制度是单位开展日常工作的准绳,完善、有效的制度有利于建立健全内部控制体系,助力单位长远发展。以下是小编整理的关于《台账及档案管理制度》，希望对大家有所帮助。
安全台账及档案记录要求
(一)安全生产管理台帐及内容
安全生产会议台帐、安全生产宣传教育和培训台帐、安全生产检查台帐、安全生产隐患排查治理台帐、反违章管理台账、事故应急预案台帐(包括消防安全管理)、重要危险因素与环境因素管理台账、安全生产事故管理台帐、安全生产工作考核与奖惩台帐、安全总结台账、检修项目安全管理台帐。
1、安全生产会议台帐
内容：国家、地方政府、行业、上级单位及公司安排部署开展的有关安全生产活动、相关文件的传达、学习和贯彻情况。具体记载会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、会议具体事项及处理结果等，做好参会人员签到记录(见附表
1、2)。
2、安全生产宣传教育和培训台帐
内容：安全生产教育培训。具体记录单位负责人、安全管理人员、安全生产全员培训、新进厂员工、特种作业人员等安全教育及培训情况，记录安全教育培训计划，培训时间、地点、培训人、被培训人、培训目标、内容、学时，培训后进行有效性评估，接受安全教育的人员要有本人签名，培训的检查记录、考试，考试成绩试卷要存档(见附表
3、
4、
5、
6、
7、8)。
3、安全生产检查台帐
内容：安全生产专项活动检查和安全生产经常性检查、定期检查、专项检查、季节性和节假日前后检查、综合性检查及其他检查。按照专项活动安排和专业特点以及特殊作业要求，每月一次大检查，每周一次常规检查。检查前要制定安全检查工作计划，并对安全检查进行记录，具体记录检查内容、时间、发现问题、整改措施、检查人和整改完成情况，对检查发现的问题，根据问题性质的不同，提出立即整改、限期整改等措施要求，整改措施完成后，及时上报整改完成情况，申请复查或验收，具体记录检查内容、时间、检查人和被检查单位等(见附表
9、
10、11)。
4、安全生产隐患排查治理台帐
内容：安全生产隐患排查记录及整改记录情况。要按照定时间、定责任人、定整改措施、定资金、定措施的“五定”原则，每月开展隐患排查治理。具体记录排查情况、整改措施、责任人、已治理情况和预案(见附表12)。
5、反违章管理台账
内容：按照公司《安全生产反违章工作管理办法》，组织开展反违章工作。以月度、季度、年中、全年各阶段对反违章工作进行统计，对各阶段反违章管理进行简要分析评价，并根据存在问题提出下阶段预控措施(见附表13)。
6、事故应急预案台帐(包括消防安全管理)
内容：建立健全有效的应急预案体系。建立或确定综合性应急救援队伍;制订事故应急预案及演练计划、演练方案，并记录事故应急(消防)预案演练情况;消防安全组织网络(参照附表31)，应急(消防)装备设施台帐，消防工作会议及人员签到(参照附表
1、2)，(见附表
14、
15、
16、
17、
18、19)。
7、重要危险因素、环境因素管理台账
内容：重要危险因素、环境因素清单及控制措施，重要环境因素合规性评价、评审记录和评价报告，重要危险因素、环境因素管理方案、过程监控记录(见附表20、
21、
22、
23、
24、
25、26)。
8、安全生产事故管理台帐
内容：各类事故资料情况。具体记录所发生的各类事故，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身和其他事故;并按照“四不放过”原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等，安全生产事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐(见附表
27、28)。
9、安全生产工作考核与奖惩台帐
内容：安全工作考核情况和奖惩情况。具体记录各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况，要有各级安全工作和安全生产考核细则，对事故发生个人及“三违”人员进行处罚的情况，对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况，对在安全管理中做出贡献的个人表彰和奖励情况，记录情况要与奖惩单一一对应，妥善保存(见附表29)。
10、安全总结台账
内容：月度、季度、年中和全年总结(见附表30)。
11、检修项目安全管理台帐
内容：《检修项目安全施工管理策划书》、安全三级教育记录、特种作业人员清单、电动工器具检查记录、安全工器具检查记录、重要环境因素监控记录、职业健康安全监督检查记录、环境、职业健康安全监督检查汇总表、竣工工程项目安全文明施工情况评价表、安全总结评估报告。
按照公司《关于完善检修项目安全管理资料的通知》(中电工程安便字„2012‟15号)要求建立。
(二)档案及内容
安全生产责任制档案、安全生产管理制度档案、安全生产网络组织档案、安全生产操作规程档案、特种设备特殊工种人员档案、安全学习资料档案、安全生产法律法规档案、职业健康管理档案。
1、安全生产责任制档案
内容：每年年初对各部门(项目部)、班组签订安全生产责任书。
2、安全生产管理制度档案 内容：建立各项安全管理制度。
3、安全生产网络组织档案
内容：本单位安委会(安全生产领导小组)成员、本单位安全部门管理人员和各部门专(兼)职安全管理人员的安全组织网络(见附表 31)。
4、安全生产操作规程档案
内容：建立各个工种的安全操作规程。
5、特种设备特殊工种人员档案
内容：特种设备、特殊工种人员档案，记录姓名、工种、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间、参加培训情况及要复审的时间情况等(见附表
32、33)。
6、安全学习资料档案
内容：保存上级下发的安全文件和公司内下发的各种文件、安全材料及安全学习试卷、安全通报等资料。
7、安全生产法律法规档案
内容：使用的安全生产法律、法规清单，法律法规清册，合规性评价报告。
8、职业健康管理档案
内容：职业病防范工作和职工健康检查与诊疗。记录本单位职业病危害因素名称(尘、毒、噪声、射线)、分布、定期检测、危害来源、接触危害人数、防护控制措施，记录定期对员工体检时间、人数、姓名、性别等(见附表
34、35)。
(三)安全活动记录及内容
1、安全活动记录
安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。
2、安全活动内容:学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识;结合事故案例，讨论分析典型事故，总结吸取事故教训;开展事故预防和岗位练兵，组织各种安全技术培训;检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患。
台账管理
第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。
第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。
第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。
第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。
第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。
第六条合同台帐应包括以下内容：
(一)合同名称;
(二)合同主体;
(三)合同内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);
(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);
(五)合同所附资料;
(六)其他应当记载的重要内容。
第七条合同台帐应附以下资料：
1、合同正本或副本;
2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;
3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
4、补充合同、会议纪要、往来函电;
5、有关的重要资料。
第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。
第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换;办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。
第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。
档案管理
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
二、 合同档案管理原则
1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、
完全和有效利用。
2、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。
三、 合同文档的管理办法
1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、 合同编号规则：承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例：TGB-201102-001(推广部2011年2月份第1号合同)
3、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。
5、 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。
7、 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
8、 财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、 各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
10、 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同
文档的安全。
11、 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
12、 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
13、 已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。
四、 合同文档的移交
1、 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。
2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改
变。
3、 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
宁夏友厦建设集团有限公司
2010年9月27日
1、放射工作人员管理
包括：放射工作人员清单（含持证情况）；《放射工作人员证》☆申请资料；放射治疗、核医学、介入放射等特殊资格要求证书（专
业技术人员任职资格证书、大型医用设备上岗证、物理师资格证等）。 记录表：放射诊疗工作人员基本情况表
2、工作人员职业健康检查管理
包括：放射工作人员历年职业健康检查（含岗前、在岗、离岗）☆报告书；职业健康损害可疑人员的复查结果。
3、个人剂量管理 ☆包括：历次个人剂量监测报告书、异常结果处理资料。 ☆记录表：放射工作人员个人剂量检测大剂量调查记录表
4、法规与防护知识培训管理
包括：防护知识培训资料，培训合格证明等。☆
5、放射性职业病病人管理
包括：职业病诊断证明书，定期复查报告，诊疗记录，职业病待
遇情况等。记录表：职业病报告记录
6、放射工作人员职业健康监护档案
包括：放射工作人员基本情况、职业史、既往患病史、自觉症状、
职业健康检查结果及处理意见、职业外照射个人剂量监测结果、放射防护及有关法律知识培训及考核记录等。
全县农村环境综合整治台帐资料
第一分册
村级单位目录
第一部分
基本状况
一、基本概况
二、村庄所辖示意图
三、村庄区位示意图
四、本村组织机构建立(领导小组、工作职责)
五、整治行动方案(计划、制度、考核标准等)
六、村庄环境整治规划(或工作量清单) 第二部分
整治工作计划和总结
一、工作计划
二、月工作计划
三、月检查考核记录
四、工作总结 第三部分 整治工作记录
一、会议记录
二、整治实绩
(一)村庄风貌 (1)、村庄标识 (2)、河道沟塘整治
(3)、小厕所、小猪圈、破败空心房等合理整治 (4)、绿化美化 (5)、整治乱堆乱放，乱挂乱贴 (6)、建筑风貌出新
(二)环境卫生 (1)、村规民约 (2)、环境整治公布栏 (3)、生活垃圾整治
(4)、环卫设施配套(公共厕所、垃圾池、垃圾填埋场、保洁人员等配置)
(5)、排水工程及污水处理 (6)、秸秆焚烧及农业废旧物整治
(三)配套设施 (1)、接水工程 (2)、道路工程 (3)、亮化工程
(4)、通电、通讯、有线电视等通村入户 (5)、文化、医疗、便民服务场所
(6)、公共活动场地和健身运动场地设施配套 第四部分
整治工作成果
一、村庄环境整治考核验收申报表
二、整治前、中、后的图片 第五部分 长效管护措施
一、生活垃圾管护
二、道路管护
三、亮化管护
四、河道管护
五、绿化管护
标准化要求的各种台账、档案、记录
一、台账
1、建立安全生产奖惩管理台账(5.1.4.3)
2、建立安全费用管理台账，记录安全费用的提取情况和安全费用的使用情况(5.1.5.2)。
3、建立隐患治理台账(5.2.4.1)
要求：对隐患项目要有整改通知书，要做到四定。
4、建立重大隐患项目台账(5.2.4.2)
要求：内容应包括：1)评价报告与技术结论;2)评审意见;3)隐患治理方案，包括资金概预算情况等;4)治理时间表和责任人;5)竣工验收报告。
5、建立事故台账(5.2.6.3)(5.9.3.4)。 要求：未遂事故也必须登记。。
6、建立安全生产设施台帐(5.5.2.2)。
要求：台帐中应有纪录;应有专人负责管理的内容。
7、建立安全设施维护保养台帐(5.5.2.4)。
8、建立厂级及车间关键装置检查台帐(5.5.5.4)。
要求：厂级每季进行一次安全检查;车间每月进行一次安全检查。
9、建立各级隐患整改台帐(5.10.3.1)。
要求：各级隐患整改台帐应与各级安全检查记录台帐相呼应，不得缺少;隐患整改台帐应包含隐患名称、检查日期、原因分析、整改措施、计划完成日期、整改负责人、整改确认人、确认日期等项目内容;检查出的事故隐患应下达《隐患整改通知书》，隐患整改通知书包含“四定”内容(定措施，定负责人，定资金来源，定完成期限)，要有隐患整改验收及实施效果验证手续。
二、档案、预案
☆1.建立重大危险源档案(或台帐)(5.2.5.2)。
要求：档案内容应有危险物质名称、数量、性质、位置、管理人员、管理制度、评估报告、检测报告等。
2.制定应急预案(5.2.5.3)、(5.9.6.1)。
要求：要有演练记录或总结;☆要通过专家评审并在安监部门备案(5.9.6.4);要通报当地应急协作单位(5.9.6.4);有职业病危害的，应急救援预案中应有职业病危害事故应急救援内容或另制定职业病危害事故应急救援预案(5.8.2.1);应有设立应急救援组织机构的内容，并按事故的级别不同,设置不同级别的应急救援机构(5.9.4.1);应明确应急指挥机构各专业组的职责(5.9.4.2);应按照《危险化学品事故应急救援预案编制导则(单位版)》的要求和根据风险评价确定的重大风险、潜在事件、突发事故编制(5.9.6.1)。
3.制定关键装置、重点部位应急预案(5.5.5.5)。 要求：至少半年演练一次
4.建立安全培训教育档案(5.4.1.1)、从业人员的安全培训教育档案(5.4.1.2)。
要求：做到从业人员人人有档案，要有进行三级安全培训教育的记录内容(5.4.4.1);其他管理人员(包括职能部门负责人、基层单位负责人)、专业工程技术人员要求每年至少进行1次再教育并进行考试合格(5.4.2.2)。
要有转岗人员培训教育档案、复工人员(含下岗再就业、脱离岗位六个月以上者)培训教育档案(5.4.5.1)。
5.建立承包商管理档案(5.4.5.3)。
6.建立对外来施工单位的安全管理台帐(5.4.5.3)。 7.建立特种设备台帐和档案(5.5.3.1)。 8.建立关键装置、重点部位档案(5.5.5.4)。 要求：应明确各级组织各专业的监控职责。 9.建立合格承包商名录和档案(5.6.4.1)。 要求：档案应符合承包商管理制度要求的项目。 10.建立设施变更台帐、档案(5.6.5.1)。
要求：应履行审批及验收程序，各类变更要有审批表 11.建立危险化学品档案(5.7.1.1)。
要求：对所有可能接触和产生的化学品(包括产品、原料和中间体)进行普查，建立化学品档案;对其产品、所有中间产品按照《常用危险化学品的分类及标志》(GB13690-92)进行分类，并将分类结果汇入化学品档案(5.7.2.1);
12.建立、健全职业卫生档案(5.8.2.1)。
要求：应将职业危害因素检测结果资料存入职业卫生档案(5.8.2.5)。 13.建立、健全从业人员健康监护档案(5.8.2.1)。 14.应编制并落实了装置开车方案(5.5.4.4)。 15.应编制并落实了装置停车方案(5.5.4.5)。
三、记录
1.主要负责人主持安全生产委员会会议等各种会议记录(5.1.1.3)
要求：记录中要有安全标准化工作议程。 2.负责人的值班记录(5.1.1.4)。 3.各岗位的交接班记录(5.1.1.4)
要求：要有“安全生产状况”栏目，并准确填写。
4.各种生产经营活动的风险评价记录表(5.2.1.3)。
要求：范围应包括危险化学品生产装置、储存设施的生产经营活动，检维修、新改扩建和技术改造项目工程、拆除工程、后勤服务等活动。
5.重大风险及控制措施清单(5.2.2.2)。
要求：要划分风险等级、要确定重大风险、要有合理的控制措施。 6.每年对风险控制效果进行评审或检查的记录(5.2.6.2)。 7.变更记录(5.2.6.3)。
8.编制适用的安全生产法律法规及其他要求清单(5.3.1.2)。 要求：清单中不能有未识别的或作废的法律法规。 9.对适用的法律法规定期进行更新的记录(5.3.1.3)。
10.宣传和培训安全生产法律、法规、标准和其他要求的活动记录(5.3.1.4)。
11.部门和基层单位学习安全生产法律、法规、标准和其他要求的台账记录(5.3.1.4)。
12.适用的法律法规及时传达给相关方的记录(5.3.1.5)。
13.每年至少一次开展对适用的安全生产法律、法规、标准及其他要求贯彻执行情况的符合性评价，出具评价报告(5.3.2.1)。
☆要求：对评价报告中的不符合项开展原因和责任分析,并提出整改计划及制定整改措施(5.3.2.2)。
14.安全培训教育记录(5.4.1.2)。
要求：应急救援人员的培训和演练每年各不少于2次;从业人员应急响应的培训每年不少于1次。
15.安全培训计划变更情况的记录(5.4.1.3)。
16.对外来参观、学习等人员培训或安全告知的记录(5.4.5.2)。 17.班组安全活动记录(5.4.6.2)。
要求：班组1个安全活动不少于12次;应对班组安全活动记录进行检查、签字。
18.(新建项目)开工前对安全生产设施的调试考核记录(5.5.1.2)。 要求：要有调试、有效果评价。 19.安全设施检修记录(5.5.1.3)。
要求：做到定期检修，检修资料齐全;检修完毕应及时复原。 20.安全设施检查记录(5.5.2.3)。
要求：做到定期检查;安全设施不得随意拆除、挪用和弃置不用。 并应有安全设施维护保养记录(5.5.2.4)，并按国家有关规范进行维护保养。
☆21.特种设备定期检验报告和维修记录(5.5.3.1)。 要求：特种设备应定期检验和维修，记录齐全。
22.易燃易爆、有毒有害、防静电检测设备测量校验台帐记录、各种压力表、温度计、液位计等校验台帐记录(5.5.3.2)。
23.易燃易爆、有毒有害、防静电检测设备、各种压力表、温度计、液位计等校验维修记录(5.5.3.2)。
24.关键装置、重点部位承包人参加班组安全活动的记录(5.5.5.2)。 25.关键装置、重点部位被承包单位会议记录(每月至少1次)(5.5.5.2)。
要求：要有承包人到承包单位指导、监督、解决安全生产工作的记录。 26.安全生产管理部门每季度对承包人承包到位情况进行考核的纪录(5.5.5.3)。
要求：考核记录要进行公布。
27.关键装置、重点部位安全检查报告书(每年一次)(5.5.5.4)。 要求：要有有关专业人员参加。
28.日常检修和定期检修记录(5.5.6.2)。
29.应在风险评价基础上编制生产设施拆除方案(5.5.6.2)。 30.对承包商施工作业现场进行安全管理，发现问题提出整改要求的记录(5.6.3.2)。
31.安全标志登记一览表和定期检查维护记录(5.8.2.3)。 32.各种劳防用品和器具按要求定期检查和校验的记录(5.8.3.2)。 33.主管人员(或负责管理的人员)对各种劳防用品和器具进行检查的记录(5.8.3.2)。
34.应急救援器材和设施、药品的检查、维护记录(5.9.5.1)(5.9.5.3)。 35.每年两次应急救援演练后对预案的评审记录(5.9.6.3)。 36.发生事故后对预案的评审记录(5.9.6.3)。
37、应编制各级综合性检查、专业性检查、季节性检查和日常检查四种不同形式的《安全检查表》(5.10.1.2)。
要求：《安全检查表》栏目(列)至少应包括：序号、检查项目、检查标准、检查方法;各级安全检查表均应有审核批准手续。
注：☆号为否决项。
一、档案员岗位责任制度
1、学习贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规和县委、政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。
2、熟悉本单位档案业务工作，认真履行本单位各项档案管理规章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为
3、了解本单位各类档案资料的形成过程。掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、及时对乡镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监督和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料。收集乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片，
6、负责管理本单位各种门类和载体的档案，经常保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“十防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
1
7、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。按规定及时向县档案馆移交保管到期的档案。
8、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询和档案查询利用服务工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，写出鉴定分析报告，经领导批准和上级档案部门鉴定后，认真负责地销毁。
10、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
二、档案室(库房)管理制度
1、室(库)内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室(库)管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室(库)随时关灯、锁门，
2、搞好室(库)内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。每天必须定期查库，并认真做好记载。
3、定时测量记录室(库)内温度。要求室(库)内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。
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4、妥善保管室(库)内钥匙，不准随身携带，确保档案室(库)内安全。
5、档案柜具要编制顺序号，排列整齐。室(库)内内要经常打扫，柜具要定期擦试，随时放置防虫、防鼠药品，保持室(库)内清洁卫生，整齐美观，
6、进档案室(库)内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部责任。
7、未经批准，任何人不准将档案带出档案室(库)，更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。
8、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。
9、办理借阅、借用档案，要严格履行规定的手续，不得擅自扩大档案的利用范围，并要求借阅档案人员负起安全保密责任，归还时要有严格的检查登记制度。
10、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。
三、档案保管制度
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1、乡镇各种门类和载体的档案均由乡镇综合档案室集中统一保管。各站所在次年第一季度前，必须将档案移交乡镇综合档案室。档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。
2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、在认真保管好纸质档案的同时，必须及时进行档案目录的电子著录，有条件的可进行全文著录。
4、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
5、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
6、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
7、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。
8、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者，按档案法规严肃处理。
9、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。
四、档案安全管理制
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一、严格按照档案安全管理规定，配齐消防和安全管理因硬件设施。
二、档案库房要有“十防”措施。即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。
三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品，严禁将火种、食品、易燃易爆等物带进档案室。
四、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀。
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、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问题及时采取措施。
六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。
七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、物、卡是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报告、处理。
八、对计算机内的档案信息要做到安全管理，定期检查、清理信息，以防信息的丢失与损坏。
九、定期检查维修电器设备、消防设备、更换档案保护药物。
十、库房管理人员下班前，要关闭门窗，锁好库门，切断电源。
十一、库房钥匙要专人保管使用，定点存放，严禁外借。
五、文书材料归档制度
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1、归档范围
凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业内容、各种载体(纸质、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。
2、归档时间
(1)文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。
(2)会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。
(3)科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。
(4)重点建设项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
(5)其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。各项管理工作形成的文件材料，应在工作完成后及时向综合档案室移交。
3、归档要求
(1)归档工作，必须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。
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(2)、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存时间(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷)编目归档。
(3)、归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案按上级要求制定份数。
(4)卷内文件排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。
(5)卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的顺序页号;不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号。图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职务)及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。
(6)凡归档案卷,不论永久、长期和短期，均须按规定格式逐卷填写内文件目录。
填写目录时，不得随便改变和简化文件题名。填写卷内文件目录的字迹要工整;卷内文件目录置于卷首。
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(7)凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者，应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。
归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。
(8)归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术保护要求。
(9)自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写。
(10)归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。必须完整、系统、准确的反映真实的历史过程。
4、归档手续
移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。
六、档案复制制度
1、要遵循保密原则，未开放或涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容，须经领导同意，由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
七、档案查借阅制度
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1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
2、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。
3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
4、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
5、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续。如发现有撕毁、遗失、涂改和损坏现象，要给予行政处分或罚款。情节特别严重者，按照《档案法》有关规定严肃处理。
6、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。
八、档案移交制度
1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。
2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
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3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。
4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。
九、会计档案管理制度
1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务人员按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。
2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。
3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。
4、调阅会计档案，须由分管财务的领导批准和财务主管陪同借阅。
5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。
十、声像档案管理制度
1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。
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2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。
3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。
4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。
5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。
6、严格做好声像档案的保密工作。
十
一、实物档案管理制度
1、实物档案要及时移交档案室归档，实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。
2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。
3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。
4、实物档案的借出，必须经领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。
5、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。
6、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。
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二、档案保密制度
1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全完整。
2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。
3、档案库房设施应符合“十防”的要求，要安装铁门(防盗门)铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。
5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
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9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。
十
三、档案鉴定销毁制度
1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。
2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。
3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。
4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。
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6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。
7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。
8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
十四、档案统计制度
1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。
4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
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6、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。
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五、档案史料编研制度
1、综合档案室是档案史料的收集、管理、开发、利用的主要部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据档案史料的形成过程，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。
2、档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。
3、深层次的编研工作，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。
4、编研的档案史料，只限内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。
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