部分机要秘书角色错位的因素分析

一、部分机要秘书的现状及角色错位的表现

经过特定的选拔和任用程序而获得秘书从业者的社会地位和身份, 并以秘书职业特定的行为模式从事职业活动的人员是机要秘书的定义。机要秘书人员的角色错位现象, 主要是在工作中机要秘书对自己的位置没有找准或找到, 从而导致违背有关道德规范和秘书职业准则的现象出现。

首先, 在领导面前的行为失去了平常的行为准则。一是与领导称兄道弟, 扮演“亲密者”;二是看不起领导, 扮演“自负者”;三是扮演不能很好地处理工作问题的“无能者”;四是不服管理、顶撞领导, 扮演“对抗者”;五是对领导阿谀奉承, 扮演“献媚者”。

其次, 在别的部门同事面前失去了平常的行为准则。一是随意干涉其他部门的工作, 扮演“全知全能者”;二是传播“内部消息”, 无视保密纪律, 扮演“消息灵通人士”;三是代替领导发号施令, 盛气凌人, 扮演“二首长”。

还有就是, 在人民群众面前失去了平常的行为准则。一是轻易对他人做出承诺, 使得工作陷入困境, 扮演“权威者”;二是不会解决矛盾却常常激化矛盾, 扮演“救世主”;三是居高临下, 越权乱政, 扮演“大领导”。

二、部分机要秘书角色错位原因分析

主要有内外两个方面的原因造成了机要秘书人员角色错位。内因的影响主要体现在两个方面:一是秘书角色的内涵与意义不为秘书人员所充分认知, 他们的主要表现有把握不准、理解不深、认识肤浅等。就以上的角色错位的表现来分析, 产生这样的原因主要是因为对自己所从事的职业的内在要求, 秘书人员不能够充分深刻地理解, 不能正确地理解秘书与领导的关系。二是秘书人员把握不当和不全面的认识秘书的职责。机要秘书人员必须清楚的记住和牢牢地把握住“秘书是领导的助手”这一点。对这一点把握不准确, 是引起上述秘书角色错位的重要原因。秘书人员欠缺履行秘书职责的技能常常会表现出“成事不足, 败事有余”等现象, 在工作中是一个不折不扣的“捣乱者”。

拿外因来说, 一方面是多重性这一秘书角色的特点。“秘书应当是主管人员的一位特殊的助手:他掌握办公室工作的技能, 能在没有上司过问的情况下, 表现出自己的责任感, 以实际行动显示出主动性和正确判断的能力, 并且在所给予的权力范围内做出决定。”是“国际秘书联合会”对于秘书的定义。我们可以看出, 秘书是根据自己的责任感, 提供全方位服务给领导的助手。另一方面, 伴生性也是秘书角色的一大特点。领导是机要秘书存在的前提, 但秘书也是领导不可或缺的, 两者是彼此依存、相辅相成的伴生关系。这种特征, 使得领导与秘书关系紧密成为必然。同时, 因为领导始终占据主导地位, 所以秘书在工作和生活中也会深深的受着领导的影响。有时秘书会模仿领导的一些动作和行为, 就像小孩模仿大人的行为一样。这种模仿可能是是无意识的, 也可能有意识的。但无论怎么样, 在秘书正确扮演自己的角色时这种模仿行为都会给他带来巨大的影响。

三、部分机要秘书角色错位的一些解决方案与建议

防止秘书人员的角色错位应该采取一些什么手段呢?第一, 对秘书角色的理解、认识和领悟要进行加强, 自觉培养正确的角色意识。为此, 深入了解服务对象对秘书工作的期望和要求, 以及各职能部门、人民群众和领导对秘书行为的要求, 就成了机要秘书人员的必修课。所以机要秘书人员在与各部门人员打交道时应尽量做到, 扮演好秘书角色, 成为领导的得力助手, 否则做事情处理问题总是事倍功半, 陷入“孤家寡人”的境地。而人民群众对机要秘书的角色期望就是, 他们能够有耐心、和蔼、乐于助人并容易沟通。所以, 一些耐心、善心、热心的机要秘书, 总是能够得到人民群众的认可和支持。第二, 机要秘书人员要学会转变自己的角色。因为他们在工作中常常要扮演多种角色, 不能够仅仅局限于一种。想要能适应不同的工作需求, 就必须要根据不同的情况和环境, 随时转换和调整自身角色。第三, 机要秘书要在实践活动中, 提高对秘书角色的把握能力。机要秘书人员只有根据秘书角色的要求, 在角色活动的实践中努力加强自我修养与锻炼, 不断提高自身素质和能力, 才能尽快进入角色, 更好地扮演角色, 最终成为一名优秀的秘书。

四、总结

当今社会机要秘书的重要性越发体现出来。将秘书工作的性质充分、正确认识已经成为必然。只有摆正秘书工作与领导工作、领导与秘书的关系。也能够充分的帮助领导开展工作。工作中主动与被动的关系需要正确把握, 不能够出现差错。充分发挥创造性与主动性, 要及时发现新问题, 请领导考虑;还要钻研业务、勇于改革创新、开动脑筋、以提高工作效率。现在的机要秘书尽管在生活、工作中会出现一些角色错位的现象, 但只要秘书能适时地调整、正确地对待、及时地发现, 这些都会变成促进秘书工作长足发展的动力。

摘要：近段时间, 构成秘书的工作者的队伍有了许许多多的变化, 秘书这个群体在人们的眼中变得越来越复杂。从国营单位到个体私营, 从党政机关到企业, 从高层到基层, 秘书人员的身影无处不在。在社会生活中秘书工作及秘书人员的重要性变得越来越显。一部分是秘书人员对自我角色定位的失衡是造成这一现象的主要原因。秘书角色错位的原因变得越来越受人们的关注和重视。本文对部分机要秘书角色错位的原因进行了一些分析并提出了一些建议与方法。

关键词：行为准则,多重性,秘书职责

参考文献

[1] 王金.秘书人员角色错位现浅析[J].秘书之友, 2005.6