浅析采购业务的内部控制
【摘要】内部控制是企业现代化管理的重要组成部分，健全规范的内部控制是保障企业科学化管理的重要内容。在这其中，采购环节的内部控制也是企业内部控制的重要一环。作为一种管理手段，采购业务内部控制的产生以及发展都是围绕着采购业务管理实践本身所展开的。科学规范的内部控制对于提升企业日常管理的科学化水平，切实提高企业的管理效率以及管理效益，进一步推动企业健康有序发展都具有非常重要的意义。本文围绕企业采购业务内部控制的规范化实施，重点分析了在企业采购业务管理实践中存在的内部控制不规范的表现，并结合企业自身实际就如何提升企业采购业务内部控制的规范化水平提出了针对性的建议措施。
【关键词】企业采购业务 内部控制
一、企业采购业务内部控制概述
采购业务是企业整个生产管理过程中的重要一环，采购业务管理的好坏直接影响着企业的整体经济效益和效果。一般来讲，企业采购业务在流程上包含了多个方面的内容，主要有编制采购计划、企业合理选择物资供应商、企业采购合同的管理、企业采购的付款管理以及采购会计控制等。
内部控制自产生至今，有力地推动了企业科学化管理水平，作为企业现代化管理的重要内容，内部控制在实施过程中规范化与否直接关系着企业日常的管理效率和效益。作为企业日常管理的重要环节，健全完善的采购业务内部控制能够帮助企业管理者有效发现日常采购管理中存在的控制性问题，及时查找企业采购业务内部管理中不规范的表现，并在此基础上提出针对性的措施，对于保障企业采购业务的健康运营，切实维护企业日常管理的规范化具有十分重要的现实意义。
二、企业实施采购业务内部控制必要性分析
企业建立和完善采购业务内部控制能够有效推动自身管理建设，进一步建立和完善企业采购业务内部控制制度建设，并确保企业采购业务内部控制的规范性具有很强的必要性。
总的来讲，企业实施采购业务内部控制具有很强的必要性，具体来讲主要由以下幾个方面：
强化企业采购业务内部控制的规范性建设有助于推动企业自身科学化管理。当前，伴随着我国社会主义市场经济体制的不断完善以及世界经济一体化进程的不断加快，我国企业所处的运营环境发生了重大变化，面临的风险也越来越多，与此同时，企业采购业务管理的内容也发生了较大变化。在这样一种大背景下，不少企业的采购业务管理模式仍然停留在原有的阶段，管理科学性不够，采购业务内部控制的制度需要进一步完善，这在很大程度上使得企业管理者在进行采购业务日常管理时内部控制效率较低。
与此同时，企业当前的采购业务活动在数量以及种类上都比之前要复杂得多，所涉及的相关经济活动领域也越来越多。在这一背景下，企业强化采购业务内部控制制度建设，确保采购业务内部控制的规范化，强化对企业采购业务管理中各个环节的管理监督就具有很强的现实需求。企业严格执行采购业务内部控制这一管理手段有助于提升自身竞争力和管理效率，依靠采购业务内部控制建设可以有效识别企业采购业务管理中存在的风险，确保对采购业务管理中各种风险的识别、预防和控制，保障企业的正常运营。
三、企业采购业务内部控制中存在的问题分析
采购业务内部控制的执行环境相对比较薄弱。不少企业在采购业务的内部控制执行环境上不够重视，没有有效地将内部控制管理体系分解为控制环境、控制活动、风险评估、信息沟通与监督这五个基本要素，关注的重点是采购业务内部控制的优化以及相关流程的设计上，对于企业采购业务的内部控制执行环境却不够重视。
确切地讲，就是企业管理者没有意识到采购业务内部控制的战略性作用，只是认为内部控制依靠流程文件以及规章制度的约束就可以有效地发挥积极作用，而没有考虑到内部控制执行环境对于采购业务内部控制实施效果的影响，同时也忽视了对于员工胜任能力、采购人员道德价值观念以及人力资源政策实务等相关因素。这些相应的采购业务内部控制影响因素的确实都会在很大程度上制约着企业采购业务的有效性，在很大程度上制约采购业务内部控制的实施效果。
企业管理者对于采购风险的评估管理不足。不少企业的财务部门不能够及时跟供应商进行定期的账务核对，常常只会在收到供应商的对账单之后才会对企业的账务情况进行核对，这在很大程度上会导致企业管理者不能够及时、准确地预测到相应的采购风险，采购部门风险意识淡薄，同时对于采购风险的应对能力也相对较差，往往内部控制执行不到位，错失风险处理的最佳时机。
四、企业强化采购业务内部控制的建议措施
进一步完善企业采购业务内部控制制度建设。规范完善的采购业务内部控制制度是企业切实发挥采购业务内部控制效力的基础和前提。管理者应当进一步明确企业采购业务内部控制中的各个流程和环节，确保按章办事，减少不合规行为。要切实发挥采购业务内部控制效力就必须强化采购业务内部控制制度建设，完善内部控制管理体系，在日常管理中进行采购业务实质检查，形成规范有效的采购业务外部监督和内部控制体系。从制度上确保企业采购业务内部控制的规范实施。在完善采购业务内部控制制度建设的同时，还需要完善采购业务权责机制以及奖励约束机制，在关注企业采购业务内部控制是否严格落实的同时，也要关注其采购资金的使用状况。
建立良好的企业采购风险管理机制。重点围绕企业需求计划以及采购计划的合理编制、采购部门提交采购申请、合理选择供应商、确定合适的采购价格、及时签订采购合同或者框架协议、严格执行采购合同、对采购物资进行验收、采购退货管理、采购付款管理、采购会计控制等重点环节进行科学化管理。切实避免因为缺少统一的采购制度、未严格执行采购计划等原因造成采购环节出现偏差，在采购价格的设定上应当关注采购定价机制是否科学，对供应商的报价是否有审批，采购人员是否存在收取回佣以及采购有关系的供应商物资等。对重要物资的价格实施监督跟踪，确保企业的物资采购价格合理，减少企业资金损失。
建立企业物资管理内部控制制度，强化采购物资日常管理。建立完善的采购物资交付验收制度，对于企业获得的每一项采购物资都需要及时登记注册，对该采购物资的来源、验收、责任单位等内容进行详细记录。定期对采购物资进行日常检查，注重定期盘点，确保资产的安全完整。
参考文献
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[3]杨学华，文小亮.风险导向内部控制机制研究——基于《企业内部控制基本规范》的思考[J].会计之友.2011(01).
作者：刘伟坡
摘 要:长期以来采购业务及管理倍受关注。完善的采购业务内部控制制度对降低产品成本、提高市场竞争力和阻塞管理漏洞具有很大促进作用。通过分析某公司现有的采购业务内控制度和执行情况,找出其不足,建议改进的方法、构想,提出在原有申请、计划、合同、验收、入库五大关键控制点的基础上增加市场调研和招投标、责任追究两个关键控制点能更好地促进采购业务内控制度的完善。
关键词:采购业务;内控制度;关键控制点
内部控制制度,是企业为了保证业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序,它涵盖企业内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制工作落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。
采购业务的内部控制制度设计,就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督,认真考核,使采购业务规范化、标准化、制度化。
采购业务流程一般包括:接受物资需求申请;编制物资采购计划;联系供应商;与供应商洽谈、成交、最后签订订货合同;到货验收、入库;支付货款;善后处理等工序,以确保物资符合质量安全可靠、价格合情合理、数量符合要求,及时准确到货,供方资质齐全,售后服务到位的要求。与之相对应的采购业务内控制度就应包括:职务分离制度、物资采购的请购单控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、仓储管理控制制度、入帐付款或应付帐款控制制度、会计稽核与对帐制度等。
为了设计好采购业务的内部控制制度,必须对公司采购业务的实际管理情况进行了调查。
例如某公司属煤矿企业,2004年由国企煤矿刚刚改制为公司制企业,初步建立起法人治理结构,首次以独立法人资格直接面对市场,实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的公司制运作,基本实现了职能和机制的转换,构建起以“两井区、一中心”为主体的生产组织框架。年原煤产量300万吨左右,年固定资产和流动资产投入达3亿元左右。其生产用物资包括设备、备件、电力,主要材料、辅助材料、燃料、工具等,采购业务分别由机电部、供应部两个不同的部门负责,两个部门各自负责自己采购物资的保管。本人分别对两个部门的内部控制制度进行了职务分离制度的测试、请购单制度的测试、订货控制制度的测试、货物验收制度的测试,付款控制制度的测试,并与各个环节的相关人员进行了访谈。从表面上看,两个单位本身的内部控制较好,但是经过细心分析判断和进一步的访谈后,本人发现内控设计方面还存在着一些缺陷。
1 机构设置和主管领导的职责划分
(1)采购分别由两个部门进行,属多头采购,增加了设立机构和人员的重置成本,也增加了内控对采购业务的控制难度和在采购中存在舞弊行为的可能性;
(2)采购物资的检验分别由两个采购部门自我验收,使采购物资的质量高低难有保证;
(3)两个采购部门分别将采购物资存放在自己的仓库内,可能失去采购和仓储的相互制约,如盘盈、盘亏时若两者合二为一会增加舞弊的可能性;
(4)两个部门的主管领导分别由机电副总经理和经营副总经理分管,容易形成各自为政、协调不畅的弊端。
2 具体内控环节方面
(1)采购部门只凭基层生产单位报送的物资申请计划和库存情况组织货源,而多数生产队组所报材料申请计划带有较大的随意性,临时性的计划较多。这种物资需求计划没有扎实的生产实践基础,缺少科学性;
(2)采购部门虽搞一些电话业务联系,但许多生产厂家为了唯护其代理商的利益,报价比代理商的价格要高出几成,使价格真相难以把握,同时市场调研的产品范围较小,而且市场调研报告由采购部门自己书写,内容简单且无外部证据来证明其公证性;
(3)到货验收入库上架的物资分不清哪家供货商的货,一旦发现质量问题无法追究责任;
(4)二、三类物资长期由几个老客户供应,可能会失去应有的竞争,如价格和质量;
(5)对于大型设备的采购内控设计和执行都较好,但对小批量临时性用料的采购则由计划员随意指派供货商送货,价格的核定也只以过去的进货价作比较,对超过规定金额额度须签订合同的也在事后再补办合同,形成了管理上的漏洞。
针对这些情况,本人对完善其内控制度提出个人的想法如下:
2.1 机构重组与主管领导之间职责的重新划分
(1)成立单独的仓储部门,收回供应部、机电部仓库保管职能,仓库保管的人员由新成立的仓储部门来管理,并对这些仓库保管人员进行定期的轮换以减少串通舞弊行为。
(2)合并机电部和供应部的采购职能,成立专门的供应中心负责全公司的物资采购,供应中心负责编制采购计划、调研市场和实施采购。
(3)检验人员组成一个中立部门,并赋予相应明确的权责。
(4)对于主管经理人员的职责,应根据不相容职务不能混岗的原则做出调整,以达到相互制约的目的。本人认为,仓储部门、检验部门、供应中心、财务部门、监审部门应当归属于不同的主管经理领导。
2.2 采购内控环节的完善
(1)供应中心编制采购计划,要站在生产的需要和整体效益最高的高度来制定,要根据煤炭地质结构和每个采面的具体产量和进度来研究各类物资的需求规律,做好采购决策。
(2)对于形成批量或重要的A类物资,采购员应亲自走出去到生产厂家核实其生产规模、产品质量和销售价格等情况,切实掌握第一手资料;必要的话会同监督部门共同前往,需经企管部门审核其真实性和全面性。
(3)检验人员、财务人员不准和客户见面,以减少舞弊和付款时的人情付款,或者由使用部门、采购部门、检验部门及指定技术人员到场,按计划单、合同书验收。
(4)经验收合格入库后的物资,仓库保管人员必须及时填制“收货单”一式数份,分别传递给采购部门和财务部门。
(5)对进货业务涉及的所有原始凭证、记帐凭证,都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记帐。
如对于采购的不同环节应由不同的部门执行,并由不同的经理负责这一提议,可形成不同部门和经理之间的相互制约和牵制;此外,对于一般采购业务的关键控制点问题,归纳出五个控制点进行控制,即申请、计划、合同、验收、入库。设立这五个控制点无疑是正确的。
综上所述,采购业务的内部控制制度设计应适应市场经济的发展变化而逐步调整和完善。在经济一体化的今天,还应借鉴国外一些大企业集团的管理精髓,结合自身实际予以补充和提高,只要制度完善,落实到位,程序规范,控制得力,监督有效,持续改进,采购业务的内部控制制度就能起到约束和规范采购行为、降低采购成本、阻塞管理漏洞的作用,成为真正意义的“阳光采购”,也能促使采成本不断降低,发挥成本领先战略优势,最终提高企业市场竞争优势。
参考文献
[1]会计制度设计[M].北京:中国财政经济出版社,2004,(3).
[2]企业物资管理与物资成本控制实务手册[M].哈尔滨:哈尔滨地图出版社,2004,(1).
[3]新编公司必备管理制度[M].北京:内蒙古人民出版社,2004,(5).
作者：张忠伟
摘 要：随着我国的全面改革深化实施，各领域的改革步伐也有了加快，对于企业的发展而言，注重管理的模式创新应用以及理念的及时更新，就成为市场竞争力提高的重要举措。基于此，本文先就内部控制的目标以及构成要素加以阐述，然后就内部控制的原则和企业采购业务内控存在的问题进行分析，最后就企业采购业务内部控制管理措施实施详细探究。
关键词：企业;采购业务;内部控制
企业的发展过程中，管理工作是比较关键的，这也是保障企业能够正常经营的重要环节。企业的运营管理中，采购业务的实施，就要充分注重内部控制管理措施的实施，保障管理的整体水平提高，只有从内部控制上得到了加强控制，才能保障采购工作和管理工作的顺利实施。
一、企业采购业务内部控制的目标以及构成要素
1.企业采购业务内部控制的目标
企业的发展管理过程中，为提高自身的市场竞争力，就要充分重视内部控制管理工作的开展，内部控制工作的开展，主要是为了保障企业经营的效果和效率，以及通过内部控制作业，加强财务报告的可靠性，并通过内部控制来适用法律法规遵循性。内部控制的加强，以及实现控制的目标，就要能够依赖外部各方的标准。企业在实施内部控制的时候，并不能避免错误判断以及决定，目标的实现通常要和企业的实际发展现状进行紧密的结合，保障内部控制的科学化实施。
2.企业采购业务内部控制的构成要素
企业的内部控制的结构是多个要素构成的，其中控制环境就是比较重要的组成，企业的内部控制工作的开展是在控制环境下展开的，这一控制环境就包含着企业的经营理念以及管理制度和内部控制的态度行动等，这些方面共同构成了内部控制的大环境。内部控制结构中的风险事项识别也是比较重要的要素，内部控制的工作开展过程中，要能够识别可能对主体产生影响的潜在事项。同时在风险目标的设定方面也是比较重要的构成要素，先进行设定目标才能进行结合目标进行控制风险。除此之外，内部控制的构成要素中的风险应对以及评估和控制活动等，也是比较重要的要素内容，通过对这些要素的明确和了解，对更好的开展内部控制工作就有着积极作用。
二、企业采购业务内部控制原则和内控问题及措施
1.企业采购业务内部控制的原则
企业的采购业务实施过程中，加强内部控制有着其必要性，这是保障采购业务质量的重要举措。所以采购业务内部控制实施过程中，就要能遵循相应的原则，首先要保证合法性原则的遵循，在国家所制定的法律法规的基础上来进行深化内部控制的措施实施，其中就涉及到公司法以及会计法等相关的法律。采购业务的内部控制实施要有高度权威性，员工要严格的遵循这些法律法规，保障内部控制的质量效率最大化提高。内部控制的实施要注重适应性原则的遵循，采购业务内部控制工作开展能够和企业的经营规模以及业务范围等进行紧密的结合起来，保障内部控制措施的实施能适应企业的发展，建立科学的内部控制制度体系。同时要体现出内部控制的制衡性原则，相互的监督制约，提高运营的效率。
企业采购业务的你不控制实施过程中，要注重成本效益原则的遵循。尤其是对于企业的采购业务内部控制的实施过程中，成本效益的提高是比较重要的控制目标，所以要能在实施成本控制过程中主要成本和经济效益的权衡，效益大于成本就要建立内部控制制度，加强内部控制管理工作的开展。企业财务业务内部控制的实施要注重全面性的原则遵循，保障内部控制涉及到采购业务的各个环节，保障采购业务的整体质量提高。
2.企业采购业务内控问题分析
从当前的企业采购业务内部控制的现状能够看到，其中还存在着诸多问题有待解决，这些问题的存在就对企业的进一步发展有着不利影响，主要体现在以下几个层面：
其一，没有完善统一规范采购控制制度。企业的采购业务内部控制管理过程中，要想提高内部控制的力度，就要能够从内控制度完善建立层面着手实施。但是从实际的现状能看到，企业的采购业务制度不完善，采购的流程以及管理的规范性还比较缺乏，责任得不到明确，这就必然会影响采购业务整体质量水平的提高。采购计划体系没有完善，工作的预见性以及统筹性也比较缺乏，加强统一规范的财务业务内部控制制度的建立就成为比较关键的工作内容。
其二，采购业务咨询比价机制缺少及入库管理不规范等。企业采购业务的开展过程中，要充分重视统一规范的请购等环节管理细则的支撑，从实际的现状来看，统一规范请购等环节管理制度不完善，供应商的询价以及比价方面没有得到落实，缺少集团层参与管理，这些对成本的控制就有着诸多不利。再有就是对材料的入库管理环节没有加强质量控制，规范性有待加强，付款审核的环节没有严格控制，对于合同的执行管理等也缺乏规范性，超付的现象比较突出，这些都是影响采购业务良好发展的重要因素。
其三，采购业务内控制政策及程序不科学。企业的采购业务实际开展过程中，内控政策的完善科学的制定是比较重要的，而从实际的情况来看，采购业务分离分工制度的不科学，没有明确授权审批制度，缺乏采购预算控制制度等，这些都会造成采购业务内部控制管理效率低的现象发生。
3.企业采购业务内控管理措施
第一，加强采购业务预算控制力度。企业采购业务内部控制管理工作的开展过程中，预算控制环节要加强，这是企业年度预算控制重要组成，是企业采购计划货币的体现，是结合实际的销售预测以及生产计划等进行制定的计划。只有从采购业务预算的控制方面得到了加强，才能真正有助于提高采购业务的整体质量控制效率和水平，有利于采购成本的减少。
第二，加强采购方式价格控制管理。企业采购业务内部控制过程中，对于采购的方式以及价格方面的控制要加强实施，这就需要对市场的信息采集管理分析等工作做好，第一时间能够反馈到分管领导以及部门，对采购策略能结合实际的需求进行调整，保障采购价格的合理化。对于合同和价格的审核方面是比较重要的，这就需要进行建立有效价格信息库，及时的发布企业物资采购的控制价并严格的履行。对于采购方式的选择就要体现出灵活性，主要确保采购价格的最优。
第三，加强采购业务监督控制力度。为保障企业采购业务的内控质量提高，就要从监督管理方面进行强化，注重采购业务流程的质量控制，明确责任权限。可将采购权从各部门分离出，形成单独采购管理部门，对采购监督就要职责明确分离，各自遵守自身的职责，并加强各部门之间的沟通联系，建立信息平台来提高工作的效率。通过各项监督管理制度的落实，保障采购业务的整体质量。
第四，加强采购业务内控人员的培训。采购业务的开展过程中，为保障其质量就要充分注重内控人员的专业化培训，通过采购人员的培训保障其专业精神，从而能够更好的落实采购计划。内部控制人员也要注重自身专业技能和理论素养的提高，能够和企业的实际发展现状进行紧密的结合起来，只有从人才战略上出发，才能更好的提高采购业务的质量，以及实现内部控制的目标。
三、结语
综上所述，企业采购业务的内部控制的加强，要注重和企业实际的发展现状进行结合，针对性的进行采取内部控制的措施，保障采购业务的良好进行。在通过从理论上深化采取业务内部控制管理的研究分析下，就能为实际的工作开展提供良好的理论参考，促进实际管理工作开展。
参考文献：
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[5]冯玉琦.采购业务违规、违纪及违法现象的防范与控制[J].商业研究，2016(12).
作者：孙潺溪 宋明 赵广宇
目录
一、总则 2
二、岗位分工与授权批准 2
三、计划与审批控制 4
四、采购价格控制 6
五、采购与验收控制 7
六、货款支付与账目核对 8
七、采购业务的监督控制 9
八、附则 10
一、总则
第一条为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》等法律法规，结合本公司采购业务特点和管理需要，制定本制度。
第二条 本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。
第三条 本制度适用于公司的采购业务管理与控制。
二、岗位分工与授权批准
第四条 公司建立采购业务岗位责任制，明确规定相关部门和岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第五条 公司物资采购业务严格规范和执行如下程序：
(一)计划与审批;
(二)请购与审批;
(三)询价与核价;
(四)确定供应商;
(五)订立合同;
(六)采购与验收;
(七)物资入库;
(八)账簿登记与支付采购款。
第六条 公司采购业务岗位的基本分工如下：
(一)采购部负责编制采购计划、填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务;
(二)财务部负责核定物资采购价格;
(三)财务部负责结算采购款项、登记存货及应付账款等;
(四)物流部负责根据采购计划和物资请购单办理物资入库，登记保管账等;
(五)质保部负责物资入库前的质量验收等;
(六)股东会负责定期审计检查采购业务的合规性、合理性和会计记录的正确性与及时性。
第七条 公司负责计划、核价、定购、招标、检验、收存、付款等采购业务的员工，必须参加人力资源部的岗位培训，并获得岗位合格证后方能独立上岗办理采购业务。
第八条 公司办理物资采购、核价与付款业务员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年。
第九条 物资的采购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。
第十条 公司授权采购部、质保部、物流部、财务部分别办理物资订购、检验、收存和付款业务，其他任何部门均无权经办采购与付款业务。
第十一条公司对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。
第十二条 公司对机器设备的采购，以及一次采购价值超过50万元的材料采购一律实行公开招标办法采购。
三、计划与审批控制
第十三条 公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每
年l2月份，公司总经理与采购部经理签订下一的《采购目标责任书》，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。
第十四条 采购部要将采购目标层层分解落实到各个采购员，并将目标分解落实情况报公司备案。
第十五条物资采购计划的制订、审批程序和责任分工如下：
(一)生产部每月根据《产品生产计划》编制《物资耗用计划》;
(二)物流部根据《物资耗用计划》和库存储备情况编制《物资补库计划》;
(三)采购部根据《物资补库计划》编制《物资采购计划》;
(四)预算管理办公室审核、平衡上述各项计划，确保各项计划与公司的全面预算相吻合;
(五)公司总经理审查并批准《物资采购计划》。
第十六条 实施物资采购的具体依据是“物资请购单”，“物资请购单”的填制、审批程序如下：
(一)采购部根据《物资采购计划》填制“物资请购单”，“物资请购单”中必须列明如下事项：
1.采购物资的依据;
2.采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求;
3.物资用途及最迟入库时间;
4.供应厂家和询价结果;
5.采购金额、付款方式与付款时间;
6.采购员及采购部负责人签字。
(二)财务部对“物资请购单”中的价格进行核定。
(三)公司有关领导按以下审批权限在“物资请购单”审批：
1.采购总金额在5000元以下的，由采购部经理审批;
2.采购总金额在5 000～5万元的，由分管采购的副总经理审批;
3.采购总金额在5～50万元的，由总经理审批;
4.采购总金额在50万元以上的，由总经理及股东会共同审批;学会计论坛
(四)经过公司有关领导审批的“物资请购单”，是采购物资及办理验收、
入库及付款的依据。.
四、采购价格控制
第十七条物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。
第十八条 采购部和财务部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。
第十九条 物资采购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序：
(一)询价：采购部按照公司下达的《物资采购计划》，根据采购项目的时间要求，在了解市场行情、参考过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。
(二)核价：财务部根据“物资请购单”中的询价情况，在了解采购部询价过程的基础上，通过电话、计算机网络等渠道查询、核实采购部的询价结果，并将核价的情况记录备案，然后在“物资请购单”中列明核定的最高采购限价。
(三)审批：财务部核定的最高限价，经财务部负责人填写审核意见后，按照第十六条规定的审批权限报有关领导审批：
(四)谈判：采购部根据领导审批的最高限价，与供应商进行价格谈判，力争以较低的价格签订采购合同;公司常年使用的大宗物资采购业务，由公司总经理率领采购谈判小组与生产厂商直接谈判、签订采购合同。
(五)备案：采购部与供应商最终确定的采购价格要填写《物资采购价格反馈表》，报价格科备案;与供应商签订的“物资采贿合同”也要报财务部备案。
五、采购与验收控制
第二十条 根据采购物资的性质不同，公司分别采取如下采购方式：
(一)单项采购价值在3万元以上的大宗物资，从生产厂家直接采购;
(二)一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购;
(三)小额零星物品采用择优定点采购方式;
(四)重大采购业务及设备购置实行招标采购。
第二十一条 除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉
等方面择优定点采购。
第二十二条 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格;对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。
第二十三条 物资采购到厂，需办理如下验收入库手续：
(一)物流部验收员核实到库物资是否与“物资请购单”规定的品名、数量、供货厂家相符，凡核实无误的，验收员开具“采购物资待检单”;
(二)质保部根据“采购物资待检单”，对待检物资进行质量检验，并将检验结果填写“质量检验报告单”;
(三)物流部保管员将检验合格的物资验收无误后，收存物资并开具“物资收存单”;
(四)供应商开具增值税发票后，经财务部材料核算会计对价格、数量等项目审核无误后，开具正式“物资入库单”;
(五)“物资入库单”经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和办理有关结算事宜。
第二十四条 到库物资与“物资请购单”不符或未经质量检验的，一律不予办理入库和结算手续。
第二十五条 质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。
六、货款支付与账目核对
第二十六条采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：
(一)订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款;
(二)要在公司货币资金预算范围内付款;
(三)要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。
第二十七条 采购付款时，由采购部填写“采购物资付款单”，分管领导按预算审批;超出预算的付款，必须由采购部申明理由，经总经理批准后，从预算外资金列支。
第二十八条财务部要加强应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中，并经总经理的审批后，方可办理结算与付款事宜。
第二十九条 财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核算一次账目，核对结果要填制《应付账款核对表》备案;核对出的未达账项，要逐项逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。
第三十条 采购部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动情况。
第三十一条 采购入库的物资在保管或使用过程中，发现数量和质量不符合要求的，采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：
(一)数量不足的，要求供应商予以补足;存在质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让;不能使用的，要求供应商退货或换货;
(二)需要退货或折让的物资，均需供应商开出红字发票;
(三)退货通知单、红字发票均应及时报送财务部入账。
七、采购业务的监督控制
第三十二条 股东会负责对公司的采购业务进行监督检查。
第三十三条 采购业务监督检查的内容主要包括：
(一)采购业务相关岗位及人员的设置情况;
(二)采购业务授权批准制度的执行情况;
(三)采购计划与合同情况;’
(四)采购价格及采购渠道情况;
(五)货款结算情况;
(六)应付账款和预付账款的管理情况;
(七)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。
第三十四条 股东会对监督检查的结果出具检查报告，发现的薄弱环节和问题，有关部门要采取措施，及时加以纠正和完善。
八、附则
第三十五条 本制度由财务部制定、修订和解释。
第三十六条 本制度自公布之日起执行。
《会计学》第一次作业
【资料】 某企业6月份发生下列业务：
1、接受宏力公司投资500 000元存入银行。
2、收到某电子公司投资，其中设备估价70 000元，交付使用，材料价值15 000元验收入库。
3、 从银行取得6个月的借款200 000元存入银行账户。
4、用银行存款40 000元偿还到期的银行临时借款。
5、从银行借入3年期的借款1 500 000元，款项已存入银行。
6、购入生产用不需要安装的设备一台，买价150 000元，运杂费2 500元，保险费1 500元，全部款项已用银行存款支付，设备投入使用。
7、购入甲材料3 500千克，单价8元，款项未付。
8、用银行存款支付上述甲材料运杂费1 750元。
9、甲材料验收入库，结转其实际采购成本。
10、购入乙材料120吨，单价420元，通过银行付清。另外发生运杂费1000元，以现金付。
11、乙材料验收入库，结转其实际采购成本。
12、企业购进甲材料1 800千克，单价8元，丙材料1 500千克，单价5元，款项均已通过银行付清，另付供应单位代垫运杂费3 300元，以现金付。
13、材料验收入库，结转其实际采购成本。
14、用银行存款10 000元预付订购材料款。
15、上月已预付款的丁材料本月到货，价款7 200元，货款已预付，原预付8 000元，多余部分以银行存款收到。另外发生运杂费500元，以现金支付。
16、丁材料验收入库，结转其采购成本。
17、用银行存款支付本月购入甲材料而尚未支付的购货款。
要求：根据上述业务编制会计分录。
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岗位描述
采购业务主办
岗位名称：
采购业务主办
直接上级：
采购部经理
本职工作：
按计划采购合格的物资
工作责任：
（1） 执行公司的规章制度和工作程序，保质、保量、按时完成工作任务。
（2） 参与编制本部门的采购计划。
（3） 对批准的采购计划进行寻价。
（4） 根据批准的采购申请单和寻价结果实施采购，并负责索取所购物资的相关
资料，做好验货。
（5） 具体办理采购物资交接、验收、报帐手续。
（6） 办理采购环节退货。
（7） 参加商务谈判和拟订合同条款。
（8） 填具订货单办理要货。
（9） 开拓新的货源基地，优化进货渠道，适时填报供应商审批表。
（10） 及时向供应商反馈原材料质量信息。
（11） 进行供应商信用评定，据实提出供应商信用评定的意见，建立健全供应商
档案。
（12） 协助采购部经理建立采购合同副本、订单台帐。
（13） 做好采购工作记录和记录、表单的保管与按规定及时上交。
（14） 做好保密工作。
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一.型号信息不全或没有品牌的，往往需要在供应商与计划员之间沟通查找几次，有时赶上供应商或者计划员繁忙，信息迟迟不能反回，就容易引起计划的停顿，所以建议，不能按标牌数据申报计划的，车间可协同采购寻找相关信息，确认品牌型号后“再申报计划”，保证计划到位后有的放矢。
二.有些供应商信息回复较慢，一方面他们可能要进行国外询价，另一方面作为代理商，其服务先后及紧急处理程度，针对不同客户可能有所不同，导致我方在询价，审核及签合同的过程会浪费很长的时间。
三.目前新增备件比例很高，而我们还没有较为固定的供应商，经常要比较，择优选取合适的供应商，而这个过程也存在以上一，二点所提的问题
四.没能做一件完成一件，总是每件事都做点，没等做完又去忙别的事情，导致原本可以直接完成的事情又耽误几天。
五.采购申报单格式不统一，大的大，小的小，横竖排列都有，不便于保存整理，建议统一用A4纸，纸张竖放，从上到下排列，建立统一标准。
六.供应商账期应可随时申报，例如像一些合作多次且频繁的客户，没必要每次小件都单独付款，一旦建立良好信誉，可由财务每月底按当月发票余额进行支付，这样方便在备件上与一些大的公司直接建立合作关系，既节约成本，又能保证品质，缩短由中间代理商的不负责任造成的采购周期拖延。
七.
1、 每日做工作记录。
2、 安排当日工作的采购工作量及进程，及时解决。
3、 及时回报工作中存在的问题。
4、 采购量大及金额大的要有价格及供应商的比较。
5、 小额及零散采购当日完成。
6、 了解供应商的供货时间的及时性，生产能力。
7、 供应商的档案管理及时更新供应商的业务信息，并存档。
8、 采购物件的跟踪信息。
9、 工作中
具体描述
1、 主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。
2、 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。
回复1：采购员岗位职责
3、 以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况，掌握酒店有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金控制的要求，熟悉各种物资采购计划。
4、 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。
5、 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量;
6、 及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。
7、 严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。
8、 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。
采购员必知：
1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。
2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。
3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.
4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.
6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业.
7.所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后,采购自填写《供货商评定表》给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记《合格供货商记录》
8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向.
9.后勤在发给《供货商进料不良通知》时,采购了解情况后,(如有挑选所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.
10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.
11.供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。
12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.
13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.
14.供货商在报价时,有三种方式:(1)、报可以转厂价，(2)开增值税票(注明是含多少点)。(3)、不用转厂也不用开税票(普通收据)。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.
15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.
16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。
17.由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话
18.对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。
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