档案管理数字化管理论文

摘要：在信息化条件下，档案管理数字化建设是实现图书馆科学化管理的重中之重。文章具体阐述了图书馆档案管理数字化的概念内涵，明确了档案管理数字化建设的重大意义，给出了图书馆档案管理数字化建设的可行性途径。下面是小编为大家整理的《档案管理数字化管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

档案管理数字化管理论文 篇1：

论档案管理数字化的落实方法

【摘 要】档案管理数字化是时代发展的必然产物，由于社会的进步和发展，科学技术也在不断地完善和创新，传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求，人们越来越多地意识到计算机多媒体带给生活的便利，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲有着十分重要的现实意义，它不仅是社会进步的标志，更是时代进步和创新的标志。

【关键词】档案管理；数字化；落实；方法

档案管理数字化是一种必然趋势，是时代的进步和创新，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的，也具有划时代的现实意义，给档案管理创造了许多的方便，档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便，方便人们查阅信息，档案管理数字化能够使档案管理有序化，能够使档案管理工作更加有意义。

一、档案管理数字化的概念及优点

（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。

二、管理档案数字化的方法

（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用

率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的档案资料进行数字化的开发，利用数字备份来加强对档案资料原件的保存，因为档案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人们很难直接的查阅到这些资料，但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后，人们就能很简单的查阅了。二是要在档案资料进行档案数字化转换时，还要注重当前形成了的电子文档的收集。第四，提高档案管理工作人员的业务素质，档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等。随着数字信息技术的日新月益，要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识，还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术。不仅要提高他们的素质，还要加强档案管理者的队伍建设，并且将其纳入考核激励的机制，逐渐的建立完善有效地激励机制，从而促进档案管理工作的发展。第五，在我们实现档案管理数字化的过程中，一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节，因为数字化的档案管理，给我们的工作带来便利的时候，同样存在着一些困难和问题，稍微处理不好，档案信息就可能遭受损失。档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案，移交，整个的环节都需要各个部门的密切合作；档案数字化管理是多方面的，不能只注重传统资料本身，还要延伸到与其相关的部分，对其进行数字化的处理；还可以设立专职档案管理员，这种专业化的分工，对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利，从而使档案资料的组卷更加合理；还可以实行“双保险”，即保存纸质档案资料，也保存数字档案资料。第六，保证重点档案的数字化工作，医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中，档案全面的数字化管理不能在短时间内实现，所以可以先保证重点档案的数字化工作。要保证重点，突出特色，所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理，尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案，更要特别关注它的数字化的方式，来进一步提高这些档案的利用率。

档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的，人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围，如果档案管理工作做的好，能够给人们的生活带来很大的便利，档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势，能够使档案管理的工作更加便捷，档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来，档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志，计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重。

参 考 文 献

[1]刘云霞．浅谈档案管理的数字化[J]．科技情报开发与经济．2011：2（21）

[2]马秀英．试论网络环境下的网络创新服务[J]．城建档案．2011-

02-05

[3]许平．浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J]．基层工作．2009-09-02

[4]富玉．关于建设数字化档案管理的几点思考[J]．现代商业．2010-

10-25

[5]叶磊明．档案数字化在房地产档案管理中的应用[J]．华章．2008-

05-08

作者：王霞玲 王师师 王铁玲

档案管理数字化管理论文 篇2：

论图书馆的档案管理数字化建设

摘要：在信息化条件下，档案管理数字化建设是实现图书馆科学化管理的重中之重。文章具体阐述了图书馆档案管理数字化的概念内涵，明确了档案管理数字化建设的重大意义，给出了图书馆档案管理数字化建设的可行性途径。

关键词：图书馆 档案管理 数字化

图书馆档案工作的内容主要包括图书馆文件档案、文献典藏档案、情报交流档案、人事档案、经费档案、财产档案、读者档案、借阅档案等等，它是图书馆工作中的一个重要组成部分，在图书馆的全面建设中具有十分重要的地位和作用。随着信息技术的迅猛发展和网络技术的广泛应用，传统意义上的图书馆档案管理模式已经远远不能适应信息化时代的要求，数字化技术在图书馆档案管理中的应用越来越广。图书馆档案管理数字化已是世界上各国图书馆的发展趋势，也是目前我国众多图书馆建设的目标和方向。为此，加强对图书馆档案管理数字化的研究具有重要的现实指导意义。

所谓图书馆档案管理数字化，就是建立在现代化信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理对象，对数字化档案信息资源进行收集、管理和提供服务。通过建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务人性化，从而实现档案的长期保存和充分利用。因此，图书馆档案管理工作应充分借助信息网络技术发展的契机，利用信息网络正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面发展的大环境，以科学化和技术化的手段管理图书馆档案，从而逐步实现图书馆档案管理的信息化，不断推动档案事业的科学发展。

一、为什么要建设图书馆

档案管理数字化

图书馆档案管理数字化具有馆藏档案信息数字化、信息组织与传输网络化、档案管理自动化、服务范围大众化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。为此，通过加强图书馆档案数字化建设，在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义。

1.档案信息的数字化，提高了信息的利用率。档案信息数字化是指利用信息存贮技术把各种档案信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。数字化在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，这给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题。档案管理数字化与传统图书馆档案管理的最大区别，就是利用了现代信息技术，将以往传统介质的档案转化为数字信息，实现信息的数字化、信息存储的无纸化，节约了图书馆档案的贮存空间，减少馆藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.档案管理的自动化，提高了管理工作的效率。随着计算机存储技术的发展，过去那种大量的、重复的、烦琐的仅靠人力来完成的档案管理工作，现在可以依靠计算机操作轻而易举地实现。比如利用计算机技术、扫描技术、存储技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等多种高科技，对图书馆档案进行立卷、归档、存储、检索和利用，便于图书馆档案管理人员开展各项档案管理工作，实现了图书馆档案管理的自动化，不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力，而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平。

3.信息传递的网络化，提升了社会化服务的质量。传递网络化是指通过利用网络技术和通讯技术环境，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。

4.资源利用的共享化，满足了用户个性化的多种需求。资源利用共享化是指信息技术和网络技术可以打破地域界限，适应了不同用户需求日益社会化的趋势，可以从多角度满足众多用户个性化的需求，用户能随时随地与数字系统相互交融，促进了信息资源的合理流动，实现了广泛的信息交流和资源共享。据此，图书馆档案用户不仅仅局限于本地区、本系统、本校园，还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供方便快捷的优质服务。

二、怎样实现图书馆档案管理数字化

1.积极推广应用计算机技术，构建信息化环境下的档案数字化平台。坚持推广应用计算机技术，按照国家和地方信息化建设整体规划，以档案核心业务的数据存储、处理和交换等主要功能，统筹好图书馆档案数据中心建设。数据中心主要应内设档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、音频视频资源库以及史料文件汇编资料库等四大数据库。同时，要加强对网络系统、服务器、档案数字化技术支持等基础设施建设和档案管理应用软件及操作系统软件建设，实行档案的计算机网络化管理，建立图书馆档案数字化平台。

2.优化完善档案信息网络设施建设，创新信息化环境下的档案管理模式。首先，要加强非涉密图书馆档案专网（内部局域网）建设。内部局域网是用于与本系统、地方政府的连接，按照国家和地方的整体要求，建设完善本级图书馆档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，增强网络安全运行能力。其次，要完善图书馆档案外网（因特网）建设。外部局域网是连接互联网的公众网，要及时更新和维护外网设备，确保外网安全稳定运行，使之成为信息公开、与公众沟通展示图书馆档案成果的主要渠道。为了保证数字化档案管理运行中的安全性，对内、外网要进行物理隔离，着重提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠。同时，要进一步完善内、外网相关功能，逐步形成档案管理数字化，不断创新信息化环境下的档案管理方式、方法。

3.建立完善档案数字化标准规范和服务体系，实现信息化环境下的网络及应用系统的标准化、规范化。要建立和完善档案信息资源标准化。在国家和地方有关档案信息化标准的基础上，提出符合自身实际的档案信息资源补充标准。特别是要采用通用的标准格式来标引档案资源，完善数字图书馆档案分布式数据库跨库检索，使其适应Internet环境，实现档案编码、目录和档案内容的一体化；要建立和完善档案信息系统的运行与监控管理的标准化。依据国家和地方有关标准及要求，提出符合自身实际的档案管理系统的信息系统运行维护、运行监控管理和维护管理推广的补充标准；要不断完善档案制度机制建设，使图书馆档案管理走上标准化、规范化的科学轨道；要高度重视数字资源开发与服务的质量，提高知识含量，形成符合市场需求、满足社会公众普遍要求的高质量的信息内容产品体系，提高档案信息服务的质量；要建立和完善档案信息化外包服务机制。参照国家和地方信息化主管部门的方案及要求，以符合自身实际情况为主导，以IT企业为支撑，以信息系统运行维护为主要内容的外包服务机制，实现网络及应用系统的规范化管理。

4.加强高素质、复合型人才队伍建设，为信息化环境下的档案数字化建设提供智力支持和人才保证。加强档案数字化建设，人才是第一位的、决定性的要素。目前，很多地方政府、高等院校等图书馆档案管理人员多是兼职，专业化人才比较缺乏，队伍素质参差不齐。因此，要通过数字化档案建设，培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的一专多能的复合型人才队伍。一是要把那些事业心强、具有图书馆学、档案管理专业的高学历人才充实到档案管理队伍中。有条件的单位可以引进具有图书情报专长，精通自动化、网络化技术和一定外语水平的高素质复合型人才。二是要组织档案管理人员进行网络数字化技术等业务技能方面的培训，提高档案管理工作者的能力素质，以适应档案数字化建设不断发展的要求。三是要鼓励和支持档案管理人员参加图书馆学、档案管理等相关专业的学历（学位）和职称继续教育以及参加学术研讨，不断提高专业化水平和学术水平，为档案数字化建设提供智力支持和人才保证。

总之，随着信息化的横向发展和纵向深入，图书馆档案管理数字化已经成为当前档案领域不可逆转的时代潮流，档案数字化的建设是档案管理信息化的核心，也是将档案信息化付诸于实际的主要形式。尤其是在信息化条件下，当前档案数字化的产品需求具有巨大的市场潜力，它凭借其种类繁多、各具特色的数字化优势，以市场、大众需求为导向，开发优质产品，提供增值、优质服务，必将在未来的数字化产业中大有作为。

参考文献：

1.唐丽萍.论数字化档案馆建设.勘测设计,2009（2）:78-79.

2.于海霞.浅谈数字图书馆建设.理论研究论文，2010（7）.

3.默秀红.对高校数字图书馆建设若干问题的思考. 科技情报开发与经济，2006（5）.

4.李秀霞,颜祥林.数字档案在数字内容产业中的新契机.北京档案，2011（7）：14-16.

作者单位：河南理工大学

作者：刘中

档案管理数字化管理论文 篇3：

高校档案管理数字化进程中的措施优化探讨

【摘要】    时代的发展与信息化息息相关，高校作为新时代的新技术的重要源泉，当然将信息化通过最大化的方式进行利用。在这其中，档案管理数字化进程便是其中重要的一系列措施，这给高校一种前列的思路来管理，其高效性和准确性以及方便性不言而喻，这种利用前沿科技的方法无疑是国家和社会发展的必经之路。总的来说，本文通过探讨高校档案管理数字化进程的概述分析，高校档案管理数字化进程的重要性，以及如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果这三个方面深入地分析了高校档案管理数字化进程中的优势以及所需要相关管理人员在管理过程中所必须要注意的地方。

【关键词】    高校    档案管理    数字化管理    措施优化

一、高校档案管理数字化进程的概述分析

随着中国乃至世界的科技的不断飞速发展，信息的数字化在人们的生活中表现出了越来越多的应用，展现出了越来越多的优势。而高校里的档案管理也是需要通过数字化进程得以实现，我们都知道，高校内的档案与普通的档案有着很大的差异性，如果还是使用传统的档案管理模式的话，其记录和调用会变得异常麻烦，且如果保存的方式不得当的话，可能部分档案数据会被丢失，造成无法估计的负面后果。而相比于传统的档案管理记录方法，利用数字化进程进行高校档案管理能够有效使得信息快速共享，方便多人进行记录并整合。

与此同时，信息不会受到环境因素的影响，能够展现出档案数据的权威性和准确性。本文的后面部分会详细地讨论高校档案管理数字化进程的重要性以及如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果。

二、高校档案管理数字化进程的重要性和功能

2.1使档案数据便于融合和修改

高校檔案会记录有各种各样的数据，在高校里面，不仅有学生，还有老师，其他教职员工甚至是其他为学校工作的人员比如清洁工、食堂厨师、电工、维修工等都需要有他们相应的档案，而他们的档案信息可能随时需要被修改。在传统的纸质档案的记录方式中，如果需要修改某些人员的相关档案信息，便需要相关负责管理的人员花费大量的时间进行查找并修改，在修改完成之后，这些管理人员还需要花费一定的时间将这些档案文件重新进行封装并寻找到正确的位置进行存放，我们可以很清楚地发现，这种管理方式无疑是非常不便捷地，并且可能会发生错误。在需要记录或者修改的档案数据很多的情况下，这种方式便会显得更加麻烦，各管理人员之间的配合也会面临一定的考验，如果他们不能良好地团队协作，整个流程会变得异常繁琐，甚至可能出现档案信息没有按照正确的方式完全被修改或者修改成他人的信息的情况的发生。而如果各高校能够采用数字化管理体系来进行档案管理，相关管理人员只需要用电脑来进行寻找，便可以快速得到他们需要的信息，以进行记录，整个过程所需要的时间比传统的纸质档案会少很多很多，并且不同管理人员的配合会变得更加容易，这就说明这种新型的管理方式会使得管理更加高效。

2.2易于保存，难以丢失

传统的纸质档案管理会面临各种各样的问题。首先，纸质档案无论密封地再好，也会由于档案袋中必然会存在部分氧气而发生氧化反应，档案纸会逐渐变黄，部分信息可能因此丢失，特别如果档案随着时间可能会完全丧失密封的效果。并且如果档案被进行了多次修改，相关管理人员很有可能会不小心对档案袋造成一定的损害，这对以后的使用无疑是有很负面的影响的。再者就是纸质档案袋需要花费大量的精力进行管理，无论是监管和管理的人员以及负责记录的人员，都意味着更多的人力资源以及高校在这些方面有着更高的经济开销，更重要的是，这种人数需要更多的档案管理方式仍然会面临一定的风险，相关监管人员仍然可能因为疏忽以及监管不当造成档案信息损失甚至是整体全部丢失的现象，火灾这种情况更造成大量人员的档案无法复原，这些肯定是各个高校所不想看到的。而且高校中需要记录的人员的档案肯定是有很大的数量的，传统的纸质档案管理法肯定会需要大量的纸张来记录那些人员的档案信息，这样会消耗学校大量的储存空间，使得管理十分不便利。与传统的纸质档案管理相比，现代的高校档案数字化进程的模式则有效地避免了这些问题的发生，数字化管理体系使得档案可以储存在电脑中，甚至是云端，这就意味着这些信息可以被有效保存，在进行严格加密的基础上，这些信息便不会被泄露，也就不会被丢失。数字化进程的管理方法不需要占用纸张资源，也就不会浪费学校大量的空间，只需要几台用于记录和管理的电脑便可以满足档案管理人员的需要。

2.3减少档案错误的情况的发生

传统的纸质档案管理会面临各种错误的地方，第一个就像前面所讨论过的一样，如果需要修改、增添或者删除的档案信息过大，就需要各管理人员的配合，在面临整个高校如此多的档案数据的情况下，档案袋拿错或者是封装错误的情况是很难避免的，一旦出现这种情况，便会非常影响未来的工作的开展，产生蝴蝶效应。然后就是查找档案袋和封装档案袋也会可能出现一定的错误。但假如所有高校全都采用现代化的数字化管理体系，管理人员只需要通过电脑搜索就可以找到他们想要修改的内容并进行修改，这种方式更加权威且准确，也更加有说服力。

三、如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果

3.1加大对相关管理人员的培养力度

与传统的纸质档案管理有所不同，传统的纸质档案管理员中主要负责档案的记录、寻找和封装，他们的任务核心离不开纸质文件，与电脑操作毫无关系。而随着信息化时代的到来，档案管理的数字化进程是离不开拥有一定相关技术经验的档案管理员的，特别是对于高校这种伴随着大量的档案记录的地方而言。

所以，在从传统的纸质档案管理和数字化档案管理的交接过程之中，高校需要相关的档案管理人员能够熟练操作电脑，而由于之前的管理人员已经对学校的总体档案情况有了比较深入的了解，所以对他们进行额外的培训而不是重新招收新的管理人员会是一种比较合适的解决方案，而且招收新的管理人员也不是一蹴而就的，可能不得不会面临很长的空窗期。

在培养管理人员的整个过程中，中国的各大985或者211高校就很好地做到了这一点，他们积极组织所有的管理人员定期进行适当的培训，这些培训模拟了真实的数字化档案记录以及修改的情景，也清楚地说明了需要注意的事项，让这些管理人员能够很好地分工合作，一起完成工作量很大的任务。

在熟悉了整个流程后，他们便可以进行实际的操作，对电脑更加熟悉的管理人员可以被提拔为管理组长，负责更多的管理任务，以及相关职责的安排，甚至是辅助教导其他有疑难问题的管理人员来帮助他们更加熟练地运用数字管理系统进行相关操作。

当所有管理人员都有熟悉了整个操作流程之后，当有大量新生或者是学校内的务工人员需要录入档案信息的时候，整个团队才能够更加条例清晰地进行档案管理的工作，这样培训才是达到了应有的效果，数字化管理高校档案也才拥有了应有的意义。

3.2完善数字化档案管理流程中的各项制度以及各种技术

在数字化档案管理中，保障档案的安全性是非常重要的一点，如果数字化档案丧失了安全性，那这些档案将会失去意义，高校的学生、老师以及其他职工的权益也会被侵害。要做到这一点，高校就需要明确国家制定的法律法规，让相关的管理人员不去做违法的事情，这也属于安全教育的范畴。与此同时，要加大数字化档案管理系统的投资，对这个系统设计好非常严密的保密系统，让外来的不法人员无法入侵。中国的名校一般在这方面的资金投入一般都不少，这些资金不仅用在了系统的设计和搭建中，数字化系统的更新也离不开这些资金的扶持。只有资金链稳定了，高校才能引进充足的相关人才，逐步找出数字化档案系统中的漏洞，不断提高档案管理的技术，进行持久的更新维护，保障好系统的安全性，提高整个系统的生命周期，将整个数字化档案管理的作用发挥到最大化。这样也才不辜负国家对号召实行高校的数字化档案管理的决定的初心。

3.3加大数字化档案管理阶段中的信息共享

数字化档案管理阶段中的信息共享也是非常重要的一个方面，不仅是高校不同部門所对应的人员的档案资料共享，也有不同高校的档案资料共享。随着现在教育的发展，硕士研究生乃至博士研究生已经不像以前那么罕见，而是成为了一个人数很多而且人数涨势很快的群体，当大量学生接受完本科阶段的教育之后，他们需要接受更高的教育，甚至是出国接受教育，如果信息封闭的化，其中的档案转移会是一件非常麻烦但却必须要做到的事情。由此可见各高校需要积极共享档案信息，让档案信息得以流通，并与国际上的学校进行合作。

现在的各大高校也和外国的学校有着很亲密的合作，包括交换生等等，只有加大这些学生的信息共享，才能够保障这些学生应有的权益。现在中国的比较好的学校，特别是C9联盟已经很好的做到了这一点，这些学生从中国去往世界各地继续深造，遍布各州，比如亚洲出名的就有新加坡南洋理工大学、东京大学，英国的就有帝国理工学院、爱丁堡大学等，美国就有宾夕法尼亚大学、波士顿大学，这些学校都是C9联盟的学生进行深造的热门选择，而正是由于信息共享的便利，他们的数字化档案能够迅速流通，实现他们留学深造的想法。

四、结束语

在信息化时代来临之前，我国主要都是使用的纸质档案来进行档案管理，各大高校也无一例外。而随着相关技术的发展，高校逐渐开始采用数字化管理体系来对相关档案进行管理，这种管理体系相对于传统的纸质档案管理模式有着能够使档案数据便于融合和修改，易于保存且难以丢失，以及减少档案错误的情况的发生等优点，其重要性不言而喻。本文还通过探讨加大对相关管理人员的培养力度，完善数字化档案管理流程中的各项制度以及各种技术，加大数字化档案管理阶段中的信息共享这三个方面详细分析了如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果。

参  考  文  献

[1] 潘亚玉.关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨[J].科教导刊-电子版（中旬），2020，（2）：81.

[2] 徐长忠 ， 李会鹏 . 试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策 [J]. 中国校外教育 ，2015（12）：11.

[3] 周秀英 ， 陈健 . 高校档案馆数字档案信息资源建设 [J]. 绍兴文理学院学报 ，2016（8）：110-112.

作者：杨玲花