会广泛应用，只有4.7%的样本单位将数据存储于云平台。64.7%的样本单位没有选择有效的长期保存备份方式。
6.数字档案信息管理系统缺乏长期保存功能。从样本单位数字档案信息管理系统或者模块的功能看，已经使用具有数字档案信息管理功能系统或者模块的单位占75.9%，尽管目前大多数样本单位仅仅是在OA中设置了文件归档模块，但是可以看出，数字档案信息管理的理念与实践已经得到普遍的认可。65.8%的样本单位能够实现元数据的自动捕获，但是捕获的对象不够全面，主要包括文件格式、大小、作者、最后形成时间等几个常用的元数据，并且很少有数字档案信息管理系统设计了结构合理的元数据方案，普遍缺少专门用于实现数字档案信息凭证性与长期保存的元数据;电子文件与数字档案的鉴定无论是在理论上还是在实践中都是一个难以解决的问题，仅有3.55%的数字档案信息管理系统或者模块具有自动鉴定功能。
7.缺少必要的技术措施。调查结果表明，大多数样本单位没有注意到数字档案信息长期可读性的严重威胁，此项活动并没有得到足够的重视，只有22.7%的样本单位采取了主动应对技术措施。主动应对的具体情况如下：定期对光盘、磁带等数字介质备份进行可读性检查的样本单位比例为15.8%，采取迁移方式的样本单位比例为11.2%，保存主要的数字档案信息读取所需的软硬件系统的样本单位比例为5.8%，将特殊格式的数字档案转换为通用格式的数字档案的比例为4.88%，将此项工作承包给第三方的比例为3.6%，采取XML封装形式的比例是2.9%，采用仿真方式的比例是0.7%。
8.数字档案信息长期保存的困难多样。从样本单位数字档案信息长期保存工作中出现的困难看，领导不重视是数字档案信息长期保存工作中最大的问题，高达42.8%的样本单位表示赞同，有36%的样本单位经费投入不足，34.9%的样本单位缺少必要的设备和技术，30.9%的样本单位认为需要加强人力资源建设，有8.6%的样本单位认为保存政策缺乏或不稳定是存在的困难。
9.数字档案信息的长期可读取性不容乐观。调研结果表明，样本单位数字档案信息长期可读取的状况并不理想，仅42.1%的样本单位表示数据完好无损：有26.3%的样本单位出现了数字档案信息不能读取的现象，其中，19.1%的样本单位出现了载体不能读取的现象，11.2%的样本单位出现了数据格式不能读取的现象：31.6%的样本单位表示不清楚是否出现了数字档案信息不能读取的现象。
三、研究结论
根据以上调查数据可知，我国档案形成机构的数字档案信息长期保存工作整体情况比较严峻，还存在很多需要解决的问题。为了更好地解决实际中的问题，笔者针对档案形成机构如何做好数字档案信息长期保存工作提出以下几点建议。
(一)加快档案信息化建设
按照我国档案工作“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，各机构首先应根据《纸质档案数字化规范》(DAT31-2017)的相关要求，加快纸质档案数字化;其次应根据《企业数字档案馆(室)建设指南》《数字档案室建设指南》的相关要求建设好数字档案馆(室)、数字档案管理系统，与机构办公系统、业务系统对接，实现原生数字档案的全生命周期管理，以解决数字档案信息长期保存前端数据质量控制问题。
(二)规范管理，加强宣传
机构的数字档案信息长期保存工作涉及大量的人、财、物，需要多个部门的通力配合，规范的管理和统一的理念必不可少。为了更好地协调长期保存工作，各机构需要制定专属的“数字档案信息长期保存规划”或者“数字档案信息长期保存管理办法”，内容应该包括长期保存的目的、本机构及内部各部门的职责、标准应用、技术策略、数据备份、人员培训、经费保障、应急预案、定期演练等;同时，积极利用报告、会议、展板、微信平台、内部交流等多种形式向领导层与内部员工宣传数字档案信息长期保存工作，培养长期保存的理念和意识，以解决责任不明、意识不强、管理不善、政策不稳定的问题。
(三)提高标准、指南的应用程度
根据实践的需要，目前国内外相关组织已经出台了一批专门指导长期保存工作的国际(外)标准、国家标准、行业标准、地方标准和指南，初步形成了关于系统构建、元数据、专用格式等内容可用的标准、指南体系，如《开放档案信息系统》(ISO14721-2003)、《基于文件的电子信息的长期保存》(GB/Z 23283-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》( DAT47-2009)等。各机构应积极学习、选择适用的标准、指南，提高长期保存工作的规范性、安全性，以解决系统功能缺乏、元数据方案不合理、数据格式多样等问题。
(四)主动采用专门技术
各种研究表明，作为数字档案的载体，包括光盘、磁盘、磁带等，其耐久性普遍比紙张相差较远，同时，技术过时被大部分馆藏管理者看作对数字存储的最大威胁。应对这些技术难题的常用方法包括迁移、仿真、标准化、保存软硬件等。各机构应根据数字档案格式类型、存储量的多少制定本单位专用的技术策略，包括技术方案、存储载体、技术管理等内容，以解决载体老化与技术过时问题。
(五)加强人力资源建设
长期保存工作内容涉及文件档案管理、硬件工程、软件设计等专业领域的知识，需要大量应用型、复合型人才，而目前我国的高等教育并不能成规模地培育这种专门人才，因此，各机构首先应该积极引进具有相关知识背景的人才，其次应该加大对工作人员的专业培训，更新知识结构，以解决专业人员缺乏、知识结构不完整的问题。
(六)增加资金投入
数字档案信息长期保存的标准采用、技术投入、规范管理、制度宣传、人才培养等内容都需要资金支持，而且这个过程是伴随长期保存始终的，因此，各机构应根据实际需求做好资金预算，做到专款专用、持续支持，以解决资金不足的问题。
(七)需要政府发挥引领、促进作用
数字档案信息长期保存是社会性问题，需要靠政府引领、促进，需要依靠全社会的力量来解决。因此，政府必须整合各种社会力量，投入到数字档案信息长期保存工作中，解决基础性、复杂性、平台性问题，营造好社会环境，具体包括：通过正反面案例大力宣传长期保存的作用和危害，提高整体社会意识;通过相关法律法规，明确数字档案信息全生命周期中各相关主体的责任和权利：制定简单实用的长期保存标准和指南：引导软硬件提供商研发物美价廉的具备长期保存功能的系统或者模块：帮助相关教学、研究机构建立具备指导、交流、培训等功能于一体的长期保存工作平台等，以解决档案形成机构数字档案信息长期保存意识不足、责任不明、标准缺失、成本高企、学习无门等问题。
*本文为国家社科基金项目“我国数字档案信息长期保存的策略体系研究(批准号：13CTQ051)”的研究成果之一。
作者单位：北京联合大学应用文理学院
作者：谢永宪 王巧玲 闫格
【摘 要】社会经济的持续健康增长，对当前企业、单位的会计工作产生了重要影响。同时，随着现代科学信息技术的不断更新和进步，为档案处理、保存工作，提供了良好的前提條件。会计工作进行当中，将会涉及到较多的方面，产生大量的数据和信息，这些都是档案资料的重要内容。本文主要是从会计档案数字化保存的必要性和重要意义入手，针对会计档案数字化保存工作的实施情况进行全面细致的分析和介绍。
【关键词】会计档案;数字化保存;方式;效果;意义
一、前言
针对会计档案进行全面有效的数据化保存，将能够促进档案的条理化管理和应用，促进其朝着数字化、现代化的方向发展。会计档案数字化保存，充分应用了网络技术的优势和作用，将一些物质载体方面的档案转化为电子信息，从实体转向了虚拟。在实际开展会计档案数字化保存工作的过程中，可以积极按照扫描、图形处理以及统一数字化文字格式、分门别类保存工作方式，积极提升工作效率，将电子文件和目录进行有效整合，充分发挥数字化保存工作的优势。
二、会计档案数字化保存的必要性和重要意义
1.会计档案数字化保存的重要背景和必要性
各个企业、单位在生产经营的过程中，财会部门都需要积极开展相应的会计核算工作，相应的将会产生会计档案。会计档案，主要是指会计核算活动过程中自然形成的，按照一定规律，进行集中性、科学化的保存的专业文件材料，其中主要是包含了年终决算、会计账簿、会计报表以及会计凭证等方面内容，具有备查的重要目的。通过会计档案，能针对企业、单位的经济业务的情况进行全面了解，记录下经济活动的各项情况，同时还能够为后续积极开展经济活动，提供相应的决策支持。随着网络通讯技术、快速反应技术等方面的不断发展，当前会计档案已经不仅仅表现为纸质的形式，更多的还以数字影像化文件的形式大量存在。
2.会计档案数字化保存的重要意义
针对会计档案进行数字化保存工作，能够表现出积极的意义和作用，主要是体现在以下几个方面：第一，通过针对会计档案进行数字化保存，能够有效保证会计信息系统的安全性和可靠性。在当前社会中的会计信息系统内部，信息处理工作具有着明显的自动性和集中性，信息载体方面在不断发生改变，且信息共享程度在不断上升，这样需要积极采用良好的方式和手段，针对会计档案进行有效控制，积极开展数字化的保存工作，将能够起到良好的效果。会计档案数字化保存工作，能够减少复制和篡改情况的出现，这对于保障信息系统的安全性具有积极意义。第二，积极开展会计档案数字化的保存工作，能够不断提升审计工作的效率。通过会计档案，能够针对企业和单位运行过程中的各项经济业务活动情况进行审计，及时发现经济往来中的经济错误，从而予以有效解决，降低工作失误。采用数字化保存的方式，能够有效促进审计工作的顺利进行，积极提升了审计工作的执行效率。第三，针对会计档案的查询和保管问题进行有效解决。传统的纸质档案在保存的过程中，容易出现发霉、变质以及缺漏和遗失的问题，针对这一情况，积极采用数字化保存的方式能够起到良好的改善效果。电子影响管理工作技术的不断发展，促进会计档案积极开展现代化的管理工作，针对文件、资料进行数字化的保存，不需要针对原文件进行反复性的查阅和复印，这样能够有效保护文件资料。
三、会计档案数字化保存工作的实施情况
当前针对会计档案进行数字化的保存工作，能够积极使用扫描仪、摄像机等方面的设备，有效降低了工作难度，提升了工作效率。在现代的信息技术条件下，积极开展会计档案数字化的保存工作，需要针对其中涉及到的各项内容进行全面有效的控制和管理，积极提升该项工作的实施效果。
1.采用实时数字化的处理系统
积极采用实时数字化的处理系统，对于数字化保存会计档案，具有积极意义和作用。实时数字化的系统，主要是指在会计电算化系统之中，加入相应的数字化技工系统。首先，需要针对纸质原始资料和文件进行扫描加工，将其作为数字化影像文件进行保存，同时还需要保存原始纸质文件。其次，针对于数字化原始凭证影像文件中的内容，需要积极采用文字识别系统开展相应的识别工作，其中能够识别的将作为记账凭证，而不能够识别的需要进行人工录入，从而进行保存。再者，针对于经济活动中产生的记账凭证、总账、明细账以及会计报表等方面的内容，都需要积极开展相应的保存工作，也是通过数字化影像文件的保存方式进行的。
2.充分发挥集中分批处理系统的优势和作用
针对于一些经济业务量较小，并且配置方面不够全面的单位和企业，积极开展会计档案的数字化保存工作，可以采用分批处理的方式进行。集中分批处理系统，主要是专业的会计管理人员，在年末或者月末针对这段时期内产生的各类会计纸质凭证进行全面扫描，从而保存为数字化的影像文件。一般情况下，大多数的单位和企业都是采用了实时处理的方式，对于集中分批处理系统的应用，需要采用较为专业的高速扫描仪，才能够发挥积极作用。
四、会计档案数字化保存过程中存储介质方面的保护技术
针对会计档案进行数字化保存，需要积极采用良好的保护机制作为保障，减少档案处理过程中出现的失误问题。通常情况下，为了有效减少和控制用户自行更改数字化影像文件，针对会计档案进行数字化保存的过程中，多是采用了常见硬盘，同时不可逆的存储载体，也能发挥良好的作用，比如说一次性的写入式光盘，这种存储介质，能够帮助用户针对信息内容进行追加，但是对于已经写入的信息是不能够予以消除的。同时在软件的作用下，还能设置数字化影像文件为“只读”状态，这样用户同样不能够进行修改，保障了会计档案保存过程中的安全性和可靠性。针对于会计档案进行数字化保存，还需要做好备份处理工作，减少信息文件的丢失情况出现。一般保持一式三套的状态，就能够起到良好的效果，第一套用作利用和查阅，第二套被封存起来进行保管，这是备用的文件，而第三套则被当作是异地保存的重要文件，这样能减少一些自然灾害发生所产生的不良影响。
五、数字化会计档案的查询和检索情况
针对会计档案進行数字化的保存，一方面是为了有效保护其安全性;另一方面是为了更加积极有效的利用会计档案。针对会计档案进行查询和检索，就是一项重要工作内容。会计档案在数字化保存的过程中，想要积极提升查询和检索的效率，需要将文本和查询、检索进行良好结合，积极形成相应的互联形式。当前情况下，能够促进三者之间形成良好互联效果的方式主要是包含了这几个方面：第一，在电算化系统之中，增加影像文件的保存位置，促进数字化影像文件能够积极保存在系统之中，这样经济会计业务数据库将能够和影像文件形成良好的互联效果。第二，对于集中分批式的处理系统，可以积极建立起相应的文件管理数据库，这主要是采用了文字系统识别的方式，或者以人工方式录入一些关键字，其中将会包含较多方面的条目，为开展检索和查询工作，提供良好的前提条件。
六、结束语
针对会计档案进行数字化保存，是当前社会发展的必然趋势，有效顺应了信息技术和通讯技术的发展潮流，能够有效提升档案信息保存的安全性，同时对于单位和企业积极开展相应的经济决策和审计管理工作，创设良好的前提基础。会计档案数字化保存工作的实施过程中，需要采用实时数字化的处理系统，同时还要充分发挥集中分批处理系统的优势和作用。并且对于会计档案进行数字化保存工作的过程中，还需要积极采用切实合理的存储介质方面保护技术，为数字化保存工作的顺利进行，提供良好的前提条件，保证其安全性和可靠性。
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作者简介：
刘沛亮(1974—)，男，单位：河南福状元餐饮服务有限公司。
作者：刘沛亮
HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：
1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容? A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片
人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。 流程性表单： 1)招聘
a、用人计划;这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这样的话，人力很容易打入到部门内部，占据工作主动性，并且对公司有的交代。
b、应聘申请;这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。这个是为以后的万一留下伏笔. c、入职审批表;这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗?不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。还有就是转正后事项的事前约定信息要全。比如试用期限、拟用岗位、约定级别等，这个才是要审批的内容。 2)在职 a、转正申请;这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结，是没有说服力的。我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等，这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。
b、转正审批;这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。最后，你需要来个建议延期观察、如期、提前转正等等，有理有据的东西领导一般都会听的，时间长了，就会对人力产生依赖性信任。那时候人力的工作就好做多了。
c、调动;这里需要注意的不管是平行调动还是纵向调动，虽然有些搀和了人力的意见，但此时人力需要站在幕后。因为调动有时候就意味着波动，部门意见一定要占重要比重，人力最好只写同意，连建议都不要写。当然，往上涨工资的情况，人力是可以适时的显摆一下的，以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。 3)离职
离职申请;这里需要注意的是建议把辞退的表单一律消失，不管犯了什么错都直走离职手续，以防出现纠纷。那有人说犯法怎么办呢?犯法有行政机关呢，你直管让员工走自愿离职保证没错。 记录性表单 记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。
有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。 记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。你愁人力规划吗?那就做好记录吧。
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么?
对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。
对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。
总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。一切数据说话，以理服人。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选) A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的? A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。 B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动(调岗、升职、降职、调薪)、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。 F、档案保存的注意事项：
方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放;电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。
防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。
保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的!没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等;入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等;员工对各项规章制度的培训记录签名等;有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等;确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。(如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊!)
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生!做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了;或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐(如我们是要求一周内补齐)等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息(身份证、住址、联系电话、紧急联络人)有变更的，应第一时间(变更后一周内)书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜(铁柜)保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程?是否有登记表可追溯和备查?就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。
一、 医学影像资料是医疗、教学、科研的重要资料，是医
疗争议中“举证倒置”的原始证据资料。保护医学影像资料的完好和保持管理好影像资料档案是相关科室全体人员应负有的责任。
二、 保险的医学影像资料应图像清晰、临床资料完整，若
有典型、疑难病例资料则应作为教学资料保存。
三、 严禁直接修改原始数据。一旦误操作删除影像资料时，
应及时通知科内其他人员，尽量补救，切记刻意隐瞒。
四、 医学影像资料应统一分类编号，分类储存、备份，建
立相应的医学影像资料索引系统。
五、 相关科室内应建立相应的医学影像资料借阅制度，并
严格执行。资料外外借过程中发生影像资料丢失或泄漏患者隐私等，造成的后果由借阅方负责。未办理借阅手续而借出影像资料者，产生的后果由借出者负责。
居民健康档案管理制度
1、加强档案的收集、管理工作，有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、指导性和规范化。
2.公共卫生科要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。
3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。
4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。
5、居民健康档案存放处要做到“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作。
6.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。
档案的保管制度
1、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。
2、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。
3、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。
4、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。
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5、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。
6、对借阅档案要及时登记，督促完整归还。
居民健康档案信息管理制度
一、加强信息化建设，及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。
二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。
三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。
四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。
五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。
六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。
居民健康档案室岗位责任制度
一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。
二、居民健康档案应由专人保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。
三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案;凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继续交回建档机构责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。
四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠;符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。
五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。
六、熟练运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。
2003年10月29日川价费[2003]274号
四川省人事厅，各市、州物价局、财政局：
你厅《关于调整保存流动人员人事关系、档案管理费的报告》(川人函[2003]154号)收悉。根据《四川省行政事业性收费管理办法》(省政府令第10号)，结合我省人事关系、档案管理实际，参照省外收费水平。经研究，同意调整规范我省人才交流机构保存流动人员人事关系、档案管理费收取标准，现将有关事项通知如下：
一、人事关系、档案管理费标准：单位和个人委托保存人事关系、档案20元/月;个人委托单纯存档10元/月。对两年内未落实工作的大学毕业生，免收期间的人事关系、档案管理费。
二、该项收费属行政事业性收费。根据省财政厅、人行成都分行《关于将部分行政事业性收费纳入预算管理的通知》(川财预[2002]55号)规定，实行“收支两条线”管理。即收费收入缴入同级财政金库。支出按照综合预算管理的要求编入部门综合预算。
三、各级收费单位应到同级价格主管部门变更收费许可证，使用省财政部门统一印制的政府非税收入一般缴款书。
四、各收费单位应严格按照批准的收费项目和标准执行，不得自行增设收费项目、提高收费标准，并自觉接受价格、财政和审计部门的监督检查。
五、本通知自2004年1月1日起执行。
河 北 省 物 价 局 河 北 省 财 政 厅
文件
冀价行费(2011)39 号
关于调整我省保存人事关系及档案收费标准的通知 省人力资源和社会保障厅：
你厅《关于申请调整人才流动服务收费项目及收费标准的请示》收悉。鉴于河北省人民政府《关于进一步做好普通高等学校毕业生就业工作的实施意见》(冀政[2011]111号)，对高校毕业生人事档案管理做出新的规定，为了规范其收费行为，现将有关问题通知如下：
一、政府部门设立的公共就业人才服务机构，要对到中
小企业、非公有制单位就业和个体经营灵活就业以及未就业的高校毕业生提供人事档案托管服务。并且自2011年10月1日起，对应届高校毕业生免收毕业后2年人事档案管理费，自毕业后第三年开始征收保存人事关系及档案管理费。对已存档案人员，按文件规定时间收取档案管理费。
二、保存人事关系及档案管理费收费标准为：单位委托保管20元/人.月，个人委托保管15元/人.月，单位或个人委托单纯存档，不需要提供其他服务的5元/人.月。
服务内容包括：保存人事档案、人事档案和人事关系接转、办理转正定级、调整档案工资、出具以档案为基础的相关证明。
三、城镇登记失业人员、特困职工和登记失业期间高校毕业生凭有关部门证明免交档案管理费。
四、城镇职工自愿到政府部门设立的公共就业人才服务机构保管档案的，其档案管理费收费标准按照上述标准执行。其他部门和社会各类机构不得从事高校毕业生及城镇职工的档案管理业务。
五、收费单位应严格执行规定的收费项目和收费标准，不得自行增加收费项目、扩大收费范围或提高收费标准。收费单位应到当地价格部门办理收费许可证变更手续，使用省级财政部门统一印制的收费票据，并自觉接受价格、财政、审计部门的监督检查。
六、本通知自2012年1月1日起试行二年，试行期满后由你厅根据收支情况重新申报。省物价局、财政厅冀价行费字[1999]42号、[2000]6号文件同时废止;冀价行费
[2008]39号文件涉及到保存人事关系及档案收费标准的，以本通知为准。
河北省物价局河北省财政厅
二○一一年十二月二十八日
档案号：
个人委托保管人事档案协议书
(存档证明)
甲方：无锡市人力资源市场
乙方(姓名)： 身份证号码： 根据中组部、人事部关于专业技术人员和管理人员人事档案管理的有关文件精神，甲乙双方协商一致，就人事档案保存订立合同如下：
1、 乙方目前处于无业状态(以档案记载为准)，委托甲方保存个人人事档案。
2、 甲方按规定向有关组织出具乙方以档案为依据的各种证明材料。
3、 甲方与乙方无隶属关系，除保存乙方人事档案以外，无其它委托事项，甲方不出具档案中无记载的证明材料。如不办理退休、不代缴社会保险、公积金，不出具婚姻状况证明及计划生育证明、不办理集体户口的迁入手续、不负责办理专业技术和管理人员的技术职称等。
4、 保管期限自 年 月 日起，至 年 月 日止。
5、 保管期满后，乙方应在一个月内办理有关续订手续，如合同期内乙方落实到新的聘用单位，则应及时在政府人事或劳动部门办理有关就业手续、签订劳动合同。
6、 本合同一式二份，甲乙双方各执一份。
甲方(盖章) 乙方(签字)：
联系电话： 住址：
年 月 日 年 月 日
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