物料采购流程
采购部采购及付款流程
1、 各部门根据实际需求填写采购申请单 。申请单需注明产品名称，数量规格等详细信息，并交由部门负责人签字审核 。
2、 部门审核的申请单交由公司总经理签字审批 。
3、 签字后的申请单交到采购部门，采购部按照申请单制订采购计划及周期 。
4、 采购部门需找相应供应商 ，供应商必须符合品控部关于食品原辅料供应资质要求 。
5、 涉及需要定版等包装类物料采购，样板必须有品控部、销售部、总经理签字。
6、 寻找到相关供应商后进行比价招标流程 。
7、 相关手续履行完后采购部负责起草合同 ，并由财务部对相关条款进行审核 ，最后交由总经理签字 。
8、 采购部按照合同下单给供应方 ，并按照合同规定督促供应方履行合同
9、 物料到厂后 ，采购部通知库房保管接货 。
10、 保管通知品控部门对物料进行检验 ，检验合格并出具检验合格单后办理入库手续 ，在入库单签字确认 。
11、 采购部需按照合同约定时间办理相关付款手续
12、 财务部需在所有手续完备的情况下按照合同规定进行付款 ，包括合同本身 、物料入库单据及相关人员签字 、产品检验报告单及相关人员签字。其他如发票等按照财务要
求执行。
13、 当到厂物料不合格时 ，品控部门出具不合格检验单 。
14、 财务部负责与供应商联系退货及相关赔偿事宜 。
15、 对已经签订合同的长期合作供应商进行物料采购时 ，不需要再次进行比价，跳过上述第
四、
五、
六、七条。
16、 采购部需根据市场实际变化情况，不断了解物料价格变化，针对既定或待定合同的价格进行沟通，以达到降低采购成本的目标。
物料采购比价 招标流程
1、
办公用品的申购和领用流程
为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。
第一条 原则
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。
第二条 办公物品的申购
根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 向行政人员通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政人员提出。
第三条 采购规定
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。
第四条 部门申购
办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。如需额外添加需向部门领导申请。
第五条 管理和发放
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购的物品交保管人办理登记入库手续，
3、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用2支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
第六条 使用原则
本着节约和高效的原则， 公共用品统一地方统一管理!
每月25号提交申购单，每周三统一领用办公用品!
各部门所需物料、配套件名录报采购部门
负责单位：生产部、研发部、车间
报采购部补办计划采购单
负责单位：采购部、生产部、研发部、车间
↑
↑
↑
无计划采购单临时制作、采购的到货物品
负责单位：采购部、生产部、研发部、车间
↓
车间组织人员卸货，库管按送货单名录的型号、名称、数量进行清点，并做好签收登记工作
负责单位：采购部、生产部、车间、库管
↓
对到货物品按规定项目进行检验并把检验结果通知相关部门
负责单位：质检
↓
因缺少相关单据暂时无法办理入库入账的物品，也应做好登记发放手续。待单据齐全后再补办入库入账手续
负责单位：库管
↓
→
采购部提计划采购单并报总经理审批
负责单位：采购部
←
↓
采购部门按审批后的计划采购单名录安排采购或制作
负责单位：采购部
↓
↓
确认采购或制作的物品到货时间后通知生产部、车间、库管、质检人员
负责单位：采购部
↓
↓
车间组织人员卸货，库管按送货单名录的型号、名称、数量对照计划采购单进行清点，并做好签收登记工作
负责单位：生产部、车间、库管
↓
↓
对到货物品按规定项目进行检验并把检验结果通知相关部门
负责单位：质检
↓
库管按送货单名录内容对照计划采购单(入账手续
负责单位：库管
采购部应及时与供货企业联系核实，对不相符部分或不合格物品按部门领导意见进行协商解决。办理调换、退货或其它手续
负责单位：采购部
↑
↑
对于到货物品与计划采购单和送货单名录→
内容不相符部分应报采购部、生产部复查并要求送货人签字确认
负责单位：库管
检验不合格的到货物品应报知采购部、生→
产部、以便于核查处理
负责单位：质检
↑
↑
↑
↑
→
←
第一条
为规范物料采购业务管理，使之有章可遁，实施有效物料管理，降低打扰采购成本，保障组织生产，做到准时交货，物制订本管理规定。
第二条
物料采购管理规定明确：大宗采购(包括配件及批量材料)、外协件、零星采购等业务的作业流程及作业规范，适用于物控部负责人、采购员及与之作业流程相关的业务部门及人员，如技术部、财务部等。
第三条
大宗采购(包括配件及批量材料采购)、零星采购等业务均由物控部负责实施。
第四条
物控部所发生的采购业务均须有文件依据(诸如产品设计所需的《配件手册》、《材料手册》、《排产计划》、已批准部门申请、领导审批的采购计划及其他采购计划书)。
第五条
物控部实施采购作业均须编制采购计划并经主管领导批准，抄报生产主管(或主报生产主管)方可实施采购任务。
第六条
生产部依据营销部经评审确认的合同编排生产计划及生产准备计划;技术部依据生产计划做技术准备计划(图纸、机件明细表、标准件表、外协件明细表、编制工艺卡等);物控部依据生产准备计划编制物料供应计划。
■ 大宗采购一(配件采购)
第七条 配件采购依据产品设计《配件手册》及《排产计划》编制采购计划。
第八条 每批配件采购须编制采购计划报主管领导审批，抄报主管生产副总备存。
第九条 物控部长负责配件采购的商务谈判及签约业务，并建立供应商档案。
第十条 物控部负责人签订的采购合同须交财务部存档，由财务部办理付款业务。 第十一条
财务部依据采购合同建立各类采购价格档案，逐步建立完整的配件价格目录，做到有效控制配件采购成本。
第十二条
物控部负责配件采购，依据生产任务排产进度按期到货，并由专人(采购员)负责跟进、落实。
第十三条
配件到货，由物控部负责人组织验货并组织进货检验工作，确认合格办理入库手续。
■ 大宗采购二(批量材料采购)
第十四条
批量材料采购按照配件采购第七条至第十三条执行。
■ 外协件
第十五条
排产计划中合同产品部分零部件须经确认的协作厂家外协加工完成，此部分零件称之为外协件。
第十六条
技术部设计人员在完成合同产品设计时提出外协件明细表、图纸及技术、质量要求，按规定时间提交生产部。
第十七条
生产部依据排产计划负责外协件的外协加工联络、组织。 第十八条
外协件到货后生产部通知技术部验收。技术部有关技术人员验货、检验后方可办理入库手续。
■ 零星采购
第十九条
组织生产过程中，在批量采购之外为满足产品零部件生产、整机组装以及工具、工装、工位器具、设备维修、生产设施所需材料、标准件等的采购工作，称之为零星采购。
第廿条
零星采购业务均由物控部采购员组织实施。
第廿一条
各生产单位及有关部门3天可报一次零星申购计划，并须经部门主管批准或领导批准后，由采购员汇总、拟订零星采购计划(附申购计划)。
第廿二条
采购员在拟订零星采购计划的同时提出请款计划。每次零星采购总金额不得超过1000元。
第廿三条
零星采购物料单价超过100元的单个物品须有三种报价供主管领导参考。 第廿四条
各单位申购工作须有计划，有标准;不得随时提，随时要。非特殊之原因不得当日提，当日要货。
第廿五条
当日急需物料的申购，须经主管领导特批后可当日采购。 第廿六条
采购员须建立分供方档案，进行价格、服务等方面比较，择优采购;逐步建立定点采购分供方。
第廿七条
采购员须对大宗采购具体经办业务定时汇总、整理、跟进，并按生产准备计划进度要求将配件到货情况汇报主管领导。
珠海博佳冷源设备有限公司
二OO一年十月十日
为加强公司物料采购管理，规范物料采购程序，提高供应采购水平，制定本管理制度。
本规定适用于生产所需的原料、辅料、包装材料、试剂、生产用耗材等物资的采购管理。
1、物料采购实行计划管理。生产部门计划员根据生产计划编制物料需求计划表，经生产部门负责人审核签字后送交采购部。采购部根据库存情况综合平衡后，编制月度物料采购计划，采购部门负责人审核，公司主管领导签字审批后实施。
2、对于原料、辅料、包装材料、生产试剂等物资，采购部要结合品管部组织对供应商进行审计，根据审计结果批准“合格供应商名单”和“合格供应商增补名单”。
3、采购员只能在合格供应商处采购原料、辅料、包装材料，并且必须按公司现行的质量标准采购原辅料及包装材料等物资。
4、主要原辅料及包装材料应做到定点采购，以保证产品质量的稳定性。原辅料供应厂家必须是经国家批准、具有食品生产许可证、合格证、营业执照及药品生产批准文件的厂家购进，直接接触食品的内包装材料必须是经国家批准、持有食品包装生产许可证的定点企业，印刷包装材料必须是经国家有关部门批准的特种印刷企业。同时必须是经公司品管部审计合格的企业。
5、标签、使用说明书、印刷性包装材料的采购依照品管部有关制度要求执行。
7、生化试剂、化学试剂等物料应选择信誉好、货源充足的合格供应商，以确保及时送货。采购物料应严格按照品管部下达的质量标准，在定点生产厂家采购，如确需在贸易商家采购小批量物料，则应充分了解物料来源，质量可靠程度后实施。
8、大宗物料采购原则上要求执行招标采购。
9、采购部根据市场变化，企业生产调整，需变更供应厂商，必须按供应厂商变更程序经品管部审计合格后，再行变更。
10、物料采购应严格执行采购计划和采购订单管理。
11、采购员必须严格按当月采购计划进行采购。控制资金指标，防止积压，不脱节，加速资金周转，了解市场动态，注意物资价差，货比三家努力降低成本，力争经济效益的提高。
12、定期检查计划的执行情况，发现问题，及时调整。对不能按时、按量购进的物资，应及时向主管领导汇报，及时进行调整，决不允许影响生产正常进行。对由于市场影响或其它原因需超计划采购的物资，应写出书面报告报主管领导说明原因，经批准后方能采购入库。
13、严格执行采购价格管理：
凡包装材料提价或更换采购商应书面报告主管领导，经总经理批准后方可执行。
采购员应密切注意市场行情，该降价时，应及时向部门负责人反映，如延误时间，造成企业损失应追究有关采购员的责任;
原辅材料采购应全面了解价格涨落的变动情况，千方百计降低采购价格，减少采购费用，批量进货，调整合理库存，若有抵货款的情况，必须办理相应书面手续，并报总经理批准后方可办理。
发现采购物资的质量不合符标准或数量缺少，价格不合理时，应及时办理有关退货和换货手续。
14、严格遵守财经纪律和各种结算审批制度，按制度规定及时办理入库(参照《物料入库操作规程》)和报帐手续，对于先款后货，必须报总经理审批后方能付款;对于应付货款，必须有品管部门出具的检验合格报告和仓库开出的验收单，并经采购部登记，部门负责人签字审核，总经理审批后方能付款。付款完毕，应保管好各种单据、文件、合同、计划和往来信件(电)，齐全不漏。每月(或季度)必须与财务部对帐，以保证帐目的准确无误。
15、每月统计汇总物料采购情况、信息，填写物料采购报表、进度并上报主管部门。
16、定期与品管部沟通，组织有关人员对主要原、辅料、包装材料的生产厂商进行质量审计，了解质量状况，建立合格物料供应商档案。
17、急需物料的零星采购：需求部门申请，部门负责人审核批准并签字，报采购部按采购流程由总经理批准后采购。
一、目的
为控制采购交期、确保生产顺利进行、规范有效的实施物料跟催，特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于采购物料跟催的管理工作。
三、管理职责
采购部为采购物料工作的归口管理部门。
四、制定跟催工作规划 (一)跟催工作准备 1. 确定交货日期及数量。
2. 了解供应商主要生产设备利用率。
3. 要求供应商提供生产计划表或交货日程规划。 4. 了解供应商物料管理及生产管理能力。 5. 在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任。 6. 准备替代物料来源。 (二)拟定采购进度时间控制表
1. 规划合理的购运时间。采购部需对请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间进行合理的规划。
2. 比较生产进度。需在采购订单或者合同中明确要求供应商编制《生产进度计划表》、《实际生产进度表》，并将两项表格进行对比，严格控制交货时间。
(三)制订沟通计划
1. 采购部需和销售部、生产部密切联系，随时关注销售市场情形和生产部计划变更情况，以便据此更改采购计划。
2. 采购部需制订计划定期与供应商进行联系，以便掌握供应商的实时信息。
五、跟催方法
物料跟催包括但不限于以下四种方法，物料采购专员应据情况选择合适的方法，确保采购交期的达成。
(一)订单跟催
按照订单预定进料日期，提前一定时间进行跟催，具体包括以下两种方法。 1. 联单法，将订购单按照日期顺序排列，提前一定时间进行跟催。 2. 统计法，将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。 (二)定期跟催
每周在固定的时间将需跟催的订单整理好，打印成报表，统一定期进行跟催。 (三)设置物料跟催表
物料采购专员根据物料跟催表掌握供料状况，确定跟催对象，保证及时供料。 (四)设置物料跟催箱
在采购部办公室内设置物料跟催箱，取代传统翻页打钩的办法。在跟催箱里面设置32格，前31格代表每月的日期，第32格为急件处理格。
六、采购跟催措施 (一)定制物料跟催
定制的物料需对供应商生产过程进行监控。 1. 物料采购专员需及时了解供应商备料情形。 2. 为供应商提供必要的材料、模具或技术支援。 3. 物料采购专员了解供应商的生产进度情况。 4. 交期及数量变更时及时通知供应商。 (二)非定制采购的跟催
1. 物料采购专员需注意是否按规定时间收到验收表。 2. 物料采购专员及时电话查询交货进度。 (三)重要物料跟催
1. 采购部需审核供应商的计划供应进度，并分别从各项资料获得供应商的实际进度。 2. 重要物料采购除要求供应商按期报送进度表之外，采购部还应实地前往供应商处进行访问查证。
3. 必要时派专人驻场监控，确保供应商按时交货。 4. 将累计交货结果以报表形式告知供应商，促进其改善。
七、跟催工作考核 (一)采购人员跟催考核
采购部需将跟催工作中如下内容纳入采购人员绩效考核体系。 1. 采购人员对交货延误原因进行分析的情况。 2. 采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况。 3. 采购人员对交期的控制情况。 (二)供应商交期考核
1. 将供应商交期延误次数、时间、数量等纳入供应商的考核体系。 2. 供应商交期延误对本工厂造成的损失纳入供应商的考核体系。 3. 对交货及时、质量优良的供应商，增加付款优惠及其他奖励。
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