“邮件门”事件对我国电子邮件归档安全管理的启示
摘要：本文通过梳理近年来频发的“邮件门”事件，在对其成因进行分析的基础上，认为在电子邮件归档中，安全意识不能纸上谈兵，“法规遵从”不能束之高阁，归档流程不能熟视无睹，内控管理不能流于形式，数据加密不能置之不理，技术防范不能坐而论道。
关键词：邮件门电子邮件归档安全管理
Key words：E- Mail Event;E- mail;Filing man? agement;Security management
移动互联网时代，电子邮件已经成为网络中最为广泛、最受欢迎的应用方式之一。电子邮件系统，以其便捷的特点而成为人们进行信息交流的重要工具，并越来越多地被应用于政府网上公务流转等活动和管理决策的信息沟通。截至2015年6月，电子邮件用户达24511万，占网民使用率的36.7%，手机邮件用户达14228万，占网民数量的24.2%，较2014年增长1.3%。[1]电子邮件是电子政务的重要基础，作为电子政务中重要的信息载体，对提高管理效率具有巨大的带动作用。由此可见，保护电子邮件安全不仅是网络管理员的职责，而且是归档部门的重要责任，尤其是近年来美国频发的“邮件门”事件，更证明了忽视电子邮件安全性带给档案信息安全的威胁。
一、美国频发的“邮件门”事件及成因
自2012年以来，美国频频出现“邮件门”事件，即美国国会中国经济与安全审查委员会(U.S China Eco? nomic and Security Review Commission，简称美中经济安全审查委员会)、总统奥巴马的电子邮件被黑客侵入，美国国家安全局(U.S National Security Agency)搜集美国公民私人电子邮件等通讯记录，美国前国务卿希拉里·克林顿、佛罗里达前州长杰布·布什使用私人邮箱处理公务邮件导致邮件泄密等等。它不仅引发了美国电子邮件的“安全隐患”，而且给我国电子邮件归档安全管理敲响了警钟。
(一)安全意识欠缺导致的“邮件门”事件
2013年8月21日，美国国家情报总监詹姆斯·克拉珀下令解密的3份美国外国情报监控法庭的机密显示，美国国家安全局曾于2008年至2011年间每年搜集5.6万封与恐怖主义毫无关系的美国公民私人电子邮件等通讯记录。国家安全局称，在针对外国目标的情报监控中，该机构搜集到大量电子邮件等通讯记录，但未能有效过滤掉美国公民之间的普通记录，预计由此每年“误收”几万封私人的电子邮件等。对此，白宫发言人乔希·欧内斯特(Josh Earnest)否认国家安全局存在针对美国公民的网络监控项目，称此类项目监控目标严格“对外”，而国内情报只是“偶然”被截取而已。[2]
(二)“法规遵从”不遵守导致的“邮件门”事件
1.美国前国务卿希拉里·克林顿的“邮件门”事件。2015年3月2日，《纽约时报》报道称，希拉里·克林顿被指在2009年至2013年担任美国国务卿期间，一直使用自己家中的私人邮箱、私人服务器(域名为Clintonemail. com)处理公务邮件，而没有用黑莓手机(以处理邮件著称)，涉嫌违反《联邦档案法》关于保存官方通信记录的规定。[3]随着“邮件门”事件的持续发酵，5月22日，美国国务院把希拉里私人电子邮箱的296封电子邮件公之于众。邮件中的部分内容在撰写时并非保密信息，但现在已被美国联邦调查局“调整”为保密信息并被屏蔽。美国国务院在社交网站Twitter(推特)开设的官方账户发布消息称，公布的这些邮件是希拉里在美国驻利比亚班加西领事馆遇袭事件发生后所发送和接收的。[4]
2.美国佛罗里达前州长杰布·布什的“邮件门”事件。2015年3月15日，路透社报道称，美国共和党总统候选人之一的杰布·布什也因为个人电子邮箱使用不当惹上麻烦，在其担任佛罗里达州长期间，用个人电子邮箱讨论军队部署、核电站保护措施等高度涉密信息，引发“安全隐患”。[5]
(三)技术或系统防范不严导致的“邮件门”事件
1.美中经济安全审查委员会的“邮件门”事件。2012年1月9日，路透社报道称，电脑黑客在网上公布了一份据称是印度军事情报机构从事网络间谍活动的文件，该文件计划利用西方手机制造商提供的技术来监视美中经济安全审查委员会。文件还附带了一些据称是该委员会的几位委员之间互相往来的电邮副本。美国当局就印度政府间谍部门破译美中经济安全审查委员会邮件的说法进行调查，该委员会监控美国和中国之间的经济和安全联系，包括互联网安全问题。[6]
2.美国总统奥巴马的“邮件门”事件。2015年4月26日，根据《纽约时报》报道，俄罗斯黑客在2014年侵入白宫的非加密计算机系统，读取了美国总统奥巴马的电子邮件。这些黑客同时侵入了美国国务院的未加密系统，不过他们并未攻破奥巴马及其助手用于通信的“黑莓服务”移动电子邮件系统终端。对此事进行调查的美国官员表示，黑客获得了白宫内部人员的电子邮件存档。他们还有可能获得了奥巴马常常与之通信的某些白宫外部人士的电子邮件存档。通过这些人的电子邮件记录，黑客可能读取了奥巴马收发的某些邮件。[7]
二、“邮件门”事件对我国电子邮件归档管理的启示
虽然美国并不缺少电子邮件归档安全管理的意识、法规、技术等，但是“邮件门”事件层出不穷，其原因值得深思。反观我国电子邮件归档安全管理的现状，尽管2005年国家档案局正式颁布实施了《公务电子邮件归档与管理规则》，2006年2月原信息产业部颁布了《互联网电子邮件服务管理办法》，但是电子邮件的安全管理并不乐观，政府部门对公务电子邮件归档的安全管理重视程度不均衡;恶意病毒、网页木马程序、特制木马程序以及利用软件漏洞的邮件木马在互联网上泛滥成灾，这些都要求我们从中吸取教训，对电子邮件归档安全管理高度重视并采取积极的防预措施。
(一)安全意识要落在实处
安全意识不能纸上谈兵。美国国家安全局每年“误收”几万封私人电子邮件，说明树立电子邮件安全风险意识比事后补救措施有效。安全意识要落在实处，“预防第一”应成为电子邮件归档安全管理的首要原则。一是对不请自来、陌生人发送的邮件，或者邮件标题和发送地址不同寻常的邮件，归档过程中要特别注意审核。如果是垃圾邮件，应及时报告给网络管理员或者邮件服务提供商。二是在政务活动中，必须做到专箱专用，个人邮箱和工作邮箱可以单独设置不同的账号名和密码。从希拉里·克林顿、杰布·布什使用私人邮箱处理公务而导致邮件泄密中吸取教训，使用邮箱公私分开。三是对电子邮件管理软件，要及时更新操作系统漏洞补丁;安装杀毒软件和防火墙，及时更新病毒库，设立安全备忘录。
(二)“法规遵从”要认真执行
“法规遵从”不能束之高阁。美国制定的电子邮件安全管理的政策、法规并不少，如2014年美国通过的《联邦档案责任法案》，它要求禁止政务工作人员(甚至包括总统、副总统)及顾问使用非公务电子邮件系统发送电子邮件，这表明电子邮件作为常用的通讯工具，其安全性引起了美国政府的高度重视，甚至立法要求细化相关管理。在我国，电子邮件的“法规遵从”原则也得到一定程度的体现，国家发展和改革委员会在2013年信息安全专项文件中指出：“综合利用基于标识技术的国家商用密码SM9专用算法加密，结合国家信息安全权威机构定点监测，建设安全邮箱服务平台，面向政务部门、团体组织和个人提供可靠的安全加密邮件与移动终端电子邮件消息加密推送等运营服务”。2015年，国家信息安全专项名单公布，国家信息中心基于标识密码技术的安全电子邮箱试点示范项目、中国信息安全测评中心基于公网的跨域电子邮箱安全保密试点示范项目均为专门解决邮件安全的示范项目。同时，遵照“法规遵从”原则，保证电子邮件归档数据可用性的基础上，更要保证电子邮件归档数据的安全性，即确保电子邮件的传输网络必须是安全的;内容和使用管理必须是安全的。最重要的是，要遵守电子邮件的安全守则，对有意无意泄露客户信息并造成重大损失者，追究其相应的法律责任。[8]此外，还应该制定和发布专门的“电子管理规范”，就电子邮件归档中存在的问题例如完整保存、安全放置和管理人员的职责等给出原则性的指导建议。[9]
(三)流程管理要加强规范
1.归档流程不能熟视无睹。近年来美国频发的“邮件门”事件，其原因很大程度上是没有执行邮件归档的流程，根据美国相关规定，除一些极为敏感的文件或机密文件外，所有由政府官员发送及接收的书信、邮件都需要被记录在案，私人账号只能在遇到非常紧急的事件时才可以使用，比如机构的计算机服务器无法正常运行，但事后也应当将通信内容及时上传国务院服务器。[10]在政府部门电子邮件信息量日益增加的情况下，确保监控的警惕性和数据采集的最好方法是按照电子邮件归档的流程，通过单一的虚拟存储库捕获并存储所有类型设备的电子邮件数据——不管是归档还是备份，不管是公共云还是私有云。只有具备这样的存储库，才能从单一位置进行全面搜索和重复数据删除，从而更好地控制应用程序、流程和数据工作流。
2.内控管理不能流于形式。希拉里·克林顿和杰布·布什的“邮件门”事件表明，他们违背邮件内控管理的规定，公务邮件不得使用个人邮箱，因为个人邮件系统很容易遭受黑客入侵，远不如政府提供的加密邮箱安全。随着越来越多的单位采用“自带设备”(BYOD)，在信息管理策略中加入终端数据保护比以往任何时候都重要。互联网数据中心(IDC)预计，60%的重要商业信息存储在电子邮件中，而大部分邮件存在U盘或个人设备里，设备使用的便捷性(以及自带的访问商业电子邮件的能力)加大数据管理出现失误的可能性。政府工作人员的任意一个过失都可能造成信息泄露，如果没有一个合适的计划来管理这些设备，一旦访问业务电子邮件的电脑或手机丢失或被盗，就很可能泄露私人业务信息。
(四)技术防范要严格把关
1.数据加密不能置之不理。在安全管理上对归档的电子邮件进行数据加密并不代表电子邮件会万无一失，但至少像黑客读取美国总统奥巴马的电子邮件事件和侵入美国国务院未加密系统的事件就不会发生或减少发生。可靠的数据保护策略应该是政府机关和企事业单位信息管理计划的一部分，因为即使有安全的设备和备份数据，仍存在敏感信息被暴露的可能性。必须设置额外的防线，覆盖加密、门控文档、电子邮件安全措施和“双因素”身份验证。
2.技术防范不能坐而论道。从“邮件门”事件的报道中可知，美国政府公务员邮件也采用了“特殊的加密措施”;邮件加密专家菲利曼·齐默尔曼(Philip Zimmer? mann)很早就在互联网上提供免费加密的PGP邮件加密工具。尽管如此，美中经济安全审查委员会电子邮件被印度军事情报机构黑客窃取、奥巴马的电子邮件被俄罗斯黑客通过侵入白宫的非加密计算机系统读取，这表明技术防范并不是完美无缺的。目前的计算机技术并不能确保电子邮件百分之百的安全，黑客攻击、病毒入侵已成为电子邮件安全管理的主要对象。然而技术防范并不可忽视，它在一定程度上仍然可以保证电子邮件的安全性，如通过设置虚拟网不定期公布安全使用提示，监测内部网络，协调移动网络和传统网络的安全管理。国内的邮件安全技术和解决方案也不断成熟，如国家密码管理局组织了IBC标识密码算法相关标准的编写，颁发了国家SM9算法，该加密算法非常适合电子邮件安全保护。此外，中共中央网络安全和信息化领导小组办公室组织的网络安全宣传周上，也在宣传电子邮件的使用和防范的安全知识。可见，只有不断推出各种安全技术手段，才能将防范落到实处。
综上，“邮件门”事件告诉我们，电子邮件已经成为日常生活和政务活动中不可缺少的一部分。如何对归档的电子邮件数据进行安全保存和避免黑客攻击、病毒入侵、非法窃取、操作失误、硬件故障等造成的电子邮件数据丢失，是电子邮件归档的重要任务。目前，虽然在我国也出台了一些商家针对电子邮件归档安全性提出的解决方案，但是由于技术不够成熟，推广力度不大，并没有得到广泛的应用。吸取“邮件门”事件的教训，加强电子邮件归档的安全管理是档案信息资源管理中的一项重要课题，其研究具有一定的理论意义和实践意义，未来，加强对电子邮件归档安全管理任重而道远。
*本文为盐城师范学院校级教授、博士基金项目(项目编号为：12YSYJB0107)《基于文件管理的电子邮件归档研究》的阶段性研究成果。
注释及参考文献：
[1]中国互联网络信息中心.第36次中国互联网络发展状况统计报告(2015年7月)[EB/OL].[2015-07-27]. http：//cnnic.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201507/ P020150723549500667087.pdf.
[2]美国家安全局承认曾搜集大量美国人电子邮件[N].成都日报，2013-08-23(19).
[3]赵欣欣.希拉里的“邮件门”风波与领导人形象塑造[J].公关世界，2015(5)：58-61.
[4]希拉里296封私人邮件被曝光[EB/OL].[2015-07-18].http：//www.chinanews.com/gj/2015/05- 25/7298833.sht? ml.
[5]刘皓然.杰布·布什也陷“邮件门”引发美国“安全隐患”[EB/OL].[2015-07-18].http：//world.huanqiu.com/ exclusive/2015-03/5916989.html.
[6]美国调查美中经济安全审查委员会邮件泄密案[EB/OL].[2015- 07- 18]. http：//roll.sohu.com/20120110/ n331725095.shtml.
[7]俄黑客去年入侵白宫电脑查看奥巴马邮件[N].郑州晚报，2015-04-27(A13).[2015-09-20] .http：//news. xinmin.cn/world/2015/09/09/28546045.html.
[8]卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012(8)：18-20.
[9]张敏，王顺，徐华，刘盼盼.我国电子邮件归档问题研究[J].北京档案，2013(12)：19-21.
[10]“邮件门”背后的安全隐患[EB/OL].[2015-07-18]http：//soft.aizhan.com/wzzx/84870.html.
作者单位：盐城师范学院
作者：卞咸杰
〔摘要〕选取Google的Gmail邮箱为例，分析电子邮件中个人信息管理的3个主要应用：任务管理、个人信息归档、联系信息管理;并结合国外已有研究成果，分析总结出当前电子邮件作为个人信息管理工具所面临的问题和解决对策;同时，从电子邮件所面临的新的挑战、新的技术和新的改变这三方面来总结未来电子邮件在个人信息管理中的应用前景。
〔关键词〕个人信息管理;电子邮件;Gmail
〔
1 研究现状
近年来，随着科学技术和网络的迅速发展，个人的信息正呈现海量增长的趋势，有关个人信息管理(Personal Information Management，简称PIM)的话题越来越受到重视。电子邮件作为个人工作生活中一个非常重要的计算机应用，有关其个人信息管理方面的研究是迫切且非常必要的。目前，国外有关电子邮件的个人信息管理的研究主要体现在两个领域[1]。一是电子邮件使用的经验研究。如文件归档[2](Balter，Whittaker & Sydner)、任务管理[3](Bellotti等)、分类(Bellotti，Ducheneaut，Howard & Smith)、联系信息管理[4](Whittaker等)、半结构化消息传送[5](Mackay等)、以及个体差异[6](Gwidzka，Whittaker & Sydner)。二是新系统的设计。设计方法有多种。如Bellotti和Whitaker等提出为任务提供直接支持来解决任务管理问题或Rohall等提出的为发现收件箱邮件的相关性提供可视化线索[7];Borenstein等将电子邮件视为一个工作流程[8];其他解决分类问题的如Segal和Kephart指出运用机器学习技术来对收件箱消息进行分类，或者可以根据收件箱中消息的重要性进行分类[9];也有人尝试设计电子邮件交互来反映不同的认知风格或活动水平，如Gwidzka;Fisher和Dourish建议将以人为中心的社会化界面在电子邮件中使用[10];此外，另外一个重要潜在研究趋势是建立在搜索基础上的邮件客户端，如谷歌的Gmail。
本文主要以Gmail邮箱为例，来阐述电子邮件中个人信息管理的应用情况。Gmail邮箱是google开发的一款免费的电子邮件服务软件，具有技术先进、存储空间大、功能独特齐全、服务人性化且用户庞大等特点，因而采用Gmail邮箱作为例子具有一定的代表性。
2 电子邮件中PIM的应用
电子邮件是目前最成功和最常用的计算机应用软件。对许多人来说，工作是人与人之间的互动而不是单独完成的，而电子邮件是工作中传递信息的主要媒介，大多数人表示每天会花费大量的时间在电子邮件上。电子邮件的媒介作用主要体现在它是作为传递不同类型信息的渠道，这些信息包括文件、联系信息、日程信息等，电子邮件的这种媒介功能也使得很多人将其运用于个人信息管理当中，人们将电子邮件的收件箱作为待办事项列表来管理当前任务，将电子邮件文件夹作为一个知识库来对信息存档，运用电子邮件地址薄来寻找联系信息，甚至利用电子邮件来计划和制定日程约会。具体来说，电子邮件中个人信息管理的应用主要体现在3个方面：任务管理、个人信息存档、联系信息管理[11]。
作者：辛刚 方旭 袁晶
摘 要：本文以NARA发布的电子邮件管理现行政策为对象，以文本分析来梳理与总结美国联邦政府电子邮件管理的进展。通过分析，将其要点总结为：电子邮件管理政策所遵循的顶层战略、以顶石为核心的管理方法创新、围绕电子邮件管理形成的有机政策群、政策中对文件管理的可操作性说明、政策循序渐进的推行进程。基于政策分析，本文提出我国的政府文件管理可获得如下启示：建立倒逼机制的顶层战略与计划、指向智能化的管理创新、公务与私人账户的有序管理、建立协同和连续的有机政策群。
关键词：电子邮件;文件管理;美国联邦政府;政策调查
1 引言
电子邮件系统作为政府公文传输的主要载体已普遍用于各国的无纸办公之中，形成海量的电子邮件，记录了大量政府履行职能与业务运行过程，是最为重要的电子文件类型之一。电子邮件的可信有效管理在政府电子文件的管理框架中占有关键地位，电子邮件哪些应当归档与如何归档管理是档案领域关注的重点议题。
美国联邦政府更是自2011年起连续发布5项公告来优化与规范电子邮件的管控，在国外引起广泛的讨论。相比之下，信息管理的实践与研究领域对政府电子邮件的关注有限。我国仅在2005年发布了行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》规范电子邮件管理。研究方面，主要是计算机领域的关注电子邮件的系统建设与安全问题，而信息管理方面的研究相对较少，除了对国外政策与管理现状有部分介绍以外[1]，围绕电子邮件系统、长期保存以及其证明力展开了一定的研究[2][3]。这很大程度上与我国主要通过电子公文系统(办公自动化系统)开展业务相关，而非发达国家更多采用字处理软件+电子邮件的方式办理公务[4]，电子邮件并不是主流类型的政府电子文件。
长久以来引领着电子邮件管理的美国联邦政府就是极佳的示范，它从上世纪90年代起就开展了长足的努力。为了更好地适应数字环境要求，它从电子邮件的归档应用软件的开发与使用、自动化归档方法的提出与使用，再到当前面向联邦政府有针对性的电子邮件管理培训，都提出相应策略并配套以具体政策。由此，本文将以美国联邦政府为对象，以文本分析的方法梳理现行政策，从其进展探讨值得关注的要点，并立足于中国的政府电子邮件乃至电子文件的管理提出相应的启示。
2 美国联邦政府电子邮件政策概览
自上世纪90年代起，电子邮件管理逐渐得到美国联邦政府的关注，多数机构在部门范围内形成了各自的电子邮件管理政策，但处于参差不齐的状态[5]。为协调和规范联邦政府整体对电子邮件的有效管理，美国国家档案与文件署(NARA)在1994年发布了《电子邮件管理规范草案》，于1995年依据反馈发布修订版并将文件生效[6]。此后，关于政府机构应当保存哪些电子邮件、由谁归档保存、如何归档保存等关键问题，NARA不断在探索中寻求更优的方案，并以此升级其相关政策。本文从现行的政策中呈现NARA如何规定联邦政府的电子邮件管理，最早制定还在生效期的政策发布于2010年，最近政策发布于2017年，总共有7项政策，主要内容如下：
2.1 公告2011-03：用于存储的电子邮件归档保存应用软件的使用指南 [7]。(1)电子邮件的归档保存(archiving)及其应用软件介绍。NARA将电子邮件的归档保存界定为面向存储的文件复制或迁移，提出电子邮件归档保存应用软件有助于提供集中保存以实现更高效的存储;提升电子检索能力;有助于备份和灾难恢复。
(2)电子邮件信息的文件属性认定。NARA认为只要符合《联邦文件法》中的36 CFR 1236篇章尤其是36 CFR 1236.22的部分提出的要求，电子邮件信息就要视作文件。
(3)将电子郵件信息作为文件进行管理时，文件管理系统的功能要求。包括：提供依据业务归类的文件分组功能;支持文件或文件组合简单及时的检索;依据NARA批准的保管期限表的保管期限内以可利用的格式保存文件;能够为有业务需要的人员提供文件的利用;保存传输和接收数据;许可永久文件向NARA的移交。
(4)电子邮件归档保存应用软件的工作方式。电子邮件可在预先设定的时间人为或自动地将电子邮件从邮箱服务器移至归档保存的服务器。自动的迁移要基于文件特征的结合，例如发送或接收者的身份、日期、主题项或文本中的关键词。由此，归档保存的服务器将对电子邮件进行索引和关联以支持未来的检索。个人的电子邮件系统继续通过指针或快捷方式提供已归档文件的利用。
(5)相关的文件管理注意事项。应用软件尚未满足36 CFR 1236.22的所有要求，在实施过程中可能会影响文件管理效力，例如还无法更具文件管理要求实现相关文件的分组归类、难以识别永久保存和暂行性文件从而无法做好文件的处置和移交工作、电子邮件的打印保存被完全取消。
2.2 公告2013-02：电子邮件管理新方法的指南[8]。为更好归档管理不断增長的邮件和解决联邦机构所面临问题，NARA提出了顶石(Capstone)方法，通过公告2013-02予以解释。具体内容如下：
(1)顶石方法概述。顶石方法是指由机构根据电子邮件账户所有者的工作或职位来分类文件，将账户分为顶石账户和非顶石账户，从而以更为简便和自动的方法管理电子邮件。顶石账户是指识别出来的工作价值较大或职位处于高位的那些员工的账户顶石，他们的所有电子邮件永久保存;而将非顶石账户中的电子邮件仅短期保存，但会将其保留一段时间。
(2)顶石方法的优势与风险。关于优势，顶石方法可以：减少对打印文件等其他依靠用户的策略的依赖;优化根据《信息自由法案》所申请的申请电子邮件访问;使永久性电子邮件在移交到NARA之前能得到妥善保存;为旧电子邮件账户的管理提供新方法;减轻联邦人员管理电子邮件的负担;提供划分临时和永久电子邮件的简化方法;降低未经授权销毁电子邮件的风险;有利于将机构中普遍采用的技术用于其他方面，例如在云平台中，电子邮件档案库可用于发现电子邮件。
决定是否使用顶石方法前需考虑的事项，包括：顶石方法和机构目前所用的电子邮件系统以及其他文件管理系统是否兼容;当前的电子邮件储存库可以捕获符合规定的元数据或是否能够获得这样配置;在转移到NARA时，所有应永久保存的电子邮件记录是否均有相关的元数据;授权人员因业务目的是否可以访问这些记录;机构存储库是否有足够的安全措施保护电子邮件，以防未经授权的访问、修改和删除;是否配备相关技术许可顶石官员通过技术手段从永久保存的捕获删除私人或非文件性邮件;依据机构的技术和实施，是否能够接收系统潜在捕获顶石账户中的个人及非文件信息;是否会制定适应《信息自由法案》、IT安全等问题的新机构政策以利于顶石方法的实施;考虑实施针对顶石方法的专门培训;在推行顶石方法时，对机构而言，文件保存时间会不会过长或过短;根据机构需求，考虑电子邮件在机构的保存时间;顶石文件是否会在不同文件管理系统中复制;是否会有顶石文件依据法律要求需予以删除的?
(3)采用顶石方法后，机构的文件管理职责为： 确保电子邮件得到分类并分配相应的保管期限;防止未经授权的访问、修改和删除电子邮件;确保存储库中的所有文件的可用性和可检索性;在机构的指导下，考虑电子邮件及其附件能否或应否与其他相关文件进行关联;捕获并维护所需元数据。
(4)顶石账户的识别。机构在NARA档案鉴定工作人员的帮助下，以选择出最可能包含应永久保存文件的电子邮件账户为目的，基于业务需求依据机构职员的工作或职位来确定顶石账户。主要包括高层决策者的电子邮件账户、任何次要账户或别名账户，以及授权代表他们在制定机构政策或重要决策中进行沟通的账户。
(5)顶石对技术的需求。NARA认为顶石方法实施的支撑条件不依赖于特定的技术或软件，可利用许多机构现有技术达成。在没有技术支撑的情况下，机构必须依靠政策、规程和培训来全面实施顶石方法。
2.3 公告2013-03：联邦机构员工的文件管理指南(包括电子邮件账户管理，以及防范联邦文件的未经授权移除)[9]。公告2013-03重申联邦机构及机构职员负有管理联邦文件及保护其免受未经授权移除的责任，主要内容为：
(1)机构负责人推行该公告的职责：为联邦文件的有效管理提供指导意见;指示机构职员识别、管理、储存和处置确定为联邦文件的电子邮件;向机构职员申明非法破坏、披露联邦文件的刑事后果。
(2)获得授权使用私人电子邮件账户时，机构及其员工的文件管理需确保所有通过私人账户发送和接收的联邦文件依据机构政策予以捕获和管理，机构的政策也要满足相关法律法规的要求。
(3)员工拥有多个联邦电子邮件账户时，机构必须确保所有账户都按照36 CFR 1236.22中规定的联邦文件保存要求进行管理，且保证它的可访问和识别，而且机构必须确保每个员工的姓名与每个账户相关联以满足《信息自由法案》、法律发现和向NARA移交文件的要求。
(4)员工移除文件与记录性材料的情况说明，主要为：员工不得在未经授权的情况下移除联邦文件;员工离职后，经该机构特定官员的允许，可移除文件的冗余副本或者其他与工作相关但非文件性的材料;离职时，员工可以删除那些纯属私人性质的文件材料。机构一旦察觉到潜在未经授权删除文件的风险，需及时与NARA联系，NARA将协助该机构追查任何非法移除的文件，在必要时会联络总检察长，同时要完成机构内部报告，包括向机构的法律顾问及其监察长报告。
2.4 公告2014-06：电子邮件管理指南[10]。考虑到《政府文件管理指令》要求2016年12月31日前要全部以电子形式进行管理，NARA于2014年发布最新的电子邮件管理指南提示联邦机构使用电子邮件时的文件管理职责，内容包括：
(1)机构及其员工的电子邮件管理职责：机构负责制定机构内部政策确保由联邦生成的电子邮件在机构文件管理系统中提交并能有效管理;员工依据相关政策法规，鉴定自己的电子邮件账户中每份电子邮件的价值，据其价值将其删除或迁移到文件管理系统。鉴于这一做法会增加大量的工作负担，因而NARA 建议机构立即采用自动化或有严密规则的方法，如顶石方法。
(2)顶石方法。根据电子邮件账户拥有者的工作或职位将电子邮件账户分为两类：顶石账户和非顶石账户。将顶石账户中的所有电子邮件永久保存;而将非顶石账户中的电子邮件作为临时文件保存，但会将其保留一段时间。
(3)电子邮件的保管期限(从其形成起)。根据联邦文件保管期限表来确定保管期限，NARA建议机构确定一个最短的保管时限，从而确保所有电子邮件必须以可检索的方式以电子形式获取以便满足机构业务和访问需求。
(4)电子邮件丢失的应对之策。为了应对打印保管方法经常出现的电子邮件丢失，联邦机构应由传统的人工管理转为自动电子邮件管理。在转换过程中，确保相关制度到位，有人员追踪这一过程并建立有效的监督机制。同时确保电子邮件的备份制度完善，足以保证电子邮件的安全。此外，一旦丢失，由机构发现的应向美国政府首席文件官报告，报告应包括丢失电子邮件的情况、未经授权销毁的情况及为避免此类问题的整改措施，由NARA发现的应通知该机构，机构随后提交有关报告。
2.5 公告2017-01：机构文件管理培训要求[11]。2014年9月，美国政府管理预算局和NARA联合发布的备忘录《电子邮件管理指南》，重申了建立健全合适的文件管理培训，2016年7月发布了修订版的《通知A-130》，制定了联邦信息的管理政策，尤其强调机构文件管理培训和指南的实施，由此NARA发布了机构文件管理培训要求，提供了机构文件管理培训项目的最低要求，明确谁必须进行培训以及培训的频率。公告包括两大部分内容：
(1)机构文件管理培训要求：a.这份公告用于所有机构人员，包括员工、合约商、志愿者和其他代表机构形成、接收、获取和利用联邦文件的人。b.所有拥有电子邮件账户或机构IT网络资源的机构人员都要在受雇的60天内完成文件管理培训且必须完成年度的复习培训。c.机构必须为所有代表机构形成、接收、获取和利用联邦文件的人员提供培训，无论这些个人是否有电子邮件或IT网络获取权限;机构必须根据组织的实践和政策建立特定培训内容。d.年度的文件管理培训中必须包括界定联邦文件、描述文件管理是如何支持机构目标、业务流程和公众對政府信息的获取、提供政府整体和机构内部的文件管理政策和要求、描述如何把文件同非文件性材料和私人材料区分开等13项内容。e.机构必须在政治任命官员、高级机构职员以及高级执行官上任或离任时提供针对性的文件管理培训，这要在职位变动之前的6个月内完成。
(2)机构文件管理培训的确定性行动，包括：围绕相关话题建立和管理联合性强制培训;培训设计;基于角色的培训，如针对高层级官员、基层人员等不同类型的员工的需求开展不同培训。
2.6基于政府文件管理指令的电子邮件管理标准[12]。为实现《政府文件管理指令》中电子邮件管理的总目标，NARA发布了该政策帮助机构明确自身的优劣势及在2016年达标所需各阶段计划。主要内容如下：
(1)机构电子邮件管理的评估标准，分为四个维度：a.政策：机构内部政策和培训必须申明账户持有者具有管理电子邮件的责任;所有相关人员共同参与政策制定;政策制定符合相关法律法规。b.系统：机构必须有以可接受的电子形式创建、管理和保存电子邮件的系统。c.利用：电子邮件在其生命周期内必须具有可用性和可检索性。电子邮件的可访问性必须满足机构的业务需求。d.处置：机构必须具有经NARA批准的保管期限表才能划分永久和临时电子邮件，保管期限表可以是机构内部特有的，也可以直接采用《通用文件保管期限表6.1：顶石方法下的电子邮件管理》。
(2)电子邮件各生命周期的管理要求：a.鉴定和划分保管期限：NARA确定联邦文件的价值并划分永久和临时电子邮件。b.管理和维护：在每个任务和管理领域划分文件管理职责的过程。这一过程确保将文件保管要求纳入机构计划、流程、系统和规程。c.移交和处置：针对非现行文件，由既定的处置机构销毁文件或将文件转交给NARA。
(3)机构职责主要为：a.依据法规及政策均要求机构有效管理其电子邮件。b.据联邦储备法FRA(44 U.S.C. 3301)的要求联邦员工通常情况下不得以非官方或个人账户创建或发送电子邮件。除非在创建、接收和传输期间对电子邮件账户信息进行备份，或在创建、接收和传输电子邮件后20天内，将电子邮件的完整副本转发到官方电子邮件账户。c.安排员工参加有关电子邮件管理的培训，并提供电子邮件账户的使用说明。d.确定其履行电子邮件管理职责的具体方式，电子邮件管理必须满足其业务需求。e.机构必须将电子邮件的管理控制内置于电子文件信息系统、服务及其应用程序中。f.评估并监督机构内的电子邮件管理。
2.7 通用文件保管期限表 6.1：顶石方法下的电子邮件管理[13]。为保障顶石的施行，NARA在通用文件保管期限表上进行了修订，新增了顶石方法下的电子邮件管理，主要内容如下：
(1)保管期限表适用机构范围，限定为实施了本保管期限表中描述的顶石方法的联邦机构。
(2)保管期限表适用电子邮件范围，涵盖所有电子邮件及电子邮件程序中其他常用功能的文件，例如：日历、任务、聊天等。
(3)联邦机构职责，包括：当同一电子邮件有多个版本时，必须有相关的政策确保哪份文件是正本;在将电子邮件移交给NARA之前，各机构应尽可能采用文件级的选择标准，以最大限度筛选出顶石官员(永久账户)的电子邮件。
(4)电子邮件保管期限：顶石官员的电子邮件，在机构内保存15-25年后移交给NARA，保存期限为永久;非顶石官员的电子邮件，分为两类：支持性和行政职位类和其他类。支持性和行政职位类电子邮件在机构内保存3年后销毁，可依需要延长保管期限。其他类电子邮件在机构内保存7年后销毁，可依需要延长保管期限。
3 美国联邦政府电子邮件管理政策的要点分析
3.1 电子邮件管理政策所遵循的顶层战略。从整体视角来看，电子邮件政策有效嵌于美国联邦政府的整个文件制度体系中，这是它在布局和有效实施上的优势。从其政策主体内容来看，既是源于电子文件管理优化与升级的需要，也是服务于政府文件管理的整体目标。在现行政策中，多个公告都提到2012年奥巴马签发的由美国政府管理预算局发布的《政府文件管理指令》 [14]，这是由于《指令》部署了联邦政府文件管理的发展目标、阶段以及不同部分需负担的任务，在这其中电子邮件管理的推进与领衔起着重要作用。
因而从发布的电子邮件政策来看，都与该项指令有一致的布局：《指令》提出在2016年之前联邦机构以可利用的电子格式管理永久与临时的文件的总目标，NARA随后发布的政策都在鼓励机构选择非纸质打印的方法来管理邮件，并由此提出顶石方法以及相关指南和培训政策;《指令》提出2013年12月31日前NARA需形成计划实现自动化管理以减少文件管理带来的工作负担并发布最新的指南来介绍与解释管理、处置和迁移电子邮件的新方法，NARA就在2013年8月29日发布了《电子邮件管理新方法的指南》。
3.2 以顶石为核心的管理方法创新。顶石方法是NARA依据联邦政府数字化建设的要求提出，为了改变联邦政府还采用打印归档这样的管理办法，NARA需依照数字化目标创新现有的管理办法。尽管此前，NARA协同联邦机构推广电子邮件的归档保存应用软件以实现电子邮件的集中保管，但在实施过程中机构员工需依照文件处置方案与保管期限表来归类管理邮件，这为员工带来了繁重的工作负担，也影响数字化的推进，自动化管理成为必要条件。由此，NARA提出顶石方法，将邮件账户作为管理整体，只要针对账户设计的分类与保管期限方案得当，归档保存的工作量就大大减少。此外，顶石方法的提出主要是管理上的创新，可以得到现有技术的支持，这就为联邦机构推行顶石方法减少了技术障碍。
同时顶石的方法带来了一定的争议，这也为推动联邦机构乃至世界范围内关于鉴定有了更多的研究和探讨。一方面，用基于账户的方式替代基于邮件的管理是否合理，主要围绕高价值的邮件是否会因为账户的价值低而被埋没;高价值账户的低价值文件、非文件性的邮件以及可能包含的私人邮件如何处置;邮件之间的有机联系如何维护;处于不同价值账户之中的有关联的邮件是否会因为低价值账户的到期处置而损害文件组合的完整性等。另一方面，账户如何实现可靠的识别与价值判定。尽管NARA的通用保管期限表提供了分类方案和划分保管期限上的基本支持，但具体的方案需由机构根据自身职能和业务来设计，机构是否能够设计出最优方案也是争议所在。尽管存在争议，但顶石所代表的自动化管理和对技术的有限依赖在世界范围内起了重要的前沿探索作用。
3.3围绕电子邮件管理形成的有机政策群。从政策的布局与制定来看，NARA形成了全方位和全流程的有机关联政策群，这将多项独立的政策予以协同，从而更好地支持政策的实施。当前，各个政策各有分工且相互对接支持：(1)从总体层面说明了电子邮件管理目标、内容与注意事项;(2)技术层面提供了归档保存应用软件的使用指南;(3)方法层面解答了它的内涵与使用事项;(4)从保管期限表和评估标准方面提供了实施电子邮件管理新方法的工具;(5)从培训方面部署了贯彻电子邮件管理政策的智力支持。总体性政策加之各有功能侧重的政策，使得电子邮件管理的目标、方法以及具体内容更加明确，也使其在实施过程中更有可操作性。
另外，NARA不仅旨在宏观层面通过政策协同提升整体政策的完整性，在政策微观内容制定上也注重协同。以公告2014-06为例，从公告目标、电子邮件是否视作文件、机构及其员工的职责、什么是顶石，文件保存多久、文件如何预防丢失以及丢失后的措施等多方面予以陈述，使得政策的受众即联邦机构可以全方面有序地理解政策主体内容及自身要做些什么。
3.4 政策中对文件管理的可操作性说明。电子邮件管理政策很大程度上创新了现有的管理办法，对机构及其员工而言它是什么、能不能用以及怎么用是核心问题，这有赖于政策中足够明确的解释。因而，政策充分说明了顶石方法是什么，对机构的益处与风险，机构采用它之前要做的考虑和准备是什么，机构和员工在这其中的相应职责是什么。例如，在公告2013-02中，NARA提示采用顶石方法后，机构的文件管理职责为： 确保电子邮件得到分类并分配相应的保管期限;防止未经授权的访问、修改和删除电子邮件;确保存储库中的所有文件的可用性和可检索性;在机构的指导下，考虑电子邮件及其附件能否或应否与其他相关文件进行关联;捕获并维护所需元数据。除此之外，NARA还配备了一系列培训材料，以PPT、视频及文本形式解释与指导电子邮件管理。
3.5 政策循序漸进的推行进程。NARA电子邮件管理的一大亮点还在于对政策循序渐进的推行。顶石作为新的方法提出，NARA并未在政策上急于推进，而是提供了一系列事项供机构考虑来决定是否推行顶石方法，在政策中不断强调顶石的风险和机构在采用顶石时需满足的条件，且提示顶石不是唯一的方法，机构应当根据自身条件与需求予以选择。除了在政策中以注意事项的方式提示机构要合理采用顶石，NARA还以监督与指导的方式要求机构要先提交基于顶石的文件处置和保管期限方案，根据NARA要求提交表格1005，只有通过NARA的批准，机构才能正式实施顶石方法。因而，依据NARA提供的报告，目前诸多联邦机构尚未应用顶石，而是在为采用顶石方法做充分准备，这些准备为未来顶石方法的全方面应用以及后端管理风险的防范奠定了基础。
4 对中国的启示
美国联邦政府的电子邮件管理现行政策呈现了电子文件管理的未来走向与创新的可能性，亦从制定政策的方法论上凸显了它的成熟和系统。对我国而言，不仅可对当前的公务电子邮件管理提供借鉴，为《公务电子邮件归档与管理规则》的升级提供参照，也同样对如何优化电子文件管理有重要启示。具体来说，可从如下着手：
(1)建立倒逼机制的顶层战略与计划。我国当前的文件管理主要有着《“十三五”国家信息化规划》《国家档案事业十三五规划》《国家电子文件管理十三五规划》为指导。一方面，需从这些规划中明确对文件管理发展方向与内容的要求，例如全流程的数字化管理、数字挖掘与开发等都应当反映在政府文件管理中。另一方面，制定更加详实的顶层计划，针对重要与显著类型的文件予以明确每一阶段的发展目标与具体任务，设定时间节点，确保推进政府文件管理的进程的可控和落实。例如，当前网络平台上所形成的政府文件就亟待纳入有计划的管理框架中。
(2)指向智能化的管理创新。社会的需求与技术的发展在不断要求管理能够更加高效，文件管理将需要以自动化乃至智能化的方式嵌入业务流程之中，在管理中尽可能减少对人工的依赖。指向智能化的管理创新需要两方面的支持：一是管理理念与方法的创新，从管理的手段与路径予以升级突破;二是有效借助信息技术，开发更加智能的工具、平台与系统，随着国家发布《新一代人工智能发展规划》，这也必将反映于文件管理的发展之中。
(3)公务与私人账户的有序管理。在当前的“互联网+”的背景下，政府公务人员需要利用多种互联网工具来辅助政府管理，例如政务微博、微信等。电子邮件管理中对公务和私人账户的提示，对账户中私人信息的关注同样适用于这些平台。因而，在政府文件管理中要做到：公务账户与私人账户的区分使用，不得到公务账户中发布私人内容，例如不可用政务微博来发表私人的生活信息和以政府人员名义随意发表评论;在归档账户内容的过程中要剔除私人的信息;公务账户在职位变动时要做好账户的交接与文件的归档工作。
(4)建立协同和连续的有机政策群。无论是战略的实行、创新方法的推广还是系统的应用，一项政策难以提供全方面的支持。因而，需要从总领性的策略、详实的行动计划、分门别类的政策与指南来共同推进。例如，可借鉴美国联邦政府的政策将文件管理从概览性指南、具体的方法应用指导、补充的保管期限表，再到人员培训的规定予以设计，多方面布局政策的准备、制定、发布和实施。同时，还要注意到政策的连续性，要根据政策的执行情况和现实的管理需求升级与补充新的政策。
此外，还要注意政策内容表达与解读的充分性，NARA在电子邮件管理政策中對于顶石是什么，什么情况下使用、如何使用、机构以及员工需要做什么等都有充分说明，而且它的政策写法执行了美国联邦政府“平民化语言”策略，从语言理解上也有较好的表达，这对于非文件管理专业机构与人员理解政策且明确自身职责有较好的作用，这也是值得借鉴之处。
*本文为四川大学中央高校基本科研业务费研究专项项目“政务社交媒体文件的可信治理研究”(项目号skbsh201716)研究成果之一。
参考文献：
[1]加小双，祁天娇，周文泓.美国政府电子邮件信息管理的分析与启示[J].档案学研究，2016(6)：113-119.
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[9] NARA. 2013-03： Guidance for Agency Employees on the Management of Federal Records， Including Email Accounts， and the Protection of Federal Records from Unauthorized Removal[EB/OL]. [2017-07-27] https：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins.
[10] OMB， NARA. 2014-06： Guidance on Managing Emai[EB/OL]. [2017-07-27]https：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-06.html.
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[12] NARA. Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive[EB/OL]. [2017-07-27] https：//www.archives.gov/files/records-mgmt/email-management/2016-email-mgmt-success-criteria.pdf.
[13] NARA. General records schedule 6.1： Email managed under a capstone approach[EB/OL]. [2017-07-27] https：//www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs06-1.pdf.
[14] OMB， NARA. Managing Government Records Directive[EB/OL]. [2017-07-27] https：//www.archives.gov/files/records-mgmt/m-12-18.pdf.
(作者单位：四川大学公共管理学院 来稿日期：2018-01-10)
作者：周文泓 夏俊英
1、值班员在收到邮件、报刊时，要注意以下几点：
1)看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及时询问邮递员补写。
2)要及时将邮件退还邮递员，退邮件需邮递员签名。
3)在收件时如有内物外漏或损坏，则要邮递员亲自送达业主或填写证明，以分清责任。
4)在发送邮件/报刊途中要小心稳拿，以免丢失邮件。
5)在业主签收时要防止错签漏签。
6)投入报箱的报纸、刊物要及时、准确。
2、值班员应要求邮政局人员将普通信件(非快件、特快专递、邮件通知单等)直接投放到客户的信报箱中。
3、其它专递公司(非邮政局)的专递邮件/信件，由其公司人员直接送达收件人，管理处不予转交。
4、对于邮政局的需要物业公司签收的邮件(如快件、特快专递、邮件通知单等)，值班员应通知巡逻员及时送到收件人手中，并做好记录。
5、当日所接收到的邮件，当日巡逻员必须把邮件送往收信人手中，不允许有积压邮件，或不送邮件。
6、因收信人不在使邮件不能及时送出时，应及时通过邮件/专递信件上的联系电话通过收件人前来领取;如无电话的，应在首层电梯厅告示栏上公示(在收件人取之前一直公示)，如一周管理处还联系不上收件人的，应将邮件/信件交回邮政局，在要求邮递公司签收的同时，需注明“交回邮政局通过其它办法联系收件人”。
7、对地址不明或已搬迁业主的邮件要认真核对，确定无误后及时退回邮局。
8、避免发生积压信件的现象，不允许有死信，更不允许私自撕拆业主信件，私揭邮票。
9、值班员交接班时，需交接信件、邮件、报刊杂志等数量，数额不清时不应交接班，需上报主管核实清楚后再交接班。
一、 目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》
二、 适用范围： 《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位(个人)的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。
三、 职责： 公司保安负责邮件的签收、送达及管理。
1、每日邮件/快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。
2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。
四、 收发程序
1、值班保安负责签收送达的邮件/快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址;损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。
2、非公邮件/快递应由保安公示并告知收件人签收。
3、汇票/发票一律由收件人签收。
4、保安对送达的公函性的邮件/快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。
五、附则
1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件/快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。
2、未经授权许可，所有人员不得接收非本单位(个人)邮件/快递，不能开看，违者视情处罚。
3、报纸不在登记签收之内，直接由值班保安按规定分发。
4、《邮件管理制度》自公布之日起实施，以前相关制度不再执行。
5、《邮件管理制度》未规定的事项，按公司相关管理制度执行。
浙江中煤机械科技有限公司
二○一四年四月九日
1.总则： 为了充分利用互联网的信息化运作优势，提高信息传递、处理效率，确保安全;节约公司的快递成本，规范快递物品 的收发管理，避免造成公司资料的丢失及浪费。
2.适用范围：本公司所有员工均属之
3.定义： 3.1 快递物品：指员工因工作需要，向外部寄送文件，资料， 配件，样品以及其他货品等。 (销售仪器和销售试剂的发货除外)
4. 组织与职责：
4.1：值班门卫：负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。
4.2：物流部： 负责公司邮件、快递物品的寄发管理。 4.3：各部门： 递。
4.4：各部门负责对本部门的快递费进行管控。 5.流程图：(略) 6 .执行说明：
6.1 快递的签收与发送 寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快
6.1.1 快递的接收
6.1.1.1 值班门卫收到文件，资料，货物等快递物品时，要及 时通知转交给相关部门人员。 6.1.1.2 物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收， 以备查验核对。
6.1.1.3 除特殊情况外，如货物中指定的接收人不在，电话通 知本人是否接受，同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门 人员应代收。 6.1.2 快递的寄发
6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，资料，货物及其他物 品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记，经部 门负责人审批后交物流部， 由物流部联系快递公司统一发送。 各 ( 需求部门于每日 16:30 前送至物流部)
6.1.2.2 未经登记或需快递物品无部门负责人审批的， 物流部可 拒接受理，对于不合格的件退回发件人。
6.1.2.3 快递公司的选择： 选择的原则是合理、 负责任、 低成本; 寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高 的快递公司，以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快 递。
6.1.2.4 各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明 收件人姓名，地址，所寄物品名称，以及快递承运单位及快递单 号，以备查验核对，如资料登记不清或不完整者，物流部有权要 求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且物流要求无效者，物流部有权拒发该物品，并将情况报备部门负责人处理。 6.1.2.5 填写快递单： 用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资 料(地址、收件人、联系电话、邮编等) 。
7. 寄件相关规定：
7.1.1 物件分类： A 类：紧急件;B 类：贵重件(如票据、证件、贵重配件或 物品等) 类：普通件(如资料、文件、普通配件等) 类： ;C ;D 普通信函、贺卡等。
7.1.2 快递公司选择参照表 序 号 1 2 寄 件 类 选择快递公司 型 A B 发顺丰快递 发 EMS 或顺丰快 递 3 4 C D 发一般的快递公司 邮政(发平信)
(物流部将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选 择)
7.1.3 普通物品、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递 公司(非顺丰快递) ，若是特急件贵重配件或物品，方可选顺丰 快递等邮寄方式。
7.1.4 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的 10 倍处 罚。
7.1.5 为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有 资质能出具发票的快递物流公司。
7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知发 出之日起将不再支付快递公司到付付款， 公司任何人不得选择到 付付款方式，否则造成的耽误损失由经办人承担。 7.1.7 如发生物流部提货寄回公司物品(含退换、返修仪器及试 剂)产生的费用，动用到物流部备用金的，将归各业务部门费用 核算。
8.执行时间： 凡以往发文与本文不一致的，以本文为准《邮件快递收发管理制度》从下发之日起执行。
9. 附件
9.1 《邮件快递寄发登记表》 9.2 《邮件快递签收登记表》
江苏柏诚工程股份有限公司 电子邮件收发管理规定
江苏柏诚工程股份有限公司
第一章 总则
第1条 为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。 第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。 第二章 公司电子邮箱的使用
第3条 行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。 第4条 员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。 第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件
第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。 第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容： (1) 称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称;
(2) 问候语：如“您好!”、“早上好”、“工作辛苦了”等; (3) 需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁; (4) 告知邮件中的附件个数以及内容描述;
(5) 结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容; (6) 个人签名，可按如下样板设定：
------ 江苏柏诚工程股份有限公司
Jiangsu BOTH Engineering Co.,Ltd. xxxx 部(部门名)xxx(姓名) Tel: 0510-82758115-xxx E-mail: xx@jsboth.com
Fax: 0510-82761218 Mobile: xxxxxxxxxxxx ------
第8条 公司邮箱容量为 10M，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。 第三章 公司文件的收发
第9条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。
第10条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必 须为 PDF 格式或图片格式：
(1) 公司发文单，包括部门通知等; (2) 会议纪要
(3) 各类报告、工作计划、工作总结等 (4) 企业内刊或简报
了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务! 共 2 页 第 1 页
(5) 员工通讯录 江苏柏诚工程股份有限公司
(6) 工程技术普及性知识文档 (7) 其他需要发送电子版本的文件
第11条 以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。
第12条 公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发
邮件。
第四章 电子邮件的管理
第13条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。
第14条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。 第15条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。
第16条 员工离职时，人事经理/主管必须及时通知 IT 经理注销个人帐号。营业人员、部长级以上岗位人员个
人帐号根据需要由专人监管一个月后注销。
第17条 员工若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告 IT 经理。
第18条 IT 经理负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停
止和取消其服务帐号。
第19条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：
(1) 已离职的营业人员邮箱 (2) 邮箱收发异常，有泄密可能的 (3) 邮件来往中发现病毒较多的 (4) 公司重要邮箱
(5) 其他重要邮件需进行跟踪的 第五章 其他
第20条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤
职、开除：
(1) 长期不阅读本人邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的; (2) 发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的; (3) 使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。
第21条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。
了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务! 共 2 页 第 2 页
第三课
初识电子邮件
教学目标 1.知识目标
•初步认识什么是电子邮件，了解电子邮件的概念; •学会申请电子邮箱; •了解电子邮箱的格式。 2.能力目标
•学习申请免费电子邮箱，培养学生分析问题、解决问题的能力及实践能力; •在学生自主探究的过程中体验成功，感受到合作学习的快乐。增强学生的组织能力和团队协作能力。 3.情感目标
•让学生体会网络给我们的生活方式带来的巨大改变，激发学生热爱信息技术的情感。增强网络是非观能力。 教学重点
•什么是电子邮件; •学会申请电子邮箱; •了解电子邮件的格式。 教学难点
•学习申请免费电子邮箱; 用户名和密码的选择。 学情分析
本课是面向五年级学生，他们已积累了一定的写信、寄信和收信的生活经验，对本课教学有一定的好处。 新课标以学生“能用电脑为我们服务”为目标，倡导学生通过学习、操作、实践、参与、合作与交流的学习方式完成任务。为此，要引导学生采用自主学习方式，让每一个学生有大量的自主操作机会。并采用互动交流法，让学生在与教师、与同学的单向、双向及多向的情感互动与信息交流中，合作完成各项学习及运用任务驱动，让学生在“学与做”的活动中以旧带新，习得并运用电脑知识。 教学方法
•情景导入法、任务驱动法、引导讲解法。 课前准备
•恰当使用多媒体课件创设情景，激发学生学习兴趣，培养操作能力。 所用课时
1课时。 教学环境 多媒体机房。本课教学应至少一人一机或两人一机，投影机一台或机房配备广播系统，整个机房以宽带的形式接入因特网，网速较快。 教学过程
一、创设教学情景，激发学生学习兴趣
同学们，你们写过信、寄过信吗?唐僧师徒在西天路上曾经寄过一封这样的信，我们先看看动画。 课件演示动画：唐僧师徒4人在往西天取经的路上拍了大量的数码照片，这天唐僧叫悟空和八戒把这些照片寄给唐太宗，悟空和八戒接到任务后分别到了一间网吧、邮局„„第二天唐太宗打来电话说收到邮件，谢谢他们。唐僧等觉得不可思议，连问悟空是怎么回事„„ 比较教学1：
从悟空和八戒的对话中引出邮局、邮箱、电子邮件概念。(板书：初识电子邮件，课件演示)
八戒寄信(传统方式)：
悟空寄信(网络上寄信——电子邮件)：
电子邮件相对传统邮寄具有以下优点： 比较教学2： 同学们，刚才我们一起了解并比较传统寄信和电子邮件的邮寄过程。下面我们再来一起比较一下悟空和八戒寄信时信封的区别(板书：电子邮件格式，投影展示) 八戒的寄信人、收信人地址： 悟空(网络寄信)：
同学们，通过比较你知道正确的邮箱格式了吗?
电子邮箱的地址都有固定的格式，它由两部分组成，中间用“@”隔开，如tangtaizong2006@yahoo.com.cn。其中“@”读作“at”，表示“在”的意思，“@”前面的“tangtaizong2006”表示用户名或者称作邮箱名，用来作为标识符号，而“yahoo.com.cn”是存放电子邮件的服务器的名字。邮件服务器就是为你提供电子邮箱，同时提供接收和发送邮件服务的计算机。 想一想：世界有没有两个完全一样的邮箱名? 互动教学：自己动手申请一个属于自己的邮箱。 同学们，刚才我们了解了电子邮箱，肯定有同学想申请一个属于自己的电子邮箱。好，下面我们就动手来申请电子邮箱。
现在提供邮件服务的网站比较多，有收费的也有免费的。具体有哪些网站提供免费服务，我们可以在百度网站中搜索一下即可。不过我们最好使用正规的大型网站。为了学习的方便，我们试着在申请一个免费邮箱。(板书：申请邮箱)
教师进入雅虎中国网站操演示。
注意事项：用户名规则、密码选取规则。用户名和密码最好选取自己最容易记住的内容
二、提供机会，经历过程 互动教学：申请电子邮箱 明确任务：
投影展示任务：
1.用百度搜索免费电子邮箱，并注册一个免费电子邮箱。(最好在有名的网站申请)以小组合作形式进行。
2.也可在雅虎中国网站上申请。注意用户名规则、密码选取规则。用户名和密码最好选取自己最容易记住的内容。 教师巡堂查看学生操作情况，并加以适当的补充说明，给予好的学生以表扬和鼓励。并反复强调注意用户名规则、密码选取规则。用户名和密码最好选取自己最容易记住的内容。
三、授课完毕，课程总结
本节课主要讲了三个知识点：
1.初步认识什么是电子邮件，了解电子邮件的概念; 2.学会申请电子邮箱; 3.了解电子邮箱的格式。
四、布置任务
申请一个自己的邮箱并发一封E-mail给老师。
五、教学反思
第四课
收发及管理电子邮件
教学目标 1.知识目标
电子邮件的接收与发送; 删除垃圾邮件。 2.能力目标
能熟练掌握电子邮件的接收与发送; 能让学生动手清除垃圾邮件。 3.情感目标
让学生体会网络给我们的生活方式带来的巨大改变，激发学生热爱信息技术的情感。增强网络是非观能力。 教学重点
发送电子邮件; 查看电子邮件; 邮箱的管理。 教学难点
带附件的电子邮件收发; 邮箱的管理。 学情分析
本课是面向五年级学生，通过前一课“初识电子邮件”的学习，学生已初步掌握了电子邮件的基础知识，为本课打下了良好的基础。同时本课又是一节操作性很强，内容丰富有趣的课程，学生动手操作欲望强烈，故本课在教学过程中，要特别注意引导学生的兴趣和操作欲望。培养学生获取信息、处理信息、整合信息于学科的学习应用中的能力，培养学生的信息素养和独立分析问题、解决问题的能力，带动学生创新能力、自学能力、理论联系实践能力的提高，增强学生独立意识和团体协作精神。 教学方法
情景导入法、任务驱动法、引导讲解法。 所用课时
1课时。 教学环境 多媒体机房。本课教学应至少一人一机或两人一机，投影机一台或机房配备广播系统，整个机房以宽带的形式接入因特网，网速较快。 教学过程
一、复习 1.电子邮件的定义;
2.电子邮件的特点(速度快、高效、方便、价廉); 3.电子邮件收发跟传统邮寄的区别; 4.电子邮件地址格式。
二、新课引入
在抽同学回答问题后，开门见山直奔主题：“随着Internet的发展，电子邮件正在迅速地在世界范围普及。看!猪八戒也开始学习给唐太宗发邮件。”
三、新课讲述
(一)发邮件
课件演示雅虎邮箱，猪八戒邮箱为例(此处不直接进入邮箱，有两大考虑：一是为后面讲课的方便，二是便于控制学生)。 A.登录 B.发邮件
(二) 提供机会，经历过程
1.互动教学1：同学们假设自己是猪八戒，在天竺国给唐太宗发份邮件。 明确任务：
投影展示任务：
同学们假设自己是猪八戒，在天竺国给唐太宗发份邮件。唐太宗的邮箱地址是(tangtaizong2006@yahoo.com.cn教师自己邮箱地址),邮件内容为： 尊敬的陛下：
你好：
经过几年的长途跋涉，我们终于到达天竺，取得了真经„„
猪八戒 教师巡堂查看学生操作情况，并加以适当的补充说明，给予好的学生以表扬和鼓励。收集学生邮箱地址，并且用群发邮件方式，模拟唐太宗口气给学生回一份带附件的邮件(标题：祝贺你们成功)。 2.互动教学2 (1)接收邮件
刚才同学们给唐太宗发了邮件，下面我们打开自己的邮箱看看，看太宗给我们回信没有。
A.指导学生登录自己的邮箱查看收件箱;
B.指导学生点击“查信”或“收件箱”查看教师回复的邮件; C.指导学生查看“附件”中的图片。 (2)如何发带附件的邮件
当学生看到自己收到回复邮件，群情激昂，课堂气氛推向高潮。部分学生开始讨论如何发送照片。(教师顺势引导)
老师：同学们，刚才我们都收到唐太宗回复邮件没有? 学生：„„
老师：在收到的回信中除了祝福外，还有什么? 学生：照片
老师：想不想知道怎样发送照片。 学生：„„
老师：好，下面我们一起来学习如何在网上发送照片。 A. 指导学生重新登录自己的邮箱; B. 教师讲解如何发送带附件邮件。
3.互动教学3 投影展示任务：
(1) 桌面城市网站()下载几幅图片，通过电子邮件方式发送给同桌。比比看，谁发的图片最精美。
(2) 桌面城市网站()下载几幅图片，通过电子邮件方式发送给十位同学。比比看，看谁发的图片最精美，邮件发送方式最多。 (3) 展示教师已收集的学生邮箱地址，便于学生邮件交流。 教师巡堂查看学生操作情况，提醒学生在分组互相收发邮件的过程中，如有什么问题，除了使用帮助信息外，可以给老师发电子邮件，或把问题写在黑板上寻求帮助，还可以同组相互讨论;并提醒学生活学活用，试试发其他文件(如flash动画、声音等文件)以及邮箱的其他功能(如转发、添加地址栏、抄送、密送等)。同时教师用广播系统转播学生成功之作，运用成功机制鼓励学生尝到成功的喜悦和创造的快乐。激发他们活学活用地使用附件功能，让教与学至始至终都在宽松、平等的气氛中进行。
教师在巡查时，特别提醒学生注意：
使用E-mail进行电子通信时，对陌生人的电子邮件中附加的“礼品”，不要冒然打开或下载，防止计算机病毒的侵入与破坏，近来出现的“CIH”、“美丽杀手”和“爱虫”等病毒都是利用电子邮件，躲过各类安全检查，对计算机系统进行破坏;同样，我们也应该注意对他人的尊重和对社会的影响，不要有意将带病毒的文件发送给他人。
4.互动教学4：邮箱的管理
刚才同学们互发了电子邮件，大家都不错。做得很认真，但老师在巡视课堂时也发现同学们做得很累，特别是输入邮箱地址时，很容易出错。下面老师教你们一些邮箱管理小窍门，一定让你们以后发邮件时更省事、省时。 (1)邮件的回复与转发
我们收到别人发送给我们的邮件时可以直接回信，在打开阅读邮件后击“回复”项，输入内容发送即可。有些收到的邮件需要发送给另外的人看，就可以利用转发功能。在打开阅读邮件后，单击“转发”项，输入转发邮件收件人地址后发送即可。
(2)同时给多个人发信(群发功能) 如果想同时把一封信同时发给几个人，可以在书写邮件的时候，在“抄送”、“密送”、“密件抄送”的地址栏填写多个邮箱地址，邮箱地址之间用英文逗号隔开，就可以把相同的电子邮件同时发给多个人了。 A.“抄送”：把邮件发送一份给收信人。
B.密送：不但送一份邮件给收信人，而且在收件人地址列表里不列出发件人的地址。相当于我们平常所说的：匿名信。 (3)建立通讯录
“地址簿”——“添加新联系人”，打开新建地址簿页面，输入朋友的电子邮箱地址及个人信息，再单击“确认”按钮。 (4)课堂练习
用“密送”功能重发邮件，并把同学的邮箱地址添加到通讯录上。对照书本，把没有用的邮件删除。
三、授课完毕，课堂总结
本节课主要讲了两个知识点：
1.电子邮件的接收与发送及其要注意的安全问题; 2.删除垃圾邮件。
四、布置任务
1.登录邮箱，查看收件箱是否有邮件，并及时删除垃圾邮件和没用的邮件。 2.登录“卡秀”()网站，尝试给多个好朋友发送问候贺卡。 3.试着从本机上或网上找到自己喜欢的文章、图片或音乐，将它发送给自己的同学、朋友或老师，与他们一起分享。
五、教学反思
一、 教材分析
(一)教材地位和作用
本节课选自教材初中版信息技术七年级第二册第三章第一节的内容。在当代快节奏的社会中，人们对于信息传播与交流日益增长的需求促进了信息技术的高速发展。已经成为获得信息最快的手段，网上交流与信息的传递成为网络内容不可缺少的内容，学生对收发电子邮件的技能的掌握在信息社会就有同于笔和纸。
(二)教材分析和处理：
教材依次介绍了电子信箱的申请及邮件的收发。以前的教学中，按照教材的编排，我采用讲授法。但讲完后，总觉得学生有这样的几个问题：一是部分学生对枯燥的计算机理论毫无兴趣;二是对于概念性的内容太过抽象不易理解;三是学生已经不满足于填鸭式的讲授，想自己动手操作实践的要求增加。因此，为了便于学生更好地掌握知识，对于本节课的教学我做了如下处理：
1、以学生感兴趣的内容引入课题, 提出问题我们日常交流和沟通用什么工具,这些工具与E-mail相比有什么区别，E-mail有什么优点，使学生一开课就精神饱满、
2、在知识点讲授时,首先结合学生申请邮箱,使学生有了成就感引导学生发现并掌握应用的知识技能、
3、本节课将知识点分解成三个任务,通过学生上机实践,老师引导,让学生更好地掌握本节知识点。
(三)教学重点、难点
教学重点：免费电子邮箱申请和使用，掌握通过WEB方式收发电子邮件的操作方法
教学难点：掌握通过WEB方式收发电子邮件的操作方法
(四)教学目标：
1、知识目标：掌握利用电子邮件与他人沟通的方法
2、能力目标：培养学生的理解能力，观察能力，思考能力，理论联系实际的能力。
3、情感目标：激发学生学习兴趣，并积极参与观察、思考和分析，全身心地投入课堂教学的双边活动中，由被动学习转为主动学习，提高学习自信心。
4、 思想目标：培养学生合作学习意识和参与研究意识，在学生自主解决问题的过程中培养成就感，增强他们学好知识、掌握技能的信心。
二、 说学情
1、能力基础：
初中的学生在认知方面，已经具有了一定的分析、概括与归纳能力，接受新知识的速度较快，掌握新技能的能力也较强。
2、知识基础：
学生已经学习了计算机网络的相关基本知识、部分学生的家庭已具备了上网的条件，已经熟悉了网上交流，学会上网浏览和玩游戏。
3、情感基础：学生对网络学习都有着强烈的好奇心和兴趣。
三、 说教法
本节课主要采用任务驱动与引探教学相结合的教学模式，重在优化教师的主导作用，强化学生的主体作用。一方面，教师通过一连串的提问与比较，引导学生完成，使得本节课的教学步步深入，一气呵成。另一方面，通过“观察、分析、设疑、类比、总结、练习”完成任务，实现对每个知识点的认识、理解、记忆、掌握。
四、说学法
学生是学习的主体，教学过程中，必须加强学生学习方法的指导，本节课我主要要求学生做到以下几点：
1、明了：明确了解教学目标，掌握网络在生活中的作用，从而对网络生活有个感性的认知。
2、探究：该部分内容学生较好理解，教学中通过设置问题，引导学生去探究学习，既突出了本课的重点、难点，也相应培养了学生的思维能力。学生通过回答问题的方式来感受本节知识点。通过协作和沟通，学生可以看到问题的不同侧面和解决途径，开阔了学生的思路。
3、应用：通过课堂学习，提高解决问题的能力，使理论实际有机结合，提高学生的实际应用能力。
五、 说教学过程
信息技术课是以培养学生的信息素养为宗旨。以培养学生的获取信息、处理信息、运用信息的能力。强调学生的自主学习和探究学习。为实现教学目标我设计的设计时准备以学生“任务驱动”为主线，通过学生自主探索、合作交流完成教学任务，培养学生的信息素养。
1、激情引趣，导入新课
提问和比较，说出优点与不同
(创设问题情境，激发学生求知欲和学习积极性，活跃课堂气氛。)
2、 讲解重点、点拔难点
学生的自主学习和探究学习，必须有一定基础知识背景，否则就只能盲目尝试。所以我列举了部分网址，做了适当的提示避免了学生在无限的网络世界里漫无边际的游走，学生很明确地进行任务完成，并能够顺利掌握，同时加深了对知识点的理解。
3、自主探索、协作学习。
在明确了教学任务，创设情境后，这时就应大胆的让学生尝试练习。在操作过程中学生有一学生有一些解决不了的问题，我想可以通过对1、教材的阅读，2、同学之间的帮助，3、教师的指点让学生在不断的尝试中得到新知。这个环节充分体现了学生的自主性，让学生在不断尝试中得到新知。体现学生是学习的主体，学生把教材、同学、教师都作为学习的帮助者，目的是为了自我学习，同时也可照顾学生之间的差异。让先完成教学任务的同学帮助学习慢的同学。
4、现场实践，进一步掌握
通过邮箱的申请，学生真正融入到网络海洋中，成为一个浪花。注册的成功让他们有了更大的成就感，尤其是看到自己表出来的邮件，使他们进一步感受到网络的无限魅力。
在整个教学设计中，我感觉比较有特色的是：改变学生学习方式。学习由1、被动接受变为愉快的学习。体现在自主学习，教师没有把教学任务一一讲解，而是让学生自主完成任务。2、协作学习，交流的方式只是教师，学生之间互学，3、创造学习，即巩固所学的知识，对贴近生活，有利于问题的解决。
六、 说效果：
在本课教学中，充分发挥学生在教学中的主体作用，教师不是一味的“讲知识”，而是利用启发式的原则，给学生指明学习目标和方向，让学生去研究、探索，注重了知识的及时巩固，也侧重了学生各方面素质的培养。这样设计，可以发挥学生的主动性，创造性培养学生辨别的能力。让学生不要单一的只用好和不好，而是说出好在哪里，实现主体的多元化。同时学生提高信息的处理能力，提高学生的信息素养，这正在我们信息技术所力求的目标。
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