办公室档案规范化管理论文

摘要：对于办公室工作而言，档案管理占据着极为重要的位置，其直接影响着单位的发展，规范化管理办公室档案可以有效规范事业单位的日常工作。档案管理规范化具有系统性，虽然国内部分事業单位积极引进了各种先进的办公室信息技术，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重档案管理等均直接影响了单位工作效率与质量。下面是小编精心推荐的《办公室档案规范化管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

办公室档案规范化管理论文 篇1：

实施档案规范化管理 提升办公室档案管理效率

摘要：随着国家综合水平的不断发展和提升，各单位各职能部门的档案管理工作思路也需要同步更新。立足于时代背景下，本文对如何利用现代化电子信息处理技术对传统的档案管理方法进行改革，运用科技手段实现档案规范化管理，全面提升办公室档案管理效率等方面将进行简单的探讨和分析。

关键词：档案管理;规范化;效率;提升

办公室档案管理工作的顺利开展，对有效提升企业单位工作效率有着十分重要的影响。档案管理是一项繁琐和复杂的作业，而传统的档案管理工作已经不能满足于当下经济生活水平快速发展的时代，能够保持与时俱进的目光，利用现代化的档案管理理念持续发展创新档案管理工作，进行规范化的管理模式，就能够使事业单位保持在经济发展前列，发挥出优秀的经济带动水准。接下去笔者将列入当前传统档案管理模式的欠缺性，并以此分析实施档案规范化管理的优点和部分措施。

一、传统档案管理工作模式的不足

(一)事业单位档案管理制度不够完善

当前我国大多数事业单位对于档案的管理缺乏健全的制度标准，对于档案分类、台账归档、以及类目级别等等没有进行明确的要求，导致档案管理工作在一开始就在制度上遇到阻碍，无规矩不成方圆，档案规范化管理工作无法正常开展。

(二)档案管理水平与发展需求不匹配

很多事业单位缺少专门的档案管理从业人员，在进行台账整理工作时只能安排现有的工作人员进行简单规整，但大部分管理人员并未达到专业的业务水准，无法跟上当前档案规范化管理的发展要求，同时，制度不健全也造成了档案管理人员无法及时掌握相关的法律法规，也就无法对档案进行规范整理与资源再利用。

(三)档案门类管理不规范影响工作效率

事业单位在档案管理归档过程中对于门类分别会出现两级差异化的问题，一方面是门类分别过少，在出现新门类档案归档的时候对如何归档难以掌握，另一方面档案设置类目过多，例如《工业企业档案分类试行规则》中，一级类目10个，二级类目则设置了若干，给档案规范化整理工作带来了不必要的负担。

(四)事业单位对档案管理工作重视度不够

事业单位更多的是在业务类方面投入较大的关注与支持，档案管理或者行政支持等这一类型的“二线业务”往往是忽视的。尤其是在档案整理方面，多数是要求由从事本业务的工作人员自己完成，档案规整的空间或者各项设施不够齐全，不愿意在档案规范化管理方面投入更多的经历和成本，极容易因为人员流失造成交接不清楚、档案缺失、台账混乱等问题。

二、档案管理规范化的意义

(一)紧跟时代步伐，顺应档案管理规范化需求

办公室档案实施规范化管理既是适应当下产业信息化的市场需求，也是为事业单位各职能部门正常运转提供更好的服务基础。利用现代科技和数据手段进行档案管理和规整，方便在需要的时候能够对真实的档案数据进行快速查询和调取，提升事业单位办公效率。

(二)提高企业单位人事管理水准

事业单位行政综合部门与业务部门之间的人事往来档案若能进行规范化管理，对于事业人力的留存运转具有非常大的效益。人力部门可以根据人事记录对人才进行业务部门之间的合理抽调及安排，第二也能够对现有人力资源的历史档案进行综合考评及考察，得出适合事业本身发展的人力管理路线，长此以往，能够通过人力管理方面提高办公室的工作效率，还能对企业发展方向做出准确预测。

(三)促进档案管理事业良性发展

当前我国档案管理事业及相关从业者综合素质存在良莠不齐的现象，全面实施档案规范化管理，可以促进档案管理行业内部进行革新，行业部门及从业人员能够调动自身积极性，通过开展各项档案管理讲座或者研讨会，不断加强专业知识学习，提升自身从业素质，并通过行业内良性竞争进行优胜劣汰，从而促进了档案管理事业的良性发展。

(四)促进档案事业与社会经济协调发展

信息化时代中，我们每个人从出生，到接受教育，结婚生子，生病死亡都跟档案记录息息相关，国家现在更是把个人征信与生活水平进行了长久联系，这些跟日益发展的档案管理事业密不可分，大多数人的一生虽然平凡，但一旦在历史洪流中有了一笔记载，对于这个人来说便是自我约束用以立世的不二守则，档案事业的规范化管理对促进社会进步与发展的影响是十分巨大的。

三、实施档案规范化管理的具体策略

(一)完善档案管理制度，深化档案管理意识

首先事业单位上级领导务必要对档案管理工作加以重视，对事业单位自身性质、业务重点、发展方向等几个方面要清楚了解，并根据这些来制定本事业单位的档案管理制度。经济条件满足的情况下可以聘请专业的档案管理人士进行培训和指导，开展对档案管理的宣传工作，深化自身档案管理意识，为事业单位档案规范化打好政治思想基础。

(二)加强档案管理人员的素质化提升工作

一名思想品德好，素质高的管理人员能够改善档案缺失、分类混乱、归档不规范等档案整理问题，档案管理人员的自身素质对于档案管理工作的影响是直接的，提升档案管理人员的综合文化素质能够让档案管理规范化工作达到事半功倍的效果。

(三)对于档案管理程序再次进行规范

档案分类程序化是档案管理规范化最显著的特征。在对档案进行立卷、存档以及调档等工作时，要确保整个档案管理过程有专人负责并且按照流程及规章制度严格执行，同时，利用档案监管体系保证每一条档案数据真实、准确。另外，利用电算化、人工智能等当下先进科技手段，在档案管理质量和效率双保证的前提下，优化办公室的档案管理程序，减少多余的人力物力支出。

(四)对档案管理进行信息化建设

上文提到，档案管理规范化、信息化也是企业信息化产业的重要组成部分。现代化信息技术在当前社会各项工作上的应用度已经十分广泛，同理，档案管理工作应当跟随科技发展的速度，进行数字化改革。若将纸质档案中的数据转换成数字信息，可以避免传统档案管理模式中纸质档案的归纳整理，因为时间的推移出现的磨损、虫蛀、字迹磨损等损耗现象。而且，档案信息的数字化，可以在互联网或者企业单位内网中长期存贮，随时调用，实现了单位与社会产生的资源共享，有利于单位和社会同步发展。

(五)科学管理档案数据

事业单位人力行政部门要时刻对档案数据进行科学管理，也是档案规范化工作的其中之一。率先组织档案管理论坛讲座或者研讨会，引进学习国内外先进的档案管理技术，在合法合规的基础上，立足事业单位自身发展性质，结合现代化先进技术对档案数据不断进行科学化的更新和归档，强化档案管理机制，进一步实现档案管理规范化。

四、结语

改革开放以来，我国的经济生活水平已经发展到了一个新的高度，但不管是过去还是现在，档案的管理工作都是一项持续存在，并且需要长久维持运转的一项工作。档案就是一段历史，以史为镜，可知兴衰，在当下科技飞速发展的时代，档案管理人员需要思考的就是顺应时代变革，提升对档案管理的重视度，持续学习吸收优秀档案管理知识和经验，同时利用先进的科学工具对档案管理进行规范化，建立健全相关的管理机制和监管体系，只要大家共同努力，办公室档案管理工作效率就一定能够得到提升，单位得到良性发展，并为社会经济和谐发展提供效益。

参考文献：

[1]闫思明.实施档案规范化管理提升办公室档案管理效率[J]，办公室业务， 2015(5) ： 66.

[2]李娟，對于办公室档案规范化管理的思考[J]办公室业务，2014(6) ： 51.

[3]杜慧玲，探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]，办公室业务， 2014 (5) ： 171-172.

作者：韩勇

办公室档案规范化管理论文 篇2：

新时期事业单位办公室档案规范化管理措施

摘 要：对于办公室工作而言，档案管理占据着极为重要的位置，其直接影响着单位的发展，规范化管理办公室档案可以有效规范事业单位的日常工作。档案管理规范化具有系统性，虽然国内部分事業单位积极引进了各种先进的办公室信息技术，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重档案管理等均直接影响了单位工作效率与质量。对此，该文以办公室档案管理特点及重要性为切入点，重点剖析现阶段办公室档案管理存在的问题，并结合自身工作经验提出规范化管理措施，旨在对办公室档案实现高效管理。

关键词：事业单位 办公室档案 规范化管理 档案管理

Standardized management measures of public institution office archives in the new era

LIN Hongyu

(Xiamen Institute of industrial technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 China)

Key words： institutions; office archives; standardized management; file management

对于事业单位而言，办公室重点在于管理单位各项事务，其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言，档案管理尤为关键，其完整记录了办公室的所有事务，能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下，办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需，且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此，相关部门应结合实际情况，全方位、多层次分析与总结，制定有效的档案管理规范，进一步强化办公室效能。

1 办公室档案规范化管理的重要性

1.1 有利于丰富管理形式

现阶段，中国科学技术水平得到了显著提升，在信息时代背景下，办公室信息化建设已经成为必然趋势，这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式，使用计算机管理办公室档案的效率更高，可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性，进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息，促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外，运用信息化手段管理办公室档案，可提高管理效率，缓解工作人员压力，从而促进管理人员提高工作质量[1]。

1.2 可以促进档案管理员提高素质

对于档案规范化管理，事业单位应高度重视，并在培养人才上投入更多的精力，档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率，转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响，和以往的人工操作相比，当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求，这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此，便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。

1.3 可以促进单位和部门提高管理水平

在事业单位的正常运营中，办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人事变动的信息进行如实记载，办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案，既能使档案管理的流程得到优化，同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时，需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通，以确保双方合作的有效性。所以，在管理办公室档案的过程中，规范化管理档案，对促进单位部门工作效率提升极为有利，从而使档案管理更加科学和准确。

2 当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1 缺少健全的制度

新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发揮造成了极大的影响[3]。过去，事业单位在开展办公室档案管理工作时，只是一味地整理和归档档案，并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作，导致管理制度流于形式，致使办公室诸多档案资料丢失，对办公室职能的发挥造成了极大的影响。

2.2 忽视办公室档案管理

在实际工作中，档案管理工作只是档案管理部门的工作任务，在单位中往往被认为并非主要工作，仅仅只是一项基础性工作，通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力，而忽视了档案管理工作。大部分单位，对办公室档案管理工作的重要性认识不够，在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外，在办公室档案管理中由于资金投入力度不够，从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施，这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全，对有序开展办公室档案管理工作极为不利。

2.3 缺少专业的档案管理人员

纵观事业单位管理体系，办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是，现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低，诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员，因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少，在技术操作方面不够熟练，所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时，这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育，且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业，不熟悉办公室档案管理工作，同时在工作过程中也很容易出现问题，使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。

2.4 缺少先进的管理设备

在档案管理设备方面，事业单位未有较大的投入，对信息技术与科技产品的引进不及时，难以与时代发展保持同步。同时办公设备十分落后，大部分单位依然采取的是人工管理模式，严重影响了办公室档案管理效率，加大了工作人员的工作量，使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下，也无法顺利实现档案工作规范化管理目标，甚至导致档案管理缺乏秩序性。

3 新时期加强办公室档案管理规范的措施

3.1 高度重视档案管理工作

若要真正做好事业单位办公室档案管理工作，就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变，使其认识到档案管理工作的重要性，运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式，使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中，档案管理工作效率发挥的重要作用，并高度重视办公室档案管理工作，使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制，以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时代发展保持同步，立足于工作需求，积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强，特别是主要将自身保密意识加强，确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动，把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好，促进自身工作素质水平提高，对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。

3.2 构建合理科学的规章制度

健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度，才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下，办公室档案管理工作要和时代发展保持同步，在对新的档案管理制度进行制定的过程中，要将以往规章制度的束缚摒弃，积极创新制度的内容和形式，如此，才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外，在对规章制度进行制定的过程中，要充分运用现代化手段，确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度，应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案，为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。

3.3 提高办公室档案管理人员的综合素质

办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以，为了确保档案管理的质量，就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说，一方面，要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能，提升其水平;另一方面，要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术，可以熟练操作现代化设备。所以，单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细，以制度为依据。当然，单位还要针对档案管理人员展开专业培训，帮助其将专业的管理知识与技能掌握，切实提高他们的综合素质，如此，才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。

3.4 采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升

档案工作运行中，所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关，其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出，纸质档案管理仍占较大比例，在意识不足、技术有限等问题的影响下，数字档案建设方案还是只在小范围内应用，对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以，可以考虑从下述几个方面入手，改进此类问题：首先，各单位需结合现代化技术革新需求，在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备，并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来;其次，以不同形态的电子档案为基础，在信息技术发达的地区，有效采用以数字模式形成的电子信息档案，此形态的电子档案十分完整、便捷，实用性较高;最后，就信息技术发展落后的地区，可以借助再加工纸质档案，将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案，对档案规范化管理意义较大。

4 结语

综上所述，档案管理工作是事业单位极为重要的一部分。办公室工作效率的高低，单位运行的正常与否，在很大程度上均受到档案管理规范化水平的影响。办公室档案管理相较于其他单位工作来说，内容繁琐、复杂，因此，需要相关人员转变传统档案管理方式，积极对档案管理方式进行更新，增强档案管理的便捷性、高效性。除此之外，该项工作的开展还要求档案管理人员具备较高的素质，同时需要加大档案信息化建设。总之，为较好地满足现代化办公室档案管理工作的需求，需要各方面一同努力，齐心协力促进档案管理工作效率的提高，相信把现代化的管理手段应用到办公室档案管理工作中，势必能够促进事业单位的良好发展。

参考文献

[1] Infortrend Technology Inc.Simple and Centralized File Management with Infortrend Office Shared Storage[J].Technology News Focus，2020，32(15)：140.

[2] 蒙天池.办公室档案管理工作规范化思考[J].办公室业务，2020(8)：117，143.

[3] 邓艺琳.新时期办公室档案管理策略研究[J].办公室业务，2019(14)：119.

[4] 冯娅.事业单位档案管理的创新思路与方法[J].科技创新导报，2019，16(17)：155-156.

[5] 王丹.浅析办公室档案管理工作措施[J].东西南北，2019(11)：159.

[6] 史凯杰.浅谈办公室档案工作的规范化管理[J].农家参谋，2018(16)：231.

作者：林泓钰

办公室档案规范化管理论文 篇3：

办公室档案规范化管理新探

摘 要：办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。基于此，本文主要分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。

关键词：办公室;档案规范化;管理;

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1丰富的现代管理手段

从目前我国企业引入先进办公型技术设备的数量来看，企业实行数字信息化的管理不仅是一项全新的挑战，更是对办公室档案管理技术的革新。企业对办公室档案实行计算机档案管理，可以让系统化的办公室档案管理逐渐的走向现代科化学的管理道路，对于企业日后的发展具有非常重要的意义。因此，对办公室档案实行规划化性的管理，在当前市场环境下，占据较为重要的地位。档案管理属于一项系统化的工程，档案管理人员需要常对档案资料进行整理、搜集，确保档案档案资料的完整性和准确性，唯有这样才能让档案资料在企业运营过程中的充分的发挥其主要的作用，为寻找档案资料的工作人员提供的便利。对档案资料进行计算机管理，可以使得办公室档案信息管理更加的规范，并且对于办公室档案管理人员的工作效率能够起到一定的提升作用。因此，计算机档案管理是企业现代档案管理一种非常重要的手段。

1.2办公室档案规范化管理有利于及时掌握企业运行状况

企业的各个部门在部门工作进行过程中都需将本部门的重要工作情况以材料的形式报送到档案部门存档。通过系统、规范、科学的档案管理工作，可以很方便的了解到各个部门的工作情况，掌握整个企业的运行状况，了解企业发展过程中存在的问题，方便集中分析各部门各环节的相互衔接是否合理，是否存在运行不畅的制度流程，并及时进行纠正调整偏差。

1.3办公室档案规范化管理有利于公司业务的持续发展

管理工作贯穿于运行公司全过程，档案管理作为其中的一部分，通过规范化的档案管理工作经历，对资料进行整理和回顾，能够吸收各部门资料中的精华，从而总结其中的经验。通过办公室档案规范化管理，能够及时反馈给各部门业务人员，方便探索更加有效的工作方法，从而促进公司各项业务的持续健康发展。

1.4有利于提高工作人员的素质

标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。

2办公室档案管理工作规范化的主要途径

2.1做好档案管理程序的规范化。

管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作流程.并且在日常工作当中严格按照流程执行。确保每一项工作都明确到人，保障其准确与真实。另外，注重简化档案管理程序，尽可能在管理质量与管理效率得以保障的前提下简化办公室管理程序，这样也可以避免将多余的时间与精力花费在档案管理问题上。

2.2深化档案管理意识，将档案规范化管理纳入领导干部议事日程中去

领导干部应该对档案管理加以足够的重视，支持办公室档案管理工作的正常开展，能够帮助其共渡难关。为办公室档案管理工作的开展提供支持。领导干部对办公室档案管理工作认识的深度决定了办公室档案管理工作的发展前景。所以，需要根据办公室档案管理工作的特点，开展档案宣传，培养领导干部的档案管理意识，能够为之后的规范化档案管理打下良好的基础。

2.3建立完善的管理制度

制度是一个机关企业运转的最基本的条件。同样，这点也同样在档案管理工作中得到体现，制度既可以规范工作人员，也可以有效的提升工作人员在进行管理的效率。所以，面对当下办公室管理普遍出现的制度漏洞问题，当务之急应该结合相关企业机关的实际情况，制定相对完善的管理制度。一个完善的管理制度，首先需要完善的归档制度，档案是记载企业机关工作信息、过程的一个载体。相关工作人员在进行工作时需要及时对相关资料进行整合归类，并进行明确分类保管。拥有一个比较好的管理制度后，还需要建立一个相对严格的安全制度，保证档案工作安全有效，并结合相关领域的新技术，对档案进行信息化管理，以此保证其工作的安全性。最后，档案管理还需要一个销毁制度，档案都有一个保存期限，保存期限是对信息空间最大化利用的体现。当档案保存到期后，应该要有一个完善销毁制度需要严格的销毁流程，这样有利于档案管理工作的有效展开。需要建立完善的办公室档案管理制度，最主要需要企业机关的管理层认识到规范管理办公司档案的意义与重要性。办公室档案管理的效率将直接影响机关企业的运行。只有领导层认识到其工作的重要性，才会着手去完善一些相关的制度，使其工作走向规范化，从而提升整个企业机关的工作效率。在拥有一个完善的管理制度后，企业机关应该严格执行这些制度。不能得到切实实施，制度也会行同虚设，不能起到其应有的作用。所以，在实施档案管理制度时，管理层应该加大制度的执行力度。

2.4采用适合办公室档案管理的技术

当今社会，信息技术已经融入到我国行政工作之中，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化已成为不可逃避的现实。办公室档案管理工作也要顺应时代发展趋势，利用先进技术，使档案管理信息化。档案管理部门要邀请专业技术人员，结合部门的工作特点，构建有针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。

總结：办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。

参考文献：

[1]陈默.企业办公室管理中的档案管理探讨[J].办公室业务，2013(23).

[2]李娟.对于办公室档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2014(4).

[3]]任彩霞.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务，2012，5(22).

作者：史海珊