机要秘书工作总结

时间的流逝很快，我们在季节的变化中，也积累了众多工作佳绩。回首看不同阶段的工作，个人的业务水平也有着提升，为了更好的了解自身工作水平，可以为自己写一份工作总结。以下是小编整理的关于《机要秘书工作总结》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

第1篇：机要秘书工作总结

新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作

摘 要：优化企业办公室机要秘书工作是适应新形势发展的要点，以现阶段新形势发展情况为基础，结合近年来企业办公室中机要秘书工作特点，分析新形势下企业办公室机要秘书工作情况，并结合新形势发展特点，提出正确的工作方案。

关键词：新形势;企业;办公室;机要秘书;工作

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.16.028

辦公室是企业发展管理和提出决策的中心，是高层领导者的参谋部，也是协调各个部门的综合部，更是对外沟通的联络部和管理部。由此可见，在新形势的背景下，办公室秘书实施优质的协调工作，提升办公室协调职能，是办公室秘书工作者需要关注的重点。

1 企业办公室机要秘书工作的特点

其主要分为以下几点：第一，政治性。机要工作是企业党政工作的重要组成部分，其承担着传达其深处贯彻党和国家大政方针政策、监督落实企业重大决策和工作部署的重要职责，作为企业办公室的机要秘书，需要具备正确的政治思想和坚定不移的政治理念，擅长在政治上分析和解决问题，整合自身的工作内容。第二，保密性。保密是机要秘书的工作重点和生命，是要时刻铭记的一项内容。不能说的机密是绝对不可以说的，不能问的机密是绝对不能问的，不能看的机密也是绝对不可以看的，不可以记录的机密更是绝对不能记录的。机要秘书处于党政机关的重要工作岗位，其需要接触大量重要文件，若是出现失密的问题，将会为工作带来严重的影响。由此可见，机要秘书需要构建强烈的保密观念。第三，标准性。文件的类型名称、体式构成以及用纸等和文件的管理、查阅、储存等工作都有明确的规定，不可以随意处理，规定统一处理这些文件，有助于保护文件的权威性，保障公文工作的科学化。第四，实效性。机要秘书的工作内容较多，并且存在期限要求。各项规定和信息的沟通，对企业的发展有一定的引导作用，高速传递上级文件的精神、及时报告下级工作情况，确保上下级的信息沟通没有阻碍，才能提升实际工作效率，保障工作内容和信息的实际意义。若是领导工作较为繁忙，机要秘书有责任和义务提醒和催促。若是遇到紧急问题，需要随时加班。

2 新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作

2.1 责任至上，构建保密观点，提升自身的政治修养

强烈的责任感对工作的要求越来越高，促使工作提出了“机要工作无大小”的原则。机要工作在旁人看来是一件非常简单而容易的事，需要动脑也不需要消耗精力，不管是谁都可以做好的一件事，其实就是每天面对不同的文件和信息资源，重复做某些事，但却需要通过好几个步骤才能完成，同时办公室工作人员在一件事没有做完的情况下，另一件事就会随之而来，若是没有高度的责任感，工作者会在工作中出现问题。除此之外，机要秘书通常情况下都是身兼数职，除了一般文件的收发管理工作之外，还有一些保管工作，重要会议的记录和机要内容的整合。由此可见，机要秘书一定要掌控企业管理工作中的相关法律规定，一方面构建文件登记制度，保障每一份收发文件的传递都有记录，另一方面是要推广检查制度，可以随时向领导群体报告相关文件信息，在实际管理中注重检测记录本上的信息情况。这就需要机要秘书工作者时刻以党和国家的权益为基础，结合严守机密的观点，依据正确的人生观、价值观以及世界观，引导自身行走在中国特色社会主义道路上，并且结合马克思主义、邓小平理论、“三个代表”思想以及科学发展观等优质理念不断优化自身的思想素养和观念，学会依据唯物主义的观点和工作方案解决实践中存在的问题。

2.2 效率第一，培育无私奉献的精神，提升自主服务的观念

效率观念的明确可以突破传统意义上企业发展观念的约束，促使新观念的不断强化。机要秘书需要培育效率观念，注重划分事态紧急缓慢，结合急事急办、特事特办的特点，在日常琐事复杂的工作中，明确分析问题的所在，以此明确正确的工作方案。因为文秘工作者自身的工作特点，促使其在遇到紧急问题时，经常需要加班，同时又因为其工作的特殊性，促使其即便工作再繁忙，也不能找其他工作人员取代，这就要求机要秘书工作者具备强烈的工作心和责任感，在面对困难时永不言败，乐于奉献，勇于坚持。并且，在实际工作中，要展现自主性，对上级领导要给予尊重和支持，及时完成领导者提出的工作，做到事事有回应，件件都落实，确保领导可以获取反馈的信息，从而为领导群体的决策提供依据。这就要求工作中不能出现遗漏、马虎等问题。在面对下属职能部门、工作者的情况下，需要具备亲和力，平等对待每一个人，自主为下属提供服务，同时也要构建一定的权威性，促使下属职能部门在支持自身工作的同时，也为机要秘书未来工作的实施奠定基础。

2.3 严以律己，优化秘书的工作水平

机要秘书一定要具备承担这一职位的责任和工作，拥有强大的工作能力，并在实际工作中展现自身的作用。其中主要分为以下几点：第一，需要具备写作能力。企业发展中，领导者经常要组织进行一些会议，企业机要秘书的基础工作就是文件审查、会议记录的整合。因为与领导者的日常接触较多，机要秘书经常要为领导群体撰写文件或者是稿件，这就要求工作者具备强大的写作能力。由于，文字上的功夫并不是天资获取的，写作的功底需要多加练习，依据累积素材、模仿借鉴、自主总结和创新等形式不断提升自身的写作水平。第二，需要具备研究能力。在科技技术和网络平台不断发展的背景下，网络技术的推广和应用已经成为秘书工作的一大影响因素，办公自动化也在逐渐取代传统意义上的文件传递形式，促使企业办公室逐渐向着“无纸化办公”推广。在这一背景下，企业机要秘书更需要符合时代发展的需求，不断研究和学习相关办公软件，深入了解和分析信息技术的基础原理、知识以及操作技能，明确信息科学技术在信息安全工作中的特点和应用方向，以此熟练应用计算机解决问题和操作工作等技能。同时，还要不断提升自身学习的强度，构建“终身学习”的观念，经常参与一些专业技能的培训工作。

2.4 自我调节，不断增加锻炼，提升综合素养

机要工作繁杂多变，并且单一无趣，工作环境更为封闭，工作人员的工作时间一旦增长会让工作者感觉枯燥乏味，失去工作的意义。这就需要机要秘书工作者学会在多变的机要工作中不断调节自我，掌控自我，锻炼自我，确保自身拥有健康的精神状态，不断优化自身的思维和意志。机要秘书一定要锻炼自身的大脑，构建正确的思想观念和心理素养，训练自身的体能，这样才能面对新形势下企业机要工作带来的挑战，并依据坚定不移的意志、热情的工作态度以及无私奉献的精神、高效率的工作能力为企业的发展建设工作提供依据。

3 结束语

总而言之，在新形势的背景下，企业办公室秘书需要结合实际工作的不同情况，在坚持原则的基础上，随机应变，依据自身的协调能力和沟通能力灵活处理，这样不但可以解决现阶段企业发展存在的问题，也可以为现代化企业的发展奠定基础。对于一些非原则性的问题和不影响发展的分歧，可以淡化处理，从而保障新形势下企业办公室机要秘书工作的科学性和标准性，促使企业依据可持续发展的观念不断前进。

参考文献

[1]路夫，晓辛.在市场经济体制下怎样做好企业秘书工作——企业秘书工作组稿座谈会纪实[J].秘书工作，2015，(02).

[2]王海镕.如何做好国企总经理秘书工作[J].办公室业务，2014，(22).

[3]颜利平.企业秘书工作要突出——参谋职能[J].秘书工作，2015，(01).

[4]高学辉.做好企业秘书工作的“一二三”[J].南方论刊，2015，(05).

作者：张剑云

第2篇：规划管理机要档案工作的思考

摘要：本文简要介绍了规划管理机要档案的工作现状，指出目前在制度建设、密级标识、档案信息化管理上存在的问题，并提出以下几点做好档案工作的意见：健全管理制度，构建规范、安全的管理体系;规范密级标识，促进档案信息资源的合理利用;推进机要档案信息化建设，适应时代发展趋势;创新工作方法，提高工作效率;提高档案管理人员的保密意识及综合素质。

关键词：专业档案 机要工作 档案管理

规划管理机要档案(以下简称“机要档案”)是北京市规划自然资源委在涉及国家秘密建设项目的规划审批过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录;是委机关专业档案的重要组成部分，在制定规划、依法行政、促进科学决策上发挥着不可或缺的凭证和参考价值。随着国家档案局第13号令的颁布、北京市优化营商环境的改革，机关档案工作面临新挑战和新要求。如何管理好机要档案，使其适应时代发展，更好地发挥作用?对此，笔者结合工作实践谈点浅见。

一、机要档案工作现状

委机关重视机要档案的管理，专门设置机要档案室，由经委机关保密部门审查合格的正式在编党员负责机要档案的接收、整编、保管和利用;在工作中贯彻执行国家和北京市档案法规与政策，并结合业务实际，建章立制，明确工作要求。目前使用的制度有：《档案室防火安全保密制度》《规划管理档案整编工作要求及做法》《机要档案利用规定》《机要档案利用须知》。因为机要档案是围绕着涉密工程(项目)规划审批工作而产生的，其档案内容有保密要点，一直以来采用传统纸质化存放和人工管理模式[1]，即实体档案整编以手工方式进行，卷内目录、案卷封皮、各类机要档案检索目录使用涉密计算机人工著录，以纸质档案原件为委机关和建设单位提供利用。

二、机要档案管理中存在的主要问题

(一)管理制度仍需完善

委机关为进一步优化营商环境，进行了建设项目行政审批流程改革，这对于机要档案的直接影响是归档内容发生了变化，需要重新制定相应的归档制度。档案鉴定工作的核心是档案价值的判定和预测。[2]对于机要档案鉴定来说，其密级会产生重要的影响，档案价值的大小、保管期限的长短与档案内容涉密程度有着直接的关联。[3]而目前没有制定密级鉴定方面的规定，存在疏漏。虽然保管环节有规章，但随着委机关搬迁，机要档案的保管条件、阅览环境发生了变化，而制定的《档案室防火安全保密制度》已不适应新形势，急需根据现实情况制定有关人防、物防、技防的具体规定。

(二)部分档案案卷密级需要标识

《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》第十五条指出：“国家秘密载体以及属于国家秘密的设备、产品的明显部位应当标注国家秘密标志。国家秘密标志应当标注密级和保密期限。”依据此项规定，相关部门在整理机要档案时要特别注意其密级、保密期限和保管期限，应在案卷封面上根据工程项目密级注明，以便提供利用时控制好知悉范围。由于历史原因，2017年以前整编的机要档案没有进行案卷密级标识，不利于做好机要档案的密级管理工作。

(三)档案信息化管理工作相对滞后[4]

由于机要档案有保密性，依据《中华人民共和国保密法》中有关涉密信息系统按照涉密程度实行分级保护的规定要求，工作中使用的涉密办公系统(内网)只能具备项目级的信息条目。案卷级、文件级信息需使用另外单机的涉密电脑，对照每卷档案的文件和图样内容，人工著录案卷及卷内目录，工作量大、整理周期长。此外，2000年以前的机要档案只有手工检索目录，此目录缺少利用者经常使用的“许可证号”项目的著录，给检索带来不便。

因担心数字化工作处理不当造成泄密，所以对于机要档案未进行数字化加工扫描。而当前20世纪50年代至90年代用地证、工程证档案由于多年的查阅利用，已出现了纸张破损、字迹褪色、蓝图脆裂的问题，再使用原件提供服务，不利于档案的有效保护。

三、做好机要档案管理工作的思考

(一)健全管理制度，构建规范、安全的管理体系

一是根据委机关适应优化营商环境进行的规划审批工作调整，制定机要资料归档制度，明确归档范围、时间、要求。如编制的移交目录既要标注机要档案的密级，又要指出卷内所含涉密文件或图纸的密级及数量，以便移交时双方核对清点，确保收集齐全完整。二是国家秘密事项总是处在矛盾运动的状态，绝对静止不变，永久性地处于一种秘密狀态下的国家秘密事项，从客观上讲是不存在的，[5]因此要制定机要档案密级鉴定制度。而档案密级变更和解密工作需由档案部门、业务部门和保密部门协作完成。[6]所以制度内容应包含各方责任、鉴定标准、工作原则和方法，从顶层设计上保证档案密级鉴定工作的实用性。三是在实践中不断修改、完善现有制度。例如整编环节需对重份资料进行剔除。但如果剔除的资料内容含有敏感信息，应先登记造册再放入销毁保密麻袋，因此需要在整编制度中，增加有关销毁档案内容、数量、密级、原因的登记规定。再比如委机关内部使用的机要档案利用规定，应按照机要档案密级的情况，分密级管理，添加有关绝密、机密、秘密工程的机要档案应由哪些人员负责查阅的规定。此外，机要档案利用规定还应细化复印要求，明确哪些文件资料可以复印。

(二)规范密级标识，促进档案信息资源的合理利用

为使机要档案不泄密又便于使用，机要档案室应集中开展2017年以前整编的机要档案案卷密级标识工作。具体做法为：先进行数量统计、摸清工作量，结合实际确定承担具体任务的人员和完成时间;对照制定的工作任务表，依照案卷内国家或地方保密管理部门出具的定密文件，进行案卷密级标识。标识工作进行时，须同步形成机要档案知悉范围工作台账，以便利用时查阅。

(三)推进机要档案信息化建设，适应时代发展趋势

档案管理部门应站在如何妥善处理档案保密与信息化技术利用的角度思考，一方面强化对涉密计算机和网络的保密管理，另一方面提供有关业务系统档案功能完善的建议，实现档案全流程管理，解决数据二次著录浪费时间的问题。同时档案管理部门要利用条形码或RFID技术补录历史机要档案数据，改善其检索不便的现状;根据《国家秘密载体印制资质管理办法》规定选择资质单位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法进行机要档案数字化加工扫描[7];制定好风险防控措施，从生成、流转、存储、利用环节上严密监控与管理，筑牢数字档案安全保密防线[8]。

(四)创新工作方法，提高工作效率

北京市城市建设档案馆在《关于加强北京市“十三五”时期城建档案工作的指导意见》中指出：“城建档案工作要按照科学高效的规划管理管控体系，加强行业管理，创新工作方式。做好城市规划、建设专项任务的档案服务保障工作。”因此，应适时改变机要档案工作方法。

第一，为提高档案整编工作进度、减少整理时间，建议业务部门对建设单位提出图样材料规范，比如制定叠成A4幅面且不要用胶装方式装订的要求;简化文件排列程序，按照规划行政审批阶段办理时的“附件”顺序进行卷内文件排序，且著录的卷内目录题名也要以“附件”中委机关经办人所列名称编制，以便查找;本着《中华人民共和国保密法》第四条“既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用”的原则，建议按照涉及项目的内部资料和可供建设单位查阅的相关资料进行区分，分别组卷，控制好涉密信息的知悉范围;同时做好机要档案利用追踪、着重记录建设单位利用目的、利用内容的保密协议。

第二，为做好档案实体保护工作，一方面要对破损的历史档案进行修复，另一方面可采取提前制作档案证明(20世纪50年代至90年代用地證、工程证附件)和档案复制本(复印附图)的方式为日后提供利用。

(五)提高档案管理人员的保密意识及综合素质[9]

涉密档案人员是档案保密管理的核心要素，也是档案保密工作的重要主体。[10]所以笔者认为要做好机要档案工作，首先要不断强化涉密档案管理人员的保密意识。除了参加单位组织的保密教育培训外，涉密档案管理人员还需经常浏览国家保密局网站，从“两识教育”栏目中学习保密知识，从“警钟长鸣”栏目中加强工作作风建设、防微杜渐;牢记保密这根弦，无论在何种场合，都应做到守口如瓶，把保守党和国家秘密作为自己的神圣职责和应尽义务[11]。其次要加强关于规划、档案、信息技术等知识的学习，勤于思考、善于发现工作中的问题，总结管理经验，提升业务素质。涉密档案管理人员要朝着以档案基础知识为根基、保密专业知识为主干、计算机网络知识为补充的复合型专业档案人员努力。[12]

注释及参考文献：

[1]李静.新时代做好广播电视干部人事档案工作的思考[J].中国广播电视学刊，2019(8)：77-79.

[2]解晓鲜.推动城建档案鉴定工作的几点思考[J].北京档案，2013(11)：20-21.

[3][5]严雪林.试论档案密级鉴定[J].档案学通讯， 2011(5)：30-33.

[4]魏华.土地整治档案管理现状分析及建议[J].中国土地，2016(7)：42-43.

[6]赵卉.关于档案密级问题的再思考[J].兰台世界，2015(S5)：52-53.

[7]褚莲清.军工单位纸质数字化风险辨识及控制措施[J].机电兵船档案，2019(6)：77-79.

[8]燕杨.数字档案保密管理探析[J].保密工作，2017(10)：53-54.

[9][12]吴明丽.新时期军工科技档案保密工作[J].中国档案，2012(10)：74-75.

[10]周莉.机关档案保密工作研究[J].办公室业务，2017(12)：89-90.

[11]孔梅.浅析涉密档案的管理[J].山东档案，2017(2)：72-73.

作者单位：北京市城市建设档案馆

作者：王蕊

第3篇：新形势下机要文书档案保密工作研究

摘要：在新形势之下，机要档案工作已经慢慢成为保密工作之中的重中之重，其关乎国家利益、单位发展。如何更好地顺应新形势之下的发展形态，针对机要档案进行研究，依据单位的具体情况与管理机制，将“零差错”贯彻落到实处，是每一个机要工作人员都值得思考的问题。鉴于此，文章详细论述了新形势下机要文书档案保密工作，旨在可以为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，从而为行业的健康可持续繁荣发展贡献应有之力。

关键词：新形势下;机要文书档案;保密工作

前言：

机要文书档案是机关事业单位在日常工作中最常见的档案，也是泄密问题最突出的档案。随着信息化的纵深推进，以“两微一端”(微博、微信、客户端)为代表的新媒体，对机要文书档案保密工作带来了巨大挑战。深刻认识涉密文件档案面临的复杂形势和问题，提出可预见、可操作的对策，是保密文件档案管理人员必须认真思考的课题。

1机要文书档案管理的主要特点

在中国，社会主义进入了一个新时代，其军事、经济和国际地位也得到了提高。如今，它已成为世界上窃取各种情报的主要目标。一些西方国家为了窃取中国的战略主动权和信息控制权，利用各种高新技术对中国的关键信息进行监控和窃取;随着国内外主要敌对势力逐渐西化和分裂我国，将有派情报人员潜入我国进行各种形式的秘密窃取，蓄意窃取国家秘密的方式。多起窃密案件的出现，提醒我们必须高度重视文件档案的保密工作。也就是说，加强保密工作刻不容缓。保密工作形势的严峻性还体现在保密工作的方式、领域和对象，保密主体的流动性和多样性，此外，涉密载体逐渐呈现多样性和复杂性，泄密渠道越来越多样化，窃密手段和科技含量也在逐步提高，隐蔽性越来越强，所有这些都会使保密变得困难。因此，保密工作必须与时俱进，这是应对这一严峻形势的主要途径。

为从根本上做好保密工作，各级机关和企业事业单位要按照《保密法实施办法》、《保密法》和各级会议精神，要制定保密工作标准，开展保密宣传教育，最大限度地进一步提高干部队伍的业务水平，结合实际落实保密保障服务工作。档案管理是安全保卫工作中一项非常重要的工作。保密档案属于保密性强、密钥性强的档案，为此，保密保障工作的重点是要做好机要文书档案工作。

2新形势下机要文书档案保密工作面临的形势和问题

2.1管理人员保密意识淡薄

根据《机关档案管理规定》，档案工作机构或者负责档案工作的部门应当配备与工作量相适应的专职档案员，承担档案业务工作。但目前很多事业单位的保密档案管理人员都是兼职人员，没有档案专业学历，没有系统的保密工作培训，很容易成为泄密的源头。为了方便，有的管理人员通过微信、QQ等软件传递涉密文件，有的在涉密电脑上处理非涉密信息，有的不严格遵守涉密规定，允许外人随意进入保密档案室，将对保密档案的保密工作构成严重威胁。

2.2法规建设相对滞后

信息化浪潮是时代发展趋势不可逆转，做好信息化背景下的机要文书档案保密工作最终还得依靠法律。但目前现行《档案法》是1988年施行的，里面没有涉及机要文书档案在互联网领域保密涉密问题，这对当前档案管理工作造成困扰。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》，包括机要文书档案等在内的一些法规文件，都应及时向社会公开。但许多机要档案按照《保守国家秘密法》却不能公开或不能及时公开，比如食品药品检查档案、行业发展数据等等。因此，包括《档案法》《保密法》等在内的法规修订迫在眉睫。

2.3泄密风险复杂严峻

信息化的深入推进给政务工作带来极大方便，几乎所有的县级以上的机关事业单位都实现了信息化办公，各种“政务云”“腾讯通”“OA系统”被广泛运用于日常工作中。但與此同时，也给单位机要文书的保密工作带来了巨大挑战。在现代信息技术高度发达的今天，互联网内没有任何隐私可言，互联网安全的发展并没有跟上互联网的快速发展。而机要文书档案作为涉密程度最集中的领域，常常成为泄密的高发地。

3新形势下做好机要文书档案保密工作的建议

3.1强化教育，提高管理人员保密意识

机要文书档案性质特殊，价值独特，尤其是一些关键部门、关键领域的机要档案，是窃密人员瞄准的重点。机要档案管理人员是维护机要档案安全的最关键要素，有时候无意的一句话或者一个举动就可能造成泄密。因此，单位要把政治素质放在第一位，选拔责任感高，敏锐性强，工作严谨细致的人员担任机要文书，确保机要人员自身不出问题。同时，要经常对机要档案管理人员进行保密教育，通过专业培训、实际操练、案例警醒、情景模拟等手段，提高机要人员的保密意识和警惕性。

3.2完善制度，进行规范管理

要严格按照《保密法》《机关档案管理规定》《机要文件收发登记》《机要文件传阅制度》等，对机要文书的签收、登记、传阅、回收、归档和销毁等程序严格要求，确保制度执行到位。要结合信息化发展的形势和特点，研究透机要档案保密工作来自信息安全领域的非传统威胁因素，以及技术层面不断涌现出的新情况新问题，未雨绸缪，查缺补漏，切实让制度跑在风险前面。同时要积极推动出台政策，加强对各地大数据中心、云平台中档案数据的监管，确保具有永久长期保存价值的数据及时归档并定期向当地国家档案馆移交。

3.3加强对档案库房的管理

现如今，我国诸多企业并未重视档案库房，导致后期档案管理的难度加大。在一般情况之下，档案是存放在库房之中，基本上是以书面形式或者是电子形式保存的，因此强化针对库房管理尤为关键。库房档案管理工作在具体实施的过程之中通常都会出现一些问题，究其原因主要归结于大中型企业档案管理的库房一般都会选择在地下层或是办公楼的底层。这并不利于档案的保存工作，假使档案库房选择在楼层的底层，日常往来的人员较多，都会从对底层经过，这很难保障档案保密工作，势必会加大档案泄漏的概率。假使将档案管理库房选择在楼层的地下室，可能会发生由于光照不够，而使得档案发生损坏或是缺失，电子档案也可能会发生返潮的现象，随即就会加大档案保存的难度。由此可见，要将档案库房设置在相对较高的楼层，这样一来不但保障其可以都得到充裕的光照时间，且还可以在很大程度之上避开了嘈杂声，从根本之上提高档案储存的安全可靠性。

3.4做好归档，提高审查力度

做好机要文书档案保密工作的基础就是合理界定归档范围，确保归档档案数量合理化、案卷完整化、检索利用便捷化。具体工作中，一方面要准确把握机要文书立卷归档的时效性，一份档案完成运转符合要求的，即刻归档，没有完成的，坚决不归档，避免因管理混乱而出现泄密。另一方面，要对归档机要文书的重要性进行合理筛选，注意有效地维护全宗的完整性，减少归档档案的重复度和冗余性，提高档案利用价值。此外“要根据实际情况，应对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密不泄密及文件的完好无损”。

结束语：

总体而言，“天下大事，必作于细;古今事业，皆成于实。”机要文档保密工作事无巨细，诸多档案工作者要始终坚守安全保密意识，逐步提升自身的安全保密能力;政府相关部门要重视文档的安全保密工作，明确保密职责，适当投入安全保密的人、财、物;逐步健全文档保密机制，以相应的规范机制规范文档保密工作，加大机要文档保密工作的规范合理性。

参考文献

[1]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外，2019(15)：68-69.

[2]刘瑜.如何做好档案的保密与开放利用工作[J].兰台世界，2017，(09).

[3]冯静程，李增睿.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].城市建设理论研究(电子版)，2018(22)：196-197.

[4]何虹.浅谈新形势下的文书档案保密工作[J].办公室业务，2018(15)：70+74.

[5]董林珏.浅谈新形势下高职院机要文书档案管理工作[J].人才资源开发，2016(22)：139.

[6]于洋.新形势下高校机要文书档案的管理工作研究探讨[J].亚太教育，2015(07)：212.

[7]张露露.新形势下高校机要文书档案的管理工作[J].山西科技，2014，29(05)：94-95.

[8]黄建峰.档案信息化基本理论与实践问题的再认识[J].浙江档案，2019，(04).

作者：曹晰

第4篇：人大机要科秘书个人总结

文章标题：人大机要科秘书个人总结

人大机要科秘书个人总结

一年来，在领导和同事们的悉心关怀和指导下，立足本职岗位，认真学习，扎实工作，通过自身的努力，较好地完成了各项工作任务，各方面也取得了一定的进步。

一、通过学习，政治素养和工作能力有了一定提高

一年来，我始终按照领导的要求和工作的需要，把学习摆在重要地位。我积极参加单位组织的各种学习活动，系统地学习了“三个代表”重要思想、党的十六届三中、四中全会精神，以及《行政许可法》、《宪法》修正案、《安全生产法》、《道路交通安全法》等法律法规，使自身的思想理论和法律素养得到了进一步的提高和完善。

针对本职岗位的特点，我利用业余时间对电脑网络知识和档案管理规范加强了学习，使自己的业务技能不断增长，工作能力不断加强，力求胜任本职工作，发挥应有的作用。

二、扎实工作，努力为人大及其常委会提供更好的服务

作为机要科秘书，我主要做了以下几项工作：一是为“一室六委”做好文件打印工作，尽力做到快速、准确。二是及时地完成了档案的整理和归档工作，为领导查阅和利用档案提供了方便。参与了今年的人大档案进馆工作，顺利完成任务。三是在分管领导的带领下，为建设好人大网站贡献了自己的力量，做到信息及时更新。人大网站现已成为宣传我市人大工作的一个重要窗口。四是尽好人大收发员的职责，保证文件传递的快捷、高效，做到政令畅通、上情下达，下情上达。五是服从领导安排，尽自己所能完成领导交办的各项任务。

总之，在过去的一年，自己做了一些工作，也取得了一些成绩，但也存在不足和差距，在今后的工作中，我将发扬成绩，克服不足，朝着以下几个方向努力：

1、坚持不懈地努力学习政治理论、人大知识和法律知识，并用于指导实践，以更好的适应社会发展和工作的需要。

2、熟练的掌握各种业务技能特别是计算机操作、范文搜，不断提高自己的业务技能。

3、实践是不断取得进步的基础。我要通过实践不断的锻炼自己的胆识和魄力，提高自己解决实际问题的能力，并在实践的过程中慢慢克服急躁情绪，积极、热情的对待每一件工作。

《人大机要科秘书个人总结》来源于范文搜网，欢迎阅读人大机要科秘书个人总结。

第5篇：如何做好机要秘书

机要秘书是一个特殊的工作岗位，机要文件管理得好不好，不仅直接影响到本单位的利益，而且还影响到整个党和国家的利益，要做好这项工作，最重要的是要提高机要文件管理人员的思想、业务素质。下面就如何管好机要文件，谈谈自己的几点体会：

一、机要秘书必须具有强烈的责任心 管理工作做得好不好，取决于管理人员是否有较强的责任心。一个工作责任心很强的人，其工作自始至终是管理有序的，反之则是杂乱无序，容易出问题。机要人员的工作，在一般人看来是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递，一不要动脑筋，二不要费力气，无论谁都可以管理好，表面上看的确如此但从深层次看并不是这样。机要秘书每天面对着文件、资料，日复一日年复一年重复着单调的工作，其中很多工作具有很强的政治性和保密性，如果没有很强的工作责任心，很容易在工作中出现失误，而且出了问题就不是小问题。另外，机要秘书一般都身兼多种工作，除文件的收发管理外，一般还有单位各类印鉴的保管使用、传真机的管理使用以及其他繁琐的事务，因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，严格要求自己，对工作中的一点一滴，都要力求把它做得好一些。即使这样，工作做完后还要考虑这样做有没有不妥的地方，确保不出错或少出错。

二、机要秘书要有较强的组织管理能力

机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作，要做好这项工作，还要求机要秘书必须具有较强的组织管理能力。

(一)要熟悉机要文件的管理程序。首先要对照发文通知单及时清点、核对文件;其次要对文件进行分类登记、编号;第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件送主任签阅后，分内容、分部门、分级别，按时间的先后及时进行传阅、催办、返回。

(二)要加强文件阅办中的过程控制 传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率有极为重要的作用。要注意以下几方面：

1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种政策、信息的交流，对国家的建设和安全起着越来越重要的作用，快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间的信息畅通，是机要文件管理的时间性要求。

2、时效性。机要人员收到文件后，对每一份文件，机要管理人员要先看一遍，加深印象并做一个必要的判断，注意传递时间，不能因文件传递不及时而造成损失，给工作造成被动。对于那些要及时落实的事情，如果领导工作忙，机要管理人员有责任提醒和督促。

3、保密性。机要文件传阅是有着严格的规定的，要严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。凡属于国家秘密的文件、资料，随到随传，保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌握文件的走向和流程，避免机要文件横传，根据需要制做文件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要员手中，随时掌握文件去向，收回后立刻清点份数。

4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件;其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件对企业有用，但对事业单位来说作用就小了;有些文件从标题上看与本单位无关，但在内容上可能牵涉到本单位的工作。因此，要充分发挥文件的作用，管理人员必须做到两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉，只有这样，才能根据不同类型的文件精神，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。

5、灵活性。机要人员要熟悉领导同志的工作分工，了解领导人和各部门的工作活动规律和时间安排，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程度。按照合理的传阅顺序组织传阅，对特别重要的电报等急件，要区别对待，快速传阅。

(三)要加强文件催办工作 “催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节。对有时限要求的文件，如突发事件、会议通知、纪念活动、领导会见等内容的文件，一般时限要求都较急，要及时提前催办，给相关单位及有关领导同志留有一定时间进行准备。平时传阅文件过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”。

催办的“内涵”也要宽泛，催办不仅仅是向承办单位要情况、要结果，其中还有大量的协调工作需要机要秘书来沟通。因此，做好催办工作，不但可以防止文件漏办或误办，而且可以大大加快文件的运转速度，提高机关的服务水平和工作效率，并从中提高机要员的协调能力。从某种意义上说，“催办”也是机要秘书应该具备的基本功。

(四)加强文件的清退、销毁工作

机要文件清退工作可以说是机要文件管理工作的重头戏。要严格文件清退制度，经常、及时地对文件进行梳理，按文号分类整理，按序号排放整齐，确保文件及时清退。年终要全面清退文件，该上交的应如数上交，该归档的根据单位要求进行存档，该销毁的文件则要按规定执行，切忌任意处理。

三、机要秘书必须按章办事，实行规范化管理 机要保密工作制度化是保密管理的根本措施。机要文件管理工作完全靠教育、靠自觉性、责任心是不够的，还要结合实际，制定、健全保密规章制度，做到有法必依，有章必行，实行规范化的管理。针对保密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时补充完善，努力建立健全规章制度，明确保密管理要求，落实工作职责和措施。

四、机要秘书要主动地工作

机要秘书工作是一项服务性、辅助性的工作，只能根据领导同志的要求来开展工作，这决定了他的被动性。作一个出色的机要员，仅仅被动的工作是不够的，也可以从以下几方面发挥人的主观能动性，主动地为领导做好服务工作。第一，了解领导同志的工作，全面掌握领导同志在一段时期内抓的工作中心，“知情方能出力”，服务工作才能做到点子上，是掌握工作主动权，搞好主动服务的前提。第二，要善于积累和提供情况。秘书应做到“脑勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤记、勤跑。上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策具体规定，下至各部门和基层的各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑。只有平时不怕“麻烦”，勤于积累，到了领导同志需要之时，才能得心应手，及时提供，这是搞好主动服务的基础。第三，要注重文件传阅效果，对重要的机要文件，要提炼内容要点，供领导参阅;要注意领导在机要文件上批示，做好传阅落实;要注意领导批示是否有误，如有误要当面恰当地提出修改意见;要注意领导的口头吩咐，做到准确记录;要注意需协调相关单位承办的，要及时向有关领导转达。

五、机要秘书要有一个健康的心态

机要岗位工作环境相对独立封闭，工作人员活动空间比较狭小，工作对象较单一，杂事较多，人员流动较为缓慢且心理压力大，不可避免地给机要秘书带来一些负面影响。如心态老化、思想钝化、社交能力弱化、工作方法机械等倾向就是这种负面影响的具体体现。作为高校机要秘书就要善于在工作中控制自己的情绪，适时地调整心态，驾驭环境，在领导和同志们面前始终保持一种热情诚恳、乐观向上的良好状态。

六、机要人员需要锐意进取的精神 当今时代，以电子计算机技术、现代网络技术为主的新兴技术已被广泛运用于机要部门，机要工作现代化水平越来越高、服从管理范围也越来越大，这给做好新形势下的机要工作提出了大量需要解答的新课题。譬如：如何适应、推动机要密码通讯专用网络建设，为党政领导机关提供更好的办公支持;如何构建人机结合的新型管理模式，提高网络的安全性;如何为党政系统内部的信息共享、交换、组织、监控提供更好的协同工作环境等等。这些都迫切要求每一个机要人员不但要善于发现传统的工作方法存在的问题，还要善于创造新的工作方法与技术手段，使机要工作水平上一个新的层次。

第6篇：机要秘书岗位职责

1、负责上级领导机关和处内各科队来文的办理工作。

2、负责处领导的日常事务安排及信函的处理。

3、负责行政发文的管理和发文执行情况的督查工作。

4、负责涉密文件、资料的管理及归档，做好保密宣传教育工作。

5、负责办公室资料、报刊的管理。

6、负责机要室的日常管理工作。参与秘书科各项调研工作。

7、完成科长交办的其它工作。

文字秘书岗位职责

1、负责信息工作，办好《每周学习汇编》、向公司《靖煤信息》等信息刊物的编纂、投稿工作。

2、参与办公室各项调研工作。

3、参与起草本处及秘书科各类公文。

4、负责《公安处大事记》有关资料的收集、整理工作。

6、完成科长交办的其它工作。

机要打字员岗位职责

1、负责公安处党委、行政及秘书科公文的印制工作。

2、负责文印室设备的日常维护工作。

3、负责文印室打印消耗材料的管理工作。

4、负责文件印制过程中的保密工作。

5、完成科长交办的其它工作。

人力资源干部职责

1、在科长领导下，负责各类人员的编制、计划和管理工作，按照职权范围做好定编定员，完成人事统计和报表工作。

2、负责集团公司分配的毕业生、复转军人的接收和安置工作。会同有关部门搞好本处工资、福利、奖金、补助的使用和管理工作。

3、负责本处干部职工的政审、考核、奖惩和干部职工考勤工作，办理干部职工请假、休假、销假等手续。

4、负责办理干部、职工退休、专业技术人员聘任事宜及干部、职工工伤、残、病、死亡等善后工作。负责全处干部、职工社会养老保险工作。

5、负责全处干部、职工档案的管理、保管、统计、利用工作，编制各种专题目录、索引、卡片、汇编。

6、负责处机关及直属科队干部职工的工作证发放、登记管理工作。

7、承担领导和上级主管部门交办的其他工作。

第7篇： 机要干部个人总结

在区委和上级机要部门的正确领导下，本人始终坚持以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，认真执行党的路线、方针、政策，落实好党中央领导同志对新形势下密码工作的新要求及全省、全市机要局长会议精神，履行好自己的密码工作职责，兢兢业业地工作、默默无闻地奉献，保密、快速、准确地完成党政密码通信任务，上级党政公文的阅传办理及领导交办的各项任务，自觉遵守各项保密规章制度和24小时值班制度，使机要工作高效运转、有条不紊，无一失泄密和压误文电现象发生。现将个人三年来工作学习情况总结汇报如下：

一、认真抓好学习，努力提高自身素质。

本人始终坚持正确的政治方向，坚决贯彻执行党的基本路线和各项方针、政策，主动自觉抓好政治理论学习和业务知识学习，勤于向书本学、向文件学，敢于向领导学、向同事学，勇于向群众学、向实践学，不断提升个人综合素质，努力提高为人民服务的能力。

一是抓好思想学习，提高政治理论素养。

第8篇：机要、保密、档案总结

机要、档案、保密工作总结

2011年，机要室在省科协领导的带领下，在办公室领导的具体指导下及各业务部门的配合下，较好地完成了机要、档案、保密这三项工作。现将主要工作情况汇报如下：

一、所做的主要工作

(一)机要工作。一是认真进行政治理论及业务学习，积极参加机要局组织的机要业务培训，借鉴其他单位好的做法和经验，不断提高自身素质，为机要工作的高质量开展奠定了坚实的基础。二是严格要求，严于自律，形成踏实、高效的工作作风。严格工作程序，严守工作纪律，按照文件流转程序进行各种文件和传真电报批阅，不瞒报、不漏报、不迟报。对领导所交办的各项工作，不推诿、不拖延，高效率、快节奏、高质量地完成。三是尽职尽责、兢兢业业，切实履行各项工作职责要求。将所收到、发送的每一文件都详细登记，内容包括时间、签发人、文件名等，并将收发的每一份文件分门别类，严格归档，存放指定位置。对机要投递的文件，严格按规定登记、附笺，经办公室主任签发后，需传阅的文件立即传达到位，并及时收回;需发放部门的文件，及时发放到有关部门，阅办完毕的文件，及时分类、整理、入柜。机要室涉密信息较多，为确保涉密文件万无一失，我们严格遵照国家有关安全保密法规办事，确保国家秘密安全。

四是严格执行检查制度。机要人员定期对机要保密设施进行检查，每天一上班必须检查保密机要设施，下班前再进行一次安全检查，确保万无一失。

(二)保密工作。一是积极参加保密局组织的保密培训，按时征订保密书籍，学习借鉴兄弟单位好的做法和先进经验，不断增强做好保密工作的积极性主动性。二是认真做好涉密文件和资料的批阅、上交，并按有关规定做好销毁工作，严格按照有关规定规范涉密文件、资料的印制工作。三是抓好保密工作的日常事务。

(三)档案工作。一是认真进行文件归档，严格遵守文书处理办法和归档整理制度，及时做好档案接收工作。主要完成了2010年文件归档工作。二是严格履行档案交接手续，认真填写收进移出登记簿，做到归档文件完整、准确、及时，归档率达100%。归档的文件按统一材料标准、统一格式规范制成，符合档案保管要求。建立了档案分类方案，各类档案按其体系分类整理上柜。按规范编目、编号、装订，做到了分类科学、装订规范、排列有序、编目编号系统规范。三是做好各种门类、载体档案的接收工作，并收集与档案有关的资料。档案存放整齐，统一放在档案柜中，均符合规范。定期检查档案，防止霉变、尘污及虫蛀鼠咬等现象。

二、存在的主要问题

一是机要工作中还存在个别文件传阅不及时等现象;对

下属各单位分管机要人员缺乏系统培训。

二是保密意识淡薄，思想上还存在无密可保、无密可涉的错误认识;保密工作宣传教育做的还不够。

三是档案收集不够全面，特别是一些影像档案、图片档案和专业档案，收集完整率、归档率低;档案人员缺乏专业培训。

三、明年工作计划

一是进一步加大《中华人民共和国保守国家秘密法》、《山西省档案管理条例》的学习宣传教育工作，制定相关学习教育计划。

二是严格遵守机要、保密、档案各项工作纪律，落实执行领导决策，树立“服从要坚决”、“落实不走样”的工作态度。

三是组织好科协系统分管机要、保密、档案工作人员的系统培训工作。

四是深入学习机要、保密、档案专业知识，扩充知识面，开掘知识深度。

第9篇：机要个人工作总结

自本人今年5月到地铁指挥部办公室实行工作轮岗以来，自己也从原先的综合秘书岗调整成为机要秘书岗，开始接触全新的工作内容。现在才知道，平时看似简单轻松的机要工作，不仅对工作责任心要求极严，而且涉及内容繁杂琐碎，时效性、准确性、规范性极强。如果处理不当或者工作不细致，就很容易出问题，而且很可能是大问题。现将本人近期的工作总结如下：

一、

强烈的责任意识是干好机要工作的前提。我所从事的办公室机要秘书岗主要工作内容包括当年文件的登记、流转、跟踪、查询、分发和保管;定期做好文件的清退、销毁工作，并按有关规定做好归档、上缴工作;审核所有指挥部对外发文的格式、编号工作;市政府OA平台文件下载及地铁OA办公平台电子文件上传及扫描工作;各类会议通知、行政接待工作的送签、流转和跟踪;每月津贴、绩效工资的造表发放;指挥部领导日志的统计整理;保密纸的销毁;密级文件的清退;地铁指挥部、地铁有限责任公司、地铁总公司四证的年检;政务报刊杂志的征订;以及所有领导交办的其他日常事务。这些看似简单的工作内容，其实每一件都要经过好几个流程才能办结。而我们手上的日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。这就要求我们在工作中具有强烈的责任意识，严格要求自己，合理安排好每件事情，做到忙而不乱，对工作中的一点一滴都要力求做得更好，结束后还要及时总结经验教训，考虑有无疏漏之处，确保工作的正确率。当我们每天面对着各类文件、资料，日复一日地重复着单调的程序时，如果没有高度的责任心，就很容易在工作中出现失误，给部门和单位造成不好的负面影响。为此，我们必须时刻牢记自己的责任，保持良好的工作习惯，越是工作繁忙越要分清轻重缓急，做到忙而不乱、忙而有序。机要秘书岗的;四个不让;，就是我们不懈追求的目标;不让工作在自己手里耽误;不让文件在自己手里积压;不让错误在自己手里出现;不让机关形象因自己受到损害;。

二、

高度的纪律意识是做好机要工作的底线。办公室机要室涉及的密级文件较多，涉密设备比较集中，是指挥部的重点涉密部门。同时，机要室又是指挥部文件信息传输的中心枢纽，是指挥部各种政策指令上传下达的关键集散地。因此，机要秘书要有很强的保密意识，不但嘴要严，还要对自己从事的每一项工作进行认真分析，自觉遵守保密法规，严格遵守各项保密制度。做好涉密文件的管理工作是机要秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要秘书务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。我们收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求我们熟悉指挥部领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，机动灵活，掌握时机。因此，机要秘书在这种情况下更要注意做好文件的传阅管理登记工作，及时将传阅完的文件收回，按顺序分类，确保文件安全。

三、

主动的服务意识是提升机要工作水平的关键。我所从事的机要秘书岗，可能是每天与指挥部各处室打交道最频繁、最一线接触的岗位。因此，机要秘书必须具备主动服务的意识，为领导服务、为机关服务、为基层服务，在不影响正常工作的情况下，只要能做到的，不分份内份外，都要竭尽所能将事情办好。机要室是指挥部各类文件的中心集结地，无论是上级来文、外单位来文，还是指挥部发文，都要经过机要室。如何充分利用这一资源为指挥部各部门工作服务，今年我们想了很多办法。如使用了文档一体化系统对文件进行分步跟踪、系统管理;对重要文件如上级单位的批复、市政府会议纪要等都进行了扫描，与电子文件同步存档，方便指挥部领导及其他部门的同事随时调阅;对上报市政府的重要紧急文件，根据部门需求及时进行电话跟踪提醒，督促上级部门加快办理速度。在不违反保密规定的情况下。我们总是热心、热情、热忱为大家服务，及时查找调阅文件内容，及时跟踪协调办理进度，真正做到真心、用心、贴心，为确保指挥部正常有序运转提供切实保障。

四、

无私的奉献精神是热爱机要工作的秘诀。随着地铁工程建设不断向纵深推进，指挥部绩效考核力度不断加强，各项管理规章逐步建立健全，办公室承担的各项上传下达、内外协调的工作任务也日益增加。在这个年轻的集体里，我们努力克服人手相对较少的困难，力争一人多岗、一专多能，个个成长为本职岗位的行家里手和办公室工作的多面手。为给建设和运营一线部门提供保障，我们发扬优良传统，几年如一日周末轮流排班，星期六上午保证不休息，星期天休息不保证。每遇有重大任务，大家更是夜以继日、不辞辛苦地加班加点，满负荷甚至超负荷工作，不计报酬和个人得失，全力以赴，无私奉献，任劳任怨，爱岗如家。我所在的机要秘书岗也不例外。仅今年1至10月份，机要室各类纸质收文已高达1097件，而去年全年收文仅为789件，预计今年文件办理的工作量将比去年增长一倍左右。今年机要室的督查督办件也特别多，至10月底，办件已累计947件，其中有上级单位来文、外单位来函、下属公司请示，也有我们给上级单位的请示及报告。而这些文件流转的各个环节，都需要我们根据时限要求按轻重缓急，分类进行跟踪、催办和督办。为此，机要秘书工作也常常不限于8小时之内，8小时之外的工作我们一样要无怨无悔。数不清多少个中午，我们总是去食堂用餐最迟的一拨;数不清多少个夜晚，我们总是踏着沉沉夜色离开办公室。由于日常工作繁忙，每天的文件收发传递工作量极大，要做到登记、办理、汇总完成情况程序多而不乱、条理分明，加班加点早已是家常便饭。半年来的学习实践，让我深深地体会到了机要工作的酸甜苦辣，充分领悟了办公室工作无小事的真谛，更使我以百倍的细心和努力，更加全力以赴地投入到全新的工作岗位中去。我们坚持认真面对我们的事，一定能将机要工作做得更好!