城建档案馆数字化建设的途径
【摘要】随着数字时代的到来，城建档案馆的建设也应该做到数字化的发展目标，现代技术的发展完全为数字化建设的发展需要提供了基本条件。之所以城建档案要朝着数字化的方向发展，主要还是从数字化信息的角度考虑的，并且在当前的工作中，这也是十分迫切的工作任务之一。本文重点对这方面的问题进行了探讨，为实现更加高效的城建档案馆数字化建设提供一定的帮助。
【关键词】城建档案;数字城市;信息技术
当前，我国正在推崇数字城市的发展与建设，这一理念实际上已经十分普及了，并且在现代化社会发展的今天，科学技术为数字档案馆的建设提供了重要的前提条件，由此可见，在未来发展建设中，更加应该深入挖掘数字化管理的重要意义，为实现档案馆的快速发展提供一定的帮助。
1、当前城建档案馆的发展现状
从构成上进行分析，城建档案馆主要是用于收集文件材料以及保管文件之用，其中包含了众多的环节，在数字化建设的过程中，要想将城建档案馆发展成为数字化的管理，就需要在以下几个方面多下功夫。首先，要实现对文档的一体化处理。计算机已经成为主要的办公设备之一，在应用的过程中采用计算机对文件进行处理与保管可以说是今后的趋势之一，我国在这方面的工作可以说还是很到位的，基本上已经实现了计算机网络的建设，向自动化的发展目标又迈进了一步。在日常对档案文件进行管理时，采用自动化的网络技术可以有效的提升工作效率，并且增强了各个部门之间沟通与协调的能力。除此之外，还应该采用合适的文档管理软件对档案进行处理，一方面可以使工作流程变得更加标准化，另一方面，也可以更加的专业化，从不同的角度对档案进行保管，为今后的社会发展提供重要的帮助。现代文档管理软件的功能十分丰富，不仅具有预览的功能，还可以实现功能的相互转化。因此，今后的档案管理必将朝着数字一体化的方向发展，从而为我国城建档案馆的发展提供重要的帮助。目前，馆藏档案也在朝着数字化的方向发展着，采用计算机技术对馆藏档案进行数字化管理，建立起相应的数字档案库，一方面按照主题词对档案进行文字录入，以后人们只要查阅主题词，就能将档案查找出来，大大降低了搜索的时间。另外，将馆藏内容分门别类的进行管理，并且采用磁盘的方式将其存储下来，采用计算机这种检索工具可以说是一项极大的创新。这种检索方式具有高效便捷的特点，在城建档案数字化管理中属于重要的一步。并且我们最终的目标是实现机读档案，但是要想实现这方面的目标还有很长的一条路要走，因为其不仅需要高超的科学技术，还要面对大量复杂的数据，不可否认的是，只有做到这点要求，才有可能最终完成数字化建设的发展之路。当前，档案管理的智能化发展属于主流的趋势之一，更加便于档案的保管与检索。可以说智能手段是一种全新的手段，在城建档案馆中主要在保管上利用了这一方式。所谓智能化保管就是运用计算机的相关系统对档案进行严格的管控，以起到保护的作用。采用智能手段的优势在于减少了管理人员来回出入档案管理室的次数，降低灰尘以及霉菌等对档案产生的不利影响，在档案室中只要安装一台监控设备，就能达到全天不间断的控制，随时发现不安全的因素。这样档案就能全天候的得到高效的保管。此外，在服务手段上，现代城建档案馆也具有现代化的发展特点。由于当前我国档案馆中所珍藏的档案数量越来越多，将其得到有效的保管并为社会所利用是档案存在的重要价值，随着信息化脚步的加快发展，在档案的服务手段上也应该实现即时化、自动化以及形象化的发展，使读者可以更加方面的查阅档案资源，将档案的价值得到最大化的发挥。因此，今后城建档案馆的发展方向就是开放化的管理，利用多种手段达到更加优良的档案服务，例如采用磁盘或是局域网等工具进行档案的查询，无论何时何地都能获得信息资源的共享，这是今后的一大发展趋势。
2、城建档案馆建设的基本途径
数字化在城建档案领域尚为新生事物，很多计算机技术在应用上仍处于不断探索和进一步完善阶段。从一些介入较早的城建档案馆的初步实践看，建立数字城建档案馆必须做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，基于此，笔者认为，以下五个方面是当前数字城建档案馆建设的必要途径。一是开发一款能够满足工程项目级、案卷级、文件级和电子化元件级的四级管理的城建档案文档处理一体化软件，是各地城建档案馆都在期待的事实。国家主管部门应尽快制定出开发数字城建档案馆信息管理系统的实施方案，集中各方财力，牵头组织攻关。城建档案馆信息管理系统的开发研制应充分发挥文件形成机构、城建档案管理部门、相关科研单位和软件开发商的积极性，做到四方协调一致，使之系统设计合理、极具操作性，以适应城建档案数字化管理的长远发展需要。二是城建档案馆信息管理系统的安全功能必须能够解决馆藏档案资源的社会共享与数据安全，快速查阅与保密限制的问题。在电子档案数据的安全保护方面，要从将来网络化及开放战略来考虑系统维护工作，预先做好利用访问的保密控制，如各种用户的访问权限设定和对黑客、病毒、误操作、恶意改写或物理损坏、磁化等造成数据丢失的防范，以及操作“痕迹”的处理工作。三是为实现城建档案计算机及网络系统的查询与管理，在配置所需硬件时，要充分考虑数字时代的发展对高端工作站或服务器的要求，在存储空间、图形运算、整体性能、系統兼容等方面尽可能满足数字化管理的运行条件。信息显示窗口应具有浏览各类磁盘文件的专用矢量文件浏览器功能。四是抓紧建立适应数字化管理的复合型人才队伍，选调一批热衷于城建档案事业、在计算机领域有真才实学的技术骨干，尽快充实到城建档案部门。同时，还要抓紧在职人员计算机知识的培训和再教育，使现有岗位人员熟悉和掌握城建档案数字化管理的基本知识和工作技能，以适应未来工作需要。因此，在建立数字档案库时，要根据本地实际和馆库条件，做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，分轻重缓急，循序进行。任何存在短时间内一墩而就的想法都是不现实的。
3、结语
总之，城建档案信息化建设应根据国情特点和“数字城市”的发展需要，抓紧研究并确立数字城建档案馆的发展规划，统一著录标准，以避免各地对项目的多重研究和盲目投资，使数字城建档案馆建设工作尽快走上健康、有序的发展轨道。
参考文献
[1]赵群.探讨城建档案数字化管理发展模式[J].科技与企业，2013(24).
作者：李睿
◆摘 要：近年来，数字化技术取得了飞速发展，广泛应用到了城建档案管理中，数字化技术的应用极大的提高了城建档案管理的质量和效率。但是，在城建档案数字化管理的发展过程中，出现了诸多的问题：例如，信息安全、管理效率低等问题，这些问题的出现极大的阻碍了城建档案管理工作的顺利开展。基于此，笔者就城建档案管理创新的相关问题进行分析，并提出相應的解决问题的方案，旨在提高城建档案管理的整体水平。
◆关键词：城建档案;数字化建设问题;创新管理
一、档案信息管理的重要性
在传统的档案信息管理中，需要使用纸质介质进行信息存储，这种存储方式容易使一些重要信息丢失，潜藏着一定的安全隐患。当前，数字化技术的广泛应用就有效的解决了这一问题。数字化技术通过应用相关的信息管理软件和管理系统可以将档案信息存储到数据库或者是磁盘、硬盘中，保证信息在存储的过程中不会随着时间的推移而丢失，从而提升档案管理工作的安全性和效率。
二、档案信息管理存在的问题
城建部门开展档案管理的目的就是保存和管理城市发展过程中的重要信息资料，为城市的建设服务。但是，在城市建设的不断推进中，需要保存的资料越来越多，过多的纸质材料信息无法进行很好的保存，而且纸质材料容易丢失，这就对城建档案信息管理提出了新的挑战，而数字化技术通过应用信息化管理系统进行档案管理就有效的提升了档案管理的质量和效率。但是，信息技术的应用也对档案管理人员提出了新的挑战：城建档案管理人员大多对于软件管理的应用技能方面存在欠缺，这对开展工作造成一定的困难，并且档案管理人员的整体素质层次不齐，也是影响档案管理质量的原因之一。
第一，城建档案管理的数字化建设需要一定数量的硬件和软件系统，这就需要投入大量的资金，但是，很多规模较小的城建部门无法投入太多的资金用于硬件和软件系统的购置，这就导致了这些城建部门的档案管理数字化建设停滞不前，甚至一些城建部门目前还停留在传统的档案管理模式上。
第二，城建部门的人员安排和组织结构存在不合理的现象，在对工作人员进行岗位分配的过程中，没有充分的了解每一个岗位对工作人员的知识程度、工作能力以及工作态度的要求，而是根据岗位的空缺情况对工作人员进行随机的分配，这就导致工作人员的知识程度以及工作能力等与工作岗位不匹配的现象出现，造成工作效率低的问题。
第三，城建档案管理工作人员对档案管理的工作流程以及信息管理系统缺乏认识，没有熟练使用档案管理系统软件的技能。档案管理人员的业务能力有待提高，急需建设一支专业素质过硬的队伍。
三、信息化条件下加强档案管理与服务创新的建议
(一)加强信息系统建设
新时期，城建档案的信息化管理对工作人员的综合素质提出了新的要求，如何提高城建部门管理人员的综合素质是当前面临的重要问题，构建专业能力过硬的队伍是解决问题的重要举措，提高城建档案信息化管理人员的综合素质可以从提高专业素质和工作能力两方面入手。在提高专业素质方面：城建部门可以结合工作需要来制定合理的员工培养方案，可以定期开展培训活动，邀请业内的专业人士对档案管理人员进行系统化的培训，提高工作人员的专业能力，以更好的提高档案管理效率。
(二)制定合理的考核制度和培养计划
为了更好的激发档案管理人员的工作积极性，促进信息技术在城建档案管理中的应用，充分发挥人力资源部门的作用。城建部门需要根据工作需要来制定更加人性化和个性化的考核体系，建立任务驱动的考核机制，量化细化各项考核指标，以更好地帮助工作人员发现自身的不足，提升工作能力和工作效率。城建部门还可以制定完善的培养体系，帮助工作人员树立终身学习的理念，以更好的掌握信息管理系统的相关知识。
(三)加强应用系统建设
系统化是让流程一体化，用于对档案信息进行采集、处理、管理、存储等操作，能够为档案信息的网络建设及档案信息资源的开发，利用坚实的技术保障最大程度的提高档案管理的质量和效率。城建档案管理中需要将自动化技术和局域网技术的辅助，还需要将扫描技术、数据库技术、存储技术等融合在一个系统中。例如：建立数据库，根据关键词，进行检索和筛选，提升工作人员效率，拥有基础技术的支撑才能促进城建档案数字化体系的建设。档案管理的信息化、自动化和智能化，提高档案管理的质量和效率
(四)加强电子信息技术的应用
将信息化技术应用到城建档案管理工作中，信息系统安全防护技术是十分重要的工作，要加强信息系统的安全建设，可以从以下两个方面入手：第一，要对城建部门的防护能力和防护等级进行科学合理的评估，对系统存在的问题进行详细的排查和修补，建立权限访问机制，加强数据的保护力度。第二，制定完善的信息服务管理制度，做好数据备份，在必要时应用数据恢复技术恢复重要数据。
四、结语
综上，数字化建设是城建档案建设的重要趋势，在发展进程中，需要加强管理人员的综合素质，完善管理系统安全性建设，从而更好的推进城建档案数字化发展进程。
参考文献
[1]吴卓敏.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析[J].经营管理者，2017(10)：275.
[2]练丛.城建档案管理数字化建设问题研究[J].卷宗，2019，09(31)：127.
作者：李晓萍
城建档案是社会发展的产物,是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案是城市建设的技术成果和历史依据。随着各级政府对城建工作,尤其是对城建档案建设工作高度重视。加大了资金投入,使得城建档案工作取得了可喜的成绩。
一、城建档案管理工作遇到的问题与挑战
在看到城建档案管理工作取得成绩的同时,必须清醒地看到,随着时代的进步,技术的发展,城建档案工作还面临着一些新的情况和新的问题。
(一)基层对城建档案管理工作重要性认识不足。自上世纪80年代以来,国家相继颁布了《科学技术档案工作条例》、《档案法》、《城市规划法》及《建筑法》,使城建档案事业的发展有了法律依据和法律保障。近几年,建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城建档案主题词表》、《城市建设档案案卷质量规定》、《城市建设档案馆目标管理考评办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》等。这些法律法规、规章制度的出台对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。中国住房和城乡建设部也提出,要积极组织开展城建档案异地备份、应急预案等工作。提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力。确保城建档案的安全和应急利用。这些都体现了中央对强化城建档案管理工作的决心。但社会对城建档案的重要性认识不足,特别是有的基层部门对城建档案工作不理解,不支持。部分建设单位从事基建工作管理、技术的人员,甚至包括一些领导,重建设、轻档案的思想比较严重,只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题,对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够,有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围,更没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案管理的完整和齐全,导致移交城建档案不配套,不完整,一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。
(二)社会档案法律意识淡薄。由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长,需要十几年甚至几十年的时间,因此,人们对城建档案的地位、作用了解甚少,城建档案法律意识还比较薄弱,认为城建档案没有什么大的作用,可有可无,以致违法行为频繁发生。不建档的违法行为十分普遍。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料员,也没有开展工程档案的编制工作,工程竣工后也没有进行档案预验收和档案竣工验收。不建档违法行为一般出在那些严重缺乏档案意识、片面追求工程效益的单位。这一行为恰好发生在档案工作的源头。对档案工作的危害是全局性的,影响是长期深远的。城建档案是城市历史的真实记录,是城市发展的轨迹,一旦留下空白,就难以弥补。应付建档现象比较突出。有的单位在工程档案资料编制过程中。不按规定加盖竣工图章,不按规定标注各种数据和设计变更。以复印件代替原件:有的甚至突击编写“档案”:有的为了节省费用,不按规定作各种器材试验。不报、虚报试验资料。导致工程档案中有效的少。无效的多,残缺不全,严重地破坏了工程档案的完整性和真实性。
(三)城建档案工作者的素质有待于进一步提高。由于多方面的原因,城建档案工作在我国起步较晚。近年来,虽然已经基本形成以城建档案馆为主体,以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络,但是,城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比,还有一段不小的距离,其中一个重要薄弱环节,一些从事城建档案工作的人员,或者因为没有系统学习过城建档案管理知识,或者半路出家,对城建档案工作不熟悉,或者随着科学技术的发展,计算机、网络等现代化管理设备进入了城建档案管理的领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
二、以数字化工作促城建档案上水平
目前,计算机技术正广泛应用于社会各领域,这给城建档案工作上水平、上层次提供了契机。
以城建档案数字化建设为导向,以利用为目的。充分利用计算机软硬件功能,最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力。以便于更好地发挥城建档案信息资源的作用。
(一)搞好城建档案的接收归档工作。大力开展城建档案的接收、收集和征集工作,进一步丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构。加大重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度,提高数字(电子)档案、声像档案等的比重。加强馆库基础设施建设,不断争取扩大馆库面积。加大硬件投入,增添与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、光盘刻录机、空调、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备。
(二)大力推进数字城建档案馆基础设施建设。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理。通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现档案信息资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆,包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统之中,由分布式档案信息资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地区的信息系统。因此,数字档案馆的构建,应该纳入当地政府信息化建设总体规划。要以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心。加快数字城建档案馆建设。“管理统一平台”方面完成数字化生产系统、档案利用子系统的开发,优化了声像档案系统,并试验GIS模式下各类档案叠加串联方式:“统一门户”方面,档案统计子系统及档案利用、报送、验收、培训、征集“一站式服务”各功能模块,要强化档案信息对外服务上的功能,实施档案信息服务分权阅览方案,
(三)进一步提升各级城建档案管理人员信息化档案管理水平。城建档案内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识,既要有城市建设方面的知识,又要有档案管理方面的知识,这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识,加强全面学习。要加大以提升信息化素质为主要内容的城建档案管理人员教育培训工作力度。开展多层次、多门类的档案教育培训,根据实际情况,采取多种渠道,多种形式举办各种类型的培训班,建设一支开拓进取、知识和专业结构合理,既懂业务又熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。组织业务交流。专题学术研讨。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动,介绍相关科技动态和应用情况,介绍先进管理方法和手段,提高领导和业务人员的管理水平。同时,要创新服务方式。积极做好相关服务工作,扩大查档等各种途径,更好地服务科学发展。
作者：江伟琴
长春市城市建设档案馆赵冰
[摘要] 城建档案数字化建设是新时期城建档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强城建档案数字化建设，开创城建档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。
档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。城建档案则从另一个角度来记录一个城市的发展历程，记录一个城市的各项基础设施，记录一个城市各时期的风貌。城建档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。城建档案工作深深植根于人民社会生活，与社会发展同步，并随着城市文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。
城建档案数字化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是城建档案工作向现代化迈进的必由之路，是城建档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。长期以来，档案工作人员都是从事纸质档案管理，即使在现代化的信息产业中的档案工作人员，大多数也只是从事档案的接收和管理工作，并不直接从事研究和学习现代计算机技术，对于计算机的技术应用，档案信息、档案资料的来源，档案文件的电子版格式，知之不多，难免使得档案管理主体与档案载体这个
- 1 -
客体之间的联系脱节。所以要做好档案数据库工作，为以后的档案工作现代化管理、利用打好基础，首先就是要做好档案管理的现代化技术管理，从档案载体的形成源着手，按现代档案工作的管理控制来做好档案的基础工作，其次要加强人员培训，使档案工作人员成为档案工作和现代化技术的专家，只有这样，建立现代化数字档案管理资源的管理体制才具有了可以实现的条件和基础。
档案数字化是数字档案馆档案信息资源建设的重要组成部分，也是数字档案馆建设过程中较易展开的工作。档案馆进行档案数字化，可以采取“外包”的形式，但综观我国各级各类档案馆档案数字化的现状，一般由档案馆自身开展这项工作。档案数字化不仅是项技术工作，更是一项流程管理工作。
城建档案数字化的特点是：图纸多，资料多，相关资质证明多。这就在一定程度上限制了城建档案的数字化进程，这也是城建档案数字化的一个攻关课题。将以上问题解决好，会对城建档案数字化起到极大的推进作用。
我们现在的想法是：
第一，要把城建档案数字化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。城建档案数字化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案数字化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案数字化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统
一、数据规范、长期可读、便于
共享。
第二， 要通过城建档案数字化整合，带动各项档案基础业务工作。城建档案数字化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。城建档案数字化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使城建档案事业各项工作迈上一个新的台阶。
第三，要确保档案数字化建设的整体效益和质量。城建档案数字化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于数字化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。
我们现在的做法是：
第一，加快档案数字化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案，照片底片档案，录音，视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和
存储，即进行数字化档案馆馆藏的建设。
第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。
第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。
第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。
总之，档案数字化工作是一门深奥的学问，做好档案数字化工作是无止境的，城建档案数字化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。
参考文献：
[1]《浅谈档案数字化工作》石国杰《浙江档案》2005年 04期
[2]《实现档案数字化建设需要注意的问题》金向阳《兰台世界》2005年 04期
[3]《浅议档案数字化建设》牟丽华、王林《兰台内外》2007年 03期
[4]《档案信息化应用系统建设》薛四新、彭荣、陈永生
衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。
档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略;二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务;三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限;四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作;五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑;六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享;七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。
我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定;破损档案修裱;6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。
一、档案数字化加工内容
项目加工内容主要包括：档案登记和前整理;拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录建库;档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印;修补破损档案;档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录);印刷体文字OCR识别;光盘、磁带和硬盘的成品数据制作;纸质目录册制作;数据备份、导库、成果管理;档案还原装订、入库;档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：
(一)档案整理
在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、
拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库;档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。
1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人(组长)管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。
2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一;档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象;是否已按规定进行划控;卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。
3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。
4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。
5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物(档案内的成册资料不拆卷)。
6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。
(二)档案解密、划控和开放鉴定
1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。
2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。
(三)档案扫描：
1、扫描设备要根据档案幅面的大小(A
4、A3等)和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。
2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。
3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。
(四)图像处理
1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边(不许裁档案图像内的白边)、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读;扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度;数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致;所有数字化产品背景色一致;文件排列顺序正确。
2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件(正式发文)电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。
(五)图像存储
1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览)。
2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号(数据编号)、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。
(六)目录建库
1、根据《档案著录规则》(DA/T18)的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。
2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。
3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。
4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。
5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录(原纸制目录仍保留)打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套(含案卷级目录和文件级目录)和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括(用120克铜版纸打印)，排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。
(七) 后期整理装订
1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置;遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐;装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除;保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。
2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。
(八) 数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接;实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。
外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。
(九) 数据备份
加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。
1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。
2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。
3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。
4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。
5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据(目录、图像、路径、磁带、硬盘)进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。
(十)档案归还
在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日
志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。
二、验收要求
(一)档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
(二)图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上(含99.9%)予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上(含95%),如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
(三) 档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上(含99%)，如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。
(四)档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上;抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。
(五)以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。
三、质量保障要求
(一)成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。
(二)建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。
(三)外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。
(四)建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。
四、安全保密要求
(一)档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。
(二)档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。
(三)进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。
(四)参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息;严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp
3、mp4及移动存储介质等;严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。
五、售后服务
(一)售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。
(二)售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，外包服务公司24小时热线响应。接到电话要求后,必须在6小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。
项目要求
一、具体内容：
1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A
4、A3)，约3.6万张图纸(A
2、A
1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理(组卷)。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级;并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装(换)盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。
二、基本要求
1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月(从进场之日起);
2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备(特别是大图扫描仪)外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。
3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。
4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。
5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。
6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料(A3及以下)和图纸(A2及以上)两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
三、项目工作地点：
项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。
四、数字化加工要求：
基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。 (1)档案整理：按照《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。
(2)档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A
1、A
2、A
3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、 TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据(案卷目录及卷内目录)与扫描图像要形成100%正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
(3)图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。
(4)档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。(注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样)
(5)数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。
(6)打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。
(7)保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份(移动硬盘由我馆提供)。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。
(8)档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。 (9)档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。
(10)以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。
五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：
《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001) 《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007) 《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011) 《城建电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 《磁体载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)
《电子政务业务流程设计方法通用规范》(GB/T19487-2004) 《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》(GB/T7408-1994) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1～2-1999) 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》(GB/T17679-1999) 《CAD电子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T-31-2005) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《安徽省城建档案信息化建设标准》(DB34/T1014-2009)
六、质量与验收要求
1、按单体工程(每栋楼)为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。
2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程(每栋楼)为单位及时对扫描数据进行备份。
4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。
七、安全及管理要求
1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。
2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。
3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。
4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。
5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。
6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。
7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
八、其它
1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。
2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。
3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。
二〇一八年六月十二日
一、工程准备阶段文件
1、建设项目列入计划的申请文件及批复或计划项目表
2、用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书
3、拆迁安置竟购、协议、方案等
4、建设用地规划许可证及附件
5、划拨建设用地文件(用地批复)
6、工程地质勘察报告
7、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
8、国有土地使用证(复印件)
9、放、验线通知单(建设用地钉桩通知单)
10、有关行政主管部门(人防、环保、抗震、消防、市政、园林、卫生、通讯、交通等)批准文件或取得的有关协议
11、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
12、招标申请及中标通知书
13、勘察、设计、施工、监理合同
14、建设工程规划许可证及附件(正本)
15、建设工程施工许可证(正本)
16、规划平面图
17、工程质量监督手续、监督计划
18、建设、施工、监理单位人员名单
二、监理文件
1、监理规划、监理实施细则
2、监理月报、会议纪要中有关质量问题
3、进度控制(工程开工、复工审查表/工程开工、复工暂停令)
4、质量控制(不合格项目通知、质量事故报告及处理意见)
5、工程竣工决算审核意见书
6、合同与其他事项目管理(工程延期报告及审判、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料)
7、监理总结、质量评估报告
三、施工文件
(一)土建工程
1、施工组织设计、技术交底、技术复核
2、图纸会审、设计变更
3、工程测量定位记录
4.基槽开挖测量资料、验槽记录和地基处理记录 5.地基钎探记录和钎探平面面点图 6.桩基施工记录
7.施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、出厂证明
(1)砂石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集材料汇总表 (2)砂石出厂证明、复试试验报告 (3)砖出厂证明、复验报告
(4)轻集材料出厂证明、复验报告 (5)水泥出厂证明、复验报告 (6)钢筋出厂证明、复验报告 (7)防水材料出厂证明、复验报告
(8)预制构件出厂合格证、复验报告(9)
(9)门窗(塑钢、铝合金)出厂证明、复验报告 (10)防腐材料出厂证明、复验报告 (11)外墙涂料出厂证明、复验报告 (12)隔热保温材料出厂证明、复验报告
8、土壤干密度、击实试验报告
9、沙浆、混凝土配合比
10、沙浆、混凝土抗压强度试验报告
11、混凝土抗渗试验报告
12、商品混凝土出厂合格证、复验报告
13、钢筋接头(焊接)试验报告
14、隐蔽验收记录
15、观察沉降记录
16、结构吊装记录
17、工程质量事故处理记录(整改报告)
18、检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录
19、结构验收记录 20、幕墙工程验收记录
(二)电气、给排水、水防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智测能化、电梯工程
1、施工组织设计、技术交底、技术复核
2、图纸会审、设计变更
3、设备、产品质量检查、安装记录
(1)设备、产品质量合格证、质量保证书
(2)设备安装记录
(3)设备运行记录
(4)设备明细表
4、隐蔽工程检查记录
5、屋面、橱卫间注水试验记录
6、施工试验记录
(1)电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录 (2)楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 (3)变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
(4)给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
(5)电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录 (6)电梯接地电阻、绝缘电阻等测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录;平衡
运速、噪声调整试验报告
7、质量事故处理记录
8、检验批、分项、分部工程质量验收记录
(三)室外工程
1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工条件
2、室外建筑环境(建筑小品、水竟、道路、园林绿化等)
四、竣工图
1、综合竣工图(总平面布置图、室外管网图、设计总明书、室外专业图等)
2、专业合竣工图(建筑、结构、水、电、装饰装修、采暖通风空调、燃气等)
五、竣工验收文件
1、工程概况表、交工验收证书
2、竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告
3、单位、(子单位)工程质量验工验收记录
4、竣工备案表、消防验收、竣工规划验收合格证、空气检测报告等
5、勘察、设计质量报告书
6、工程质量工程质量书、保修书、保证书
7、竣工决算
8、竣工照片(正侧七寸彩照一张)
一、 工程准备阶段文件
1、建设项目列入年度计划的申请文件及批复或年度计划项目表。
2、用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书。
3、拆迁安置竞购、协议、方案等。
4、建设用的规划许可证及附件。
5、划拨建设用地文件(用的批复)
6、工程地质勘察报告。
7、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查。
8、国有土地使用证(复印件)
9、放验线通知单(建设用地钉桩通知单)
10、有关行政主管部门(人防、环保、抗震、消防、市政、园林、卫生、通讯、交通等)批准文件或取得的有关协议。
11、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。 12招标申请及中标通知书。
13、勘察、设计、施工、监理合同。
14、建设工程规划许可证及其附件(正本)。
15、建设工程施工许可证(正本)。
16、规划平面图。
17、工程质量监督手续、监督计划。
18、建设、施工、监理单位人员名单。
二、监理文件
1、监理规划、监理实施细则。
2、监理月报、会议纪要中有关质量问题。
3、进度控制(工程开工、复工审批表/工程开工、复工暂停令)
4、质量控制(不合格项目通知、质量事故报告及处理意见)
5、工程竣工决算审核意见书。
6、合同与其他事项目管理(工程延期报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料)
7、监理总结、质量评估报告
三、施工文件
(一)土建工程
1、施工组织设计、技术交底、技术复核
2、图纸会审、设计变更
3、工程测量定位记录、工程测量复核记录
4、基槽开挖测量资料、验槽记录和地基处理记录
5、地基钎探记录和钎探平面图
6、桩基施工记录
7、施工材料预制构件质量证明文件基复试试验报告、出厂证明 1)砂石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集材料汇总表
2)砂石出厂证明、复试试验报告 3)砖出厂证明、复试报告
4)轻集材料出厂证明、复试报告 5)水泥出厂证明、复试报告 6)钢筋出厂证明、复试报告 7)防水材料出厂证明、复试报告 8)预制构件出厂证明、复试报告
9)门窗(塑钢、铝合金)出厂证明、复试报告 10)防腐材料出厂证明、复试报告 11)、外墙涂料出厂证明、复试报告 12)、隔热保温材料出厂证明、复试报告
8、土壤干密度、击实试验报告
9、砂浆、混凝土配合比
10、砂浆、混凝土抗压试验强度试验报告
11、混凝土抗渗试验报告
12、商品混凝土出厂合格证、试验报告
13、钢筋接头(焊接)试验报告
14、隐蔽验收记录
15、观测沉降记录
16、结构吊装记录
17、工程质量事故处理记录(整改报告)
18、检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录
19、结构验收记录
20、幕墙工程验收记录
(二)电气、给排水、水防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
1、施工组织设计、技术交底、技术复核
2、图纸会审、设计变更
3、设备、产品质量检查、安装记录 1)设备、产品质量合格证、质量保证书 2)设备安装记录 3)设备运行记录 4)设备明细表
4、隐蔽工程检查记录
5、屋面、厨卫间注水试验记录
6、施工试验记录
1)电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有限电视末端等测试记录
2)楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 3)变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
4)给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录 5)电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录
6)电梯接地电阻、绝缘电阻等测试记录;空载、半载、满载、
超载试运行记录;平衡、运速、噪音调整试验报告、 7)质量事故处理记录
8)检验批、分项、分部工程质量验收记录
(三)室外工程
1、室外安装(给水、雨水、污水、热水、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件
2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)
四、竣工图
1、综合竣工图(总平面布置图、室外管网图、设计总说明书、室外专业图等)
2、专业竣工图(建筑、结构、水、电、装饰装修、采暖通风空调、燃气等)
五、竣工验收文件
1、工程概况表、交工验收证书
2、竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告
3、单位(子单位)工程质量验收记录
4、竣工备案表、消防验收、竣工规划验收合格证、空气检测报告等
5、勘察、设计质量报告书
6、工程质量合格证书、保修书、保证书
7、竣工决算
8、竣工照片(正侧七寸彩照各一张)
同程教育()-专注于个性化人力资源开发与管理今同程,为明天!
浅谈城建档案信息化建设
摘要：档案信息化就是在加强城建档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放城建档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
关键词：档案;信息化;建设
档案信息化在城建档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息进行了采集、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。
一、档案信息化建设的重要性及现实意义
1、档案信息化建设的重要性
一是可改善档案管理工作。只有实现城建档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享;提高档案信息利用的时效性。
三是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
2、档案信息化建设现实意义
档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来更多资料详见同程社区club.toonedu.com电话：400-617-0860
显而意见的效果和收益。
一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，提高职能部门的工作效率。
四是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。
二、档案信息化建设的内容
档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。
1、基础设施建设。
主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。
2、档案信息资源建设。
主要包括两大方面，一是现有馆藏档案(包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等)的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。
3、标准规范建设。
这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。
4、应用系统建设。
这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量，选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。
5、人才队伍建设。
这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行;有了路和车，没有货不行;路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。
21世纪是信息产业主导世纪，逐步实现城建档案信息化成为城建档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系，并为建立信息化数字城市的建立打下良好的基础。
推荐阅读：
数字城建档案馆建设论文（精选3篇）04-14
关于城建档案管理的数字化建设问题研究09-11
云计算在数字城建档案馆建设中的探索与研究09-13
数字化城建档案论文（共3篇）04-15
文化建设城建档案论文提纲11-15
新时期城建档案文化建设探析09-13
文化建设城建档案论文（推荐3篇）04-12
城建档案法治建设与强化建议研究09-26
论从工程档案到城建档案在城市建设中的作用09-11
资源共享环境下的城建档案电子化建设研究02-06
