什么是“秘书”?目前比较广泛的认为:秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员。秘书活动有辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务四大职能, 是领导者、主事者的参谋和助手。科研秘书顾名思义就是科研人员的参谋和助手, 是从事科研管理工作的特殊专职人员。随着我国科技队伍的扩大, 科研秘书岗位更加青睐复合型秘书人才, 因为一名优秀的科研秘书可以使复杂的事情变得简单, 原本微妙的问题也可以柳暗花明。
与传统的行政秘书不同, 科研秘书面对的是科研人员, 而且不是一名科研人员, 是一个课题组甚至是几个课题组。因此, 科研秘书不仅要做行政秘书的工作, 还要承担科研管理方面的工作。科研院所承担的科研任务种类繁多、涉及面非常广泛, 例如有国家重点基础研究发展计划 (973计划) 、国家高技术研究发展计划 (863计划) 、国家科技支撑计划、国家自然科学基金项目、国际合作项目、各种专项研究等等。科研秘书要掌握各类项目的申报和管理, 协调做好科研项目的预算和决算、科研项目任务通知的落实、各种国际国内学术会议活动的策划和组织安排、项目简报、录音整理、因公护照签证、具体的财务报销、相关档案归档等等, 就像科研人员的管家, 工作范围涉及实验室、科技处、规划处、资产处、人事处、财务处、后勤处等诸多部门, 其工作量和工作难度是相当大的。
科研秘书工作, 千丝万缕, 纷繁复杂, 其核心就是做好服务, 当好参谋。经过几年秘书工作的亲身体验, 笔者觉得一名合格的科研秘书要具备优秀的道德品质、正确的学习理念、良好的沟通能力、高效的执行能力以及高度的爱岗敬业责任感。
道德品质是一定社会的道德原则和规范在个人思想和行为中的体现。俗话说, 做事先做人。科研秘书, 一定要有良好的道德品质, 堂堂正正做人, 踏踏实实做事, 在工作中一定要主动、细心、周到、忠诚。科研项目有很多会涉及国家重点和军工保密, 在工作中, 脑子要多动, 嘴巴要少说, 工作要一丝不苟。
科研秘书要树立终身学习的理念, 不断充实自己, 提高自身能力。多读书, 多向领导学习、向书本学习、向实践学习、向他人学习、向同事学习、学习别人的长处, 克服自己的缺点, 丰富自己的能力。大多数秘书不是所服务课题组的相关专业出身, 因此, 必须要多学习, 包括必要的专业基础知识和财务知识, 避免出现阴差阳错的现象。
在工作中正确领会领导意图, 善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物, 尽量做到举一反三。要建章立制, 对经常性工作, 写在纸上, 记在心上, 形成规矩。头脑要像计算机一样有条不紊, 哪个是重点, 哪个非重点, 要分清主次。不管事情再多再杂, 都不能忘了规矩, 该请示的要请示, 要反馈的不截留。总之, 就是要遇事冷静, 办事稳妥。
科研秘书是科研人员的参谋助手, 没有良好的沟通协调就没有良好的工作结果。我们生活在一个人际关系非常重要的世界里, 沟通能够带来其他指示所不能带来的成效, 在工作中良好的沟通会增进人与人之间的情感, 提高工作效率, 这也是做好秘书工作非常重要的一点。
沟通能力包括文字表达和语言表达。文字表达要能迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、文笔精练的各类文本。语言表达能力的基本要求是:鲜明准确, 简练明晰, 口齿清楚, 措辞得体。做到大事清楚地说, 急事慢慢地说, 小事幽默地说, 没把握的事谨慎地说, 没发生的事不要胡说, 做不到的事别乱说, 伤害人的事不能说, 讨厌的事对事不对人地说, 开心的事看场合说, 伤心的事不要见人就说, 别人的事小心地说, 自己的事听听自己的心怎么说, 现在的事做了再说, 未来的事未来再说。专业的秘书更像是决策者的守门人, 一位灵活机敏的秘书, 能化繁为简, 有条不紊, 构筑起相互之间沟通的桥梁。
较强的人际沟通能力, 不仅要具备丰富的专业知识和方法, 而且还要有技巧、学会平易近人, 不擅权越位, 公私分明, 保持一颗平常心, 这样才能顺利完成工作任务, 形成融洽的工作氛围。
作为秘书, 不要领导催一下才去执行一个动作, 要学会如何拿捏自己的度, 计划好要做的事和要走的路。
在领导的交办下, 主动沟通信息, 调节关系, 提高工作效率。一是对上协调, 树立整体意识。二是对下协调, 树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎, 搞好服务, 摆正位置。三是横向协调, 树立协商意识。凡是所办之事, 在处理、决策之前, 都要及时与有关部门协商沟通。
科研秘书涉及较多和较为敏感的是大量具体的财务报销工作, 不仅要熟练操作财务报销系统, 还要掌握各类不同项目的财务管理制度, 在相应的制度范围内合理进行财务报销工作, 并定期进行明细账的分析, 及时向领导汇报收支情况等。由于承担大量事物性工作, 常会出现一些特殊情况, 这就要求秘书要有随机应变能力, 处理问题既要符合原则, 又要机动灵活。
科研秘书要将服务意识转化为自觉行动, 做好服务工作就要有无私奉献、埋头苦干的思想。1.能够做到“逆来顺受”。受气是秘书的家常便饭, 工作中一件事做得不是很圆满, 会换来领导批评, 下面人的反映, 有情绪有委屈首先往秘书身上发, 所以秘书工作者必须要做好“逆来顺受”的准备, 正确对待批评和牢骚, 进行换位思考, 找到原因, 不断完善, 只有这样才能潜心工作。2.要体会“吃亏是福”的内涵。秘书一天到晚忙个不停, 工作时间长, 工作内容杂, 工作强度大, 辛苦幕后无人知, 如果没有不怕吃亏的精神, 就干不好工作。要知道正是因为大量的工作积累, 才能不断摸索规律, 提升自身价值, 从各种“吃亏”中, 不断累积“福气”。3.树立苦中作乐的思想。秘书工作艰苦, 上班要先于人, 下班要后于人, 平时要随喊随到, 整天处于高度紧张和忙碌的工作状态中, 精神压力大, 没有苦中作乐的思想是无法胜任的。
笔者觉得, 好的秘书就是要甘当配角搭好戏, 让所管的项目和所操办的具体事务都能平稳圆满落地, 没有什么变奏曲, 让科研人员感到顺心和踏实。
作为科研秘书, 您是否意识到自己职位的重要性?不仅大部分科研人员并没有意识到其重要性, 科研秘书自己也并没有意识到。
科研所中大部分科研人员会片面地认为秘书就是去报销, 谁都可以做, 部分人在观念中不认为科研秘书工作需要专门的知识和技能, 认为只有科研工作才是最重要的, 在认识上科研秘书工作得不到足够尊重, 在工作中就必然没有足够的支持。这种认识反作用于科研秘书身上, 导致科研秘书自身也没有切实把自己当作科研工作环节的重要一分子。
科研秘书工作的局限性、繁杂性和重复性使科研秘书每天必须投入大量的精力去完成本职工作, 但科研秘书所付出的努力, 往往得不到应有的承认, 一些科研秘书本身对自己的工作没有自豪感、成就感, 对那些表现好的秘书的评价也仅仅是某某的秘书很能干, 仅此而已。科研秘书在职务和职称晋升方面都很难有所提高, 干多干少一个样、干好干坏一个样, 很多秘书对自己的本职工作缺乏激情, 从而对工作的积极性大大降低。
大多数秘书进入科研所后, 都是在工作中不断摸索, 与大家不断磨合, 觉得适合的会留下来, 优秀的人才留下来的并不多, 人员的不断流动, 导致科研人员要不断地适应新秘书, 降低了办事效率, 也间接地阻碍了科研活动的有序进行。
比尔·盖茨曾经说过, 微软的成功有其秘书露宝的一份功劳, 可见默默耕耘、辛苦工作的秘书们虽不被人们所关注和提起, 但对成功者而言却尤为重要。如今我国科技实力持续增强, 科技事业蓬勃发展, 科技的发展离不开科研人员, 而科研秘书能让科研人员从繁杂的事情中解脱出来, 专心从事科学研究, 因此, 一名好的科研秘书于科研人员而言非常重要。总的来说, 科研秘书在科研院所中发挥了不可或缺的作用, 虽然工作平凡, 但却是重要的链接。笔者认为, 结合时代和院所的发展要求, 发挥好科研秘书的作用, 是科研院所、科研人员、科研秘书都值得考虑的一个问题。
摘要：科研秘书工作是一种综合性的工作, 工作范围涉及诸多方面, 其工作具有较大的灵活性和不确定性。笔者从自身工作经验出发, 对研究所科研秘书工作进行了一些思考与探讨。
关键词：研究所,科研秘书工作,思考与探讨
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