制度是前人经验与血泪的总结和提炼，是行为的基本准绳，必须执行到位。如何制定一般制度？下面是小编整理的《行政办公规范管理制度》相关资料，欢迎阅读！
行政办公室档案管理规范化的对策分析
摘 要：结合实际，重点探讨了行政办公室档案管理规范化的对策。
关键词：行政办公室;档案管理规范化;对策
1 前言
自改革开放以来，我党立足于全心全意为人民服务，并加大了服务型政府建设，对行政各项工作进行了调整和优化。办公室作为行政工作的基本部门，主要负责档案管理、信息上传下达等工作，工作内容较多，且占据十分重要的地位。但是当前档案管理工作由于各部门之间缺少沟通和交流，出现了各自为政的现象，无法将资料有机整合到一起，在一定程度上增加了档案工作开展难度，且效率较低，缺乏规范性，不利于行政办公室各项工作的开展。因此加强对办公室档案管理规范化对策的研究具有积极的借鉴意义，能够帮助我们正视该项工作的同时，还能够注重细节工作，提高管理规范化水平。
2 档案管理概念
所谓档案管理，主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看，档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作，在整个管理过程中，它不生产物质财富，主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作，渗透至社会管理系统中的各个环节，为社会实践工作提供服务和支持，这也是区别于其他工作的主要特点。目前，我国档案管理工作尚处于发展阶段，整体管理水平还有待提升，需要我们给予更多的关注，并加大研究力度，从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。
3 档案管理规范化的重要意义
加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作，特别是在信息时代下，檔案中蕴含着的大量资料信息，也是以往工作的总结，能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说，规范化管理的意义表现在以下几个方面：
第一，顺应时代发展趋势。新经济环境下，市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为，才是持续、稳定发展的基本规律，只有顺应时代发展，反思自身存在的不足，不断革新自身理念、处事方式，才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分，记载着行政工作的过往，具有较强的参考意义，落实好该项工作，是行政工作顺应时代的具体表现。
第二，提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容，具体来说，就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档，并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题，采取针对性措施，加以调整和优化，不断提高行政服务质量。同时，档案管理作为行政文化建设的基本内容，对于树立良好政府形象具有积极地推进作用，最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用，对职工进行绩效考核，实现对职工的全面、具体化管理，从而真正意义上落实行政现代化管理目标。
第三，有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程，档案管理作为其中的一部分，通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理，能够总结其中的经验。
4 提高规范化水平的措施
现阶段，规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求，其不仅体现在制度、管理等方面，还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验，建议该项工作可以从下列方面人手：
4.1 重视规划管理，完善管理制度
目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。具体来说，行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者，要从自身人手，树立新型管理理念，重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥，并经常过问该项工作实施现状，适当增加人力、资金等方面的投入，为该项工作的有序开展保驾护航。
制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键。因此在档案规划管理工作中，我们要充分利用制度手段，约束和限制不规范行为。在实践中，要立足于部门发展新目标、新形势，将制度完善工作列入到重点工作列表当中，对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善，及时取消不合理内容，并在此基础上提出相应的内容，形成系统化制度体系。
4.2 强化管理体系，保证信息真实性
笔者认为针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程，特别是要重视人员能力建设。21世纪，知识更新速度远远超过我们的想象，只有掌握新知识、新技术，才能够更好地担任这份工作，继而实现对档案资源的深度挖掘，提高信息资源利用价值。值得注意的是，不同于其他信息，档案信息资源具有保密性特点，需要我们对管理人员进行保密知识教育，保证管理人员的综合素质能够与时代发展趋势相契合。新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一实践收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。
4.3 构建网络体系，规范档案利用
现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下，档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。
档案管理工作的终极目标是发挥其保存及应用价值，为社会实践提供借鉴和参考。只有开发和利用档案的应用价值，才能够为行政工作水平的提升做出更多贡献。因此在行政服务中心内部，我们应在现有档案基础之上举办档案展览等活动，充分发挥档案资源的社会宣传功能，将静态的档案转变为动态的资源，以此来引导职工能够树立正确档案规范化理念。
5 结论
根据上文所述，随着社会不断进步和发展，档案管理的时代意义及社会效益越来越突出，然而当前档案管理工作不够规范，使得档案信息的利用价值大打折扣。本文在档案管理工作概念基础上，分析和研究了档案规范化管理工作对于服务中心的重要意义，从网络层面、档案资源利用等角度提出了相应的建议及对策。在此基础上我们也能够进一步明确档案管理工作的内涵，在日后工作中逐步重视该项工作，并构建立体化工作体系，从而促进我国行政事业的改革及发展。
作者：王敬文
引言
办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。
就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。
1.办公室档案规范化管理的基本情况
规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。
2.办公室档案管理的特点
2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。
2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。
3.办公室档案管理存在的问题
相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况;其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现;再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。
4.办公室档案规范化管理的重要性
4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。
4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。
4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。
5.实现办公室规范化管理的措施
5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。
5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持;其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。
5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。
5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。
6结语
综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。
(作者单位：兰州市城市建设设计院)
作者：马莉
摘 要：党政办公室是行政及党建综合业务运转的载体与关键，在确保各职能部门日常运营中，发挥着桥梁枢纽的功能和作用。作为综合职能部门，党政办公室业务拥有高度的协调性、服务性、综合性等基本特征。而党政办公室档案管理工作是其协调性、服务性的重要表彰，需要档案管理人员通过规范化管理[1]，更好协调、服务及促进各职能部门的稳定运行与健康运作。但在实现规范化管理目标的过程中，我们需要明确档案规范化的基本内涵及其在档案意识、保管条件、管理人员等层面所存在的问题，探索出科学合理的规范化管理思路和策略，以期推动我国档案管理事业的健康发展。
关键词：党政办公室;档案;规范化管理
党政办公室高职院校党政职能运转的关键枢纽，在运行管理中拥有着承上启下的媒介作用，有利于提升高职院校的管理质量，促进组织的高质量与可持续发展。通常来讲，党政办公室主要职能是负责各科室的综合协调与联系;负责行政、接待、文秘等工作;负责审核或草拟以行政、党委名义发布的文件，制定各项制度文件。它具有服务对象层次高、基本分工与协作团结相融合、涉及面广等特性。其中档案管理工作是党政办公室一项重要的工作内容，可以在协调各方、联系左右、承上启下的前提下，推动各部门工作的有序开展。
一、党政办公室档案规范化管理的基本内涵
党政办公室档案管理的工作职责主要包括：一是贯彻落实我国有关档案管理工作的方针政策与法规法律，规划档案管理工作方向;二是拟定档案管理规章制度并进行贯彻落实;三是负责征集、保管、统计、整理各类文书档案资料。档案规范化管理通常指以档案领域的关键性概念和事物为对象而修订或制定的规范化工作形式，其作用主要包括优选、统一、简化、协调等作用，能够通过标准的制定，提升工作程序的科学化和合理化水平，使档案管理实效性更高、法律效力更强、内容专一性显著，可以充分提升传统档案管理的效率和质量;其目标是档案管理的效果目标，即每个活动、时刻及行为都处于受控状态，能够通过系统化、常态化、流程化、标准化、数据化及专业化的方式，促进党政办公室档案管理方针政策与法律法规的贯穿落实，能够优化征集、保管、统计、整理等档案资料处理流程。由于规范化管理拥有“系统思考”“全员参与”“体系完整”及“制度健全”的基本特征，可以帮助党政办公室改变传统混乱管理的状态，提升管理流程的科学性，降低档案管理工作中所存在的摩擦和矛盾，使档案规划目标得到切实地落实。然而在实践应用中，档案规范化管理需要标准化和制度化建设，需要为党政办公室构造一个具备自我修复与自我免疫的机能，使党政办公室能够适应外部环境的发展与变化，更好地发挥自身的综合协调与服务的职能。
二、党政办公室档案管理所存在的主要问题
(一)档案管理意识相对薄弱
党政办公室在负责行政、接待、文秘等工作中，拥有综合协调各部门工作、推动组织发展与运作的基本功能。然而在党政办公室各项工作得到快速而有效开展的过程中，办公室负责人通常将工作重点放在其他事务性工作中，缺乏对档案管理这一服务性工作的关注程度，档案管理边缘化现象较为显著、较为明显。部分党政办公室由于缺乏对档案管理功能和作用的充分认识，未能将档案管理摆在工作的首位，缺乏信息化、制度化、标准化的意识，致使有价值的档案资源不断流失。即便档案得到及时地收集和保存，但没有得到规范整理，仍会导致档案资料所提供的决策依据等无法充分而系统地发挥作用。虽然我国部分党政办公室负责人能够理清档案管理与党政办公室职能发挥的基本关系，关注档案管理的规范化、制度化、信息化、标准化建设质量，但由于档案管理者缺乏对档案挖掘的重视程度，因此档案管理工作的价值彰显依旧会受到限制，难以充分发挥其所拥有的功能和作用。
(二)安全保管条件严重缺失
在新时代背景下，我国党政办公室档案管理设施及办公场所都得到了明显地改善。然而由于我国区域发展的不均衡，部分经济欠发达地区还存在档案保管条件缺失、档案室处在“一室多用”的状态，部分党政办公室容易出现随意摆放、堆放档案资料的问题，致使档案资料难以得到充分地保存。在信息化技术得到快速发展的背景下，档案信息化建设逐渐成为档案管理工作的基本内容和目标，而通过电子档案归档，提升了档案开发与利用的效率。然而由于档案管理员缺乏对信息化建设的充分认识及有效理解，电子档案长期处在“缺乏安全保障”的状态下，即计算机信息安全管理工作不到位、预防病毒入侵和黑客攻击的手段缺失，使档案文献面临着严峻的信息丢失、篡改及损害的安全风险，严重影响到档案管理的稳定性、规范性及合理性。此外档案归档、利用中的不规范、不标准，致使档案安全保管的风险加大。通常来讲，在不规范的档案利用下档案原件容易出现丢失、毁坏的问题，而档案信息化管理过程中所存在的不规范利用，又容易加大档案信息泄露的风险，致使档案保管质量受到影响。
(三)人员素质及能力不够高
首先，档案管理人员素质较差，导致党政办公室档案资源无法得到充分开发和利用，严重影响党政办公室协调各项工作开展的实效性和有效性。通常来讲，党政办公室收集文书档案所涉及的部门比较多，所产生的档案资源较为繁多、复杂，只有充分挖掘和开发各类档案资料，才能促进各科室的职能发挥和工作开展，提升党政办公室的工作实效。但由于档案管理人员的专业素质较差，缺乏档案资源开发意识，档案开发程度与质量不尽如人意。其次，档案管理人员能力较低。信息化、现代化、制度化、标准化建设需要档案管理人员拥有较高的档案分析、利用、整理、收集等能力。然而由于党政办公室缺乏系统、长期、持续的培训机制，档案管理人员的整体能力较低。究其原因，依旧是党政办公室管理者缺乏对档案管理的重视，缺少必要的培训机制及指导体系，致使党政办公室公室档案管理水平难以得到有效增强。此外由于制度和标准的缺失，档案管理人员缺乏档案管理“细则”和“办法”，致使档案管理人员难以明确岗位职责，无法自主提升自身的档案管理素养及能力。
三、党政办公室档案规范化管理的基本渠道
党政办公室档案规范化管理可以切实转变传统档案管理所带来的“混乱”状态，可以充分整合党政办公室各项工作職能，使党政办公室所蕴含的“承上启下、联系左右”的作用和价值，得到更好地彰显。然而在规范化管理的过程中，党政办公室应以档案管理的基本职责为抓手，以档案资源开发和利用为导向，注重对档案管理工作的制度化与标准化建设，形成一套针对性较高的档案管理办法、渠道和举措。
(一)营造氛围、强化宣传，提高档案管理重视程度
首先，采取多种举措，加大《中华人民共和国档案法》等档案管理办法及档案法规法律及细则、办法的宣传力度，尤其要加强党政办公室负责人的法制观念和档案意识，引导其自觉遵守档案管理法律，将档案管理工作引向法制化建设的层面上[1]。其次，采取多种方法，深化党政办公室负责人及档案管理人员，对档案管理工作与党政办公室职能关系的认识，明确档案管理在党政办公室各项工作中的支持和服务价值，使党政办公室负责人自觉地将档案管理工作放到各项工作的首位，使档案规范化管理体系及机制建设，能够以“促进党政办公室价值彰显和功能发挥”为抓手，增强档案管理实效。最后，加强监督管理，构建健全完善的档案管理机制，提升各项档案管理要求、思想及理念的落实质量，使档案管理工作呈现出规范化、法制化的特性。第四，营造服务氛围，党政办公室负责人应通过营造协同合作、全面服务的档案管理氛围，鼓励档案管理者积极参与到各项工作的开展和建设中，通过档案管理职能潜移默化地提高档案管理人员对档案管理开发工作的重视程度、关注力度及认识深度，为档案规范化管理提供必要的依托。
(二)齐抓共管，部门联动，提高档案保存的安全性
首先，档案局应与高职院校的党政办公室构建协同联动机制，将档案管理规范化纳入统一部署的战略内容中，督促和指引各单位的档案管理工作。在此过程中也可以通过行政规范、政策指引的方式，使党政办公室档案管理者深入认识档案信息化建设所面临的网络信息安全风险，自觉构建网络安全管理机制、防护体系，提高档案信息化建设的整体水平。其次，档案行政部门应加强对档案管理工作的督导和检查，形成协同联动、齐抓共管的工作氛围，使档案管理规范化得到有效地落实，并且，党政办公室负责人需要落实奖惩机制、责任机制，将档案管理规范化程度及档案保存质量纳入党政办公室年度考核中，从根本上提升档案规范化管理的质量和效率。最后，促进档案管理的标准化与制度化建设，完善工作标准，提高档案利用、开发的有效性，降低档案管理不规范行为的出现概率[2]。譬如构建健全的档案保管、材料归档、档案开发的管理制度、制定符合党政办公室工作实际的建设规范。然而在档案标准制定和制度完善的层面上，必须契合上述齐抓共管、部门联动的基本要求，使档案保存的质量和效率得到提升和优化。
(三)注重创新、加强实践，推助档案信息化管理
党政办公室在档案规范化管理实践中，应重视档案管理的创新，加强档案管理创新实践，推助档案信息化管理工作实践。档案信息化管理作为党政办公室档案管理工作的重要内容，为档案管理创新指明方向，也是新时代背景下党政办公室档案规范化管理的一大趋势。基于此，在党政办公室档案规范化管理进行中，应树立创新思维理念[3]，推助档案管理向信息化进程，促进新的管理思维及方法运用到其中，构建档案信息化管理体系，从而达到党政办公室档案管理实践的有效性模式。
首先，档案信息化管理依托于现代化技术，在多技术的支撑下，将传统的线下档案信息管理模式，移动到互联网平台中实施，使纸质档案信息管理模式转变为电子、数字的档案信息管理模式，便于档案管理人员获取，操作、整合、分析、运用档案信息资源。基于此，党政办公室可依托于互联网平台，构建党政办公室工作平台，推助多部门工作在平台中实施，树立信息化工作思维，促进党政办公室整体工作的变革。其次，在先进技术的支撑下，档案信息存储、运用模式向数字化、电子化、智能化进程，减少人力对档案信息的记录、分析、查找、获取的体力、精力支出值的同时，也能够提升档案信息查阅、获取、分析、整合、运用的针对性、快速性，从而提升档案管理效率，为党政办公室档案规范化管理进行助力。因此，党政办公室在互联网工作平台中，根据档案规范化管理的特性，在平台中构建档案信息化管理板块，促进档案管理部门与其他部门工作的联动[3]，提升档案部门服务管理能力，为其他部门档案信息需要提供针对性的服务，包含档案共享、档案分析、档案传播等服务，可增强档案资源运用效率，提升档案部门工作实践成果。例如，党政办公室要重视大数据、人工智能等技术的运用，构建档案数据库，以此数据库加强档案信息的记录、分析、存储、运用、归档等工作的开展。大数据的数据信息庞大，可为党政办公室档案信息存储提供广泛的空间。最后，虽然档案信息化管理在具体的实践中具有较多的优势，但与此同时，网络安全问题的存在影响档案信息的有效性存储。基于此，党政办公室应重视档案信息存储的安全性，关注档案信息安全管理，安装相关的档案存储安全技术与设备，诸如加密技术、防火墙等，增强档案信息存储的安全性，从而彰显党政办公室档案信息化管理实践的价值。
(四)立足实际、完善制度、构建档案规范化管理机制
在党政办公室档案规范化管理中，立足于档案管理实际模式，完善档案管理制度体系是关键。通过制度体系在档案管理中实施，可增强档案规范化管理成果。一方面，结合档案规范化、信息化管理工作的实践，完善档案管理制度体系，使规范化与信息化在档案制度体系中体系;另一方面，加强对档案规范化管理制度体系的实践，增强档案规范化管理制度体系的可操作性[1]，进而能够推助档案管理工作良好的实践。同时，在档案规范化管理制度体系中，融入激励机制，激发档案管理工作积极性及潜能，可使档案管理人员更好地为党政办公室档案规范化管理工作贡献力量。
(五)加强培训、注重指导，提高人员的素质和能力
第一，“以训代促”“以会代训”“边学边干”。针对党政办公室档案管理人员专业素养较差、档案开发意识薄弱等问题，党政办公室负责人需要在加大宣传教育力度的前提下，通过“实地指导、分散培训、集中培训、以会代训”等方式，开展档案业务及档案开发意识培训工作，以此提升档案管理人员的业务素养及思想理念，使其在丰富自身知识结构的前提下，更自觉地统筹党政办公室的基本职能，做好档案资源开发及规范化管理工作。在此过程中，党政办公室应注重档案管理人员的工作实际、工作强度及工作压力，通过优化培训机制，使档案管理人员形成“边学边干”的培训模态[4]。
第二，深化指导。各级档案部门及组织负责人应在做好技术培训工作的前提下，深化档案指导工作，有针对性、有计划地组织人员外出学习，或者将档案管理监督与技术指导融合起来，让业务指导更契合党政办公室的工作实际，使档案管理人员的管理能力与水平得到充分地提升。
第三，制定有利于档案管理者能力与素养提升的标准和制度，帮助档案管理人员更好地明确自身的岗位职责，积极提升自身的管理能力。
四、结语
充分发挥档案管理职能，有利于党政办公室的价值彰显与功能发挥，可以使党政办公室借助档案管理工作所提供的经验、知识及技术，提高自身协调沟通、协作合作的质量。因此在规范化管理的过程中，党政办公室必须将档案管理协同、推动及服务各项工作的职能，作为档案工作导向，注重对管理意识、保存条件及人员能力素质等问题的解决，提高档案管理工作的实效性，使党政办公室可以更好、更有效、更循序渐进地促进组织机构的健康发展。
参考文献：
[1]李阳阳.浅谈医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技资讯，2011(29)：187.
[2]刘菊.春秋列国争强中齐桓公兴霸业及自我毁灭的内在因素分析[J].今日中国论坛，2013(Z1)：187+190.
[3]刘嵘.创新医院档案管理 提高档案工作水平[J].办公室业务，2021(4)：169-170.
[4]袁伟.自然资源部门档案管理现状及其改进策略[J].办公室业务，2021(14)：131-132.
(责任编辑：董维)
作者：张慧照
统一的办公作风、严谨的办公纪律、全员服务的协作意识、朝气蓬勃精神面貌，可以使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次。而制定完善的行政办公规范管理制度就可以实现上述目的。
行政办公规范管理制度范本
第一条 为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。 第二条 办公室规范：
1、办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。
2、辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。
3、电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。
4、拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。
5、垃圾篓：置辅桌后。
6、饮水机：放指定地点，不得随意移动。
7、报刊：必须上报架，或阅完后放人办公桌内。
8、外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。
第三条 卡座区规范
1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净;
2、辅桌：放文件盒、少量工具书;
3、提包/手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置;
4、电脑：电脑置办公桌前角;
5、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正贴桌放好;
6、卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴;
7、垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。 第四条 仪表规范
1、头发：——员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长;
2、指甲：——指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲;
3、胡子——不留胡须，应经常修剪;
4、口腔——保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品;
5、面部——女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，(不宜用香味浓烈的香水)，男性职员应保持面部清洁;
6、男性职员——在工作场所必须着西装，打领带;
①衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主——衬衫的领子与袖口不得污秽; ②领带：注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调;
7、女性员工 在工作场所着职业装(颜色以深色为主)不追求华丽。
第五条 姿势和动作规范
1、站姿——腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前;
2、坐姿——坐下后应尽量坐端正把双腿平行放好不得傲慢地把腿向前伸或向后伸或俯视前方，要移动椅子的位置时应先把椅子放在应放的地方然后再坐。
3、走姿——挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动，不跨步、不跑步。 第六条 语言规范
1、交往语言：
(1)致敬打招呼——您好!XX您好!您早!早上好!早!晚!再见! (2)请求协助或询问——请、请问、请您、劳驾您; (3)表示感谢——关照!谢谢!多谢! (4)打扰别人——对不起!很抱歉!
2、电话语言：
(1)您好，XX公司;请问，您找XX; (2)好的，您稍等; (3)谢谢， (4)再见。
3、接待语言： (1)您好!
(2)能为您做点什么吗：有什么可以帮您的吗? (3)请登记! (4)请稍候! (5)我先通报一下; (6)请坐! (7)对不起; (8)我立即去联系; (9)打扰您一下! (10)好的或行;
(11)我帮您打听一下，待会给您回复。 第七条 行为规范：
1、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退;
2、不论任何原因，不得代人刷卡;
3、请病假如无假条，一律认同为事假;
4、坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑;
5、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情;
6、严禁上班时间吃零食;
7、严禁在整个工作区域吸烟，吸烟请到吸烟室;
8、上班时间，不要在办公室化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班;
9、讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物;
10、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。
11、工作时间不得因私事打公司长途电话;
12、不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑;
13、谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处，不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用;
14、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留;
15、使用接待室和会议室，要事先到办公室登记。
16、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩;
17、爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。未经领导批准和部门主管授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料;
18、因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须通知行政部;
19、下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外; 20、严格遵守公司各项规章管理制度。
第八条 本规范从×年×月×日开始执行，望全体员工自觉遵守。办公室即日起将实施监督与检查。
制作提示：
1、明确制定目的。如规定为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。参见上文第一条。
2、明确办公室和卡座区规范。如规定办公桌桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。参见上文第
二、三条。
3、明确员工办公仪表规范。如规定女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，(不宜用香味浓烈的香水)，男性职员应保持面部清洁。参见上文第四条。
4、明确姿势和动作的有关要求。如规定站姿为：腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。参见上文第五条。
5、明确语言规范。如规定致敬打招呼——您好!XX您好!您早!早上好!早!晚!再见!参见上文第六条。
6、明确行为规范。如规定坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑。参见上文第七条。
7、明确其他事项以及制度的施行时间等。参见上文第八条。
1.为使宾馆酒店管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。
2.办公仪表规范：
(1)每周一至周四：男士着深色套装(马甲)、衬衣、皮鞋，必配领带。
(2)每周一至周四：女士着深色套裙(或裤)、马甲、衬衣、皮鞋。
(3)周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装(有外事活动除外)。
(4)头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。
3.卡座区规范：
(1)办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。
(2)辅桌：放文件盒、少量工具书。
(3)坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正。
(4)电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角。
(5)卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴物。
(6)垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。
4.办公室规范：
(1)办公桌：桌面除宾馆酒店购置案头用品及电脑外无其他物品。
(2)辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。
(3)电脑：桌面呈45。角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。
(4)拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。
(5)垃圾篓：置辅桌后。
(6)饮水机：放指定地点，不得随意移动。
(7)报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。
(8)外衣、手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。
5.语言规范：
(1)交往语言：您好，早晨好，再见，请问，请您，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜。
(2)电话语言：您好，请问，谢谢，再见。
(3)接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行(切勿说“不”)。
6.行为规范：
(1)坚守工作岗位，不能串岗。
(2)上班时间不能看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。
(3)办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。
(4)上班时间，不能在办公室化妆。
(5)接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留。
(6)使用接待室和会议室，应事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。
(7)不能因私事打宾馆酒店长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款30元。
(8)不能在宾馆酒店电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次，罚款50元。
(9)不能随意使用其他部门的电脑;私客未经总经理批准，不准使用宾馆酒店电脑。
(10)所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以宾馆酒店名义发出的邮件须经总经理批准。
(11)未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
(12)严格遵守考勤制度，如迟到、早退每分钟扣工资1元。
(13)不论任何原因，上下班不得代人刷卡。
(14)吸烟请到卫生间，否则罚款50元。
(15)请病假如无假条，一律认同为事假。
(16)凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单。
(17)因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼。
(18)如无工作需要，不能擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室。
(19)不能将宾馆酒店的烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。
第一章总则
第一条为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。
第二条公司办公室经理负责本制度的组织实施和管理监督。
第二章经理办公会议
第三条公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。
第四条每周的周一下午19：00召开管理工作会议，由经理主持，公司其他领导及各管理部门经理参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度;决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。
第五条每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由经理主持，公司其他领导、各部门负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。
第六条各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开前以书面形式提出并附背景说明，报经理确定会议议题，并做好会前准备(包括会议材料等)。
第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。
第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。
第九条公司领导会议由总经理主持，公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。
第三章公文处理
第十条各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。
第十一条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。
第十二条办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。
第四章印章使用
第十三条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经经理审核，报总经理签批后用印。
第十四条涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由分管领导签批后用印。
第十五条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由营业厅经理批准后用印。
第五章接待
第十六条来访客户由办公室接待员负责接待。
公司办公区管理规定
第一条为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。
第二条公司职工应严格遵守作息制度。
上班时间：8.00;下班时间：18：00午午休时间：12：00一14：00
第三条上班后不得外出吃早点或办私事。
第四条午休后应准时于14.00上班。
第五条不得将与工作无关的物品带入公司。
第六条公司职工上班时须衣着整洁、得体。
第七条办公时间不得因私会客;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;因私打电话必须简短。
第八条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天;不得使用不文明语言。
第九条办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得吃零食或嚼口香糖;不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物;严禁随地吐痰。
第十条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。
第十一条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。
第十二条爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。
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国家机关事务管理局办公室关于编报2015中央行政事业单
位国有资产配置计划的通知
中央国家机关各部门、各单位办公厅(室)：
为贯彻落实中央关于厉行节约的工作要求，进一步提高资产配置管理规范化、精细化水平，我局将组织开展2015中央行政事业单位国有资产配置计划编报工作。现就有关事项通知如下：
一、编报单位范围
国务院各部门、各单位，高法院，高检院和有关人民团体机关本级和机关服务中心。 其他所属行政事业单位资产配置计划由各部门、各单位组织编报审核，并报国管局备案。
二、编报内容
计划利用财政拨款和非财政拨款购置，以及通过调剂(包括调拨、划转等)、租赁、接受捐赠等方式配置公务用车、办公设备、通用办公软件和办公家具等事项。
三、编报依据
(一)公务用车。
1.《省部级干部公务用车配备使用管理办法》(厅字〔2011〕1号); 2.《党政机关公务用车配备使用管理办法》(中办发〔2011〕2号);
3.《关于中央和国家机关公务用车配备使用管理有关问题的通知》(国管资〔2011〕343号); 4.《在京中央和国家机关公务用车指标管理办法》(国管资〔2011〕167号); 5.《党政机关执法执勤用车配备使用管理办法》(财行〔2011〕180号); 6.《政府机关及公共机构购买新能源汽车实施方案》(国管节能〔2014〕293号); 7.《中央和国家机关公务用车制度改革方案》(中办发〔2014〕41号)。
(二)办公设备和办公家具。
1.《中央国家机关通用资产配置管理暂行办法》(国管办〔2007〕293号);
2.《中央国家机关办公设备和办公家具配置标准(试行)》(国管资〔2009〕221号); 3.经国管局核准的本部门、本单位资产配置标准。
(三)通用办公软件。
1.《中央行政事业单位软件资产管理暂行办法》(国管资〔2011〕280号); 2.《中央国家机关通用办公软件配置标准》(国管资〔2013〕42号)。
四、工作步骤和时间安排
(一)编制报送。
请各部门、各单位于2014年9月30日前将机关本级和机关服务中心资产配置计划报送我局。报送材料包括：资产配置计划全套报表、编报说明等纸质材料及电子数据(jio格式文件)。
请各部门、各单位于2014年10月31日前完成所属其他行政事业单位资产配置计划的审核，并报我局备案。报送材料包括：汇总后的资产配置计划报表封面、汇总表和机构人员情况表，编报说明等纸质材料及电子数据(jio格式文件，含分户数据)。
(二)审核批复。
2014年11月10日前，国管局完成各部门机关本级和机关服务中心2015资产配置计划的审核批复。
(三)计划实施。
资产配置计划经批复后，按以下原则实施：
1.公务用车制度改革后保留公务用车配置计划由我局汇总后统一编报公务用车购置预算，委托中央国家机关政府采购中心统一组织采购。
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2.各部门、各单位依据批复的资产配置计划编报资产购置预算和政府采购计划，委托中央国家机关政府采购中心采购。
3.在京公务用车实行指标管理，经国管局审核的公务用车配置计划是中央国家机关公务用车配备更新的依据，未纳入配置计划的公务用车，国管局将不安排车辆指标。
4.各部门机关本级和机关服务中心因机构变动、专项任务等原因需对配置计划进行重大调整的，需报国管局审核同意。
五、工作要求
各部门、各单位要严格执行资产配置标准，加大闲置资产调剂力度，进一步提高资产使用效率，杜绝铺张浪费;要健全内部工作机制，认真组织好所属单位资产配置计划的编报和审核工作，确保数据质量，及时报送相关材料。
六、其他事项
(一)资产配置计划材料须通过机要交换报送，电子数据应当刻录光盘，禁止通过互联网报送。
(二)请登录国管局网站(http：//)下载相关资料。
国管局办公室 2014年8月18日
来源: http:///fg/detail531375.html
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当场行政处罚决定书
( )测执〔 〕号
(当事人名称/姓名)：________
经查，你(单位)________________________(违法行为定性)的行为，违反了(法律法规名称、条、款、项)_____________________________________________________________________的规定。决定对你(单位)作出如下行政处罚：_____________________________________________________________________(具体行政处罚内容。要求具体、明确、清楚。)
如不服本处罚决定，可在收到本处罚决定书之日起60日内向同级人民政府或上级测绘行政主管部门申请行政复议，也可在收到本行政处罚决定书之日起3个月内直接向人民法院提起行政诉讼。
当事人签名或盖章：________________执法地点：____________ 行政执法人员签名：____________行政执法证号：____________ 行政执法人员签名：____________行政执法证号：____________
(行政机关印章) ____年____月____日
来源:http:///ws/detail14202.html
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xx县人民政府办公室关于进一步规范
行政机关公文处理工作的通知
各乡镇人民政府、街道办事处，县属各办、局：
为进一步规范行政机关公文处理，提高公文质量，维护公文严肃性，保证行政机关公文处理工作更加规范、高效、顺畅，按照市政府办要求，现将公文各要素层次用体用字规范通知如下：
一、发文字号(用3号方正仿宋_GBK)
二、标题(用2号方正小标宋_GBK)
三、主送机关(用3号方正仿宋_GBK)
四、正文(用3号方正仿宋_GBK)
第一层
一、(用3号方正黑体_GBK)
第二层
(一)(用3号方正楷体_GBK)
共 4 页
第三层1.(用3号方正仿宋_GBK)
第四层(1)(用3号方正仿宋_GBK)
五、附件和附件内容(用3号方正仿宋_GBK)
六、落款日期(用3号方正仿宋_GBK)
七、标识附注(用3号方正仿宋_GBK)
八、主题词3个字(用3号方正黑体_GBK)
主题词内容即词目(用3号方正小标宋_GBK)
九、报、送、发及印刷机关(用3号方正仿宋_GBK)
请各单位接通知后，严格按照规范要求进行公文处理。 打印文件时字体不正常的单位，请到主站点：http://www.yngov/xx省非涉密公文交换系统专栏中下载相应字体安装。
安装方法：复制字体，粘贴至“控制面板—字体”即可。
附件：方正常用字体
xx县人民政府办公室
二○一一年九月七日
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