公文格式及公文处理

第1篇：公文格式及公文处理

公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消

摘 要：郑彦离先生《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨，郑先生认为不需设“印发机关”项目，也不需标“印发日期”。笔者与郑彦离先生持不同观点，认为公文格式中印发机关和印发日期项目具有实际作用，不可取消。

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

郑彦离先生在《档案管理》2013年第1期发表《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文（以下简称“郑文”），针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨，认为标注印发机关和印发日期项目没有实在意义，也没有实用价值，主张取消该项目。笔者认为公文格式中标注的印发机关和印发日期项目具有实际意义和作用，不可取消。本文针对郑文提出几个问题进行讨论。

1 关于“公文的送印机关”的含义

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”）中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；而作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。由于“公文的送印机关”这一表述有歧义，因此，在这一环节《条例》与《格式》的衔接不够严密。

郑文针对这一环节提出，意指“送印机关”的“印发机关”指谁？并引用了《格式》起草成员徐成华等人的解释：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[1]但郑先生并不赞同徐成华等的解释，认为“送印”是“谁送印”，送印者通常是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上显示的“送印机关”也就不限于文秘部门，在“送印机关”不是文秘部门的几种特殊情况下，有些公文不便在正式发文上标示送印机关，有些公文不需标示送印机关，[2]因此，郑文认为公文格式中应该取消印发机关项目。

郑文对“送印机关”的理解不同于徐成华等人的解释，是因为“公文的送印机关”这一表述的确有歧义，既可理解为“公文的承印机关”（通常是公文的印制主管部门即发文机关的文秘部门），也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关（公文大都是发文机关的文秘部门起草、承办的，但少数公文是由发文机关的非文秘部门或临时小组、其他机关起草的）。但笔者并不赞同郑文基于《条例》中这一语法歧义而提出的“所有发文均不需在正本上标注‘印发机关’”[3]的观点。笔者认为，既然《条例》中的这一表述确实有歧义，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[4]的《条例》就应删除这一表述，将之改为“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”。由于这一表述的含义单一而明确，改用这一表述，《条例》与《格式》在这一环节的衔接就更加严密了。

2 标注印发机关项目有无实际作用

公文中标注“印发机关”项目有没有实际作用、有没有必要？下面我们针对郑文提出的两种情况作进一步讨论。

其一，认同“印发机关”是指公文的印制主管部门即文秘部门。郑文认为，这里“印发机关”中的“印发”强调的就是“印”制，而“公文印制是发文机关的内部具体工作事务……机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值”[5]。在这里，郑文把“印发机关”等同于“机关的总文印室”了。但机关的总文印室承担的是公文的具体印制工作，而印发机关是指公文的印制主管部门即文秘部门，隶属于机关文秘部门的“机关的总文印室”不能代表文秘部门。因此，郑文基于“印发机关”等同于“机关的总文印室”而提出的公文格式中规定标注印发机关没有实用价值这一观点是不能成立的。

笔者认为，公文中标注“印发机关”项目即公文的印制主管部门即文秘部门是必要的。因为《条例》明确规定了文秘部门在公文处理工作中的地位和职责：《条例》“总则”中明确规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。而且《条例》在“公文拟制”中明确规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”。《条例》第六章“公文办理”中规定的发文办理主要程序中的主要工作，比如，已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，等等，这些工作通常都是由公文的印制主管部门即文秘部门承担的。显然，文秘部门在公文处理工作中承担着十分繁重的任务和职责。党政机关在对外发布的公文正本上标注“印发机关”即公文的印制主管部门即文秘部门，既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记，不仅便于收文机关对收文有疑问时联系沟通，而且便于上级机关办公厅（室）“对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。

其二，认同“印发机关”是指“送印机关”即公文的起草、承办机关。正如笔者在前文所说，要消除“公文的送印机关”这一表述的歧义，最好是《条例》对这一歧义表述予以修改。但现行《条例》中这一表述是客观存在的，且郑文主要是基于《条例》中的这一歧义表述、在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，针对新规定中的公文格式项目印发机关有无必要设置分三种情况进行探讨，认为在这三种情况下标注印发机关项目基本上没有实在意义，也没有实用价值。不过，笔者认为，在郑文提出的三种情况下，公文格式项目印发机关的设置都具有实际意义和作用，是必要的。

（1）因为单位的发文大都是由文秘部门起草、承办的，文秘部门既是主管发文印制又是承担发文起草的部门，郑文认为，“在这种情况下，在向外发出的公文正本上显示文秘部门的名字，本意是显示承办部门，使收文机关对收文如有疑问可循此联系，而有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”[6]，并因此导致收文机关对收文如有疑问时不知如何联系承办部门。

显然，郑文的这一疑虑是没必要的。一方面，机关在制发公文时，文秘部门既承担发文起草又主管发文印制的情况占据着绝对主导地位，对这一情况，各级机关的文秘部门的人员是了如指掌的。因此，发文机关在向外发出的公文正本上显示承办部门的名字即文秘部门，便于收文机关对发文有疑问时与该文秘部门联系沟通，具有实在意义、实用价值。另一方面，郑文所说“有的人则误认为是显示发文由哪个部门承印”的情况是不会发生的，因为，在这个环节，郑文是在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下展开讨论的，在这一前提下，各级机关的文秘人员都清楚，公文正本上显示文秘部门的名字本意就是显示承办部门。

（2）郑文认为，在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下，发文上显示的“送印机关”不限于文秘部门，如由人事处起草、承办的关于单位人事方面的发文，正式发出的文件上就显示“印发机关”是人事处。这种情况下，“发文上显示‘印发机关’是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关’，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量”[7]。

对这一观点，笔者强调两点，其一，郑先生认为，发文机关的非文秘部门为本机关起草公文文稿时在发文上将“印发机关”标示为该非文秘部门，是有用的；既然郑文已指出“印发机关”在一定情况下的适用性，因此就不必执意取消这一要素。其二，笔者认为，单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿，是因为人事处对人事工作更专业而代替本单位的文秘部门起草单位关于人事方面的公文文稿，本质上属于“代拟文稿”，因此，正式发文上标示的“印发机关”应该是文秘部门而不是人事处（具体理由见下文对“代拟稿文件”的分析讨论）。

（3）郑文提出，“有些发文是明显标示‘印发机关’无用或不便于标示的”[8]。并列举了几种特殊情况，并提出：这几种情况在公文格式上怎么处理？其实，这几种特殊情况，按照现行《条例》《格式》的规定，在发文上标注“印发机关”具有实际意义，而且在公文格式的规范化处理上不存在不合规范的情形。

郑文说的“‘请示’，按规定‘附注’处应注明联系人姓名和电话号码”，是《国家行政机关公文处理办法》中的规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。”[9]但现行《条例》中规定“签发人。上行文应当标注签发人姓名”[10]。并未规定“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”，现行《格式》中也无此项规定。因此，郑文说的这种情况不存在。

转发性文件，都是用转发通知发布的，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门，在制发转发通知前对需转发文件的精神必然已透彻理解，而且在转发通知中转发机关经常要针对如何贯彻落实转发文件精神提出具体的指示意见（这类指示意见通常都是转发机关文秘部门起草的），因此，转发通知中标注的“印发机关”即转发机关文秘部门可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予解释并保证解疑的质量。

郑文说的“代拟稿文件”和“临时小组起草的文件”两种情况，其实和前文提及的单位的人事处起草的关于单位人事方面的公文文稿一样，在本质上属于同一种情形即“代拟文稿”。按照《条例》规定“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”；“已经发文机关负责人签批的公文”，发文机关文秘部门在“印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”。显然，“代拟文稿”需经发文机关文秘部门至少进行两次认真的审读、复核之后才能送交承印部门正式打印。在这一过程中，文秘部门对“代拟文稿”的精神已经透彻理解；而且，从起草、承办的层面来说，代拟文稿的起草单位或临时小组通常是因其对某一问题（工作）更专业而代替发文机关的文秘部门起草某一文件，因此发文机关的文秘部门必然要对“代拟文稿”内容的合法性、语言的规范性、语义的明晰性和准确性承担责任。正如代人写信落款时不宜书写代笔者姓名而只能书写被代笔者姓名一样，在“代拟文稿”的情形下，正式发文上也不能把代拟文稿的起草单位或临时小组作为“印发机关”标示，只能将“印发机关”标注为发文机关的文秘部门；这样标注，在格式方面是规范的，且便于收文机关对发文有疑问时向该文秘部门咨询。

关于联合承办文件，《条例》规定“联合行文时，使用主办机关的发文字号”，与这一规定对应，将其“印发机关”标注为主办机关的承办部门是合乎公文格式规范的。同理，单位的多个部门联合起草单位一个文件，“印发机关”只标注牵头起草部门即可。而且公文主办机关的承办部门或发文机关的牵头起草部门完全可以在收文机关对发文有疑问而进行咨询时给予权威性的解释。

3 标注印发日期项目有无必要

公文中标注“印发日期”项目有无实际作用和必要？《格式》起草成员徐成华等人说得很清楚：“一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。”[11]

但郑文认为，徐成华等人说的是十几年前的道理，那时计算机还未普及应用，现在计算机已普及应用，从而使在公文正本上标注“印发日期”毫无必要。然而，在笔者看来，郑文中所说的当今“计算机已普及应用”这个现实因素并不能成为取消标注“印发日期”项目的充分理由。

如郑文所说，目前“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印” [12]，这句话本身就说明还有“小部分正式发文”在领导签发当日不能在文印室付印，可见，当今印发公文在客观上必然还存在“时间差”。因此，在公文正本上标注“印发日期”是必要的。另外，郑文认为，计算机未普及应用时“发文领导签发日期（即文尾署的成文日期）和文稿实际付印日期可能会错些时间”[13]，这种情况下徐成华等人的话很有道理。郑文又提出，在计算机已普及应用的当今，“即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期’的必要”[14]。笔者认为郑文所说的当年的“可能会错些时间”与当今的“错一日、两日”没有本质区别，因此，徐成华等人的话在这两种情况下都很有道理，也就是说新公文格式中规定标注“印发日期”项目具有实际作用，是必要的。

4 结论

如前文所论，公文格式中规定标注“印发机关和印发日期”项目具有实际意义和作用，是必要的。

假使按照郑文的意见取消“印发机关和印发日期”项目，那么，对于无需标示“抄送机关”的公文来说，构成“版记”的三个要素中就缺失了“抄送机关”、“印发机关和印发日期”两个要素，第三个要素“版记中的分隔线”就没有存在的必要了。这样，《格式》“将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分”[15]中就残缺了“版记”部分，有悖于党政机关公文格式要规范、统一的原则。

参考文献：

[1][11]徐成华等.GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社 中国标准出版社2012：50～57.

[2][3][5][6][7][8][12][13][14]郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013（1）84～85.

[4][10]中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[9]国务院 国家行政机关公文处理办法[Z].2000-8-24.

[15]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

（作者单位：郑州大学文学院 来稿日期：2014-06-18）

作者：赵建伟

第2篇：试析党政公文《条例》与《格式》衔接的严密性问题

摘 要：新《条例》与《格式》发布实施以来，学界同仁对《条例》和《格式》进行了较全面的研究探讨，一些研究文章中提及并探讨了《格式》与《条例》衔接的严密性问题，本文拟对这一问题作进一步的分析探讨并就教于学界同仁。

关键词：党政公文；工作条例；公文格式；规则衔接

《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》），是推进党政机关公文处理工作科学化、规范化、制度化的基本政策和原则；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），是推进党政机关公文格式规范化、标准化的具体实施细则。《条例》与《格式》衔接的严密程度直接影响《条例》与《格式》的实施成效。

《条例》与《格式》发布实施以来，学界同仁对《条例》和《格式》进行了较全面的研究探讨，一些研究文章中提及并探讨了《格式》与《条例》衔接的严密性问题，本文拟对这一问题作进一步的分析探讨并就教于学界同仁。

1 《格式》与《条例》衔接（配套实施）的合规性和适宜性问题

毋庸置疑，《格式》与《条例》能否严密衔接的根本性问题，就是《格式》与《条例》配套实施的合规性和适宜性问题。对于这个问题，有学者提出，“从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适”。[1]但笔者认为，《格式》与《条例》配套实施具有高度合规性和充分适宜性。

在笔者看来，前述“国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准”这一说法不准确，准确的表述应该是“为配合《党政机关公文处理工作条例》的贯彻实施，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会接受中共中央办公厅和国务院办公厅的指令任务（笔者提出“接受指令任务”这一说法的具体理由见下文“《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径”中的有关分析论证），制定发布了《党政机关公文格式》国家标准”。基于这一准确表述，《格式》与《条例》配套实施是完全合乎规则的，是适宜的。

再者，虽然《格式》“是行政机关的单独行文”而不是党政联合行文，[2]但按照《条例》的规定：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”[3]而制定发布《格式》国家标准正是政府机关国家质量监督检验检疫总局职权范围内的工作，因此，国家质量监督检验检疫总局“单独行文”发布《格式》合乎《条例》规定，这里“行政机关的单独行文”并不影响《格式》标准对党组织公文的适宜性。

另外，尽管此前实施的《中国共产党机关公文处理条例》（下文简称“原条例”）规定的党的机关公文格式不同于同期实施的国家行政机关公文格式，但原条例规定“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”，[4]而汉字和标点符号用法标准方案、计量单位和数字用法规定都是由国家有关行政机关制定发布的，这就是说，在党政公文采用不同格式期间，按原条例的规定，国家行政机关制定的有关规则适宜于原条例和党的机关公文格式。而现行《条例》统一了党政机关公文格式而且仍明确规定“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行”，[5]显然，按现行《条例》的规定，与“文字、数字、计量单位和标点符号等用法”规范一样，国家行政机关制定的《格式》标准适宜于“规范党组织公文格式”。

综上所论，《格式》与《条例》配套实施合乎规定，是适宜的。

2 《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径

尽管《格式》与《条例》配套实施合乎规定、是适宜的，但《格式》与《条例》在个别环节的衔接上存在缺乏严密性的问题。为了便于探讨解决《格式》与《条例》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径，我们就从“公文的送印机关”的释义说起。

《条例》中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；[6]而作为《条例》的配套规定，《格式》中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。[7]尽管《格式》起草成员徐成华等人对“印发机关”作出了明确的解释（下文简称“徐说”）：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”，[8]但这样的解释在《格式》中并未出现，因此，徐说缺乏足够的权威性。

从语法语义角度来看，《条例》中的“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”。正是基于这一语法歧义，徐说并未得到学界同仁的一致认同，有些专家就认为这里的“送印”是“谁送印”，送印者应该是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上不宜把“送印机关”标注为文秘部门。[9]

学界对“公文的送印机关”的不同解读是这一歧义表述本身导致的必然结果。虽然《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上“印发机关”标注的正是“公文的印制主管部门”即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对“印发机关”的理解与徐说是一致的，徐说是切实可行的，但我们不能因此而否认《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密这一事实。

既然徐说的含义明确而单一并且切实可行，那么《格式》中为何没有采用徐说？采用徐说又能否解决《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密的问题呢？解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径又是什么？

笔者认为，《格式》中之所以没有采用徐说，主要是由于如下两个原因：其一，《条例》规定：“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”[10]按照这两条规定，在省部级党政机关发布的所有公文中，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的公文的权威性和约束力是最强的，而《条例》在各级党政机关的公文处理工作中则具有最高的权威性和约束力，与《条例》配套实施的《格式》必须遵守《条例》的约束。虽然《条例》只规定“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”[11]而未明确指令由哪些机关制定发布《格式》国家标准，但由于《格式》的发文机关是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会，所以，从法理上说，从中共中央办公厅和国务院办公厅那里承接制定发布《格式》国家标准这一指令性任务并最终制定发布与《条例》配套实施的《格式》国家标准的是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会。不论是从承接指令性任务这一层面来说，还是从制定与《条例》配套的《格式》规定这一角度来说，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合制发的《格式》都必须遵守《条例》的约束。换而言之，《格式》中不宜针对《条例》中的某一概念、表述作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明。由于《条例》中“公文的送印机关”这一表述本身包含歧义，所以《格式》不可能对《条例》中的这一表述作出与《条例》形成高度一致的解释或说明，因此，这里应有的解释或说明也就只能付之阙如了。

其二，从纠正语法歧义角度来说，即使《格式》中采用了徐说，也不能消除《条例》中“公文的送印机关”这一表述的语法歧义。笔者推测，很可能是由于这个原因，《格式》起草组对这一问题作出了一种灵活处理：《格式》中未对“公文的送印机关”作出明确的解释或说明，但《格式》起草成员徐成华等人以个人身份在其著作中对“印发机关”作出了的他们解释，这也可看作是对《格式》中省略相关解释或说明的一种补救措施。

基于上述分析，笔者认为，既然《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述确实有歧义，而与《条例》配套实施的《格式》的发文机关又无法消除这一问题，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[12]的《条例》的发文机关就应对这一包含语法歧义的表述予以修改。由此推论，既然《格式》的发文机关不宜对《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明，那就理应由《条例》的发文机关对现行《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出必要的修改，以使《条例》与《格式》的衔接更加严密。在笔者看来，这也正是解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的恰当而正确的途径。

参考文献：

[1] [2]郑彦离.党政机关公文格式标准应改称通用公文格式标准[J].档案管理，2012（6）：76～77.

[3] [5] [6] [10] [11] [12] 中共中央办公厅，国务院办公厅. 党政机关公文处理工作条例（2012-4-16）.

[4] 中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例（1996-5-3）.

[7] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.党政机关公文格式 （2012-6-29）.

[8] 徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012：57.

[9] 郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013（1）：84～85.

（作者单位：郑州大学文学院 来稿日期：2015-02-16）

作者：赵建伟

第3篇：主题词项目在公文格式中的设立与取消反思

摘 要：主题词1985年起在中央文件上试标，后陆续成为国家规定的公文格式选择项目和固定项目，2012年党政公文格式规定取消该项目。在实施公文标注主题词期间，有部分公文研究者批评其与档案管理脱节、词表编制各自为政等问题。公文格式中设立主题词项目本意是便利档案检索利用，但因有新检索技术的出现替代，特别是由于其词表编制研究论证不足、实施价值追踪调查不够和推行措施不力等主观方面原因，使其进入被取消的命运。

关键词：公文；格式；主题词；反思

从20世纪80年代始，我国党政等系统陆续推行在公文上标主题词的做法，但2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》与2012年6月29日由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》，都在关于公文格式的规定中取消了主题词项目。主题词项目在公文格式中的被取消是由于科技的进步，还是由于其他的原因？本文试做探讨。

1 主题词项目在公文格式中从设立到取消的过程

据刘文森发表在《中国档案》2010年第6期的《以“关键词”取代“主题词”检索公文信息之我见》一文披露，“在中央文件上试标主题词始于1985年，在政府办公厅系统较大范围内试标公文主题词始于1987年”。[1]之所以如此，国务院办公厅秘书局1997年12月20日发布的《国务院公文主题词表》的“使用说明”中说得明白，是为“适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文”。但是，虽然前引刘文森的该文说1984年中共中央办公厅秘书局就编印了一个供机关内部使用的“高层次主题词表”，国务院办公厅秘书局则于更早的1981年就编印了在办公厅内部使用的《国务院公文主题词表》，并在1984年对该表进行了修订，[1]然而在国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，关于公文格式的组成项目没有正式列入主题词内容。在原国家技术监督局1988年9月5日发布的《国家机关公文格式》中，主题词项目也只是作为选择性项目列入规定内容。1989年1月11日，国务院办公厅秘书局正式发布1988年12月修订版的《国务院公文主题词表》供全国各行政单位试用。1989年4月25日，中共中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》，正式将主题词列入党的机关公文格式的组成项目中。此后的1993年11月21日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，正式将主题词列入行政机关公文格式的组成项目中。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》，维持了1989年主题词作为党的机关公文格式组成项目的规定。1999年12月27日原国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》，和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，维持了1993年主题词作为行政机关公文格式组成项目的规定。1998年2月6日，全国人大常委会办公厅发布的《人大机关公文处理办法（试行）》，将主题词列入人大机关公文格式的组成项目中，2000年11月15日全国人大常委会办公厅发布的《人大机关公文处理办法》，维持了这一规定。1992年3月30日中央军委办公厅发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》，将主题词列入军队机关公文格式的组成项目中，2005年10月2日中央军委发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》，和同日由解放军总装备部发布的《军队机关公文格式》，继承了这一规定。2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》，鉴于在公文格式中设立主题词项目的实践效果欠佳，未将主题词项目列入党政机关公文格式组成中，2012年6月29日由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》，做了相同的处理。自此至今，人大机关和军队机关公文虽然有关主管机关尚未正式规定在其系统的公文格式中取消主题词项目，但实际现已不再要求标注。

2 部分研究者对主题词作为公文格式项目存在问题的批评

在国家有关部门将主题词作为公文格式组成项目规定实施期间，全国总体上公开反对的声音不多。笔者曾以“公文主题词”为主题词在中国知网检索，发现该网共收录90多篇专门研究公文主题词的文章，其中绝大部分属于如何贯彻当时规定，标注好公文主题词方面的研究内容。但是，也有部分文章对主题词作为公文格式组成项目存在问题进行批评。笔者在知网上看到的最早专门研究主题词的文章是王申西发表在《档案学通讯》1988年第4期的《公文主题词写作方法初探》一文。该文主要探讨如何准确标注公文主题词问题，但也提出了“每份公文上的主题词，一般来说，即应是文件级条目著录时的主题词”的要求。[2]即他认为，公文主题词应与档案主题词衔接、融合。之后，陆续有文章发表批评主题词作为公文格式组成项目存在的问题。如段果云发表在《四川档案》1998年第6期上的《编制统一的国家公文主题词表势在必行》一文，对当时党政军等系统各自编制使用公文主题词表的做法进行批评，认为其“不仅给标引增加了难度，而且为计算机处理带来了不便”。提出应“编制国家统一主题词表”，并要求“公文主题词表应与档案主题词表具有相通的共性”。[3]宋宁华发表在《中国档案》2000年第8期的文章《公文与档案主题词标引问题》，同样批评公文主题词表编制使用各自为政问题，认为其“造成标引的不统一、不准确、不规范”，并提出公文主题词编制管理由文书部门承担改为档案部门负责的意见。[4]周铭发表在《档案管理》2001年第5期的《公文与档案主题标引制度改革》一文，从公文与档案关系的角度，否定当时的文书部门与档案部门各自编制使用主题词的做法，认为其“导致公文主题标引的成果不能为档案部门直接运用，档案部门不得不将极其有限的人力、物力投入到大量重复性劳动之中”。他建议编制统一的公文与档案主题词表，并提出与前述宋宁华相同的词表管理由档案部门负责的意见。[5]吴修芹在《四川档案》2006年第6期发表的《对公文主题词标引改革的几点思考》一文，从便利公文检索的角度，批评当时规定的公文主题词标引结构，认为“类别词”只是主题词的分类范围，其外延太广，与公文的主题内容没有太大关系，没有独立的检索意义。相反，它会扩大公文的检索范围，增加公文的检索困难，所以应取消。认为“文种词”只是表明公文的特性与使用范围，与公文的主题内容也没有直接关联，“它的外延范围如同类别词一样，也是太广，没有独立的检索意义”。所以，也应取消。为了便利公文检索，该文建议增加标引“类属词”的数量与深度，改变现行“浅标引”的做法。[6]而他发表在《山西档案》2007年第3期的《信息化环境下公文主题词标引的改革》一文，则从信息检索技术发展的角度，认为“利用在公文内容中出现的关键词进行检索，其查准、查全率相当高，这就大大弱化了公文主题词作为公文档案重要检索途径的重要性”。并且认为从内容角度考虑，“公文主题词与公文标题具有重复性”，“公文主题词的标引不仅给公文处理人员增加了客观的无价值的劳动，也影响工作效率”。所以，他建议“彻底取消公文主题词的标引”。[7]

3 主题词在公文格式中从设立到取消反思

自2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》明确公文格式中不设主题词项目后，国内很少有人再发文专门研究公文主题词问题。对于它的被取消，有人私下口头表示，应该如此。有人用“没意思”来表达态度。我的理解，有人说的“没意思”，核心意思是说公文标主题词没用。那既然公文标主题词没用，何以从1985年起中央文件就试标主题词，后有关公文格式文件规定公文必须标主题词，直到2012年被取消，历时近30年？难道中央有关部门2012年以前的该方面规定全是错的？前文提到的刘文森《以“关键词”取代“主题词”检索公文信息之我见》一文，认为公文主题词曾起过完善公文检索手段，加快公文运转和公文内容传达速度，为建立电子计算机储存检索文件提供科学途径和加快档案著录工作进度等方面的作用。但由于原标注主题词没有实现预想的便捷检索公文的效用和现在“关键词”检索技术可更好地实现公文检索效果，所以主题词项目不应继续在公文格式中设置。[8]参与制定《党政机关公文格式》国家标准的徐成华等在其所著的《GB/T9704-2012<党政机关公文格式>国家标准应用指南》一书中，表达了与上引刘文森文章大体相似的观点。他们也肯定公文格式标注主题词曾有作用，“通过标引主题词，为计算机检索和管理公文提供了方便”。但之所以取消主题词项目，“一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量。二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异。三是信息检索和全文检索技术已经得到快速发展，现在已经出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用”。[9]依照他们的理解，当初公文格式中设置主题词项目是对的，且发挥过良好作用，主要由于信息检索技术的发展，标注主题词不再适宜。也就是说，当初公文格式中设置主题词项目是适应用计算机管理公文的形势，现在从公文格式中取消主题词项目是适应信息检索技术发展的新形势，这种设立与取消是历史和技术的一种发展。笔者一定程度上认可刘文森、徐成华等人在这一问题上的观点，但总体认识与他们有差异。笔者认为，公文格式中设立主题词项目的动机是对的，但设立和实施过程存在较多问题，使原本可能获得较好效果的一个举措，变成没有产生多少实质良性效益的一个举措，结果导致被取消的命运。具体来说，公文格式中设立和实施主题词项目过程中主要存在三大问题。

一是研究论证不足。正像前文所引徐成华等人书中所言，“主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词”。公文标注主题词是为实现文档一体化管理，所以公文的主题词应为档案的管理与利用服务，应与档案主题词一致。可事实是公文处理部门与档案部门分别制定自己的主题词表，双方的主题词表系统不一致，结果使公文主题词不能在管理档案与利用时直接使用，使公文主题词标注成为基本无实质价值的劳动。不仅公文主题词表与档案主题词表不一致，而且不同系统的公文主题词表也不一致，造成不同系统的相同主题公文可能标注主题词也不一致。而我国的档案管理体制是集中统一，若一个地方不同系统的档案数字化集中到一个数据库内，因不同系统相同主题公文可能标注主题词不一致，造成在一个数据库无法按统一分类方法进行公文主题检索。就算是不集中管理档案，甲系统单位公文发送到乙系统单位，由于双方标注主题词的词表依据不一致，也使甲系统单位的公文进入乙系统单位的公文数据库后，可能无法按乙系统的主题分类方法找到甲系统单位的公文。另外，由于不同系统的公文主题词表不一致，若分属不同系统的单位联合行文，可能出现不知该按何系统主题词表选词标注问题。如“地震”主题方面的公文，国务院公文主题词表在“科技”类别词下，只有一个类属词“地震”，而中国共产党公文主题词表内有“地震”类别词，其下类属词有地震带、地震工作、地震预报、地震前兆、地震烈度、地震区域、震害等多个，若需党政联合发地震主题的文件，主题词选标将不好确定。

二是实施价值追踪调查不够。我国各系统的主题词表大都经过多次修订，以国务院公文主题词表为例，就先后有1988年版、1994年版、1997年版等修订版本。这些修订，无疑都是在对使用情况的追踪调查基础上进行的。但是，这些修订都没有实质上注意它们在档案管理与利用中的发挥效益情况，结果使历次修订在表面上看来都比此前词表更合理完善，并且便利选词使用。然而，其与档案主题词表的脱节并没有根本改变，因而其在档案管理与利用中无实质价值的状况也没有根本改变，最终决定了公文标注主题词被认定无用的结论，导致被取消的结果。

三是推行措施不力。给公文选标主题词是一种专业性较强的工作，只有熟悉主题词表并掌握选标方法的人才能胜任这一工作。从国家有关部门要求公文标注主题词开始，虽然从中央到地方各级党政办公部门等举办过一些培训活动，但总体来说，培训的次数较少，培训力度不够。特别是各单位的文书工作人员流动性较大，一些原在文书工作岗位受过公文主题词标注培训的人离开后，顶替其岗位的人并未及时或根本未接受该方面的培训。而因工作需要公文是不断制发的，这就使未受该方面培训未掌握该工作方法的人所做的该工作质量难有保证。同时，对公文标注主题词不当的现象，很少有部门去经常或者定期地检查、纠正，结果使错标的现象经常并到处出现，使公文标注主题词的正面价值消失。

我们知道，任何一个政策或举措的颁布实施并取得好效果，都必须是颁布前对方案充分科学论证，颁布后认真追踪调查实施效果，并做必要的方案修正，同时以得力的措施保证方案的施行。而公文标注主题词规定的实施在这三个方面都存在较大问题，结果使原本动机好的一个举措，因未产生较好效果而被取消，这一教训值得以后制定其他政策、规定时借鉴。

参考文献：

[1][8]刘文森.以“关键词”取代“主题词”检索公文信息之我见[J].中国档案，2010（6）：40～42.

[2]王申西.公文主题词写作方法初探[J].档案学通讯，1988（4）：23～25.

[3]段果云.编制统一的国家公文主题词表势在必行[J].四川档案，1998（6）：35～36.

[4]宋宁华.公文与档案主题词标引问题[J].中国档案，2000（8）：37～38.

[5]周铭.公文与档案主题标引制度改革[J].档案管理，2001（5）：6～7.

[6]吴修芹.对公文主题词标引改革的几点思考[J].四川档案，2006（6）：38～40.

[7]吴修芹.信息化环境下公文主题词标引的改革[J].山西档案，2007（3）：23～24.

[9]徐成华等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社、中国标准出版社，2012：96.

（作者单位：中州大学 来稿日期：2014-06-17）

作者：郑彦离

第4篇：公文文种说明及标准公文格式

一、常用公文文种说明

目前，公司常用行政公文主要有通知、函、请示、报告、会议纪要等种类。

通知：用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。

函：平行机关或不相隶属机关之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时所经常使用的一种公文文体。除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属相关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。

请示：下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。

报告：下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

会议纪要：记载和传达会议情况与议定事项的公文。 注意事项：

1、联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2、请示的标题不要写成“请示报告”或“申请报告”，必须坚持一事一请示，请示公文的主送单位只能是一个。

3、报告内容不得夹带请示事项。

4、通知为多层转发文件的，标题要删去中间层次，为“发文机关+转发最上一级文件+通知”。

5、请示和报告需在文末标明联系人和联系电话。

6、抄送的排列顺序，一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。

二、公司标准公文格式

一、题例说明：

(一)眉首部分：眉首部分一般由发文机关标识、发文字号和签发人等要素组成。

1.发文机关标识：根据《国家行政机关公文格式》行政机关公文的一般格式，发文机关标识应在机关标准名称或标准简称后缀以“文件”，信函格式发文机关标识的机关名称后不缀以“文件”。

2.发文字号：发文字号三个成分排列应先机关代字、再年份，最后是发文的顺序号，字体为3号仿宋_GB2312。年份不可随意简化且应用六角符号„‟括起，顺序号不挂虚号。

3.签发人：根据行政机关公文格式的规定，上行文(请示、报告)必须标注签发人，签发人与发文字号处于同一水平线上，发文字号在左，签发人在右。“签发人”三个字字体为3号仿宋_GB2312，签发人姓名字体为3号楷体_GB2312加粗。

(二)标题：一般用20磅方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

(三)正文：一般用3号仿宋_GB2312字体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体标注。

(四)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

(五)发文机关署名：单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空两行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

(六)成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编位01)。

(七)页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页

均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

(八)边距：一般公文行距28磅，页面左右边距2.8厘米，上下边距2.54厘米。

二、格式范本

标题(20磅方正小标宋简体)

发文对象：(标题下空一行顶格，3号仿宋_GB2312)

X X X X X X X X X X(正文左空2字，3号仿宋_GB2312)

一、X X X (3号黑体)

X X X X X X X X X X (正文3号仿宋_GB2312)

(一)X X X (3号楷体加粗)

X X X X X X X X X X (正文3号仿宋_GB2312) 1. X X X(3号仿宋_GB2312加粗) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋_GB2312)

附件：1.X X X (正文下空一行左空两字) 2.X X X

单位名称(附件下空两行居成文日期中) 成文日期(右空四字，用阿拉伯数字)

(联系人：......;联系电话：......)(上行文需附注，成文日期下空一行居中)

抄送：XXXXXXXXXXX。(版记4号仿宋_GB2312)

X X X X X X X(版记4号仿宋_GB2312) 20XX年XX月XX日印发

三、常用公文文种模板

第5篇：公文格式及公文字体字号标准

一、文排版字体要求以及印制要求

一般每面排22行，每行排28个字。

行间距：一般设置“固定值”28磅。

字间距：一般不作要求。

二、公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。

1、密级：用三号黑体字。

2、紧急程度：“特急”、“加急”用三号黑体字。

3、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)。

4、文号：用四号仿宋体字加黑。

5、签发人：用三号楷体字。

6、标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正(倒)宝塔形”排版;

7、大小标题号：一级标题“

一、”用黑体字3号;二级标题“

(一)”用楷体字3号加粗;三级标题“1.”、四级标题“(1)”均需加粗。

8、正文：用三号仿宋体字(每页19行，每行25个字)。

9、批转(转发、印发)……通知：通知正文用三号楷体字，被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字

10、附件标题：用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。

11、印发传达范围：用三号仿宋体字。

12、“主题词”三个字：用三号黑体字;词组用三号宋体字。

13、抄送机关名称：用四号仿宋体字。

14、印发机关名称和印发日期：用四号仿宋体字;印发份数：用五号仿宋体字

第6篇：一般公文写作字体及公文格式

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

1、公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

2、保密等级字体：一般用3号或4号黑体

3、紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体)

4、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)

5、发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

6、签发人的字体：字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体)

7、标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

8、主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

9、正文的字体：常用3号或4号仿宋体

10、附件的字体：常用3号或4号仿宋体

11、作者的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)

12、日期的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)

13、注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

14、主题词的字体：常用3号或4号黑体

15、抄送机关的字体：与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字

16、印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字

17、公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm

18、公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

19、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

20、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

21、公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

22、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

第7篇：政府公文格式及公文字体字号书写

规范

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

标题字体：字体一般二号宋体加黑、黑体、字号要大于正文的字号。

大小标题号：

一、

二、三…”用三号黑体;…”用三号仿宋体字;

二级标题为三号黑体;

三级标题为三号仿宋加粗;

保密级字体：一般用3号或四号黑体;

文头的字体：大号黑体字、黑变体

字或标准体、宋体字套色;

发文字号：一般采用3号或4号仿宋体;

签发人的字体：字体一般宋体、黑体、字号要大于正文的字号; 正文字体：常用3号或4号仿宋体; 附件的字体：常用3号或4号仿宋体

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

作者的字体：常用3号或4号仿宋体;

日期的字体：常用3号或4号仿宋体;

注释的字体：常用4号小或4号仿宋体;

主题词的字体：常用3号或4号黑体;与抄送机关的字体字号相同或小一号的文 主标题为二号宋体;

签发人用三号楷体字;

公文各要素和标识简单介绍

一、眉首部分

1、公文序号。标识时，用阿拉伯

数码顶格在版心左上角第1行。

2、秘密等级和保密期限。标识时，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行。

秘密等级和保密之间用★隔开。

3紧急程度。标识时，用3号黑体字，如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

5、发文字号。标识时，用3号仿宋体字，居中排布;年份用阿拉伯数字标识;年代应用全称，用六角括号〔〕括入;序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6、签发人。签发人字用3号仿宋体，上报的公文需标识发人姓名，平行于文字号右侧。

二、主体部分

1、公文标题。公文标题文字要求准确、简要、概况、书写时要居

中，用2号小标宋体字。

2主送机关。标志位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行识仍顶格最后一个主送机关标全角冒号。

3、公文正文。标识在主送机关的名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

4、附件。用3号仿宋体标识，后标全角冒号和名称。附件有序号，使用阿拉伯数字。

5、成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位为准，电报以发出日期为准。

6、附注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识爱成文时间下一行。“请示”文种中，应当在附注处注明联系人姓名和电话。 三版记部分

1.主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2.抄送机关。公文如有抄送，在

主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

3.印发机关和印发时间。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、格式中的几处用线

在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2.用纸。公文用纸一般采用GBA 4型。

3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

五.排版规格与印制装订要求。

排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100%，红色油墨应达到色谱所标

Y80%.M80%。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。

5.页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。

国务院关于2011国家

科学技术奖励的决定

国发〔2012〕7号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

为全面贯彻党的十七大和十七届六中全会精神，深入贯彻落实科学发展观，大力实施科教兴国战略和人才强国

战略，促进科学技术事业发展和综合国力提升，国务院决定，对为我国科学技术进步、经济社会发展、国防现代化建设作出突出贡献的科学技术人员和组织给予奖励。

根据《国家科学技术奖励条例》的规定，经国家科学技术奖励评审委员会评审、国家科学技术奖励委员会审定和科技部审核，国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署，授予谢家麟院士、吴良镛院士2011国家最高科学技术奖;国务院批准，授予“流体力学与量子力学方程组的若干研究”等36项成果国家自然科学奖二等奖，授予“有机发光显示材料、器件与工艺集成技术和应用”等2项成果国家技术发明奖一等奖，授予“后期功能型超级杂交稻育种技术及应用”等53项成果国家技术发明奖二等奖，授予“青藏高原地质理论创新与找矿重大突破”国家科学技术进步奖特等奖，授予“玉米单交种浚单20选育及配套技术研究与应用”等20项成果国家科学技术进

步奖一等奖，授予“高性能移动分组核心网智能化技术创新及应用”等262项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予德国数学家德乐思等8名外国专家中华人民共和国国际科学技术合作奖。

全国科学技术工作者要向谢家麟院士、吴良镛院士及全体获奖者学习，自觉弘扬求真务实、勇于创新的精神，以科教兴国为己任，坚持科学技术为经济社会发展服务、为人民服务，切实增强自主创新能力，为建设创新型国家、推动经济社会又好又快发展作出新的更大贡献。

国务院

二○一二年一月二十七日

第8篇：政府公文格式及公文字体字号标准

公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体， 二号字

正文：仿宋，三号字

行间距：一般设置“固定值”28磅

字间距：一般不作要求

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体)

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体)

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 日期的字体：字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体 [公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文

主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗) 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字

2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

3、文号用四号仿宋体字加黑

4、签发人用三号楷体字

5、标题用二号宋体字加黑

6、大小标题号“

一、

二、三……”用三号黑体;“

(一)

(二)

(三)……”用三号仿宋体字

7、正文用三号仿宋体字(每页19行，每行25个字)

8、批转(转发、印发)……通知，通知正文用三号楷体字，被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字

9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

10、印发传达范围用三号仿宋体字

11、“主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字

12、抄送机关名称用四号仿宋体字

13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字;印发份数用五号仿宋体字

公文各要素和标识简单介绍。

一、眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1.公文份数序号。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限。

秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 3.紧急程度。

急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4.发文机关标识。

发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(函件)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 5.发文字号。

由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发„1999‟82号”，“×政发”指发文机关代字，“ „1999‟ ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“„‟”括入;序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。 6.签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

二、主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。 1.公文标题。

一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。 2.主送机关。

指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。 3.公文正文。

标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 4.附件。

公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 5.成文日期。

以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(“零”写为“O”)。成文时间标识时，右边要空4字。一般惯例，政府文件日期为大写数字，如“一九九九年十月一日”;党委文件日期为小写数字，如“1999年10月1日”。

6.发文机关印章。

按照《××省实施<国家行政机关公文处理办法>细则(试行)》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。 7.附注。

指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。 1.主题词。

是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。 2.抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3.印发机关和印发时间。

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1.格式中的几个用线。

(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。 2.用纸。 公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g/m2 ～80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值为 7.5～9.5。 3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 4.排版规格与印制装订要求。

(1)排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

(2)印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%.M80%。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

(3)装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。 5.页码。

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

第9篇：公文字号及格式

一、标题、字号

1.主标题方正小标宋简体二号 2.一级标题:“

一、”三号黑体

3.二级标题:“(一)”国标GB-2312三号楷体加黑 4.三级标题:“1.”国标GB-2312仿宋三号仿宋加黑 5.四级标题:“(1)” 6.五级标题:“①”

二、纸张、页边距

1.所有材料一律采用标准A4纸 2.页边距:上3.8厘米 下3.6厘米 左2.7厘米 右2.5厘米

三、注意事项

1.正文统一用国标GB-2312仿宋三号仿宋字体 2.所有标题自成一行时不加标点

所需字体可到网上下载