教学档案数字化管理论文

[摘要]随着高校教学改革的深化，信息技术的发展，传统的高校教学档案管理落后于目前实际需求。因此，本文结合院系教学档案管理实际，分析了高校档案信息资源管理过程中存在的各种问题，并针对问题提出了高校档案数字化管理的对策。下面是小编为大家整理的《教学档案数字化管理论文 (精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

教学档案数字化管理论文 篇1：

新时期高校教学档案数字化管理研究

摘要：在新的时代背景下，大数据相关概念及应用逐渐普及，社会中出现的信息量大大增加。高校在新时期的档案管理同样要面对海量的信息，这对于传统的档案管理方式来讲，已经大大超出负荷，无法有效应对数据激增带来的挑战。大数据时代对高校档案管理提出了新的要求，所以高校档案数字化改革的重要性不言而喻，适应时代发展才能做好高校档案管理工作。本文主要探讨新时期如何有效进行高校档案管理，从多个角度分析档案数字化管理的重要性。

关键词：高校;档案;数字化;管理

1 引言

进入到大数据时代后，相关技术的发展已经影响到了各行各业，档案管理也受到了影响。大数据时代的信息量暴增，许多传统行业不能有效应对海量信息，各种改革接踵而至。传统的档案管理工作也面临着压力，档案数字化管理能够提升档案管理的工作效率，并且对档案的处理将会比传统档案管理更具质量，档案数字化管理十分有必要，是时代的要求，也是时代进步必然的产物。新时期的高校档案管理也必须从原有的管理特征出发，在原有的基础上优化再开发。

2 高校档案管理数字化特点

2.1 文件档案一体化

传统的高校档案一般为一式两份纸质材料，分别保存，一份存入档案库，另一份留存备案。大数据时代数据和材料更多，档案的保存和分类更加耗费时间，数字化管理可以有效提升工作效率，推行档案数字化管理，可以将电子文档和纸质文档合二为一，共同管理同时更新，文件档案的一体化能够有效提升档案管理的安全性。

2.2 管理逐渐虚拟化

在大数据时代来临前，不同类型的档案没办法有效的进行集中归纳，而大数据技术的出现使不同文档的处理有了集中处理的技术条件，实现了档案资源的优化整合，档案管理人员可以使用大数据技术统一管理。大数据时代下的档案管理逐步呈虚拟化、线上化趋势，档案管理虚拟化可以增加档案管理的具体内容，丰富档案自身价值，能够有效促进档案管理的发展。

2.3 高校档案管理数字化

数字化技术是档案管理发展中必不可少的技术，创新性的开拓了多种类型资料的电子化处理，如纸质档案的电子化处理、音视频档案及照片档案的电子化处理，档案文件的数字化转型不仅提升档案工作效率还能降低档案管理成本。信息技术为档案的数字化转型提供了技术支持，将原有资料进行数字化转换，实现了计算机技术的档案管理应用。对比传统的档案管理模式，数字化的档案管理的资料储存在服务器，可以快速的进行查阅，同时数字化的档案管理可以处理更加复杂的任务，打破了传统档案管理储存难、查找难的桎梏，高校数字化档案管理也是档案管理的发展趋势，在未来数字化管理的手抖安会更加完善，搞笑的档案数字化管理会更加智能。

3 高校档案数字化管理优化对策

3.1 为高校档案数字化管理提供完善保障

高校档案数字化管理的核心是技术和设备的升级，需要更加专业的队伍进行技术操作，也需要更多的设备投入，而完善的保障是数字化的关键。整体性的体系更新需要做好宣传工作，要对档案管理人员、高校领导等都认识到档案数字化管理的重要性，特别是高校的领导层要着重宣传，才能保证设备资金。应当把档案数字化管理纳入到本校的发展方案当中，这样能够有效保证数字化进程的资金和设备以及培训的落实。完善的保障工作是数字化进程的基础，还需要对保障工作进行制度监督，作为高校档案数字化管理的外部基础，应当对数字化管理做出明确的执行标准，严格按照标准执行，充分保障数字化进程不受到外界因素影响。同时要注重档案管理人员的培训，新的技术出现必然伴随技术更新，新技术的使用和普及不是一蹴而就的需要投入时间进行技术升级，人员培训也是保障档案数字化管理的重要手段。技术设备的更新也是重中之重，需要投资引进数字化管理设备，如资料存储设备硬盘及服务器，交换机等。

3.2 逐渐优化高校档案数字化管理流程

相对于传统档案管理流程，新时代下的档案数字化管理流程应当更加严谨，管理流程的优化必不可少。首先，整理流程的优化应当最先进行，应当在《档案著录规则》的基础上，完善材料整理流程，对装盒档案的审核、装订、修复流程进行优化。其次，数字化的档案管理需要对档案进行扫描，利用数字化技术将传统的纸质材料进行数字化转化，以电子信息的形式进行存储，同时添加相应标签便于归类检索。再次是图像、音视频资料的处理，这类档案信息的处理需要的技术更加先进，应当结合现有图像、音视频工具进行处理，提高档案资料的質量。最后是档案信息库的建设，信息库应当建立完善的目录管理，以时间、内容、对象为基础建立多种信息检索模式，将所有档案资料进行分类，利用数字技术提升档案资料的利用率，充分发挥数字化管理的优势，提供更多服务。

3.3 重视并强化档案数据库建设

高校档案数字化管理自然朝着数据库建设的方向发展，数据库能将高校档案数字化信息整合起来，提升其利用价值。就当前来说，高校档案数据库建设可以着眼于基础档案数据库建设和专题档案数据库建设两个方面。在高校档案数据库建设中，既要宏观统筹，又要微观布局，将档案中的卷内目录、年度提名、账号、行程日期等全部录入数据库系统中，为后期档案目录检索、档案高效查询提供便利。

3.4 要重视健全档案数字化安全体系建设

高校档案数字化管理必须重视安全体系建设，以保证高校档案的资料不会泄露，安全管理可以从两方面着手。首先是管理人员的安全意识，档案管理人员是直接接触档案信息的第一责任人，应该进行岗前安全培训，提升档案管理人员的责任意识，资料的安全是档案管理的基本要求，做好责任划分，建立起完善的监督机制和奖惩措施，对不负责任的人员及时进行清退。另外还要从设备方面进行安全建设，硬件设施应当增加访问权限和密码，对日常维护和检修应当建立完善制度，确保不会因检修而造成资料遗失。建立健全高校档案数字化管理安全体系，既要注重管理人员的培训也要重视软件、硬件设备的安全性，才能建立立体完善的安全体系。

4 结语

综上所述，当前阶段的高校档案数字化管理仍然不健全，需要更多的学者进行研究，同时也需要不断的实践来检验，基于新时代背景，高校档案数字化管理的进程将不断深入，深化数字化改革是高校发展的实际诉求，以数字化管理的强化带来档案管理质量和效率的双提升，提高高校档案资源利用率，能够让高校档案管理更具价值。

参考文献

[1]焦炜炜.新时期高校档案数字化管理研究[J].信息记录材料，2021，22（01）：29-30.

[2]张鹏.新时期高校档案数字化管理的意义[J].兰台内外，2019（20）：12-13.

[3]陈春柳.新时期高校教学档案数字化管理研究[J].中外企业家，2019（08）：122.

[4]范杰.新时期高校教学档案数字化管理研究[J].兰台内外，2019（03）：34-35.

赵淑惠，1962、10，女，汉族，内蒙古河套学院，内蒙古巴彦淖尔市，邮编：015000

作者：赵淑惠

教学档案数字化管理论文 篇2：

浅议高校教学档案数字化管理存在的问题及对策

[摘 要]随着高校教学改革的深化，信息技术的发展，传统的高校教学档案管理落后于目前实际需求。因此，本文结合院系教学档案管理实际，分析了高校档案信息资源管理过程中存在的各种问题，并针对问题提出了高校档案数字化管理的对策。

[关键词]高校；教学档案；档案数字化

一、教学档案在教学管理中的重要性

教学档案与教学管理是一种教学质量界面双向演化的互动过程。教学档案是在教育教学活动过程中自然形成的，具有形成的过程性与阶段性、构成的成套性、内容的专业性等特征。教学档案记录着高校教学、科研工作的历史过程，字里行间蕴涵着高校教学质量、学术水平和管理水平的真实信息，可以多视角地映射高校本科教学工作水平和全校师生的精神境界。它真实地反映学校各项教学改革与建设工作过程以及教学思想、教学方法和教学成果的原貌。

二、高校教学档案数字化管理中存在的问题

（一）教学档案的特点制约了档案数字化管理

高校走在信息化的前沿，但高校教学档案因其数量大、涉及面广，且具有连续性、周期性、专业性与通用性并存等特性，使其在信息化管理中还存在诸多问题，不利于高校教学档案的收集、整理和利用。教学档案相对于人事、科研、基建、会计等档案，在高校一直未受到相应的重视，这直接导致了其信息化建设的滞后。尽管教学档案本身多数已经实现了电子化，但在对其进行搜集、整理过程中，档案的规范性、完整性、真实性、准确性等无法得到确认。这主要是因为教学档案分布广，它分散在学校各职能部门，如招生就业处保留了学生招生就业相关的档案，二级学院的教学档案、学生成绩档案、奖惩记录又分别保留在教师、教学部门、学生工作部门三个地方。这种档案的管理模式使得档案的规范化、集约化管理受到挑战，信息化管理也无从下手。

（二）教学档案管理手段较落后

尽管各高校基本配备了性能良好的计算机等硬件设备，但是由于高校教学档案管理人员的技术水平较低，一些高校在教学档案管理方面还采用手工操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、整理和检索，在向相关部门上报档案材料时，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响教学档案管理工作的效率，而没有实现教学档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立了计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录，造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。加上教学档案信息的利用率普遍较低。教学档案信息化管理之后，授课教师可以通过网络的方式了解教学经验、内容、教学管理与质量等。但在实践中，教师利用教学档案次数很少，大部分老师依靠自身的经验进行教学，对利用教学档案进行教学创新的尝试较少，这也制约了教学档案的数字化进展。

三、加强教学档案管理系统的软硬件设施建设

加强教学档案管理系统的软硬件设施建设，我认为可以从整合教学档案资源、教学档案管理制度两个方面的软件建设着手，这样对于教学档案数字化“问渠那得清如许，为有源头活水来”才有基础，有了基础，万丈高楼平地起，数字化才有牢实的根基；加强教学档案管理系统的硬件设施建设，建立各类教学档案数据库，才能服务教学管理。

（一）整合教学档案资源

1、整合教学档案实体

整合教学档案实体，将分散在学校二级档案管理部门的教学档案按照保管期限进行整合，即永久和长期保存的教学档案全部纳入学校档案馆室，短期保存的教学档案留存二级学院档案管理。对数字化档案的整合要实现标准化、规范化，保证整合后教学档案资源的可用性和共享性。

2、整合教学档案人力资源，确保教学档案管理人员的稳定性

整合教学档案人力资源，尤其是各二级院系的兼职档案员，一般由教学秘书兼任，在确定教学秘书时，要责任心、使命感强，懂教学工作的人员，平时加强对他们的培训培养，学校要引入激励机制，定期考核确保其职称职务的晋升，这样才能在仕途上给其提供一个发展的平台，才能提高兼职档案员工作的积极性，提升他们的工作能力，从而保证院系教学档案工作的连续性和稳定性，为整合教学档案工作提供人力保证。

3、整合教学档案设备

在教学档案收集、整理和利用的各环节中，设备投入是必须的，设备的先进与否直接影响了档案工作效率和现代化建设程度，因此对教学档案管理设备的整合是非常必要的。各二级院系教学档案管理设备的配备水平不同，在整合过程中要突出重点，最大限度地满足教学档案管理的需求，促进各院系教学档案管理持续、健康发展。

（二）建立規范和完善的教学档案管理制度

教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定教学档案建设目标，确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。教学档案应采取集中分级管理相结合的方法，在学校实行二级管理制度，并建立档案管理领导小组，确实提高教学档案的利用率及利用价值，把教学档案工作与教学管理工作结合起来。定期抽查教学档案，发现问题及时解决，定期对院系教学档案管理进行相互交流，促进教学档案工作的快速发展。

（三）建立各类档案数据库，服务教学管理

开放的办公自动化系统是实现教学档案管理数字化的基础。将教学管理的通知、文件和规章制度等信息发布在网上，让全校师生随时通过网络查询和了解最新的教学信息，改变以往靠电话通知、张贴布告、收发文件等效率较低的管理手段。在教学管理系统中最好设有网络交流平台，例如聊天室、BBS贴吧，让师生超越时空对话，师生互动，给师生提供一个交流平台。师生可以对教学管理中的问题畅所欲言，并有针对性的深入探讨，对教学管理提出自己的思路、意见和建议，赋予师生教学信息的知情权和管理的参与权，让教学档案管理成为全校师生共同关注的话题，促进教学档案管理的公开化和个性化。教学档案工作为学校教学改革发展提供参考依据，就必须要提供有价值的教学档案信息。通过建立学籍档案数据库，掌握每位学生最原始的信息。实现教学档案全文存储与检索。高校各部门可以快速归档电子档案，也可随时将原有纸质的教学档案原件通过扫描仪扫描后存储到服务器上。在进行档案查阅利用时，根据各类查询条件如实习、计划、专业、课程、总结等快速查找所需要的教学档案信息。教学档案管理系统应能实现教学档案业务管理自动化，包括对档案的统计、鉴定、借阅、催还和编研等工作。

参考文献：

[1]成冬梅.高校教学档案数字化管理与建设[J].飞天，2011（20）.

[2]王茹熠.高校教学档案资源整合研究[J].兰台世界，2011（30）.

[3]刘占彦.高校教学档案资源构建与开发利用的途径[J].兰台世界，2014（05）.

[4]周凤梅.浅析高校教学档案管理中存在的问题及对策[J].科技信息，2007（35）.

[5]范国琴.完善高校教学档案的意义和方法[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2013（6）.

基金项目：重庆第二师范学院2014年教改项目（JG2014229），重庆市社会科学规划项目（2013YBGL172）。

作者简介：蒋娟（1976-），女，重庆巴南人，重庆第二师范学院综合档案室。

作者：蒋娟

教学档案数字化管理论文 篇3：

高校档案数字化建设的几点看法

一、档案数字化的意义

数字化档案，以数据库的虚拟方式进行档案资源的有效管理，是一种先进的、行之有效的管理方式，它使档案的存在方式、利用方式、工作方式都发生了很大的变化，是几千年来档案管理和利用方式的一大变革，对提高高校档案工作的整体水平具有十分重要的意义。

1.档案资源数字化，促进了高校档案管理方式的变化，有利于节省存储空间

传统档案是库房的实体管理，数字化档案是利用计算机在局域网空间里对数字化档案信息的虛拟管理，实质是对传统档案在网络空间的复制，这个复制不但节省了档案实体的存储空间，突破了库房面积的限制，更不易受昆虫、灰尘、潮湿、霉菌和光的侵害，具有传统管理方式无法比拟的优越性。

2.促进了高校档案利用方式的变化，有利于档案的快速检索和利用

档案数字化使学历认证工作变得更加便利，如工作人员通过QQ在线传输或电子邮件，能很快将数字化的档案全文发送到（教育厅、教育部等）学历认证中心，瞬间完成本专科、博士、硕士等毕业生生的学历认证工作。档案数字化使检索变得更加方便、快捷，如档案工作人员通过计算机和档案软件管理系统，在很短时间内就能完成档案数据的快速检索和全文打印，能很好的满足广大师生快速利用档案的需求，这既节省了工作时间又提高了档案利用的工作效率，有利于提高档案工作的整体水平。

3.数字化是网络共享的前提和基础，有利于实现高校间档案资源的网络共享

档案资源数字化打破了档案利用的时间和空间限制，有利于促进高校档案资源社会化进程，各高校间可以通过组建区域性档案网络共享平台，最大限度地实现档案的快速检索和利用。

4.有利于档案的长期存储和利用

档案原件数字化后以副本形式提供利用，这样可避免档案原件实体在使用过程中磨损或丢失，数字化的档案副本具有再生作用，这既保护了档案原件又延长了使用寿命，有利于档案的长久保存。

二、高校档案数字化应该认真思考的几个问题

档案资源数字化建设在高校正蓬勃开展起来，并取得了可喜的成果。但目前在数字化实践中仍然暴露出了一些值得我们认真思考的问题。

1.馆藏档案是否需要全部数字化

高校档案数字化过程中面临着一个重要的问题那就是哪些档案需要数字化，哪些不需要数字化，最终是否全部需要数字化的问题。对于这个问题，不能一概而论，应该具体问题具体分析，要从保存和利用价值及实际利用情况等方面来考虑，方能使数字化档案朝着有利的方向发展。从档案保护学上讲：应该以抢救档案原件为工作重点，先将破损的、污染的、纸质变脆甚至发黄的重要档案原件进行数字化扫描，确保濒危的档案原件的原貌。从保存和利用价值上讲：有些档案需要做数字化处理，如高校的录取名单、毕业名单、学籍卡片、学籍变更材料、奖惩材料、教学评估等具有永久和长期保管利用的教学类档案；党政会议纪要、人事任免、职称评定等具有永久和长期保存的行政类、党群类档案；基建类图纸、声像类照片、科研类项目、实物类字画、人物类著名专家教授等，这些档案是高校档案保管、利用的重点，对这部分档案进行数字化建设有利用于重要档案的长期保管和快速利用，是毋庸置疑的。有些档案不适合做全部数字化处理，即使是重要的利用比较频繁的，也不一定非要全部数字化，如财会档案，永久和长期保存的账本适合做数字化处理，但凭单类就不适合数字化，这是因为凭单订装较厚，拆除比较麻烦，容易造成原件的顺序颠倒、纸张损坏，这项工作对于档案馆来说是非常麻烦的，所以这个数字化有点得不偿失。如果非得数字化，可由财务档案的形成部门在装订档案原件之前先进行数字化扫描处理，再将扫描后的电子文件移交到档案馆或直接进行目录和原文对接，这无论对财务档案形成部门还是对档案馆来说都是有利而无弊的。再如设备类、外事类等用的较少就可以不数字化。所以，没有必要将馆藏档案全部数字化，数字化不是数据越多越好、也不是范围越广越好，要根据实际利用的需求而定。有人认为馆藏全部档案都数字化才是真正意义上的数字化档案馆，才符合信息化建设的趋势，实则不然，数字化的真正目的不是建立什么样的档案馆的问题，无论是数字化档案馆还是传统意义上的档案馆，都不是最终目标，而最重要的目的是所做的事有利于档案的便捷利用和长期的优化保存，这才是根本所在，因此，数字化建设重在质，而不在量，没有必要将馆藏档案全部数字化。

2.高校是否都应该进行档案数字化建设

档案数字化建设，已成为档案管理的必然趋势，它促进了档案传统管理方式的转变，不仅有利于实现档案的快速检索和利用，也有利于档案的收集整理，实现资源的网络共享，提高档案工作的整体效率，便于广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。那么是否高校都应该进行档案数字化建设呢？答案是否定的。这是因为数字化建设虽然有很多优点，但是由于受到资金、技术设备、人员、档案自身状况等多种因素的制约，所以都搞数字化项目短时间内是不现实的。有条件的要先搞，如 “211”、“985”等一些重点大学如果建设经费充足、档案管理软件成熟、技术设备先进齐全、或有熟练精干的复合型数字化人才，就可以把数字建设搞的好一些，细一些，精一些；到现在为止，档案数字化建在很多普通院校特别是重点高校正如火如荼的进行着，有的已经远远的走着了同行的前列，而且搞的很好。条件不具备的一些普通大中专院校可以先搞好基础设施建设，再图后进，或者不进行数字化建设，看看那些没进行数字化建设的兄弟院校，档案工作也不是进行的很好么？业绩不也是很突出么？可以说一切工作也没耽误。再者档案数字化的缺点在短时间内不可能完全暴露出来，只知道它具有不稳定性，不安全性，如果没有了电这个媒介，数字化的一切成果都是无稽之谈，数字化的优越性还有待进一步评估。正因为一些安全隐患不可能短时间内显现出来，所以凡事都应一分为二的看问题较好，有无条件数字化都要把传统的档案工作做好，这才是最重要的。数字化建设更不是一蹴而就的事情，因为只要有档案产生，数字化建设将永远进行下去，这既考验学校的经济实力又考验专业档案人员的耐力，更需要长时间的人力、物力等各方面的综合性投入，所以条件不具备，没有必要跟风似得非得要赶数字化建设的大潮。

3.数字化的档案是否需要网络共享

数字化的档案内容能否网络共享呢？答案是肯定的，这是因为实现档案资源共享是数字化建设的最大目的，但是在共享之前首先要解决几个问题：其一哪些档案需要共享？其二是全部共享还是限制性共享？ 三是局域网內共享还是公共网络共享？权威机关认为高校档案都是解密性质的文档，已经不存在秘密等级，鉴于此，数字化档案存在共享的大环境，如构建档案信息共享平台，实现高校间的档案资源共享不是不可能的。笔者认为高校档案是否共享还需要各形成单位的主管领导来决定，因为档案是在工作或教学实践过程中形成的，各单位自己整理并归档的。那些档案内容敏感或涉及个人隐私或仅供本单位内部使用的文档是否也需要网络共享，各单位自己有决定的话语权，档案部门只能参考执行而已，诸如类似学校的会议记录、科研成果就不能完全共享，而应该有所选择、有所限制，在局域网内的共享。因此，数字化后的档案也不是随意性的全部共享。档案部门应该根据各类档案自身的归属和流向向形成单位报送公开的权限范围，明确其审查意见后与其签订共享责任书，在小局域网内先达到资源共享，当然在更大区域范围内实现档案信息远程共享那是最好的选择。

4.高校档案管理是否还需要双套管理模式

数字化后档案管理模式是否还需要双套制的管理模式呢？答案是肯定的，这是因为档案信息资源新的管理方式才刚刚起步，还不成熟，不可能在短时间内完全取代几千年传承下来的传统管理方式；从档案工作内容来看：随着档案管理现代化的发展，档案工作出现了多层次进行划分的方法，即划分为档案实体管理系统和档案信息开发系统，这两个系统对档案工作产生了深远影响，不论是实体管理还是进行信息开发工作，它们中的任何工作环节都是必不可少的，各自发挥着自己独特的作用，来实现档案管理系统的整体功能。数字化后，档案实体工作没有因为档案管理软件的使用而减弱，相反是加强了，档案传统工作规范化加快了档案数字化建设的步伐，档案数字化工作促进了档案传统工作的结构的变化。再者数字化工作也并不是档案工作的全部，档案管理工作更需要两套模式相互配合，这才是做好档案工作的关键。因此数字化后要建设成一个利用便捷、运作高效、符合实际需要的档案数据库，仍需要采取双套制的档案管理模式。

5.如何实现快速查找和使用的问题

纸质档案数字化后，能不能有效地提升档案管理水平和利用效率，既依赖于档案管理软件的成熟与否又依赖于服务器的配置高低，因为不管哪款软件都不是万能的，功能方面都存在一些缺欠，随着扫描数据越来越多，软件会越来越不堪重负，因此，要对管理软件不断完善和升级，用户及时跟进，逐渐解决实际工作过程中出现的问题。同时对网络服务器及时更新换代，提高网络传输速度，这样才能够实现档案数字资源的快速检索和利用，否则在实践过程中会直接影响到数字资源的利用效果，一切数字化工作也都将成为空谈。

总之，数字化建设任重而道远，在这个过程中会出现很多新问题，档案工作也会面临着一些新的挑战。对此，我们既要着眼于变化着的实际问题的解决，又要大力加强档案数字化建设各方面的投入，实现传统档案资源管理的信息化转变，拓展社会服务功能，最大限度地发挥档案数字信息的重要作用，使档案更好的为广大师生服务。

（作者单位：内蒙古大学档案馆）

作者：卢清富