教育部门集中采购职责问题之谈
推行教育部门集中采购是建立与社会主义市场经济体制相适应的教育公共财政框架体系中的一项重要内容。这样，不仅能在一定程度上从源头上防止寻租行为，还能遏制暗箱操作等腐败现象。由于教育采购的对象很复杂，门类很多(包括普教仪器设备，学生课桌椅，免费教科书和教辅资源等等)，政府集中采购历史不长，加之教育集中采购存在的无章可循现象，因此发挥集中采购的优势不够，社会、经济效益还不够良好。可见，要推动教育部门集中采购的发展，理顺关系、确立采购职责，显得尤为重要。
一、明确教育部门集中采购职责的意义
教育部门集中采购是我国已经普遍推广的一种改革公共财政支出体制的重大举措。在运行中，教育部门集中采购必须明确职责，使其良好的经济效益和社会效益得以蓬勃发展。
1.明确职责是增强教育资金使用效益的有效手段
从行政管理上透视，教育部门集中采购实际上就是教育部门使用国家财政资金以满足教育工作正常运转需要的消费行为，其实质是教育部门花钱买教育单位在教育过程中需要用的东西。
从市场运作上透视，教育部门集中采购可以获得竞争价格的优势，进而降低采购成本，形成规模效益，把资金限制在预算范围内。实际上是以市场化、规范化、社会化的形式结束过去各学校在使用财政性资金采购过程中分散的无规可循、无法可依的采购历史，使采购工作迈入法制化、规范化的道路。
2.明确职责是防范集中采购过程中“集中腐败”的有效措施
明确教育部门集中采购职责是进一步防范腐败行为、强化廉政建设的重要举措。按照职责要求的程序通过招投标方式进行交易，可以实现交易的公开、公正、公平，有效地抑制采购工作中的各种腐败现象和不正之风，有助于净化财经秩序和重塑廉洁之风。廉洁的作风可保障教育部门集中采购取得更加可观的社会效益。这就要求加强教育部门集中采购职责，确保采购的公平、公正、公开。
这一职责的内涵包括四个方面：从机构上，要确立一种多个利益主体共同参与的相互监督、相互制约的管理体制，采购、验收、付款三个环节相互分离，形成相互制约机制;从制度上，要构建起较完善的集中采购机构制度框架，从制度和程序上保证教育部门集中采购的规范运作;从公开程度上，教育部门集中采购资格预审、招标中标、投诉处理、变更事项等都要通过多种渠道发布，最大限度地保证采购信息的公开性和采购过程的透明度;从操作手续上，采购过程要有详细的程序规定，而且每个环节都有记录和经办人员、参加人员的签名，采购项目完成后从报告批件、信息发布到最后验收付款等均有完整的采购业务档案备查，采购的过程及采购工作轨迹一目了然，既增加了参与采购的各单位经办人员的责任感，又为防腐筑起了一道坚固的堤坝。
3.明确职责是提高教育采购社会效益的当务之急
在我国现阶段，特别是在现行财政支出管理缺乏规范化的情况下，明确教育部门集中采购职责，还具有广泛的社会意义。
第一、有利于完善社会主义市场经济体制。明确教育部门集中采购职责，可以有效地促进公平交易，维护正常的交易秩序，同时，促进教育消费行为的市场化和规范化。
第二、有利于国家加强宏观调控。教育群体是国内最大的行业消费群体，教育部门集中采购对国民经济有着直接的影响，甚至可以带动产业结构调整，促进民族工业发展。
第三、教育部门集中采购吸引了供应商充分的竞争，有利于加强财政支出管理，提高国家财政性资金的使用效益。
二、教育部门集中采购职责方面存在问题的实证分析
既要满足政府采购规范，又要考虑教育管理的实际，就必须明确教育部门集中采购职责。目前，教育部门集中采购职责不明确导致的问题分析如下。
1.教育部门集中采购职责不明确导致把关不严
教育部门集中采购职责不明确，使得采购资金管理存在预算约束力不强，采购计划编制不科学，重复采购加大了浪费，使资金使用效益低下。
由于预算编制职责不明确，使预算不够精细，教育部门还很难把握采购单位具体的资金额度，只能是总预算、总控制，致使教育采购资金失去应有的约束力。同时，由于预算方案不够精确，让给部门和单位有机可乘，加上许多单位预算观念淡薄，主要精力放在向财政部门要钱，导致预算追加频繁，重复采购和超标采购现象时有发生。财政部门依据年初预算下达指标，分月按期拨付资金，用款单位拥有充分的自主支配权，这就导致少数学校形成了一种“用不完拼命用”的错误观念，因此，支出单位对教育采购资金的使用缺乏成本效率意识，资金浪费严重，使用效率极低。同时，在资金的使用过程中往往因领导的主观意愿，使资金使用不透明，不公开，随意性强，腐败的现象时有发生。
2.教育部门集中采购职责不明确导致程序不够规范
程序不够规范主要表现在政府采购信息发布不规范，供应商资质审核不规范，专家库管理、抽取不规范，以及具体评标、定标程序不规范。在实际操作中，采购信息要么由媒体传播，要么由采购发起人直接发送给有资格的国内外供应商，这导致教育部门集中采购存在许多潜在隐患，如关系采购和地方性保护等，直接阻碍集中采购的健康发展。有的地方资格审查程序过于简单，造成一些供应商或承包商中标后无法完成合同中的承诺而违约，却无法去追究违约责任。
由于职责不明确，使得有的地方在评标、定标过程中，不是由专业知识较强的专家组成采购评审团进行评标、定标，而是由少数行政领导说了算，人为地影响了采购活动的程序化和公正性。
3.教育部门集中采购职责不明确导致评标不准确
教育部门集中采购不同于一般的交易行为，而且随着市场交易的规模不断扩大和交易范围的不断拓展，传统的交易行为越来越复杂化和专业化，因此需要评标人员掌握全面的知识。目前，由于职责不明，也没有科学的评价标准，没有对投标文件要求进行资质评审，轻易相信供应商导致“糊涂评标、闭眼评标”。
三、教育部门集中采购职责的确定
教育部门集中采购应成立市局采购领导小组，组长可以由教育局领导担任，成员为财务、监察、教育装备(部门集中采购中心)、政策研究等部门主要负责人。根据不同采购项目的需要，项目使用部门负责人组织采购领导小组会议。制定《教育部门集中采购职责》，可以参考以下思路：
1.教育部门集中采购领导小组职责
市局教育部门集中采购领导小组办公室设在财务管理部门，负责采购管理工作。市局采购工作实行采购领导小组会议审议制度，每月至少召开一次领导小组会议，会议由组长主持，审议市局采购工作事项、学习政府采购规章制度，主要内容包括：
审议采购规章制度，审议采购工作组提出的采购方式，审议集中采购工作组提交的招标或采购原则(包括供应商资格标准及评分要素、分值比例)，审议集中采购工作的重大或争议事项。学习政府采购规章制度，研究贯彻落实措施。
2.计划财务管理部门职责
负责集中采购领导小组日常事务性工作，制定系统的集中采购规章制度，制订并调整各个单位集中采购目录，审核、汇总上报年度政府采购预算及政府采购计划，组织办理权限范围内项目的集中采购工作，经法定代表人授权，签订委托代理协议及采购合同、协调和办理供应商质疑、投诉的相关工作。
3.监察部门职责
对参与采购活动的各部门、公务员和其他相关人员实施监督，对项目实施过程中执行集中采购规定程序、采购效能及相关部门履行其采购职责情况进行监督，对集中采购项目专家抽取、开标、评标等实施监督，对集中采购过程中的违法违纪违规行为进行调查处理。
4.政策研究部门职责
参与编制招标文件、谈判文件和询价文件，负责对采购工作的全过程提供法律专业意见，对采购文件、采购合同文书进行审查。
5.教育部门集中采购中心职责
教育部门集中采购中心负责召集召开采购工作会议，完成项目采购的程序性工作，具体包括：研究提出项目采购方式的具体建议;提出入围供应商资格条件、评标方法、评标标准和废标条款的建议;提出组建评标委员会、谈判小组、询价小组的建议，包括代表采购人参加评标委员会、谈判小组、询价小组的部门及人数，聘请评审专家的人数和办法;编制招标文件、谈判文件和询价文件;向采购领导小组通报采购结果等情况;对有关采购的其他重大或争议事项提出解决方案。
6.评标委员会职责
实行招标(包括公开招标、邀请招标)方式采购的，设立项目评标委员会;评标委员会由采购人代表及聘请的评审专家组成，评标委员会由5人以上单数组成，其中专家的人数不得少于三分之二，组长由成员推选产生;采购人代表参加评标委员会的部门及人数，依照采购工作组提出的、采购领导小组会议审定的意见办理，部门派出的具体人选由各部门确定。
评标委员会负责开标后的评标工作，其具体职责是：依照招标文件规定的评标方法、评标标准和废标条款，制定评标细则(包括评分标准或采分点)，实施具体评标工作;提交评标报告及提出相关建议;负责推荐中标候选人或经授权确定中标供应商。
7.谈判小组职责
实行竞争性谈判采购、单一来源采购方式的，设立谈判小组。谈判小组由采购人代表及聘请的评审专家组成，谈判小组人员构成应符合《政府采购法》第三十九条规定，其中专家的人数不得少于三分之二。作为采购人代表参加谈判小组的部门及人数，依照采购工作组提出的、政府采购领导小组会议审定的意见办理。其职责是：参加具体谈判工作;负责推荐成交供应商并提交谈判结果报告;其他应负担的工作。
8.询价小组职责
实行询价采购方式，设立询价小组。询价小组由采购人代表及聘请的评审专家组成，询价小组人员构成应符合《政府采购法》第四十条规定，其中专家的人数不得少于三分之二。作为采购人代表参加询价小组的部门及人数，依照采购工作组提出的、政府采购领导小组会议审定的意见办理。其职责是：参加具体询价工作;负责推荐成交供应商并提交询价结果报告;其他应负担的工作。
四、确立教育装备集中采购职责的政策建议
教育装备是基础教育办学条件的重要组成部分，是实现教育现代化、信息化的技术支撑，是推进课程改革的条件保障，是高标准高质量普及十五年教育的基础性工程。确立教育装备集中采购职责是一项系统工程，各部门必须努力协调，从法制、管理体制等各方面入手,才能做好这项工作。
1.确立教育部门集中采购的监管职责
在分散采购体制下，由于缺乏制度约束和有效的监督，为多级采购主体谋取法定契约之外的利益创造了条件。设租、寻租现象成为教育装备集中采购中的一大痼疾，对此必须弥补政策缝隙，确立监督职责。
一是确立内部监督职责。这种内部监督贯穿于采购活动的始终。如财政部门应对教育部门集中采购工作依法实行财务监督，对纳入集中采购的项目，不按规定实行统一采购的，财政部门可以拒绝拨款。集中采购的待采购合同完毕后，原则上要由第三方对所购物品进行检验。质量得不到保证的，财政部门一律不得付款。采购职能部门通过采购合同以及采购主体所提供的信息对供应商的履约情况进行监督。采购职能部门通过实物管理方式对采购主体的物品使用情况进行监督等等。通过一系列的内部制约和监督职责，使得整个采购过程环环相扣。
二是要充分运用纪检、监察、审计等执法部门的监督职责。财政部门必须与纪检、监察、审计等执法部门相互协调与配合，及时交流与沟通监督信息，各司其职，又相互配合，从不同角度，在更大的范围内对采购活动形成一种“立体式”的监督合力，有效地打击各种违法乱纪和腐败行为，从而达到最大限度地遏制违法行为的滋生与蔓延的目的。管理部门要主动推进“管采分离”职责，将原来承担的操作职能全部移交给集中采购机构和采购人，从繁琐的操作事务中解脱出来，集中精力履行对整个采购工作进行监督职责。
2.确立组织领导职责
在《教育部门集中采购职责》制定的前提下，就必须落实《教育部门集中采购职责》规定的各项内容。
各单位和学校要高度重视部门集中采购工作，依法组织实施公布的列入教育部门集中采购目录和采购限额标准以上的分散采购项目。市教育局计财、监察是教育系统内部的政府采购监督管理机构，负责监督管理教育部门集中采购活动，负责制订教育部门集中采购工作的制度、办法;统一审查汇总采购计划，审核上报应备案的部门集中采购项目文件，汇总上报部门集中采购信息统计报表，负责核准专家需求意见，并受理供应商的投诉处理。
市教育装备中心是市教育系统部门集中采购执行机构，依法组织教育系统部门集中采购活动，办理与部门集中采购活动相关的事务，受各单位和学校的委托，统一组织实施纳入部门集中采购目录和采购限额标准以上项目的采购活动;并负责教育系统政府采购技术方案的审核和质量把关工作，加强与上级教育装备管理部门的联系，充分利用省级供应商资源库以及商品价格查询系统，接受市教育局、市财政局的管理和监督。
这样一来，需求单位、财政部门、采购中心三者之间形成了相互制约、相互监督的关系，达到了权力制衡的目的，保证政府采购工作的公开、公平、公正，就可以真正实现“阳光下的交易”。
3.建立网络信息监控系统
网络信息监控系统即采购工作全过程信息公开规范化，使教育部门集中采购得到全方位的监督。这是因为采购工作信息公开化减少了人为操作，使采购流程更程序化，有效地防止采购中寻租行为的产生。由于采购信息在网上进行，形式比较公开，其操作往往能得到来自更多方面的监督。采购需求单位、财政部门、采购中心分别作为集中采购的使用者(监督者)、管理者、执行者，在电子采购流程图中职责定位与分工十分明确政府采购行为一般是由采购需求单位提出采购计划，在经过财政部门批准得到资金支持后，由采购中心负责具体采购，物品由需求单位验收，当需求单位验收货物时发现不符合合同规定，可以拒收，财政部门可以拒付货款。
采购工作信息化中的评标办法、标准、内容、结果公开，当然，采购网络信息系统的进一步完善可以发展为“专家委员会在线评标”，还能起到“问责”作用，该系统能确保专家评标的公平和效率。可以在采购网站上建立庞大的采购信息查询系统，在这里的每个人都可以登陆查看所有参与评标的文件，确保每个人的采购信息知情权。
总之，确定教育部门集中采购职责，有利于采购在公开、公平、公正和透明的环境中运作，便于从源头上有效地抑制政府在采购活动中的各种腐败行为，促进教育部门集中采购良性发展。
(作者单位：温州市教育装备和勤工俭学管理中心)
作者：黄明东
为了以最低的库存保障生产的畅通，结合本公司实际情况，通过对采购
过程进行有效控制，确保产品的原料、物料、零件等一切与生产相关的采购业务满足本公司的生产要求，特制定了部门岗位职责，望本部门全体同事共同遵守：
1. 了解所负责物料的规格型号，了解相关物料的市场来源，熟悉所负责物料
的相关标准及市场价格。
2.
3. 认真贯彻执行公司采购管理规定，努力提高自身采购业务水平。 按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三
家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。在保证正常供应的基础上考核其他供应商，增加渠道供应。
4. 负责与客户签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货
或索赔款项。
5. 严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书
或当场(委托)检验。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。
6. 选择新的合格的供应商之前，应充分了解供应商的资质，要求对方提供营
业执照、生产许可证、税务登记证等证明材料。
7.
8. 负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续。 收集一线商品供货信息，对公司采购策略、产品原料结构调整改进，对新
产品开发提出参考意见。
9. 采购部内勤建立完整详实的电子台账和纸质台账，每月核对采购账目及应
付货款，及时与财务、生产部门沟通，协助财务部做好对账工作。填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。
10. 采购部门领导对零部件及个别辅料进行定点采购的选择应进行核实，减少
出车采购的次数，尽量要求送货上门。
11. 做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，
不构成经济犯罪。
12. 完成采购部部长临时交办的其他任务。
新乡市惟德化工有限公司
2013-4-12
采购部岗位职责
部门名称：采购部
采购部人员：采购经理、采购主管、采购专员(助理)部门本职：采购医院所需医疗产品主要职能：
1.及时为医院经营提供所需的原医疗器械、耗材以及其他产品。 2.掌握产品信息，优化进货渠道，降低采购费用。 3.根据采购计划同运营部、仓储部确定合理的采购数量，及时了解存货情况，合理采购。 4.了解医院的采购计划，平衡采购计划。
5.评审产品及供应商，选择、建立供应商档案。
6. 对大量采购产品进行比质、比价及生产企业品牌实力。 7.签订采购合同，实施采购活动。
8.采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。 9.采购产品的报验和入库工作及供医院的监督。岗位描述：
岗位名称：采购部经理直接上级：总经理直接下级：采购主管
本职工作：制定工作方向，合理分配下属工作的采购工作直接责任：
1.根据采购部各种医疗耗材的采购工作量，合理分配采购部人员; 2.根据各医院的需求开拓新供应商与引进新产品; 3.组织进行产品的寻价和比价，审核比价单并上报;
4.根据审批意见，组织实施采购，并协调产品的验收、入库、等事宜; 5.对于重大采购，组织进行采购合同的评审; 6.对于专业设备、仪器和耗材进行综合评审采购; 7.评估、维护厂家与供应商;
8.配合质量部、运营部与仓储部进行采购产品的验收; 9.建立采购产品的备案工作与采购合同的管理;
10.每周末将平时检查各个岗位工作的情况汇总整理，汇总结果作为岗位平时考核成绩。岗位描述：
岗位名称：采购主管直接上级：采购部经理 直接下级：采购专员(助理)
本职工作：为公司购进合格、优质的产品。工作责任：
1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务;
2.对采购的产品进行询价、比价(至少三家); 3.根据询价结果上报确定采购，下产品备案;
4. 及时向销售部提供新产品目录及样品并跟进销售部新产品进度; 5.参加产品谈判和拟订合同条款;
一、向总经理负责，执行总经理指示。
二、结合公司业务具体情况制定原材料的采购战略
1、充分跟研发部和生产部进行业务沟通，根据公司可能采购的所有材料进行
详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为总经理提供决策依据。
2、每种原材料采购必须有多家供应商，并优选2～3家做相对固定的供应商。
三、根据研发部和生产部的要求及时实施采购
1、根据研发部和生产部报批的《采购需求报批单》实施采购。
2、应急情况电话请示总经理后应急采购，事后补办《应急采购补批单》。
3、保证供货及时性。
4、减少原料的差额比率，降低运输成本。
四、建立供应商管理机制
1、对每个供应商所有资料建立详细档案。建立供应商往来明细。
2、建立完整、有序、详细的采购档案，做到账目准确无误、方便查阅。
3、通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价
格、服务、信誉等进行分析，确定优先合作伙伴。
4、多与供应商联系或定期与供应商会面，多了解信息，增加双方信任。
五、供应市场制定分析、评估
1、随时关注国际和国内相关形势，便于掌握市场动向。
2、对供应市场每月进行分析，掌握市场情况，及时应对措施。
3、定期在港口或原料供应地进行考察和调研，掌握第一手资料。
六、执行公司的办公制度
招标部职责
1、收集整理国家对于招投标工作的有关法规及建设行政主管部门的有关规定。
2、印制招标工作的各类文件、材料。
3、发布招标信息，编制招标文件，委托或自编标底。接受投标单位报名。
4、对投标企业进行资格初审，包括营业执照、素质证书等有关文件的审查，确定参加投标单位。
5、负责向审查合格的投标单位发出招标邀请书及招标信息。负责解答和协调处理投标方关于投标方面的各种问题。
6、组织开标、评标会议全过程。
7、向中标单位签发《中标通知书》，协助项目招标方单位订立书面合同。
8、负责招标工作文件资料的建档、归档工作。
9、完成招标工作。
采购部职责
1、负责公司的招标采购。
2、负责标底的编制、审核工作。
3、配合招标小组完成大宗工程材料和设备的采购。
4、及时收集整理与项目开发建设相关的施工工艺、新技术、新产品以及各种建筑装饰材料的相关信息为公司产品研发提供信息支持。
5、负责根据项目采购计划以及工程施工需要做好项目采购资金使用
计划。
6、负责根据项目工程进度对所需建筑、装饰材料的价格进行询价、审核，并负责对公司采购的材料进行谈判工作。
7、负责根据工程制定的各阶段施工进度和采购计划做好材料采购计划。
8、对采购进场的材料按规范进行抽验等工作，不符合要求的须督促进行退换等手续。
1、建立健全采购管理制度、工作流程、工作标准等文件体系，对采购全过程实施有效管控;
2、依据生产计划及库存情况，编制物资供应计划和资金需求计划，报审获批后组织实施;
3、制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核和评审工作，建立并更新合格供应商名录、档案，确保供应商提供优质产品;
4、建立询价、比价制度，优化信息收集和供应渠道管理，降低 采购成本;
5、依据市场供应及公司的实际情况，会同库管部、财务部设定合理库存，及时了解存货情况，实施合理采购;
6、依据采购计划与供应商开展谈判，签订供货合同，实施采购;
7、跟踪合同执行情况，及时协调和解决合同履行过程中的各种问题;
8、建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督;
9、按技术清单和要求做好采购物资的及时送检和入库工作;
10、采购中异质货物的退、换货工作;
11、合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档;
12、对大宗采购组织实施比价或组织招标、竞标活动，择优采购，并负责中标计划执行情况的监督;
13、承办公司领导交办的其他工作。
采购经理岗位职责和采购流程
采购经理岗位职责：
1.认真贯彻执行公司采购管理规定，努力提高自身采购业务水平
2.按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的采购任务
3.与客户签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项
4.严把采购质量关，确保到仓库的产品都符合国家有关规定，协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题
5.负责办理督促物料验收、入库等手续
6.定期对合同进行回顾，查找不足，提交采购分析和总结报告
7.做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上交公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪
8.完成采购部临时交办的其他任务
采购经理岗位职责和采购流程
采购流程：
对自己在工作中采购操作过程进行细化说明，主要分以上6个步骤：
一、计划科下达采购计划：由采购部计划科科长签收计划，再由专职计划员对计划逐条进行审核，把明显有错误的计划打回落实，其余的交计划下发员进行分类下发，采购经理在工作平台上进行计划接收。
二、采购经理接到计划后，对采购计划进行梳理分类，大致分类如下：
1、型号规格基本正确，能顺利进行采购的。油采购经理再进行详细的分类：
1.有供货协议的，根据协议内容进行核价，如果有出入及时沟通，确保少出差错，尽量不出差错。
2.有零库存协议的，根据协议内容进行核价，如果有出入及时沟通，确保少出差错，尽量不出差错，每个月进行一次查库，确定库存量，根据现场计划进行适当的补充，确保现场使用的需求。
3.有战略合作协议的，根据协议内容进行核价，如果有出入及时沟通，确保少出差错，尽量不出差错，如果有其他厂家的产品需要替代的，请对方和现场交流进行选型，确保现场使用能顺利，稳定。
4.独家供货的，让对方报价，进行砍价，一般独家供货的产品初次都不怎么好谈，但做过
1、2次以后，取得对方的信任，就比较好谈，一般是确定一个固定的折扣，最终按谈好的折扣进行采购。
5.单个合同价格在5万以上的(上述4种除外)，收集资质，报招标办进行招标。单个合同价格低于5万的，发询价进行比价(不能少于3家)，选择性能价格比好，售后服务号的客户签订合同。
2、型号规格有异议，需现场进行型号规格落实的，由采购经理向计划专职人员提交计划落实表，如果确实需要落实的，由计划科专职人员下发给各分厂计划员，在限定时间内返回，从新下发计划，由采购经理组织采购。
3、计划分错，需要内部调整的，由采购经理提交计划转出表，写明转出原因，最好能写明是哪位业务经理的业务范围，节省计划科从新调整计划的时间。
三、做合同进行订货，订货分成以下几种操作模式：
1、按合同模板做合同，主要针对供货量不是很大的客户(货到付款)，和要款到发货的客户，这样能确保合同的跟踪执行。
2、用零库存发货通知单，主要针对有零库存协议的厂家，送货方便，如果有急用的货物能在最短时间内，把货物订出去，让对方有足够的时间进行生产、发货，确保现场使用。
3、用订货通知单，主要针对有长期供货协议且供货量较大的客户(货到付款)，货量较大的客户，每次发货后让对方派人过来清点，如果没来清点的，货物丢失由对方负责。
四、催货
根据工作平台中的合同进行跟踪表，每5天进行一次查看，根据合同中的到货时间进行催货，让对方发货时注意一下事项：
1、发货时在货物外包装上注明合同号，产品名称、型号、数量、用料分长等信息。
2、送货时带合同、送货单等各一份
3、卖方提供合格证
4、货发出后3天内把发票用EMS寄出，发票备注栏务必注明合同编号。
五、入库
厂家发货后一般都发提货单等资料，在工作本上作个详细的记录，并把库房反映的情况一并记录，根据对方的资料信息情况跟踪入库情况。每个星期六下午去库房把工作本上记录的事情进行统一解决。
六、催票、交票
根据暂估的情况，通知对方开票，收到发票后交助理，由助理进行交票。
1、主持采购部全部工作，提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成
2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。
3、审核各部申报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。
4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。
5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。
7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。
8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。
9、每月初将上月的全部采购员的采购任务完成及未完成情况逐列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。
10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。
11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。
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